9 Enero Enero Febrero Febrero Marzo 2014

Transcripción

1 Lima, Abril Editorial Estimados miembros del Capítulo PMI Lima Perú: Queremos compartir con ustedes como seguimos trabajando continuamente para mejorar el servicio a nuestros queridos miembros del Capítulo, a través de la difusión de las buenas prácticas de Dirección de Proyectos, a través de seminarios, talleres, eventos sociales, entre otros, contando con el apoyo de ponentes nacionales e internacionales de gran trayectoria en la Dirección de Proyectos. Los eventos que hemos tenido este año, desde el mes de enero a la fecha son: Nro. Tipo de Evento 1 Seminario Expositor(es) Tema Fecha Ing Rosario Chávez, PMP La Inteligencia emocional y social en la Dirección de Proyectos 2 Social -- Cena de Inicio de Año: 3 Seminario 4 Seminario 5 Seminario Eco. Pablo Lledó. MSC, MBA, PMP. Ing Vicente Granadino, PMP Ing Luis Flores, PMP Ing Juan Verástegui, PMP Mitigando los riesgos del proyecto Proceso de Cambio Organizacional La Dirección de Proyectos y la ISO Enero 21 Enero 18 Febrero 21 Febrero 28 Marzo 15 de abril Día Mundial de la Salud Del 17 al 20 de abril Semana Santa Contenido PRINCE2 y su aplicación en la Dirección de Proyectos 2 Nuevos Miembros 2 De qué forma podemos contribuir desde el PMI 3 Personas, Procesos y Tecnologías en la Gestión de Proyectos 4 Nuevos certificados 4 Asimismo, este año hemos reforzado el desarrollo de las secciones estudiantiles, a través de Talleres y Eventos de Integración, ya que ellos son los futuros profesionales en Dirección de Proyectos que necesitamos en nuestro país para extender nuestra disciplina a todos los sectores de nuestra sociedad, desarrollando con éxito proyectos que contribuyan con nuestro sostenido crecimiento económico y social. Las Secciones estudiantiles y nuestros voluntarios profesionales del Capítulo están trabajando con mucho entusiasmo el Programa de PMIEF (PMI Education Fundation), el cual está en nuestro Portafolio. Estaremos reforzando la comunicación de convocatoria y nuestro sistema de gestión de voluntarios para que participen en los proyectos y programas de nuestro portafolio el cual estará publicado en nuestra página web. Muchas gracias y un cordial saludo. Gissele Gallardo, MBA, PMP, CBCP, ITIL Presidente del PMI Lima Perú Chapter

2 Diciembre Enero Febrero Nuevos Miembros Estimados miembros del PMI Lima Chapter, este mes de Septiembre continuamos nuestro crecimiento con más de 90 nuevos miembros para el mes de Febrero. Nos estamos recuperando después de los dos primeros meses que han estado bajos en cantidad de miembros. Entendemos que en los primeros meses, el calor que asoma en nuestras playas del sur ha relajado a nuestros profesionales, quienes han podido aprovechar estos meses para reunirse en familia y amistades. De vuelta al trabajo (y con un buen bronceado) enfrentamos dos nuevos retos: superar la cantidad de miembros inscritos durante el 2013 y mantener el número de miembros. Para este segundo objetivo, estamos desplegando un nuevo conjunto de beneficios que no sólo ayudará a relacionarse con los mejores contenidos y profesionales, sino también ayudar a nuestros certificados a mantener sus credenciales mediante PDUs que ofrecemos en nuestros eventos. Los invito a que nos hagan llegar sus dudas y comentarios, sugerencias, ideas innovadoras, y críticas constructivas a través de nuestros canales de comunicación como son nuestra página oficial de Facebook y la cuenta de correo boletín@pmi.org.pe. Una comunidad en donde todos estemos más a gusto es una tarea conjunta. Estamos atentos a sus comentarios. Vice Presidencia de Comunicaciones Pmi Lima Perú Chapter PRINCE2, su aplicación en la Dirección de Proyectos y su asociación con el PMBOK Las empresas requieren de estrategias para poder lograr sus objetivos, y en el mundo organizacional, tanto privado como público, en ocasiones el poder implementar la estrategia se torna en una serie de dificultades por temas de recursos, capacidades o el carecer de un enfoque estructurado de cómo direccionar aquello que permita tangibilizar lo que se desea obtener. Ese aquello puede circunscribirse en la denominación de proyecto, el cual de acuerdo a lo planteado por la Guía de Dirección de Proyectos (PMBOK, 2012), un proyecto se considera como un esfuerzo temporal de recursos (tiempo, presupuesto, personas) con la finalidad de entregar un producto, servicio o resultado que es único o que nunca antes se ha realizado igual. Existen organizaciones que en búsqueda de ofrecer respuestas a esta necesidad, han desarrollado estándares y metodologías que facilitan la comprensión, eficiencia y efectividad en la dirección de proyectos. Tenemos el caso de la Cámara de Comercio del Reino Unido (UK) el cual, en el año de 1989 publica la primera edición de la metodología PRINCE (con un enfoque para proyectos de tecnología y sistemas), actualmente se cuenta con una versión mejorada denominada PRINCE2 (con un enfoque más global hacia todo tipo de proyecto). Por otro lado, se cuenta con el Instituto para la Dirección de Proyectos (PMI Project Management Institute), con su estándar denominado Cuerpo de Conocimiento para la Dirección de Proyectos (PMBOK Project Management Book of Knowledge) cuya primera edición se da en el año 1996 y a la fecha cuenta con su quinta edición revisada y actualizada en el PRINCE2 es el acrónimo de Proyectos en Entornos Controlados (PRojects IN Controlled Environments) y es la metodología en dirección de proyectos ampliamente utilizada en los países que conforman el Reino Unido tanto en el sector privado como público. PRINCE2 es de dominio público y ofrece una guía de mejores prácticas para su aplicación. La metodología PRINCE2 a su vez es soportada por un riguroso proceso de acreditación, ello incluye a organizaciones especialistas en entrenamiento, practicantes y consultores. PRINCE2 está basada en un proceso, es una metodología estructurada que se enfoca en desarrollar ocho componentes particulares, los cuales al ser comprendidos y efectivamente empleados, permiten reducir los riesgos que todo tipo de proyecto se encuentra inherente (J. Siegelaub, 2004). Los componentes que desarrolla PRINCE2 son los siguientes: i) Caso de Negocio, cuya viabilidad es la que determina si el proyecto puede o no ejecutarse, el caso de negocio se considera como la principal condición para la existencia de un proyecto; ii) Organización, para la cual se define contar con un Comité de Proyecto, un Director de Proyecto y el equipo respectivo; iii) Planes de dirección, los cuales se consideran como la columna vertebral y responden a las preguntas de quién, cómo, cuándo, dónde, y por qué; iv) Controles, los cuales se asocian con la toma de decisiones, su propósito principal es el de asegurar que el producto o entrega final cumpla con los criterios de aceptación y su desarrollo sea acorde a lo estipulado en los planes de dirección; v) Gestión del riesgo, siendo el riesgo un evento incierto, será imprescindible el poder identificarlos, definir estrategias de respuesta y acciones que sean implementadas en caso de la presencia de los mismos; vi) La Calidad en el entorno de proyecto, siendo éste un elemento de importancia y que se asocia al nivel de satisfacción que el cliente final (interno o externo) desea obtener; vii) Gestión de la configuración, la cual ofrece al equipo de dirección de proyecto, el control sobre los distintos activos que el proyecto genera (documentos, planes, gráficas, actas, entre otros) y finalmente; viii) Control de cambios, el cual debe de considerar el impacto que un determinado cambio pueda generar sobre otras variables de dirección (típicamente se considera el alcance, tiempo, costo y la calidad del proyecto) y en base a ello proceder o no con la aplicación del mismo (J. Siegelaub, 2004). Otro aspecto fundamental en PRINCE2 es su modelo de procesos, el cual conforme a lo expuesto en el libro El Modelo de Procesos de PRINCE2 (J. Fernández y F. Turley, 2010) se presentan los siete procesos los cuales se listan brevemente: i) Dirección del proyecto, ii) Puesta en marcha del proyecto, iii) Inicio del proyecto, iv) Etapa de control, v) Gestión de los Límites entre etapas, vi) Gestión de la entrega de productos parciales o finales y, vii) Cierre del Proyecto. Existen proyectos como el realizado por la empresa Transpower, responsable de la transmisión de energía eléctrica en Nueva Zelanda, que al aplicar lo propuesto por PRINCE2 conllevó a una correcta y eficiente dirección de sus proyectos así como la obtención de resultados beneficiosos para la comunidad impactada (APMG International, 2009).

