Una publicación de. Febrero del Tips excelentes para proteger su Negocio de Fraudes y Fallas Administrativas

Transcripción

1 Una publicación de Febrer del Tips excelentes para prteger su Negci de Fraudes y Fallas Administrativas

2 Cntenid Intrducción Tip 1: Crear una cultura de Hnestidad en su empresa. Tip 2: Evaluar ls riesgs de Fraudes y Fallas administrativas. Tip 3: Evaluar las actividades de cntrl que hems implementad. Tip 4: Establecer un adecuad sistema de infrmación y asegurar una fluida cmunicación en la empresa. Ti 5: Mnitrear el cntrl intern de un manera independiente Cóm pdems ayudarl? SMS Auditres del Ecuadr Servicis de SMS Auditres del Ecuadr 2

3 5 Tips para prteger su Negci de Fraudes y Fallas Administrativas Intrducción Durante nuestra vida empresarial cnstruims grandes pryects haciend realidad muchs de nuestrs sueñs y deses para el bienestar prpi y el de nuestra familia. Sin embarg, n deja de inquietarns el pensar que alguien cercan a nuestra empresa pueda abusar de nuestra cnfianza y cmeter un Fraude de terribles cnsecuencias. Durante nuestr ejercici prfesinal hems cncid Fraudes desde US$30,000 hasta de US$20,000,000. Pr tr lad, una Falla administrativa riginada pr un descuid en el establecimient de cntrles puede cn seguridad cmprmeter la cntinuidad de la empresa. Finalmente, si el Fraude la Falla administrativa n llega a ser catastrófica, genera una reputación muy pbre hacia el exterir que afecta su imagen, la calidad de sus prducts y la psibilidad de hacer mejres negcis. Si sms ls Administradres encargads de cntrl, la psibilidad de un Fraude una Falla pdría cstarns nuestr puest de trabaj. Pr este mtiv nuestra Firma cntribuye a su bienestar presentándle en las siguientes páginas un reprte especial que cntiene 5 tips excelentes para prteger su negci de Fraudes y Fallas Administrativas. Esperams que cn este tip de reprte pueda implementar las slucines prtunamente y seguir en el camin del éxit. 3

4 Tip 1: Crear una cultura de Hnestidad en su empresa Ls empleads de una rganización según estadísticas cnfiables sn ttalmente hnests en un 10% y ttalmente deshnests en un 10%, y el cmprtamient del 80% restante depende de las influencias de ls grups anterires. Est significa que es un buen negci crear una cultura de hnestidad en su empresa, cas cntrari existiría la psibilidad que un gran prcentaje del persnal de una rganización busque prtunidades para cmeter un Fraude. Finalmente debems recncer que la Gente es la que prduce la rentabilidad de la empresa, así mism la gente es la respnsable de las fallas y ls fraudes. Para crear una cultura de hnestidad la Alta Administración debe establecer cual es su filsfía hacia ls cntrles, el rden, la limpieza y ls valres ETICOS de la cmpañía. Se debe definir cual es el perfil del emplead ideal, buscand que pase primer pr el filtr de la hnestidad y después el de las cmpetencias prfesinales. La empresa n debe permitir la impunidad de ls cass de fraude detectads prque genera un mal precedente en ls empleads que pueden llegar a pensar que n pasa nada si se cmete un fraude y generarse peres situacines. La imagen que debe pryectar es aquí se castiga hasta el más mínim fraude. Existe un mecanism para evaluar que tip de ambiente de cntrl tenems en nuestra cmpañía, establecid en un estándar internacinal de cntrl denminad COSO REPORT. Mediante una evaluación independiente Usted pdrá saber cuan distante está de las prácticas recmendadas y que debería hacer exactamente para prtegerse de las eventuales FALLAS y FRAUDES. 4

5 Tip 2: Evaluar ls riesgs de Fraudes y Fallas Administrativas En el mund de ls negcis y la vida misma, tda decisión lleva implícit ciert nivel de riesg, cuya prbabilidad e impact debe ser medid para asegurar que la rentabilidad que esperams alcanzar cn nuestrs bjetivs supere ls csts. La prevención es el 80% de la slución de FRAUDES y FALLAS administrativas. Nadie puede cntratar un segur cuand l necesita pr es debems prever la prbabilidad de la currencia y el impact de ls riesgs e invertir en el valr de una prima que ns cubra el riesg de rb de un vehícul, pr ejempl. De igual manera en las empresas debems identificar ls riesgs que están asciads cn ls bjetivs, determinar cuanta prbabilidad existe de que ese riesg se traduzca en un hech real y cuant ns afectaría ecnómicamente. Pr ese mtiv y nunca dud en asegurar mi aut, prque prefier pagar el valr de una prima y evitarme el riesg de perder un mayr valr. Cuand evaluams el cntrl intern utilizams una Matriz de Riesgs para identificar ls riesgs implícits en las decisines empresariales y evaluar su prbabilidad e impact antes que se prduzcan. Usted pdrá cncer que riesgs sn catastrófics para su rganización, cuales debería evitar y cuales pdría asumir sin prblemas. Es 100% más eficiente cncer anticipadamente el bstácul que debe vencer para alcanzar la meta. PROBABILIDAD CASI SEGURO PROBABLE POSIBLE POCO PROBABLE RARO LOW MODERATE HIGH EXTREME IMPACTO INSIGNIFICANTE MENOR MODERADO MAYOR CATASTROFICO Títul Tips para del libr prteger su Negci de Fraudes y Fallas Administrativas

