EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE ADQUISICIONES DE FONAFIFO (PRESUPUESTO ORDINARIO 2016)

Transcripción

1 EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE ADQUISICIONES DE FONAFIFO (PRESUPUESTO ORDINARIO 2016) EFICACIA Y RELACIÓN CON LOS OBJETIVOS DEL PLAN ESTRATÉGICO UNIDAD DE PROVEEDURÍA Y SERVICIOS GENERALES Preparado: Mba. Elizabeth Castro F.

2 PRESENTACIÓN El año 2016 representó para la Proveeduría Institucional de FONAFIFO, un reto importante; iniciar el trámite de las contrataciones en la plataforma de compras públicas SICOP. No se trató únicamente de utilizar un nuevo sistema. El objetivo fue además, lograr la incorporación de los Encargados de Contrato, en el uso del sistema, pero con un acompañamiento adecuado, puesto que su función de contraparte técnica en el proceso de contratación y de fiscalización en la ejecución, es de mucha relevancia en la consecución de la eficacia y eficiencia en la gestión contractual. Al concluir el periodo, es necesario evaluar los logros obtenidos en relación con el Programa de Adquisiciones 2016, analizando no solo la eficiencia, sino también su relación con el Plan Estratégico de la Institución. Página 2 de 7

3 EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE ADQUISICIONES DE FONAFIFO (PRESUPUESTO ORDINARIO 2016) A continuación, se expondrá los resultados del periodo iniciando con el detalle de la cantidad de Solicitudes de Contratación, su estado de trámite y los logros obtenidos en términos de eficacia y relación con el Plan Estratégico. 1. EFICACIA EN LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE CONTRATACIÓN En el periodo 2016 se recibió un total de 126 Solicitudes de Contratación, con recursos de presupuesto ordinario Fonafifo. De éstas, 18 se dejaron sin efecto por parte de las Dependencias previo a iniciar cualquier gestión o después de un trámite infructuoso por insuficiencia del presupuesto disponible, por ello se eliminarán del análisis de eficacia dado que no se tramitaron, por razones ajenas a la Unidad de Proveeduría y Servicios Generales. Según el Diccionario de la Lengua Española, eficacia se define como: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera. Del lat. efficacia. De forma específica, la Sala Constitucional se ha referido a los conceptos de eficacia y eficiencia, según se aprecia en el extracto siguiente: PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES DE EFICACIA, EFICIENCIA, SIMPLICIDAD Y CELERIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIÓN ADMINISTRATIVAS. La Constitución Política, en su parte orgánica, recoge o enuncia algunos principios rectores de la función y organización administrativas, que como tales deben orientar, dirigir y condicionar a todas las administraciones públicas en su cotidiano quehacer. Dentro de tales principios destacan la eficacia, eficiencia, simplicidad y celeridad (artículos todos de la Constitución Política- 140, inciso 8, en cuanto le impone al Poder Ejecutivo el deber de Vigilar el buen funcionamiento de los servicios y dependencias administrativas, el 139, inciso 4, en la medida que incorpora el concepto de buena marcha del Gobierno y el 191 al recoger el principio de eficiencia de la administración ). Estos principios de orden constitucional, han sido desarrollados por la normativa infra-constitucional, así, la Ley General de la Administración Pública los recoge en los artículos 4, 225, párrafo 1, y 269, párrafo 1, y manda que deben orientar y nutrir toda organización y función administrativa. La eficacia como principio supone que la organización y función administrativa deben estar diseñadas y concebidas para garantizar la obtención de los objetivos, fines y metas propuestos y asignados por el propio ordenamiento jurídico, con lo que debe ser ligado a la planificación y a la evaluación o rendición de cuentas (artículo 11, párrafo 2, de la Constitución Política). La eficiencia, implica obtener los mejores resultados con el mayor ahorro de costos o el uso racional de los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros. Sala Constitucional. Resolución N del 17 de mayo del Página 3 de 7

