REPORTE DE DOCUMENTACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS

Transcripción

1 REPORTE DE DOCUMENTACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS Empresa Eléctrica de Guatemala S.A. Mejora del desempeño de Pequeñas y Medianas Empresas centroamericanas a través de la Implementación de Prácticas Empresariales Responsables

2 Nombre del Proyecto: Programa para la Mejora del desempeño de Pequeñas y Medianas empresas (PyME) Centroamericanas a través de la Implementación de Prácticas empresariales responsables del Banco Interamericana del Desarrollo. Antecedentes: Debido a la internacionalización de los productos ha surgido la necesidad de implementar prácticas responsables en toda la cadena de suministro o de valor, que puedan garantizar condiciones de trabajo digno y que además minimicen los impactos ambientales lo que añadirá valor agregado a la empresa.

3 Empresa Eléctrica S.A. (EEGSA), una empresa comprometida con sus grupos de interés/stakeholders, buscó crear en el sector de proveedores de un programa incluyente para que se adopten los principios de la Responsabilidad Social como una cultura empresarial. PLANSER El objetivo transcendental de este proyecto fue mejorar la competitividad e incrementar las oportunidades de mercado de las empresas. El propósito es fomentar la implementación de habilidades de RSE en la PYME, especialmente en aquellas que forman parte de las cadenas de valor de grandes empresas.

4 Perfil de la Empresa: PLANSER Dirección: 16 calle zona 6 Colonia Cipresales Teléfono: (502) Equipo Responsable: Ing. Freddy Ibañez Ing. Mynor Martínez Sector: Servicios arbolado y desrrame Productos y/o Servicios: Desrrame y limpieza

5 CalambSySo

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8 Enero 2015 Junio 2015

9 PLANSER Eje 1era. Evaluación INDICARSE PyME s 2da. Evaluación Mejora Gobernabilidad Se desarrolló un código de ética; la empresa ahora posee un filosofía organizacional formalmente establecidas y un documento que regula los role y responsabilidades de los mandos medios y altos; existe un conocimiento y reconocimiento de los principales grupos de interés de la empresa. Público Interno Ya existe el reglamento interno de trabajo, se reforzaron y oficializaron las políticas que apoyan el respeto al individuo (prohibición del trabajo infantil y del acoso laboral) y cuenta ahora con un procedimiento establecido en el caso de despidos. Medio Ambiente 0 11 Proveedores Mercadeo 0 23 Se avanzó dejando en proceso la política de comunicación, la de protección a la privacidad del consumidor y del cliente y el sistema de control de calidad para el servicio que brinda actualmente la empresa. Comunidades 0 0 Política Pública 17 33

10 Ejes priorizados por Planser

11 Grupos de Interés identificados por Planser

12 Detalle de Planes de Acción Presentadas por Empresa En la empresa PLANSER Se realizaron 10 planes de acción los cuales se ejecutaron en un 85 % siendo los siguientes: Eje No. Descripción Gobernabilidad 1 Institucionalización de la empresa Gobernabilidad/Público Interno 2 Gobernabilidad/Público Interno 3 Organigrama general Socialización y divulgación Misión, Visión y Valores Corporativos Público Interno/Gobernabilidad 4 Imagen institucional de la empresa Público Interno/Gobernabilidad/Todos 5 Plan de Acción Supervisión Operaciones Central Guatemala y Masagua Público Interno/Todos 6 Remodelación COP (Guatemala y Masagua) Público Interno/Gobernabilidad 7 Manual de Normas de Conducta del COP (Guatemala y Masagua) Público Interno 8 Reglamento de Identificación de Colaboradores Público Interno/Mercadeo/Medio Ambiente 9 Programa de Señalización e Identificación de Seguridad y Prevención Gobernabilidad/Público Interno 10 Reglamento Interno /Normas de Conducta Público Interno/Proveedor 11 Programa Integrado Radial

13 Planes por ejes Eje Gobernabilidad Planser es una empresa con bases sólidas y guías bien definidas, sin embargo se vieron algunas áreas de oportunidad que se pueden mejorar en este eje y así ayudar a la implementación de una estrategia de RS en toda la organización. Acción 1: Institucionalización de la empresa La incorporación de la RS en toda organización es una acción que demanda que se haga una revisión de las bases filosóficas de la empresa para poder inicia con buen pie la creación de una cultura que busca que todo el personal de la empresa también actúe de una manera alineada a la nueva estrategia y ventaja competitiva que está adquiriendo la empresa ante sus grupos de interés.

