La Suite de productos para la eadministración TiWorks Implementaciones Típicas de la Suite de Productos TiWorks Documento de Producto

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1 La Suite de productos para la eadministración TiWorks Implementaciones Típicas de la Suite de Productos TiWorks Documento de Producto Versión : 1 Fecha: 8/5/2007

2 Restricciones de uso y revelación de los datos contenidos en este documento Junio 2007 Telvent Este documento es confidencial y propiedad de Telvent, y no puede ser utilizado para propósito distinto de la presentación de la oferta. En ningún caso el documento o cualquiera de sus partes deberá ser distribuido a terceros sin el consentimiento explícito y por escrito de Telvent. Asimismo, ninguna de las partes del documento puede ser copiada, fotografiada, fotocopiada, transmitida electrónicamente, almacenada en un sistema de gestión documental ó reproducida mediante cualquier otro mecanismo sin la autorización previa y por escrito de Telvent. 2

3 Indice TiSac. CRM Atención al Ciudadano TiProceeding. Gestión/Tramitación Electrónica de Expedientes TiFlows. Gestor de Flujos de Trabajo TiDocs. Gestión Documental TiKnows. Gestión de Contenidos y del Conocimiento Plataforma de Validación de Firma Digital Subsistema de Gestión Documental TiKnows/TiDocs Introducción Beneficios de un Sistema de Gestión Documental TiKnows/TiDocs Características Generales Administración Escalabilidad de la Arquitectura Usabilidad y Capacidades Avanzadas de Personalización Soporte Multilenguaje Seguridad y Control de Acceso Soporte de Interfaces Estándar Capacidades de Integración Automatización de Procesos de Negocio (Workflow) Importación y Exportación Masiva de Documentos Modalidades de Aplicación Gestión Documental TiDocs Gestión de Contenidos Web TiKnows Colaboración TiKnows/TiDocs Buscador de Contenidos TiKnows/TiDocs Implementación de Servicios con TiKnows/TiDocs Subsistema de Tramitación Electrónica Implementación de la Oficina Virtual de Tramitación y Atención Entorno de Servicio al Ciudadano Entorno de Servicio al Empleado Público Entorno de Gestión para el Empleado Público Tramitación Presencial Vs Tramitación Electrónica

4 3.3..Servicios Telemáticos a Integrables en el Proceso de Tramitación Servicio de Firma Servicio de Registro Telemático Servicio de Consulta de Expedientes Servicio de Notificaciones Telemáticas Servicio de Pago Electrónico Servicio de Electrónico

5 1 La Suite de productos TiWorks es una sólida solución integrada de código abierto, desarrollada por Telvent en Java con arquitectura J2EE, que resuelve de forma eficaz y productiva las problemáticas asociadas a la gestión/tramitación electrónica de expedientes administrativos (TiProceeding), el WorkFlow (TiFlows), y la gestión documental (TiKnows y TiDocs); tanto en redes corporativas, como en Internet. TiWorks, incorpora un módulo de firma electrónica para autenticación mediante certificado y validación de firma, y un módulo de CRM (TiSac) para el registro y gestión eficiente de las relaciones con los ciudadanos. La Suite de productos TiWorks se fundamenta en protocolos y estándares tecnológicos (Java, XML, XPDL, etc.) que garantizan su capacidad de integración e interoperabilidad con sistemas abiertos de terceros. En este sentido, permite la interconexión, entre otras, con soluciones de registro telemático, y con herramientas de sellado electrónico y notificación confiable (time-stamping) como complemento a la seguridad que ofrecen los certificados digitales. La familia TiWorks está integrada con los siguientes Software para registro oficial de documentos en el ámbito de las administraciones públicas de la Junta de Andalucía. Servicio de sellado electrónico y notificación confiable aplicable en el envío/recepción de documentación electrónica oficial, entre ciudadanos y administración, y entre administraciones. 5

