En AB Pro Systems nos especializamos en dar soluciones integrales para la mejora en la gestión de negocios ayudamos a nuestros clientes a mejorar el

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1 Por: Nabil Tabchi

2 En AB Pro Systems nos especializamos en dar soluciones integrales para la mejora en la gestión de negocios ayudamos a nuestros clientes a mejorar el desempeño en sus actividades diarias y en la reducción de costos y optimización del desarrollo de sus empresas.

3 Cómo es el mercado Mexicano de ERP 5,144 Total Empresas en México 5,144,056 1,867,292 3,271, % Usan ERP 63.6% Usan Paquete Admin 36.3% No usan Sistemas

4 Administración de Materiales Comer cialización ERP REPORTES Contabilidad Sistemas Operativos Producción Inventarios Compras Proveedores Facturación Clientes Pólizas Otros Bancos Comprobación de Gastos Presupuestos Activos Fijos Cta. Gastos A. Pedimentos Facturación de servicios Ordenes Lista de materiales MRP

5 BPM Procesos Operativos Procesos administrativos Procesos comerciales Otros CRM Clientes Mercado BI ERP Minería de Datos Fiscal Declaraciones Auditorias Facturación Electrónica IVA -IETU-ISR TI Internet Redes Sociales Paginas WEB Centros de Computo Seguridad Redes Documentos Electrónicos Escaneo Tipificación

6 TI NUVEy SOA BI INTERNET CRM BPM

7 Es importante asegurar que su ERP 1 MULTI-EMPRESA Maneja base de datos independiente por compañía, para efectos de confidencialidad. Comparte catálogos entre compañías evitando la recaptura (ctas. Contables, Clientes, Proveedores, etc.) Permita generar informes consolidados para una correcta toma de decisiones asertiva a nivel grupo si se requiere. El control del sistema de seguridad de los usuarios es centralizado entre todas las compañías. Permite manejar compañías multinacionales de diferentes países y/o diferentes monedas.

8 Es importante asegurar que su ERP 2 MULTI-SUCURSAL El módulo de multi-sucursales debe permitirá administrar y configurar tantas sucursales como tenga su empresa Controla los accesos de usuarios por sucursal. Permite definir clientes, proveedores, cuentas bancarias, almacenes y series de documentos por sucursal. Informes detallados por sucursal. Emitir estados de resultados por Sucursal.

9 Es importante asegurar que su ERP 3 ADMINISTRADOR DEL SISTEMA Permite escribir y ejecutar sentencias específicas de SQL para consulta de base de datos. Mantiene bitácora transaccional y de modificaciones a catálogos a lo largo de todo el sistema. Cuenta con un modelo de seguridad que permite configurar a los usuarios por grupos y perfiles, definiendo los diferentes niveles de accesos. Permite descarga a Excel a lo largo del sistema.

10 Es importante asegurar que su ERP 4 MULTI-MONEDAS Manejo de múltiples divisas conservando la operación contable en la moneda base del sistema. Realiza operaciones en moneda extranjera y a la vez administra saldos y movimientos en moneda base. Consulta de múltiples tipos de cambio, registrando el tipo de cambio del día. Calculo automático de la utilidad o pérdida cambiarias por tipo de cambio al final del mes y durante cada transacción que lo necesita. Asociar los procesos de perdidas cambiarias a las políticas fiscales aplicables sin generación de reportes especiales. Posibilita las transacciones de caja chica en diferentes monedas. Integración natural con los módulos Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Bancos, Contabilidad, Activos Fijos y Ventas.

11 Es importante asegurar que su ERP 5 REPORTEADOR Tener la facilidad para analizar y manipular la información a través del visor de consultas y reportes, permitiendo exportar la información en formatos como Word, Excel, texto, PDF, Correo, etc.. Funcionalidad que permite el envío por correo de cualquier informe o consulta del sistema. Posibilidad de crear plantillas para las consultas de información de acuerdo a las necesidades de cada usuario

12 Es importante asegurar que su ERP 6 REPORTEADOR Tener la facilidad para analizar y manipular la información a través del visor de consultas y reportes, permitiendo exportar la información en formatos como Word, Excel, texto, PDF, Correo, etc.. Funcionalidad que permite el envío por correo de cualquier informe o consulta del sistema. Posibilidad de crear plantillas para las consultas de información de acuerdo a las necesidades de cada usuario Permite analizar la información desde diferentes dimensiones mediante el uso de tablas dinámicas. Herramientas de tipo Business Intelligence(Análisis de indicadores, informes ejecutivos, evaluación de metas y objetivos, gráficas dinámicas)