3 3 De qué forma podemos contribuir desde el PMI al desarrollo de nuestro país? Ahora, respondiendo a la pregunta: De qué forma podemos contribuir desde el PMI al desarrollo de nuestro País?, en realidad tiene varias respuestas y desde mi posición de estudiante, me atrevo a mencionar una: concientizando a mis compañeros estudiantes sobre buenas prácticas de gestión de proyectos y a la vez formando personas íntegras que respeten su entorno y sociedad. Transmitirles el mensaje que podemos llevar la gestión de proyectos al resto de la sociedad. Es cierto que nosotros vemos gerencia de proyectos a finales de carrera, en un estudio de postgrado o porque nuestro jefe o la empresa lo necesita y solicita. Sin embargo, la educación peruana no sabe, o no quiere saber, que todos realizamos proyectos desde que nacemos, otra cosa es que trabajamos empíricamente y según nuestro olfato y si tuviéramos herramientas para desarrollarnos en nuestras vidas desde pequeños? Sería otro discurso ahora. Existen organizaciones que fomentan y promueven buenas prácticas de gerencia de proyectos y forman profesionales conscientes de su realidad, su entorno, su sociedad, su comunidad, sus amigos. Una de ellas son las Secciones Estudiantiles de Dirección de Proyectos (SEDIPRO), presentes en más de 13 universidades a nivel nacional. Todos en conjunto transmitimos el mensaje a nuestros amigos universitarios y no universitarios. Realizamos eventos masivos, formulamos proyectos que generen impacto en nuestra comunidad y entrenamos a los futuros Project Manager. Figura 1. Modelo de Procesos PRINCE2. Recuperado de El siguiente cuestionamiento que abordamos en este ensayo vendría a ser si la estructura que plantea PRINCE2 vendría a ser suficiente o si estándares como el PMBOK, como un complemento importante, podrían ofrecer una visión holística y completa del marco que una eficiente y efectiva dirección de proyectos requiere. El PMBOK es un estándar que propone que todo Director de Proyectos debe en resumen conocer y aplicar los procesos, técnicas o herramientas que se engloban en las 10 áreas de gestión del conocimiento, estas son: i) Gestión de la Integración, ii) Gestión de Alcance, iii) Gestión del Tiempo, iv) Gestión del Costo, v) Gestión de la Calidad, vi) Gestión de los Recursos Humanos, vii) Gestión de las Comunicaciones, viii) Gestión de los Riesgos, ix) Gestión de las Adquisiciones o Procura y finalmente, x) Gestión de los Interesados o también llamados stakeholders (PMBOK, 2012). La Guía del PMBOK es ampliamente difundida a nivel mundial y en el Perú es considerada como una de las principales fuente de referencia para la dirección de proyectos. El estándar del PMBOK a su vez se complementa con otros estándares generados por el PMI como lo son los referidos a la Gestión de Programas y Gestión de Portafolio, además de contar con extensiones específicas como las relacionadas a proyectos de construcción o de generación de software. De acuerdo a lo planteado por M. Wideman (2002) tanto PRINCE2 como el PMBOK poseen distintos enfoques, mientras que el primero se centra en un proceso de dirección de proyectos (lo cual para muchos autores se considera un buen enfoque para comprender e integrar los conceptos), el segundo engloba los conocimientos en 10 temas específicos que en contraparte para profesionales que se inician en esta especialización se les dificulta enlazar o asociar estos temas. Más, dada la alta difusión que el PMBOK posee en sociedades de dirección de proyectos tanto a nivel de Latinoamérica como Norteamericana, se sugiere aprender y asimilar los conocimientos que el estándar ofrece y complementar los mismos con lo propuesto por la metodología PRINCE2. Conclusiones Finales. La dirección de proyectos es