PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE TRAZABILIDAD EN INDUSTRIAL BARREROS SAS. MARTHA ALEXANDRA ORJUELA VIRACACHÁ

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1 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE TRAZABILIDAD EN INDUSTRIAL BARREROS SAS. MARTHA ALEXANDRA ORJUELA VIRACACHÁ UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA TECNOLOGÍA EN INDUSTRIAL BOGOTÁ D.C. 2013

2 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE TRAZABILIDAD EN INDUSTRIAL BARREROS SAS. MARTHA ALEXANDRA ORJUELA VIRACACHÁ Proyecto presentado como requisito para optar al título de: Tecnólogo Industrial Directora: YENY ANDREA NIÑO VILLAMIZAR UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA PROYECTO CURRICULAR TECNOLOGÍA EN INDUSTRIAL BOGOTÁ 2013

3 Nota de aceptación YENY ANDREA NIÑO VILLAMIZAR INGENIERA MARTHA PINZON INGENIERA SANDRA MÉNDEZ Bogotá D.C., 08 de Agosto de 2013

4 A Dios por darme la fortaleza de superar las dificultades, a mi madre y a mis hermanos por su apoyo incondicional.

5 AGRADECIMIENTOS A la ingeniera Yeny Andrea Niño Villamizar por su paciencia, comprensión, apoyo y sobre todo por los aportes al desarrollo de este proyecto, también por sus enseñanzas a nivel académico y personal. A mi hermano y compañeros por su apoyo y ánimo para la finalización de este proyecto.

6 RESUMEN Un sistema de trazabilidad bien diseñado y correctamente utilizado conduce a una excelente herramienta de gestión, ya que las empresas que lo utilizan disponen de un nuevo canal para obtener información de todo lo relacionado a sus productos, teniendo la capacidad de rastrear y hacer seguimiento a lo largo de todas las etapas de la cadena de suministro y reunir esta información para convertirla en una oportunidad de mejorar sus procesos. Las tecnologías en sí mismas no generan ventajas para las empresas que hacen uso de ellas, generan oportunidades, el éxito de su implementación y las ventajas se pueden lograr a través de la gestión adecuada del proceso de adopción y aplicación de estas tecnologías. De esta manera en el presente proyecto se estudia, la trazabilidad como un factor estratégico y a partir de los hallazgos y discusión de resultados, se genera una propuesta estratégica para el mejoramiento del sistema de trazabilidad actual en las diferentes etapas del producto en la empresa Industrial Barreros SAS, perteneciente al sector Textil - Confección colombiano. Palabras clave: Trazabilidad, cadena de valor, Tecnologías Avanzadas de Manufactura (AMT), planificación de recursos empresariales ERP. ABSTRACT A traceability system is well designed and properly used leads to an excellent management tool, as companies that use it have a new channel to have information about everything related to their products, with the ability to track and monitor the throughout all stages of the supply chain and gather this information to turn it into an opportunity to improve their processes. The technologies themselves do not generate benefits for businesses that use them, create opportunities, successful implementation and benefits can be achieved through proper management of the process of adoption and implementation of these technologies. In this way this project is studied, traceability as a strategic factor and based on the findings and discussion of results, generate a strategic proposal for improving the current traceability system at different stages of the product in Barreros Industrial Company SAS, belonging to the Textile - Clothing Colombia. Keywords: Tracking, value chain, Advanced Manufacturing Technologies (AMT), enterprise resource planning ERP.

7 CONTENIDO RESUMEN LISTA DE TABLAS INTRODUCCIÓN 1 1. GENERALIDADES PRESENTACIÓN DEL TEMA PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA JUSTIFICACIÓN PLANTEAMIENTO DE LA SITUACIÓN PROBLEMÁTICA Causas del Problema OBJETIVOS General Específicos ALCANCE Propósitos que se quieren alcanzar REFERENTES CONCEPTUALES MARCO TEÓRICO Sistema Trazabilidad Sistemas de trazabilidad Sistema de información (SI) Tecnología Sistemas de control y seguimiento Tecnologías Avanzadas de Manufactura (AMT) Cadena de valor Cadena de suministro MARCO LEGAL ESTADO DEL ARTE Aplicación sectorial sobre la identificación de productos, con fines diversos MARCO METODOLÓGICO

8 3.1 PRIMERA FASE: Recopilación de Información sobre la Empresa de Estudio y el Sector Identificación de los procesos de la empresa Determinar el nivel del sistema de trazabilidad actual Métodos de recolección de la información y presentación de datos Determinar el nivel del sistema de trazabilidad en cuanto al manejo de la información de las empresas del sector SEGUNDA FASE: Evaluación de Factores para la Selección del Sistema de Trazabilidad Establecer los factores determinantes de los posibles sistemas de trazabilidad que pueden ser adoptados Proceso de justificación económica de los Sistemas de Trazabilidad que tengan más opción de ser adoptados TERCERA FASE: Propuesta para el Caso de Interés Análisis del sistema de trazabilidad que más se adecue para el caso de interés RESULTADOS Y DISCUSIÓN PRIMERA FASE: Recopilación de Información sobre la Empresa de Estudio y el Sector Identificación de los procesos de la empresa Identificación de los objetivos y necesidades de la empresa Determinar el nivel del sistema de trazabilidad actual: DIAGNOSTICO Actividades Primarias Actividades Secundarias o de Soporte Determinar el Nivel del Sistema de Trazabilidad en Cuanto al Manejo de la Información de las Empresas del Sector Análisis del Entorno Industrial Resultados de la entrevista Discusión de Resultados Análisis del Entorno Industrial SEGUNDA FASE: Evaluación de Factores para la Selección del Sistema de Trazabilidad Establecer los factores determinantes de los posibles sistemas de trazabilidad que pueden ser adoptados:

9 4.5.2 Proceso de justificación económica de los Sistemas de Trazabilidad que tengan más opción de ser adoptados: PROPUESTA TERCERA FASE: Análisis del sistema de trazabilidad que más se adecue para el caso de interés Hallazgos de la empresa de estudio Hallazgos del entorno industrial ELEMENTOS DE LA PROPUESTA Visión Oportunidades estratégicas Prioridades competitivas Parámetros de manufactura requeridos Parámetros de manufactura actuales Análisis del proceso Brecha competitiva Decisión de adopción de AMT Solución elegida Planificación del proceso de ajuste Tiempos de Implantación Presupuestos Mantenimiento CONCLUSIONES BIBLIOGRAFÍA INFOGRAFÍA ANEXOS

10 INTRODUCCIÓN El presente proyecto plantea un análisis a través del estudio práctico en el proceso de trazabilidad de los productos en la empresa Industrial Barreros S.A.S y una propuesta de mejora, donde participaran tres áreas según la cadena de valor de Michael Porter 1 ; en primer lugar la logística interna que corresponde a la recepción, almacenamiento y control de existencias de las materias primas, en segundo lugar con las operaciones, la producción y en tercer lugar está la logística externa que tiene que ver con el almacenamiento de los productos finales. En el primer capítulo se encuentra las generalidades del proyecto con la presentación del tema, la justificación, los objetivos y propósitos que se quieren alcanzar. En el segundo capítulo se encuentra un marco teórico y legal en forma general de los elementos relacionados a la propuesta, aquellos que poseen conceptos específicos a la trazabilidad en la industria. Para el tercer capítulo se indican los pasos, técnicas, actividades que se siguieron para la recolección de datos de los procesos y procedimientos en el caso de estudio. Posteriormente en el cuarto, se plasma de manera cualitativa los resultados de la evaluación de la tecnología implementada por los líderes del sector evidenciando los pros de estos modelos. Por último en el quinto capítulo, se pretende dar a conocer una propuesta para la implementación de un sistema de trazabilidad aplicado a las necesidades de la empresa. Se encontrará al final en el capítulo seis las conclusiones y los aportes con que este trabajo contribuye a la formación de un tecnólogo industrial. 1 Michael Porter «Value Chain model framework»».

11 1. GENERALIDADES 1.1 PRESENTACIÓN DEL TEMA Uno de los principales intereses de las empresas en general, es obtener información confiable y exacta sobre los costos incurridos a lo largo de todo el proceso productivo. Para realizarlo una de las formas es logrando un sistema de trazabilidad por producto, que permita reconstruir el recorrido, las partes que lo componen, las etapas, la distribución y la ubicación después del despacho; al contar con esta información es posible entregar productos al mercado con la garantía de conocer con certeza el historial, contribuyendo a un mayor control, menos costos ante fallos y mejor servicio a clientes, entre otros, el cual constituye una buena práctica en los procesos y que sin la herramienta y los procedimientos adecuados es difícil de alcanzar 2. En un mercado global, regido por normas y estándares internacionales, consumidores más exigentes y demandantes de calidad, tener un adecuado control de la trazabilidad (capacidad de seguir un producto a lo largo de la cadena de suministros, desde su origen hasta su estado final como artículo de consumo) en los procesos de fabricación se vuelve inminente; esta tarea no es asunto sencillo más existe hoy en día múltiples tecnologías de la información que facilitan este trabajo. 2 Trazabilidad una historia bien escrita. BALLOU. Ronald H. Logística: La administración de la cadena de suministro PEARSON/PRETICE HALL ISBN:

12 1.2 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA Industrial Barreros S.A.S., es una empresa dedicada a la confección de artículos con materiales textiles no producidos en la misma unidad, según su código CIIU 1810, NIT: y se clasifica de conformidad con la Ley 905 de como mediana, desarrollando sus actividades en el sector industrial y de comercio, textil confección diseño y moda colombiano. Fue fundada en 1972 y se ubica actualmente en el barrio Restrepo (Bogotá), cuenta con la colaboración de 130 empleados aproximadamente, distribuidos en la parte administrativa, comercial y producción, con una capacidad de 5000 vestidos mensuales, atendiendo el mercado nacional en negocios de dotaciones institucionales (Policía Nacional, Fuerza Armada Colombiana, Ejercito Nacional, entidades como la Organización Colsanitas Internacional y Compensar), confección a terceros, ventas por mayor para las marcas GINNO PASCALLI, DOMENICO, IVES SAINT, LAUREN, BRUNO ZATTI, entre otros y sus propios puntos de venta con la marca NICOLS 4. 3 (Ley 905 de 2004, por medio de la cual se modifica la Ley 590 de 2000 sobre promoción del desarrollo de la micro, pequeña y mediana empresa colombiana Artículo 2º)

13 1.3 JUSTIFICACIÓN Para poder enfrentar los retos actuales del mercado, la empresa puede valerse de un sistema que acompañe esos cambios y que permitan tener la información que el empresario necesita para sostener su competitividad a lo largo del tiempo. Una de las estrategias es obtener oportunidades por medio de un buen proceso de trazabilidad para cumplir con los requerimientos de las partes interesadas y mejorar la cadena de suministro 5. Pero hay un aspecto importante a tener en cuenta la Brecha Digital 6, término que se refiere a la diferencia en el acceso a las tecnologías de información y comunicaciones que afecta a las empresas, ya que en gran medida se han visto impactadas por las tecnologías de información que proporcionan capacidades mayores para responder a las condiciones del medio donde se desenvuelven. Las empresas más pequeñas y con mayor número de problemas para mantenerse tenderán a una menor utilización y aprovechamiento de estas tecnologías y por esta razón las diferencias entre las pymes serán muy marcadas con respecto a las grandes empresas. Industrial Barreros SAS en su trazabilidad presenta un sistema poco efectivo, presentando varias problemáticas a lo largo del ciclo del producto. La siguiente propuesta pretende mostrar una alternativa de mejora a los métodos tradicionales de trazabilidad usados en la empresa de estudio, que servirá como herramienta para optimizar el manejo logístico de los lotes, inventarios y en general los procesos de información, permitiendo un mejoramiento continuo en aspectos de calidad y productividad tanto en la utilización de recursos como en la solución práctica de problemas. 5 The Unit Load Identification and Tracking Report, Braces, 2000, ECR Europe 6 Servon, L. (2002). Bridging the Digital Divide. Techology, community and public policy. Inglaterra: Blackwell Publishing, p. Maggio, M. 4

14 Bajo estas expectativas, el programa de Tecnología Industrial de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas 7, ha orientado competencias que permitirán aportar, aplicar los conocimientos adquiridos y obtener experiencia que contribuirán a una problemática específica. 1.4 PLANTEAMIENTO DE LA SITUACIÓN PROBLEMÁTICA Industrial Barreros S.A.S se caracteriza por no tener un seguimiento e identificación de los productos, capaz de satisfacer las exigencias de la cadena de suministro; esto se evidencia en los retrasos o errores en las entregas y la falta de información precisa sobre los productos, que generan problemas de trazabilidad entre todas las áreas que intervienen. Además cuenta con un manejo poco eficiente de la información, ya que todo es registrado en papel lo cual genera un gran volumen de documentación que se ha vuelto cada vez más difícil de manejar, tanto para quien la recolecta como para quien la requiere, generando pérdidas de tiempos valiosos y una requisición de gran espacio para archivo Causas del Problema Las siguientes áreas serán el punto de análisis teniendo en cuenta el fácil acceso a la información: Almacén de Materias Primas Falta de información sobre la disponibilidad de materiales e insumos que ocasiona retrasos en la producción, como por ejemplo las frecuentes demoras de los fusionados y tela de bolsillo para corte, el forro de pretina para la sección de pantalón y los botones para la sección de obra de mano. Estos atrasos aumentan los tiempos de entrega final, como lo evidenciado con el lote 60 para Doménico 7 5

15 que tuvo que ser interrumpido, porque se agotó el interlon y la entrega se realizó después de 3 días a la fecha establecida Proceso de Fabricación Producto en proceso: la empresa en el momento no cuenta con un sistema que le permita determinar cuál es la cantidad de unidades o producto en proceso que se tiene en la planta, esto se ve reflejado en la programación de producción, ya que al iniciar el proceso se solicita cierta cantidad de unidades, pero al finalizar el mismo, se tiene una cantidad mayor o menor de las requeridas, ocasionando desorden y demora en los pedidos 9. Actividades que no aportan valor a la operación: realizar registros en cuadernos, hacer actividades de patinadora, ajustes de máquinas ajenas a su competencia, conteo continúo de prendas de un paquete. Muchas de estas actividades generan demoras evitables y reducen rendimiento y productividad de las operarias, aumentando el tiempo del proceso de confección El proceso de Despacho Esta empresa se ha caracterizado por la calidad en sus productos, pero siempre ha tenido falencias en los tiempos de respuesta, provocando incumplimientos e insatisfacciones a los clientes; teniendo en cuenta los retrasos por materiales como se ha expuesto anteriormente y algunos cuellos de botella generados en las operaciones de fabricación, se ha detectado insatisfacción por parte de los clientes, que han manifestado a través de la calificación en el ítem de tiempos de entrega, una nota inferior a 2 de una escala de 1-5, es decir regular a malo, en un 45% de todos los clientes, según datos que reportan las encuestas de satisfacción al cliente (Acta de reunión de Programación de la producción marzo de 2012) 9 (PR-FR-001 Programa de Producción, PR-FR-002 Orden de Producción) 10 (Medición de tiempos improductivos Indicador de Productividad individual primer trimestre de 2012) 11 (CM-IT-001 Instructivo de Medición Satisfacción del Cliente, CM-FR-001 Encuesta Satisfacción del cliente, Seguimiento de Indicadores de Calidad Gestión Comercial 2012) 6

16 En general, se evidencia que no cuenta con un sistema de trazabilidad eficiente de los productos que permita analizar todas las problemáticas enunciadas anteriormente, originando principalmente gran cantidad de información, en muchos casos inexacta, lentitud de respuesta ante problemas (cuellos de botella o de calidad) y por tanto se dificulta la retroalimentación de las actividades realizadas en todas las etapas del producto, lo cual es indispensable en los procesos de mejora continua que debe caracterizar la gestión de la empresa. 1.5 OBJETIVOS General Generar una propuesta para el mejoramiento del sistema de trazabilidad actual en las diferentes etapas del producto, desde la recepción de materia prima hasta el almacenamiento del producto final, en la empresa Industrial Barreros SAS Específicos Evaluar el sistema de trazabilidad actual para realizar un diagnóstico del manejo de la información y la identificación de los productos en todo el proceso. Caracterizar la aplicación de sistemas de trazabilidad en empresas del sector, para identificar oportunidades de mejoramiento, con respecto a los parámetros del mercado. Evaluar factores técnicos y económicos de los posibles sistemas de trazabilidad que pueden ser adoptados. Proponer la adopción de un sistema de trazabilidad que se adapte a los requerimientos de la empresa. 7