13 Es importante asegurar que su ERP 7 CONTABILIDAD Tener un estructura multidimensional de la contabilidad. Maneja una estructura contable robusta, flexible y dinámica con multiniveles. Mayor efectividad y optimización de tiempos en la toma de decisiones a través del uso y análisis de información desde diferentes escenarios del negocio. Reflejar en la contabilidad los registros detallados de los módulos tales como datos de clientes, proveedores, No. De facturas, Prov. y Clte. Fiscal, etc. Estados financieros y auxiliares contables por Proyecto, eje de negocio, activos fijos y órdenes de servicio, entre otros. Maneja indicadores financieros pre configurados con gráficas que muestran las tendencias estratégicas del negocio. Desde los estados financieros se permite la rastreabilidad hasta el documento origen para analizar a detalle los registros de la empresa

14 Es importante asegurar que su ERP 8 FISCAL Configuración fiscal robusta que permite especificar los porcentajes deducibles de los gastos de acuerdo al tipo de impuesto, servicio, artículos, partes relacionadas y ley vigente. Facilita las declaraciones fiscales a través de las consultas y reportes, de impuestos tales como ISR, IVA, IETU, IEPS. Bloquea cambios a transacciones del sistema en función de los procesos de las declaraciones fiscales. Proceso de determinación de los impuestos trasladados IEPSe IVA en base al flujo de efectivo de la compañía. Genera layoutsrequeridos para efectos fiscales para la carga batchde la DIOTy facturación electrónica mensual, etc. Permita la emisión de informes del SIPIAD para validar información de auditorias. Poder tipificar las razones sociales según la ley mexicana de sociedades mercantiles.

15 Es importante asegurar que su ERP 9 BANCOS Conciliación bancaria automática y manual; la cual permite cargar un estado de cuenta del banco y confrontarlo contra los movimientos del sistema. Flexibilidad y adaptabilidad en la configuración de nuevos layoutsde diversas instituciones bancarias. Registro automatizado de documentos como depósitos no identificados y comisiones a partir del estado de cuenta. Permite exportar e importar transacciones a sistemas bancarios. Reconocer depósitos de Clientes en función de sus ctas bancarias. Administración de las tarjetas de crédito empresariales y sus adicionales, límite de crédito, saldo y empleado asignado, además del control de fechas de corte y pago. Integrar su información financiera de OneGoalERP y la confronta con información bancaria. Usar la Conciliación como la base para las declaraciones fiscales deforma estructural.

16 Es importante asegurar que su ERP 10 DEUDORES / ACREEDORES DIVERSOS Control multi-saldos de deudores manteniéndolos separados por los siguientes tipos: comprobación de gastos, préstamos y cargos/descuentos. Manejo de deudores de manera similar a cuentas bancarias permitiendo el pago/cobro de deudas a través de éstos. Registro y autorización de las comprobaciones de gastos de forma independiente. Conciliación automática de deudores y cajas cuando los movimientos se relacionan con registros bancarios. Configuración de límite de crédito a los deudores y fondo fijo para el caso de caja chica. Vinculación de los deudores con empleados de la empresa, clientes o proveedores. Integración con el módulo de Bancos, Recursos Humanos, contabilidad y el catálogo de proveedores.

17 Es importante asegurar que su ERP 11 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA CFD/CFDI El sistema de soportar los diferentes esquemas de facturación CBB, CFD, CFDI. Enviar automáticamente vía correo electrónico de los archivos CFD(XML) así como PDF. Conserva de forma organizada los documentos electrónicos para soportar su validez ante las autoridades. El sistema debe controlar todos los requerimientos fiscales y asegurar de cumplirlos y cuidar que estén integrados a la información fiscal de la empresa.

