PLAN DE ACCIÓN ARCHIVOS 2013 EMPODERAMIENTO Y SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE RAGONVALIA:

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1 ALCALDÍA MUNICIPAL DE RAGONVALIA, NORTE DE SANTANDER PLAN DE ACCIÓN ARCHIVOS 2013 EMPODERAMIENTO Y SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE RAGONVALIA: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL, ARCHIVO CENTRAL, ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO, TVD Y UNIDADES ARCHIVÍSTICAS ESPECIALES REDACTA Silvano Pabón Villamizar Historiador UIS Ragonvalia 2012

2 Estado actual del Archivo de la Alcaldía Municipal de Ragonvalia. Estado ideal de un acervo documental convertido en Archivo Central mediante la aplicación de los principios y procesos archivísticos propios de la organización documental.

3 PLAN DE ACCIÓN 2013 EMPODERAMIENTO Y SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE RAGONVALIA: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL, ARCHIVO CENTRAL, ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO, TVD Y UNIDADES ARCHIVÍSTICAS ESPECIALES 1.1 OBJETIVOS GENERALES 1. OBJETIVOS DEL PLAN DE ACCIÓN 2013 Empoderar y garantizar la sostenibilidad del Sistema Integral de Archivos de la Alcaldía de Municipio de Ragonvalia, a través de la optimización del Programa de Gestión Documental con la aplicación de sus Tablas de Retención Documental y la modernización de su Archivo Central y sus unidades archivísticas especiales; tal como lo prescriben los conceptos y normas archivísticas vigentes. Organizar sistemáticamente el material archivístico acumulado en las oficinas y depósitos de la Alcaldía para constituir en forma técnica el Archivo Central, previa aplicación de conceptos, técnicas y procedimientos archivísticos definidos por la Ley General de Archivos y la política archivística vigente en Colombia, en beneficio del manejo, organización, consulta y servicio de la información documental. Realizar las transferencias documentales de las oficinas productoras al Archivo Central de la, a partir de los documentos evaluados como transferibles según se disponga en la Tabla de Retención Documental y la consecuente implementación del Programa de Gestión Documental en los despachos. Construir de Medios de Consulta al Archivo Central: Organizar sistemáticamente el material archivístico acumulado en las oficinas y depósitos de la Alcaldía para constituir en forma técnica el Archivo Central, previa aplicación de conceptos, técnicas y procedimientos archivísticos definidos por la Ley General de Archivos y la política archivística vigente en Colombia, en beneficio del manejo, organización, consulta y servicio de la información documental. Consolidar los sistemas MECI Gestión de Calidad y su vinculación con los formatos y procedimientos de Ley de Archivos, desde el fortalecimiento conceptual y estratégico de la Oficina de Control Interno de la Alcaldía.

4 1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DELPLAN Empoderar el PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ALCALDÍA DE RAGONVALIA, mediante un PROCESO ARCHIVÍSTICO MODERNO que permita organizar, inventariar e incorporar unidades de conservación sujetas a la técnica y preservación de las mismas en sus diferentes unidades documentales. Recuperar, clasificar, ordenar y describir sistemáticamente el acervo archivístico existente en las oficinas de la Alcaldía, en los diferentes anaqueles y depósitos documentales dispersos en las distintas oficinas de la Municipalidad, para aplicar las técnicas respectivas y construir sus medios de consulta automatizados para su servicio. EMPODERAR EL FUNCIONAMIENTO DE LA Unidad de Correspondencia para optimizar la administración y circulación de las comunicaciones oficiales y con ello la aplicación de la Tabla de Retención Documental en toda la Alcaldía. Realizar una descripción analítica de todos los expedientes localizados en los escenarios posibles y que se hayan producido y se encuentren físicamente en la, procesándolos en el sistema, construyendo una base de datos que permita encontrar cada una de las piezas documentales, servirlas y estudiarlas a la hora que sea menester. Digitar el contenido de las fichas del catálogo de registros obtenidos en el proceso anterior, utilizando una hoja de trabajo o base de datos, definida desde la Norma ISAD (G), en campos que generen archivos planos transferibles a cualquier sistema moderno que los administre; creando una base de datos operativa y funcional que permita realizar automáticamente las búsquedas o consulta de documentos. Capacitar los funcionarios responsables de la función archivística en Ragonvalia, y a los mismos secretarios de Despacho, en el conocimiento y manejo adecuado y competente de los componentes, contenidos y aplicación de los conceptos archivísticos modernos y de Ley, tendiente al desarrollo administrativo y de gestión. Integrar y aplicar un conjunto de directrices que orienten la política de Gestión Documental para la, estandarizando y normalizando procesos, e incorporando elementos modernos y de conservación preventiva en el proceso productor de documentos. Garantizar el eficiente manejo y servicio del acervo documental de la Alcaldía de Ragonvalia, especialmente en el surtido eficiente y soportado de la información que requiere la Municipalidad y sus agentes gubernamentales, haciendo más ágil y transparente la gestión administrativa en este despacho.