17 1.6 ALCANCE Este documento describe una forma para hacer trazabilidad de producto a lo largo de la cadena de suministro desde los recursos que llegan a la fábrica hasta los productos terminados que serán adquiridos por el consumidor. Los siguientes temas están excluidos del alcance de este documento: Instalación de la infraestructura de hardware necesaria para operar el sistema Propósitos que se quieren alcanzar Disponibilidad de la información de modo rápido y seguro. Mejor control del rendimiento de insumos y materias primas. Reducción de controles manuales. Identificación de cuellos de botella para darles pronta respuesta y poder cumplir tiempos de entrega que generen mayor nivel de satisfacción de los clientes. Lograr un producto que agregue valor a través de una herramienta de gestión de la trazabilidad en las áreas intervinientes en el proceso de producción de la empresa Industrial Barreros SAS. 8

18 2. REFERENTES CONCEPTUALES 2.1 MARCO TEÓRICO El siguiente conjunto de conceptos, principios, guían y fundamentan este estudio y proporcionaran una idea más clara acerca de los temas tratados, como punto de partida para diseñar la propuesta a la problemática planteada. El insumo para la construcción de este marco teórico lo constituye la información obtenida en la revisión y consulta de fuentes documentales, que permite conocer la temática necesaria para entender el desarrollo de este proyecto Sistema Un sistema (del latín systema, proveniente del griego σύστηµα) es un objeto compuesto cuyos componentes se relacionan con al menos algún otro componente; puede ser material o conceptual.9 Todos los sistemas tienen composición, estructura y entorno, pero sólo los sistemas materiales tienen mecanismo, y sólo algunos sistemas materiales tienen figura (forma), todos los objetos son sistemas o componentes de algún sistema 12. El concepto de sistemas no es una tecnología en sí, pero es la resultante de ella. El análisis de las organizaciones vivas revela "lo general en lo particular" y muestra, las propiedades generales de las especies que son capaces de adaptarse y sobrevivir en un ambiente típico 13. Según Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad). Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel 12 (Ibidem, p (Chiavenato, Idalberto. Introducción a la Teoría General de la Administración. 3ra. Edición. Edit. McGraw-Hill

19 representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los sistemas pueden operar, tanto en serie como en paralelo Trazabilidad La trazabilidad es la habilidad para trazar el historial, aplicación y ubicación de lo que está bajo control 15 Cuando la trazabilidad sea un registro, la organización debe controlar y registrar la identificación única del producto. En algunos sectores industriales, la gestión de la configuración es un medio para mantener la identificación y la trazabilidad 16 Cuando sea apropiado, la organización debe identificar el producto por medios adecuados, a través de toda la realización del producto. La organización debe identificar el estado del producto con respecto a los requisitos de seguimiento y Medición 17 La identificación consiste en saber qué es el producto y/o servicio resultante de un proceso en particular, incluso un proceso intermedio. Cuando se requiera identificar un producto y/o servicio, deben definirse los métodos empleados y los registros por llevar 18. El registro de los números de partes, códigos de barras, el nombre de la persona quien realizó el servicio, los códigos de color ó el estado de actualización y el número de versión de un paquete de software en desarrollo, son solo algunos ejemplos de identificación. La trazabilidad consiste en conocer de dónde viene el producto y/o servicio, donde está ahora, y en el caso de los servicios, en qué etapa se encuentra 19. La mayoría de las empresas, sin importar su tamaño, deberán, en alguna etapa de sus operaciones, seguir el rastro de a dónde va, qué se ha hecho y que falta por 14 Von Bertalanffy, Ludwig. Teoría General de Sistemas. Petrópolis, Vozes (ISO 9000:2000) 16 (ISO 9000:2000 Numeral 4.2.4) 17 (ISO 9000:2000 Numeral 7.5.3) 18 (Guía para las empresas ISO 9000:2000)10 (ISO 22005) 19 (Guía ISO 9000:2000) 10

20 completar. Algunos de los métodos empleados son: Información de tarjetas, registros de inspección o de servicios, etiquetado, rastreo por computador. La Trazabilidad Interna: es poder obtener la traza que va dejando un producto por todos los procesos internos de una compañía, con sus manipulaciones, su composición, la maquinaria utilizada, su turno, su temperatura, su lote, etc., es decir, todos los indicios que hacen o pueden hacer variar el producto para el consumidor final. La Trazabilidad Externa: es poder externalizar los datos de la traza interna y añadirle algunos indicios más si fuera necesario, como una rotura del embalaje etc. La palabra «trazabilidad» ya existe en el idioma castellano y ha sido aprobada por la RAE; el término aparece en la edición electrónica del Diccionario de la Lengua Española como artículo nuevo y como avance de la vigésima tercera edición. Otro término apropiado es: «seguimiento del producto» o también se puede utilizar «rastreo de producto». Como se evidencia en el estado del arte tiene aplicación en diversas industrias y áreas, particularmente en países con mayor desarrollo en los que se han publicado normativas específicas. Se podría decir que para nuestro caso de estudio la Trazabilidad es la capacidad de rastrear y hacer seguimiento a un producto a lo largo de todas las etapas de la cadena de suministro (producción, distribución, venta y localización después de su entrega). La trazabilidad permite: Conocer el origen de los materiales y los componentes de un producto. Conocer la historia del proceso aplicado a un producto. Conocer la ubicación del producto en cualquier punto de la cadena de suministro. 11

21 La trazabilidad se hace sobre números de lote o unidades logísticas. Un lote es un grupo de unidades de producto que fueron producidas, manufacturadas y empacadas bajo las mismas condiciones. Por esto, se considera que estas unidades tienen las mismas características de trazabilidad. Una unidad logística son ítems o composiciones de ítems que se han originado con el fin de transportar o almacenar producto en la cadena de suministro. Las unidades logísticas para el caso de estudio serán las prendas y los lotes que son los pedidos del área comercial. Hay distintos tipos de Trazabilidad a saber: Trazabilidad hacia atrás o "Tracing" o Rastreo: Habilidad para identificar el origen de una unidad o un lote de producto terminado por medio de información almacenada en registros. Trazabilidad hacia adelante o "Tracking" o Seguimiento: Habilidad para seguir la ruta de una unidad o un lote de producto terminado a través de la cadena de suministro por medio de información almacenada en registros. El propósito de la trazabilidad es establecer la metodología para mantener la identificación y para el control del producto y de su estado donde exista un reconocimiento único ya sea por un registro o procedimiento aplicado Sistemas de trazabilidad Un sistema de trazabilidad es la totalidad de datos y operaciones que son capaces de registrar la información deseada acerca de un producto y sus componentes a través de toda o parte de la cadena de su producción y utilización 20 Un sistema de trazabilidad es un conjunto de disciplinas de diferente naturaleza que, coordinadas entre sí, permiten obtener el seguimiento de los productos a lo largo de cualquier cadena del tipo que sea (ISO 22005) 12

22 Si entendemos como trazabilidad a: "un conjunto de procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto, o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros, en un momento dado y a través de unas herramientas determinadas", un sistema de trazabilidad deberá de estar compuesto por 21 : Sistemas de identificación Un sistema de identificación del producto unitario Un sistema de identificación de embalajes o cajas Un sistema de identificación de bultos o palets Sistemas para la captura de datos Para las materias primas Para la captura de datos en planta Para la captura de datos en almacén Software para la gestión de datos Capaz de imprimir etiquetas Capaz de grabar chips RFID Capaz de almacenar los datos capturados Capaz de intercambiar datos con los sistemas de gestión empresariales El sistema de trazabilidad se define como el rastreo o seguimiento echo a un producto en toda su cadena productiva, desde su origen, proceso, comercialización y entrega al consumidor final, al fin de obtener información precisa del estado de este producto y mejorar la productividad de la empresa

23 2.1.4 Sistema de información (SI) (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su posterior uso, generados para cubrir una necesidad (objetivo) 22. Elementos de un sistema de información: Personas, datos, actividades o técnicas de trabajo, recursos materiales en general (típicamente recursos informáticos y de comunicación, aunque no tienen por qué ser de este tipo obligatoriamente). Todos estos elementos interactúan entre sí para procesar los datos (incluyendo procesos manuales y automáticos) dando lugar a información más elaborada y distribuyéndola de la manera más adecuada posible en una determinada organización en función de sus objetivos 23. En la actualidad, las organizaciones son cada vez más complejas, cada día incorporan nuevas tecnologías a su forma de trabajar con lo que consiguen competir en el mercado globalizado que el mundo actualmente maneja. Por esta razón, es importante que los sistemas de información sean implementados a cada empresa permitiendo de esta manera mejorar su forma de trabajo, logrando hacerse más competitivos Tecnología Es el conjunto de conocimientos técnicos, ordenados científicamente, que permiten diseñar y crear bienes y servicios que facilitan la adaptación al medio ambiente y satisfacer tanto las necesidades esenciales como los deseos de la humanidad. Es una palabra de origen griego, τεχνολογία, formada por téchnē (τέχνη, arte, técnica u oficio, que puede ser traducido como destreza) y logía (λογία, el estudio de algo). Aunque hay muchas tecnologías muy diferentes entre sí, es frecuente usar el término en singular para referirse a una de ellas o al conjunto de todas. 22 Angell, I.O. and Smithson S. (1991) Information Systems Management: Opportunities and Risks 23 Laudon, Jane y Kenneth (2006). Sistemas de información gerencial- Administración de la empresa digital. Pearson Educación- Prentice Hall. 14

24 Tecnologías duras y blandas Muchas veces la palabra tecnología se aplica a la informática, la micro eléctrica, el láser o a las actividades especiales, que son duras. Sin embargo, la mayoría de las definiciones que hemos visto también permiten e incluyen a otras, a las que se suele denominar son blandas 24. las tecnologías blandas en las que su producto no es un objeto tangiblepretenden mejorar el funcionamiento de las instituciones u organizaciones para el cumplimiento de sus objetivos. Dichas organizaciones pueden ser empresas industriales, comerciales o se servicio instituciones, como o sin fines de lucro, etc. Entre las ramas de la tecnología llamadas blandas se destacan la educación (en lo que respecta al proceso de enseñanza), la organización, la administración, la contabilidad y las operaciones, la logística de producción, el marketing y la estadística, la psicología de las relaciones humanas y del trabajo, y el desarrollo de software 25. Se suele llamar duras aquellas tecnologías que se basan en conocimiento de las ciencias duras, como la física o la química. Mientras que las otras se fundamentan en ciencias blandas, como la sociología, la economía, o la administración Sistemas de control y seguimiento Este modelo se fundamenta principalmente en dos etapas: evaluar si el negocio en que participa una empresa justifica su incorporación y por otro lado el estudio de factibilidad de transformar parcialmente el proceso productivo, hacia la introducción de tecnologías avanzadas de manufactura a través de generalización de los problemas que tiene el sector Tecnologías Avanzadas de Manufactura (AMT) Las tecnologías avanzadas de manufactura (AMT, por sus siglas en inglés Advanced Manufacturing Technologies) son caracterizadas como una eficiente 24 Williams, Trevor I.; Historia de la Tecnología 5. Desde 1900 hasta 1950; Siglo Veintiuno de España Editores; Madrid (España); Buch, Tomás; Sistemas tecnológicos; Editorial Aique; Buenos Aires (Argentina); (Boyer, Leong et al., 1997) 15

25 herramienta para accionar el desarrollo de competencias en las empresas manufactureras. Por esto, diversas empresas, de diversos tamaños, se han centrado en estudios para incorporar esta tecnología a sus talleres 27. Una definición holística dada por Youssef, se establece como un grupo integrado de tecnologías basadas en hardware y software, el cual si está apropiadamente implementado, monitoreado y evaluado puede proveer grandes mejoramientos en eficiencia y efectividad para las empresas que lo usen 28. Las Tecnologías Avanzadas de Manufactura han sido estudiadas desde diferentes ángulos, ya que ofrece soluciones integrales mediante una especialización en recursos tecnológicos, permitiendo a las empresas mantenerse en el mercado competitivo a nivel mundial y generando proyectos de investigación y desarrollo tecnológico Cadena de valor La cadena de valor empresarial, o cadena de valor, es un modelo teórico que permite describir el desarrollo de las actividades de una organización empresarial generando valor al cliente final, descrito y popularizado por Michael Porter en su obra Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance (1985) Cadena de suministro Una cadena de suministro está formada por todas aquellas partes involucradas de manera directa o indirecta en la satisfacción de una solicitud de un cliente. La cadena de suministro incluye no solamente al fabricante y al proveedor, sino también a los almacenistas, vendedores al detalle (o menudeo) e incluso a los mismos clientes. Incluye todas las actividades relacionadas con el flujo y transformación de bienes y productos, desde la etapa de materia prima hasta el consumo por el usuario final Strategic Planning, Transfer and Implementation of Advanced Manufacturing Technologies (AMT). The International Journal of Technological Innovation and Enterpreneurship, Vol.22, pp , (Youssef (1992), 29 (Beatty, 1992; Gerwin and Kolodny, 1992; Saraph and Sebastián, 1992; Zammuto and O Connor, 1992). 30 (New York, NY The Free Press). 31 Sunil Chopra and Peter Meindl (2006). Supply Chain Management. 3 Edition. Capítulo 1. Entender qué e s la cadena de suministro. Pearson/Prentice Hall. 16

26 2.2 MARCO LEGAL La trazabilidad en la industria textil confecciones aún no tiene un marco legal a su alrededor, por tal motivo se remite a artículos relacionados: La norma ISO 8402 define los términos básicos y fundamentales relacionados con los conceptos de la calidad, aplicables a todos los campos y según esta norma: La trazabilidad o rastreabilidad es la "aptitud para rastrear la historia, la aplicación o la localización de una entidad mediante indicaciones registradas" 32. Según el Comité de Seguridad Alimentaria de AECOC: Se entiende como trazabilidad aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de unas herramientas determinadas. El término trazabilidad es definido por la Organización Internacional de Estándares ISO, en su International Vocabulary of Basic and General Terms in Metrology Como: La Propiedad del resultado de una medida o del valor de un estándar donde este pueda estar relacionado con referencias especificadas, usualmente estándares nacionales o internacionales, a través de una cadena continua de comparaciones todas con incertidumbres especificadas. EAN (European Article Numbering Association): es un sistema internacional que permite la identificación y comunicación de productos, servicios, unidades de transporte, asentamientos y locaciones. Los estándares del sistema son manejados por EAN Internacional a través de una red de organizaciones nacionales que desarrollan y mantienen estándares de codificación para todos los usuarios, y tienen en mente el desarrollo de un estándar global, multisectorial con el objetivo de proveer un lenguaje común para el comercio Quality management and quality assurance. Vocabulary. British Standard. European Standard. International Organization for Standardization. 15 de julio de ISBN: Revista CODIGO, Año 4, N 19, Enero/Febrero

27 Según el artículo 3 del Reglamento Europeo 178/2002: La trazabilidad es "la posibilidad de encontrar y seguir el rastro, a través de todas las etapas de producción, transformación y distribución, de un alimento, un animal destinado a la producción de alimentos o una sustancia destinados a ser incorporados en alimentos o con probabilidad de serlo". La normativa europea CE NO 178/2002 y las normativas vigentes en Estados Unidos exigen trazabilidad para casi todos los sectores, especialmente en la alimentación. Con las amenazas de terrorismo y contaminación, Estados Unidos redactó la Ley Antibioterrorismo, después de los atentados del 11 de Septiembre del 2001, con el fin de extremar las precauciones en los procesos productivos que conforman la cadena de alimentos. El 12 de diciembre del 2003 comenzó a regir la nueva normativa para resguardar la producción, distribución y venta de alimentos según el Reglamento Nº 178/ de la Comunidad Europea, en todas las instalaciones que producen, procesan, envasan o almacenan alimentos para consumo en Estados Unidos, y se ha impuesto como medida obligatoria trabajar con sistemas de trazabilidad para los productos, envases y materias primas que tengan contacto con alimentos y que deseen ser exportados. En un primer momento, este plan se inicia en el rubro bovino, para luego incorporarse a la producción otras carnes, a los productos vitivinícolas, a la agroindustria y a los alimentos en general. En caso de ocurrir algún accidente alimentario, se debe dar una respuesta rápida y eficaz (en menos de 4 horas) de su posible origen, retirándose del mercado todos los productos contaminados, siendo los sistemas informáticos de vital utilidad para este fin. 34 Capítulos de la Ley contra el Bioterrorismo del 2002: Título I. Preparación nacional contra el bioterrorismo y otras emergencias de salud pública; Título II. Fortalecimiento del control de agentes biológicos peligrosos y toxinas; Título III. Protección de la inocuidad y seguridad del abastecimiento de los alimentos y medicamentos; Título IV. Seguridad e inocuidad del agua potable y Título V. Otras medidas (FDA, 2002). 18

