Francisco Gómez Guerrero Jerez, 28 de Marzo de Escuela de Negocios de Jerez Delegación de Impulso Económico Excmo. Ayuntamiento de Jerez

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1 Sesión: "La gestión empresarial a través del Software Libre. Oportunidad en tiempos de crisis?" Introducción a los Sistemas de Software Libre en las Empresas Francisco Gómez Guerrero Jerez, 28 de Marzo de Agenda 1.- La Revolución de la Información 2.- Los Sistemas de Información en la Empresa 3.- Tipología de Sistemas de Información Empresarial 5.- Consideraciones para la selección e implantación de un S.I 2 1

2 Agenda 1.- La Revolución de la Información 2.- Los Sistemas de Información en la Empresa 3.- Tipología de Sistemas de Información Empresarial 5.- Consideraciones para la selección e implantación de un S.I La Revolución de la Información 4 2

3 1.- La Revolución de la Información Revoluciones tecnológicas A lo largo de la historia, algunas tecnologías han logrado generar cambios realmente relevantes que han producido verdaderas revoluciones o puntos de inflexión en el desarrollo de la humanidad. Encontramos un ejemplo en la Revolución Industrial, periodo en el que el mundo sufre profundas transformaciones socioeconómicas, tecnológicas y culturales impulsadas por la fuerza de la máquina de vapor: Algunas claves de la Revolución Industrial: Capital + Trabajo + Tecnología (máquina de vapor, ferrocarril ) La Revolución de la Información Revolución de la información (I) Parece existir consenso en el hecho de que ahora nos encontramos inmersos en una nueva revolución que algunos autores han llamado la Revolución de la Información : En todo el mundo, las tecnologías de la información y de la comunicación están generando una nueva revolución industrial tan importante y de tanto alcance como las que sucedieron en el pasado. Es una revolución basada en la información, que es expresión en si misma del conocimiento humano. El progreso tecnológico nos permite ahora procesar, almacenar y comunicar la información independientemente de la forma en que se encuentre, oral, escrita o visual, sin limitaciones de distancia, tiempo o volumen. Esta revolución añade capacidades nuevas y gigantescas a la inteligencia humana y constituye un recurso que cambia el modo en que vivimos y trabajamos juntos. Fuente: Informe "Europa y la sociedad global de la información. Recomendaciones al Consejo Europeo" (Informe Bangemann, 1994) En la era digital, el conocimiento y la información se convierten en el recurso estratégico inductor del cambio en la sociedad, al igual que el capital y el trabajo lo fueron en la era de la revolución industrial 6 3

4 1.- La Revolución de la Información Revolución de la información (II) En este mismo sentido, el eminente sociólogo Manuel Castells afirma en su libro «La Era de la Información»: En el último cuarto del Siglo XX, una revolución tecnológica, centrada en torno a la información, transformó nuestro modo de pensar, de producir, de consumir, de comerciar, de gestionar, de comunicar, de vivir, de morir, de hacer la guerra y de hacer el amor. Fuente: La Era de la Información (Manuel Castells, 1997) La Revolución de la Información Trabajadores del conocimiento "Lo que existe ahora es una nueva sociedad del saber en la que el elemento esencial será el conocimiento, expresado en conceptos como movilidad, saber, redes, cambio o innovación. Los trabajadores del conocimiento serán la clase social líder, que rechazará la seguridad a favor de la creatividad". Peter F. Drucker. Por tanto, nuevas competencias como la creación, distribución y manipulación de la información pasan a tener un peso fundamental en las actividades sociales y económicas, y deben ser tenidas muy en cuenta por aquellas empresas que quieran desenvolverse adecuadamente en este nuevo escenario competitivo. I Información SI Sistemas de Información TI Tecnologías de la Información Para realizar una gestión eficiente de la información, en la empresas actuales se realiza un uso cada vez más intensivo de los sistemas de información que se apoyan, a su vez, en modernas Tecnologías de la Información (TI). 8 4

5 Agenda 1.- La Revolución de la Información 2.- Los Sistemas de Información en la Empresa 3.- Tipología de Sistemas de Información Empresarial 5.- Consideraciones para la selección e implantación de un S.I Los Sistemas de Información en la Empresa 10 5

6 2.- Los Sistemas de Información en la Empresa Los sistemas de información en la empresa Un sistema de información está compuesto por un conjunto de elementos integrados e interrelacionados que persiguen el objetivo de capturar, depurar, almacenar, recuperar, actualizar y tratar datos para proporcionar, distribuir y transmitir información en el lugar y momento en el que sea requerido en la organización (Arjonilla y Medina, 2010) Un Sistema de Información es un conjunto de elementos interrelacionados que garantiza la transformación de datos en información, así como su disponibilidad para las personas (y para las organizaciones) que la utilizarán siguiendo sus procedimientos para incrementar su conocimiento y actuar en consecuencia. (Marco et al. 2011) Los Sistemas de Información en la Empresa Componentes del sistema de información El subsistema físico (Hardware) El subsistema lógico (Software) El subsistema de comunicaciones El subsistema de datos El subsistema de procedimientos El subsistema humano 12 6