5 Crear e implementar el Archivo General del Municipio de Ragonvalia, tal como lo prescribe el Decreto 4124 de 2004, la normatividad archivística vigente, y las necesidades fundamentales en materia de conservación del Patrimonio Histórico Documental de Ragonvalia. Implementar la Unidad de Historias Laborales como serie documental de alta complejidad y cuidado jurídico y administrativo, tal como lo define la Circular 04 de 2003 del Departamento Administrativo de la Función Pública y el AGN. Empoderar de la Oficina de Control Interno como dependencia gestora y líder en la implementación del MECI Sistema de Gestión de Calidad. Así como su vinculación con los procesos y formatos de Ley de Archivos. Construir y aplicar las Tablas de Valoración Documental, TVD, tal como lo prescriben las normas y política archivística nacional. Dar cumplimiento a los preceptos constitucionales y de Ley que versan sobre la custodia, conservación y buena administración del Patrimonio Documental de la Nación, expresados en los artículos 2 y 8 de la Constitución Nacional; así como a lo dispuesto por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990, donde se definen las responsabilidades de los agentes del Estado como custodios del Patrimonio Histórico de la Nación y la Ley 594 o General de Archivos. 2. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN DEL PLAN La, como centro de la administración local, ha asumido en forma paulatina la implementación de la política archivística, tal como lo define el Estado colombiano a través de la Ley Marco y las disposiciones del Archivo General de la Nación. Ello plantea una perspectiva de desarrollo administrativo muy competente en materia de Gestión Documental que debe ser asumido por todos y cada uno de los despachos y secretarías que componen el organigrama o estructura administrativa de las instituciones estatales; por lo tanto esta Institución educativa se encuentra frente a la insoslayable labor de activar un moderno y eficiente Programa de Gestión Documental, basado en un modelo de organización archivística del material documental acumulado y de gestión transferible al depósito de Archivo Central. Como un modelo o referente a seguir, la perfeccionará la implementación de las herramientas o elementos de la Política Archivística como es el Archivo Central debidamente descrito y automatizado, la Unidad de Correspondencia y Unidades Archivísticas Especiales, así como con la planta y estructura administrativa para ello. Por lo tanto, además de componer los procesos institucionales propios, generará la