14 Acción 2: Socialización y divulgación de Misión, Visión y Valores Corporativos. Contando ya con la autorización y aceptación de la nueva filosofía organizacional, correspondió realizar un plan de acción específico para poder divulgar y socializar esta información en primer lugar con los colaboradores y posteriormente con los grupos de interés

15 Acción 3: Organigrama General El organigrama busca también que las personas vean cómo su puesto se relaciona directamente los demás y qué función hace para el trabajo de otros.

16 Acción 4: Imagen Institucional Es necesario crear una imagen institucional integrada de la empresa la cual permita identificarla de forma interna y externa Eje Público Interno El segundo eje que Planser priorizó fue el de público interno, esto es un paso importante ya que no sólo permite a la empresa iniciar con la concienciación de que los colaboradores son parte fundamental de la organización, sino que también ayuda a que se fortalezcan las acciones necesarias para una conducta y comportamiento adecuado del personal en la empresa. Acción 5: Supervisión operaciones centrales Guatemala y Masagua La empresa cuenta con dos Centro Operativos Planser (COP) y es necesario contar con Supervisores.

17 Acción 6: Remodelación COP (Guatemala y Masagua) Al realizar el análisis respectivo en cada Centro Operativo, se identificó la necesidad de remodelar las instalaciones actuales de los COP s para mejorar los ambientes de trabajo y facilidades a los colaboradores.

18 Acción 7:Manual de normas y conductas COP (Guatemala y Masagua) Es necesario crear normas de conducta que los colaboradores deben cumplir en las instalaciones del COP (Guatemala y Masagua), Acción 8: Reglamento de identificación de colaboradores Los colaboradores de Planser deben de estar debidamente identificados tanto en su relación diaria con clientes como en sus acciones diarias dentro de la empresa;

19 Acción 9:Programa de señalización e identificación de seguridad y prevención En el análisis sobre el tema de Seguridad y Salud Ocupacional, se identificó que no se cuenta con un programa de señalización de áreas, espacios y dependencias de la empresa como parte de un proceso de prevención de accidentes e identificación,

20 Acción 10: Reglamento interno Es necesario formular y diseñar un reglamento interno en el cual se incluyan todas las políticas, normas y procedimientos de las acciones de la empresa. Eje Mercadeo El último eje que Planser decidió trabajar en su estrategia para generar valor fue el eje de mercadeo, el cual no sólo permite dirigir, diseñar y preparar estrategias para atender al cliente interno y externo; sino también necesita una base para un plan de comunicación integrado en la empresa. Acción 11:Programa de Comunicación radial integrado Se consideró necesario la implementación de un nuevo sistema de comunicación vía radial con el fin de mejorar la atención interna y externa.

21 Conclusiones

22 Informe General de avance del Proyecto Implementación Responsabilidad Social Empresa Equipo de Trabajo PLANSER Avance No. PLAN NOMBRE DEL PLAN EJE RSE ACCIÓNES REALIZADAS LOGROS OBTENIDOS STATUS GRADO DE AVANCE OBSERVACIONES 1 Institucionalización de la empresa Gobernabilidad Se buscó lograr una institucionalización e integración general de la empresa. Definición de Misió, Visión, Valores corporativos Formulación de la nueva misión, visión y valores corporativos. Completo 100% Completo 100% Trabajo con el propietario para conocer antecedentes y propuestas a futuro. P L A N S E R Ing. Freddy Ibañez, Ing, Mynor Martínez, Sr. Anselmo Colop, Sr. Luis Reyes, Sra. Michelle Barrientos, Sra. Elvia Sajché, Sr. Jhonnatan Casias 2 Socialización y divulgación Misión, Visión y Valores Corporativos 3 Organigrama general 4 Imagen institucional de la empresa Gobernabilidad/Públ ico Interno Gobernabilidad/Públ ico Interno Gobernabilidad/Públ ico Interno Socializar la misión, visión y valores en los canales de comunicación programados y propuestos. Definir puestos dentro de un organigrama Imagen institucional de la empresa (interno y externo) Conocimiento general, interno y externo de la actualización. Diseño de un organigrama institucional Diseño de logo que identifique a la empresa. Completo 100% Completo 100% Completo 100% Integración de la nueva visión, misión y valores en toda las áreas de la empresa. Se desarrolló un organigrama para identificar las posiciones y jerarquías dentro de la empresa. Se buscó institucionalizar la empresa para lograr una mejor imagen que la identifique. 5 Supervisión Operaciones Central Guatemala y Masagua Público Interno/Gobernabili dad/todos Integración y organización en cada COP (Centro Operaciones Planser) Formación y definición de puestos de Supervisor de COP (Guatemala y Masagua) Completo 100% Mejorar las acciones en cada COP y ayudar a la competitividad y eficiencia en el trabajo. 6 Remodelación COP (Guatemala y Masagua) Público Interno/Todos Se consideró necesario remodelar las instalaciones de ambos centros de operaciones para dar un mejor ambiente de trabajo a todos los colaboradors. Remodelación completa de los centros de operaciónes. Construcción En proceso 85% de nuevas áreas y mejoras. Inversión alta en la remodelación de los COP s. En proceso de continuar las mejoras.

