GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO

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1 GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO HENRY GEORGE MAQUERA QUISPE RICHARD YURI MERCADO RIVAS

2 GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO HENRY GEORGE MAQUERA QUISPE RICHARD YURI MERCADO RIVAS

3 GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO Autores: HENRY GEORGE MAQUERA QUISPE RICHARD YURI MERCADO RIVAS Reservado todos los derechos Editor: Richard Yuri Mercado Rivas Pje. José Carlos Mariátegui 129-Huancayo Junín-Huancayo Publicación electrónica editada en Huancayo, Perú. Primera Edición, Marzo 2014 Edición en CD reproducido por: INDUSTRIA GRAFICA CENTRO JR. PUNO N 796 JUNIN - HUANCAYO La portada muestra las etapas que podemos utilizar en una gestión de procesos de negocio, el enfoque se refiere a hacer un modelamiento general del proceso, luego detallarlo con la notación BPMN, aplicarle la simulación y posteriormente automatizarlo a través de herramientas BPMS. ISBN: Hecho el Depósito Legal en la Biblioteca Nacional del Perú Nº

4 PROLOGO La gestión de procesos de negocio se ha convertido hoy en día en una de las mejores formas de optimizar el trabajo dentro de las organizaciones, debido a la prioridad que se tiene en buscar la satisfacción del cliente externo e interno y bajo un marco de trabajo ordenado donde se prioriza la realización de actividades y responsabilidades de los involucrados. En el presente libro pretendemos mostrar las características más importantes de la gestión de procesos de negocio incluyendo el modelamiento de procesos basado en estándares como BPMN, la simulación de dichos procesos para evaluar el flujo correcto, los tiempos de cada actividad y el uso de recursos en dicho proceso y la forma de poder optimizar a través de las evaluaciones del procesos, el control de los procesos a través de mediciones e intervalos de aceptación según las características. La concepción de la gestión de procesos debe ser una visión integral en las organizaciones pero debe considerarse que su implantación debe iniciarse por una muestra de la totalidad de los procesos, de tal forma que el proceso de adaptación sea basado e n una mejora continua. Por lo que presentamos el siguiente libro a fin de apoyar a los interesados en aspectos de una buena gestión de los procesos de negocio. Huancayo, Marzo de 2014 Mg. Richard Yuri Mercado Rivas Mg. Henry George Maquera Quispe iii

5 PRESENTACIÓN La Gestión de Procesos de Negocio se ha convertido en una de las formas más importantes de mejorar las organizaciones, debido a que los procesos siempre han existido, sólo que no se les ha dado el enfoque respectivo. En el libro vamos a abordar los temas relacionados a los procesos, las formas de modelar los procesos para representarlos gráficamente, ver el ciclo que tiene los procesos aunque estos varían de acuerdo a las metodologías y/o herramientas. En la parte del modelamiento trataremos sobre la notación BPMN que es un estándar internacional para modelar procesos y lo complementaremos con la simulación y automatización de procesos a través del uso de herramientas software. Estos temas nos van a conllevar a analizar y evaluar mejor los procesos para comprender el funcionamiento de un área u organización de forma integral, hacemos uso de dos herramientas para el modelamiento, IDEF0 como la primera herramienta que nos permitirá visualizar y descomponer los procesos bajo un enfoque sistémico, y BPMN para el detalle de los mismos y complementándose con la simulación para poder evaluar los procesos. Se presenta un caso esencial de simulación pero esta puede explotarse de muchas formas adicionales, dependerá del analista y las características de la organización la herramienta a trabajar es Bizagi que nos permite mucha funcionalidad adicional. La forma en que se han trabajado el libro se caracteriza porque los temas han sido abordados en forma clara, concisa y ejemplificada teniendo en cuenta, sobre todo, un criterio didáctico. Este libro está dirigido a los jóvenes universitarios y a todos aquellos quienes se interesan por tener una información a nivel básico e intermedio sobre la gestión de procesos abordando la simulación y la automatización. Los Autores. iv

6 LOS AUTORES Richard Yuri Mercado Rivas, Ingeniero de Sistemas y Magíster en Ingeniería de Sistemas con mención en Ciencias de la Computación e Informática, ha desarrollado aplicaciones de software basados en software comercial y libre, Ha difundido e impartido cursos relacionados a la administración de base de datos, análisis y diseño de software, seguridad informática y desarrollo de aplicaciones software, basándose como base el modelamiento y evaluación de procesos antes de la implementación de software, realizo trabajos de investigación relacionado a las áreas de las TICS y procesos de negocios, actualmente se desempeña como docente de la Facultad de Ingeniería de Sistemas de la Universidad Nacional del Centro del Perú, así como también en la Escuela de Postgrado de la misma Universidad. Henry George Maquera Quispe, Ingeniero de Sistemas, Magister en Ingeniería de Sistemas con mención en Ciencias de la Computación e Informática, ha desarrollado aplicaciones en Plataformas Microsoft Windows, diseño de Infraestructura de Redes de Computadoras LAN/WAN, Procesos de Auditoria de Tecnologías de Información, Administración de Base de Datos y Gestión de Procesos. Ha desarrollado trabajos de investigación y cursos relacionados con las áreas de Redes de Computadoras, Auditoria Informática, Base de Datos, Gestión de Procesos, Seguridad de la Información y Negocios Electrónicos. Actualmente se desempeña como docente de la Facultad de Ingeniería de Sistemas de la Universidad Nacional del Centro del Perú y como docente adscrito a la Unidad de Posgrado de la Facultad de Ingeniería de sistemas de la mencionada Universidad. v

7 CONTENIDO PROLOGO PRESENTACIÓN LOS AUTORES CONTENIDO INDICE DE FIGURAS INTRODUCCIÓN iii iv v vi viii xi I. INTRODUCCIÓN A LOS PROCESSO DE NEGOCIO Vista general de los procesos Modelamiento de los procesos de negocios Enfoque sistémico 4 II. CICLO DE VIDA DE LOS PROCESOS Fases del ciclo de vida El ciclo de vida de los procesos y BPMS 8 III. MODELAMIENTO DE PROCESOS Procesos de negocio IDEF Elementos básicos de IDEF Representación gráfica de elementos básicos de IDEF Estructura de IDEF Ejemplo de un caso con IDEF Caso por desarrollar con IDEF Descripción del caso a analizar Software AllFusion Process Modeler 21 IV. ESTANDAR PARA EL MODELAMIENTO DE PROCESOS Business Process Model Notation Elementos de BPMN Uso de Bizagi Process Modeler 43 V. SIMULACIÓN DE PROCESOS Modelamiento del proceso 47 vi

8 5.2 Validación del proceso Análisis de tiempo Análisis de Recursos Análisis de calendarios 62 VI. AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS Descripción del caso Modelamiento de procesos Modelo de Datos Diseñando los formularios de la aplicación Definiendo Reglas Interfaz de la aplicación Definiendo usuarios Definiendo datos en las entidades paramétricas Puesta en marcha de la aplicación Registrando casos en la aplicación Análisis de tareas Análisis de procesos 85 vii

9 ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1.1 Procesos a través de áreas 1 Figura 1.2 Vista general del sistema 2 Figura 1.3 Visión general de un sistema 5 Figura 1.4 Subsistemas del sistema 5 Figura 1.5 Descomposición del sistema 6 Figura 2.1 Ciclo de vida de los procesos 7 Figura 2.2 Ciclo de vida y BPMS 9 Figura 2.3 Ciclo de vida con BIZAGI BPMS 10 Figura 3.1 Características de un proceso de negocio 12 Figura 3.2 Representación gráfica de los elementos de IDEF0 14 Figura 3.3 Diagrama de Contexto en IDEF0 15 Figura 3.4 Diagrama de Descomposición en IDEF0 15 Figura 3.5 Forma de trabajo Top-Down de IDEF0 16 Figura 3.6 Relación Salida Entrada entre actividades 17 Figura 3.7 Relación Salida Control retroalimentación entre actividades 17 Figura 3.8 Diagrama contextual para un sistema académico 18 Figura 3.9 Diagrama descompuesto para el sistema académico 19 Figura 4.1 Ventana principal de Bizagi Process Modeler 44 Figura 4.2 Menú circular de Bizagi 45 Figura 4.3 Proceso de ventas en Bizagi 46 Figura 5.1 Proceso de ventas 48 Figura 5.2 Botón para la vista de simulación en Bizagi 49 Figura 5.3 Vista de Simulación en Bizagi 50 Figura 5.4 Configurando en la etapa de validación del proceso 50 Figura 5.5 Configurando la compuerta 51 Figura 5.6 Resultados de la simulación en la etapa 1 52 Figura 5.7 Vista de análisis de tiempo 53 Figura 5.8 Signando el tiempo de intervalo de cada llegada 53 Figura 5.9 Asignando el tiempo a las actividades 54 Figura 5.10 Resultados de la simulación en la etapa de Tiempos 55 viii

10 Figura 5.11 Ventana de análisis de recursos 56 Figura 5.12 Botón de recursos 56 Figura 5.13 Recursos creados para el proceso 58 Figura 5.14 Asignando cantidad de recursos 59 Figura 5.15 Definiendo costo de los recursos 59 Figura 5.16 Asignando recursos a las actividades 60 Figura 5.17 Asignando costos a las actividades 60 Figura 5.18 Resultados de la simulación en recursos 61 Figura 5.19 Resultados de la simulación en vista de tabla 61 Figura 5.20 Resultados de la simulación del proceso completo 62 Figura 5.21 Ventana de análisis de calendarios 63 Figura 5.22 Estableciendo calendario para el proceso 63 Figura 5.23 Estableciendo calendario para el recurso 64 Figura 6.1 Modelamiento del proceso control de documentos 66 Figura 6.2 Configurando el tiempo para atender el documento 66 Figura 6.3 Modelo de datos para la aplicación 67 Figura 6.4 Formulario para el registro de documentos 69 Figura 6.5 Formulario para aprobar atención 70 Figura 6.6 Formulario para despachar documento 71 Figura 6.7 Formulario para devolver documento 71 Figura 6.8 Configurando las reglas en la compuerta 72 Figura 6.9 Configurando la condicionante si 73 Figura 6.10 Vista de reglas configuradas 73 Figura 6.11 Vista de la aplicación resultante 74 Figura 6.12 Configurando los usuarios del sistema 75 Figura 6.13 Consulta de usuario creado 76 Figura 6.14 Ventana para configurar entidades paramétricas 76 Figura 6.15 Entidad tipo de documentos con datos 77 Figura 6.16 Entidad oficinas con datos 77 Figura 6.17 Formulario inicial para nuevo caso 78 Figura 6.18 Vista del formulario con datos 79 ix