6 dinámica necesaria para que las demás instituciones estatales u oficiales y privadas con función social vayan paralelamente asumiendo lo pertinente según la racionalidad y singularidad de cada una de ellas; además de implementar otras estrategias en procura del fortalecimiento institucional y mejoramiento sustancial de la gestión administrativa. Para el caso, la, como todas las instituciones gubernamentales o del sector público, está sujeta a la normatividad vigente en materia de archivos, de política archivística estatal, además de ser el organismo o Institución productora de unas de las series documentales más valiosas de una sociedad local. Lo anterior, cumpliendo con objetivos y acuerdos de políticas archivísticas en nuestro país, tanto a nivel departamental como las contempladas en la Ley General de Archivos. 3. MARCO LEGAL ESENCIAL La legislación colombiana relativa a la recuperación, expurgo y retención de documentos, además de la relativa a la archivística patrimonial como la Ley 80 de 1989, el Decreto 1777 de 1994 y la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos es tan diversa como desconocida. Son vigentes en este país: Código de Comercio, artículos 31, 32, 33 y 60, que versan sobre la conservación de libros y papeles de comercio. Ley 45 de 1923, artículo 99, sobre conservación de los asientos bancarios. Decreto 1909 de 1992, en el artículo 32 habla sobre los documentos que se han de conservar. Decreto 653 de 1993 reglamenta la destrucción física de los títulos valores. Decreto 2620 de 1993 sobre el procedimiento para la utilización de medios técnicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes. Régimen Financiero y Cambiario, en el artículo 96 habla sobre la conservación de archivos y documentos Ley 190 de 1995: Estatuto Anticorrupción Ley 200 de 1995: Código Disciplinario Único Resolución 4444 de 1995 del Ministerio de Hacienda: Plan General de Contabilidad Pública Decreto 2150 de 1995, trata sobre la regulación de procedimientos o trámites innecesarios Decreto 1382 de 1995, sobre la reglamentación de la Ley 80 de 1989 y transferencias documentales Decreto 1382 del 18 de agosto de Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.

7 Acuerdo 09 del 18 de octubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación Por el cual se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto Nº de Acuerdo 12 de 18 de octubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación Por el cual se modifica la Parte I del Acuerdo Nº. 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de Archivos, Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría. Ley 190 de 6 de junio de Estatuto Anticorrupción. Artículo 27: El Código Penal tendrá un artículo con el número 148ª, del siguiente tenor: Utilización indebida de información privilegiada. El servidor público o el particular que como empleado o directivo o miembro de una junta u órgano de administración de cualquier entidad pública o privada que haga uso indebido de información que haya conocido por razón o con ocasión de sus funciones, con el fin de obtener provecho para sí o para un tercero, sea una persona natural o jurídica, incurrirá Artículo 79: Será causal de mala conducta el hecho de que un funcionario público obstaculice, retarde o niegue inmotivadamente el acceso de la ciudadanía, en general, y de los medios de comunicación, en particular, a los documentos que reposen en la dependencia a su cargo y cuya solicitud se haya presentado con el cumplimiento de los requisitos exigidos por la ley. La decisión de negar el acceso a los documentos públicos será siempre motivada, con base en la existencia de reserva legal o constitucional, o cuando exista norma especial que atribuya la facultad de informar a un funcionario de superior jerarquía. Ley 200 de 28 de junio de Código Disciplinario Único. Artículo 40. Numeral 1. Cumplir y hacer que se cumpla la Constitución, los Tratados Públicos ratificados por el gobierno colombiano, las Leyes, las Ordenanzas, los Acuerdos Municipales, los Estatutos de la Entidad, los Reglamentos, los Manuales de Funciones, las Órdenes Superiores, cuando correspondan a la naturaleza de sus funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y contratos de trabajo. Numeral 5: Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, el ocultamiento o utilización indebidos. Numeral 24: Responder por la conservación de los documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a sus guarda o administración y rendir oportunamente cuenta de su utilización. El Artículo 41 señalas las PROHIBICIONES de los servidores públicos:

8 Numeral 9: Omitir y retardas o no suministrar oportunamente respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o solicitudes de las autoridades, retenerlas o enviarlas a destinatario diferente la que corresponda cuando sea de otra oficina. Numeral 16: Causar daños o perdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. Ley 594 julio 14 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. El Artículo 24: Obligatoriedad de las Tablas de Retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental. Acuerdos de Junta Directiva del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION: El No. 8 de 1995 que reglamenta las transferencias de documentación histórica de los organismos del orden nacional. El Acuerdo No. 9 de 1995 sobre la presentación de tablas de retención documental al Archivo General de la Nación. El Acuerdo No. 11 de 1995 sobre las tarifas por servicios de consultoría. Acuerdo No. 046 de 2000 establece el procedimiento para la eliminación documental. Acuerdo No. 047 de 2000 por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V Acceso a los documentos de archivo, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre Restricciones por razones de conservación. Acuerdo No. 048 de 2000 por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 Conservación de documentos, del Reglamento General de Archivos sobre Conservación preventiva, conservación y restauración documental. El Acuerdo No. 049 de 2000 por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7 Conservación de documentos, del Reglamento General de Archivos sobre Condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Acuerdo No. 050 de 2000 por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII Conservación de documentos, del Reglamento General de Archivos sobre Prevención de deterioro de los documentos de archivos y situaciones de riesgo.acuerdo 060 de 2001 Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. ACUERDO No. 002 de Enero 23 de 2004, del AGN, Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados. DECRETO 4124 de Diciembre 10 de 2004, por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los archivos municipales, territoriales y privados. En los artículos 4º y 5º se establece la aplicación de la política y responsabilidad archivística de los entes territoriales, instituyendo e implementando los archivos centrales y/o generales en sus organismos de gobierno: Normatividad - MECI - Normas que regulan el Sistema de Control Interno.