considerada una especialización muy valorada en el ámbito profesional, su comprensión y conocimiento ofrece un marco de referencia sobre el cual el Director de Proyectos junto su equipo pueden efectuar las labores de gestión que todo proyecto conlleva. Existen metodologías y estándares que facilitan la adopción de mejores prácticas en dirección de proyectos, una de ellas es PRINCE2, la cual es una metodología, muy difundida en países europeos de habla inglesa, y que se plantea como una opción complementaria (no necesariamente sustituta) a estándares de mayor difusión mundial como lo es el estándar propuesto por el PMI, el estándar PMBOK. Pedro Siesquen Manrique, CAPM Quieres leer el artículo completo? Podrás revisarlo, ingresando a nuestro portal Ing. Alexandres Hoyos Espinoza, P.M.P.

4 Personas, Procesos y Tecnologías en la Gestión de Proyectos 4 En la actualidad la Gestión de Proyectos se ha convertido en una pieza importante para lograr cumplir los objetivos estratégicos de las empresas, esto debido a que muchas empresas basan sus estrategias en la ejecución de proyectos. Cuántas veces hemos escuchado que muchas empresas que quebraron fue porque sus proyectos fracasaron, esto se puede deber quizás a uno o varios de los siguientes motivos: no cuentan con el personal calificado (personas), no siguen un marco de referencia para llevar a cabo la gestión de sus proyectos (procesos) y/o no cuentan con herramientas que soporten sus procesos de gestión (tecnologías). Entonces la gestión de los proyectos debe estar soportada por: personas, procesos y tecnologías que puedan hacer factible un proyecto exitoso. Felicitaciones a nuestros nuevos certificados! Hasta el mes de Marzo tenemos nuevos profesionales que obtuvieron su certificación como Project Management Professional (PMP). Nuestros nuevos PMP son: Fuente: Elaboración propia Basado en mi experiencia, puedo indicar que de los tres puntos, las Tecnologías ha sido el menos crítico, casi siempre las empresas lo tienen a la mano; se hacen grandes inversiones de dinero en conseguir la mejor tecnología de punta, pero se olvidan que esto también requiere una capacitación de personas y una reingeniería de procesos. Estas herramientas suelen automatizar el flujo de los procesos de gestión de proyectos que se hayan definido, por lo cual esto hará más fácil llevar a cabo las actividades que se requieren en el proyecto. También debo indicar que hay empresas que no siguen un estándar de buenas prácticas para proyectos que les ayuden a definir sus procesos que les permita llevar de la mejor manera la gestión de sus proyectos. Cuando no existen procesos definidos, cada área o persona de la empresa trabaja a su manera, es decir creando procesos (que involucra tener documentos, plantillas y herramientas) no estandarizados, que harán que haya una mala comunicación entre áreas o personas, viéndose afectado el proyecto; cuando no se tienen procesos estandarizados es altamente probable que no pueda ser controlado y mucho menos hacerle mejora continua a través del tiempo. Como dice una frase: Lo que no puede ser medido, no puede ser controlado; y lo que no puede ser controlado, no puede ser gestionado; y lo que no puede ser gestionado no puede ser mejorado ; al no tener procesos estandarizados en las empresas, esto lleva a que cada quien haga lo que quiera y tenga la perfecta excusa para decir: yo siempre lo hice así, no hay un proceso definido que me diga lo contrario. Por eso es importante que los procesos sean soportados por estándares mundiales reconocidos y aprobados, como puede ser la guía del PMBOK para la gestión de proyectos. Finalmente, considero que el punto más importante del triángulo (ver gráfico anterior) son las personas, también puedo decir basado en