11 Figura 6.19 Formulario registro de documentos 79 Figura 6.20 Formulario elección de atención de documento 80 Figura 6.21 Formulario atención de documento 81 Figura 6.22 Formulario de confirmación de fin de proceso 81 Figura 6.23 Consulta de situación de casos 83 Figura 6.24 Consulta de situación de tareas 84 Figura 6.25 Consulta de situación de tareas con gráficos 84 Figura 6.26 Consulta de situación de proceso 85 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS x

12 INTRODUCCIÓN La gestión de procesos de negocio involucra una nueva forma de pensar, actuar y razonar en la organización pero que esto es un cambio básico que debemos de hacer en la actualidad, las estructuras organizacionales están enfocadas en la mayoría de casos a una estructura funcional en donde se da prioridad a la responsabilidad de las áreas organizacionales saliendo del enfoque que un proceso atiende al cliente, ya que son los requerimientos del cliente los que se atiende y es el quién evaluará el resultado del producto o servicio entregado, bajo este enfoque al cliente no le interesa la estructura interna de la organización, sino ellos ven por la forma en la que se le atiende, evalúa el producto o servicio que recibe y esto hace que se cambie los enfoques desde el punto de vista de los procesos. Por este motivo presentamos este libro en donde enfocamos dos metodologías esenciales para modelar los procesos, considerando que la primera etapa es identificar los procesos y luego modelarlos para obtener una vista del proceso y comprender la forma de trabajo. También incluimos un capitulo relacionado a la simulación de procesos, esto permitirá asignar diversos datos como cantidad de entradas o llegadas a los procesos, el intervalo de dichas llegadas, los tiempos en cada actividad, el porcentaje que se asigna a las compuertas. Con estos datos se pueden hacer simulaciones para evaluar los resultados de nuestro procesos y ver en qué actividades se presenta más demoras o cuellos de botella, lo que permitirá evaluar y hacer cambios en los procesos si fuera necesario, se incluye adicionalmente la creación y asignación de recursos en donde podemos configurar las cantidades y costos de tal manera que la simulación involucre en sus resultados costos y uso de recursos. Se ha incluido un capítulo de automatización de procesos esto basado en plataformas BPMS, que permiten una vez modelado el proceso, la creación de un modelo de datos, la creación de formas o formularios de la aplicación, la asignación de las reglas del proceso, asignación de roles. Con estos elementos esenciales podemos obtener una aplicación web sin la necesidad de programar, de tal forma que se prosigue con los pasos necesarios para ejecutar la aplicación como son la creación de usuarios, llenado de datos a las entidades paramétricas y agregar casos a la aplicación para poder trabajar bajo un marco de software y controlar la situación de los casos, tareas y el proceso de forma integral. Esperamos que estos temas planteados puedan servir a un aprendizaje y aplicación en las organizaciones por tal motivo los invitamos a leerlos y aplicarlos. LOS AUTORES xi

13 I. INTRODUCCIÓN A LOS PROCESOS DE NEGOCIO Hoy en día en las organizaciones se viene trabajando bajo diversos enfoques en su quehacer diario esta es basada en funciones o en otros casos en procesos. Lo que debe quedar claro es que sea cual fuera el enfoque se cuentan con procesos, ya que estos definen la forma en que trabaja la organización tanto a nivel interno como externo (si trabaja con otras organizaciones). La diferencia queda muy evidente cuando nosotros trabajamos bajo un enfoque de funciones cada gerente o responsable de área prioriza su trabajo en términos de sus funciones establecidas, y olvida la interacción con las otras áreas de la empresa. Este punto de vista de cada gerente o jefe de área ha hecho que en muchas organizaciones se pierda la perspectiva del cliente. Ya que el cliente es la esencia de la existencia de la organización, no debemos perder lo que busca dicho cliente que es la satisfacción acerca de un producto o servicio según lo que ofrezca la organización, en algunos casos son ambas cosas pero en diferentes etapas. Figura 1.1 Procesos a través de áreas 1

14 Bajo esta premisa entonces al cliente le es un poco indiferente la estructura de la organización y el enfoque de trabajo que tenga ya que lo que le importa es obtener el producto o servicio y si este cumple con lo solicitado o satisface sus necesidades el cuál es parte de la satisfacción del cliente y la calidad de nuestro producto o servicio. Entonces desde el punto de vista de la organización debemos considerar que para lograr dicho producto o servicio existe una cadena de actividades que normalmente atraviesan diversas áreas de la organización para conseguirlo, esa cadena de actividades es conocida actualmente como un proceso de negocio. 1.1 Vista general de los procesos Un proceso queda determinado entonces como un conjunto de actividades que se interrelacionan para transformar elementos de entrada en elementos de salida que en muchos casos son productos o servicios aunque se pueden considerar simplemente también a los resultados. Desde una perspectiva simple podemos apreciar a los procesos como una caja negra que inicialmente no sabemos la forma en que procesa las entradas pero debemos evidenciar que genera salidas al terminar las actividades que la componen. Entrada Proceso Salida Figura 1.2 Vista general del Sistema Cada organización de acuerdo a su rubro define las entradas, ejecuta las actividades del proceso y genera sus salidas de acuerdo a lo establecido, debemos acotar que al cumplir este criterio los procesos tiene un inicio y deben considerar un fin del proceso. 2

15 1.2 Modelamiento de Procesos de negocios El modelamiento de procesos de negocio es una de las técnicas más efectivas para comprender y comunicar los procesos y las reglas del negocio tal como se dan en la organización. En un modelo de procesos se pretende representar gráficamente los procesos en donde se eliminan detalles extraños y se resalta información importante, en consecuencia reducimos la aparente complejidad del sistema o proceso bajo estudio. Cómo se modelan los procesos? Para realizar el modelamiento de los procesos se hacen uso de gráficos generalmente cajas, círculos y flechas para proveer los datos acerca de la estructura del sistema, razón por la que la mayor parte de la gente piensa en modelos de procesos como representaciones pictóricas. Con el modelamiento de procesos se puede mirar el sistema de interés con profundidad, de modo que delicados matices de su organización puedan ser analizados, comprendidos y tal vez lo más importante, comunicados a otros. Qué pasos debemos seguir para un modelamiento de procesos? Identificar los procesos: En esta etapa se debe hacer un análisis de los procesos que existen y se realizan en la organización, se pueden utilizar diversas técnicas como visitas en las áreas, listar tareas de las áreas o personas, entrevistas etc. 3

16 Identificar los propietarios de los procesos: En esta etapa debemos identificar a las personas involucradas con los procesos, principalmente aquellos que se encargan de realizar dicho procesos, algunos los denominan el dueño del proceso. Mantener la relación entre los procesos: Se debe considerar de que los procesos de los negocios no son aislados, sino más bien mantienen un cierto nivel de relación entre ellos, por lo tanto no debemos perder esa percepción al momento de representar los procesos. Documentar: Todas las etapas del modelamiento de procesos se debe documentar de tal forma que se registre las evidencias y también puedan ser revisados, analizados y validados los procesos identificados, esta parte es muy esencial y no necesariamente involucra una documentación física sino que puede ser digital. 1.3 Enfoque Sistémico Se denomina enfoque sistémico u holístico a la manera de estudiar o analizar sistemas adoptando una visión global de los mismos, que se va refinando progresivamente mediante una descomposición de arriba abajo. En la figura 1.3 4

17 podemos apreciar la forma de adoptar una visión general acerca de un sistema considerando los elementos de entrada y salida de forma genérica. 1.3 Visión general de un sistema Se comienza por concebir todo el sistema como una caja negra, en la que sólo podemos distinguir las entradas y las salidas pero no su interior. Una vez identificados los límites del sistema y sus relaciones con el exterior, se pasa a describir su interior abriendo la caja negra del sistema. Se identifican grandes cajas internas o subsistemas, y las relaciones que los ligan entre sí. Figura 1.4 Subsistemas del Sistema Consideramos a cada subsistema como una caja negra de la que no nos interesa su interior sino sus entradas y salidas y como es que se relacionan. El proceso continua descomponiendo cada subsistema en otros menores hasta que los componentes son tan simples que se pueden estudiar al completo sin problemas. Así se consigue conservar una visión de conjunto que evita lo que también popularmente, se expresa como el problema de que los árboles impidan ver el bosque en la teoría de sistemas. 5

18 En la figura 1.5 se puede apreciar que inicialmente se concibe de forma general el sistema y luego se pasa a un proceso de descomposición en este caso bajo el concepto de subsistema de tal forma que no se pierda la interacción de los subsistemas y enfocando los elementos básicos de entradas y salidas como elementos puntuales. Figura 1.5 Descomposición del Sistema 6

19 II. CICLO DE VIDA DE LOS PROCESOS. Cada proceso identificado en las organizaciones, en cualquier nivel organizacional debe tener la característica de ser estable es decir que la variabilidad de los diversos eventos que se producen en el proceso estén dentro de un margen de aceptabilidad y a la vez deben reflejar un rendimiento adecuado a las necesidades de la organización. Esto va a permitir garantizar que el producto o servicio que genera la organización sea aceptable y permita satisfacer las necesidades de los clientes internos o externos dependiendo del nivel de involucramiento con el proceso. Por ello es necesario tener claro cuál es el ciclo de vida de los procesos, es decir cuáles deben ser las etapas que permitan lograr que el proceso sea estable tenga un rendimiento aceptable. 2.1 Fases del Ciclo de vida El ciclo de vida de los procesos nos permite identificar por las etapas o fases que deben de pasar los procesos estos se muestran a continuación: Identificación y Modelamiento de Procesos. Mejora continua de procesos Medición de Procesos. Simulación de procesos. Figura: 2.1 Ciclo de vida de los procesos 7

20 Este ciclo planteado de los procesos no es una regla fija ya que dependiendo del tipo de organización y las características de los procesos estos pueden determinar otro ciclo de vida, algunas organizaciones plantean más fases o en todo caso descomponen las propuestas en más etapas. 2.2 El Ciclo de vida de los procesos y BPMS Actualmente en el aspecto de la gestión de procesos se viene incorporando herramientas software para la gestión de Procesos denominados BPMS (Suite para la Gestión de procesos de negocio), estas herramientas hacen que el ciclo de vida de los procesos pueda tomar una variación en el ciclo de vida. Por ejemplo al incorporar los BPMS se puede considerar un ciclo de vida según se muestra en la figura 2.2 Ciclo de vida y BPMS donde incluye el modelamiento del proceso, Implementación e integración, ejecución del proceso y el control y gestión involucrando a los responsables de realizar cada fase del ciclo de vida. Este nuevo ciclo de vida se basa mayormente en hacer uso de las Tecnologías de Información en la gestión del proceso de negocio, el cual lleva hasta la implementación del proceso en un ambiente de software. En este aspecto el modelamiento de procesos es el insumo para pasar a una etapa de implementación donde se integra el proceso con bases de datos, interfaces y controles de aplicación además se pueden integrar con otras aplicaciones como son servicios de correo electrónico, web services u otros. Para luego ejecutar o poner en marcha dicha aplicación en la organización y controlar como se va llevando a cabo los eventos de los procesos que permitan gestionar y mejorar el resultado de los procesos a través de indicadores y resultados gráficos proporcionados por la misma aplicación. 8