4 En términos de atención de las Solicitudes de Contratación, la eficacia se concreta con el logro de la gestión del proceso de contratación, la ejecución (entrega de los bienes y/o servicios) para finalizar con el estado denominado Ejecutado/Pagado. Solicitudes de Contratación Año 2016 Eficacia según Estado de Atención 5% Ejecutado-Pagado 1% En Ejecución En trámite 94% El gráfico muestra un nivel alto (94%) en la respuesta de la Proveeduría Institucional al atender las Solicitudes de Contratación lo que se traduce en eficacia al adquirir bienes y servicios que requiere la Institución. De forma implícita se evidencia eficiencia en la gestión contractual a partir de varias aristas; por un lado, la adquisición de bienes y servicios se realiza con base en parámetros de evaluación que se enfocan en adjudicar a la mejor oferta; se incorpora en los carteles la metodología de razonabilidad de precios y el lograr la atención de un alto porcentaje de las solicitudes orienta un uso adecuado de los recursos disponibles. Las órdenes de inicio designadas como En Ejecución indica que se tramitó la contratación, su ejecución no se concluyó y por tanto no se pagó. En estos casos (5 solicitudes) se debió a retrasos de los adjudicatarios, siendo esta razón no imputable a la Administración. En razón de lo anterior, de haberse cumplido los plazos de entrega por parte de los adjudicatarios el porcentaje de eficacia habría sido de 99%. Página 4 de 7

5 2. CONTRIBUCIÓN AL LOGRO DE LA ESTRATEGIA INSTITUCIONAL A fin de establecer la relación entre la gestión contractual y el logro de la estrategia institucional (relación con el Plan Estratégico), se considera necesario determinar la procedencia de las Solicitudes de Contratación, la que se muestra en el gráfico siguiente: Procedencia de las Solicitudes de Contratación Puede notarse que las Solicitudes de Contratación, proceden mayormente de la Dirección Administrativa Financiera, la Dirección de Servicios Ambientales y la Dirección General, lo que denota la contribución de la gestión contractual realiza una cobertura integral a nivel de la Institución porque atiende solicitudes de toda la organización independientemente de si son áreas sustantivas o de apoyo. Por otro lado, efectuando el análisis desde la perspectiva de las áreas y líneas estratégicas a las que contribuye la gestión contractual, se obtiene el gráfico siguiente: Página 5 de 7

6 Créditos Forestales Pago de Servicios Ambientales Cumplimiento de Normativa Mejora Tecnológica Sistema de Gestión Institucional Comercialización de Proyectos y Productos CONTRIBUCIÓN DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL SEGÚN ÁREA Y LINEA ESTRATÉGICA PERIODO Línea Estratégica Financiamiento Gestión Institucional Sostenibilidad Area Estratégica 3. TRÁMITE DE CONTRATACIONES En cuanto a la gestión contractual, es decir las contrataciones que se tramitaron para atender las Solicitudes de Contratación, se tienen los siguientes resultados: TIPO DE CONTRATACIONES 2016 CONTRATACIONES DIRECTAS SICOP 42 LICITACIONES ABREVIADAS SICOP 3 REMATES SICOP 3 CONTRATACIONES DIRECTAS 6 CONVENIO MARCO COMPRARED Total 54 Página 6 de 7

7 CONCLUSIONES 1. El nivel de eficacia obtenido al adquirir bienes y servicios es de 94%, lo que representa un nivel alto en la respuesta de la Proveeduría Institucional al atender las Solicitudes de Contratación y a la vez denota eficiencia. 2. La contribución de la gestión contractual es integral a nivel de la Institución porque atiende solicitudes de toda la organización independientemente de si son áreas sustantivas o de apoyo. 3. En forma específica, la gestión contractual contribuye al logro de los objetivos en todas las áreas estratégicas y las líneas estratégicas dependiendo de los requerimientos que cada Dependencia. Página 7 de 7