6 Módulos y Servicios de la Suite TiWorks Características generales: Funcionamiento en entorno web a través de cualquier navegador Entorno unificado de trabajo, personalizable para cada Administración, concejalía, grupo de trabajo,... Escalabilidad: despliegue y ampliación inmediata de usuarios Gestor de tareas pendientes Herramientas de administración para la gestión autónoma de la aplicación 6

7 Conjunto integrado de aplicaciones funcionalmente independientes (Gestor de procesos, CRM, gestor de conocimiento, gestor documental, plataforma de integración...) Puesta a disposición de un conjunto de herramientas reutilizables en otros proyectos (diseñador de entorno gráfico, motor de integración,...) Capacidad de análisis y gestión espacial de los datos de forma integrada (Sistema de Información Geográfica (GIS). Ventajas de tener Java y XML como piedras angulares de la solución Ampliar la capacidad de integración a través de XML Eliminación de los costes de licencias: Telvent proporciona el código de todos los módulos utilizados Independencia del proveedor una vez implantada la solución Módulos eadministración de la familia TiWorks: TiSac. Atención al ciudadano. TiProceeding. Tramitador electrónico. TiFlows. Motor de procesos / Gestor de flujos de trabajo. TiDocs. Gestor documental. TiKnows. Gestor del conocimiento. 7

8 TiSigns. Autenticación y firma electrónica. IGUAX. Diseño de interfaces. Módulos y servicios de la Suite TiWorks TiSac Servicio multicanal de atención al ciudadano. Herramienta CRM para la gestión de las relaciones con los ciudadanos. TiProceeding Servicio de tramitación electrónica. Herramienta que implementa el tramitador de procesos. TiFlows Servicio de WorkFlow para la gestión y administración de flujos, tiempos de vida y ciclos de aprobación de documentos y procesos. TiFlows proporciona los servicios de WorkFlow al tramitador TiProceeding. TiDocs Herramienta de gestión documental. TiDocs proporciona los servicios de gestión documental al tramitador TiProceeding. TiKnows Servicio de Gestión de contenidos CMS (Content Management Service). Permite gestionar vía Web la documentación almacenada en la base de datos documental. 8

9 Solución de autenticación y firma mediante certificado digital. TiSings almacena en la base de datos documental toda la documentación firmada. 9

10 1.1 TiSac. CRM Atención al Ciudadano TiSac es una solución de CRM que permite registrar y gestionar las Incidencias, reclamaciones, peticiones de información, y en general, las relaciones entre el Gobierno y los ciudadanos. Características: CRM multicanal de Atención al Ciudadano Pantalla común para los distintos niveles de soporte Proceso gestionado por un motor de procesos Número de niveles de soporte definible Tareas pendientes por usuarios, grupos de usuarios, provincias,.. Trazabilidad de histórico de las llamadas Herramientas administrativas de gestión de usuarios, procesos, llamadas, listas de valores, etc... Utilidades de mensajería interna Calendario para operadores Integrado con diferentes repositorios de información y diferentes aplicaciones Segmentación y Campañas de información Avisos Proactivos basados en motor de reglas 10

11 1.2 TiProceeding. Gestión/Tramitación Electrónica de Expedientes TiProceeding es una herramienta diseñada para la gestión y tramitación electrónica de expedientes administrativos en redes corporativas e Internet. Cubre el ciclo completo del expediente, desde la solicitud del trámite hasta su resolución y notificación. Persigue como objetivo hacer realidad el concepto de Ventanilla Única. Características: Facilita y agiliza la realización de cualquier tipo de trámite por parte del ciudadano, evitando las molestias del desplazamiento Simplifica y guía las gestiones de los funcionarios Permite disminuir la burocracia y el papeleo Optimiza los procesos de gestión y disminuye sus costes Prestación de un servicio rápido y eficaz Intercambio de información entre departamentos y el ciudadano Administración avanzada: Facilita la incorporación de nuevos trámites y permite la configuración de sus formularios web 11

12 Avisos Proactivos al ciudadano basados en motor de reglas Facilita la inter-actuación con Registro Telemático y Repositorios de Gestión de Expedientes. Estructura Organizativa y Directorio basado el LDAP 12