21 Figura: 2.2 Ciclo de vida y BPMS Pero este esquema del ciclo de vida nos es fijo ya que cada BPMS plantea su propio ciclo de vida (ver figura 2.3) por ejemplo Bizagi es una herramienta BPMS que plantea un ciclo de vida diferente al planteado anteriormente donde incluye primero Modelar los procesos de acuerdo al estándar BPMN (Bussines Process Model Notation), luego continua el proceso de ejecución y automatización del proceso de acuerdo a los lineamientos de su herramienta y finalmente plantea la mejora de los procesos. 9

22 Figura: 2.3 Ciclo de vida con BIZAGI BPMS Este modelo está basado en su herramienta pero la característica del ciclo de vida planteado en la figura 2.1 refleja un ciclo de vida completo y las herramientas BPMS se pueden incluir en la mejora de los procesos ya que no es obligatoria la utilización de herramientas software, pero en base a las necesidades y requerimientos de los procesos se pueden incluir. 10

23 III. MODELAMIENTO DE PROCESOS Un modelo es una representación gráfica acerca de la realidad, de acuerdo al modelo que deseamos representar los modelos toman diversos nombres, cuando se desea representar gráficamente los procesos de los negocios estos se denominan modelamiento de procesos. 3.1 Procesos de negocios Una característica que debemos tener en cuenta acerca de un proceso es que un proceso tiene un inicio y un final y la forma de describirlo es a través de un verbo y un sustantivo. Proceso: identificado por verbo + sustantivo, tiene un inicio y un fin. No es continuo. Tomar un pedido Ensamblar una pieza Facturar a un cliente Solicitar materiales Registrar un préstamo, etc. Por ello debemos comprender en primera instancia que es un proceso, existen diversas definiciones acerca de los procesos de negocios: Los procesos de negocio definen la forma en la que el trabajo es hecho dentro de y entre las organizaciones Otra definición para un proceso Un proceso de negocio es un conjunto de tareas relacionadas lógicamente llevadas a cabo para lograr un resultado de negocio definido Las definiciones acerca de los procesos pueden variar de acuerdo a las características que se le den esto debido a que existen diversas formas de representar los procesos. 11

24 Más adelante hablaremos de algunas técnicas para representar los procesos, pero debemos tener en cuenta que los procesos presentan características importantes desde un punto de vista más detallado debido a que bajo un enfoque de análisis podemos encontrar las siguientes características: Un evento, es decir que tiene que ocurrir algo para que el proceso de negocio se inicie, se debe considerar que el proceso de negocio requiere información, recursos y busca un objetivo para finalmente generar una salida. Estos elementos se pueden apreciar en la figura 3.1 Figura 3.1 Características de un proceso de negocio Ahora podríamos considerar por qué considerar un modelamiento de procesos en el modelamiento de base de datos, si nos ponemos a analizar los procesos de negocio manejan información de acuerdo a sus objetivos por lo tanto dicha información debe ser plasmada bajo una estructura de base de datos. 3.2 IDEF0 IDEF0 es una técnica de Modelamiento que significa Integración y Definición de Funciones Organizacionales. Esta técnica provee un gran soporte para la administración de un negocio. Es una técnica que va a permitir conocer los requerimientos de un sistema para su respectivo desarrollo el cual nos va a permitir comprender los procesos de negocio bajo un enfoque sistémico. 12

25 Comprende un lenguaje de modelamiento gráfico (sintaxis y semántica) + metodología para desarrollar los modelos de procesos de negocio. Describe : Que hace un sistema Que controles tiene Sobre que trabaja como ejecuta sus funciones Que produce En resumen podemos definir a IDEF0 como un conjunto de elementos que engloban gráficos, texto y un glosario de términos que permitirán comprender los términos usados dentro del modelamiento de los procesos. IDEFØ= gráfico+ texto+ glosario Elementos básicos de IDEF0 IDEF0 comprende cuatro elementos básicos que abreviados en conjunto se denomina ICOM que es la abreviación de Inputs, Controls, Outputs y Mechanism que traducidos al español serían entradas, controles, mecanismos y salidas Inputs (Entradas) Las entradas son los items consumidos o transformados por los procesos de negocio Ejemplo: materiales, información, capital, energía,... Controls (Controles ) Los controles o restricciones son elementos que gobiernan el proceso o establecen una serie de restricciones o controles sobre ellos Ejemplos: lineamientos, reglas de negocio, políticas,... Outputs (Salidas) Resultados del proceso, esto es una entrada transformada 13

26 Ejemplos : materiales, información,... Mechanism (Mecanismos) Los mecanismos o recursos utilizados para producir la salida son usados por los procesos. Ejemplos: personal, sistemas, equipos,... Otro elemento que compone a IDEF0 viene a ser la actividad o proceso Actividad o proceso La actividad o proceso viene a ser el que procesa o transforma inputs dentro de outputs Representación gráfica de elementos de IDEF0 La actividad (o proceso) es representada por una caja. Inputs son representados por la flechas fluyendo hacia el lado izquierdo de la caja. Outputs son representados por flechas fluyendo desde el lado derecho de la caja. Restricciones son flechas que fluyen hacia la parte superior de la caja representan restricciones o controles. Flechas fluyendo hacia el lado inferior de la caja son los mecanismos. Figura 3.2 Representación gráfica de los elementos de IDEF0 14

27 3.2.3 Estructura de IDEF0 Dado que IDEFØ modela un sistema como un conjunto de actividades jerarquizadas, la primera actividad a ser definida es la actividad que describe el sistema en sí mismo, la actividad contexto. Idef0 plante el enfoque de descomposición de sistema en sus procesos. Por ello considera un primer diagrama contextual como si fuera el proceso total o general, esta es dibujada como una caja y un nombre dado. Es el principio que utiliza el enfoque de sistemas Figura 3.3 Diagrama de Contexto en IDEF0 A partir de ello se empieza con la identificación de los subprocesos así como se apreciar en la figura 3.4 Este trabajo puede continuar hasta el nivel de detalle que considere aquel que realiza el modelamiento del proceso. Figura 3.4 Diagrama de Descomposición en IDEF0 15

28 Por lo que se debe tener en cuenta que IDEF0 tiene como característica la forma en la que va descomponiendo sus procesos, el cuál va de un esquema general a un nivel de detalle cada vez comprensible, el cuál se denomina Top- Down, esto lo podemos apreciar en la figura 3.5 donde se ve la forma de trabajo de IDEF0 Figura 3.5 Forma de trabajo Top-Down de IDEF0 Debemos considerar que al momento de hacer la descomposición de los procesos se pueden presentar diversos tipos de relación entre las actividades o subprocesos a través de los elementos de IDEF0. En la figura 3.6 podemos apreciar que la actividad obtener recurso genera una salida que es el recurso mismo el cuál es una entrada para la actividad Transformar recurso, este es uno de los casos más comunes que se presentan. 16

29 Obtener recurso Recurso Transformar recurso Figura 3.6 Relación Salida Entrada entre actividades Así mismo en la figura 3.7 se puede apreciar que la actividad Evaluar situación de deudores genera una salida que va a ser un control a una actividad anterior en forma de Control Retroalimentación. Evaluación de solvencia de clientes Otorgar crédito Evaluar situación de deudores Figura 3.7 Relación Salida Control retroalimentación entre actividades Estos tipos de relaciones son de acuerdo a la forma en que son llevados los procesos de negocio dentro de la empresa las cuáles pueden ampliar las combinaciones entre las actividades Ejemplo de un caso con IDEF0 Vamos a ver un pequeño caso de aplicación de IDEF0 que nos va a permitir comprender la forma de su trabajo y la representación de los procesos. Tomemos como referencia a una universidad, un proceso muy importante es la parte académica ya que es su proceso principal que involucra las matrículas y 17

30 notas de los estudiantes, veamos a continuación cómo sería su estructura inicial de IDEF0. Lo primero es realizar el diagrama contextual del proceso en este caso lo denominamos Sistema Académico y luego identificamos los elementos de IDEFO como las entradas (datos de ingresantes, solicitud de matrículas, notas) algunos controles a considerar (Reglamento Académico, MOF y ROF, y la Programación Anual) dentro de los recursos se consideran (Alumnos, Docentes, personal Administrativo) y como salidas (Ficha de matrículas, Boletas y Actas de Notas). Figura 3.8 Diagrama contextual para un sistema académico Todos estos elementos identificados (aunque se podrían incluir más dependiendo de la organización) nos sirven para comprender el Proceso genérico. Una vez que se ha realizado la representación del diagrama contextual la siguiente etapa comprende en descomponer el proceso general en subprocesos o actividades, en esta etapa debemos considerar las recomendaciones y los pasos del modelamiento de procesos, para mantener la relación entre ellos. 18

31 Para el siguiente paso se identificó los siguientes subprocesos: Atención de solicitud Registro de matriculas Ingreso de Notas Y para cada uno de ellos se identifican sus elementos para el cuál se requiere de un trabajo de análisis. Figura 3.9 Diagrama descompuesto para el sistema académico En la figura 3.9 se puede apreciar el diagrama de procesos descompuestos en tres subprocesos y las relaciones entre ellos, además se colocaron los elementos encontrados inicialmente en cada subproceso de tal forma que el nivel de comprensión de los procesos ahora es más entendible. Se podría seguir haciendo la descomposición de algunos o todos los subprocesos dependiendo de las necesidades y la rigurosidad con la que se quiere ver al proceso. 19

