SEMINARIO ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Transcripción

1 SEMINARIO ORGANIZACIÓN DE EVENTOS 4º CUATRIMESTRE INTRODUCCIÓN La idea de este Seminario es llevar a los alumnos al trabajo real de los eventos gastronómicos.! 1

2 Teniendo en cuenta la naturaleza del evento, además de tener los recursos indispensables para asegurar el éxito del mismo. OBJETIVOS Aprender a determinar el posicionamiento de alimentos y bebidas de cada evento para lograr la satisfacción del cliente sin generar pérdidas. Conocer las particularidades del personal de este tipo de servicios a fin de manejar la brigada y conducir las operaciones acertadamente. Analizar el equipamiento necesario para desempeñarse en este rubro y los costos de compra o alquiler. Adquirir los conocimientos necesarios de planificación y conducción de eventos gastronómicos a fin de determinar la propuesta comercial e implementar la operativa adecuada para asegurar el éxito. CONTENIDOS MÍNIMOS Tipos de eventos. Objetivos de un evento. Tipos de público. Planificación de eventos etapas- cronograma. Elección del salón. Mesas. Tipo, orden. Formas de servir. Atención a los comensales. Servicio de bebidas. Transporte de manjares al comedor. Comidas y reuniones. Tipos de comidas y recepciones formales que se estilan, sus horarios y duraciones. Menús, opciones. Tipos de desayunos. Comidas y cócteles en casa, con amigos, etc. Personal. Selección y capacitación.! 2

3 LA ESPECIALIZACIÓN POR FUNCIONES No al todos hacemos de todo. Si personas polivalentes. No al partido de potrero. Si establecer claramente quién se ocupará de cada función necesaria para la realización del evento. Conviene hacerlo en un ORGANIGRAMA.! 3

4 ORGANIGRAMA: FIESTA 800 PERSONAS Organizador Asistente Jefe de Salón Chef Jefe de Servicios Maître A Camareros Maître B Camareros Maître C Camareros Barra 1 Ayudantes Platos Fríos Ayudantes Platos Calientes Ayudantes Postre Ayudantes Disc- Jockey Espectáculos Mantenimiento Limpieza Estacionamiento Seguridad Barra 2 Ayudantes! 4

5 DESCENTRALIZACIÓN DE OPERACIONES Abrir el juego No crear embudos ni cuellos de botella. COCINA COCINA M.S. M S. M.S M.S. M.S M.S NO SI! 5

6 OTRO EJEMPLO: SERVICIO DE ASADO No siempre conviene repetir lo chico a lo grande. 150 PERSONAS Funciona bien No Si P P P 900 Personas P 900 Personas P P P CENTRALIZACIÓN NORMATIVA o Se deben establecer NORMAS, METODOS, PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES para que quede claramente establecido ÉL QUÉ? EL CÓMO? EL CUÁNDO? QUIÉN? DONDE? CUANTO? o o Cuanto más grande sea el evento, más unificada debe ser la NORMATIVA. PROPUESTA: CENTRALIZAR Y UNIFICAR TODAS LAS NORMAS EN UNA CARPETA DEL EVENTO.! 6

7 CARPETA DEL EVENTO o Carátula de la carpeta. o Resumen de todo lo acordado con el cliente o Comanda del evento: Menú detallado. o Cómputo y costeo de las mercaderías. o Cómputo y costeo de las bebidas. o Cómputo y costeo del personal. o Planilla de contratación del personal. o Cómputo y costeo de la vajilla. o Detalle y costeo de servicios colaterales. o Confección del presupuesto. o Organigrama del evento. o Cronograma del evento. o Croquis de la Mise en Place. o Otros datos; proveedores, equipamientos, servicio emergencia.! 7

8 RESUMEN DE LO ACORDADO FECHA TEMA! 8

9 OTRAS IMPLICANCIAS LA DISPONIBILIDAD DE CIERTAS MERCADERÍAS: Vegetales, lomos, pescados, etc. El fin de semana anterior a Navidad y año nuevo. (Recuerde las fechas disponibles). La disponibilidad de personal. La disponibilidad de vajilla! 9

10 LA HORA LLEGAN LOS INVITADOS EN LAS BEBIDAS! 10

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14 CAPACIDAD DE FUEGOS VERIFICAR: HORNOS PARRILLAS. ANAFES FREIDORAS CAPACIDAD DE MESADAS SIEMPRE SON MUY NECESARIAS! 14

