CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO A LAS DEPENDENCIAS

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1 CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO A LAS DEPENDENCIAS

2 CUESTIONARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO LLERAS DEPENDENCIA: DESPACHO ALCALDE. GESTION ADMINISTRATIVA OBJETIVOS 1 Promover y controlar el buen uso de los recursos técnicos y físicos a todas las dependencias para el desarrollo adecuado de sus actividades. FECHA: MES DIA AÑO No. PUNTOS A ENFOCAR (mirar, revisar, examinar) SÍ NO La entidad genera los actos administrativos (Decretos, resoluciones, proyectos entre otros) de acuerdo a la ley y su naturaleza? Al momento de elaborar los actos administrativos se tiene el cuenta el modelo establecido de acuerdo al manual de identidad visual de la Administración? la correspondencia de la entidad se direcciona de cuerdo al manual de procesos y procedimientos, establecido, manejando los libros radicadores de correspondencia.? la entidad cuenta con el servicio de internet para la publicación de la contratación en la página web? Para la publicación de la contratación la entidad tiene establecidos o definidos los cronogramas para publicarlos en le tiempo establecido de acuerdo a la ley.? 6 A los procesos de contratación se le hace el seguimiento adecuado se le hace mantenimiento al servidor de la administración para evitar inconvenientes al publicar los contratos.?. se plica el procedimientos de Backups en la entidad, guardando copias de seguridad cada que se requiera. Para conservarlas e lugar seguro.? los programas o software que están establecidos para la entidad se les hace continuo mantenimiento para evitar inconvenientes.?

3 TOTALES OBSERVACIONES Y/O RECOMENDACIONES: EVALUACION: Anexar la documentación que sustente la respuesta. ENTREVISTADO: NOMBR E ENTREVISTADOR: ANÁLISIS RESPUESTAS OBTENIDAS: Contestadas las preguntas, se tabularán las mismas para expresar su participación relativa, mirando totales de respuestas "SI y "NO". La eficacia relacionada con el cuestionario respectivo, se da mediante la expresión: EFIC ACIA = INEF ICAC IA = SI NO

4 CUESTIONARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO LLERAS DEPENDENCIA: DESPACHO ALCALDE. OFICINA ALMACEN. OBJETIVOS: 1 Verificar que el proceso de adquisiciones esté acorde con las Normas legales, administrativas y de control. - Determinar el cumplimiento del programa anual de compras. - Determinar el funcionamiento de la Empresa en el área. PROCESOS: INVENTARIOS INDIVIDUALES, INVENTARIOS DE BIENES E INMUEBLES, ALTAS Y BAJAS, IMPLEMENTACION TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL PROCEDIMIENTOS: LOS ESTABLECIDOS EN EL MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE CONTRATACION FECHA: MES DIA AÑO No. PUNTOS A ENFOCAR (mirar, revisar, examinar) SÍ NO OBSERVACIONES Tiene la dependencia conocimiento claro de las funciones, obligaciones y responsabilidades que le corresponden? Se da cumplimiento a las disposiciones legales que sobre el proceso de compras establece la ley 80 de y decretos reglamentarios La entrada al almacén de los bienes adquiridos se hace revisando las características descritas del mismo y en los términos pactados. Están debidamente autorizadas las adquisiciones de activos fijos por : - Departamento de Compras - Comité especial - Funcionario Competente - Otras Existe comité o funcionarios que periódicamente estudien si los activos fijos prestan : - Un buen servicio al usuario SI ( ) NO ( ) - Son cómodos para el trabajo del funcionario. Se analiza la edad y años de servicio de los activos fijos con los gastos de mantenimiento.

5 Con que periodicidad se realizan muestras o inventarios físicos de los activos fijos. Se comparan periódicamente el inventario general con los devolutivos en servicio Cuando son retirados por cualquier causa los bienes, las depreciaciones acumuladas, se ajustan y cargan debidamente Se encuentran todos los inventarios bajo control Son adecuadas las medidas de seguridad Se llevan registros de inventarios perpetuos para toda clase de inventarios, artículos o elementos Todos los artículos comprados son entregados al almacén Verifican los registros de inventarios mediante recuento físico por lo menos una vez al año Se informa periódicamente Al ejecutivo sobre los artículos obsoletos, averiados o de movimientos lentos Está debidamente registrado el movimiento de entradas y salidas de artículos. La dependencia aplica los códigos establecidos en las tablas de retención documental. 18 Cuenta el sice con el cumplimiento acuerdos 001 al 013. al decreto y Cada cuanto se le hace modificación al plan de compras del municipio. Cada vez que hace se hace modificación al presupuesto, Cada tres meses