6 Tip 3: Evaluar las actividades de cntrl que hems implementad Hems invertid much en nuestra empresa y a l larg de ls añs pdríams haber elabrad prcedimients y plíticas que en alguns de ls cass estén escritas n. La pregunta que debems hacerns es: Nuestras plíticas, prcedimients y cntrles sn efectivs en prevenir, detectar y disuadir un psible FRAUDE evitar una FALLA administrativa?. Qué elements tenems para afirmar que estams prtegids?. La frma crrecta de saber si nuestrs prcedimients de cntrl sn eficaces y eficientes en prevenir FRAUDES FALLAS es cnfrntarls cntra ls riesgs. A l larg de nuestra experiencia prfesinal hems detectad que muchas cmpañías tienen prcedimients de cntrl que n cntrlan nada imprtante y que en cambi dejan grandes riesgs sin algún prcedimient de cntrl que ls mitigue. La ventaja que han tenid algunas cmpañías es que tdavía n se ha presentad la prtunidad perfecta para el que cmete el fraude. El hech de que tdavía n ns ha currid un FRAUDE una FALLA administrativa n significa que tenems buens cntrles. Debems estar preparads ante el peligr. Pr es es que muchas cmpañías cnscientes de ls riesgs realizan simulacrs para cncer las respuestas ante ls riesgs de incendi, pr ejempl. Nuestra experiencia ns ha enseñad a identificar ls prcess crítics del negci, las actividades principales de ese prces y cóm pdrían ser afectads pr ls riesgs. Mediante una serie de pruebas de cntrles se determina el grad de funcinamient de ls cntrles implementads. Cn est la Alta Administración gana alg de tranquilidad y se puede cncentrar en vender. 6

7 Tip 4: Establecer un adecuad sistema de infrmación y asegurar una fluida cmunicación en la empresa Es muy cncid el refrán l que n se cnce n se puede cntrlar si n tienes una meta y un mapa de ruta cóm puedes saber hacia dnde vas? El éxit de ls negcis definitivamente que está en la infrmación. A mayr infrmación de calidad mayres prbabilidades de éxit. Pr l tant debems cuestinarns si Nuestra rganización tiene infrmación sbre fallas administrativas, fraudes, errres?. Alguns negcis fracasan n crecen prque n tienen sistemas que les permitan saber prqué cmpran ls clientes en qué se utilizan ls recurss. Mi intención n es vender un sftware, per en la actualidad existe la tecnlgía a buen preci que ns permite cntar cn un sistema de infrmación cnfiable. Nuestr sistema ns ayuda a alcanzar ls bjetivs empresariales es una carga difícil de llevar? La cmunicación también favrece la eficacia y eficiencia de ls negcis prque permite que el cncimient fluya entre las persnas. Inclusive, la cmunicación inmediata de las FALLAS FRAUDES a la alta administración permite tmar crrectivs rápids antes de situacines catastróficas. Td el persnal debe recibir el mensaje clar pr parte de la alta administración respect a que la respnsabilidad del cntrl debe asumirse seriamente. Qué calificación recibiría su sistema de infrmación y cmunicación si l smete a la revisión del estándar internacinal COSO REPORT? 7

8 Tip 5: Mnitrear el cntrl intern de un manera independiente Ls sistemas de cntrl intern para que sean efectivs requieren que sean mnitreads independientemente valrand su desempeñ a través del tiemp. Ls sistemas de cntrl intern n sn estátics, cambian cn el tiemp, pr l tant requieren que frecuentemente se ls evalúe. Si ingresa persnal nuev se rigina un riesg de que el cntrl se incumpla, si escasean ls recurss prbablemente exista la tentación de desarmar ciert cntrl, etc. Cuánd fue la última vez que evaluó su sistema de cntrl intern?. Existe un principi básic de cntrl intern que ns dice nadie puede ser juez y parte de una transacción. Pr l tant la precupación durante nuestras cnsultrías es identificar situacines en las cuales ls que cntrlan n sean partes interesadas. Debe preferirse mnitres cruzads entre departaments para detectar FALLAS, pr ejempl el departament de csts infrmand de las variacines desfavrables al ejecutiv de prducción el ejecutiv de finanzas señaland la falta de presupuest para ls gasts del departament de mercade. Aquí el prblema radica en la psibilidad de que varis ejecutivs se clusinen para encubrir un FRAUDE. Precisamente ahí radica la ventaja de las evaluacines independientes de Auditria Interna y Externa, en la independencia. Una recmendación muy útil es mantener a ls Auditres Interns en labres que n ls impliquen ser parte de las peracines. Así mism deberían cntratarse Auditres Externs de recncid prestigi prfesinal. 8