9 1. Constitución Política de Colombia en sus artículos 209 y Ley 87 de Definición del control Interno (Art. 1 ). Objetivos, Características y Elementos (Art. 2,3 y 4 ). Campos de Aplicación, Roles y Responsabilidades (Art. 5 y 6 ). Obligatoriedad de crear un Sistema de Evaluación y Control de Gestión (Art. 8 ). Obligatoriedad de crear una función de Evaluación independiente Oficina de Control Interno (Art. 3 y 9 ). Crear la figura del Jefe de la Unidad u Oficina de Control Interno, del auditor y/o Asesor en las Entidades Públicas- (Art. 10,11 y 12 ). 3. Decreto 1826 de Crear Oficina de Control Interno (Art. 1 ). Designar Jefe de Oficina de Control Interno (Art. 2 ). No Refrendación de Actos Administrativos por la Oficina de Control Interno (Art. 3 ). Creación del Comité Coordinador de Control Interno CCCI y definición de sus funciones (Art. 4 y 5 ). 4. Decreto 1537 de Rol de las Oficinas de Control Interno (Art. 1 ). Valoración de riesgos. Acompañar y asesorar. Realizar evaluación y seguimiento. Fomentar la cultura el control. Relación con entes externos. 5. Decreto 2145 de Sistema Nacional de Control Interno (Art. 1 ). Instancias de articulación (Art. 4 ). Responsables (Art. 5 ). Reguladores (Art. 6 ). Facilitadores (Art. 7 ). Evaluadores (Art.81 ). Unidad básica del Sistema Nacional de Control Interno. Procesos fundamentales de la Administración: dirección, planeación, organización, ejecución, seguimiento y control (evaluación). 6. Decreto 1599 de 2005 y La Ley 489 de ASPECTOS METODOLÓGICOS DEL PLAN 4.1 CONSTRUCCIÓN DEL DISEÑO OPERATIVO Y LOGISTICO Con base en un estudio de gestión, un diagnóstico operacional y la valoración de las series documentales que produce la, se procede a construir el diseño y aplicar los conceptos, preceptos y técnicas más adecuadas para la Entidad territorial local. Es la realización de una operación integral archivística que a partir de los estudios archivísticos que evalúan el estado del arte en materia de procedimientos y gestión documental, conduzca a la elaboración de un diagnóstico crítico de los flujos documentales de los distintos despachos o unidades productoras en la Alcaldía y de los depósitos de series acumuladas que han de integrar el Archivo Central, lo cual permitirá asesorar y capacitar técnicamente a los funcionarios responsables de la gestión administrativa.