32 3.3 Caso por desarrollar con IDEF0 Identifique algún negocio que se dedique a las ventas ya sea una farmacia, tienda, venta de boletos, etc. Y luego Realice el modelamiento de procesos con IDEF0 para el sistema de ventas. Represéntelo en el Software AllFusion Process Modeler Descripción del caso a analizar Bien si queremos hacer un análisis acerca de un sistema de ventas debemos considerar en primera instancia la identificación de los procesos, en esta parte podríamos considerar lo siguiente: El cliente es quien se acerca al negocio a realizar un pedido el cual debe ser atendido usualmente por un vendedor, en caso de que se tenga los productos que solicita y el stock necesario el cliente debe realizar el pago del mismo (dependiendo del tipo de negocio esta función se realiza en el área de caja) para luego poder realizar la entrega del producto (que se hace en la dispensación de productos) y finalmente poder terminar el proceso de ventas con la entrega del documento de venta y los productos adquiridos. Por lo que podríamos decir que algunos procesos son: Atender el pedido del cliente Realizar el cobro de la venta Entregar los productos comprados Si detallamos algunas características como los recursos se puede considerar al cliente, al vendedor, el cajero y el dispensador como el elemento humano que se requiere para este proceso. Si analizamos desde el punto de vista de las entradas y salidas del proceso debemos considerar como entradas: Pedido del cliente Productos a vender Dinero de pago 20

33 Y las salidas estarían determinadas: Productos vendidos Documento de venta (Boleta, Factura o Ticket) Algunas restricciones que se pueden ubicar: Stock de productos Descuentos y/o promociones Se pueden encontrar elementos intermedios al momento de representar gráficamente los procesos según como se ha descrito en la forma de trabajo de IDEF Software AllFusion Process Modeler AllFusion Process Modeler (AllFusion PM), es una potente solución de software que permite el modelado de procesos que puede ayudarle a visualizar, analizar y mejorar los complejos procesos empresariales además del soporte de diversos tipos de técnicas de modelado. Un modelo de procesos le permite representar gráficamente y documentar de forma clara aspectos importantes de cualquier proceso empresarial, como qué actividades se necesitan, cómo se realizan y controlan, qué recursos son necesarios para ejecutarlas y qué beneficios o salidas se producen. Esto proporciona una imagen integrada de cómo su empresa realiza las tareas, desde pequeños flujos de trabajo departamentales a complejas funciones de organización. AllFusion PM proporciona reutilización y coordinación integradas para las técnicas de modelado de procesos empresariales a través de (IDEF0), flujos de trabajo (IDEF3) y flujos de datos (DFD). Trabajando con AllFusion Process Modeler Vamos a implementar el caso descrito en la parte anterior dentro del software. Una vez instalado el software debemos ejecutarlo accediendo a través de Inico programas CA AllFusion Process Modeler Process Modeler 21

34 Una vez que se ha ingresado a la aplicación se presentará una pantalla para poder Crear el modelo, debemos asignar el nombre del modelo y elegir el tipo de proceso que se va a representar Business Process IDEF0 (el cuál esta seleccionado por defecto) Una vez que se ha presionado sobre el botón OK se muestra la siguiente pantalla donde podemos configurar algunos aspectos como el Autor, la numeración de las actividades, la presentación entre otros aspectos. 22

35 Una vez configurado algunos aspectos de la presentación se aprecia la pantalla principal para poder trabajar con AllFusion. Empezaremos trabajando con al Diagrama de Contexto, haciendo uso de la barra de herramientas que provee AllFusion. 23

36 En la barra de herramientas tenemos lo siguientes elementos que utilizaremos inicialmente: Go To Child Diagram Pointer Tool Activity Box Tool Precedence Arrow Toll Squiggle Tool Text Tool Go To Parent Diagram Pointer Tool: Esta herramienta es de selección, permite seleccionar cualquier objeto dentro del diagrama. Activity Box Tool: Es para representar o graficar actividades Precedence Arrow Tool: Está herramienta es la que permite graficar los elementos de IDEF0 como las entradas, controles, mecanismos y salidas y combinada con la herramienta de selección se asignan los nombres y configuran sus características. Además nos permite realizar la unión de estos elementos en caso que se requiera. Squiggle Tool: Nos permite realizar las bifurcaciones Text Tool: Herramienta de texto Go To Parent Diagram: Con está herramienta podemos ir al diagrama padre en caso de que estemos en el diagrama hijo. Go To Child Diagram: Esta herramienta permite la descomposición del diagrama padre y a la vez ir al diagrama hijo en caso de que estemos en el diagrama padre. 24

37 Vamos a trabajar con el proceso del Sistema de ventas, ahora trabajamos con la herramienta de selección y hacemos un doble clic sobre la el cuadro central del proceso dentro de AllFusion, se puede apreciar que se coloca de un fondo negro y oscuro lo que significa que lo está seleccionando, luego se muestra la ventana de propiedades de la actividad donde asignamos el nombre respectivo y además se puede configurar elementos adicionales como el color, tipo de letras, costos etc. Luego debemos proceder a insertar los elementos básicos de IDEF0 en este caso trabajaremos con la herramienta Precedence Arrow Tool. Empezaremos asignando las entradas al Diagrama contextual generado por AllFusion. Seleccionamos la herramienta y las entradas deben asignarse de izquierda a derecha es decir desde la parte izquierda de la pantalla de trabajo hacia el centro de la actividad principal o proceso, se puede apreciar que se presenta una franja de color oscura que indica que se puede graficar una entrada. 25

38 Debemos hacer un clic en la mancha negra y luego arrastrar el mouse hasta la parte central de la actividad, ahí se puede apreciar que se muestra un triángulo de color negro indicando que se puede conectar en este lado dicha entrada. Por lo que hacemos un clic en la parte del triángulo y ya tenemos graficado una entrada (input) en nuestro proceso. Ahora vamos a asignar el nombre respectivo a esta entrada para ello debemos trabajar con la herramienta de selección. Una vez seleccionado la herramienta de selección nos colocamos obre la entrada y se sombreará de un color negro indicando que está seleccionado 26

39 luego hacemos un doble clic en la entrada graficada y se abrirá la ventana de propiedades donde asignamos un nombre para la entrada. Una vez que aceptemos se puede apreciar que la entrada ya tiene un nombre asignado. Hay que seguir el mismo procedimiento para poder agregar los demás elementos, la diferencia que se va a tener es que para graficar una salida es de la actividad hacia la parte externa de la pantalla, en el caso de los controles de la parte superior de la pantalla hacia la parte superior de la actividad y en el caso de los mecanismos de la parte inferior de la pantalla hacia la parte inferior de la actividad de tal forma que debemos tener la siguiente estructura del diagrama de Contexto para el Sistema de Ventas. 27

40 Antes de pasar a la descomposición de los procesos podemos darle cierta configuración a la presentación del diagrama de contexto simplemente trabajando con la herramienta de selección. Vamos a trabajar con el tamaño de letra y el color. 28

41 Descomposición de procesos El siguiente paso es descomponer el proceso o el diagrama contextual para ello vamos a trabajar con la herramienta de Go To Child Diagram, al momento de seleccionar dicha herramienta podemos ver la ventana donde podemos elegir el tipo de diagrama en el que se quiere descomponer en nuestro caso IDEF0 y debemos establecer el número de actividades en el que queremos descomponer para este caso se han identificado 3 actividades. Luego pulsamos ok y vemos que se presenta una nueva pantalla con tres actividades nuevas y los elementos dispersos para poder ser conectados a las actividades que correspondan. 29

42 Podemos apreciar al lado izquierdo de la pantalla que se presenta el nombre del proceso con una jerarquía muy similar a las de un conjunto de carpetas esto nos permite establecer el orden y la estructura de los proceso y subprocesos. Ahora debemos establecer las relaciones de los elementos con cada una de las actividades, esto indica que no es necesario agregar dichos elementos es decir (entradas, controles, salidas y mecanismos) a menos que se requieran o se presenten nuevos elementos que se hacen necesarios para poder mejorar el modelo y su entendimiento. Lo primero que debemos hacer es asignar el nombre a cada una de las actividades identificadas por lo que trabajamos con la herramienta de selección y hacemos un doble clic sobre la actividad y configuramos el nombre del mismo. Adicionalmente trabajemos con la configuración del tipo de color de la actividad y el tamaño del texto. 30

43 Para establecer las relaciones es necesario trabajar con la herramienta selección y podemos posicionar los elementos a la altura que sea la más adecuada de tal forma que hacemos lo siguiente: En el caso de las entradas nos colocamos en la punta de la flecha y se muestra automáticamente una sombra sobre la flecha la cuál indica que esta seleccionándose la entrada. Luego hacemos un clic sobre dicha selección y arrastramos hasta la actividad respectiva en este caso respetando el orden de si es una entrada, control, mecanismo o salida. Finalmente podemos ver que la entrada ha sido enlazada y esta conectada con la actividad esta es la forma en la que debemos proceder con los elementos y las actividades. Debemos tener en cuenta por ejemplo que el cliente participa en todas las actividades es decir es quien realiza el pedido, hace el pago y recoge los 31

44 productos, por lo tanto podríamos pensar de que debemos agregar este recurso para cada actividad pero no es así, en este caso se utiliza la conexión directa del mecanismo el cuál puede hacerse de forma fácil con la herramienta de selección. Veamos o que debemos hacer: Utilizamos la herramienta de selección y nos colocamos sobre el mecanismo cliente de tal forma que hacemos un clic sobre ella y luego procedemos a arrastrarlo hasta la siguiente actividad donde se muestra un triángulo de color oscuro el cual indica que se puede hacer un clic para poder enlazar dicho mecanismo. Por lo tanto al hacer un clic vamos a apreciar que el cliente en este caso ha sido enlazado a la actividad realizar cobro de la misma forma podemos enlazarlo con la entrega de productos. 32

45 Para finalizar esta labor de la representación de IDEF0 en AllFusion debemos considerar de que estas tres actividades son parte de una más importante que la hemos denominado Sistema de ventas por lo tanto deben estar de alguna forma enlazadas o conectadas ya que en caso contrario serían actividades particulares que no tendrían vinculo alguno. Por lo tanto si analizamos un poco el proceso de Atender el pedido, esta actividad debe generar alguna salida que permita establecer el inicio de realizar el cobro, en muchos negocios se genera un ticket con el cuál el cliente se acerca a realizar el pago y luego se le genera el documento de venta con el que se acerca a recoger el producto y este finalmente tiene un sello de entregado con el que finaliza el proceso de ventas. Para poder establecer esta característica es necesario agregar más elementos por lo que hacemos uso de la barra de herramientas y agregamos dichos elementos necesarios. Para poder conectar las actividades se hace de forma directa es decir al momento de agregar el elemento podemos colocarnos en la salida de una actividad y enlazarlo en la entrada (control, mecanismo o salida) de la otra actividad. 33

