Instructivo Registrar trámite duplicado RTMEC

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1 Página: 1 de 17 APROBACIONES Elaborado por: Jenny del Pilar Cifuentes Chamorro / Cargo: Analista de Pruebas Aprobado por: Alberto Quevedo Barragán / Revisado por: Heiner Vertel Ortega/ Cargo: Jefe de procesos funcionales Cargo: Administrador de Pruebas CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha de Modificación aprobada Descripción de las Modificaciones Numeral del documento modificado Elaboración inicial del documento NA Modificación texto páginas 8 y 9, y pantalla página 13 NA Modificación texto y adiciones páginas 10 a 24 NA Modificación texto y pantallas páginas 8 a 14 NA 1 SG.I.155 Registrar tramite duplicado.doc Uso Público

2 Página: 2 de 17 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO 3 2. DESCRIPCIÓN 3 3. REGISTRAR TRÁMITE DUPLICADO 5 2 SG.I.155 Registrar tramite duplicado.doc Uso Público

3 Página: 3 de Objetivo Proporcionar una guía detallada a los usuarios autorizados del sistema HQ-, para realizar el registro de los datos específicos pertenecientes a una solicitud de Registrar Trámite Duplicado 2. Descripción A continuación se detallan las diversas actividades a realizar por parte de los actores encargados de atender una solicitud de Registrar Trámite Duplicado, la cual está asociada a un automotor, a un solicitante y a un resultado. Es importante tener en cuenta que: La presentación de los procedimientos está en el mismo orden en el cual el menú se visualiza dentro de la aplicación HQ-. Los campos de color salmón que aparecen dentro de cada una de las pantallas, son obligatorios, el no ingreso de información en los mismos, genera un mensaje informativo y no permite continuar con el proceso. La descripción de este proceso inicia después que el usuario del sistema, que se encargará de la realización del trámite o solicitud, se encuentra autenticado, es decir ha registrado su usuario, contraseña y huella digital (Instructivo Ingreso Aplicativo HQ-). El símbolo antepuesto a un campo indica que el campo es de doble digitación. Si el campo no coincide, luego de digitar la información dos veces, cambia a color rosado Si las dos digitaciones coinciden, el campo cambia a color verde En los campos de fecha, se presenta el ícono que permite buscar una fecha. Dé clic sobre este ícono y el sistema despliega una ventana con el mes actual. 3 SG.I.155 Registrar tramite duplicado.doc Uso Público

4 Página: 4 de 17 Con los botones y puede desplazarse un mes adelante y atrás. Con los botones y puede desplazarse un año adelante y atrás. Al dar clic sobre la fecha deseada, el sistema transfiere la información al campo desde el cual se hizo el llamado. 4 SG.I.155 Registrar tramite duplicado.doc Uso Público

5 Página: 5 de Registrar Trámite Duplicado El trámite de duplicado del certificado de Revisión Técnico Mecánica y de Emisiones Contaminantes es utilizado para la expedición de otro ejemplar de la, con la misma información del certificado original. Se solicita en casos de pérdida, hurto o deterioro. Paso 1 Seleccione la opción Radicar/Entregar del menú principal. 5 SG.I.155 Registrar tramite duplicado.doc Uso Público

6 Página: 6 de 17 De las opciones que se despliega, seleccione Registrar solicitud Seleccione la opción Automotores 6 SG.I.155 Registrar tramite duplicado.doc Uso Público

7 Página: 7 de 17 A continuación seleccione la opción Registrar duplicado revisión técnico mecánica El sistema despliega la siguiente pantalla: 7 SG.I.155 Registrar tramite duplicado.doc Uso Público

8 Página: 8 de Información consulta Corresponde a los filtros de búsqueda de la sobre la cual se desea realizar el duplicado. El sistema realiza la consulta ingresando cualquiera de los filtros de búsqueda. Nro. de Control: Corresponde al número del sustrato otorgado por el proveedor de sustratos al CDA, al realizar la atención de la solicitud del trámite. El cual se registra en la impresión del certificado del mismo. Nro. Certificado : Corresponde al número generado por el sistema, al realizar la atención de la solicitud del trámite. Nro. Placa: Número de placa del vehículo sobre el cual se desea realizar el correspondiente duplicado del certificado de por parte del CDA. Paso 2 Ingrese la información solicitada y dé clic en el botón. Nota: Es importante tener en cuenta, que para los vehículos a los que le fue generada o expedida la, antes de la fecha de entrada en operación en el sistema HQ- del trámite Duplicado de, la búsqueda solamente se puede hacer por Placa y/o Número de certificado y en el proceso de registro del trámite se despliegan las mismas pantallas que para los que tienen una expedición de superior o igual a esa fecha. El único campo que no recupera el sistema es el de Número de Control, ya que este no existe. 8 SG.I.155 Registrar tramite duplicado.doc Uso Público

9 Página: 9 de 17 Nota: la información que se ingresa en cualquiera de los filtros de búsqueda de la, debe corresponder con la que existe en el sistema, de lo contrario el sistema genera una serie de advertencias como las que se muestra a continuación. Si el usuario del CDA no ingresa ninguno de los filtros de búsqueda el sistema le genera la siguiente advertencia. Si el usuario del CDA ingresa un vehículo, y el sistema identifica que no existe un vehículo asociado al número de placa ingresado, el sistema genera la siguiente advertencia: Si el usuario del sistema ingresa un vehículo y el sistema identifica que la placa no tiene asociada aprobadas y vigentes, el sistema genera la siguiente advertencia. Si el usuario del sistema ingresa información por los filtros de búsqueda Nro de Control o Nro. consecutivo, y el sistema identifica que no existe información registrada de para estos filtros, se genera la siguiente advertencia. 9 SG.I.155 Registrar tramite duplicado.doc Uso Público