10 Lo anterior en concordancia y con referencia a la estructuración que se dé al Archivo Central de la Alcaldía, a donde habrán de dirigirse las transferencias documentales que definirán sucesivamente las TRD; haciendo de sus Secretarías unas oficinas ágiles, eficientes y descongestionadas en materia de documentos intermedios, así como con una Gestión muy robusta y altamente competente. PRIMERA ETAPA. DIAGNÓSTICO Se elabora un diagnóstico que refleje la situación real del fondo acumulado, explicando en él, todas las circunstancias observadas; tales como, el estado de organización documental, instrumentos de recuperación de la información (inventarios, relaciones, libros de control y de registro, entre otros), tipos de soporte (papel, audiovisuales, fotográficos, fílmicos e informáticos), fechas extremas teniendo en cuenta desde la más antigua hasta la más reciente y el volumen de la documentación dado en metros lineales, entre otros. SEGUNDA ETAPA. ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO INTEGRAL Para la preparación del plan de trabajo es importante tener en cuenta los datos obtenidos en la primera etapa, consignados en el diagnóstico, con el fin de establecer las necesidades de personal, materiales, insumos, equipos e instalaciones y proceder a la elaboración del cronograma que permita determinar los tiempos de duración del trabajo a desarrollar y el presupuesto correspondiente. En la organización documental se observarán los principios y procesos archivísticos relacionados a continuación: Clasificación: Este proceso se desarrolla atendiendo a la estructura orgánica del organismo u organismos productores. Los distintos organigramas o estructuras orgánicas de la Alcaldía a través de su historia contemporánea. Ordenación: Los documentos previamente clasificados se ordenarán teniendo en cuenta las unidades documentales al interior de cada asunto o serie y también los documentos al interior de cada unidad de conservación (carpetas, legajos, tomos, libros, entre otros), correspondientes a las diferentes unidades administrativas. Descripción: Para la descripción, se diligenciará el formato único de inventario documental adoptado por el Archivo General de la Nación, AGN, incluyendo además, la documentación afectada biológicamente. En la aplicación de los anteriores procesos archivísticos se desarrollarán las siguientes actividades: - Depuración (retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo). - Separación de la documentación afectada biológicamente, dejando el respectivo testigo.

11 - Foliación y retiro del material abrasivo. - Almacenamiento de la documentación en buen estado, dentro de carpetas y Cajas. - Elaboración de un Cuadro de Clasificación sobre el cual debe basarse el inventario. TERCERA ETAPA. VALORACIÓN DOCUMENTAL, EXPURGO Y RETENCIÓN DEFINITIVA DEL COMPONENTE HISTÓRICO DEL ARCHIVO Se debe proceder a identificar los valores primarios (administrativos, contables, fiscales, legales y técnicos) e identificar los valores secundarios (Históricos, científicos y culturales), que posea la documentación. Esta valoración dará como resultado, el establecimiento de los tiempos de retención y su disposición final los cuales quedarán plasmados en la Tabla de Valoración Documental, TVD. 4.2 RECUPERACIÓN FÍSICA DEL MATERIAL ARCHIVÍSTICO DISPERSO EN LAS OFICINAS PARA CONSTITUIR EL ARCHIVO CENTRAL DE LA ALCALDÍA Toda la documentación acumulada en las distintas oficinas de la Alcaldía, producto de la gestión de los últimos años como libros, carpetas, expedientes, A-Z y legajos, serán recuperados físicamente y clasificados; definiendo las series, tipologías y unidades documentales que se encuentren. Su orden se establecerá fundamentalmente respetando y siguiendo el principio de procedencia o génesis y estructura administrativa de la entidad que los produjo. Para ello han de reconstruirse series cronológicas, previa limpieza y adecuación física de las unidades o piezas documentales. 4.3 CLASIFICACIÓN, PRE-EXPURGO Y RETENCIÓN DOCUMENTAL