18 Es importante asegurar que su ERP 12 VENTAS Y COMERCIALIZACIÓN Permite crear procesos de ventas desde cotizar, registrar pedido, remisionar y facturar. Permite registrar varias direcciones de envío para un mismo cliente manteniendo un mismo domicilio fiscal para su facturación. Se integra con los módulos de inventarios, contabilidad y cuentas por cobrar. Permite crear facturas a partir de otras previamente registradas, reduciendo tiempos de captura. Permite crear plantillas que agilizan la captura y genera facturas masivas de acuerdo a las fechas y/o periodos programados. Permite backorder hacia proveedores o hacia producción Permite registrar contratos comerciales con clientes, estableciendo cantidades, precios, descuentos y condiciones de pago para agilizar los procesos de ventas.

19 Es importante asegurar que su ERP 13 CUENTAS POR PAGAR La capacidad de manejar de forma integrada a la contabilidad el proveedor fiscal. Controlar movimientos y registros en función de proveedor fiscal y tener amare entre ambos registros. Asegurar que los movimientos registrados desde un deudor o dese el módulos de CxP se asocian al mimos proveedor o proveedor fiscal de forma natural delo sistema. Carga automática de CFDspara registrar los gastos y compras de la empresa reduciendo tiempos de captura. Sugerencia automática de aplicación de los anticipos al capturar un pasivo del proveedor. Permite controlar saldos en parcialidades desde un mismo documento principal para tener mejor control el flujo de efectivo.

20 Es importante asegurar que su ERP 14 CUENTAS POR COBRAR Maneja el clientes fiscal o facturar a y permite facturar a diferentes razones sociales desde un mismo cliente. Controla los requisitos fiscales por facturar a. Permite modificar vencimiento de documentos por cambios de condiciones o errores de registro. Centraliza saldos de un cliente que tiene diferentes sucursales en una sola cuenta. Aplicación de múltiples anticipos a diferentes facturas en un solo movimiento. Compensación de saldos entre clientes que a su vez son proveedores. Permite controlar saldos en parcialidades desde un mismo documento principal para tener mejor control el flujo de efectivo y administra los cobros en parcialidades.

21 Es importante asegurar que su ERP 15 INVENTARIOS 1 Integración de costos indirectos a los productos; originados por importaciones, traslados y otros. Manejo de almacén fiscal que permite relacionar un pedimento a cada salida de mercancía y agregar los costos derivados. Control de mercancía que se encuentra en proceso de traslado y de los costos derivados del mismo. Configuración de costos indirectos por producto, definiendo un porcentaje o monto para su cálculo automático en las compras o las recepciones. Serie Lote, control avanzado de series lotes incluyendo caducidades, información detallada del pedimento, rangos de números de serie. Pedimento detallado que incluye información como aduana, exportador, fracciones, guías/bl, impuestos de importación, entre otros.

22 Es importante asegurar que su ERP 16 INVENTARIOS 2 Trazabilidad de los movimientos de productos, identificando con cada transacción el histórico y las ubicaciones de los mismos. Permite manejo de serie y/o lote al momento de dar entrada a almacén productos inventariables, Permite el uso de pedimento para ventas de primera mano. Las series pueden utilizarse numéricas o alfanuméricas. Cuenta con el control del inventario a través del pedimento. Cuenta con consultas dinámicas de múltiples almacenes en donde el sistema controla costos en moneda base, en Dólares y en moneda de origen. El sistema permite desconsolidar series y lotes. Maneja transformación de inventarios.

23 Es importante asegurar que su ERP 17 COMPRAS Y REQUISICIONES Maneja proceso de compra con etapas de control y niveles de autorización de acuerdo a las políticas establecidas en cada compañía. Facilidad para la toma de decisiones de compra ya que se cuenta con herramientas que muestran al momento de autorizar comparativos de cotizaciones y compras previas con datos de proveedor, precio, días de entrega y condiciones de pago. Maneja de contratos de precios con proveedores para agilizar y transparentar el proceso de compra. Avisos por correo electrónico a los involucrados en cada una de las etapas del proceso de compra, a través del módulo de programación de tareas y avisos. Requisiciones y órdenes de compra automáticas en base a puntos de reorden, disponibilidad y backorder. Permite registrar contratos comerciales con proveedores, estableciendo cantidades, precios, descuentos y condiciones de pago para agilizar el proceso de compras.

24 Es importante asegurar que su ERP 18 TRANSACCIONES INTERCOMPAÑÍA Identifica automáticamente a las empresas filiales con lo cual genera automáticamente solicitud de cuenta por pagar y cunetas por cobrar a la empresa filial-cliente. Permite identificar rápidamente las solicitudes de cuentas por pagar enviadas por la empresa vendedora. Aplicación automática de anticipos. Aplicación de transacciones y registro de pasivos, pagos y cobros entre empresas para facilitar el amarre de saldos y reducir riesgos contables y fiscales.