13 1.3 TiFlows. Gestor de Flujos de Trabajo Herramienta de WorkFlow que permite automatizar los procesos de negocio de cualquier organización. Permite diseñar y ejecutar ciclos de vida, reglas, y acciones de forma simple y rápida. Auditoría de flujos de trabajos únicos y estructurados. Características: Agilización de Procesos Eliminación del papel en los procesos administrativos Control minucioso del proceso Gestor de procesos independiente e integrado Homogeneización de los procesos dentro de la organización Código abierto y desarrollado en Java J2EE Sigue el estándar de WFMC Independiente de la aplicación y la plataforma API de programación para integración Herramienta Avanzadas de edición y administración Lista de tareas (Worklist) Escalable 13

14 1.4 TiDocs. Gestión Documental TiDocs es la opción más apropiada para instituciones/organizaciones que pretendan organizar y publicar las distintas fuentes de información de que dispongan a través de un entorno amigable y con altas capacidades de búsqueda y acceso a la información. Características: Repositorio organizado de información Clasificación de la información por áreas, subáreas,... hasta n niveles Acceso rápido a la información (indexación) Utilidades de búsqueda tipo árbol Búsquedas en diferentes repositorios Incorporación de información relevante o de última hora Información unificada y homogénea Propuesta de publicación de información Control de revisiones y modificaciones de la información Herramientas de administración propias 14

15 1.5 TiKnows. Gestión de Contenidos y del Conocimiento El conocimiento es el activo más importante de cualquier organización. TiKnows proporciona un entorno de trabajo amigable, que permite compartir de manera controlada información y documentación. TiKnows es una solución ideal para el despliegue de intranets. Características: Gestión y mantenimiento fácil de la información (Gestor de Contenidos) Publicación de información Control multiusuario Definición de diferentes espacios dentro de los portales Acceso rápido a ficheros, bases de datos,... Utilidades para Intranet del Funcionario, publicación de información en el portal, gestor de conocimiento,... Integrado con Gestión Documental 15

16 1.6 Plataforma de Validación de Firma Digital Solución que permite la autenticación y firma electrónica avanzada de forma centralizada. TiSign se integra con aplicaciones ya existentes e interopera con las distintas plataformas disponibles en el mercado. Características: Plataforma centralizada de autenticación y Firma electrónica Integrable con aplicaciones ya existentes Interoperable con las distintas plataformas disponibles en el mercado Independencia de la plataforma del Servidor (JAVA) Multi-LDAP TimeStamping: sellado de tiempo y notario electrónico Multifirma, Firma de servidor, Firma por bloques,.. Visualización de documentos Certificados digitales x509v3 ubicados en navegador o en tarjetas criptográficas, Certificados expedidos por múltiples Autoridades Certificadoras (AC), Validación de Revocación Certificados: Web, Multi-LDAP. 16

17 2 Subsistema de Gestión Documental TiKnows/TiDocs 2.1 Introducción El crecimiento significativo de la cantidad de papel que se almacena en las Administraciones Públicas, los diferentes tipos de documentos en diferentes formatos, la necesidad de automatizar procesos a partir de dichos documentos y las necesidades de control sobre los mismos, sumado a la necesidad de acceder fácilmente al documento en varias locaciones, ha dado como resultado que las soluciones de Gestión Documental sean hoy por hoy una pieza fundamental y crítica dentro de las Organizaciones. Es común la necesidad que existe de una solución de digitalización de documentos en papel, a la que se suman posteriormente la necesidad de almacenar los documentos en formato electrónico que se utilizan. Posteriormente a esta digitalización se utilizan procesos automáticos de reconocimiento de caracteres que facilitan la posterior localización de los documentos. Por último, hacer que toda esta información pueda ser accedida de forma ordenada y segura a través del entorno tecnológico Corporativo (Intranet/Internet). El término gestión documental en el contexto empresarial, se entiende como la gestión de los papeles que, en casi todos los contextos, desbordan la capacidad de las personas para guardarlos y encontrarlos cuando los buscan. Y hablando en términos tecnológicos, gestión documental se asocia a digitalización de documentos e imágenes y a escáneres que milagrosamente hacen desaparecer los papeles. 17