mi experiencia, las empresas se dedican mucho tiempo en tener la mejor tecnología y los mejores procesos, pero se olvidan o dejan en el último lugar a quienes van a utilizarlas; desde el inicio se debe involucrar a las personas, identificar quienes son los interesados claves, ya sea para la implementación de una herramienta o en la reingeniería de procesos. Jorge Lam Luis Octavio Palomino Sara Reyna Tatiana Gamarra Nohelia Vilchez César Orozco Jose Fernández Diego Cabrera Jean Marcel Saux Hernan Otiniano Perea Fasanando Umner Silva Jose Miguel Aliaga Alvarez Angela Bravo Rengifo George Colens Romain Angulo Arnaldo Andres Espinoza Meza Nestor Fidel Jimenez Munares. Luis Alberto Salazar Mariños Joao Cacciviliano. Oscar Eduardo Narvaez Alvarado. Luis Quispe. Daniel Lopez Romero. Juan Mario Cortez Rochabrun. Juan Carlos Férnandez Sánchez. Percy Silva Ulloa. Todos los miembros de la comunidad entendemos el gran esfuerzo que significa obtener la certificación, la cual no sólo avala el conocimiento teórico de la metodología de gerencia de proyecto que establece el PMI, sino también la calidad profesional y ética que cada uno de los certificados ofrecerá en sus centros laborales y en su vida personal. Felicitaciones nuevos Managers estamos muy orgullosos de su logro y los invitamos a participar activamente en los proyectos que el PMI Lima Chapter tiene para el presente año.

5 5 PMI Lima Perú Chapter PMI Lima Chapter Visite nuestra página Web: El contar con personas que tienen certificaciones (PMP, PgMP, CAPM, PMI-RMP, etc.) que acrediten su conocimiento en gestión de proyectos ayudará a tener mejores procesos y que se implementen los procesos que realmente se necesitan. Así como existe el PMBOK que es un estándar de buenas prácticas en la gestión de proyectos; también el PMI recomienda Project Manager Competency Development (PMCD) Framework que es un marco de referencia para la definición, evaluación y desarrollo de las competencias de un líder de proyectos, en cual se menciona las Competencias Personales que debe tener un líder de proyectos, que según indica se ven reflejados en las conductas, actitudes y características de personalidad básicos que contribuyen a la capacidad de una persona para gestionar proyectos. Estructura de las Competencias Personales Editorial Gissele Gallardo, MBA, PMP, CBCP, ITIL Presidente PMI Lima Perú Chapter Elaboración Ing. Dante Peralta López, PMP Vicepresidente de Comunicaciones Ing. Roxana Jiménez Leader VP Comunicaciones Te atreves a escribir? Fuente: PMI. Project Manager Competency Development (PMCD) Framework - Second Edition También cabe señalar que los procesos y tecnologías definidas a utilizar deben ser desplegados mediante capacitaciones graduales a todas las personas o áreas que van a utilizarlas. En conclusión, las estrategias de las empresas tendrán éxito en la medida que las gestión de sus proyectos también lo tengan; por tal motivo las empresas deben poner mucho foco en capacitar constantemente a su personal, buscar siempre la mejora continua de sus procesos basados en estándares mundiales y utilizar tecnologías que sean de fácil uso por parte de las personas que ayuden a soportar la gestión de proyectos. Tienes experiencia en gestión de proyectos, tienes un caso de éxito o una lección aprendida y te gustaría compartirla con el resto de miembros del capítulo? Te invitamos a participar como expositor en los eventos mensuales y a escribir en nuestro boletín. Si deseas publicar en nuestro boletín solo debes enviar el artículo en formato Word al correo boletin@pmi.org.pe. Los miembros del comité editorial revisarán el contenido y de ser necesario se pondrán en contacto contigo para realizar los ajustes necesarios. Jhonny Meregildo Espinola MBA, PMP, ITIL