12 Las series documentales acumuladas en cada una de las oficinas a intervenir, correspondientes o bajo la noción de archivo intermedio; es decir, el acervo documental de depósito, integrado por la retención de su producción documental en las distintas Secretarías de la Alcaldía que no haga parte del Archivo Central serán debidamente clasificadas e intervenidas. Ahora como cuerpo archivístico de obligatoria consulta, debe ser recuperado sistemáticamente para su servicio, lo cual exige labores de estudio crítico archivístico que conduzcan a adecuación. En consecuencia, estos acervos documentales definidos archivísticamente como intermedios o series acumuladas, así como transferibles, exigen y precisan UNA VALORACIÓN CONCEPTUAL Y TÉCNICA que permita sustraer la documentación intrascendente, duplicada, apócrifa, doblemente soportada y archivísticamente inoperante; de tal modo que se aplique un pre-expurgo, certificado por el historiador y el profesional técnico archivístico, recuperando, tratando y bodegando sólo la información pertinente. 4.4 ORDENACIÓN DOCUMENTAL Este es un proceso de identificación, clasificación y cambio de unidades de conservación documental, conducente a la construcción de un inventario sistemático de la documentación existente; además de sentar las bases para la tarea de organización codificada de las series documentales allí producidas. Cada uno de los tipos documentales se ubicará dentro de carpetas desacidificadas y debidamente rotuladas para su descripción documental en el inventario. Esencialmente es el resultado de dos procesos técnicos como son clasificar y ordenar para así describir sistemáticamente cada expediente o carpeta y esta información a su vez que insertada en un inventario documental de modo general, de acuerdo a los datos esenciales que éstas contengan, tanto internos como externos; como tipología documental, fechas, tradición documental, autor y destinatario, asunto o materia, datos externos, signatura, cronología, orden consecutivo, códigos, etc. El producto de dicho inventario será sistematizado creando una base de datos operativa y funcional que permita realizar automáticamente la búsqueda de uno o varios registros. 4.5 DESCRIPCIÓN Cada expediente, libro, tomo, legajo, caja y/o unidad documental retenida será descrita y catalogada de acuerdo a la clasificación y estructuración de las series y tipología establecida en el estudio y análisis de la gestión y a partir de los dos procesos iniciales. La descripción y catalogación inventarial de documentos es un proceso en el cual se capturan y registran minuciosamente cada uno de los datos que contenga la pieza documental en su interioridad:

13 - Data: Lugar y fecha en que se registró el documento (fechas extremas) - Personas o funcionarios involucrados en el acto administrativo (sujetos mencionados) - Disposición y acto administrativo (tipología documental) - Resumen del documento o transacción realizada - Tematización y asignación de descriptores de búsqueda - Localización del documento como información que facilitará de una manera clara y rápida ubicar el documento dentro de una unidad documental. 4.6 SISTEMATIZACIÓN E INDIZACIÓN Las fichas descriptivas o catálogo inventarial obtenido en el proceso anterior será digitado utilizando el sistema u hoja de cálculo Excel, creando una base de datos (a diez columnas o campos) o empleando el sistema de administración de documentos WINISIS ó CD/ISIS, operativa a través de la cual se podrán ubicar los documentos de una manera mucho más ágil y eficiente. Archivo Central Dotado de Medios de Consulta y Administración Automatizada Terminal de consulta de un archivo debidamente dotado de medios de consulta Con esto se obtendrán además de la base de datos, los índices que se quieran general, los cuales permitirán ubicar los documentos utilizando una palabra clave o descriptor de búsqueda que se desee. Las bases de datos o registro documental estarán construidas

14 siguiendo la norma internacional ISAD (G), sistematizable o migrable a sistemas universales o módulos de mayor cubrimiento. 4.7 BODEGAJE DE LA DOCUMENTACIÓN RETENIDA El material documental intervenido, tanto el que hace parte de la gestión activa como el que se ha de transferir al Archivo Central será bodegado en cajas portadocumentos, localizándolo en los anaqueles o depósitos para ello asignados y de acuerdo reproduciendo la estructura administrativa que los generó. Se ubicarán los consecutivos de cajas, tomos, carpetas y/o legajos y folios de acuerdo a la estructura conceptual y sistemática del Archivo como unidad autónoma de información documental. 4.8 ASESORÍA Y CAPACITACIÓN DE FUNCIONARIOS