6 Cada cuanto registran los contratos en el sice TOTALES Se registran mensualmente con plazo al 5 día hábil del mes siguiente. OBSERVACIONES Y/O RECOMENDACIONES: EVALUACION: Anexar la documentación que sustente la respuesta. ENTREVISTADO: ENTREVISTADOR: ANÁLISIS RESPUESTAS OBTENIDAS: Contestadas las preguntas, se tabularán las mismas para expresar su participación relativa, mirando totales de respuestas "SI y "NO". La eficacia relacionada con el cuestionario respectivo, se da mediante la expresión: EFICACIA = INEFICACIA SI NO

7 CUESTIONARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO LLERAS DEPENDENCIA: DESPACHO ALCALDE. CONTRATACION OBJETIVOS: OBJETIVOS: 1 Constatar que la asignación de los contratos se sujete a las Normas legales vigentes (Ley 80 de 1.993, Y DECRETOS REGLAMENTARIOS). 2 Verificar las inscripciones, actas y demás documentos para cumplir con las diferentes clases de contratación. 3 Las inscripciones cumplen requisitos legales y se respetan prioridades económicas a favor de la entidad. 4 Cumplimiento de las Normas fiscales respecto de los contratos. 5 Avales y garantías de los mismos. PROCESOS: PROCESOS CONTRACTUALES Y EXTRACONTRACTUALES PROCEDIMIENTOS: LOS ESTABLECIDOS EN EL MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE CONTRATACION FECHA: MES DIA AÑO No. PUNTOS A ENFOCAR (mirar, revisar, examinar) SÍ NO OBSERVACIONES 1 Se verifica que el contrato cuente con sus estudios previos? 2 3 El contrato está acompañado de los documentos anexos de acuerdo a la modalidad del contrato. Están debidamente perfeccionados los contratos. 4 El registro presupuestal está debidamente imputado y con el número de compromiso

8 La dependencia aplica los códigos establecidos en las tablas de retención documental. Se registran en el portal único de contratación con enlace a la pagina web todos los contratos superiores al 10% de la menor cuantía. Se liquidan debidamente los contratos en los tiempos establecidos en el portal único de contratación. Se realizan los avisos de convocatoria en la pagina Web del municipio. 9 Se imprimen los pantallazo su respectiva carpeta. de avisos de convocatoria y se a anexa a Se publican la relación de contratos mensuales en la cartelera municipal La dependencia aplica los códigos establecidos en las tablas de retención documental TOTALES OBSERVACIONES Y/O RECOMENDACIONES: EVALUACION: Anexar la documentación que sustente la respuesta. ENTREVISTADO: ENTREVISTADOR:

9 CUESTIONARIO ALCALDIA MUNCIPAL PUERTO LLERAS SECRETARIA GENERAL Y / O TALENTO HUMANO. OBJETIVOS 1 Verificar y coordinar que cada funcionario de la administración de cabal cumplimiento a sus funciones.. 2 Establecer criterios para que los funcionarios de la Administración municipal apliquen los procesos y procedimientos a sus labores diarias. 3 Determinar el funcionamiento del área administrativa y de control. 4 Evitar la duplicidad de funciones. MES DIA AÑO Fecha: No PUNTOS A ENFOCAR (mirar, revisar, examinar) Tienen todos los funcionario y la dependencia una distribución clara de las funciones, obligaciones y responsabilidades que le corresponden? Cuentan los funcionarios con el manual de funciones y procedimientos en cada puerto de trabajo En cuanto a las liquidaciones de prestaciones sociales si se pasan las novedades dentro de los 20 primeros días de cada mes? al efectuar las liquidaciones de prestaciones sociales de los funcionarios se tienen en cuenta las novedades correspondientes? Si se verifica con anterioridad que exista disponibilidad presupuestal para las liquidaciones de las prestaciones sociales de los funcionarios? En cuanto al pago de nomina a los funcionarios se anexa copia de acta de posesión ò Decreto de nombramiento de los funcionarios cuando son nuevos? SÍ NO OBSERVACIONES