18 En general, un sistema de gestión documental pretende: Hacer más fácil a las personas trabajar con los documentos. Cada persona sabe qué documentos tiene que guardar, cuando, como y donde. Cada persona sabe como encontrar en poco tiempo los documentos adecuados cuando los necesita. Facilitar que la información se comparta y se aproveche como un recurso colectivo, evitar que se duplique, evitar fotocopiados innecesarios, evitar dobles grabaciones de datos, etc. Conservar la memoria de la organización más allá de los individuos que trabajan en ella y poder aprovechar el valor de los contenidos en los que queda plasmada la experiencia, evitando empezar de cero sobre aspectos en los que ya hay experiencia acumulada. Definir el ámbito de aplicación de un sistema de gestión documental desde un punto de vista práctico, obliga a considerar un enfoque global en el que tienen que integrarse los archivos en papel, los documentos electrónicos y las bases de datos. 18

19 2.2 Beneficios de un Sistema de Gestión Documental El uso de los Sistemas de Gestión Electrónica de la Documentación aporta una importante serie de ventajas y mejoras sobre los tradicionales sistemas basados en el uso del papel, que permite afirmar que su implementación resulta rentable para el conjunto de la organización tanto desde el punto de vista económico como técnico. Entre los beneficios más destacados podemos indicar los siguientes: Total control y seguimiento sobre proyectos, expedientes, documentos, etc; se puede conocer el estado de cada expediente en cualquier instante. Mayor seguridad y control en el acceso a la información, cada usuario sólo podrá acceder a aquellos documentos e información para la que tenga autorización. Menor espacio físico al concentrar la información en soporte electrónico, se puede almacenar enormes cantidades de información reduciendo el espacio físico al mínimo Menor tiempo de acceso a la información, el tiempo se cifra en segundos, además de no requerir desplazamientos. Considerable ahorro en fotocopias, papel, tóner, almacén, manipulación, todos estos costes disminuyen fuertemente. Drástica reducción de la perdida de documentación, se trabaja con una copia del documento, el cual no se mueve físicamente. 19

20 Completa integración con el entorno de trabajo, los sistemas se integran en el entorno de trabajo sin necesidad de realizar costosas inversiones en equipos. Capacidad de manejar más información, la información se encuentra tan accesible que es posible manejar más información sin necesidad de grandes esfuerzos. Mayor colaboración entre empleados, la información generada por un miembro, se encuentra inmediatamente accesible al resto de los miembros de la organización. Capacidad de reutilizar la información, la información se encuentra siempre disponible. Respuesta rápida a los requerimientos de los clientes, clientes más satisfechos, mayor calidad de servicio. Todo este conjunto de ventajas de los sistemas de Gestión Electrónica de la Documentación, además de realizar un uso eficiente y eficaz de la información permiten establecer una óptima relación coste - beneficio, que justifica desde un punto de vista económico las inversiones a realizar. 2.3 TiKnows/TiDocs La solución de gestión documental TiKnows/TiDocs, incluida en la suite TiWorks, se apoya en una arquitectura dividida en dos módulos principales o capas; una capa que asume todas las funcionalidades propias del Gestor Documental (TiDocs) y otra que permite la publicación de la lógica de gestión documental en la Plataforma de Integración Interna (TiKnows). 20

21 TiKnows/TiDocs es aplicable en instituciones/organizaciones que pretendan organizar y publicar las distintas fuentes de información de que dispongan, a través de un entorno amigable y con altas capacidades de búsqueda y acceso a la información. TIKnows/TiDocs implementa un conjunto de potentes módulos que proporcionan robustas funciones de búsqueda, clasificación y recuperación de información con resultados rápidos y precisos para los usuarios que consultan las bibliotecas de contenidos, con independencia de en donde residan. TiKnows proporciona una potente Interfaz Web basada en IGUAXDroy (Herramienta para creación de interfaces gráficas de usuarios para entornos web basada en XML). El Gestor Documental TiKnows/TiDocs se despliega sobre un sistema de ficheros, haciéndose accesible desde cualquier PC mediante el explorador de Windows, como 21