15 La asesoría en la elaboración de un Programa de Gestión Documental consta de un conjunto de actividades enmarcadas en las fases de: producción o recepción que hace referencia al origen, creación y diseño del documento. Trámite, flujo de la correspondencia recibida y enviada. Distribución, manejo de los documentos en la unidad administrativa correspondiente, determinando las series para integrar el expediente. Consulta, derecho que tiene un usuario de acceder a la información. Retención, periodo de tiempo de permanencia de los documentos según su ciclo vital. Almacenamiento, conjunto de medios disponibles, para salvaguardar los documentos. Se capacitará a través de seminarios prácticos en los conceptos, fundamentos y principios archivísticos, en especial a los funcionarios responsables directos de la gestión documental en las dependencias de la Alcaldía, puntualizando en los procesos de las transferencias documentales de la Secretaría hacia el Archivo Central. Su formación irá dirigida fundamentalmente al conocimiento y dominio de conceptos y procesos técnicos archivísticos vigentes y a la aplicación sistemática del Programa de Gestión Documental que debe entrar a funcional a plenitud. 4.9 AJUSTE Y CONSOLIDACIÓN DE LA METODOLOGÍA ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI A. Realizar una revisión de la estructura de MACROPROCESOS y sus respectivos PROCESOS para evaluar si se están aplicando los procedimientos en forma adecuada, coherente y ajustada a los términos que establece el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y REGISTROS de la Alcaldía. B. Relacionar o vincular la matriz de documentos y registros producidos y aplicados en todos y cada uno de los PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS con los términos, formatos y aplicativos de LEY GENERAL DE ARCHIVOS, tales como Tablas de Retención Documental, TRD, Registro y Control de Comunicaciones Oficiales, Inventario Único de Documentos de Gestión, Sistema de Transferencias Documentales e implementación de Unidades Archivísticas Especiales. C. Ejecutar el PLAN DE CAPACITACIÓN definido en el MACROPROCESO DE APOYO, PROCESO GESTIÓN TALENTO HUMANO en lo referente al PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y su vinculación con el MECI, en pos de la inminente consolidación del PROGRFAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD de la Alcaldía. Cada dependencia revisará sistemáticamente sus procedimientos y flujogramas de producción documental, sus formatos y registros, a fin de garantizar la no ocurrencia o existencia de NO CONFORMIDADES. D. Realizar las auditorías internas de rigor a cargo de la OFICINA DE CONTROL INTERNO, tanto en los términos de el MECI como de LEY DE ARCHIVOS, a fin de encontrar a tiempo las posibles NO CONFORMIDADES y poder implementar los correctivos o planes y actividades de mejoramiento a que haya lugar.

16 E. Consolidar y/o empoderar en el MACROPROCESO DE APOYO, el PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL, especificado en el MECI como procedimiento de ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA, conceptuado desde Ley de Archivos como PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL; consolidando las herramientas establecidas por la normatividad como son: 1. EL ARCHIVO CENTRAL, organizado y dotado con sus medios de consulta automatizados, competente para recibir adecuadamente las transferencias documentales de las oficinas productoras, según lo establezcan las Tablas de Retención Documental. 2. LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA, dotada de las herramientas informáticas de rigor para la realización del registro y control de comunicaciones oficiales, tal como lo establece la normatividad archivística vigente, en especial el Acuerdo 060 de Procesamiento, registro y control de comunicaciones oficiales RECIBIDAS, comunicaciones oficiales ENVIADAS y comunicaciones oficiales INTERNAS. 3. LAS UNIDADES ARCHIVÍSTICAS ESPECIALES, tales como la Unidad de Contratación y de Historias Laborales; previstas desde Ley de Archivos como SERIES DOCUMENTALES COMPLEJAS y generadas en el MACROPROCESO DE APOYO. 4. SISTEMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES de las unidades productoras al Archivo Central, aplicando rigurosamente las TRD y los formatos y procedimientos archivísticos de rigor. 5. INVENTARIO ÚNICO DE DOCUMENTOS DE GESTIÓN, aplicativo del Acuerdo 042 de 2002, de riguroso cumplimiento para todos los Archivos de Gestión, a cargo de los servidores públicos responsables de la producción documental. F. Ejecutar el MACROPROCESO EVALUACIÓN, lo referente al PROCESO AUDITORÍAS INTERNAS, cuyo procedimiento constituye una herramienta de primer orden para verificar, no solo la aplicación de el MECI, sino la implementación cabal y competente de Ley de Archivos, debidamente vinculados, como camino para empoderar y hacer más eficiente y transparente la Administración Municipal, bajo los principios del SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD, de cara al desarrollo de las comunidades desde la función pública. G. Empoderar la Oficina de Control Interno, como herramienta que transversa toda la Administración Municipal, haciendo de garante para el cumplimiento de procesos y procedimientos que han de garantizar el establecimiento de una CULTURA DEL AUTOCONTROL Y LA EXCELENCIA ADMINISTRATIVA, tanto desde la aplicación de el MECI como de Ley de Archivos, visualizando un Sistema de Gestión de Calidad cierto en la.