10 Al liquidar nomina mensualmente se tienen en cuenta las novedades que se presentan como: a. -Novedades por vacaciones. ) b.- novedades por licencias no remuneradas. c. por retiro definitivo o incapacidad La entidad es organizada en ordenar disfrutar las vacaciones a los funcionarios cada que cumplan su tiempo determinado o periodo de vacaciones?. La entidad ordena pagar vacaciones compensadas a los funcionarios que no tienen derecho.? al momento de liquidar el auxilio de cesantías se tienen en cuenta la historia laboral para constatar el tiempo laborado de cada funcionario.? 11 Al liquidar el auxilio se liquida correctamente.? La entidad cuenta con un programa o cronograma establecido de bienestar social para las funcionarios para cada año.? La entidad cuenta con el programa de bienestar social y asigna recursos para ejecutar el programa de bienestar social?. La oficina de Talento Humano exige los requisitos inherentes al cargo al momento de posesionar un funcionario e ingresar a la planta de personal de la entidad. se pone en conocimiento el programa de inducción y re inducción. La secretaria desarrolla programas para el fomento y fortalecimiento de los valores éticos. La dependencia desarrolla de planes y programas para el fomento y estimulo de los valores dentro del continuo de funcionarios. La entidad vincula personal que no este acorde con el cargo a desempeñar.?. La dependencia aplica los códigos establecidos en las tablas de retención documental

11 La dependencia de talento Humano cuenta con cronograma y programas de capacitación para los funcionarios de la administración. La oficina de talento humano realiza evaluaciones de desempeño a los funcionarios de carrera. Las historias laborales de la entidad se encuentran organizadas de acuerdo a los lineamientos de la circular ( Manejo Historias laborales) La oficina de talento humano cuenta con el manual de talento humano. La oficina de talento humano lleva consecutivos en la expedición de actos administrativos. Cuenta la oficina de Talento Humano con libros radicadores para los actos administrativos. El buzón de peticiones quejas y reclamos cuenta con procedimientos y reglamento de funcionamiento Se están aplicado debidamente los códigos establecidos en las Tablas de Retención Documental. TOTALES OBSERVACIONES Y/O RECOMENDACIONES: EVALUACION: Anexar la documentación que sustente la respuesta. ENTREVISTADO: ENTREVISTADOR :

12 ANÁLISIS RESPUESTAS OBTENIDAS: Contestadas las preguntas, se tabularán las mismas para expresar su participación relativa, mirando totales de respuestas "SI y "NO". La eficacia relacionada con el cuestionario respectivo, se da mediante la expresión: EFICACIA = INEFICACIA = SI NO

13 CUESTIONARIO ALCALDIA MUNCIPAL PUERTO LLERAS DESARROLLO COMUNITARIO OBJETIVOS 1. Organizar, coordinar y ejecutar todas las actividades que se requieren para satisfacer las necesidades de carácter social a la población desplazada, familias vulnerables, discapacitados y adultos mayores del Municipio. 2. planificar y organizar las actividades necesarias para incentivar la construcción de ciudadanía en la comunidad FECHA: MES DIA AÑO No. PUNTOS A ENFOCAR (mirar, revisar, examinar) SÍ NO La dependencia de desarrollo comunitario tiene establecidos los expedientes por programas sociales de acuerdo a la expedición de documentos? La dependencia de desarrollo comunitario rinde los informes de gestión oportunamente o cada que sean requeridos? cuenta la dependencia con expedientes establecidos de las juntas de acción comunal separadas por sectores urbano y rural? La dependencia le da aplicación correcta a los códigos establecidos en las tablas de retención documental? s ele esta dando cubrimiento de cobertura total al programa del adulto mayor. La dependencia maneja un control de correspondencia a los requerimientos de la comunidad y de la administración municipal? Cada que se lleva cabo reuniones de consejo de política social se realiza convocatoria con anterioridad, y se constata que todos los integrantes asistan? Se programan y se desarrollan actividades de integración y recreación con los adultos mayores?