23 Empresa Equipo de Trabajo PLANSER Avance No. PLAN NOMBRE DEL PLAN EJE RSE ACCIÓNES REALIZADAS LOGROS OBTENIDOS STATUS GRADO DE AVANCE OBSERVACIONES 7 Manual de Normas de Conducta del COP (Guatemala y Masagua) Público Interno/Gobernabili dad Redación de normas de acuerdo a los COP s. Presentación y socialización de normas con los colaboradores. completo 100% Se realizó una presentación general en ambos COP s para dar a conocer las normas y nuevas disposciones de la empresa. P L A N S E R Ing. Freddy Ibañez, Ing, Mynor Martínez, Sr. Anselmo Colop, Sr. Luis Reyes, Sra. Michelle Barrientos, Sra. Elvia Sajché, Sr. Jhonnatan Casias 8 9 Reglamento de Identificación de Colaboradores Programa de Señalización e Identificación de Seguridad y Prevención Público Interno Público Interno/Mercadeo/ Medio Ambiente Es necesario que los colaboradores porten su gafete de identificación. Se identificó la necesidad de crear y diseñar normas, procedimientos y mecanismos para un ordenamiento interno en temas de salud y seguridad ocupacional e industrial. Diseño, impresión y socialización del reglamento de identificación. Completo 100% Se redactaron normas, procedimientos y mecánismos para contar programas de señalización y ordenamientos interno. Completo 90% Se les entregó a todos los colaboradores su gafete de identificación y durante la presentación general se les informó del reglamento. Se trabajaron las áreas mas importantes para señalización, así como en la formulación y redacción de normas y procedimientos para prevención en seguridad ocupacional e industrial. Se presentó a todos los colaboradores. 10 Reglamento Interno /Conducta Gobernabilidad/Públ ico Interno Se identificó la necesidad de contar con un reglamento interno el cual integre todas las acciones, procesos, conducta, politicas de la empresa. Se desarrolló un Reglamento Interno en el cual se integraron la forma de comportarse en todas las áreas de la empresa. Se trabajó el código de Ética/Conducta como parte de este reglamento. En proceso 85% Aún hay algunas áreas a desarrollar y completar. Se hizo una primera presentación general a todos los colaboradores en las cuales se les informó sobre el procedimiento de trabajo, acciones, formatos, conducta, respuestas, relaciones humanas, atención al cliente, entre otros.

24 De acuerdo al involucramiento de la empresa participante, se logró un nivel de fortalecimiento que contribuirá a sus sostenibilidad. De manera general los ejes desarrollados fueron: 1. Gobernabilidad 2. Público Interno 3. Medio Ambiente Es importante mencionar que el análisis podría indicarnos que hubo mas interés en priorizar los ejes al interno de la empresa, y se considera necesario incluir el eje de comunidad, por las áreas en donde se realizan los trabajos.

25 A futuro este programa deberá constituirse en acciones internas de las cadenas de valor de toda empresa, no importando el tamaño. Las empresa participante identificó este programa como una oportunidad de mejora. La implementación y ejecución de este programa con Empresa Eléctrica de Guatemala (EEGSA), fue significativo a nivel de país Es muy importante que una empresa como Empresa Eléctrica de Guatemala (EEGSA), mantenga el liderazgo con la implementación de programas, en donde se fortalezca su cadena de valor sitúe a la empresa dentro.

26 Recomendaciones

27 Con este programa Empresa Eléctrica (EEGSA) esta dando pasos firmes en la mejora de la estrategia de proveedores, que pretende minimizar riesgos, ambientales, económicos y sociales. Este programa debe de tener continuidad y la propuesta es involucrar a proveedores de otros productos y servicios, que ofrecerán una ampliación que permitirá conocer las necesidades y características de su cadena de valor. El seguimiento es también un proceso continuo. Las lecciones extraídas de las autoevaluaciones y determinación de planes, deben de llevar un seguimiento y análisis de forma periódicamente y que además podrían ser usadas para reforzar las próximas acciones y las decisiones. Es necesario crear vínculos e involucramientos con Empresa Eléctrica (EEGSA) para un mejor conocimiento de los proyectos y programas.

28 Lic. Juan Pablo Morataya Dra. Rosamaría Cruz Licda. Karla Toledo L. Gracias.