46 De tal forma que podemos apreciar la estructura final de IDEF0 para el Sistema de Ventas. 34

47 IV. ESTANDAR PARA EL MODELAMIENTO DE PROCESOS IDEF0 es una forma de modelar los procesos, la vista que nos muestra acerca de los procesos con sus respectivos elementos de entradas, controles, recursos y salidas nos permiten tener un conocimiento global del proceso. En el mercado además existen una infinidad de notaciones para los procesos, pero ya desde hace un tiempo se estableció un estándar denominado BPMN (Business Process Modeling Notation) que viene a ser una notación para el Modelamiento de procesos que se convirtió en estándar internacional. 4.1 Business Process Modeling Notation BPMN es un estándar para el modelamiento de procesos basado en diagramas de flujo de los procesos el cual nos permite modelar y definir el proceso. Además esta notación se amplía en la gestión de procesos de negocio ya que permite la integración con datos, interfaces y otras herramientas de automatización que permiten generar interfaces de software que gestionen el proceso analizado. El objetivo que persigue BPMN es el de tener una notación estándar para los procesos que sea fácil y comprensible a todos los interesados del proceso de negocio. Dentro de los interesados podríamos considerar a los analistas de procesos del negocio, los diseñadores e implementadores de procesos y los que gestionan los procesos. Por lo que BPMN persigue el fin de ser un lenguaje de notación común de tal forma que sirva para una mejor comunicación en la implementación de los procesos. 35

48 4.2 Elementos de BPMN Actividades En todo proceso se realizan actividades, estas representan trabajos o tareas que se llevan a cabo por responsables asignados en la organización. La forma de ejecución puede ser manual o automática (aquellas tareas que se realizan por un sistema externo o de usuario) y pueden ser atómicas o compuestas (no atómicas). Las actividades se pueden clasificar en tareas y sub procesos (compuestas). ELEMENTO DESCRIPCIÓN NOTACIÓN Tarea Tarea de Usuario Es una actividad atómica dentro de un flujo de proceso. Se utiliza cuando el trabajo en proceso no puede ser desglosado a un nivel más bajo de detalle. Es una tarea de workflow típica donde una persona ejecuta con la asistencia de una aplicación de software. Tarea de Servicio Es una tarea que utiliza algún tipo de Servicio que puede ser Web o una aplicación automatizada. Tarea de Recepción Es una tarea diseñada para esperar la llegada de un mensaje por parte de un participante externo (relativo al proceso). Tarea de Envío Es una tarea diseñada para enviar un mensaje a un participante externo (relativo al proceso). Tarea de Script Tarea Manual Es una tarea que se ejecuta por un motor de procesos de negocio. El usuario define un script en un lenguaje que el motor pueda interpretar. Es una tarea que espera ser ejecutada sin la asistencia de algún motor de ejecución de procesos de negocio o aplicación. Tarea de Regla de Negocio Ofrece un mecanismo para que el Proceso provea una entrada a un motor de Reglas de Negocio y obtenga una salida de los cálculos que realice el mismo. 36

49 Ciclo Multi-Instancia Las tareas pueden repetirse secuencialmente comportándose como un ciclo. El ciclo multi-instancia permite la creación de un número deseado de instancias de actividad que pueden ser ejecutadas de forma paralela o secuencial. Ciclo Estándar Las tareas pueden repetirse secuencialmente comportándose como un ciclo. Esta característica define un comportamiento de ciclo basado en una condición booleana. La actividad se ejecutará siempre y cuando la condición booleana sea verdadera. Fuente: Bizagi Process Modeler - Guia de Usuario Subproceso Un sub proceso viene a ser una actividad que se descompone en más actividades es decir es una actividad compuesta que se incluye dentro de los procesos. Compuesta quiere decir que puede desglosarse a niveles más bajos, lo que significa que incluye figuras y elementos en dicha descomposición. ELEMENTO DESCRIPCIÓN NOTACIÓN Sub-proceso Es una actividad cuyos detalles internos han sido modelados utilizando actividades, compuertas, eventos y flujos de secuencia. Sub-proceso Reusable Sub-proceso de Evento Transacción Ad-Hoc subproceso Identifica un punto en el flujo donde se invoca un proceso pre-definido. Los procesos reusables se conocen como Actividades de Llamada en BPMN. Un sub proceso es definido como de Evento cuando es lanzado por un evento. Un sub proceso de evento no es parte del flujo normal de su proceso Padre - no hay flujos de entrada o salida. Es un sub proceso cuyo comportamiento es controlado a través de un protocolo de transacción. Este incluye los tres resultados básicos de una transacción: Terminación exitosa, terminación fallida y evento intermedio de cancelación. Es un grupo de actividades que no requieren relaciones de secuencia. Se puede definir un conjunto de actividades, pero su secuencia y número de ejecuciones es determinada por sus ejecutantes. 37

50 Ciclo Estándar Los sub procesos pueden repetirse secuencialmente comportándose como un ciclo. Esta característica define un comportamiento de ciclo basado en una condición booleana. La actividad se ejecutará siempre y cuando la condición booleana sea verdadera. Ciclo Multi- Instancia Los sub procesos pueden repetirse secuencialmente comportándose como un ciclo. El ciclo multi-instancia permite la creación de un número deseado de instancias de actividad que pueden ser ejecutadas de forma paralela o secuencial. Fuente: Bizagi Process Modeler - Guia de Usuario Compuertas Una compuerta involucra una secuencia que debe ser revisada ya que se considera como divergente o convergente en los flujos entre actividades. ELEMENTO DESCRIPCIÓN NOTACIÓN Compuerta exclusiva Compuerta basada eventos en De divergencia: Se utiliza para crear caminos alternativos dentro del proceso, pero solo uno se selecciona. De convergencia: Se utiliza para unir caminos alternativos. Representa un punto de ramificación en los procesos donde los caminos alternativos que siguen la compuerta están basados en eventos que ocurren. Compuerta exclusiva basada en eventos Compuerta paralela basada en eventos Compuerta paralela Cuando el primer evento se dispara, el camino que sigue a ese evento se usará. Los caminos restantes serán deshabilitados. Es una variación de la compuerta basada en eventos que se utiliza únicamente para instanciar procesos. Si uno de los eventos de la onfiguración de la compuerta ocurre, se crea una nueva instancia del proceso. No deben tener flujos de entrada A diferencia de la Compuerta Exclusiva Basada en Eventos, se crea una instancia del proceso una vez que TODOS los eventos de la configuración de la compuerta ocurren. No deben tener flujos de entrada. De divergencia: Se utiliza para crear caminos alternativos sin evaluar condición alguna. De convergencia: Se utiliza para unir caminos alternativos. Las compuertas esperan todos los flujos que concurren en ellas antes de continuar. 38

51 Compuerta compleja Compuerta Inclusiva De divergencia: Se utiliza para controlar puntos de decisión complejos en los procesos. Crea caminos alternativos dentro del proceso utilizando expresiones. De convergencia: Permite continuar al siguiente punto del proceso cuando una condición de negocio se cumple. De divergencia: Representa un punto de ramificación en donde las alternativas se basan en expresiones condicionales. La evaluación VERDADERA de una condición no excluye la evaluación de las demás condiciones. Todas las evaluaciones VERDADERAS serán atravesadas por un token. De convergencia: Se utiliza para unir una combinación de caminos paralelos alternativos. Fuente: Bizagi Process Modeler - Guia de Usuario Eventos Un evento viene a ser la ocurrencia de algo que sucede en el proceso, de tal forma que afecta el flujo y genera un resultado Eventos de Inicio ELEMENTO DESCRIPCIÓN NOTACIÓN Evento de inicio simple Indica dónde se inicia un proceso. No tiene algún comportamiento particular. Evento de inicio de mensaje Se utiliza cuando el inicio de un proceso se da al recibir un mensaje de un participante externo. Evento de inicio de temporización Se utiliza cuando el inicio de un proceso ocurre en una fecha o tiempo de ciclo específico. (e.j, todos los viernes) Evento de inicio condicional Este tipo de evento dispara el inicio de un proceso cuando una condición se cumple. Evento de inicio de señal El inicio de un proceso se da por la llegada de una señal que ha sido emitida por otro proceso. Tenga en cuenta que la señal no es un mensaje; los mensajes tienen objetivos específicos, la señal no. 39

52 Evento de inicio paralelo múltiple Indica que se requieren múltiples disparadores para iniciar el proceso. TODOS los disparadores deben ser lanzados para iniciarlo. Evento de inicio múltiple Significa que hay múltiples formas de iniciar el Proceso. Solo se requiere una de ellas. Fuente: Bizagi Process Modeler - Guia de Usuario Eventos Intermedios ELEMENTO DESCRIPCIÓN NOTACIÓN Evento intermedio simple Evento de mensaje Indica que algo sucede en algún lugar entre el inicio y el final de un proceso. Esto afectará el flujo del proceso, pero no iniciará (directamente) o finalizará el mismo. Indica que un mensaje puede ser enviado o recibido. Si un proceso está esperando por un mensaje y éste es capturado, el proceso continuará su flujo. El evento que lanza un mensaje se identifica con una figura sombreada. El evento que capta un mensaje se identifica con una figura sin relleno. Evento de temporización Evento escalable Indica un retraso dentro del proceso. Este tipo de evento puede ser utilizado dentro de un flujo secuencial para indicar un tiempo de espera entre actividades. El evento indica un escalamiento a través del proceso. Evento compensación Evento condicional de Permite el manejo de compensaciones. El uso de este tipo se evento dentro del flujo de proceso indica que una compensación es necesaria. Este evento se activa cuando una condición se cumple. Evento de enlace Este evento se utiliza para conectar dos secciones del proceso. Los eventos de enlace pueden serutilizados para crear ciclos o evitar líneas de secuencia de flujo largas. Si en un proceso hay dos enlaces (uno que lanza y otro que recibe) el Modelador entenderá que están unidos. Si hay dos que lanzan y uno que recibe el Modelador entenderá que los que lanzan están 40

53 unidos al que recibe. Si hay varios que lanzan y que reciben los nombres de las 'parejas' deben ser iguales para que el Modelador sepa cuál corresponde a cuál. Evento de señal Evento Múltiple Evento paralelo Múltiple Estos eventos se utilizan para enviar o recibir señales dentro o a lo largo del proceso. Una señal es similar a una bengala que se dispara al cielo para cualquiera que pueda estar interesado en ella y reaccionar. El evento que lanza una señal se identifica con un triángulo sombreado. El evento que recibe una señal se identifica con un triángulo sin relleno. Significa que hay múltiples disparadores asignados al evento. Cuando se utiliza para captar el disparador, solo uno de los disparadores asignados es requerido y el marcador del evento se mostrará vacío. Cuando se utiliza para lanzar el disparador, todos los disparadores asignados se lanzarán y el marcador del evento se mostrará sombreado. Significa que hay múltiples disparadores asignados al evento. A diferencia del evento intermedio múltiple, TODOS los disparadores asignados son requeridos para activar el evento. Fuente: Bizagi Process Modeler - Guia de Usuario Eventos de finalización ELEMENTO DESCRIPCIÓN NOTACIÓN Finalización simple Indica que el flujo finaliza. Finalización mensaje de Indica que un mensaje se envía una vez finaliza el flujo. Finalización escalable Indica que es necesario realizar un escalamiento una vez finaliza el flujo. Finalización error Finalización cancelación de de Indica que se debe generar un error. Todas las secuencias activas del proceso son finalizadas. El error será recibido por un evento intermedio de captura de error. Se utiliza dentro de un sub-proceso de transacción e indica que éste debe ser cancelado. 41