7 Agenda 1.- La Revolución de la Información 2.- Los Sistemas de Información en la Empresa 3.- Tipología de Sistemas de Información Empresarial 5.- Consideraciones para la selección e implantación de un S.I

8 Software que puede encontrarse en un entrono empresarial Sistemas operativos (como Windows, Linux, Mac OS, etc.) Programas de seguridad (antivirus, firewall, copia de seguridad, etc ) Programas de ofimática básica (procesador de texto, hoja de cálculo, base de datos, programa de presentaciones comerciales, etc.) Programas de Internet (navegadores, clientes de correo, etc.) Otras utilidades (agenda, gestor de tareas, editor gráfico, compresor, etc.) Software de gestión empresarial (contabilidad, facturación, nóminas ) Sistema de información empresarial (Entendiéndolo ahora S.I. en sentido menos amplio, como solución software integrada para la gestión empresarial) Etc 15 Principales sistemas de información empresarial (soluciones software) ERP (Enterprise Resource Planning) CRM (Customer Relationship Management) SCM (Supply Chain Management) BI (Business Intelligence) KM (Knowledge Management) Gestión Documental e-business 16 8

9 ERP (Enterprise Resource Planning) Los sistemas ERP son sistemas de información que integran los procesos clave del negocio de forma que la información fluya libremente entre las diferentes partes de la empresa, mejorando la coordinación, la eficacia y el proceso de tomar decisiones. Laudon y Laudon (2004) Algunos módulos funcionales de un ERP 17 ERP (Enterprise Resource Planning) Cuadrante mágico de Gartner 18 9

10 CRM (Customer Relationship Management) Conjunto de estrategias de negocio, marketing, comunicación e infraestructuras tecnológicas, diseñadas con el objetivo de construir una relación duradera con los clientes, identificando, comprendiendo y satisfaciendo sus necesidades. 19 CRM (Customer Relationship Management) Cuadrante mágico de Gartner 20 10

11 SCM (Supply Chain Management): Sistema informático de apoyo a la gestión de la compañía como parte integrante de la estrategia adoptada para la mejora de todos los flujos físicos y administrativos que permiten planificar, implantar, minimizar costes y controlar la entrega a los clientes de bienes y servicios de calidad demandados por el mercado, a partir de productos obtenidos de los proveedores de la compañía. Proveedores Fabricante Distribuidores Vendedores Clientes 21 BI (Business Intelligence) Conjunto de estrategias, procesos y herramientas tecnológicas orientadas a la creación de conocimiento como base para la toma de decisiones en una organización y a la administración de dicho conocimiento

12 BI (business intelligence) Cuadrante mágico de Gartner 23 KM (Knowledge Management): Conjunto de políticas, estructuras organizativas, procedimientos, aplicaciones y tecnologías que identifican, distribuyen y dan uso al conocimiento y al capital intelectual, generado dentro y fuera de la organización. El KM mejora la efectividad en la toma de decisiones

13 Gestión Documental La estructura conceptual, los procedimientos, las tecnologías y las prácticas usadas por una organización y otras entidades externas a la organización para lo siguiente: administrar el flujo de documentos digitales de todo tipo en la organización; evitar duplicidades de documentos y el manejo automático de versiones de documentos; permitir la recuperación de información desde dichos documentos; determinar el tiempo que los documentos deben almacenarse y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando sobre el sistema principios de racionalización, control de la producción documental y compartición de recursos. 25 E-business Es el modelo de negocio que implementa una organización, integrando sus sistemas de información internos con los sistemas que relacionan a la empresa con el mundo exterior, aprovechando las plataformas tecnológicas, principalmente Internet, que permiten conectividad digital entre dicha organización y su entorno, según unos estándares de comunicación

14 Arquitectura de los sistemas de información y el e-business Proveedores SCM ERP BI KM Gest. Doc. CRM Clientes 27 Principales fabricantes de sistemas de información empresariales (privativos) SAP (primer proveedor de software empresarial en el mundo) SAP Business Suite (grandes empresas) SAP Business One (PYMEs) SAP Business All-In-One (PYMEs) MySAP (soluciones sectoriales) Oracle (segundo fabricante mundial) Oracle e-business Suite Oracle PeopleSoft Enterprise Oracle Siebel Oracle JdEdwards Enterprise One Microsoft Microsoft Dynamics AX (antes, Axapta) Microsoft Dynamics GP (antes, Great Plains) Microsoft Dynamics NAV (antes, Navision) Microsoft Dynamics SL (antes, Solomon) 28 14