28 2.3 ESTADO DEL ARTE La trazabilidad se convierte en una herramienta que ayuda a identificar información que generalmente el usuario o consumidor de un producto no ve, pero que si se valora cuando se quiere saber. Por ejemplo, Por qué falló?, cuáles fueron los materiales? En qué fechas? Quiénes fueron los proveedores? etc. El concepto de trazabilidad está asociado, a procesos productivos modernos y productos de mayor calidad y valor para el cliente final, exigibles por las normas internacionales en el caso de la industria alimenticia. Es por ello la importancia que la captura de dicha información sea automatizada, almacenada en bases de datos y analizada por sistemas de información para su rápida respuesta. En otros sectores industriales, la trazabilidad al ser un instrumento de gran utilidad es igualmente aplicada, y aunque su utilización no es obligatoria, se aconseja por razones de planificación de la producción, mayor eficiencia en procesos productivos, menores costos ante fallas, mejor servicio a clientes, etc. Beneficios Pueden sintetizarse como: Obliga a ordenar sus procesos productivos al interior de la industria. Permite diferenciarse de la competencia. Cumple con requisitos legales que establecen compradores de mercados extranjeros. Facilita la entrega de una respuesta rápida en caso de reclamos de los consumidores. Entrega información exacta acerca de en qué etapa de la cadena productiva se produjo el problema. Mejora la imagen y valor de la marca. Fortalece la imagen de país seguro en el tema de la producción. Herramientas Las herramientas necesarias para llevar a cabo un sistema de trazabilidad se conforma por un conjunto de soluciones informáticas y electrónicas que permitan llevar un control de lo producido, los sistemas más utilizados son: 19

29 Etiquetas que viajan físicamente junto al producto. Códigos de barra. Dispositivos electrónicos de radio frecuencia. Sistemas automatizados en el proceso de captura, registro y transmisión de la información. Sistemas Informáticos especialmente diseñados para poder generar, gestionar y registrar la información de fecha de caducidad, peso, porcentajes, etc. Administración de Base de Datos. Internet y redes de comunicación. Accesos inalámbricos. Dispositivos móviles, GPS, etc Aplicación sectorial sobre la identificación de productos, con fines diversos: Se puede decir que la trazabilidad está inmersa dentro de la logística y sus herramientas son compartidas e implementadas en cualquier empresa, ya sea de productos o de servicios. La aplicación de la trazabilidad no tiene límites, pues es de gran importancia hacer el seguimiento de los productos en cualquier etapa de su proceso, a continuación se muestra su aplicación en algunos sectores económicos 35 : Sector agropecuario: La trazabilidad es aplicable 100% de manera muy eficiente al sector agropecuario. Existen modelos de metodologías de trazabilidad alrededor del mundo sumamente interesantes y estas están siendo utilizadas en: BOVINOS, AVES, CERDOS, PESCADO, LECHE, OVEJAS, entre otros el punto más relevante que además es el requisito indispensable para lograr un buen registro de trazabilidad en este sector depende de la identificación de los animales, actualmente existe tecnología que va desde la identificación visual hasta la más avanzada que es la electrónica mediante chips. El principio básico es lograr obtener la información del campo hasta la mesa Código EPC, Aplicaciones de la trazabilidad. 20

30 Sector agrícola: Debido a la seguridad alimentaria, las exigencias y normativas en los países importadores y exportadores de productos vegetales y frutas se han realizado iniciativas de trazabilidad aplicables para productos como BANANAS, VINOS, MELONES, PIÑAS, HORTALIZAS entre otros más. A diferencia de la identificación individual como es el caso en animales, la identificación aquí es por lotes de producción lo cual facilita el proceso logístico además de proveer información acerca de la producción, el resultado de la trazabilidad en este sector ofrece puntos importantes para el productor como: Identificación por lotes Automatización logística en empaque y transporte Documentación de materias primas utilizadas Control de la siembra y cosecha (producción) Mejoramiento de los cultivos Seguridad alimentaria y certificaciones En la actualidad existe una propuesta de formato estándar en Europa para contener, transmitir y compartir la trazabilidad. Son los archivos ILE 36 de trazabilidad encapsulada. Estos archivos pueden contener la historia completa de cualquier producto, de acuerdo con las restricciones formales de cualquiera de las legislaciones vigentes en cuanto a trazabilidad y seguridad alimentaria. Hoy en día se hace imprescindible ser competitivo en un mercado cada vez más globalizado. No se pueden perder oportunidades de negocio y estar al día con las normativas de los mercados mundiales es obligatorio, si se desea continuar con la actividad. Sector salud (pacientes): Debido a la globalización de las organizaciones del sector de la salud, se ve la necesidad del empleo de estándares internacionales. Mediante el uso del código de barras, la estandarización en la identificación basada en estándares internacionalmente aceptados y el intercambio electrónico de documentos, las compañías pueden reducir de manera significativa los costos logísticos y administrativos. 36 ( 21

31 Complementario al sistema de codificación, EAN (European Article Numbering Association) Internacional administra un lenguaje estándar de comunicación para intercambiar documentos comerciales electrónicamente. El lenguaje estándar UN/EDIFACT 37, así como EANCOM 38 constituyen un lenguaje universal desarrollado por Naciones Unidas, el cual puede ser utilizado por las compañías que desean intercambiar documentos comerciales tales como pedidos, facturas, despachos a través de medios electrónicos. Adicionalmente, para ampliar la comunicación inter-sectorial a lo largo del proceso logístico, el sistema EAN UCC 39 hace eficientes los procesos hospitalarios permitiendo: prestar mejor atención (reducción de errores, exactitud en la preparación de drogas); asegurar la calidad (información en tiempo real, dispositivo de seguimiento de médicos y medicinas); mejorar el proceso de toma de decisiones (exactitud en la identificación de pacientes, correcta documentación, facilidad en el envío de resultados médicos); incrementar la satisfacción del cliente (interno y externo); mejorar en la productividad entre muchos otros. Sector construcción: Actualmente, empresas constructoras y clientes finales, requieren un buen rastreo de sus productos a utilizar en la obra. En cuyo caso, la trazabilidad inicia cuando el producto llega a la obra, certificados de calidad, remisiones de compra y datos del proveedor; como acto seguido, se registran pruebas de laboratorio, fechas de embarque, habilitado, colado y gráficas de comportamiento. De esta forma, la finalidad y el resultado de la trazabilidad, se haría indispensable cuando los elementos estructurales fallan. Por qué falló?, cuáles fueron los materiales? En cuáles fechas se construyó? Quiénes fueron los proveedores?, son respuestas que se encontrarán en el registro adecuado y detallado para todos y cada uno de los elementos que componen un edificio EANCOM es un estándar EDI que contiene la definición y formatos de los documentos comerciales habituales como pedido, respuesta al pedido, catálogo de productos y precios, facturas, abonos, etc. 39 El Código de Barras GS1 128 (UCC/EAN-128) puede cargar todos los principios de identificación GS1 pero no puede ser utilizado para identificar productos a través del POS. 22

32 Sector Textil y confecciones (Caso de estudio): Para este sector la trazabilidad es factible de certificación, por ejemplo en los sistemas de gestión de calidad, de gestión medioambiental y sistemas de control conocidos como cadena de custodia. La norma internacional ISO ha adoptado dentro de los sistemas de gestión de la calidad y de medioambiente la trazabilidad como un requisito general y aplicable a cualquier empresa del sector económico e industrial sin importar el producto o el servicio ofrecido. Como ejemplo el numeral Identificación y Trazabilidad de la norma ISO 9001:2008 establece que: La organización identifica el producto por medios adecuados a través de toda la realización del producto. Se identifica el estado del producto con respecto a los requisitos de seguimiento y medición. Se controla y registra la identificación única del producto. El concepto de trazabilidad está asociado, sin duda, a procesos productivos modernos y productos de mayor calidad y valor para el cliente final. Hoy en día existe la tecnología que permite rastrear con precisión el camino que recorre un producto en la cadena productiva y de comercialización. La integración de Internet, redes de comunicación, acceso inalámbrico, software especializado, dispositivos móviles, GPS entre otros, hacen realidad la idea de poder detectar el punto exacto y el momento donde se produjo un evento. Para el caso específico de la industria Fibra Textil Confección (FTC), las tendencias en este tema están relacionadas con el ciclo de vida del producto (CVP). La gestión del CVP corresponde a la implementación de modelos para la práctica moderna de la ingeniería de fabricación, con el objetivo de gestionar el ciclo de vida integral, es decir, de las empresas, sus productos, procesos de fabricación y servicios en un modelo de producción limpia y sostenible INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION Sistemas de Gestión de la Calidad NTC ISO 9001:2008 Requisito Identificación y Trazabilidad. 41 Informe de Tendencias Tecnológica Ciclo de Vida de Producto para la Industria Fibra - Textil Confección ha sido realizado por CIDETEXCO y con la participación de CKNOWATION (R CIDETEXCO). 23

33 3. MARCO METODOLÓGICO El diseño y las fases de este proyecto serán guiados por la metodología propuesta por Savvas Tassou (2002) 42. El proyecto se realizará en tres fases así: Recopilación de información sobre la empresa y el sector, donde se busca tener la mayor indagación pertinente de la empresa y del sector. Evaluación de los factores técnicos y económicos en los posibles sistemas de trazabilidad que pueden ser adoptados. Análisis del sistema de trazabilidad que más se adecue para el caso de interés. 3.1 PRIMERA FASE: Recopilación de Información sobre la Empresa de Estudio y el Sector Identificación de los procesos de la empresa Para el estudio de un sistema de trazabilidad se tiene que tener presente la interrelación de los procesos, identificando las necesidades y como estas influyen en el buen desarrollo de la organización, proceso que se desarrollará por medio de la siguiente técnica: Aplicar una lista de chequeo con los involucrados en los principales procesos de la empresa (subgerente administrativo, director de producción, coordinador de producción, coordinador de ventas) y el estudio de los indicadores de gestión de los procesos relacionados, que estimaran los objetivos y determinaran el nivel de prioridades de la empresa. 42 Strategic Planning, Transfer and Implementation of Advanced Manufacturing Technologies (AMT). Development of an Integrated Process Plan. TECHNOVATION, The International Journal of Technological Innovation and Enterpreneurship, Vol.22, pp ,

34 Después de obtener los resultados se determinará el nivel de priorización para enfatizar en los temas más relevantes y relacionarlos con la problemática definida Determinar el nivel del sistema de trazabilidad actual Posteriormente se procede a identificar cuál es el sistema actual que tiene la empresa, por medio de un análisis de su documentación y la elaboración de un diagnóstico de la problemática actual bajo el modelo teórico de la cadena de valor empresarial planteado por Michael Porter Métodos de recolección de la información y presentación de datos Lista de chequeo La primera herramienta utilizada para el análisis del sistema de trazabilidad de la empresa es la lista de chequeo. (Ver anexo 8) La lista de chequeo está basada en los procesos actuales de la empresa, donde se evaluarán las áreas relacionadas con la identificación del producto, según el nivel de cumplimiento del procedimiento. La recolección de datos se realizó por medio de una visita técnica, utilizando una escala de Likert de cinco puntos donde cada uno corresponde a los siguientes criterios de calificación: 1 El área no cumple con el procedimiento 2 El área no cumple con el procedimiento pero ya comenzó a implementar mejoras 3 El cumplimiento del procedimiento es insatisfactorio 4 Cumple con el procedimiento pero puede tener mejoras 5 El cumplimiento del procedimiento es satisfactorio Laudon, Kenneth C. Sistemas de información gerencial. Administración de empresa digital. Pearson Educación. México 25

35 Flujograma de proceso Otros datos de análisis qué se recopilaron para evaluar el actual sistema de trazabilidad de la empresa son los flujogramas de proceso. (Ver Tabla 3) En la matriz se presenta las diferentes áreas que se encuentran relacionadas con la identificación del producto, discriminando las problemáticas y causas que se encontraron, esta información es suministrada por el personal y documentos de la empresa Indicadores Tiempos improductivos segundo semestre 2012 (Ver anexo 10): Los datos seleccionados son extraídos de una base de datos que permite calcular los porcentajes de tiempos perdidos con respecto a la jornada laborada en cada mes, y corresponden a reprocesos, paradas de máquinas por daños mecánicos y demoras causadas por la falta de aprovisionamiento en el puesto de trabajo entre otros. Encuesta de satisfacción del cliente, (Ver anexo 12): Los datos expuestos corresponden a 397 encuestas evaluadas en el periodo del segundo semestre del 2012, son el resultado de un análisis global de todos los clientes de Industrial Barreros SAS (Ver anexo 01: definición de clientes). Para cada tipo de cliente se realizaron encuestas preestablecidas según el proceso de cada uno y para el caso de estudio la atención se centrara en los ítems que maneja la empresa para la revisión gerencial y que sea de pertinencia para el proyecto Determinar el nivel del sistema de trazabilidad en cuanto al manejo de la información de las empresas del sector Mediante entrevistas realizadas a funcionarios de otras empresas del sector, se determinara que sistemas de trazabilidad están utilizando para el manejo de la información, cuáles son sus ventajas y como es su aporte a los requerimientos de sus procesos (Ver anexo 13: protocolo de entrevista). 26

36 Para realizar el análisis de contenido se transcribieron las entrevistas, con el fin de no perder ningún detalle de la información suministrada por las empresas. Esta etapa se desarrolla con el apoyo del software NVivo 9. Luego se caracterizará las empresas y sus sistemas para identificar las oportunidades de mejoramiento de la empresa en estudio con respecto a los parámetros del mercado Objetivos de la Entrevista a. Conocer el proceso general de trazabilidad en diferentes empresas del sector. b. Identificar los recursos y capacidades que han sido claves para el desarrollo de los sistemas de trazabilidad en el sector. c. Saber qué tipo de tecnología en trazabilidad están utilizando las empresas del sector. d. Investigar la articulación de los sistemas de trazabilidad con otros sistemas. e. Reconocer las principales dificultades de otras empresas con relación a las dificultades de la empresa de estudio. f. Percibir el compromiso del nivel directivo en la implementación de los sistemas de trazabilidad. g. Indagar sobre la perspectiva de los sistemas de trazabilidad en cuanto a la obtención de ventajas competitivas. h. Identificar los beneficios y problemas o barreras de los sistemas de trazabilidad de las empresas entrevistadas. i. Conocer las tendencias en sistemas de trazabilidad para la industria a nivel de Colombia. j. Oportunidades de mejora que puede tener los sistemas actuales de trazabilidad en las empresas entrevistadas. 27

37 3.2 SEGUNDA FASE: Evaluación de Factores para la Selección del Sistema de Trazabilidad Establecer los factores determinantes de los posibles sistemas de trazabilidad que pueden ser adoptados Es muy importante que se tomen en consideración algunos factores que podrían ser decisivos en la selección del sistema de trazabilidad, realizando una evaluación de criterios acordes a las necesidades de la empresa, estos factores pueden proporcionar la información crítica con respecto a la selección del sistema apropiado Proceso de justificación económica de los Sistemas de Trazabilidad que tengan más opción de ser adoptados La evaluación económica del gasto permite medir el efecto exacto del sistema de trazabilidad sobre lo beneficioso de la organización y el grado de riesgo implicado. Además, da una evaluación apropiada y permite asegurarse de que las ventajas estimadas se materialicen. 3.3 TERCERA FASE: Propuesta para el Caso de Interés Análisis del sistema de trazabilidad que más se adecue para el caso de interés Después de establecer la diferencia entre lo existente y el nivel deseado con los lineamientos y los factores estudiados en los pasos anteriores, se procederá a la selección de una propuesta que más se adecue a las necesidades económicas y del proceso de fabricación de la empresa. Esta fase se llevará a cabo por medio de consultas a expertos, con el fin de consolidar criterios y métodos que sean eficaces para el planteamiento de la propuesta final. 28

38 4. RESULTADOS Y DISCUSIÓN En este capítulo se presentan los resultados para cada una de las fases planteadas en la metodología definida para el desarrollo de este proyecto, primero con el estudio y diagnóstico actual de la empresa, luego con un análisis del entorno industrial, finalizando con los factores determinantes de los posibles sistemas de trazabilidad que pueden ser adoptados. 4.1 PRIMERA FASE: Recopilación de Información sobre la Empresa de Estudio y el Sector Identificación de los procesos de la empresa Cualquier actividad o conjunto de actividades, que utiliza recursos para transformar entradas en salidas puede considerarse como un proceso 44, por tanto Industrial Barreros SAS divide su sistema de funcionamiento en tres clases de procesos (operativos, de apoyo y gerenciales) todo esto como resultado de comprender la manera lógica en que se desarrollan las distintas actividades al interior de la organización. Figura 1. Mapa de Procesos. Fuente: MAC-PLA-002 Manual de la Calidad del proceso de Planificación, Industrial Barreros SAS. 44 Norma ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y vocabulario definición cláusula