9 Cóm pdems ayudarl? Recncems l traumátic que resulta cuand se prducen FRAUDES l desastrs que es cuand una FALLA administrativa ns quita ese merecid negci. A nivel internacinal el prmedi de pérdida pr Fraudes brdea ls US$2,000,000. Ha calculad hasta cuánt puede perder su negci pr un psible FRAUDE FALLA administrativa sin que afecte significativamente sus peracines? L recmendable es iniciar una evaluación de la efectividad de ls cntrles antes que ls riesgs se vuelvan un hech y ns afecten. Pr este mtiv nuestra Firma ha cread un métd denminad F6, Frtalecimient de 6 aspects basad en la nrma internacinal COSO REPORT, mediante la cual ayudams a nuestrs clientes a identificar y medir ls riesgs del negci, mejrar sus cntrles, prteger sus intereses y cntribuir al lgr de las metas de rentabilidad establecidas. Cm especialistas en cntrles hems desarrllad ls siguientes servicis de valr invaluable para sus necesidades: 1 Capacitación en cntrl intern para que en la rganización tds se cnviertan en prtectres de ls activs de la cmpañía. 2 Apy al persnal de Auditria Interna para mejrar su desempeñ en la prevención de FRAUDES y FALLAS administrativas. 3 Evaluación del Cntrl Intern de manera independiente para saber si es efectiv en prevenir, detectar y disuadir un FRAUDE una FALLA administrativa. Tenems nuestra prpia metdlgía F6 basada en la nrma internacinal de cntrl intern COSO REPORT. 4 Revisines recurrentes de Auditria Interna independiente cn el prpósit de alcanzar mayr eficacia y eficiencia en ls cntrles. 5 Revisines ANTIFRAUDE en la cual ns especializams en aquells prcedimients que eviten la realización de acts clusris. 6 Auditria Externa en la cual hacems énfasis en la revisión de la efectividad de ls cntrles crítics de la rganización. 9

10 Quiénes sms en Ecuadr? Sci Directr en Ecuadr Fabián Delgad Lr En Ecuadr sms SMS DEL ECUADOR que esta frmada pr ex Gerentes muy experimentads de las Mayres Firmas Internacinales de Auditria, cn más de 20 añs de actividad Nacinal e Internacinal. Fue fundada en el añ 2005 (cm Auditres y Asesres Gerenciales) pr el Ing. Fabián Delgad Lr, nuestr Sci Directr, ex Gerente de PricewaterhuseCpers. Ingenier Cmercial. Cntadr Públic. Ex Gerente de Auditría y Asesría PriceWaterhuseCpers. Más de 25 añs de experiencia en Auditría, Cntabilidad y Finanzas. MBA (Máster in Business Administratin) de la ciudad de Mntreal, Canadá y Madrid, España. Prfesr de Maestrías Internacinales en Administración de Empresas. Catedrátic Principal de Imprtantes Grups del País. Miembr del Institut de Investigacines Cntables del Ecuadr. Miembr del Cmité de AuditrÍa del Banc de Guayaquil. SMS Ecuadr SMS Ecuadr es una Firma de SMS Latinamérica calificada pr el Mercad de Valres y la Superintendencia de Cmpañías. SMS Latinamérica Sms una rganización integrada pr Firmas prfesinales independientes de Auditría, Cnsultría y Cntabilidad, que cmparten tecnlgía de avanzada para prestar ls mejres servicis prfesinales a nuestrs clientes. SMS Latinamérica Alguns de Nuestrs Miembrs SMS Argentina SMS Bahamas SMS Blivia SMS Brasil SMS Chile SMS Clmbia SMS Csta Rica SMS Ecuadr SMS El Salvadr SMS Guatemala SMS Haití SMS Hnduras SMS Jamaica SMS Méxic SMS Nicaragua SMS Panamá SMS Paraguay SMS Perú SMS Puert Ric SMS República Dminicana SMS Trinidad & Tbag SMS Uruguay SMS Venezuela 10

11 Nuestrs Servicis Auditría Cnsultría y Asesrías Asesramient Fiscal Precis de Transferencia Business Prcess Outsurcing Finanzas Crprativas Certificación de Gasts al Exterir Gestión del Talent Human Tma Física de Inventaris Sistemas y Tecnlgía Infrmática Capacitación Cntáctans Quit Veintimilla E9-29 y Lenidas Plaza Edifici Uziel, 5t pis, fc. 502 Cel: Guayaquil Urdesa Nrte Calle 5ta. #223 entre callejón 5t. y Avenida 4t. Tel: (593-4) (593-4) Ws: Inf@smsecuadr.ec cmunicacines@smsecuadr.ec Síguens en: f Facebk SMS Auditres y Asesres del Ecuadr in Linkedln SMS Auditres Ecuadr Cuente cn Nstrs Instagram smsecuadr 11