14 9 Se diligencia planilla de entrega de los desayunos infantiles? 10 el adulto mayor hace la solicitud para ser beneficiario del programa, anexando los documentos requeridos? TOTALES OBSERVACIONES Y/O RECOMENDACIONES: EVALUACION: Anexar la documentación que sustente la respuesta. ENTREVISTADO: ENTREVISTADOR: ANÁLISIS RESPUESTAS OBTENIDAS: Contestadas las preguntas, se tabularán las mismas para expresar su participación relativa, mirando totales de respuestas "SI y "NO". La eficacia relacionada con el cuestionario respectivo, se da mediante la expresión: EFICACIA = INEFICACIA = SI NO

15 CUESTIONARIO ALCALDIA MUNCIPAL PUERTO LLERAS DESARROLLO CULTURAL Y DEPORTIVO OBJETIVOS 1 Brindar el oportuno desarrollo e los programas deportivos y culturales en el municipio 2 Ofrecer un servicio eficiente y eficaz a la juventud llerense en el manejo de la biblioteca. 3.- Llevar a cabo las actividades culturales, deportivas y recreativas necesarias de la comunidad FECHA: MES DIA AÑO No. PUNTOS A ENFOCAR (mirar, revisar, examinar) SÍ NO La dependencia de Deporte, recreación y cultura cuenta con el inventario actualizado de los elementos a cargo de le dependencia tanto deportivos como de cultura? La dependencia deporte, recreación y cultura rinde los informes de gestión oportunamente o cada que sean requeridos? cuenta la dependencia con expedientes establecidos por programas tanto de música como deportivos? La dependencia le da aplicación correcta a los códigos establecidos en las tablas de retención documental? La dependencia de deporte promociona constante mente los programas a desarrollar en el área deportiva y cultural. La dependencia maneja con facilidad y ejecución de proyectos para el normal desarrollo de la dependencia? La casa de la cultura o biblioteca da correcto manejo alas fichas de seguimiento a los programas establecidos. cuenta la biblioteca municipal con las instalaciones mas adecuadas para prestar su servicio a la comunidad en general?

16 Al prestar un libro o cualquier tipo de material de consulta, se llena una ficha constatando la fecha de préstamo y la de ingreso y datos del beneficiario? En la biblioteca municipal se realizan cine foros, tertulias literarias, préstamo interno y externo de libros, lecturas en voz alta, entre otras? En dicha dependencia se maneja algún tipo de software? En cuanto a lo cultural se realizan convocatorias de acuerdo las capacidades y talentos de la comunidad? la academia de danza llanera realiza presentaciones en conciertos, concursos y festivales? la conformación de los grupos culturales se dividen por niveles y categorías de edad? para el desarrollo cultural y deportivo, se cuenta con los elementos necesario básicos para llevar a cabo cada una de las actividades y presentaciones? cuenta la biblioteca municipal con las instalaciones mas adecuadas para prestar su servicio a la comunidad en general? Se están aplicado debidamente los códigos establecidos en las Tablas de Retención Documental. TOTALES OBSERVACIONES Y/O RECOMENDACIONES: EVALUACION: Anexar la documentación que sustente la respuesta.

17 ENTREVISTADO: ENTREVISTADOR: ANÁLISIS RESPUESTAS OBTENIDAS: Contestadas las preguntas, se tabularán las mismas para expresar su participación relativa, mirando totales de respuestas "SI y "NO". La eficacia relacionada con el cuestionario respectivo, se da mediante la expresión: EFICACIA = INEFICACIA = SI NO

18 CUESTIONARIO ALCALDIA MUNCIPAL PUERTO LLERAS INSPECCION MUNICIPAL DE POLICIA OBJETIVOS 1 Brindar el oportuno y eficiente servicio a la comunidad que requiera el servicio de la inspección municipal. 2 Ofrecer respuesta rápida y oportuna a los requerimientos de información a la comunidad y la administración. MES DIA AÑO Fecha: No. PUNTOS A ENFOCAR (mirar, revisar, examinar) SÍ NO 1 2 La inspección Municipal cuenta con expedientes identificados, organizados y foliados de acuerdo a los códigos establecidos en las tablas de retención documental? La inspección municipal coordina con la secretaria de gobierno sobre el manejo y expedición de perdida de documentos.? la inspección Municipal rinde oportunamente y cada que se requiera los informes de gestión.? La dependencia le da aplicación correcta a los códigos establecidos en las tablas de retención documental? La dependencia lleva control establecido del manejo y contestación de correspondencia. Se están aplicado debidamente los códigos establecidos en las Tablas de Retención Documental. TOTALES OBSERVACIONES Y/O RECOMENDACIONES:

19 EVALUACION: Anexar la documentación que sustente la respuesta. ENTREVISTADO: ENTREVISTADOR: ANÁLISIS RESPUESTAS OBTENIDAS: Contestadas las preguntas, se tabularán las mismas para expresar su participación relativa, mirando totales de respuestas "SI y "NO". La eficacia relacionada con el cuestionario respectivo, se da mediante la expresión: EFICACIA = INEFICACIA = SI NO