15 Ejemplo de arquitectura basada en una solución sectorial de SAP Business All-In-One (para una mediana empresa orientada a la producción) 29 Implantación de sistemas de información en las empresas españolas 30 15

16 Agenda 1.- La Revolución de la Información 2.- Los Sistemas de Información en la Empresa 3.- Tipología de Sistemas de Información Empresarial 5.- Consideraciones para la selección e implantación de un S.I

17 Algunas decisiones a la hora de elegir software A la hora de elegir software, deberemos decantarnos por alguna de las siguientes modalidades Soluciones estándar VS soluciones a medida Software privativo (o propietario ) VS software libre Nivel de externalización 33 Soluciones estándar VS Soluciones a medida Qué significa esto? Soluciones estándar: Existente en el mercado y utilizada por muchas empresas Soluciones a medida: Desarrolladas para una empresa concreta por un equipo de programadores Cuando exista una solución estándar que satisfaga la mayor parte de los requerimientos de una empresa, esta solución será siempre preferible a enfrascarse en el complejo proyecto de desarrollo de software a medida por Costes de adquisición y mantenimiento Rendimiento y fiabilidad (desarrolladas por equipos cualificados, con auditorías de seguridad y calidad) Velocidad de actualización y evolución Cantidad de soluciones existentes Tiempo de implantación Documentación y soporte técnico Talón de Aquiles del software estándar: menor adaptación (aunque suele ser, hasta cierto punto, parametrizable ) 34 17

18 Software privativo (o propietario ) VS software libre. Software Privativo El software privativo (o propietario) es cualquier programa informático en el que el usuario tiene limitaciones para usarlo, modificarlo o redistribuirlo (esto último con o sin modificaciones). Suelen ser soluciones desarrolladas por una empresa concreta, que suele vender licencias de uso y lo explota comercialmente. 35 Software privativo (o propietario ) VS software libre. Software Libre El software libre es software con autorización para que cualquiera pueda usarlo, copiarlo y distribuirlo, ya sea con o sin modificaciones, gratuitamente o mediante una retribución. En particular, esto significa que el código fuente debe estar disponible. Ofrecen cuatro libertades : 0) Libertad para ejecutar el programa en cualquier sitio, con cualquier propósito y para siempre. 1) Libertad para estudiarlo y adaptarlo a nuestras necesidades. Esto exige el acceso al código fuente. 2) Libertad de redistribución, de modo que se nos permita colaborar con vecinos y amigos. 3) Libertad para mejorar el programa y publicar sus mejoras. Esto también exige acceso al código fuente

19 Nivel de externalización Hasta qué nivel vamos a encargarnos nosotros mismos del sistema de información o lo vamos a subcontratar (outsourcing)?. Algunas posibilidades son Un software mantenido íntegramente por nosotros (una solución a medida o una solución estándar de software libre que mantenemos en nuestros servidores) Pasando por una solución privativa mantenida en nuestros servidores etc Hasta un software accesible vía Internet y mantenido íntegramente por un proveedor externo (SaaS, o Software As a Service ). 37 Nivel de externalización. SaaS. Ejemplo de CRM privativo en la nube 38 19

20 Recopilando: Algunas decisiones a la hora de elegir software Soluciones estándar VS soluciones a medida Software privativo (o propietario ) VS software libre Nivel de externalización ( SaaS?) Veamos ahora algunas aplicaciones y sistemas de información de software libre! 39 Algunas Killer apps de Software Libre 40 20

21 Sistemas de información de software libre. ERP. Versión de la comunidad Versión Basic Versión Profesional 41 Sistemas de información de software libre. ERP. MÓDULOS BASE Versión de la comunidad Versión Enterprise Versión Online Gestión de relaciones con el cliente (CRM) Gestión de proyectos. Gestión de almacenes. Gestión contable y financiera. + Integración otros productos Gestión de compras módulos adicionales Gestión de ventas. + Soluciones verticales Recursos Humanos. Marketing. Fabricación. Gestión del conocimiento. Terminal Punto de Venta (TPV)

22 Sistemas de información de software libre. ERP. FUNCIONALIDADES Mantenido por la comunidad Sales Purchasing Manufacturing Management Material Management Finance Human Resource Project Management, Manufacturing, Customer Relationship Management (CRM), POS, ecommerce Maintenance Management 43 Sistemas de información de software libre. ERP. Se presentará en esta sesión 44 22

23 Sistemas de información de software libre. CRM. Edición Community Edition Ediciones comerciales 45 Sistemas de información de software libre. BI. JasperReports Otras versiones comerciales de Jaspersoft 46 23