39 La alta gerencia de Industrial Barreros SAS define y establece sus procesos, de acuerdo con su naturaleza y aplicación, de la siguiente manera: Procesos Operativos: Son los procesos directamente relacionados con el producto, cubriendo desde la etapa de venta hasta la terminación del servicio o entrega del producto al cliente. Procesos de Apoyo: Son los procesos de gestión de recursos, que buscan garantizar el correcto desarrollo de los diferentes procesos de la organización. Procesos Gerenciales: Son los procesos que controlan, revisan y verifican la conformidad del sistema, con el fin de determinar las posibles fallas y determinar e implementar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos planificados. También es importante mencionar los documentos que componen el sistema de trazabilidad actual, como parte fundamental para transmitir de proceso en proceso la información: Plan de calidad DOCUMENTO Ordenes de producción DESCRIPCIÓN Identifica las etapas del proceso de producción. (Ver anexo 1) Permiten identificar toda la información relacionada al producto; nombre del cliente, referencia, unidades a fabricar, material e insumos necesarios, consecutivo de lote, etc. ( Ver anexo 2) Acta de producción semanal Establece las prioridades de entrega. (Ver anexo 3) Formato de identificación de prendas y formato control de avíos Planilla de producción individual En el cual se registra cuando inicia y en qué proceso se encuentra la prenda. (Ver anexo 4) Permite identificar en que proceso se encuentra el lote, la sección de producción y quien ejecuto determinada operación. (Ver anexo 5) Kardex de materias primas Kardex de producto terminado Diagramas de proceso Registra las entradas y salidas de insumos y materias primas. (Ver anexo 6) Registra los lotes que están listos para la entrega. Representa en forma gráfica los pasos que se siguen en toda una secuencia de actividades para la fabricación del producto, de sus principales prendas (Anexo 7 Saco - Pantalón) Tabla 1. Documentos del sistema de trazabilidad Industrial Barreros SAS. Fuente: elaboración propia. 30

40 4.1.2 Identificación de los objetivos y necesidades de la empresa A continuación se describen los principales hallazgos por los cuales se evidencia el incumplimiento con los procedimientos establecidos por la empresa y que afectan notoriamente el sistema de trazabilidad (Ver Anexo 9: Aplicación lista de chequeo para diagnosticar la situación actual de la empresa, ampliación Tabla 2) PROCESO OBJETIVO DOCUMENTACIÓN EVIDENCIA 1. Ventas Establecer las actividades para la recepción de los requisitos del cliente, su revisión, planificación y ejecución de la comercialización y venta de las prendas de vestir, estableciendo comunicación con el cliente acerca de su percepción del producto y servicio, y medir su satisfacción. Procedimiento ventas de Indicador satisfacción del cliente No hay una estandarización del proceso en la captura de los requerimientos del cliente Falta de claridad con la información suministrada al siguiente proceso 2. Planeación de la producción Determinar estrategias de planificación para garantizar el logro de los objetivos. Procedimiento de producción. Formado orden de producción. Acta de programación de producción. No hay un registro estándar para diligenciar el formado de orden de producción. Se observa represamiento de lotes en la programación de la producción. 31

41 PROCESO OBJETIVO DOCUMENTACIÓN EVIDENCIA 3. Compras Establecer las actividades para la compra de Materia Prima, Insumos y productos así como la recepción y verificación. Procedimiento de compras y recepción de la producción. Formato de requerimiento del producto y Kardex. En el proceso de solicitud de materia prima no se está diligenciando los formatos requeridos. En el almacén se observa quejas de insumos y productos faltantes. El kardex no contiene información clara. No hay registro en la entrega de insumos. 4. Producción Proporcionar las actividades para la ejecución, verificación de la producción y toma de acciones, así como la identificación y trazabilidad durante el desarrollo del producto. Procedimiento producción. de Formato orden de producción. Planillas producción. Indicadores producción. de de Registro de producto no conforme. Los cambios realizados en el formato orden de producción se almacenan y no se verifican posteriormente. En corte no se registran las actividades y no hay un fácil acceso a la información en las operaciones auxiliares. En la fabricación no hay una entrega formal de las piezas de corte a producción. Existen muchos registros con la misma información. No hay claridad en el formato orden de producción, para la ejecución de los lotes. No se está registrando todos los tiempos muertos, ni se especifica a que corresponden. No hay control de la calidad ya que no se diligencia el formato de producto no conforme. 5. Despachos Garantizar la entrega oportuna de productos a los clientes de acuerdo a sus requerimientos. Procedimiento de despachos. Indicador de satisfacción del cliente No hay control de entradas y salidas. No hay un registro de las actividades en el almacén. Tabla 2. Síntesis de la aplicación lista de chequeo para diagnosticar la situación actual de la empresa. Fuente: elaboración propia. 32

42 4.1.3 Determinar el nivel del sistema de trazabilidad actual: El sistema actual definido por la empresa se expone en el siguiente esquema, con una breve descripción, los responsables de cada etapa, la identificación de los problemas relacionados con la trazabilidad y sus causas: 1. VENTAS: 1.1. Ventas-Clientes Confección INICIO Descripción Responsable Problema Causa Contactar al cliente Contactar al cliente por medio de los diferentes canales de comunicación. Asesores comerciales Elaborar cotización Elaborar el pedido Si Elaborar documento según los requerimientos del cliente No Recepcionar la información con las especificaciones del cliente Asesores comerciales Asesores comerciales Coordinador producción de No se comunica debidamente las modificaciones del pedido ó solicitudes de entrega anticipada, no hay control de cambios. No se indaga y no se registra en detalle todos los requerimientos del cliente, necesarios para la producción. 1 33

43 1.2. Ventas-Clientes institucionales INICIO Descripción Responsable Problema Causa Elaborar orden de producción Estudiar pliego de condiciones No Monitorear pagina Evaluar las condiciones de la licitación Personal soporte de Director de ventas institucionales Si Alistar documentación No Recopilar los documentos requeridos Personal de soporte Si 1 34

44 1 Descripción Responsable Problema Causa Realizar muestra Presentar requisitos solicitados No Solicitar muestras físicas a producción y certificación por parte de un laboratorio especializado las condiciones de calidad necesarias. Presentar en la licitaciones todos los documentos y las muestras físicas según el caso Director de ventas institucionales Director de ventas institucionales Si Presentar todas las capacidades y Sustentar oferta facultades con que en subasta cuenta la empresa para cumplir con el contrato Director de ventas institucionales 2 35

45 2 Descripción Responsable Problema Causa No Firmar contrato Elaborar pedido Si Verificar las especificaciones del contrato con respecto al pliego de condiciones Entregar los requerimientos del cliente para realizar la orden de producción Gerente Director de ventas institucionales Falta de claridad en la información suministrada para la creación de las ordenes de producción. No se comunica al departamento de producción, en detalle todos los requerimientos del cliente. 3 36

46 2. PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 3 Descripción Responsable Problema Causa Recepcionar Pedidos Elaborar orden de producción Imprimir orden de producción Recepcionar la información con las especificaciones de los clientes de parte de los asesores comerciales y el director de ventas institucionales Elaborar la orden de producción con las especificaciones dadas por el departamento de ventas Imprimir y entregar la orden de producción a cada una de las secciones Coordinador producción Coordinador producción Coordinador producción de de de 1. Incumplimiento en las entregas de los pedidos y pérdida de clientes. 2. Represamiento de lotes en el proceso de producción. 1. Al momento de realizar el plan y la programación de la producción, no se conoce el inventario en proceso. 2. No se tiene un criterio definido para la secuenciación de las órdenes de producción. 4 37

47 4 Descripción Responsable Problema Causa Convocar comité de producción Establecer secuenciación de producción Convocar al comité de producción para realizar la planificación de la semana con la participación de: Coordinar de producción, Director de producción, Supervisor de corte y Director de servicios generales Establecer prioridades teniendo en cuenta los pedidos urgentes, pendientes y nuevos pedidos tomando como referencia la cantidad, el cliente, los lotes y tiempo de entrega Sub Gerente Administrativo 3. Se incumple con las fechas de entrega a los clientes. 3. No se realiza seguimiento a la programación de la producción (Indicadores de evaluación). 5 38

48 3. COMPRAS 5 Descripción Responsable Problema Causa Solicitar autorización para la compra Contactar al proveedor 6 No Si Solicitar autorización a Gerencia para la compra de telas y producto no facturado por la empresa por medio del formato Requerimiento del Producto Solicitar al proveedor los requerimientos de materiales y productos no manufacturados por la empresa Coordinador de producción Coordinador de Bodega de Producto terminado Gerencia Coordinador de producción Coordinador de Bodega de Producto terminado Gerencia Solicitud al proveedor: Retraso en la entrega de los materiales a producción ó productos no manufacturados por la empresa. Recepción de productos: Los productos comprados no cumplen con las especificaciones (cantidades) solicitadas. Entrada y salidas de productos: Se presenta ineficiencia en el control del inventario en la bodega de materias primas. Solicitud al proveedor: Incumplimiento por parte del proveedor con los requerimientos solicitados. Recepción de productos: La informalidad en la solicitud de la compra no permite una verificación de los materiales o productos no fabricados por la empresa con lo solicitado al proveedor. Entrada y salidas de productos: El registro de los materiales que ingresan a bodega de materias primas es muy dispendioso. No se controla por parte de la bodega de materias primas, la entrega de materiales a producción generando sobrecostos en los lotes. 39

49 3.1. Almacén de materia prima y producto no manufacturado por la empresa 6 Descripción Responsable Problema Causa Recepcionar productos Ingresar productos Entregar materia prima Entregar insumo Recepcionar y verificar los productos por medio de la factura o remisión de los proveedores Asignar productos al lugar correspondiente y registrar los ingresos en un cuaderno y en listado de Excel. Entregar a corte la materia prima para iniciar la producción, registrando su salida en una tarjeta que contiene su información y en una tabla de Excel. Entregar a cada una de las secciones los insumos requeridos sin registro alguno Coordinador de producción Coordinador de Coordinador de producción Coordinador de Bodega de Producto terminado Coordinador de producción Coordinador de producción Requerimiento de Materiales de Producción a bodega de M.P.: El material es insuficiente en el momento de la fabricación, lo cual genera demora en el proceso. Requerimiento de Materiales de Producción a bodega de M.P.: El cálculo inadecuado de la bodega de materias primas en los requerimientos de producción, ya que se realiza muy informalmente. 7 40

50 4. PRODUCCION 4.1. Diseño 7 Descripción Responsable Problema Causa Calcular trazos Realizar trazos Calcular la cantidad de trazos del modelo según la orden de producción Realizar los trazos por medio de Optitex Supervisor corte Trazadora de 1. Se presenta confusiones a la hora de escoger el modelo o referencia para realizar los trazos. 1. La Información de los requerimientos del cliente se suministra a la sección de diseño de manera incompleta Los cambios se realizan directamente en la orden de producción con lápiz y no existe un registro sistemático, para un uso posterior de la información. 2. No hay control de cambios en los diseños. 41

51 4.2. Corte 8 Descripción Responsable Problema Causa Cortar trazos Realizar tiqueteado y operaciones auxiliares Asignar cortador, extender, fijar y cortar trazos según lo estipulado en la orden de producción Tiquetear cada pieza de las prendas a producir en donde se registra la información contenida en el ANEXO 1 Ensamblar las piezas que serán fusionadas con una entretela que se adhiere a la tela principal por medio de temperatura Organizar e identificar los forros, registrando esta actividad en un formato. Supervisor de corte Tiqueteadora Operario de corte Aviadora Al presentarse un producto no conforme o un reproceso en la sección de producción, con respecto a corte no se sabe con exactitud quien lo realizó, para hacer la corrección pertinente Tiqueteado y Operaciones Auxiliares de Corte: Se genera faltante en los lotes cuando llegan al almacén de producto terminado. Falta de registro de las actividades que se ejecutan en esta sección. Tiqueteado y Operaciones Auxiliares de Corte: Falta de control y revisión de la información registrada en esta sección. 9 42

52 9 Almacenar paquetes de cada corte Almacenar paquete (cada paquete contiene 10 unidades cortados) en la estantería paraque producción haga uso de ellos Tiqueteadora Operaria de corte Aviadora 10 43

53 4.3. Fabricación 10 Descripción Responsable Problema Causa Recoger cortes de estanterías Asignación de operaciones Ejecutar operaciones Realizar control de calidad 11 Recoger los cortes dejado en la estantería de corte Identificar requerimiento de la orden de producción para asignar tareas a las operarias. Ejecutar las operaciones correspondientes a cada sección (delantero, ensamble, Plancha y obra de mano) y registrarlas en el anexo 2. Realizar control de calidad al final del proceso de confección. Patinadoras Patinadoras Operarias Operaciones de control de calidad Fabricación ó confección de las prendas: 1. Faltantes en las piezas de las prendas en producción 2. La orden de producción entregada a las diferentes secciones (Delantero, ensamble, obra de mano), contiene información incompleta de los requerimientos y modificaciones iníciales del pedido realizadas por el cliente. 3. No hay control de cambios en las órdenes de producción para las modificaciones realizadas en el Fabricación ó confección de las prendas: 1. La falta de control no permite determinar quién es el responsable de la reposición de las piezas extraviadas. 2. Las modificaciones realizadas a los requerimientos del cliente se pierden por no consignarse en las órdenes de producción. 3. No se notifica los cambios en la orden de producción ocasionando reproceso. 44

54 proceso. 4. El registro de las actividades ejecutadas por las operarias(os) se realiza tres veces en formatos diferentes. 5. No se tiene un control definido a los tiempos ajenos a la operación, que aumentan el tiempo al proceso de fabricación. Control de Calidad Final: 1. Hay muchas devoluciones o reprocesos a la planta lo cual genera pérdida de tiempo. 2. Se presentan faltantes y demoras en los pedidos. 4. El registro múltiple por parte de las operarias y patinadoras en varios formatos innecesarios generan pérdidas de tiempo. 5. Se realizan actividades que no aportan valor al proceso como son ajustes de máquinas, conteo de prendas de un paquete y reprocesos, que no se están incluyendo en el sistema de costos. Control de Calidad Final: 1. Se presenta un gran porcentaje de producto no conforme sin registrar para analizar al final del proceso. 2. No hay control del producto terminado. 45

55 5. DESPACHOS 5.1. Almacén de producto terminado 11 Descripción Responsable Problema Causa Recibir prendas Clasificar prendas Ensamblar y empacar Recibir las prendas terminadas de la planta de producción. Clasificar las prendas según el cliente Ensamblar y empacar las prendas de acuerdo al el lote, la cantidad, la talla y especificaciones del cliente destino. Jefe de Bodega de Producto terminado Jefe de Bodega de Producto terminado y auxiliar de bodega. Jefe de Bodega de Producto terminado y auxiliar de bodega. 1. Manejo inadecuado de inventarios (exceso y faltantes de prendas). 2. Retrasos en las entregas e insatisfacción a los clientes. 1. El registro actual de las entradas de producto terminado al almacén, no suministra la información necesaria. 2. No se está verificando el estado del lote, es decir no se sabe si un lote esta completo o incompleto

56 12 Entregar reporte para facturar Entregar al Coordinador de servicios generales un reporte de las cantidades de prendas a facturar. Jefe de Bodega de Producto terminado Verificar cantidades y despachar Verifica cantidades y determina la prioridad de despachos. Jefe de Bodega de Producto terminado y Coordinador servicios generales. FIN Tabla 3. Flujogramas del proceso productivo en Industrial Barreros SAS. Fuente: elaboración propia. 47

57 4.2 DIAGNÓSTICO El siguiente diagnóstico de la problemática actual se presenta bajo el modelo teórico de la cadena de valor empresarial planteado por Michael Porter 45 : Figura 2. Cadena de valor genérica. Fuente: Porter, M.E. Estrategia competitiva (Primera ed.). CECSA. México, Actividades Primarias Logística interna: (recepción, almacenamiento, control de existencias y distribución interna de materias primas y materiales auxiliares hasta que se incorporan al proceso productivo) En este punto se evidencia que la empresa tiene un sistema informativo, pero es rudimentario y tradicional, donde el registro se realiza en su totalidad en libretas y a mano. Se cuenta con un respaldo básico en el programa de Excel, pero sin aprovechamiento de las cualidades del mismo, además de disponer de un conteo físico periódico que se encuentra falto de reportes fínales sin organización y Laudon, Kenneth C. Sistemas de información gerencial. Administración de empresa digital. Pearson Educación. México 48

