POLÍTICA DE COMUNICACIÓN. COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL Versión: 00

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1 INTRODUCCIÓN El documento que a continuación se desarrolla busca presentar una política de uso de medios para la Fundación Universitaria de Popayán, FUP, guía que establezca la identidad institucional y la relación entre la Institución Universitaria y la comunidad en general. De ésta manera, es preciso entender que la comunicación es un derrotero en donde ella aparece como un proceso misional transversal a la institución, es decir que apoya el conjunto de áreas para lograr los objetivos corporativos. La base de éste documento es entender la misión de la FUP; contribuir a la formación integral de personas apuntando al desarrollo sostenible de la región, de tal modo que por medio de la comunicación será posible la producción, circulación y apropiación de todos aquellos elementos que ayuden al cumplimiento misional. En éste sentido, la política de uso de medios contempla herramientas que deben ser usadas de manera correcta por los colaboradores de la FUP y agentes externos que estuvieran involucrados, siendo el área de Comunicaciones el filtro final para la divulgación de cualquier tipo de información. La Fundación Universitaria de Popayán mantendrá la participación del Sistema de Gestión de la Calidad, Auditoría Interna y planeación a través de una estrategia de Comunicación Interna, para que todos los colaboradores conozcan los planes y objetivos a alcanzar. ANTECEDENTES En la estructura orgánica de la Fundación Universitaria de Popayán se establecen las funciones del área de Comunicaciones entre las cuales se encuentra desarrollar estrategias, planes, productos comunicacionales, etc. Todo encaminado a la gestión de la comunicación, es decir el uso de medios (ver acuerdo 010 de abril de 2003) Página 1 de 9

2 CONCEPTUALIZACIÓN Comunicación Interna Se define como la recepción y difusión de contenidos (mensajes, imágenes, textos, etc.) referidos a los actores (estudiantes, docentes y colaboradores) de la Fundación Universitaria de Popayán, es decir los clientes internos. Dichos contenidos deben garantizar que cada uno de los actores, de manera interna, conozcan el acontecer de la Institución permitiendo una comunicación descendente iniciando en los niveles directivos hasta llegar a los subalternos. Comunicación Externa Se define como la recepción y difusión de contenidos (mensajes, imágenes, textos, etc.) referidos a la Fundación Universitaria de Popayán, a su contexto y a sus actores (estudiantes, docentes y colaboradores); la difusión para éste tipo de comunicación se establece en los medios de comunicación públicos y privados del país. La Comunicación Externa debe contemplar el acontecer económico, político y social del departamento del Cauca y Colombia para, de ésta manera, definir las estrategias y políticas del mencionado flujo de información. De esto depende la imagen institucional de la Institución. Para la FUP como institución cuya razón de ser son los estudiantes, resulta imperante mantener una comunicación de doble flujo en las diferentes plataformas. OBJETIVOS DEL ÁREA DE COMUNICACIONES La comunicación es un elemento transversal que involucra todas las áreas de una organización, en el caso de la FUP, permite articular los procesos académicos y administrativos internos y externos permitiendo el posicionamiento de la institución ante la región, el país y el mundo. Paro lo anterior se el objeto del Proceso de Comunicaciones es Coordinar, orientar y divulgar las actividades de Comunicación Institucional, tanto interna como externa; Página 2 de 9

3 administrar los medios de comunicación y protocolos de imagen institucional (ver Caraterización de Proceso de Comunicaciones). CAMPOS DE ACCIÓN Y RESPONSABLES El Proceso de Comunicación Institucional es un proceso de carácter estratégico, es decir que tiene relación con todas las áreas de la institución, de tal modo que su campo de acción en lo concerniente a Comunicación Interna y Comunicación externa requiere interacción con todos los niveles directivos de la Fundación Universitaria de Popayán, esto para garantizar que hay un flujo de información adecuado. Para lo anterior se establece un equipo de trabajo conformado, de manera descendente, por los siguientes cargos: Director de Comunicaciones Coordinador de Medios Institucionales Diseñador Gráfico Web Master Monitor Redes Sociales Monitor en Periodismo Monitor en Radio Página 3 de 9

4 NORMAS QUE REGULAN EL USO DE MEDIOS EN LA FUP Imagen Corporativa Marca y submarcas La marca es el nombre del producto o servicio que compite en el mercado, en el caso de la FUP, es la marca de una Institución Educativa que se encuentra inmersa en el mercado de la educación superior. El nombre de la Institución Universitaria debe emplearse de manera correcta al comunicar una idea, es decir que haya una adecuada utilización de los signos lingüísticos de la siguiente manera: El nombre de la institución es Fundación Universitaria de Popayán, FUP, nótese que las primeras letras de cada palabra son mayúsculas, debido a que hace referencia a un nombre propio, precedido del nombre de la institución están las siglas FUP, es decir la contracción del nombre. Se debe utilizar de la anterior manera para posicionamiento de la abreviatura, lo que permite que haya recordación de la marca. Al iniciar un texto es preciso hacer referencia al nombre completo: Fundación Universitaria de Popayán, FUP, en los siguientes párrafos sólo se utilizarán las siglas FUP ya que como introducción se ha hecho referencia a su significado. Las submarcas son todos aquellos procesos que se derivan del nombre FUP, es decir programas académicos, espacios artísticos, áreas de trabajo, etc. Para el uso de éstas submarcas resulta necesario indagar en la manera correcta de utilizar los nombres; Grupo de teatro La Jugarreta, Balet Folclórico, área de Talento Humano, etc. Esto permitirá una homogenización en el uso de conceptos al interior y exterior de la FUP. Logotipo El logotipo de la Fundación Universitaria de Popayán debe ir de acuerdo a los lineamientos del Manual de Identidad Corporativa de la Fundación Universitaria de Página 4 de 9