24 Agenda 1.- La Revolución de la Información 2.- Los Sistemas de Información en la Empresa 3.- Tipología de Sistemas de Información Empresarial 5.- Consideraciones para la selección e implantación de un S.I Consideraciones para la selección e implantación de un S.I

25 5.- Consideraciones para la selección e implantación de un S.I. Ciclo de vida de los sistemas ERP Adopción Selección Implantación Puesta en marcha Consideraciones para la selección e implantación de un S.I. Criterios de selección de un ERP (I) Criterios de funcionalidad Cobertura funcional de las diversas áreas de la organización, directamente o combinando con productos de terceros Orientación principal del ERP, disponibilidad de versiones para mercados verticales Grado de adaptabilidad Apertura a otros productos, extensiones y desarrollos a medida Criterios de adaptabilidad Plataformas soportadas Sistema de gestión de base de datos Documentación para el usuario Documentación técnica Lenguajes y herramientas de desarrollo Gestión de usuarios y seguridad Conectividad y comunicaciones Fuente: Esteves y Pastor,

26 5.- Consideraciones para la selección e implantación de un S.I. Criterios de selección de un ERP (I) Criterios de proveedor Historia, empleados, clientes conocidos, facturación, localización, etc. Experiencia con clientes afines Grado de confianza Criterios de servicios ofrecidos Servicios ofertados: infraestructura de TI, implantación, mantenimiento, formación, soporte, desarrollos a medida, conexión con otros sistemas, etc. Método de implantación Tiempo estimado de implantación Criterios económicos Método de tarificación Presupuesto para el caso concreto Beneficios tangibles e intangibles Contrato Criterios de estrategia A definir en cada caso Fuente: Esteves y Pastor, Consideraciones para la selección e implantación de un S.I. Factores críticos en la implantación de un sistema ERP Estratégicos Tácticos Organizacionales Apoyo continuado de la alta dirección Gestión efectiva del cambio organizacional Composición adecuada del equipo del proyecto Reingeniería de los procesos de negocio Papel adecuado del líder del proyecto Papel adecuado del gestor del proyecto Implicación y participación de los usuarios Confianza entre las partes afectadas Equipo y consultores ampliamente dedicados Comunicación decidida hacia dentro y hacia fuera Planificación formalizada del proyecto Programa de formación adecuado Anticipación preventiva de problemas Uso adecuado de consultores Responsables debidamente autorizados Tecnológicos Estrategia de implantación ERP adecuada Evitar desarrollos a medida Versión adecuada del ERP Conocimiento suficiente de los sistemas preexistentes Plan de pruebas formalizado Proceso de migración de datos adecuado Fuente: Esteves y Pastor,

27 5.- Consideraciones para la selección e implantación de un S.I. Posibles ventajas e inconvenientes del Software Libre (a discutir) POSIBLES VENTAJAS Menor coste de propiedad (TCO) (el ahorro en licencias se puede utilizar en implantación, formación ) Independencia de la empresa proveedora Independencia de la plataforma Posibilidad de adaptación del software y mejores tiempos de desarrollo Fiabilidad de las aplicaciones maduras (mejoras de la comunidad) Transparencia (código expuesto) Posibilidad de evaluación del producto Promoción de empresas más locales POSIBLES INCONVENIENTES Algunas aplicaciones de SL no disponen de todas las funcionalidades que ofrece el SP Garantías de errores (si se basa en la comunidad) Garantía de mantenimiento (si se basa en la comunidad) Mayor curva de aprendizaje en algunos caso Generalmente, mayores requerimientos de infraestructura tecnológica propia Consideraciones para la selección e implantación de un S.I. Factores diferenciales entre los ERP de Software Libre y los ERP Privativos Factor coste Coste de un ERP: Licencias + Adquisición del hardware + Servicios implantación El coste no es siempre el factor más relevante Factor adaptabilidad y capacidad de desarrollo Aunque los ERP privativos son parcialmente parametrizables, los ERP de código abierto permiten una mayor adaptación del ERP a la forma de trabajar de la empresa (y no al contrario) Factor dependencia del proveedor Los ERP de software libre conllevan menor dependencia del proveedor Factor modularidad Los ERP de SL suelen ser más modulables (por la existencia de distintos desarrolladores ) Factor calidad del software La principal ventaja del software privativo es el control de calidad. Esta ventaja es neutralizada por el SL cuando se alcanza una masa crítica de usuarios y desarrolladores (madurez de la aplicación) Fuente: Oltra, Gil y Bellver,

28 13.- Conclusiones 55 Muchas Gracias! Francisco Gómez Guerrero Avenida Alcalde Álvaro Domecq nº 5,7 y Jerez (Cádiz) - Tlf: facebook.com/enjerez - twitter.com/enjerez 56 28

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