20 ALCALDIA MUNCIPAL PUERTO LLERAS COMISARIA DE FAMILIA OBJETIVOS 1. Coordinar y organizar actividades que permitan mantener el orden público, la buena utilización del espacio publico así como la convivencia ciudadana y familiar de la comunidad. 2. Lograr una cuerdo de convivencia entre los integrantes de una familia sin que se vea afectado el bienestar de los menores de edad principalmente. FECHA: MES DIA AÑO No. PUNTOS A ENFOCAR (mirar, revisar, examinar) SÍ NO Se toma declaración a las personas y se diligencia el formato correspondiente? en el momento de imponer la queja o denuncia la persona presenta la documentación necesaria para el diligenciamiento de la misma? se hace citación en la cual se especifica la fecha y hora de presentación de las personas implicadas? se explica a las partes el motivo de conciliación ya sea de cuota alimentaria, liquidación de bienes, custodia o cuidado personal? en caso de violencia intrafamiliar y surja reincidencia se procede a citar nuevamente para aplicar sanciones establecidas por la ley? Se están aplicado debidamente los códigos establecidos en las Tablas de Retención Documental. TOTALES OBSERVACIONES Y/O RECOMENDACIONES: EVALUACION:

21 Anexar la documentación que sustente la respuesta. ENTREVISTADO: ENTREVISTADOR: ANÁLISIS RESPUESTAS OBTENIDAS: Contestadas las preguntas, se tabularán las mismas para expresar su participación relativa, mirando totales de respuestas "SI y "NO". La eficacia relacionada con el cuestionario respectivo, se da mediante la expresión: EFICACIA = INEFICACIA = SI NO

22 CUESTIONARIO ALCALDIA MUNCIPAL PUERTO LLERAS ARCHIVO CENTRAL MUNICIPAL OBJETIVOS 1 Brindar organización documental desde el momento que se genera hasta que termina su ciclo vital. 2 Ofrecer respuesta rápida y oportuna a los requerimientos de información a la comunidad y la administración. 3 Salvaguardar y proteger el patrimonio documental de municipio. FECHA: MES DIA AÑO No. PUNTOS A ENFOCAR (mirar, revisar, examinar) SÍ NO La dependencia de archivo central cuenta con los elementos necesarios básicos para el manejo y la organización de los fondos acumulados? En cuanto al deposito en el que reposan los fondos acumulados del municipio. Cree usted, que sea el apropiado para la preservación de los mismos? El archivo central cuenta con el personal capacitado para el manejo y la organización de la documentación? La entidad cuenta con las Tablas de Retención Documentales y se implementan? Las tablas de retención documental se encuentran aprobadas mediante acuerdo del consejo municipal de archivos? Se han efectuado las respectivas actualizaciones a las Tablas de Retención Documental? El archivo central realiza los respectivos seguimientos y visitas técnicas a las demás Dependencias de la administración, para la verificación del buen manejo de la documentación? El técnico de archivo asiste a las diferentes capacitación es exigidas por el (AGN); Archivo General de la Nación y la Administración le presta el apoyo correspondiente al técnico para el desplazamiento a las mismas? El técnico de archivo realiza Capacitaciones al personal de la administración municipal, en cuanto al manejo de documentación e implementación de las Tablas de Retención Documental?

23 10 La dependencia cuenta con el comité municipal evaluador de archivos? 11 Se tiene pleno conocimiento de la ley 594/00 ley general de archivos y acuerdo 4124 de 2004? La documentación es guardada en sus respectivas cajas y carpetas exigidas por la ley? Las respectivas actividades a realizar para el manejo de la documentación son las siguientes?: clasificación, ordenación, depuración, foliación y aplicación se series y subseries documentales? El archivo municipal cuenta con un software para la digitalización y conservación medio magnético de los fondos acumulados del municipio? Cree usted que los funcionarios de la administración le dan la respectiva aplicación de las series y subseries documentales a los archivos de gestión? Las dependencias de la administración han realizado las respectivas transferencias documentales al archivo central con las pautas exigidas por la ley? El técnico, envía los correspondientes informes semestrales en materia archivística al Archivo General de la Nación? La documentación en deterioro y duplicidad se elimina según las exigencias establecidas por la ley? En la administración Municipal se han llevado a cabo transferencias primarias al archivo central. 19 La dependencia maneja un control de correspondencia a los requerimientos de la comunidad y de la administración municipal? 20 Funcionarios del Archivo Departamental realizan visitas técnicas de seguimiento a los fondos acumulados del municipio? TOTALES OBSERVACIONES Y/O RECOMENDACIONES:

24 EVALUACION: Anexar la documentación que sustente la respuesta. ENTREVISTADO: ENTREVISTADOR: ANÁLISIS RESPUESTAS OBTENIDAS: Contestadas las preguntas, se tabularán las mismas para expresar su participación relativa, mirando totales de respuestas "SI y "NO". La eficacia relacionada con el cuestionario respectivo, se da mediante la expresión: SI EFICACIA = INEFICACIA = NO

25 CUESTIONARIO ALCALDIA MUNCIPAL PUERTO LLERAS PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS OBJETIVOS 1 Velar por el cumplimiento de las funciones de los operarios de la maquinaria. 3 Medir el grado de cumplimiento de los mantenimientos programados a la maquinaria y equipos. FECHA: MES DIA AÑO No. PUNTOS A ENFOCAR (mirar, revisar, examinar) SÍ NO 1 La dependencia de planeación y OO.PP. garantiza el buen funcionamiento y mantenimiento de los equipos y maquinaria. 2 Realizan una planificación y cronogramas adecuados para funcionamiento de la maquinaria? el La secretaria de Planeación y OO.PP. realiza seguimiento y hace cumplir las funciones y actividades asignadas a los operarios de la maquinaria.? En dicha dependencia se coordina la construcción de las obras solicitadas por al comunidad de acuerdo a las necesidades? Las obras se realizan de acuerdo a los establecido en el plan de desarrollo Municipal y banco de proyectos.? 6 se le hace revisión mecánica y preventiva ala maquinaria del municipio antes que dar comienzo a cualquier actividad que requiera de la misma? 7 la maquinaria cuenta con botiquín y medios de comunicación? TOTALES OBSERVACIONES Y/O RECOMENDACIONES: EVALUACION:

26 Anexar la documentación que sustente la respuesta. ENTREVISTADO: ENTREVISTADOR: ANÁLISIS RESPUESTAS OBTENIDAS: Contestadas las preguntas, se tabularán las mismas para expresar su participación relativa, mirando totales de respuestas "SI y "NO". La eficacia relacionada con el cuestionario respectivo, se da mediante la expresión: EFICACIA = INEFICACIA = SI NO

27 CUESTIONARIO ALCALDIA MUNCIPAL PUERTO LLERAS PLANEACION SOCIOECONOMICA OBJETIVOS 1 Generar las políticas, metas y estrategias que permitan el desarrollo socioeconómico para mejorar la calidad de vida de la comunidad. FECHA: MES DIA AÑO No. PUNTOS A ENFOCAR (mirar, revisar, examinar) SÍ NO La dependencia de planeación y OO.PP. coordina con el ejecutivo Municipal el desarrollo y cumplimiento al plan de desarrollo Municipal. Se le hace seguimiento a la ejecución al plan de desarrollo Municipal.? Una vez construidos los proyectos estos son radicados en el bando de programas y proyectos del Municipio.? Los ejecutores de los proyectos de inversión reportan seguimientos trimestrales a la oficina asesora de planeación departamental para efectuar retroalimentación en los informes..? El Representante de la dirección reporta trimestralmente el seguimiento al Mapa estratégico, plan de desarrollo Municipal, planes de acción de la entidad? Al realizar seguimiento y medición a los indicadores establecen lineamientos para la revisión, análisis y evaluación de los mismos? Al ejecutar los proyectos de inversión se tiene en cuenta el proceso de participación ciudadana. Al realizar los proyectos completos para presentar a otras entidades tanto departamentales como nacionales se les hace seguimiento a los mismos para la proyección. Al realizar el anteproyecto de presupuesto se proyectan los gastos de funcionamiento y costos de inversión para el siguiente año fiscal.?. En cuanto al manejo de los procesos del SISBEN Al momento de vincular un usuario al sistema de base de datos se les informan cuales son los documentos requeridos para tal fin.