54 Finalización compensación de Habilita el manejo de compensaciones. Si una actividad se identifica y fue exitosamente completada, ésta será compensada. Finalización señal de Indica que una señal es enviada una vez finaliza el flujo. Finalización múltiple Significa que hay múltiples consecuencias de finalizar el flujo. Todas ellas ocurrirán Finalización terminal Finaliza el proceso y todas sus actividades de forma inmediata. Fuente: Bizagi Process Modeler - Guia de Usuario Datos ELEMENTO DESCRIPCIÓN NOTACIÓN Objeto de datos Provee información acerca de cómo los documentos, datos y otros objetos se utilizan y actualizan durante el proceso. Depósito de datos Provee un mecanismo para que las actividades recuperen o actualicen información almacenada que persistirá más allá del scope del proceso. Fuente: Bizagi Process Modeler - Guia de Usuario Swinlanes ELEMENTO DESCRIPCIÓN NOTACIÓN Pool Un pool es un contenedor de procesos simples (contiene flujos de secuencia dentro de las actividades). Un proceso está completamente contenido dentro de un pool. Siempre existe por lo menos un pool. 42

55 Lane Es una sub-partición dentro del proceso. Los lanes se utilizan para diferenciar roles internos, posiciones, departamentos, etc. Fase Es una sub-partición dentro del proceso. Puede indicar diferentes etapas durante el mismo. Fuente: Bizagi Process Modeler - Guia de Usuario Conectores ELEMENTO DESCRIPCIÓN NOTACIÓN Flujo secuencia de Un flujo de secuencia es utilizado para mostrar el orden en el que las actividades se ejecutarán dentro del proceso. Asociación Se utiliza para asociar información y artefactos con objetos de flujo. También se utiliza para mostrar las tareas que compensan una actividad. Flujo de mensaje Se utiliza para mostrar el flujo de mensajes entre dos entidades que están preparadas para enviarlos y recibirlos. Fuente: Bizagi Process Modeler - Guia de Usuario Uso de Bizagi Process Modeler Bizagi es un software que nos permite realizar el modelamiento de procesos bajo el estándar BPMN, Bizagi posee dos versiones de Software Process Modeler y Suite BPM la primera nos permite realizar el modelamiento de procesos y la simulación de los mismos. La suite BPM permite automatizar procesos a través de aplicaciones web integrando con base de datos y otros aplicativos. En la figura 4.1 tenemos la ventana principal de Bizagi que nos permitirá trabajar el modelamiento de procesos. 43

56 Figura 4.1 Ventana principal de Bizagi Process Modeler Bizagi consta de una serie de elementos descritos en el capítulo anterior donde se presentan las actividades, eventos, compuertas, datos, etc. Los cuáles nos permitirán realizar el trabajo de detallar nuestros procesos. Bizagi permite la creación de los diagramas a través de un menú circular que se presenta después de haber insertado un elemento. Por ejemplo en la figura 4.2 se puede apreciar que una vez que se ha insertado un evento de inicio, y deseamos agregar más objetos al diagrama, al hacer un clic sobre el evento de inicio se activa el menú circular. Este menú circular muestra los diversos elementos con los que trabaja Bizagi y simplemente la elección de uno de ellos y su colocación respectiva en el gráfico genera un flujo de secuencia de manera automática. 44

57 Figura 4.2 Menú circular de Bizagi Esto hace que generar nuestros diagramas se hacen más fáciles y rápidos sin la necesidad de colocar los objetos independientes y luego enlazarlos. Si consideramos que deseamos analizar un sistema de ventas esencial, analizaríamos el proceso (similar al caso de IDEF0) pero en Bizagi lo configuraríamos de una manera diferente. Por ejemplo estableceríamos un evento de inicio y la primera actividad es solicitar producto y corresponde al cliente, luego el vendedor verifica el precio y stock de los productos y luego pregunta al cliente para poder confirmar la venta, dependiendo del cliente ya sea en función del precio o stock este confirmara o no la compra del o de los productos. En caso que no se confirme el proceso finaliza. En caso confirme el proceso continua y el vendedor agrega los detalles de venta al sistema generando un código de venta que lo registra en un ticket que es entregado al cliente, Condicho ticket el cliente se acerca a Caja y realiza el pago respectivo, el cajero una vez realizado el cobro entrega la boleta o factura al cliente, quien recepciona y se acerca al área de dispensación para que pueda recoger los productos adquiridos. El dispensador es quien se encarga de dicha entrega colocando un sello en la boleta para indicar que dicho proceso ha culminado. 45

58 El resultado de esta descripción la podemos apreciar en la figura 4.3, en donde se aprecia el diagrama del proceso haciendo uso de los diversos elementos de BPMN, el caso podría ser más complejo o podríamos incluir los diversos eventos que se presentan o compuertas pero ello depende de la característica del proceso. Figura 4.3 Proceso de ventas en Bizagi 46

59 V. SIMULACIÓN DE PROCESOS Muchas veces cuando se requiere evaluar un proceso o ver sus alternativas de mejora resulta muy complicado implementarlo de forma directa, y para ello es importante utilizar herramientas que nos permitan simular la realidad del proceso y/o el cambio que se piensa aplicar de tal forma que se puede obtener un resultado previo que puede ser analizado fácilmente. Para ello podemos realizar el modelamiento del proceso y luego hacer la simulación respectiva de tal forma que los esfuerzos de análisis, diseño o evaluación de cambios en los procesos puedan notarse en alguna herramienta de software. Por lo tanto la simulación de procesos nos ayuda a evaluar el proceso sin la necesidad de intervenir en la realidad para previamente estimar los resultados. Existen diversas herramientas para el modelamiento de procesos algunos basados en procesos de manufactura, herramientas como la dinámica de sistemas o los procesos de negocio en el que vamos aponer más énfasis en este capítulo. Vamos a trabajar con la herramienta process Modeler de Bizagi que incluye la simulación de procesos para poder explicar el detalle de la simulación. 5.1 Modelamiento del proceso El primer paso a realizar es el modelamiento del procesos esto se basa en la metodología BPMN de tal forma que se mantiene el estándar internacional de modelamiento de procesos. 47

60 Vamos a realizar un caso de ventas (el cuál se describió en el capítulo anterior) donde se establece el proceso detallado en la forma en la que se da dicho proceso. Se puede apreciar en la figura que el proceso de ventas esta modelado y se cuenta con un flujo de trabajo donde intervienes cuatro actores el cliente, el vendedor, el cajero y el dispensador. Se puede apreciar que el cliente inicia el proceso a través de la solicitud de un producto y luego continúa el proceso. Figura 5.1 Proceso de ventas Se puede apreciar que este proceso tiene casos de confirmación de venta como también de no confirmación en casos de que no se confirme se da por terminado el proceso, y en caso de que se confirme sigue el proceso hasta la culminación con la entrega del producto respectivo. A nivel de la simulación de procesos vamos a seguir los pasos que estable bizagi, considerando de que el proceso anterior ha sido validado ahora tenemos que ver la forma de simulación. 48

61 5.2 Validación del proceso En este caso vamos a realizar la validación del proceso es decir corroborar los resultados del proceso actual. Para este caso vamos a ir a la pestaña de Vista de simulación dentro de bizagi. Figura 5.2 Botón para la vista de simulación en Bizagi En esta venta podemos apreciar la vista de simulación que nos indica una secuencia de pasos que debemos seguir. Está ventana nos permite trabajar con la simulación como si fuese una guía a seguir paso a paso. 49

62 Figura 5.3 Vista de Simulación en Bizagi Podemos apreciar en la figura 5.3 que la vista de simulación consta de 4 etapas en Bizagi, en la etapa de validación del proceso se indica el numero de entradas del procesos el cuál por ejemplo es la cantidda de ventas, pedidos o clientes que entran a ejecutar el proceso ya que en este caso el cliente incia dicho proceso. Figura 5.4 Configurando en la etapa de validación del proceso 50

63 Luego en las partes de condicionantes se establece la probabilidad para cada camino de decisión, en esta parte se debe considerar que en las compuertas consideramos varias situaciones de acuerdo a como se de en la realidad, por lo que se debe tomar el 100% del total de casos distribuidos en las diversos caminos alternativos que se tiene. En este caso en la figura 5.5 se establece que un 18% de los casos toman un camino y el resto 82% el otro camino, esto depende de la información analizada al momento de analizar dicho proceso. Figura 5.5 Configurando la compuerta Una vez realizado este paso se ejecuta la simulación como paso previo y se puede apreciar los resultados, lo que indica de que todas las entradas son procesadas según las actividades y las decisiones que se tienen. En esta etapa podemos evaluar los resultados en cada actividad, compuerta y evento de acuerdo al diagrama, lo que permite hacer un diagnóstico inicial de si los datos, porcentajes y otros tipos de resultados coinciden con valores o resultados reales y dar d esta forma la validación respectiva. 51

64 Figura 5.6 Resultados de la simulación en la Etapa 1 Con esta etapa se da por finalizado la validación del modelo y podemos continuar con la siguiente etapa en Bizagi. 5.3 Análisis de tiempo El siguiente paso es establecer el tiempo de demora de las actividades, para ello se hace la evaluación de tiempos y una estimación que en muchos casos puede ser la media aritmética de una serie de valores o de acuerdo a una ponderación o comparación con casos similares, este valor puede ser un dato fijo o en caso contrario se puede asignar una distribución estadística dentro de Bizagi. Ahora vamos a la pestaña de análisis de tiempo dentro de bizagi para poder asignar los tiempos en cada actividad. 52

65 Figura 5.7 Vista de análisis de tiempo Se puede apreciar que al hacer un clic primario en una actividad se presenta un icono de reloj que nos indica para establecer el tiempo de demora, el tiempo a asignar se puede hacer a través de segundos, minutos, horas o días. Lo primero en establecer debe ser el intervalo de llegada a la entrada del proceso, en el paso anterior se definió la cantidad de entradas al proceso aquí definimos el intervalo de tiempo en cada entrada. Figura 5.8 Asignando el tiempo de intervalo de cada llegada 53