58 control. (Ver Tabla 3: Flujogramas del proceso productivo en Industrial Barreros SAS numeral 3.1) Operaciones: (producción, procesamiento de las materias primas para transformarlas en el producto final. Es en esta etapa donde se procura minimizar los costos) La sección de corte cumple con los requerimientos establecidos por planeación y en cuanto a las fallas internas no se lleva un reporte que indique quien la realizó, en donde y como se están presentando para tomar acciones. Además no se cuenta con un sistema de captura de la información de los formatos existentes. (Ver Tabla 3: Flujogramas del proceso productivo en Industrial Barreros SAS numeral 4.2) El departamento de producción cuenta con un plan lineal de confección, controlado con un sistema documental deficiente, el cual obstaculiza los canales de comunicación de sus áreas. (Ver Tabla 3: Flujogramas del proceso productivo en Industrial Barreros SAS numeral 4.3) Se puede evidenciar que los problemas de información entre las secciones, se deben a la elaboración incompleta de la orden de producción y a la captura de los cambios realizados al pedido. (Ver Tabla 3: Flujogramas del proceso productivo en Industrial Barreros SAS numeral 1) En lo referente a las áreas de producción la empresa no cuenta con un control de los improductivos y no se tiene un control definido a los tiempos ajenos a la operación, que aumentan el tiempo al proceso de fabricación. (Ver anexo 10: Tiempos improductivos segundo semestre 2012) En lo que respecta al control de calidad, se pudo observar que la empresa tiene un manejo de no conformes, pero no los tiene registrados ya que no elabora reportes que le indiquen el comportamiento que ha ido teniendo para el desarrollo de un análisis y toma de acciones oportunas. (Ver Tabla 3: Flujogramas del proceso productivo en Industrial Barreros SAS numeral 4.3 ítem Control de Calidad Final) 49

59 Logística externa: (almacenamiento y recepción de los productos y distribución del producto al consumidor) La empresa cuenta con un manejo de inventarios deficiente, no controlando los lotes lo cual ha generado demora en las entregas a los clientes. (Ver Tabla 3: Flujogramas del proceso productivo en Industrial Barreros SAS numeral 5.1) Marketing y ventas: (actividades con las cuales se da a conocer el producto) Descripción de los clientes: Los clientes con que cuenta la empresa se dividieron en 5 categorías, teniendo en cuenta el tipo de pedido y la participación en el total de producción correspondiente al segundo semestre del (Ver anexo 11: Definición de los Clientes) De los cuales se clasifican en 2 procesos: el cliente institucional de tipo público y privado correspondientes a la categoría 1 y 2 que son los que consumen el 52.51%, y el cliente confección con una participación del 47.49% de la producción total, concernientes a sus clientes mayoristas categoría 4 con un 32,86%, y un 14.63% de la venta en sus puntos, incluyendo a sus clientes potenciales categorías 3 y 5. En las ventas de clientes-confección se identifica que las negociaciones con los clientes se manejan de manera verbal y el documento que se manipula para identificar los requerimientos del cliente es una factura de compra dado por los mismos clientes. A lo cual se puede decir que la información no es clara y concisa desarrollando problemas en las demás áreas de la compañía al momento de iniciar con la confección. En las ventas de clientes - Institucionales se encontró que la empresa tiene unos procesos establecidos para poder aplicar a las convocatorias de estos clientes, pero solo son procesos establecidos para poder ingresar, ya que en el momento que el cliente le solicite cambios o modificaciones del lote original, este no se divulga oportunamente a las demás áreas de la empresa ocasionando devoluciones e inconformidad por parte de los clientes. 50

60 Servicio: (posventa agrupa las actividades destinadas a mantener y realzar el valor del producto, mediante la aplicación de garantías) Para obtener información de los temas relacionados al servicio posventa y garantías de los productos ofrecidos por Industrial Barreros SAS, se interpreta los datos obtenidos sobre la medición de satisfacción de los clientes, realizada en el segundo semestre del 2012, (Ver anexo 12: Encuesta de satisfacción del cliente) con las siguientes observaciones: En lo relacionado a los productos se evidencia insatisfacción por parte de los clientes por el incumplimiento en las especificaciones 32%, características 33%, calidad 20%, tiempos de entrega 45% y cantidades entregadas 30%. Para el servicio se presenta insatisfacción por la demora en la solución de las devoluciones en un 50% y en cuanto a la garantía no se lleva un control real de estos datos. Los porcentajes son tomados de las calificaciones en la escala de malo y regular, por ser las que se convertirán en oportunidades de mejora Actividades Secundarias o de Soporte Aprovisionamiento: (almacenaje y acumulación de artículos de mercadería, insumos, materiales, etc.) Se pudo visualizar que la empresa cuenta con una serie de proveedores habituales cuyas entregas suelen ser retrasadas y sin soporte alguno de los requerimientos ya que la mayoría de las solicitudes se realizan de manera verbal. Las cantidades solicitadas se dan por estimaciones subjetivas del encargado, generando faltantes de insumos y retrasos en el proceso de confección. (Ver Tabla 3: Flujogramas del proceso productivo en Industrial Barreros SAS numeral 3) 51

61 Infraestructura de la organización: (actividades que prestan apoyo a toda la empresa, como la planificación y desarrollo de producto) Programación de la producción: La empresa cuenta con reuniones periódicas para crear las órdenes de producción de la semana, pero no tiene en cuenta las órdenes represadas ni maneja un sistema objetivo de prioridades para la producción. (Ver Tabla 3: Flujogramas del proceso productivo en Industrial Barreros SAS numeral 2). Diseño: Esta área cuenta con un buen sistema de elaboración de trazos, permitiendo el mejor rendimiento posible de la tela, pero presenta un deficiente control de cambios en su información, registrados en la orden de producción. (Ver Tabla 3: Flujogramas del proceso productivo en Industrial Barreros SAS numeral 4.1) Gestión del talento Humano: (búsqueda, contratación y motivación del personal) En la visita técnica se identifica que la empresa dispone de capital humano experimentado, con formación empírica en el área de producción, solo existe rotación de puestos de trabajo en caso de que el proceso lo requiera y existe conflicto al adaptarse en caso de ser asignado en otra área. Según la percepción del subgerente administrativo la empresa conoce cuáles son sus limitaciones mas no trabaja en conjunto para buscar soluciones que permitan disminuirlas o controlarlas, esto sucede ya que cada área se considera completamente independiente Desarrollo tecnológico: (investigación y generadores de valor) De acuerdo a las observaciones realizadas por el coordinador de producción el proceso de producción actual se mantiene desde la creación de este tipo de empresas de confección (sistema lineal). Es cierto que ha evolucionado con el paso del tiempo, pero no han sido cambios radicales. Se ha implementado muy poca tecnología pero se ha tratado de mejorar las técnicas manuales en algunas áreas del proceso productivo. 52

62 4.3 Determinar el Nivel del Sistema de Trazabilidad en Cuanto al Manejo de la Información de las Empresas del Sector Análisis del Entorno Industrial Siguiendo el diseño metodológico establecido, la entrevista se aplica en empresas del sector textil confección y es orientada a determinar que sistemas de trazabilidad se están utilizando, cuáles son sus ventajas y como es su aporte a los procesos de fabricación. Así mismo, se exponen algunos hallazgos y se obtienen elementos para establecer una propuesta para la empresa de estudio. Caracterización de las empresas A continuación se exponen las principales características de las empresas que participaron, teniendo presente que se dedican a la misma actividad económica y coinciden con la línea de productos en trajes de vestir formal para dama y caballero: EMPRESA TAMAÑO MERCADO 1.CIDMA LTDA, 2.LUBER 3. D'CALIDAD Mediana 1. Empresa del sector de confección de dotaciones institucionales de entidades privadas y estatales. 2. Compañía comercializadora de prendas de vestir en la línea femenina y masculina, con puntos de venta propios. 3. En d'calidad se encontrará el mayor surtido en prendas de vestir formal e informal y accesorios para caballero con puntos de venta propios. CARGO DEL ENTREVISTADO La primera entrevista se realizó con un asesor del software SIIGO, fue elegido por el conocimiento que él puede proporcionar y también porque esta solución informática esta implementada en estas empresas del sector y de las cuales no tenemos contactos que estén laborando allí. 53

63 EMPRESA TAMAÑO MERCADO CARGO DEL ENTREVISTADO C.I FRANCISCO ROCHA & CIA LTDA Grande Es la empresa fabricante de la marca Arturo Calle 46, con una trayectoria de 25 años en el mercado, una de las marcas más grandes e importantes del país. En 2010, las ventas de Arturo Calle fueron alrededor de $ millones, lo que representó un crecimiento cercano a 7,9% respecto al año anterior 47. Su presidente obtuvo el premio de Líder Empresarial por ser el directivo más sobresaliente del sector privado de Colombia en el último año 48. La segunda entrevista se realizó con una persona del nivel de mando medio y se desempeña actualmente como coordinadora de ingeniería. PERMODA S. A. Grande Fabricante de las marcas Pronto, Armi, Koaj y Bkul 49 considerada como una de las más grandes empresas de confección del país 50, y nominada al premio esfuerzo exportador 51 por su participación decidida en la búsqueda de reconocimiento y proyección internacional, demostrando creatividad para llegar a otros mercados internacionales. Además es solicitada por grandes cadenas de centros comerciales como Mall Plaza 52. La tercera entrevista se realizó con un cargo del nivel de mando medio y se desempeña actualmente en el área de planeación. Tabla 4. Caracterización de empresas participantes en la entrevista. Fuente: elaboración propia

64 4.3.2 Resultados de la entrevista A continuación se describen los principales hallazgos según los objetivos planteados que surgen del análisis de contenido. En los casos que se consideran pertinentes, se incluyen fragmentos que ilustran la percepción de los entrevistados: a. Proceso general de trazabilidad en el sector textil confección Se identifica que las empresas entrevistadas utilizan una aplicación de software que les permite en cada una de las etapas del proceso de fabricación, un método de identificación, registro, consulta y gestión de todas las operaciones, especificaciones de los clientes, orígenes de los componente utilizados, destino de los productos elaborados y sus características individuales, en síntesis, tienen la capacidad para integrar toda la información relevante a los eventos que ocurran a un producto desde el origen y recepción de sus materiales hasta la expedición al cliente final. b. Recursos y capacidades que han sido claves para el desarrollo de los sistemas de trazabilidad en el sector Empresas de tamaño mediano Bases de Datos de proveedores y clientes manejadas por la aplicación de SIIGO NET. Bases de Datos en Acces para el control de los paquetes y productividad de las secciones. Empresas de tamaño grande Software de siesa 8.5. Software de siesa Enterprise. PCP Planeación y Control de la Producción software donde se manejan los tiempos y movimientos, rutas de fabricación y operaciones. Dynamics software que realiza las órdenes de compra, el manejo de los inventarios, las listas de materiales y ventas. PLM Poryni software que permite el manejo de las especificaciones de los clientes y las fichas técnicas. Los recursos necesarios son: Servidores con características técnicas de 64 Bits, memoria de 8 gigas, SQL 2008, R2 como mínimo. Sistema operativo 2008 y posteriores. Cada estación de trabajo: XP y máquinas de 4 gigas como mínimo. 55

65 Más estaciones de trabajo (equipos de cómputo). Personal administrativo para la digitación y análisis de la información. c. Conocer qué tipo de tecnología en trazabilidad están utilizando las empresas del sector Es un sistema integrado por medio de un cruce de documentos, en el cual cada registro afecta todo el flujo de información y se presenta de forma inmediata a cada una de las áreas. Los usuarios en el sistema manejan ciertas restricciones y aplicaciones dependiendo las funciones y responsabilidades asignadas. En cuanto a las principales capacidades que han tenido que desarrollar en la implementación o aplicación del sistema de trazabilidad de la empresa se presentan las siguientes: Capacitación del software Organización administrativa Integración con los clientes por parte del departamento de Diseño. Integración con los proveedores en cuanto a las devoluciones. Relación con los proveedores en especial apoyo en capacitaciones de los productos. (Coats cadena) Contratación de ingenieros para la implementación, seguimiento y el mejoramiento del sistema. Responsabilidad en el ingreso de la información De parte de los trabajadores y mandos medios: capacitación, compromiso, seguimiento, control, organización y parametrización autonomía, trabajo en equipo. d. Investigar la articulación de los sistemas de trazabilidad con otros sistemas Entrevista 1 cobertura 8.27% Hay una aplicación que se llama Enterprise en el software de SIIGO y maneja productividad de las estaciones de trabajo, indicadores que pueden ser aplicados a un sistema de Entrevista 2 cobertura 6.54% El sistema de trazabilidad apoya el seguimiento de los indicadores y metas que se manejan por el Balanced Scorecard y la normatividad para conservar los certificados con Wrap Entrevista 3 Cobertura 4.39% La empresa maneja sus informes de calidad inicial y final de proceso por medio de Excel. No tiene actualmente sistemas de gestión de calidad en procesos de tipo ISO

66 Entrevista 1 cobertura 8.27% gestión de calidad, control de tareas puntuales y requerimientos de cada una de las áreas con su respectivo cumplimiento donde se manejan incentivos o bonificaciones, actualmente se maneja en el área de ventas y facturación. Entrevista 2 cobertura 6.54% (Derechos Humanos), Basc (contrabando y contaminación por narcóticos por parte de la embajada de los Estados Unidos) e ISO Entrevista 3 Cobertura 4.39% u otras, pero están certificando un laboratorio propio de pruebas de telas e insumos. e. Reconocer las principales dificultades de otras empresas con relación a las dificultades de la empresa de estudio. En general el manejo de la parametrización de estos ítems se relaciona con lo siguiente: Un manejo muy genérico de los productos que no arrojan información precisa. En la dificultad de hacer una auditoria de inventarios físicamente, seguimiento. Que coincida la información del sistema con la del conteo físico de los inventarios (materias primas, inventario en proceso y de producto final). Alta rotación del personal que se ve reflejado en errores, desorden y pérdidas de tiempo en la capacitación para el manejo del software. f. Percibir el compromiso del nivel directivo en la implementación de los sistemas de trazabilidad La gerencia y el nivel directivo apoyan el desarrollo de la siguiente manera: recursos económicos, inversión en tecnología, tiempo indispensable para la capacitación, control y seguimiento mediante informes y reuniones periódicas. g. Indagar sobre la perspectiva de los sistemas de trazabilidad en cuanto a la obtención de ventajas competitivas. Según la percepción de los entrevistados la adopción de un sistema de trazabilidad permite ventajas competitivas, frente a un producto de menor costo 57

67 y reducción en los tiempos de entrega determinado los cuellos de botella y dando oportunamente solución. Permite un mejoramiento continuo a toda la organización. Mejor seguimiento por parte de gerencia Mayor tecnología y digitalización de la información para diversos usos. Reducción de tiempos en la no re digitación de datos, que minimiza el riesgo de duplicar la información y el error de digitar mal con la elaboración de varios documentos. Reducción en cuanto a costo con el control más detallado del inventario. Los estudios que se conocen son las estadísticas o informes que a nivel de costos son presentados a la gerencia. h. Identificar los beneficios y problemas o barreras de los sistemas de trazabilidad de las empresas entrevistadas. Beneficios: Un exacto costeo de los productos por centros de costos. Mayor control interno a todas las dependencias Mejores estadísticas con datos actualizados Un mayor control de los inventarios. Mejor asignación de responsabilidades y cargas de trabajo. Trazabilidad de documentos Integración de la información Herramientas para análisis de la información En palabras de los entrevistados: Obliga al usuario a organizar la casa, es decir cada departamento o área según sus funciones y responsabilidades. Problemas: Dificultad o renuente al cambio por manejo anterior a un software diferente. Atraso en el ingreso o digitación de la información al sistema. La información no es real por que se encuentra desactualizada. Errores en el ingreso de la información y la verificación tardía de esta Demora en la retroalimentación de tiempos con el sistema y por consiguiente se manejan datos no reales. En la alimentación del sistema por la urgencia de ocupar vacantes se realiza capacitaciones tardías y por esta razón se comenten muchos errores. 58

68 En palabras de los entrevistados: Cada empresa tiene sus propios manejos internos, es decir administrativos tan diferentes de una empresa a otra y hay que modificar el software a las necesidades de la empresa. i. Conocer las tendencias en sistemas de trazabilidad para la industria a nivel de Colombia. (Software) Openbravo Dynamics Novasoft Sistema uno o también reconocido como soluciones Siesa SAP Soluciones de Microsoft como Word Office El sistema en la Web como el tipo de tecnología de Nube. (Manejo de Hosting). j. Oportunidades de mejora que puede tener los sistemas actuales de trazabilidad en las empresas entrevistadas. En palabras de los entrevistados: Entrevista 1 cobertura 5.59% El software es muy completo a nivel contable. Pero debería tener mejoras en cuanto a la presentación del software, en la amabilidad con el usuario mejor usabilidad no tantas ventanas y más automático que lea y traiga muchas cosas a la vez. Entrevista 2 Cobertura 7.80% Más interacción con los procesos de producción, que no sea tan limitada la herramienta en esta área, para el control de cambios y el control del inventario en proceso. La programación de materiales se hace dos veces ya que se hace según conveniencia del departamento de corte, esto genera más tiempos y procesos adicionales, que se puedan unificar y reducir estos procesos. Entrevista 3 Cobertura 7.85 Los tres software que se manejan deberían tener más compatibilidad en su aplicación para no tener que reescribir la información. Es decir en uno solo tener todas las herramientas necesarias para ejecutar un proceso. La capacitación y retroalimentación oportuna de las personas nuevas es muy importante para reducir el error al ingresar la información al sistema. El departamento de planeación debería adelantar las colecciones y permitir que el producto tenga un flujo más ordenado en cuanto a los requerimientos de materiales. 59