5 Popayán, cualquier modificación o idea de nuevos elementos gráficos, deben ser consultados directamente con el equipo de Comunicación Institucional. Himno El himno a una institución busca expresar sentimiento de pertenencia desde los colaboradores hacia la misma a través de una construcción discursiva elaborada, por respeto a la institución y a los actos protocolarios se sugiere aprender sus estrofas o buscar ayudas tecnológicas (imágenes con subtítulos) para facilitar su entonación. Himno a la Fundación Universitaria de Popayán Letra: Oscar Toro Echeverry Música: Álvaro Romero Sánchez Claustro amado que formas al hombre Y compartes tu ciencia y saber Dignifiquen tu campus la vida Bajo signos de amor y de paz Al empuje de ilustres varones De la nada surgiste feliz Página 5 de 9

6 Y alma mater ahora te yergues Con lozano vigor juvenil Heredad de preclaros blasones Donde es grato vivir y soñar, Dame el alba que brilla en los Robles Y en lucero de lumbre inmortal A tus aulas maternas me acojo De tu entraña soy fruto y razón; Siempre anhelo llevar tus pendones Desplegados sobre el corazón Personaje Un personaje es una construcción imaginaria utilizada para apoyar los procesos de divulgación de información de una manera divertida, para el caso de la FUP existe el personaje Fundalito. Para el uso de éste personaje es necesario tener en cuenta las especificaciones técnicas encontradas en el Manual de Identidad Corporativa. Fundalito Página 6 de 9

7 Mensajes Institucionales La política de elaboración de mensajes institucionales, tiene como referente el documento de Comunicación Institucional enmarcado en el texto del Procedimiento para comunicación Interna. Los mensajes institucionales deben ser establecidos bajo las directrices y vínculos de la información para la comunicación interna con base en la eficacia del sistema de Gestión de la Calidad en la Fundación Universitaria de Popayán. Aplica para todos los documentos e información por comunicar en todos los procesos que integran el Sistema de Gestión. Monitoreo Herramienta de gestión y de supervisión para controlar el avance de los proyectos, programas o planes en ejecución, el cual proporciona información sistemática, uniforme y fiable, permitiendo comparar los resultados con lo que se planificó. Boletines Publicación distribuida de forma regular, del interés de los colaboradores de la institución, para proporcionar información sobre los procesos, eventos, logros, actualidad, etc. Si la iniciativa de publicar un boletín surge de alguna dependencia diferente al área pertinente, la corrección de estilo y producción estará a cargo del área de Comunicaciones. Circulares Documento que es preparado para comunicar un mensaje idéntico a un grupo de colaboradores de la institución, añadiendo la definición principal o alguna otra importante. Las circulares deben contar con un elemento de diseño que sea llamativo y complemente el texto. Carteleras Estructuras colgantes que se ubican normalmente en paredes o en espacios bien visibles de la institución, en las cuales se colocan avisos, notificaciones, fechas y Página 7 de 9

8 diferente información importante para que los clientes puedan acceder a ella y estar al tanto de los datos transmitidos. La información de las carteleras de información general será administrada por el área de Comunicaciones, el equipo decidirá la pertinencia de lo que se quiera publicar. Para el caso de las carteleras de los programas académicos o áreas de la FUP, serán los Directores, Coordinadores o Corresponsales de información quienes, bajo la supervisión del área de Comunicaciones, escogerán los contenidos para publicar. Buzón de sugerencias El buzón de sugerencias es una herramienta para conocer la experiencia de los usuarios internos y externos de una organización, en éste caso los estudiantes de la Institución Universitaria, visitantes y colaboradores que aportan sus opiniones para el mejoramiento de los servicios ofrecidos por la institución. El buzón de sugerencias debe ir ubicado en un sitio visible dentro de cada una de la sedes de la FUP, debe haber un incentivo para su uso, seguimiento y clasificación de la información obtenida. Inventario de medios de la Fundación Universitaria de Popayán Medios Internos Carteleras Boletín Institucional Correo electrónico Publipostes Medios Externos Página Web Emisora Comités para el flujo de información Página 8 de 9

9 Comité de Comunicaciones y Mercadeo En cabeza del Coordinador de Mercadeo se diseña la estrategia para la difusión de los programas académicos y otros servicios de la Institución, el comité debe desarrollarse para plantear nuevas campañas, conceptos, diseño de productos y todo lo competente a la proyección de la FUP a los públicos objetivos fijados. Comité creativo En cabeza del Director de Comunicaciones se especifica en qué medios de Comunicación se implementarán las estrategias planteadas por Mercadeo para pasar a producción de piezas publicitarias. Elaboró: Director de Comunicaciones FUP Página 9 de 9

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