17 5. METAS A ALCALZAR 5.1 EL ARCHIVO CENTRAL de la Alcaldía Municipal de Ragonvalia, constituido por el acervo documental de los años 1998 a 2010, debidamente organizado, descrito y con sus medios de consulta: Bases de datos, Software parametrizado y licenciado, Medios de consulta, Gestión de Depósito; pues la documentación anterior a 1998 puede valorarse como histórica y debe ser transferida al Archivo General del Municipio. 5.2 EL INVENTARIO ANALÍTICO, debidamente sistematizado, en una base de datos u hoja de trabajo electrónica (incorporable al sistema que se elija para la automatización general de la gestión de documentos), formada por los registros de los documentos administrativamente vigentes, como medio de consulta de este archivo. 5.3 APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL de la Alcaldía de Ragonvalia técnicamente construidas: Expediente de aprobación y aplicación: -Formato de las TRD -Introducción y metodología de las TRD -Documentos soporte -Manuales e instructivos 5.4 EMPODERAMIENTO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL para la, operando con materiales adecuados y bajo procedimientos idóneos en las Secretarías y despachos u oficinas de la Alcaldía; definiendo claramente el sistema de transferencias documentales al Archivo Central, haciendo estos despachos más eficientes y competitivo en materia de gestión de documentos. Instructivos y manuales de procedimiento, tanto para el Programa de Gestión Documental como para el proceso de Transferencias Documentales Programa de Conservación Preventiva de Documentos Capacitación general responsables de la gestión documental, funcionarios 5.5 CAPACITACIONES Y ACOMPAÑAMIENTO PROFESIONAL Y TÉCNICO para el empoderamiento de la política archivística territorial e institucional: Aplicación de Actos administrativos Comités u organismos, Reglamentos Capacitación a. Consejo Municipal de Archivos b. Comité de Archivo de la Alcaldía c. Comité Evaluador de Documentos 5.6 IMPLEMENTACIÓN Y SOSTENIBILIDAD DE LAS UNIDADES ESPECIALES, tal como lo exigen los organismos de control, en especial la Procuraduría General de la

18 Nación con su circular 035 de 2009: Unidad de Historias Laborales y Unidad de Contratación. 5.7 REVISIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL MECI para la optimización de procesos y procedimientos en la Administración Municipal de Ragonvalia, con énfasis en la Gestión Documental, el registro y control de documentos, la aplicación de formatos y herramientas de verificación y soporte de la acción administrativa. 5.8 VINCULACIÓN DEL MECI con el Sistema de Archivos y Gestión Calidad: Cuadro Maestro de Documentos de Gestión, codificación de formatos y series documentales. 5.9 CONSOLIDACIÓN o empoderamiento de la Oficina de Control Interno en la Alcaldía de Ragonvalia, como garante de la legalidad, transparencia, celeridad y fortalecimiento institucional; quien estará a cargo del liderazgo para la realización de auditorías internas, planes de mejoramiento, detección de NO conformidades, vinculación de los sistemas MECI Ley de Archivo y Gestión de calidad PROGRAMA DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS con la aplicación rigurosa de los materiales archivísticos y de gestión documental adecuados, para garantizar la adecuada conservación de los documentos durante todo su ciclo vital y con ello la memoria histórica institucional y de la sociedad ragonvalense IMPLEMENTACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO, organizando las series documentales acumuladas de carácter histórico con la construcción y aplicación de las Tablas de Valoración Documental, TVD, tal como lo establece el Decreto 4124 de 2004, reglamentario mde la Ley General de archivos o 594 de Ragonvalia, diciembre 26 de 2012 OMAR ADRIÁN OCHOA VALDERRAMA Alcalde