69 4.4 Discusión de Resultados Análisis del Entorno Industrial Se puede concluir que las empresas medianas tienen un menor grado de utilización y aprovechamiento de las tecnologías de información y por esta razón las diferencias en los procesos de fabricación son muy marcadas con respecto a las grandes empresas. Existen soluciones que han sido diseñados especialmente para satisfacer las necesidades de las empresas industriales, estos sistemas se denominan ERP (Enterprise Resourse Planning) y tienen por objetivo el de facilitar el flujo de información entre las áreas de manufactura, comercial, abastecimiento, costos y finanzas de una empresa. Estas herramientas, permiten realizar el circuito completo de abastecimiento, producción y costos de manera ordenada y sistemática. Trabajan desde el plan de ventas, la planificación de la producción, la planificación de las compras, el control de la producción, el control de la calidad, la trazabilidad de los productos, hasta los procesos administrativos que acompañan toda la gestión. Para el caso colombiano la pequeña y mediana empresa constituye hoy en día el centro de sistema económico de nuestro país 53. En gran porcentaje el futuro dependerá del crecimiento de las pequeñas y medianas empresas, no únicamente por el volumen de empleo que generan, y el volumen de establecimientos, sino por tener un tamaño que en ocasiones les permite realizar con eficiencia y flexibilidad la fabricación de algunos insumos que en buen número de casos la grande empresa efectúa con elevados costos. Por otra parte la revolución de las tecnologías de información es un acontecimiento importante, las nuevas tecnologías se diferencian de las anteriores por el ritmo acelerado con que se expandieron y se insertaron en la actividad productiva. Se distingue por la expansión de oportunidades económicas estimuladas por las nuevas tecnologías y resumidas en la integración de los mercados a nivel mundial. 53 Colombia, Departamento Nacional de Planeación, Agenda interna para la productividad y la competitividad. Docuemnto sectorial, algodón, fibra, textile y confecciones, Bogotá, agosto de

70 Las inversiones que las empresas han realizado en tecnologías de la información se orientan a disminuir costos, entrelazar operaciones y ofrecer nuevos y mejores servicios. Algo muy importante son también los servicios, estos los proveen empresas como Compaq, Microsoft e IBM. Estos han crecido considerablemente en los últimos años firmando nuevos contratos de servicio, lo que hacen es ampliar poco a poco las actividades en las PYMES y abastecerlos de infraestructura tecnológica 54. La tecnología en las PYMES se debe de dar a través de la integración de recursos, materiales y humanos, para que al lograr esta eficiencia se dé también un aumento en rentabilidad para la empresa. 55 Por ello, se analizaron todos los aspectos de la empresa de estudio, sus procesos, operaciones y operarios. Con esta visión se pretende mejorar sus procesos productivos, obtener un mejor rendimiento, reducir costos y cumplir con cuestiones legales cuando se requiera. 4.5 SEGUNDA FASE: Evaluación de Factores para la Selección del Sistema de Trazabilidad A continuación se delimitó los requisitos generales: El desarrollo del software y/o adquisición de licencias y la modificación del software para la adaptación a los requerimientos de la empresa. Mantenimiento del software durante el periodo de garantía. Mantenimiento y actualización del software una vez finalizado el periodo de garantía. Traspasar los datos contables al nuevo sistema de gestión. La formación de los usuarios. La puesta en marcha hasta que todo el sistema funcione correctamente. 54 Corporacion centro de Investigación y Desarrollo Tecnológico Textil-Confección de Colombia- CIDETEXCO. Bogotá, Diciembre de

71 4.5.1 Establecer los factores determinantes de los posibles sistemas de trazabilidad que pueden ser adoptados: REQUERIMIENTOS VARIABLES DE TRAZABILIDAD Trazabilidad de cada artículo y elemento sin excepción. A qué hora se recepcionó determinada mercancía. Identificación y etiquetado de cada unidad, bulto y contenedor. Quien efectuó la descarga y cuál es su respetivo lote. Cuándo y dónde se ubicó la carga. Registro de cada entrada con su unidad y origen. Qué registro había en el área de almacén en ese momento. Registro de cada movimiento y proceso. Quien y cuando lo preparó para producción. Registro de cada salida con su identidad y destinación. Cuándo se carga en la línea de producción. Qué lotes de materiales intervinieron. Automatización de la generación, captura y recuperación de datos. Qué variables de proceso se registraron (temperatura, tiempos, etc.) Disposición de toda la información en una base de datos. Análisis del producto fabricado por la línea en cada cierto tiempo. Comprobación con regularidad de sistemas y procedimientos. Tiempo y operario que lo ubica y toma para expedir. Intercambio de información con otra partes Ruta de los procesos y recursos invertidos. de la cadena de suministro. Aprovechamiento de los datos de Que inconsistencias se presentaron en los trazabilidad para mejoras empresariales. procesos y en qué momento. Tabla 5. Requerimientos que justifican el Sistema de Trazabilidad. Fuente: elaboración propia Proceso de justificación económica de los Sistemas de Trazabilidad que tengan más opción de ser adoptados: Lo que las empresas pequeñas y medianas desconocen es que la trazabilidad bien aplicada les permitirá obtener beneficios económicos. Muchas empresas siguen entendiendo la trazabilidad únicamente como un incremento de costos; ciertamente su aplicación implica mayores gastos en términos de compra de equipos, instalación de software, aumento de horas por operario y un mayor número de puestos de trabajo para el control de los procesos. 62

72 Si efectivamente se aplicara la trazabilidad como un mínimo imprescindible para cumplir la legalidad, se convertirá inevitablemente en una carga para la empresa, sin obtener la rentabilidad deseada por ello; lo que se debe es aprovechar este control de procesos para con el mismo costo, obtener la mayor información posible con el objetivo de mejorar la producción y conseguir así un beneficio económico. En el estudio de los costos asociados a la implantación de un sistema de trazabilidad se tienen que valorar la instalación del propio software, y los años siguientes a la ejecución, que es cuando los costos reales del mantenimiento, actualizaciones y optimización de los sistemas se notan realmente. No se ha de esperar que el dinero invertido en la implantación se recupere a corto plazo. Uno de los problemas son los costos escondidos, aunque esto varíe de empresa a empresa, ciertos costos son fácilmente olvidados o no estimados. Algunos de estos costos pueden ser: Capacitación de empleados Integración y prueba Consultoría Implementación de equipos Pero la noción final de los costos se va mitigando a lo largo de los tiempos de implantación, pues la reducción de los costos, poco a poco, hace suprimir el pánico inicial por el elevado presupuesto necesario por parte de la empresa. 63

73 5. PROPUESTA 5.1 TERCERA FASE: Análisis del sistema de trazabilidad que más se adecue para el caso de interés. Esta propuesta realizada al mejoramiento del sistema de trazabilidad en Industrial Barreros SAS, se consolida con base en la literatura y los hallazgos evidenciados, reconociendo que, a pesar de los beneficios y potencialidades identificadas de las tecnologías, son los aspectos específicos al proceso de gestión, desde la planificación hasta la implementación y aplicación, lo que representa los principales obstáculos para el uso efectivo de estas tecnologías 56. Por lo anterior, este capítulo inicia con los requerimientos internos y externos que se recopilaron con las etapas del estudio, que son el referente para la elaboración de la propuesta Hallazgos de la empresa de estudio Debido a la falta de conexión entre los registros al momento de realizar ejercicios de trazabilidad, la empresa no está en la capacidad de determinar la trayectoria del producto a lo largo de toda la cadena de suministro, tanto información intrínseca del producto, como procedencia, tratamiento aplicado, procesos, almacenamiento, distribución, localización del producto, etc. Esta falta de información oportuna ocasiona una ineficiente respuesta en caso de necesitar devolverse por algún requerimiento del proceso (minimizar los costos) o del consumidor (reclamo o queja), y algunos de sus puntos débiles son: La totalidad de los registros se realiza en forma manual Necesidad de modernizar la tecnología aplicada a la captura, almacenamiento, procesamiento, manejo de datos, generación y entrega de información generada. Hacer inversiones en equipamiento y comunicaciones para que el sistema opere en tiempo real. Facilitar la gestión de los organismos de control y seguimiento. 56 Small M. (2006). Justifying investment in advanced manufacturing technology: a portfolio analysis. Industrial Management & Data Systems, Vol. 106 No. 4, pp

74 5.1.2 Hallazgos del entorno industrial A nivel nacional es posible referenciar como un marco de apoyo institucional a los procesos de adopción de Tecnologías de Manufactura, el diseño a partir de 1990, de políticas públicas orientadas al mejoramiento estructural de los sectores prioritarios, dentro de las cuales se pueden mencionar: los Centros de Desarrollo Tecnológico (CDT), las cuales pretenden constituirse en entidades que impulsen políticas de orden tecnológico. Dada la importancia del sector textil dentro de la economía colombiana, se destacan algunos resultados específicos en la adopción de Tecnologías Modernas de Manufactura contenidos en el estudio Prospectiva y Vigilancia Tecnológica en la cadena Fibra Textil- Confecciones, desarrollado por Cidetexco 57 y Colciencias en el año Este proyecto identifica las mejores prácticas y la prospectiva tecnológica de la cadena a nivel global y establece una comparación con la industria Nacional para identificar las principales brechas, proponiendo algunas estrategias para disminuirlas. Dentro de las tendencias de uso de TAM para esta industria el estudio identifica: aplicación de tecnologías CAD/CAM para prendas de vestir hechas a la medida, tecnologías de simulación y animación avanzadas, digitalización en 3D, prototipado virtual, una producción en un entorno CIM, implementación de sistemas ERP, entre otros. La importante contribución de las tecnologías modernas de manufactura para mejorar la competitividad del sistema de fabricación y por tanto de la organización, ha ganado un reconocimiento generalizado. Las empresas manufactureras han estado invirtiendo en AMT para mejorar su rendimiento de producción en términos de costo, calidad y flexibilidad, en un esfuerzo por competir con otras empresas en un entorno global caracterizado por su dinamismo, complejidad e incertidumbre. Por otra parte, el rápido crecimiento de la industria de AMT está creando problemas en nuevas direcciones, por lo cual las empresas que demandan este tipo de tecnología se enfrentan ahora a la situación de tener que tomar una decisión entre varias alternativas de AMT, todas ellas potencialmente capaces de realizar una tarea específica. 57 Corporación Centro de investigación y Desarrollo Tecnológico Textil de Colombia 65

75 En consecuencia, la adopción adecuada de tecnologías se está volviendo cada vez más compleja, siendo un problema que requiere la participación de múltiples disciplinas y un tema relevante para los gerentes de operaciones, de tal manera que esta decisión de inversión de capital contribuya de manera efectiva al mejoramiento de la competitividad empresarial. Las tecnologías modernas de manufactura generan oportunidades y no ventajas. Las ventajas se pueden lograr a través de una adecuada selección y aplicación de estas tecnologías 58 (citado en Gouvea, et al., 2009). 5.2 ELEMENTOS DE LA PROPUESTA El proceso de evaluación y justificación de la adopción de una tecnología debe ser integral considerando los factores tangibles e intangibles y minimizando de manera objetiva las barreras. Así mismo, en este enfoque debe visualizarse la empresa como un sistema, en el cual una decisión de esta naturaleza tendrá impacto en su estructura organizacional, en los procesos de negocio y en las funciones empresariales fundamentales (Chuu S., 2009; Ordoobadi, S., 2009; Small, 2006; Garzón, 2001). Los aspectos claves en este proceso de adopción de AMT deben estar contenidos en tres etapas: planeación, selección e implementación y una fase de evaluación, tal como se sugiere a continuación: 58 Gouvea da Costa, S.E. (2009). Pinheiro de Lima, E. Advanced manufacturing technology adoption: an integrated approach. Journal of Manufacturing Technology Management. Vol. 20 No. 1, pp Consultado en Emerald 66

76 Fuente: Efstathiades A.; Tassou S.; Antoniou, A. (2002) y Ordoobadi, S. (2009) Visión Industrial Barreros SAS consolidará su participación en el mercado nacional posicionando sus productos como sinónimo de calidad, precio competitivo y excelente servicio, brindando soluciones de vestuario con proveedores confiables, personal competente y con altos estándares de calidad y a su vez se propondrá en incursionar en el mercado del continente americano Oportunidades Estratégicas Calidad: Incremento de la calidad del producto, proceso. Excelente servicio: Mayor satisfacción del cliente: respuesta rápida de la demanda de los clientes y mejoramiento de la imagen corporativa. 67

77 Proveedores confiables: Generar un proceso de integración con los proveedores que ayude a mantener la trazabilidad en cada eslabón de la cadena de suministro. Personal competente: Formación de personal. Altos estándares de calidad: mejoramiento de la compatibilidad del sistema (estandarización de los diseños de los productos), mayor capacidad para integrar operaciones y mejoramiento de la gestión de operaciones (respuesta más rápida a los problemas, disponibilidad de la información en tiempo real) Prioridades Competitivas Posicionando los productos: La puesta en marcha de una eficiente trazabilidad dará como resultado una mayor confianza del consumidor hacia el producto posicionándolo poco a poco frente a otros productos. Precio competitivo: manejar un precio muy competitivo con respecto al mercado, minimizando los sobrecostos de los productos. Incursionar en el mercado del continente americano: Aumento de las oportunidades de mercado: aumento de la cuota de mercado de productos existentes Parámetros de Manufactura Requeridos El ingreso de materiales al almacén y la entrega al taller de producción Al momento del ingreso de los materiales al almacén se debe realizar una correcta identificación del pedido de la materia prima, material o semielaborado ingresado. Esto significa, no solo llevar un número de lote sino también relacionarlo con información del producto suministrada por el proveedor como la fecha de fabricación y vencimiento, certificados de fabricación o de calidad. Esta operación requiere contar con una herramienta específica para realizar esta tarea adecuadamente, teniendo en cuenta el tiempo que implica realizar esta identificación y considerando la cantidad de componentes que integran un almacén de materias primas. También el personal de los almacenes debe estar lo suficientemente capacitado para que cuando saca el material de la estantería para entregarla al taller de 68

78 producción, individualice los consumos a fin de informar al sistema y llevar un mejor control para posteriores informes y consultas El proceso de fabricación En cuanto al costo de la trazabilidad en el proceso de producción, hay que estimar el impacto que tiene informar al sistema el lote de todos los elementos fabricados y el seguimiento en su paso por todos los centros de costos. El sistema de información deberá manejar hasta el último detalle de todos los movimientos, sus pedidos y correspondientes ubicaciones físicas en todos los almacenes y centros de costos de la empresa La determinación del consumo de materiales Debe identificarse el lote de cada uno de los componentes utilizados en la fabricación. En muchos casos, sin Trazabilidad el consumo de materiales se hace en forma automática a través de un sistema por prorrateo, pero con trazabilidad esto requiere la intervención de un sistema mucho más completo que presente los recursos disponibles y definir cuales se utilizaron La producción en terceros Generalmente se envían los materiales al tercero en forma parcial en lotes sucesivos a medida que están disponibles y el proveedor va haciendo entregas también parciales; para el control de la Trazabilidad se deben desarrollar métodos más confiables para evitar la mezcla de los lotes, el sistema de información debe brindar la posibilidad de que el proveedor informe las entregas pactadas y los consumos realizados también con sus lotes La identificación del producto terminado entregado a los clientes Una vez finalizada la producción, es necesario asignarle un número de lote que permita identificarlo. Luego debe controlarse estrictamente los pedidos enviados a los clientes. Hacer seguimiento a las devoluciones de los clientes. 69

79 Para evaluar el costo de la trazabilidad un factor muy importante que no debe ignorarse es el control de pedidos de los productos devueltos por los clientes. En el caso de productos devueltos por problemas de calidad, es clave considerar el reproceso de los productos defectuosos para recuperar las unidades y su restitución a los pedidos originales. Para poder realizar esta tarea, necesariamente hay que disponer de un sistema de información capaz llevar los datos de reprocesos sin perder el control de los lotes y pedidos Parámetros de Manufactura Actuales Como se ha mencionado en el capitulo III de resultados y discusión en el numeral b, en la determinación del nivel del sistema de trazabilidad actual, el caso de estudio tiene como principales características: Gestión general Sistema centralizado Actualización de los datos de forma manual. Sistema desconectado de los demás sistemas de trazabilidad de otras empresas. PC + software de gestión de una base de datos local + introducción de datos manual + datos aislados, no permiten a la empresa contar con una herramienta de mejora de la gestión, del producto y del proceso en las diferentes etapas, desde la recepción de materia prima hasta el almacenamiento del producto final. 70