25 Es importante asegurar que su ERP 19 ACTIVOS FIJOS Y DEPRECIACIÓN Administración de la información detallada de todos los activos de la compañía independientemente de su status de depreciación. Maneja la depreciación contable y fiscal. Administra los activos tangibles e intangibles. Administra los documentos asociados a cada activo para su control fiscal. Permite la captura de multi-facturas en multi-monedas por activo. Control de los activos asignados a los empleados. Integración del valor total del activo mediante el registro de la(s) factura(s) de compra y otros gastos adicionales.

26 Es importante asegurar que su ERP 20 INTERFAZ NÓMINA Crea multi-tipo de nominas Permite Importar y provisionar multi-tipos de nominas desde sistemas externos. Generación de nómina a través de filtros dependiendo de las necesidades específicas. El control de las percepciones del empleado independientemente de las diferentes formas de pago tales como: nómina, honorarios y comisiones, etc.. La creación de los documentos de CxP, deudores diversos y contabilidad de forma automática, tales como: provisión del IMSS, INFONAVIT, 2% de nómina, provisión del pago a servicios de un tercero, descuentos de préstamo. Hacer mas eficiente el proceso administrativo en el que se optimizan los cálculos de los pagos en sus diferentes esquemas generándolo de manera automática y transparente. Considera de forma automática los procesos de los reconocimientos fiscales de las transacciones de nomina.

27 Es importante asegurar que su ERP 21 PRESUPUESTOS Control de varias versiones del presupuesto por cada ejercicio. Registro detallado de presupuestos; a través de los niveles de cuenta contable, centro de costos, código de trabajo, referencia, empleado, producto/servicio. Bloqueo de gastos de acuerdo a los límites establecidos en los presupuestos. Manejo de consultas dinámicas de comparativos de presupuestos. Permita la creación rápida de presupuestos desde versiones anteriores, gastos reales y/o hojas de calculo.

28 Es importante asegurar que su ERP 22 CONTROL DE DOCUMENTOS Administra un banco digital de archivos relacionado a los catálogos y documentos del sistema facilitando su consulta y organización. Permite digitalizar documentos, incluso desde ubicaciones remotas. Soporta la administración de documentos multiuso multi-relación. Indexa automáticamente los documentos y los asocia a registros directos del sistema. Permite consultas y exploración dinámica de documentos desde cualquier origen y destino. Asocia a documentos del sistema multi-tipo de archivos por ejemplo pdfy xml Facilita un esquema paperlessgarantizando la seguridad de los archivos; ya que se basa en los permisos asignados a cada usuario. Soporta el esquema fiscal de auditoria paperless.

29 Es importante asegurar que su ERP 23 RECURSOS HUMANOS Permite tener una radiografía completa de la información de cada empleado la cual ayuda a una mejor toma de decisiones tales como: o Generales, Medicales, Actividades de su puesto, Capacitación, Evaluación de desempeño, Activos, Vacaciones, Prestamos, Sueldos, Historial en la empresa, control de multi nomina. Optimiza los procesos del departamento de recursos humanos, administrados en una sola pantalla. Permite, a partir de la amplia información almacenada, generar reportes, además de elaborar formatos de: contratos, credenciales, diplomas, entre otros. Facilita el seguimiento de las tareas del personal para la determinación de la eficiencia de los diferentes departamentos y personas de la empresa. Valida las actividades reportadas de los subordinados asignándoles una calificación.

30 Es importante asegurar que su ERP 24 CRM Proporciona un acceso a la información del cliente. Gran visibilidad de la rentabilidad de las campañas de marketing, previsiones de ventas actualizadas y niveles de satisfacción del cliente. Cuenta con herramientas como: client, gestión de proyectos y gestión de actividades. Dispone de herramientas para el personal de ventas: o Gestiona el ciclo de vida de la venta Campañas multicanal. o marketing, Gestión de clientes potenciales. o Análisis de la eficiencia de las campañas Gestión de cuentas. o Gestión de contactos Gestión de oportunidades. o Previsiones de ventas El ERP comparte y controla en línea clientes, contactos y documentos con su CRM.

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