22 una carpeta compartida del sistema. Como resultado, los usuarios pueden disfrutar de las funcionalidades de gestión documental (control de versiones, cambios de formato, workflow), con sólo depositar los documentos en la carpeta de TiDocs, sin necesidad de entrenamiento previo, ni de instalación de software de cliente. TiKnows/TiDocs proporciona a usuarios individuales y grupos, la exclusiva capacidad de fusionar bibliotecas de información con sofisticadas herramientas de recuperación de información y de análisis de contenidos de última generación, permitiendo aprovechar al máximo los conocimientos corporativos y la experiencia de la organización para estimular la innovación, reducir el tiempo de acceso a los conocimientos y reforzar su ventaja competitiva. TiKnows/TiDocs contribuye de forma significativa a la mejora de la gestión del conocimiento, permitiendo realizar búsquedas unificadas en varias fuentes de información como Lotus Notes, Microsoft Exchange Server, sitios Web, bibliotecas de archivos, sistemas de gestión de documentos y bibliotecas multimedia, entre otros. TiKnows/TiDocs ha evolucionado hasta cubrir las tres principales necesidades de cualquier organización en el ámbito de la Gestión de Contenidos: Gestión de documentos, gestión de imágenes y gestión de contenidos Web. El siguiente diagrama representa la funcionalidad del repositorio de contenidos de TiKnows/TiDocs y su integración con sistemas externos: 22

23 Un repositorio de contenido es un servidor o un conjunto de servicios dedicados a almacenar, buscar, acceder y controlar contenidos. El repositorio documental ofrece estos servicios a aplicaciones de contenidos específicas como los gestores de documentos, los sistemas de gestión de contenidos Web, sistemas de archivo y recuperación de imágenes, o cualquier aplicación que necesite gestionar grandes cantidades de documentación. El repositorio ofrece servicio de almacenamiento y recuperación de contenidos, clasificación de contenidos, control de permisos sobre contenidos (seguridad), control de bloqueo check-in y check-out, y servicios de consulta (queries). Lo que distingue a un gestor de contenidos de otros gestores de bases de datos es el nivel de control que se ejerce sobre cada contenido individual, y las capacidades de búsqueda que aporta. La invocación a los servicios de gestión de contenidos, se realiza utilizando mecanismos de seguridad que eviten accesos no autorizados, o cambios en los contenidos o en sus metadatos. TiKnows/TiDocs utiliza el estándar de acceso a los servicios JSR-170 adoptado por la comunidad Java. 23

24 2.3.1 Características Generales Creación de documentos: el usuario puede introducir documentos en el sistema de forma manual (anexando documentos) o a través de una herramienta integrada en el sistema. Estructuración de los documentos: Organización y estructuración de la información en forma de árbol con un número ilimitado de carpetas y que es personalizable por los usuarios que tengan permiso para ello, de forma que se adapta a las necesidades de cada persona que utilice el servicio. Edición del perfil del documento: el usuario puede cambiar los datos que identifican al documento en el sistema: Control de cambios: se permite la gestión de cambios y versiones en los documentos a través de un sistema de Check in y Check out. Historial del documento: la herramienta proporciona un registro de las actividades realizadas en un documento y los usuarios que han realizado dichas actividades. Control de versiones: el sistema almacena las distintas versiones de los documentos, de forma que sea posible acceder a versiones anteriores de los mismos. Categorización: el sistema permite la agrupación lógica de documentos relacionados en categorías y subcategorías, de manera que se adapta de forma lógica a la organización física de la documentación. Es importante destacar que la herramienta, además de permitir el almacenamiento de 24