66 Luego procedemos a asignar la duración de cada actividad, en esta parte debemos tener en cuenta que es una estimación de tiempos a través de una media u otra forma de determinar dicho valor, también se puede consignar una distribución estadística como una distribución normal u otra. Figura 5.9 Asignando el tiempo a las actividades Una vez establecido los valores de llegada en la entrada y los tiempos de demora de cada actividad dentro del proceso, se procede a ejecutar la simulación para esta etapa. Al ejecutar la simulación se puede apreciar las entradas completadas, el tiempo promedio de demora y el tiempo total en cada actividad, así como también los mismos valores para la totalidad del proceso, Bizagi nos permite diferenciar cada dato con colores que se asignan automáticamente dentro de las actividades para poder diferenciarlos e ir evaluando cada actividad así como también la totalidad de resultado para el proceso completo. 54

67 Figura 5.10 Resultados de la simulación en la etapa de Tiempos Además de poder apreciar estos resultados bizagi nos provee un reporte de los resultados de dicha simulación donde se aprecian en forma de tablas todos los resultados, la ventaja que se tiene es que estos resultados se pueden imprimir o exportar los resultados a una hoja de cálculo. 55

68 5.4 Análisis de recursos El siguiente paso es establecer los recursos del proceso o actividades, en este apartado se debe considerar recurso a las personas o equipos que se utilizan en las actividades, para esta etapa se debe avanzar a la etapa de Análisis de Recursos. Figura 5.11 Ventana de Análisis de recursos Dentro de esta nueva ventana lo primero que debemos hacer es definir los recursos con los que se cuenta para el proceso o para cada actividad. Para ello hacemos un clic en el icono de recursos. Figura 5.12 Botón de Recursos Una vez que hacemos clic sobre este icono se muestra la ventana de recursos del proceso, como se puede apreciar al inicio este se encuentra vacío. 56

69 Lo que se debe hacer es agregar los recursos del proceso haciendo un clic sobre el icono recursos, el cual genera una nueva ventana donde se cuenta con iconos de agregación, modificación y eliminación de recursos. En esta primera etapa vamos a agregar recursos a nuestro proceso por lo que hacemos un clic sobre el icono adicionar recurso. En este proceso se muestra una nueva ventana en la que se debe definir el nombre del recurso y una descripción del mismo. Aquí se muestra una descripción respecto a que se considera como recurso el cuál puede ser de tipo Rol o Entidad. 57

70 Una vez que se termine de registrar todos los recursos que se han considerado, se puede apreciar que para nuestro caso tenemos cuatro recursos que se han de utilizar en el proceso. Figura 5.13 Recursos creados para el proceso Después de crear los recursos se debe asignar la cantidad de cada recurso, en esta parte se considera que el recurso está disponible para todo el proceso. 58

71 Figura 5.14 Asignando cantidad de recursos También se puede definir los costos de cada recurso, para esto hacemos un clic sobre el botón de costos, se puede apreciar la relación de los recursos y se establece el costo de cada recurso considerando las opciones de costos fijos o costos por hora. En esta parte se puede considerar por ejemplo si un trabajador tiene un pago mensual de 900 soles y el análisis se hace por día en el proceso entonces se puede estimar el pago de 30 soles por día. Figura 5.15 Definiendo costo de los recursos 59

72 Una vez establecido los recursos y sus costos se debe ahora asignar a cada actividad los recursos generados. Para esta labor volvemos a la ventana de Análisis de recursos y al hacer un clic sobre la actividad se activa el menú circular que nos permite elegir un icono de recurso y asignarlo. Figura 5.16 Asignando recursos a las actividades También se puede asignar los costos de cada actividad para ello indicamos el costo estimado de las actividades, así como también el tiempo de demora o espera en cada actividad. Figura 5.17 Asignando costos a las actividades 60

73 Una vez determinado los datos necesarios sobre los recursos y las asignaciones de los mismos a las actividades se pasa a la etapa de simulación donde se aprecia los resultados y el uso de los recursos. Figura 5.18 resultados de la simulación en recursos Como se aprecia en la figura 5.16 se puede apreciar el uso de los recursos dentro del proceso, si queremos datos más precisos podemos ir a ver los resultados los cuáles muestran resultados de los recursos. Figura 5.19 resultados de la simulación en vista de tabla 61

74 Así también en esta misma ventana se puede apreciar los resultados del proceso, al cambiar la opción a ventas (por ser el nombre del proceso). Figura 5.20 resultados de la simulación del proceso completo 5.5 Análisis de calendarios El siguiente paso es establecer calendarios dentro del proceso si desea considerarlos dentro de su procesos los puede hacer, bizagi establece un calendario por defecto de los recursos, estos calendarios permiten la evaluación de los días de trabajo así como configura días no laborales o feriados que puedan afectar al proceso y sus resultados. 62

75 Figura 5.21 Ventana de análisis de calendarios Una vez establecido el calendario se hace un clic en recursos y se le asigna un calendario, como se aprecia aparece el nombre del calendario y se asigna al recurso respectivo. Figura 5.22 Estableciendo calendario para el proceso 63

76 Una vez establecido el calendario se hace un clic en recursos y se le asigna un calendario, como se aprecia aparece el nombre del calendario y se asigna al recurso respectivo. Figura 5.23 Estableciendo calendario para el recurso Luego se procede con la simulación y ver los cambios que afectan dichos resultados respecto a las simulaciones anteriores. 64

77 VI. AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS Una característica que se viene dando en la gestión de procesos, es que estos no sólo sean utilizados para analizarlos, simularlos, evaluarlos y replantear cambios en ellos, la getsión de procesos involucra también el manejo y uso de las Tecnologías de Información y Comunicación que permitan automatizar el proceso y obtener aplicaciones basadas en la web o móvil. Para ello en el mercado se encuentra con los denominados BPMS Suite de BPM que permitan la automatización del proceso siguiendo una serie de etapas y pasos. Bizagi cuenta con un BPMS denominado Bizagi Suite el cuál a través de un ejemplo explicaremos la automatización de un proceso Descripción del caso La mejora de la gestión de los procesos en muchos casos se lleva a un nivel de aplicaciones de software basados en la metodología BPM, esta metodología se define según la Suite BPM con la que se haya elegido trabajar. En el caso de estudio veremos el control de documentos, el cuál debe pasar por el registro del documento y luego de acuerdo a las decisiones a la atención de los mismos según la evaluación que corresponda. 6.2 Modelamiento de Procesos Para este caso se consideró la atención de documentos de una Oficina en la que primero se recepcionan los documentos y el jefe evalúa y decide si se atiene o devuelve el documentos para lo que se diseñó el modelo de procesos para el registro y atención de los documentos teniendo en cuenta la notación BPMN el cual genero el siguiente modelo de procesos que se muestra en la figura

78 Figura 6.1 Modelamiento del Proceso Control de Documentos En un proceso se van a tener una serie de entradas, en el caso de la simulación se consignó la cantidad de entrada y el tiempo de llegadas entre cada caso, en esta etapa en cambio vamos a considerar el tiempo para cada actividad. Figura 6.2 Configurando el tiempo para atender cada documento 66

79 En la figura 6.2 se puede apreciar la forma de asignar el tiempo para atender los documentos, esto nos permitirá más adelante tener indicadores que reflejen la situación de cada entrada al proceso y si se atendió en el lapso de tiempo que estaba configurado. 6.3 Modelo de Datos Como en toda aplicación de software se requiere de una base de datos, en Bizagi la base de datos se genera a través de entidades que se clasifican en entidades del sistema, entidades paramétricas y entidades maestras. Las entidades del Sistema son de color gris oscuro en el grafico 6.3 podemos apreciar la entidad WFUSER, esta entidad la administra Bizagi y nos sirve para un aserie especial de datos por ejemplo la entidad WFUSER es una tabla de sistema que administra los usuarios de la aplicación en donde podemos configurar los datos de los usuarios y el nivel de jerarquía entre ellos. Figura 6.3 Modelo de datos para la aplicación Las entidades Paramétricas son de color verde en el grafico 6.3 podemos apreciar la entidad Oficina y TipoDocumento, esta entidad maneja datos que se configuran antes de iniciar la aplicación, son datos que normalmente no requieren de cambios cuando ingresan a la etapa de producción del sistema. Por 67

80 ejemplo la entidad TipoDocumento almacenara los tipos de documentos que se manejan en dicha oficina como pueden ser oficios, informes, solicitudes, etc. Y estas no requieren agregarse o modificarse contantemente. Normalmente ya en los formularios de la aplicación estos tipos de entidad muestran sus datos en los objetos ComboBox. Las entidades Maestras son de color celeste en el grafico 6.3 podemos apreciar la entidad TramiteDocumentario, esta entidad es la que almacena datos constantemente a través de los formularios de la aplicación, en nuestro caso podemos ver que se relaciona con las entidades paramétricas y las entidades de sistema, esto se da debido a que en esta entidad se almacenara el tipo de documento, la oficina que la envió y el usuario. Las entidades paramétricas y las entidades maestras hay que crearlas y configurarlas asignando el nombre y los atributos con sus respectivos tipos de datos, en cambio las entidades del sistemas simplemente se agregan al modelo y se configuran ya que tiene atributos ya definidos y solo elegimos las que necesitamos de acuerdo a la aplicación. 6.4 Diseñando los formularios de la aplicación Una vez definida la estructura de datos debemos de realizar los formularios de la aplicación para lo cual debemos considerar que en cada actividad del modelo de procesos manejara una interfaz web como resultado donde se procesaran los datos según lo que se ha definido. Para ello se debe establecer los formularios para cada actividad según la necesidad y los datos que debe contener para poder cumplir su tarea. Dentro de la primera actividad está el registro de Documentos, en esta actividad debemos considerar que se registran algunos datos como la fecha de recepción, el asunto, la oficina remitente y el tipo de Documento. Para construir el formulario lo que debemos hacer simplemente es agregar el formulario a la 68

81 actividad y en la parte derecha de Bizagi se puede seleccionar las entidades creadas anteriormente y solo arrastramos los campos de las entidades que reflejan lo que se necesita en esta actividad. En la figura 6.3 se puede apreciar el resultado del formulario, por ejemplo la fecha de recepción es un dato de la entidad maestra y se ha definido como tipo de dato fecha, Bizagi automáticamente genera un control de acuerdo al tipo de dato, así también podemos ver qué oficina y tipo de documento son datos de las entidades paramétricas y se generó un ComboBox. Figura 6.4 Formulario para registro de Documentos En la actividad aprobar atención, el jefe debe evaluar si el documento debe ser atendido o no, por lo que los demás datos del formulario anterior sirven como referencia pero no deben ser modificados, por ello en dicha actividad agregamos un nuevo formulario pero que se genere del formulario de registro de documentos. Luego agregamos el atributo Atención aprobada, el cual genera un tipo de datos con opción SI y NO esto permitirá elegir si el documento se atiende o se devuelve. 69