80 5.2.6 Análisis del Proceso Proceso Etapa Adaptabilidad a AMT Ventas Ventas-Clientes Confección Ventas-Clientes institucionales Indagar y registrar en detalle todos los requerimientos del cliente, necesarios para la producción. Comunicar al departamento de producción, en detalle todos los requerimientos del cliente Planeación Planeación de la producción Solicitud al proveedor Realizar el plan y la programación de la producción, conociendo previamente el inventario en proceso. Tener criterios definidos para la secuenciación de las órdenes de producción. Realizar seguimiento a la programación de la producción (Indicadores de evaluación). Realizar seguimiento al proveedor con los requerimientos solicitados. Recepción productos de Verificar los materiales o productos no fabricados por la empresa con lo solicitado al proveedor. Compras Entrada y salidas de productos Requerimiento de Materiales de Producción a bodega de Materias Primas. Actividades de Diseño Agilizar el registro de los materiales que ingresan a bodega de materias primas y controlar por parte de la bodega de materias primas, la entrega de materiales a producción. Realizar un cálculo apropiado para los requerimientos de producción. Suministrar a la sección de diseño la Información de los requerimientos del cliente de manera completa. Llevar un control de cambios en los diseños. 71

81 Proceso Etapa Adaptabilidad a AMT Producción Actividades de Corte Llevar registro de las actividades que se ejecutan en esta sección. Fabricación ó confección de las prendas Llevar un control de los responsables y de la reposición de las piezas extraviadas. Consignarse en las órdenes de producción las modificaciones realizadas a los requerimientos del cliente. Notificar los cambios en la orden de producción. No realizar registros múltiples por parte de las operarias y patinadoras en formatos innecesarios. No realizar actividades que no aportan valor al proceso como son ajustes de máquinas, conteo de prendas de un paquete y reprocesos y si las hay incluirlas en el sistema de costos. Control de Calidad Final Registrar el producto no conforme Controlar el producto terminado. Despachos Actividades del Almacén de producto terminado Suministrar la información necesaria para el registro de las entradas de producto terminado al almacén. Verificar los estados de los lotes. Tabla 6. Análisis del proceso productivo de la Empresa en estudio. Fuente: elaboración propia. 72

82 5.2.7 Brecha Competitiva Una brecha de competitividad o de tecnología puede definirse como la distancia existente entre la industria local y las denominadas mejores prácticas de clase mundial 59. Las brechas identificadas para el caso de estudio son orientadas al desarrollo tecnológico, porque no se evidencia la incorporación de tecnologías como herramienta para la gestión gerencial y de producción. Presentando un rezago tecnológico que no solo se mide por el nivel de producción sino también por la rapidez y calidad, siendo una manifestación del poco nivel de inversión en tecnología, propiciando una barrera para que la empresa sea más competitiva en el mercado. Actualmente la empresa de estudio siempre ha mantenido la demanda afianzada por el cliente frecuente, no obstante con la entrada de nuevos competidores y la proyección de incrementar la cuota del mercado, se deberá modificar esta práctica por una que le permita cumplir con sus objetivos Decisión de Adopción de Tecnologías Modernas de Manufactura AMT La empresa de estudio está interesada en una mejora de su sistema de trazabilidad que permita agilizar estas gestiones y tener un mayor control y datos de la empresa día a día. De esta manera, quiere obtener los datos más precisos y actualizados, y hacerse una idea de cómo está la situación en cada momento. Está interesada en modernizar su metodología de gestión y unificarlas bajo un mismo sistema, optimizando la funcionalidad y conseguir que la mayor parte de los procesos estén lo más automatizado posible, ahorrando tiempo y dinero. También es interesante que el sistema no se quede obsoleto y pueda seguir adaptándose a sus necesidades futuras. Con todo esto, podremos conseguir que la empresa no se quede estancada en su desarrollo y agilizar sus gestiones diarias. 59 Colciencias. Cidectexco (2009). Estudio de vigilancia y prospectiva tecnológica en la cadena Fibra-Textil-Confecciones. 73

83 Mercado de Tecnologías para Producción Un ERP, o planificación de recursos empresariales, es una completa herramienta de gestión de empresa donde todo lo necesario está integrado en una misma aplicación. La aplicación suele estar formada por diferentes módulos que dan diferentes funcionalidades y abarcan distintas necesidades de la empresa: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, gestión de almacén, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas etc. Por lo tanto, un ERP sería la integración de todas estas partes. Lo contrario sería una empresa que sólo usara un programa de contabilidad. Un ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa y suple los parámetros de manufactura requeridos en cuanto al sistema de trazabilidad ideal Por qué un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales ERP? La falta de sistema informático en la empresa es una realidad y la necesidad de uno eficiente es un hecho. Una vez destacada esta necesidad se tienen dos opciones, realizar un programa desde cero y a medida de las necesidades de la empresa o adaptar una solución ya existente en el mercado. Se decidió por una implementación de una solución ERP y así adaptar una solución existente en el mercado por las siguientes razones: Mayor rapidez de implantación: debido a no tener que hacer el programa desde cero, sino una adaptación de una solución ya existente, la rapidez de implantación es mayor. Se gastará un tiempo en adaptarlo a las necesidades propias y obtendremos ventajas aprovechando las características ya implantadas. Menor gasto de mantenimiento: al no ser un programa hecho a medida se aprovecha la ventaja de usar las actualizaciones de los paquetes proporcionados por la empresa distribuidora del software inicial. 74

84 Continuidad de futuro: un riesgo con un software a medida, es que en un futuro se pueda dejar de dar soporte. Además con un ERP, con las sucesivas actualizaciones, se asegura la evolución y continuidad tecnológica del programa. Solución horizontal: los ERP tratan de dar una solución horizontal y que integre todas las partes que la empresa necesite. Mayor comunicación entre diferentes partes de la empresa: con este programa se facilita que la información llegue a las diferentes partes de la empresa con mayor facilidad y fluidez. Con la mayor información mayor adaptabilidad y planificación de las necesidades Estudio de Diferentes ERP para la Industria Textil En este ítem se expondrá tres diferentes sistemas ERP elegidos para su comparación, por tener un diseño acorde con el caso de estudio o incluso por su fama de mercado y opinión de los consumidores. NOMBRE SAP DESCRIPCIÓN SAP 60 es uno de los grandes exponentes y líder en soluciones corporativas. Fundada en 1972 en Alemania por ex-empleados de IBM, es el segundo proveedor de software empresarial después de Oracle. Tomaron el nombre de la división en la que trabajaban de IBM. Como empresa comercializa un conjunto de aplicaciones de software integradas de negocio, con soluciones escalables, con más de 1000 procesos de negocio. La gran competencia que se está produciendo en el sector textil durante los últimos años exige un control exhaustivo en la gestión del ciclo de vida del producto, desde su diseño a su entrega al cliente. 60 Systemanalyse, Anwendungen und Programmentwicklung o Análisis de sistemas, aplicaciones y desarrollo de programas 75

85 SAP Softgal Gestión ha desarrollado una solución mysap All-in-One que se ajusta perfectamente a las necesidades de este sector y que permite la gestión integral de la información de toda la cadena de valor de las empresas textiles, a través de la monitorización de los procesos y gracias a un entorno sencillo y potente denominado matrix. Las áreas comerciales, financieras y productivas dispondrán de una información veraz en tiempo real que permite agilizar la toma de decisiones. my SAP es la solución. La aplicación de my SAP ha sido desarrollada para empresas del sector de la producción textil y confección que quieran gestionar el ciclo de vida del producto (diseño, venta, producción, distribución) bajo una plataforma única. Microsoft Dynamics NAV es el producto ERP de Microsoft. El producto es parte de la familia Microsoft Dynamics, diseñado para ayudar en las finanzas, manufactura, CRM, cadena de suministros, analíticas y comercio electrónico para PYME. Los revendedores del software, que aumentan las posibilidades de este 61, tienen acceso a la lógica del código de trabajo, teniendo una reputación de ser fácil de modificar. MICROSOFT DYNAMICS NAV Como solución completa de gestión empresarial permite a los usuarios trabajar de forma rápida y eficaz y ofrece al negocio la posibilidad necesaria para adaptarse a las nuevas oportunidades y previsiones de crecimiento. Esta solución, perfecta para pequeñas y medianas empresas, ofrece una experiencia de usuario e innovaciones tecnológicas que permiten simplificar el acceso a la información, agilizar las tareas organizativas, así como mejorar las capacidades de generación de informes, incluso para sectores y organizaciones altamente especializados. Como líderes en el mercado usando una solución en Microsoft Dynamics NAV, se ofrece a los clientes una sólida, fiable y solución certificada. Con la experiencia en la industria de la moda, hablando el mismo lenguaje que los clientes y proporcionando una solución tecnológica que ofrece la perfecta plataforma de software para la expansión internacional y el crecimiento del negocio. OPENBRAVO ERP Openbravo ERP ha sido específicamente diseñado para ayudar a las empresas a mejorar su rendimiento. La cobertura funcional del producto incluye todas las áreas típicas de un sistema de gestión integrado. 61 Value-added Resellers, compañías que añaden funcionalidades a productos existentes 76

86 Gestión de los datos maestros, Gestión de los aprovisionamientos, Gestión de almacenes, Gestión de proyectos y de servicios, Gestión de la producción, Gestión comercial y gestión de las relaciones con clientes (CRM), Gestión financiera y Contabilidad, Inteligencia de Negocio. OPENBRAVO ERP Adicionalmente, la misma aplicación se integra de manera natural con otras áreas como la gestión de relaciones con clientes o CRM, BI y terminales punto de venta o POS 62. Openbravo POS ofrece toda la gama de funcionalidades que el sector minorista demanda: ventas, reembolsos, informes diarios, gestión de efectivo, gestión de almacenes, etc. Además, está integrado de forma completa y transparente con Openbravo ERP, pudiéndose utilizar de forma independiente o junto con él en función de las necesidades del usuario y garantizando así un flujo uniforme de la información desde la planta de ventas al sistema de administración sin necesidad de desarrollo adicional alguno. Tabla 7. Caracterización del Estudio de diferentes ERP. Fuente: elaboración propia Solución Elegida La elección por la cual se inclina más la propuesta es por la solución open source Openbravo debido a: Cobertura: aun no siendo una solución sectorial muy reconocida, ofrece una plataforma general que abarca más campos que otras opciones del mercado y su implantación es más económica. Facilidad de manejo: con su interfaz nativa en web, a los usuarios les costará poco familiarizarse con el entorno, como si de otra página web se tratara pero con puntos más específicos. Escalabilidad: permitiendo la mejora para adaptarse y ampliarse a las nuevas necesidades de la empresa que puedan surgir en un futuro. Tecnologías estándar: funcionando con tecnologías web estándar que garantizan su funcionamiento y compatibilidad con otros productos. 62 Point Of Sale o Punto de Venta 77

87 Trazabilidad: Cuenta con una red para el flujo de información y documentación para la personalización de las necesidades concretas de la empresa. Hay que tener en cuenta, que aunque algunas soluciones pueden ofrecer unos descuentos y precios muy competitivos el primer año, en los siguientes años obligan a actualizar sistemas a las nuevas versiones del programa, con sus consiguientes gastos de actualización, licencias y personal técnico, y se está obligado a hacerlo con el personal certificado por dichos programas atándolos a ellos. Con Openbravo la situación cambia, no es obligado la actualización del programa, siempre se puede dejar si la funcionalidad y ventajas de la actualización no son relevantes para la empresa e incluso formar a personal técnico propio para la empresa. El socio encargado de la implantación no obliga a ello y por consiguiente, el gasto anual se reduce respecto a otras soluciones, convirtiéndolo aún en una solución más atractiva para la empresa Planificación del Proceso de Ajuste En lo relacionado a las actividades de la ejecución de un ERP se tienen que tener presente los siguientes temas: Capacitación de empleados: los trabajadores tienen que aprender todo un nuevo conjunto de procesos, y no sólo una nueva interfaz software. Integración y prueba: donde se prueba la conexión entre el ERP y otras aplicaciones software empresarial, que tiene que ser aplicados caso a caso. Conversión de datos: migrar los datos de registros de clientes y empresas, información manejada anteriormente por la empresa. Análisis de los datos: los datos del ERP, generalmente, tienen que ser cruzados con datos externos. Para actualizar los datos la empresa, es necesario efectuar un programa interno que haga la actualización diaria al fin del día. Consultoría: para evitar que la planificación falle, la solución es contratar una empresa de consultoría que lidere el personal en el proceso de implantación del ERP. 78

88 Implementación continúa de equipos: después de la implantación del ERP, no se puede enviar simplemente el personal a casa, son demasiado valiosos pues trabajaron íntimamente con el ERP y saben más de ventas que el personal de ventas y más de fabricación que el personal de fabricación. Para mantener ese conocimiento en la empresa se deben poner a redactar procedimientos de cómo utilizar y extraer esa información del ERP. Depresión post ERP: algunas empresas, no se consiguen habituar a las nuevas implantaciones del ERP y no consiguen cambiar sus métodos caseros y tradicionales de trabajo y no tienen la noción de que los logros provenientes del ERP aparecen mucho después de lo esperado, para este tema hay que realizar planes de contingencia para evitar el abandono del proyecto Tiempos de Implantación En un proyecto con operaciones y actividades en diferentes áreas de la empresa, el tiempo es largo, junto con la complejidad de hacer funcionar todo en sincronía. Con la facilidad de poder quitar o poner según los requerimientos que vayan surgiendo y funcionar todo con los menos problemas posibles. Así, el plazo máximo para la implantación sería de un año. En los diferentes meses se alcanzarían diferentes metas para llevar a cabo la correcta implantación por parte del socio tecnológico encargado de ello, contratado a tal efecto. Si comenzamos a contar una implantación del sistema y sus fases a partir de Enero, las fases de planificación quedarían según el diagrama de Gantt a continuación. Aunque este calendario es conservador, hay que tener en cuenta los posibles problemas a la hora de realizar cambios en el funcionamiento de la empresa y que debido a ellos los plazos pueden variar. De ahí este calendario conservador y que el proyecto se pueda llegar a implantar, si no hay demasiados contratiempos, en unos 9 meses. 79

89 ETAPAS PARA LA PARA LA IMPLANTACIÓN DE UN ERP Diagrama de Gantt para la implantación de un ERP. Fuente: Elaboración Propia. 80

90 Presupuestos El socio implantador definiría un equipo el cual trabajaría directamente en el desarrollo e implantación del sistema ERP. Dar un precio final es difícil, pero para un proyecto de estas características el presupuesto de implantación ronda los es decir 37,544,910 pesos colombianos IVA incluido, según cotizaciones realizadas via telefonica con la empresa proveedora: Tal equipo tendría, al menos, un jefe de proyecto, con un 20 % del presupuesto, dos consultores y un desarrollador. Reservándose entre un 10 % y un 15 % del presupuesto total para contingencias. Este presupuesto no es vinculante y queda supeditado bajo el personal del socio tecnológico que haga la valoración final en la empresa. Este presupuesto ha sido consultado entre varios socios de Openbravo con sede en colombia, y ha sido realizado al alza, lo cual puede resultar en una implantación algo más barata. Como han comentado, según distintas ofertas de diferentes compañías, una opción privativa puede llegar a ser muy competitiva en su precio, pero esta la vincula otros pagos cada año, junto con menos libertad para adaptar módulos para la empresa. Con esta solución hay que pagar el mantenimiento al socio tecnológico cada año Mantenimiento La empresa encargada de la implantación se encarga del mantenimiento postinstalación, resolver las dudas en el funcionamiento del programa y de las futuras mejoras y actualizaciones que sean necesarias para la mejora del funcionamiento y rendimiento en la empresa. Además de garantizar el funcionamiento de todos los componentes del sistema. 81

91 Así el socio tecnológico se encargará de: Solucionar dudas, problemas o consultas del uso y/o explotación del sistema ERP a través de la asistencia técnica disponible a través de línea telefónica o electrónica. Actualizar el producto cuando sea necesario para el aumento del rendimiento, añadir funcionalidades y/o resolver problemas, previa consulta con la empresa. Adaptación del producto por cambios o mejoras en el sistema de producción de la empresa. Restauración de copias de seguridad en la producción de errores o corrupción de datos. 82

92 6. CONCLUSIONES Un sistema de trazabilidad bien diseñado y correctamente utilizado conduce a una mayor transparencia, ya que las empresas que lo utilizan disponen de un nuevo canal para informar acerca de la composición y el origen de sus productos y logran encontrar la causa de cualquier problema y convertirla en una oportunidad para mejorar sus procesos. Productores y distribuidores aprovechan las nuevas oportunidades de negocio y mejoran su posición competitiva, ya que disponen de la trazabilidad como una herramienta que les permite principalmente mejorar la gestión de stock y el control de inventarios. Los clientes o consumidores, por su parte, disponen de una fuente de información que les permite estar debidamente informados y aumentar su confianza en los productos que compran. Cada día son más las empresas de todo tipo que optan por un sistema de trazabilidad, no viendo este tipo de aplicaciones como un lujo, sino una necesidad. Cada vez, más empresas se dan cuenta de la importancia de los sistemas y tecnologías de la información, siendo el impacto de estos sistemas cada vez más importante. Con estos sistemas se logran obtener ventajas competitivas respecto a la competencia, siempre y cuando estos hayan sido correctamente implantados. Las empresas deben ser conscientes de que utilizar este tipo de sistemas supone un esfuerzo y un cambio de mentalidad. Las herramientas para garantizar la trazabilidad de los bienes producidos ya no son tan sólo elementos de diferenciación que permiten ofrecer un producto más competitivo en el mercado, sino que no utilizarlos o no disponer de ellos puede ser un elemento de exclusión del mercado. 83

93 A lo largo de este estudio se visualiza las ventajas y previsiones a tener en cuenta con los sistemas de trazabilidad. Se expuso al principio del estudio una explicación teórica, un análisis de la empresa de estudio, junto con la aplicación en empresas del sector y que conlleva su implantación junto con sus beneficios y limitaciones, viendo precauciones que hay que tener en cuenta para no fracasar en su implantación. Los beneficios no vienen de inmediato, sino que poco a poco se van notando. Para poder seguir siendo competitivo en el mercado, las empresas deben seguir innovando y adaptarse a las nuevas situaciones. Las tecnologías de la información proporcionan herramientas que ayudan a estas innovaciones, mejoras de calidad y aumento de productividad que las empresas necesitan, siendo los sistemas ERP una buena manera de conseguirlo. Se ha realizado un análisis de la empresa del caso de interés y en los meses que ha durado este estudio se ha conocido de manera más detallada la estructura interna y parte de sus procesos, viendo y comprendiendo su trabajo diario, en conjunto con la empresa se concluye que realmente les hace falta un sistema de trazabilidad para la agilización diaria de los trámites y comunicación entre procesos. Junto con la visión de la empresa se ha comprendido sus necesidades, realizando unos requerimientos que ayudarían a decidir una solución para la problemática planteada. Finalmente la solución elegida es un software de origen español Open Source muy activo en el mercado; con socios tanto nacionales como extranjeros para la implementación, esta solución se perfila como una apuesta atractiva y totalmente válida para la empresa.