25 archivos de forma estructurada en base a un árbol de carpetas, permite mecanismos auxiliares para catalogar los documentos en base a un árbol de categorías que cada organismo definirá en base a sus necesidades y que por tanto, habilitará mecanismos extra de localización de información que ayudarán aún más al usuario a localizar la información que busca en cada momento. Operaciones básicas sobre documentos: La herramienta soporta operaciones como borrar, copiar y mover documentos entre carpetas Mis Favoritos: Servicio de Mis Favoritos o Bookmarks individualizado para el usuario, de forma que puede definirse en un espacio propio y de fácil acceso a las carpetas de uso más frecuente Transformación de documentos a formato PDF: Mecanismos de transformación entre diferentes formatos de documentos a PDF (Portable Document Format) Meta información: Gestión de meta información asociada a los documentos: autor, fecha de creación, formato, descripción, idioma, etc. Bloqueo de documentos: Un usuario particular podrá proteger o bloquear documentos para que otros usuarios no puedan manipular dicho documento mientras este usuario trabaja sobre él. Desarrollado con tecnología java J2EE. Desarrollado 100% en Java e integrado dentro de la tecnología J2EE, proporcionando los servicios propios de un servidor de aplicaciones (persistencia, RMI...). 25

26 Independiente de la aplicación y de la plataforma. El desarrollo con Tecnología Java garantiza esta ventaja añadida. Potente API de programación. Facilita la integración con la aplicaciones y frameworks de usuario y proporciona un cliente RMI contra el motor de procesos. Soporta el protocolo Webdav, facilitando automáticamente cualquier integración con clientes office y con aplicaciones Windows (dibujo técnico, fotografía, etc) Administración Usuarios: el sistema permite crear diferentes roles de usuario, restringiendo la entrada a distintas zonas de la aplicación. Grupos de usuarios: se establecen diferentes niveles de acceso al sistema de forma que para cada grupo de usuarios se definen los permisos que se atribuyen a los usuarios de dicho grupo distinguiéndose los siguientes grupos por defecto: o Lectores: usuarios que únicamente tienen permiso para consultar los documentos. o Supervisores: usuarios que pueden consultar, actualizar y eliminar los documentos. o Administradores: usuarios que se encargan de administrar el sistema, crear usuarios, gestionar los permisos a los usuarios, controlar el acceso a los documentos Permisos asociados de los documentos: permite otorgar o restringir los derechos de acceso al documento a los usuarios y grupos (modificación del 26

27 perfil, consulta del documento, consulta del perfil, modificación del documento, cambios de privilegios,...) Herencia de permisos y propiedades Escalabilidad de la Arquitectura Una de las características más destacables de la solución de Gestión Documental TiKnows/TiDocs es su escalabilidad, que se fundamenta en una arquitectura que soporta estándares de software libre o código abierto tales como, Lucene, JSR 168, JSR 170, y JSE5. TiKnows/TiDocs soporta su despliegue en arquitecturas de alta disponibilidad para entornos críticos, utilizando cultering, caching distribuido y soporte de replicación a tráves de varios servidores Usabilidad y Capacidades Avanzadas de Personalización Facilidad de uso por parte de usuarios no expertos como consecuencia de la integración de la capa de gestión de contenidos (TiKnows) con el motor de gestión documental (TiDocs) para facilitar la publicación y recuperación de contenidos. Flexibilidad de visualización y presentación mediante parametrización de las vistas de documentos en base a sus metadatos. 27

28 2.3.5 Soporte Multilenguaje TiKnows/TiDocs soporta multilenguaje de forma que el mismo contenido puede ser visualizado en diferentes idiomas Seguridad y Control de Acceso Con objeto de proteger los contenidos de accesos por parte de usuarios no autorizados, el sistema proporciona capacidad de asignar permisos a carpetas y a contenidos u objetos individuales. Por otra parte, se integra con sistemas de gestión de identidad coroporativos como LDAP. Kerberos, NTLM, y Active Directory Soporte de Interfaces Estándar Implementa Web Services para accesos a los servicios de gestión documental Permite la interoperabilidad de porlets entre portales web diferentes según la especificación JSR 168 Desarrollado cumpliendo las especificaciones del patrón MVC Implementa protocolo WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning) para la integración con el escritorio de Windows, las herramientas ofimáticas, etc. WebDAV permite editar y manejar ficheros en colaboración utilizando un servidor Web remoto. Esté protocolo está definido en el Internet Requests for Commnets (RFC) 2518 de la Engineering Task Force (IETF).Contiene propiedades XML para metadatos, bloqueo - que previene que 28