15 CAPACIDAD DE FRÍOS CÁMARAS HELADERAS FREEZERS POZO FRÍO PARA BOTELLAS Puede ser eléctrico. Puede ser un piletón u otros recipientes Condiciona la necesidad de llevar cubas para enfriada! 15

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17 GRUPO ELECTRÓGENO Agua potable. CALIDAD DEL AGUA PROVISIÓN DE AGUA Suficiente provisión de agua fría/caliente. No derrochar.! 17

18 EXTRACCIÓN DE HUMO Y OLORES BAÑOS! 18

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20 INSTALACIONES CONTRA INCENDIOS SALIDAS DE EMERGENCIA _! 20

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23 COMIDA AL TENEDOR (DESARROLLO) RECEPCIÓN: 4 A 6 BOCADOS POR PERSONA. Plato Frío. Plato Caliente. Postre. Café. Mesa Dulce. Fin de Fiesta. Puede ser igual que En una comida formal! 23

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29 ALIMENTOS FRÍOS Mozo - M M M Platos Tenedores Servilletas Pan Platos Calientes Servidos desde Rechaud M M Platos Cazuelas Servilletas Cubiertos Pan! 29

30 CÓMPUTO DE BEBIDAS PARA FIESTAS PROLONGADAS COMIDA FORMAL COCKTAIL LARGO COMIDA AL TENEDOR ASADO BUFFET Cualquier otro tipo de servicio que generalmente dure 6 horas o más.! 30

31 Bebidas Básicas Vino Jugos Gaseosas Agua 1 Botella. 1 Lts.. 0,500 Lt. 0,500 Lt. POR PERSONA! 31

32 champaña PARA EL BRINDIS Calcular 1 botella cada 6 personas. PARA TODO EL SERVICIO Calcular igual que el vino MUY IMPORTANTE: Si en el mismo servicio se sirve vino y champaña, Debemos reemplazarlo por el vino en idéntica cantidad. El porcentaje de invitados que tomará champaña, conviene definirlo con el cliente.! 32

33 CERVEZA Para clientes promedio Buenos Aires y suponiendo que hay baile: 0,500 Lts por persona. Si intervienen otras circunstancias tales como nacionalidades, estaciones del año, regionalidades, edades, etc. El consumo puede llegar al triple o más. TRAGOS DE RECEPCIÓN PUEDEN SER: Gancia. Vodka. Fernet. Piña colada. Gin Martini. Ron. Strombewrry fizz. Anana Fizz Cualquier otro a creatividad o convenio con el cliente.! 33

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35 PERSONAL Estilos de conducción (liderazgo). Hacia 1930 dos Psicólogos (Lipitt y White), que integraron un grupo más amplio de consultores de empresas en el ámbito de los recursos humanos, produjeron un primer estudio sobre el tema. Realizaron una experimentación con grupos de niños, a los cuales dieron idéntica tarea, cambiándoles los jefes ( el lider, el conductos) Los resultados fueron los siguientes: LIDER AUTORITARIO: Vamos ha hacer este trabajo así, como lo digo yo, y porque lo digo YO. Y que nadie opine, solamente limítense a cumplir mis ordenes. LIDER PERMISIVO También llamado Laissezfaire. El jefe es un compañero más. Está pintado. Está dibujado DEMOCRÁTICO Expone la tarea a realizar Hace docencia. Promueve las opiniones en el grupo. Conduce el debate. Se analizan las mejores opciones. Finalmente EL DECIDE.! 35

36 CONCLUSIONES 1º CONCLUSIÓN: El estilo democrático resulta mejor pues es el que brinda mejores resultados. Aplicarlo siempre a tareas repetitivas antes y durante el trabajo. Ej: Restaurantes Comedores- etc. 2º CONCLUSIÓN: En Eventos. HAY UN ANTES: HAY UN DURANTE: * En la etapa previa. *En la etapa de la acción. * Pensar. *En la de las decisiones * Analizar operativas. * Planificar DEMOCRÁTICO AUTORITARIO! 36

37 PERSONAL» REUNIÓN PREVIA DIAS ANTES» REUNIÓN PREVIA MISMO DÍA Para explicar alimentos y bebidas, modalidades del servicio, armar una mesa tipo, analizar el croquis con ubicación de las mesas, cronograma de actividades, etc.! 37

38 Con la suficiente anticipación. MOZOS - CITA Si son profesionales expertos: 4 horas antes de la hora 0. Si son novatos: anticiparse 5 horas antes. LLEGADA DEL PERSONAL Pasar lista según planilla de contratación. Registrar a los nuevos: Datos personales Documento. Domicilio. Teléfono. Referencias! 38