28 Al ingresar un nuevo miembro de la familia se tiene en cuenta solicitar la documentación y se ingresa al mismo núcleo familiar. Cuando el usuario cambia de domicilio la entidad verifica su nuevo sitio de residencia ó únicamente se dispone a encuestarlo? Al usuario desvincularse de la base de datos del sisben del Municipio el funcionario informa cual es la documentación requerida para tal fin.? Cuando el usuario encuestado no esta de acuerdo con el nivel del sisben, solicita re encuesta la entidad se informa cuales son los requisitos y documentos que debe allegar para tal fin. 18 Se están supervisando los contratos con las A.R.S contratantes. En las liquidaciones de los contratos con las A.R.S existen saldos 19 a favor de la alcaldía o en contra. Los contratos con las ARS se liquidan en diciembre o 20 posteriores. La dependencia aplica los códigos establecidos en las tablas de 21 Retención Documental. TOTALES OBSERVACIONES Y/O RECOMENDACIONES: EVALUACION: Anexar la documentación que sustente la respuesta. ENTREVISTADO: ENTREVISTADOR: ANÁLISIS RESPUESTAS OBTENIDAS: Contestadas las preguntas, se tabularán las mismas para expresar su participación relativa, mirando totales de respuestas "SI y "NO". La eficacia relacionada con el cuestionario respectivo, se da mediante la expresión: EFICACIA = INEFICACIA = SI NO

29 CUESTIONARIO ALCALDIA MUNCIPAL PLANEACION ESTRATEGICO DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL OBJETIVOS 1 Planificar y coordina las actividades necesarias que permitan el desarrollo territorial y de la infraestructura del Municipio, salvaguardando el cumplimiento de la normatividad legal vigente. Fecha: MES DIA AÑO No. PUNTOS A ENFOCAR (mirar, revisar, examinar) SÍ NO 1 Al legalizar predios y adjudicación de lotes solicitante reúna los requisitos.? verifican que el Al realizar las visitas técnicas se establecen criterios de actuación frente a los problemas o necesidades de la comunidad.? Al momento de realizar las visitas técnicas el funcionarios responsable verifica las tarifas establecidas de acuerdo al estatuto tributario del Municipio.? Al realizar la visita técnica se emite el concepto técnico teniendo en cuenta la línea de parámetro para el análisis de área de construcción. Para respaldar la visita el ejecutivo emite el acto administrativo para su respectivo pago.? Al expedir una licencia de construcción verifican que el usuario reúna los requisitos establecidos por la ley.? Al cobrar el valor de la licencia de construcción se verifica las tarifas establecidas en el estatuto Tributario.? TOTALES OBSERVACIONES Y/O RECOMENDACIONES:

30 EVALUACION: Anexar la documentación que sustente la respuesta. ENTREVISTADO: ENTREVISTADOR: ANÁLISIS RESPUESTAS OBTENIDAS: Contestadas las preguntas, se tabularán las mismas para expresar su participación relativa, mirando totales de respuestas "SI y "NO". La eficacia relacionada con el cuestionario respectivo, se da mediante la expresión: EFICACIA = INEFICACIA = SI NO

31 CUESTIONARIO ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO LLERAS TESORERIA OBJETIVO: - Verificar que el manejo de la pagaduría esté acorde con las Normas legales administrativas y de control. 2 Determinar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para el trámite y rendición de cuentas 3 Determinar el funcionamiento del área administrativa y de control. 4 Establecer la duplicidad de funciones. FECHA: MES DIA AÑO No. PUNTOS A ENFOCAR (mirar, revisar, examinar) SÍ NO Tiene la dependencia una distribución clara de las funciones, obligaciones y responsabilidades que le corresponden En las cuentas de cobro, se tiene en cuenta : Que estén elaboradas correctamente y que el valor esté en números y letras, para evitar cualquier alteración. Que se efectúen los descuentos de ley Que tengan todas las firmas y sellos SI ( ) NO ( ) Los documentos que respaldan toda erogación contienen las correspondientes autorizaciones de acuerdo a lo que al respecto preveen los procedimientos internos Todas las erogaciones de fondo están respaldadas por documentos que comprueban su legalidad. Contienen estos documentos un sello que identifican que han sido pagados de manera que se evite su utilización para otros pagos. Se efectúa revisión a la cuenta y a sus soportes internos. Son las cuentas archivadas con sus soportes necesarios y estos concuerdan con los valores de la cuenta. En los cheques :. Se contabilizan los cheques en el momento de la preparación. Se controla su secuencia numérica.. Los anulados son inutilizados con un sello que exprese tal condición. Se conservan y archivan los cheques anulados. Están las chequeras bajo control adecuado en caja fuerte.

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