29 los cambios de un usuario sobrescriban los de otro, manipulación del espacio de nombres y administración remota de archivos. Su proposito en la plataforma Tiknows es convertirla en escribible y colaborativa, facilitando al usuario el acceso a sus propios documentos o documentos compartidos por varios usuarios y la manipulación de los mismos utilizando cualquier cliente WebDav existente (Herramientas Office, Commander, etc...). Así pues, un usuario accederá a documentos de la plataforma Tiknows de forma transparente, como si estuviera trabajando en su propio escritorio. Implementa asistente SQL para diseñar y ejecutar consultas contra cualquier SGDB accesible vía JDBC. Implementa lectura y publicación de feeds, tanto RSS como ATOM. 29

30 Soporta los protocolos de red CIFS y SMB para compatir archivos. Permite acceso vía FTP Capacidades de Integración TiKnows/TiDocs provee Servicios Web y API de programación JCR (Java Content Repository) que facilita la integración con aplicaciones externas, además de proporcionar un cliente RMI contra el motor de procesos/workflow TiFlows. TiKnows/TiDocs se integra con Kofax Ascent Capture y ofrece acceso de cliente a soluciones de captura, incluyendo clasificación automática, extracción de datos y validación para entornos de captura centralizados y distribuidos. TiKnows/TiDocs soporta sistemas de Gestión de Identidad Externos como LDAP, Active Directory, etc, y soporta seguridad centralizada y single sign-on Automatización de Procesos de Negocio (Workflow) TiDocs se Integra de forma nativa con el motor de Workflow TiFlows de la Suite TiWorks ofreciendo la posibilidad de definir workflows de trabajo sobre los documentos, con las distintas fases y transiciones que lo componen, su correspondiente control de permisos para cada fase y las diferentes tareas y acciones a ejecutar en cada caso. 30

31 Importación y Exportación Masiva de Documentos El sistema de gestión documental dispone de mecanismos de importación y exportación masiva de documentos y/o carpetas. Permite la integración con un sistema de Captura Masiva y Catalogación, denominado modo de captura por lotes, mediante el cual se pueden digitalizar e importar multitud de documentos. Adicionalmente, el sistema permite la digitalización de documentos en modo directo, es decir, de uno en uno. 31

32 2.4 Modalidades de Aplicación Gestión Documental TiDocs La Gestión Documental de TiDocs provee todos los servicios necesarios para crear, convertir, gestionar y compartir documentos electrónicos. Ofrece funcionalidades de control de versiones, búsquedas de contenidos, etc. Utiliza arquitectura SOA (Service-Oreiented Architecture) mediante estándares de mercado como Lucene, JSR 168, JSR 170, y JSE5. Su arquitectura incluye alta disponibilidad y soporta clientes zero-footprint para acceso sencillo al servidor mediante el protocolo de Compartición de Archivos en red estándar de Windows. El Intefaz de Administración de Gestión Documental permite importar y exportar espacios de trabajos y documentos, definir la seguridad, y gestionar usuarios, grupos y roles. Incorpora un motor de transformación que permite cambiar de formato de los documentos atendiendo a reglas de negocio. El Workflow integrado provee control total sobre el ciclo de vida de los documentos, y gestión de flujo de procesos. Las plantillas de presentación y los cuadros de mando aportan información en tiempo real del uso de los contenidos. La característica de previsualización es util para ver contenidos en combinación con otros elementos. De forma similar, la característica de composición de documentos permite agrupar contenidos de forma lógica. El Sistema TiKnows/TiDocs, aporta las siguientes primitivas funcionalidades: 32

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