82 El resultado de dichos resultados están en la figura 6.4, como se aprecia los datos del formulario anterior permanecen pero se deshabilitan para no realizar cambios solo mostrarlos. Figura 6.5 Formulario para aprobar atención El proceso despachar Documento se considera en el caso que en el formulario anterior se haya seleccionado la opción SI, en este formulario debemos consignar la fecha de Atención, el Asunto de la Atención, la oficina destinataria y el tipo de documento con el que se está atendiendo. Estos son los datos que también están consignados en el modelo de datos anterior y solo hay que configurarlos en el formulario, el resultado de dicho formulario se muestra en la figura

83 Figura 6.6 Formulario para despachar documento Actividad Devolver Documento esta actividad se da en el caso que la opción elegida haya sido no atender el documento, en esta actividad, se considera la fecha de devolución, el asunto de la devolución, la oficina destinataria a quien se devolverá y el tipo de documento con el que se devuelve, estos datos han sido consignados también en el modelo de datos, el resultado se aprecia en la figura 6.7. Figura 6.7 Formulario para devolver documento 71

84 6.5 Definiendo Reglas Una vez establecidas los formularios debemos considerar las reglas del negocio que permitan seleccionar según la situación de los casos opciones. En el modelo de procesos tenemos una compuerta en la cual debemos de analizar y según el flujo del proceso elegir una u otra opción. Para ello seguimos en el paso siguiente en Bizagi que es definir reglas, podemos apreciar en la figura 6.7 que se colocan de un color sombreado la parte donde corresponde asignar reglas. Figura 6.8 Configurando las reglas en la compuerta Al seleccionar las flechas de conexión se activa la ventana de configuración que se muestra en la figura 6.8 aquí elegimos el tipo de condición para este caso una condición Si (esta funciona como una condición Si en Excel o en un lenguaje de programación). Para configurar la regla se selecciona el atributo o campo de la entidad respectiva, para el caso es el atributo Atención Aprobada de la entidad Tramite Documentario y luego seleccionamos la opción verdadera o falsa según corresponda para nuestro caso seleccionamos la opción verdadera. 72

85 Figura 6.9 Configurando la regla condicionante Si Una vez configurado se puede apreciar en la figura 6.9 que desaparecieron las líneas resaltadas de las flechas de conexión, en este caso se puede apreciar que la regla asigna un símbolo adicional a la flecha que lleva la respuesta falsa. Figura 6.10 Vista de reglas configuradas 73

86 6.6 Interfaz de la aplicación Bizagi permite realizar más pasos como la integración con otras aplicaciones como correos electrónicos u otros servicios, para este caso de ejemplo es suficiente trabajar hasta la etapa de interfaz. Ahora debemos ver el resultado de la aplicación, en la figura 6.10 podemos apreciar que se genera una interfaz web que contiene un menú con las opciones casos, indicadores, Admin, Herramientas y Cerrar Sesión. Figura 6.11 Vista de la aplicación resultante Este resultado debe de configurarse antes de entrar a la etapa de funcionamiento u operación, ahora continuamos con la configuración necesaria para poner en marcha la aplicación resultante Definiendo usuarios Al momento de crear el modelo de datos teníamos una entidad de Sistema denominada WFUSER esta entidad permite el almacenamiento y administración de los usuarios, para ello ingresamos a la opción Admin y 74

87 seleccionamos usuarios, se presenta una ventana (figura 6.11) en donde se rellenan los datos de un nuevo usuario, algunos datos son Nombre, Nombre de usuario, , Clave etc. Podemos definir una variedad de usuarios de tal forma que se puedan registrar en el sistema y pueda darse el acceso a la aplicación. Podemos ver en la siguiente ventana la creación de un nuevo usuario. Figura 6.12 Configurando los usuarios del sistema Se pueden agregar una cantidad de usuarios indeterminada aunque esto depende dela versión de Bizagi, en este ejemplo se ha utilizado la versión Express que sólo permite hasta 50 usuarios. Al realizar una consulta sobre los usuarios podemos ver que se ha definido y creado el usuario anterior. 75

88 Figura 6.13 Consulta de usuario creado Definiendo datos en las entidades paramétricas Las entidades paramétricas que hemos definido son las Oficinas y Tipos de documento estas entidades normalmente deben de configurarse ya que como se explicó los datos que se asignan se utilizan para rellenar otras entidades (las entidades maestras) y sus datos no son muy cambiantes en el flujo del proceso. Figura 6.14 Ventana para configurar entidades paramétricas En la figura 6.13 se aprecia que a través del Menú Admin Entidades podemos acceder a la configuración de estas entidades. 76

89 Entidad tipo de Documento Elegimos la entidad tipo de documento y a través de la opción Agregar TipoDocumento vamos agregando los tipos de documento que se hacen uso en la oficina de tal forma que al utilizar la aplicación nos permitirá seleccionar dicho datos. Figura 6.15 Entidad Tipo de Documentos con datos Entidad oficinas También definimos los datos para la entidad Oficina seguimos los mismos pasos anteriores y registramos los datos que corresponden. Figura 6.16 Entidad Oficinas con datos 77

90 6.7 Puesta en marcha de la Aplicación Una vez configurado los aspectos necesarios de la aplicación podemos hacer uso de ella, en la interfaz vamos al Menú casos y seleccionamos NUEVO CASO, se aprecia en la figura 6.17 que se carga el primer formulario creado que corresponde a la primera actividad del proceso. Figura 6.17 Formulario inicial para nuevo caso Registrando casos en la aplicación Una vez que hemos configurado para que se pueda crear un nuevo caso debemos empezar el registro de los datos. Lo primero que debemos atender es el registro de los documentos y para ello seleccionamos la fecha de recepción, el asunto del documento recepcionado, seleccionamos el remitente (aquí debemos recordar que este dato proviene de una entidad paramétrica y vemos que estos datos se han configurado anteriormente y solo los podemos seleccionar) en la figura 6.18 se aprecia el dato en un ComboBox. 78

91 Figura 6.18 Vista del formulario con datos Luego seleccionamos el dato de Tipo de Documento, el cual también se presenta en un ComboBox por la característica que tiene dicho dato esto se aprecia en la figura 6.19 Figura 6.19 Formulario registro de documentos Una vez registrado todos los datos pulsamos el botón Siguiente y nos llevará al siguiente formulario de atención. 79

92 Al ir al siguiente paso debemos elegir si se atiende o devuelve el documento y de acuerdo a dicha elección se presenta un nuevo formulario en este caso elegimos Atención SI (ver figura 6.20). Figura 6.20 Formulario Elección de Atención de Documento Al hacer un clic en siguiente vamos al formulario de atención por lo que registramos los datos que corresponden y listo, hay que tener en cuenta que las entidades paramétricas solo permiten la elección de los datos configurados anteriormente. En la figura 6.21 se aprecia el registro de los datos respectivos en dicho formulario. 80

93 Figura 6.21 Formulario Atención de Documento Una vez terminado el caso y al hacer un clic en Siguiente se muestra un mensaje de que el caso se atendió con éxito (ver figura 6.22) y de esta manera podemos seguir registrando más casos. Figura 6.22 Formulario de Confirmación de Fin del Proceso Vamos a ver un ejemplo en el que el documento no se atiende pero se devuelve. Habiendo hecho la configuración anterior esto se debe dar cuando elegimos la opción NO en atender documento. 81

94 De la misma forma del caso anterior se presenta el formulario de devolución y se registra los datos que corresponden. Y similar al caso anterior podremos ver la finalización del caso con éxito. 82

95 La aplicación nos permite consultar los diversos casos que se vienen atendiendo, o en algunos casos están pendientes o culminados y los muestra con símbolos de colores verde, amarillo o rojo según la criticidad del caso. Esto quiere decir que verde significa que el caso está en el tiempo oportuno de atención, amarillo está en un tiempo límite y rojo cuando el caso no se atiende y ya paso el tiempo necesario para su atención. Figura 6.23 Consulta de situación de casos Análisis de tareas Una característica en los procesos es que debemos monitorear las actividades y el proceso de forma regular y así manejar situaciones donde se presenten inconvenientes, para ello hacemos un análisis de tareas. Bizagi nos permite hacer un análisis de la situación de las tareas de tal forma que se pueda realizar una evaluación de la situación, en la figura 6.22 se puede apreciar que las tareas reflejan un color verde que significa que están en una situación aceptable. 83

96 Figura 6.24 Consulta de situación de tareas Se puede apreciar también el análisis de tareas a través de gráficos de datos como se aprecia en la figura 6.25, de tal forma que se hace más sencilla la revisión de la situación de las tareas. Figura 6.25 Consulta de situación de tareas con gráficos 84

97 6.7.3 Análisis de procesos Un aspecto muy importante es que también se nos permita el análisis de todo el proceso de forma integral y no sólo de las tareas Esto nos permitirá mostrar información de los casos y la situación de forma integral del proceso con gráficos y valores respectivos. Figura 6.26 Consulta de situación del proceso 85

98 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Barros, Oscar. Ingeniería de negocios. Diseño integrado de negocios, procesos y aplicaciones TI. Universidad de Chile Beltran Jaime, Carmona Miguel, Carrasco Remigio, Rivas Miguel, Tejedor Fernando. Guía para una gestión basada en procesos. Instituto Andaluz de Tecnología. J. De Haro Artes Gráficas, España Club-BPM. El Libro del BPM Print Marketing S.L. España 2011 Sthepen W, & Miers D, BPMN GUia de referencia y modelado. Future Strategies Inc. USA 2009 Garimela K, Lees M & Bruce W. Introducción a BPM. Wiley Publishing Inc Bizagi. Bizagi Process Modeler - Guia de Usuario PEREZ, José: Gestión por procesos 2da Ed. ESIC, España 2007 Rodenes Adam, Arango Martín, Puig José, Torralba José. Reingeniería de procesos y transformación organizativa. Alfaomega Colombia J. Cerrón, R. Mercado, R. Bujaico, Y. Mercado, Integración de procesos para mejorar la gestión. Trabajo de Investigación. UNCP. Perú Maquera Quispe, Henry George; Mercado Rivas, Richard Yuri. Modelamiento de base de Datos. Trabajo de Investigación. UNCP. Perú REFERENCIAS ELECTRÓNICAS Manual de usuario de Bizagi process Modeler Página oficial de Bizagi en Español

99 GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO Hecho el Depósito Legal en la Biblioteca Nacional del Perú Nº HENRY GEORGE MAQUERA QUISPE RICHARD YURI MERCADO RIVAS