94 BIBLIOGRAFÍA A Guide to Traceability within the Fish Industry. Authors: Simon Derrick & Mike Dillon. EUROFISH.Draft of An introduction to traceability for your business Food Standards Agency. United Kingdom. Angell, I.O. and Smithson S. (1991) Information Systems Management: Opportunities and Risks Ayres, R., Ferrer, G., & Leynseele, T. (1997). Eco-efficiency, asset recovery and remanufacturing. European Management Journal, 15,, Beatty, 1992; Gerwin and Kolodny, 1992; Saraph and Sebastián, 1992; Zammuto and O Connor, Chiavenato, Idalberto. Introducción a la Teoría General de la Administración. 3ra. Edición. Edit. McGraw-Hill Chuu S. (2009). Selecting the advanced manufacturing technology using fuzzy multiple attributes group decision making with multiple fuzzy information. Journal Computer and Industrial Engineering 57, pp Consultado en Science Direct. CM-IT-001 Instructivo de Medición Satisfacción del Cliente, CM-FR-001 Encuesta Satisfacción del cliente, Seguimiento de Indicadores de Calidad Gestión Comercial Cohen Karen, Daniel, Sistemas de Información Gerencial. McGraw Hill. 2000

95 Colciencias. Cidectexco (2009). Estudio de vigilancia y prospectiva tecnológica en la cadena Fibra-Textil-Confecciones. Corbett, Thomas. Throughput accounting: TOC s management accounting system. The North River Press, DEMING, Edwards. The New Economics. Second Edition EAN.UCC standards for shared supply chain Traceability. EAN Belgium.Luxemburg. Best Practice in Traceability. EAN Belgium.Luxemburg. Efstathiades A.; Tassou S.; Antoniou, A. (2002). Strategic planning, transfer and implementation of Advanced Manufacturing Technologies (AMT). Development of an integrated process plan. Journal Technovation 22, pp Elsevier Science. Consultado en Science Direct. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION Fundamentos del Sistema de Gestión la Calidad NTC ISO 9000 Concepto de Trazabilidad. (ISO 9000:2000 Numeral 7.5.3) (ISO 9000:2000 Numeral 4.2.4) INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION Sistemas de Gestión de la Calidad NTC ISO 9001:2008 Requisito "Identificación y Trazabilidad". Laudon, Jane y Kenneth (2006). Sistemas de información gerencial- Administración de la empresa digital. Pearson Educación- Prentice Hall. Ley 905 de 2004, por medio de la cual se modifica la Ley 590 de 2000 sobre promoción del desarrollo de la micro, pequeña y mediana empresa colombiana Artículo 2º.

96 Mario Bunge, Diccionario de filosofía, México, Siglo XXI, 1999, p Medición de tiempos improductivos Indicador de Productividad individual primer trimestre de 2012 Ordoobadi, S. (2009). Evaluation of advanced manufacturing technologies using Taguchi s loss functions. Journal of Manufacturing Technology Management, Vol. 20 No. 3, pp Pretorius, M.W.; Wet, G. (2000). A model for the assessment of new technology for the manufacturing enterprise. Journal Technovation 20, pp Elsevier Science. Consultado en Science Direct. Revista Estudios Gerenciales, Universidad Icesi. No. 87 Small M. (2006). Justifying investment in advanced manufacturing technology: a portfolio analysis. Industrial Management & Data Systems, Vol. 106 No. 4, pp Consultado en Emerald Small, M.H. and Chen, I.J. (1997), Economic and strategic justification of AMT inferences from industrial practices. International Journal of Production Economics, Vol. 49, pp Strategic Planning, Transfer and Implementation of Advanced Manufacturing Technologies (AMT). Development of an Integrated Process Plan. TECHNOVATION, The International Journal of Technological Innovation and Enterpreneurship, Vol.22, pp , Trazabilidad De Productos Envasados. Manual de Implantación de los Estándares EAN-UCC AECOC Junio de 2003.

97 Von Bertalanffy, Ludwig. Teoría General de Sistemas. Petrópolis, Vozes INFOGRAFÍA (Guía para las empresas ISO 9000:2000)10 (ISO 22005) (ISO 22005) Página web: - Definición de trazabilidad, Sistema de trazabilidad. Página web: - Aplicaciones de la trazabilidad. Página web: Código EPC, Aplicaciones de la trazabilidad. Página web: Ventajas de la trazabilidad, Tipos de trazabilidad crisis/76116

98 lujo/ masculina/70285

99 ANEXOS

100 ANEXO 1: Plan de calidad en las etapas del proceso de producción ETAPA/ ENTRADA VARIABLE A CONTROLAR FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO DE CALIDAD FOTO Cantidad de prendas a producir Semanal Director de producción, coordinador de producción Programa de producción Elaboración del programa de producción Disponibilidad de capacidad instalada Semanal Director de producción, coordinador de producción Programa de producción Disponibilidad de materia prima e insumos Semanal Coordinador de producción Programa de producción

101 ETAPA/ ENTRADA VARIABLE A CONTROLAR FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO DE CALIDAD FOTO Recepción de materia prima Especificaciones de cantidad, calidad, colores, etc. Diaria Coordinador de producción Verificación del producto Elaboración orden de producción Numero de pedidos Cada que se presente un pedido Coordinador de producción Orden de producción Trazado Rendimiento trazos Diaria Trazador Rendimiento de trazos

102 ETAPA/ ENTRADA VARIABLE A CONTROLAR FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO DE CALIDAD FOTO Corte Cantidad prendas cortadas Diaria Supervisor de corte Formato identificación de prendas Tiqueteado Trazabilidad y numero de prendas identificadas Diario Tiqueteadora Formato identificación de prendas Ensamble/ fusionado Numero de prendas ensambladas Diario Operarias ensamble y fusionado Cuaderno entrega a producción

103 ETAPA/ ENTRADA VARIABLE A CONTROLAR FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO DE CALIDAD FOTO Ensamble de avios Número de cuello, delantero, falso, costadillo, aletillas, banana, mangas y carteras Diario Aviadora Formato control de avios Confección Número de prendas terminadas Diario Dir. De producción y supervisores Reporte producción diaria Calidad Número de piezas conformes Diario Operaria control de calidad Registro de producto no conforme

104 ETAPA/ ENTRADA VARIABLE A CONTROLAR FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO DE CALIDAD FOTO Salida/ resultado Entrega de producto conforme Según fecha de entrega de pedido Dir. Producción y auxiliar de bodega Reporte diario de producción ANEXO 2: Formato orden de producción

105 ANEXO 3: Acta de producción semanal

106 ANEXO 4: Formato de identificación de prendas y formato control de avíos

107 ANEXO 5: Planilla de producción individual

108 ANEXO 6: Kardex

109 ANEXO 7: Diagramas de proceso

110

111 ANEXO 8: Lista de chequeo 1. Ventas Tipo de Proceso: Objetivo: Alcance: Descripción de la actividad Cargo Documentos Evidencia 2. Planeación de la producción Objetivo: Alcance: Descripción de la actividad Cargo Documentos Evidencia 3. Compras Tipo de Proceso: Objetivo: Alcance: Descripción de la actividad Cargo Documentos Evidencia 4. Producción Tipo de Proceso: Objetivo: Alcance: Descripción de la actividad Cargo Documentos Evidencia 5. Despachos Tipo de Proceso: Objetivo: Alcance: Descripción de la actividad Cargo Documentos Evidencia

112 ANEXO 9: Aplicación lista de chequeo para diagnosticar la situación actual de la empresa, Ampliación Tabla 2 Descripción de la actividad Cargo Documentos Evidencia 1. Ventas Tipo de Proceso: Operativo Objetivo: Establecer las actividades para la recepción de los requisitos del cliente, su revisión, planificación y ejecución de la comercialización y venta de las prendas de vestir, estableciendo comunicación con el cliente acerca de su percepción del producto y servicio, y medir su satisfacción. Alcance: Inicia con la identificación de los requisitos del cliente, su revisión, entrega de información a producción o almacenaje, tramite de quejas y reclamos, terminando con el cumplimiento de los requisitos establecidos por el mismo, la medición de la satisfacción del cliente y la toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora. Descripción de la actividad Cargo Documentos Evidencia 1.1. Clientes confección Proceso de captura de clientes (contacto y cotización) Proceso registro del pedido 1.2.Clientes institucionales Proceso de licitación x Proceso registro del pedido 2. Planeación de la producción x x x Asesor comercial Asesor comercial Asesor comercial Asesor comercial Procedimiento de ventas Indicador satisfacción cliente del Procedimiento de ventas Pliego condiciones de No hay una estandarización del proceso en la captura de los requerimientos del cliente Falta de claridad con la información suministrada al siguiente proceso

113 Descripción de la actividad Cargo Documentos Evidencia Objetivo: Determinar estrategias de planificación para garantizar el logro de los objetivos. Alcance: Aplica a todas las áreas que realizan actividades que inciden en el producto Proceso orden de producción x Coordinador de producción Procedimiento de producción y formado orden de producción No hay un registro estándar para diligenciar el formado de orden de producción 2.2. Reunión del comité de producción x Sub gerente administrativo Procedimiento de producción y acta de programación de producción Represamiento lotes de 3. Compras Tipo de Proceso: Operativo Objetivo: Establecer las actividades para la compra de Materia Prima, Insumos y productos así como la recepción y verificación. Alcance: Inicia desde la necesidad de compra de materia prima, insumos y productos; y termina con la recepción y verificación de los mismos, en el almacén o bodega de producto terminado.

114 Descripción de la actividad Cargo Documentos Evidencia 3.1. Proceso de solicitud de M.P. y producto no manufacturado por la empresa x Coordinador de producción Procedimiento de compras y recepción de la producción y formato de requerimiento del producto No se está diligenciando el formato requerimiento del producto 3.2. Contactar al proveedor x Coordinador de producción Instructivo evaluación proveedor del 3.3. Proceso de almacén de M.P. y producto no manufacturado por la empresa x Coordinador de producción Procedimiento de compras y recepción de la producción y formato kardex 1. Se observan quejas de insumos y productos faltantes. 2. El kardex no contiene información clara. 3. No hay registro en la entrega de insumos. 4. Producción Tipo de Proceso: Operativo Objetivo: Proporcionar las actividades para la ejecución, verificación de la producción y toma de acciones, así como la identificación y trazabilidad durante el desarrollo del producto. Alcance: Inicia con el desarrollo del diseño, ejecución, identificación del producto y termina con la verificación de los requisitos exigidos y la entrega del producto terminado a la bodega.

115 Descripción de la actividad Cargo Documentos Evidencia 4.1. Proceso de diseño x Trazadora Procedimiento de producción y formato orden de producción Los cambios realizados en el formato orden de producción se almacenan y no se verifican posterior mente 4.2. Proceso de corte x Supervisor de corte Procedimiento de producción y formato orden de producción 1. No se registran las actividades de corte. 2. No hay un fácil acceso a la información en las operaciones auxiliares.

116 Descripción de la actividad Cargo Documentos Evidencia 1. No hay una entrega formal de las piezas de corte a producción. 2. Muchos registros Procedimiento de producción, formato orden de producción, 4.3. Proceso de fabricación 5. Despachos Tipo de Proceso: Operativo x Director de producción planillas producción, indicadores producción registro producto conforme Objetivo: Garantizar la entrega oportuna de productos a los clientes de acuerdo a sus requerimientos. Alcance: Inicia con la orden de despacho hasta la entrega al cliente Proceso de almacén de producto terminado x Jefe producto terminado de de de y de no Procedimiento de despachos e indicador de satisfacción del cliente con la misma información. 3. No hay claridad en el formato orden de producción, para la ejecución de los lotes. 4. No se está registrando todos los tiempos muertos, ni se especifica a que corresponden. 5. No se diligencia el formato de producto no conforme. 1. No hay control de entradas y salidas. 2. No hay un registro de las actividades en el almacén. Tabla 2. Aplicación lista de chequeo para diagnosticar la situación actual de la empresa de estudio. Fuente: elaboración propia.

117 ANEXO 10: Tiempos improductivos segundo semestre 2012 Los datos seleccionados corresponden a los tiempos improductivos de reprocesos o comúnmente llamados arreglos o chisgas ; paradas de máquinas por daños mecánicos y tiempos perdidos por demoras causadas por la falta de insumos o abastecimiento en el puesto de trabajo, que son relacionados en el informe individual de las planillas de producción de cada sección. Los datos expuestos son extraídos de una base de datos que permite calcular estos porcentajes con respecto a la jornada laborada en cada mes, e indican que en el segundo semestre del 2012 hay un promedio del 19.91%, es decir que aproximadamente un 20% del tiempo total es destinado a otras actividades diferentes a las operaciones asignadas y no se tiene un medio definido para controlarlos, sin contar los que no se han registrado en su totalidad por diversas razones, entre ellas la falta de importancia que se le da a esta información y la poca concientización al operario de un registro verídico. También se puede analizar que el mes con más tiempo improductivo es octubre siendo este mes el de mayor demanda, lo cual genera sobrecostos en la producción.

118 ANEXO 11: Definición de Clientes Proceso 1 La categoría 1 corresponde a los clientes institucionales de instituciones públicas. (Armada Nacional, FAC, Salgari, Policía Nacional, DAS, DANE) La categoría numero 2 pertenece a los clientes que son de tipo institucional de entidades privadas. (Colsanitas, Compensar, Iberocaribe) Proceso 2 Categoría 3 a este grupo se asignaron los pedidos que son exclusivamente para los puntos de venta y algunos que son tipo satélite pero con intermediación del punto de venta. (Nicols, Danilo Sasi) En la categoría 4 se encuentran los clientes mayoristas, que corresponde a los Diseñadores y otros clientes intermediarios, estos pedidos son de tipo satélite. (Maria Luisa Ortiz, Ana Maria Lopez, Sayme, Domenico, Ricardo Pava, vestidos Hotel las Américas, Almacén Santa Fe, Hoteles Royal, Hoteles AR, Bruno Sasi, Gino Passcalli, Everfit) La categoría 5 corresponde a los clientes potenciales, es decir al grupo al cual se realiza muestras para poder determinar si hay pedido o no lo hay. (Muestras Fábrica, Muestras Comcel, Servicios externos, exclusivos por tallaje extra grande)

119 ANEXO 12: Encuesta de satisfacción del cliente, periodo de medición: segundo semestre del Tematica: Productos

120

121

122 Medición satisfacción del cliente, periodo de medición: segundo semestre del Tematica: Servicio