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42 REUNIÓN GENERAL (con todo el personal) TEMAS: Breve descripción del servicio. Confirmar cuanto se paga. Aclarar que se paga al final. Hablar sobre las propinas y otros temas. REUNIÓN PARCIAL: Explicar las modalidades del servicio. Distribuir funciones durante el servicio de recepción: Bandejeo de bebidas. Bandejeo de bocados. Atención de mesas de servicio. Asignar las Plazas (por último)! 42

43 HORA 0 Comienzan a llegar los invitados y se inicia el servicio de recepción. Primero se bandejean las bebidas y luego los bocados.! 43

44 LAS RECEPCIONISTAS INFORMAN A LOS INVITADOS EL NÚMERO DE MESA EN EL CUAL HAN SIDO UBICADOS QUÉ CAMBIA 1 mozo por mesa Todas las bebidas se sirven desde el gueridón. Óptima atención de sus pax. 1 mozo por 2 mesas Bebidas desde gueridón o vinos sobre la mesa Buena atención de sus pax. 1 mozo por 3 mesas Todas las bebidas sobre la mesa. El mozo solamente repone. Regular atención de sus pax.! 44

45 SERVICIO COMBINADO Conviene combinar ambos sistemas POR BARRIDO: Servicio de los Platos: ENTRADAS PRINCIPAL POSTRE POR PLAZAS: Todo lo demás: SERVICIO DE BEBIDAS REPOSICIÓN DE PAN HIGIENE DE LAS MESAS (ceniceros, etc.) DESBARAZO POR DONDE EMPEZAMOS EL BARRIDO? Por la mesa más alejada de la cocina cocina salón! 45

46 cocina despacho de bebidas baños vigilancia CONTROL PERMANENTE disc-jockey estacionamiento guardarropas salón! 46

47 Seminario! 47

48 Organización de eventos 2007! 48

49 COMIDAS Y REUNIONES TIPOS DE COMIDAS Y RECEPCIONES FORMALES QUE SE ESTILAN, SUS HORARIOS Y DURACIONES. DESAYUNO: De 7 a 9 hs. Debe durar una hora como máximo. Se sirve únicamente te o café, tostadas y medialunas. COFFE BREAK: De 10 a 11 hs - 15 a 17 hs. Dura 1 hora. Se sirve café, algún jugo y masitas secas. BRUNCH Y COCTEL DE BANDEJA: De 10 a 11 hs 15 a 17 hs. Se sirve café, jugo y 1 sándwich pequeño. ALMUERZO DE TRABAJO: De 12 a 14 hs. Debe durar una hora. No se toma vino durante la comida. Tampoco es obligatorio servir postre, ni café pues esto tiende a alargar el almuerzo. TE: De 17 a 18 hs. Las mujeres son las que estilan hacerlo. La dueña de casa es la que siempre sirve el te. COCTEL: De 18 a 21 hs. Puede durar desde una hora hasta lo que sea necesario, siempre y cuando no se interponga con otras comidas. (De bandeja: Se sirve café, jugos, vinos dulces, no vino tinto) (De mesa: DE 20 a 21 hs. Bocaditos, salados y vinos blancos o espumantes) COMIDAS: De 21 a 22 hs. Se invita en el horario mencionado pero puede durar más de una hora. APRES DINER: (Es un cóctel de mesa) De 22:30 a 23:30 hs. Después de comer (por ejemplo es lo que se estila en los casamientos hoy en día). CENA: (Es conmemorativa) A las 24 hs. La verdadera cena se llama a la comida que se realiza a las 24 horas, sino se llama comida. VINO DE HONOR: En cualquier horario, siempre que no se interponga con otras comidas. Se estila para inauguraciones, presentaciones, etc. Se sirve una bebida blanca acompañada con algunos saladitos suaves y secos de uno o tres tipos diferentes, o sándwiches pequeños. Puede servirse también agua o jugo, nunca gaseosa. LUNCH: Se puede hacer por la mañana, por la tarde (también puede hacerse en el horario del cóctel). Se sirven mas variedades como ser: sándwiches, chips, tarteletas frías y calientes, algo dulce, bebidas y jugos. Siempre hay que tratar de olvidar las gaseosas. VERMISAGGE: En cualquier horario. Se usa solamente para muestras de pinturas y se sirve lo mismo que para el vino de honor.! 49

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