10 Página: 10 de 17 Si la placa ingresada en los filtros de búsqueda no corresponde con una realizada por el CDA que va a realizar el duplicado, el sistema muestra la siguiente advertencia. Paso 3 Vehículos con superior a la fecha de entrada en operación del trámite Duplicado de. Realice la búsqueda por placa y el sistema recupera información del certificado, tal como se muestra a continuación: Nota: Si la búsqueda la realiza por Número de Control o Nro de certificado, el sistema no habilita la pantalla siguiente, sino que inicia el proceso desde la pantalla posterior a esta. 10 SG.I.155 Registrar tramite duplicado.doc Uso Público

11 Página: 11 de Información de RTM del vehículo CDA que realiza la RTM: Campo no editable. Corresponde al centro de diagnóstico automotriz (CDA) que expidió el certificado de revisión tecno mecánica al cual se desea realizar el trámite de duplicado. Nro. Certificado : Campo no editable. Corresponde al número generado por el sistema, al realizar la atención de la solicitud del trámite RTM. Certificado de revisión tecno mecánica al cual se desea realizar el trámite de duplicado. Nro. de Control: Campo no editable. Corresponde al número del sustrato otorgado por el proveedor de sustratos al CDA, al realizar la atención de la solicitud del trámite. Fecha RTM Campo no editable. Corresponde a la fecha de expedición del certificado de RTM al que se le va a realizar el trámite de duplicado. Fecha vigencia RTM Campo no editable. Corresponde a la fecha de vencimiento del certificado de RTM, al cual se desea realizar el trámite de duplicado. Extranjero Campo no editable. Corresponde si el vehículo es extranjero o no lo es. CHECBOX Campo obligatorio. Se debe seleccionar indicando al sistema el certificado de revisión tecno mecánica al cual se desea realizar el trámite de duplicado. 11 SG.I.155 Registrar tramite duplicado.doc Uso Público

12 Página: 12 de Información duplicado Motivo duplicado: Campo obligatorio. Lista desplegable que contiene los causales por los cuales se puede realizar el trámite de duplicado de. Estos son: Deterioro, Hurto, Pérdida. Fecha de Expedición de Duplicado: Campo no editable. Corresponde a la fecha en la que se genera el duplicado del Certificado de revisión técnico mecánica, por defecto es la fecha del sistema. Si decide no continuar con el trámite, seleccione el botón retorna a la pantalla principal de dicha funcionalidad. y el sistema Si decide continuar, seleccione el Checkbox como se muestra a continuación: para que se habilite una nueva pantalla, tal 12 SG.I.155 Registrar tramite duplicado.doc Uso Público

13 Página: 13 de Información de revisión técnico mecánica Nro. Certificado : Campo no editable. Corresponde al número generado por el sistema, al realizar la atención de la solicitud del trámite RTM. Certificado de revisión tecno mecánica al cual se desea realizar el trámite de duplicado. Nro. de Control: Campo no editable. Corresponde al número del sustrato otorgado por el proveedor de sustratos al CDA, al realizar la atención de la solicitud del trámite. Nro. Placa: Campo no editable. Número de placa del vehículo sobre el cual se desea realizar el correspondiente duplicado del certificado de por parte del CDA. CDA que realiza la RTM: Campo no editable. Corresponde al centro de diagnóstico automotriz (CDA) que expidió el certificado de revisión tecno mecánica al cual se desea realizar el trámite de duplicado. Fecha RTM Campo no editable. Corresponde a la fecha de expedición del certificado de RTM al que se le va a realizar el trámite de duplicado. Fecha vigencia RTM Campo no editable. Corresponde a la fecha de vencimiento del certificado de RTM, al cual se desea realizar el trámite de duplicado. Estado RTM Campo no editable. Corresponde al estado del resultado de la RTM. Extranjero Campo no editable. Corresponde si el vehículo es extranjero o no lo es. 13 SG.I.155 Registrar tramite duplicado.doc Uso Público

14 Página: 14 de 17 Firma autorizada Campo obligatorio. Seleccione de la lista desplegable el nombre del(los) representante(s) legal(es) del CDA. 1.2 Información duplicado Motivo duplicado Campo obligatorio. Seleccione el motivo por el que se realiza el trámite de duplicado de la Fecha expedición duplicado Campo no editable. Corresponde a la fecha en que se realiza el trámite de Duplicado. Fecha del sistema. Paso 4 Seleccione la persona autorizada para firmar el Certificado y el motivo por el cual va a realizar el duplicado. Dé clic en el botón, el sistema solicita firmar digitalmente la solicitud para culminar el proceso de duplicado de. Si decide no continuar con el trámite, seleccione el botón retorna a la pantalla principal de dicha funcionalidad. y el sistema 14 SG.I.155 Registrar tramite duplicado.doc Uso Público

15 Página: 15 de 17 El sistema despliega una ventana indicando que Se firmará digitalmente la información enviada, dé clic en el botón Aceptar. Se habilita una nueva ventana en la cual el sistema indica que debe cargar la firma digital con su clave respectiva. Dé clic al botón, el sistema permite la activación de la firma digital; el sistema despliega una ventana para el registro de la clave privada del certificado digital. 15 SG.I.155 Registrar tramite duplicado.doc Uso Público

16 Página: 16 de 17 Digite la clave del certificado digital y dé clic al botón certificado es único e intransferible.. Recuerde que el Si el usuario da clic al botón de la pantalla Security Alert, el sistema despliega un mensaje indicando que se ha cancelado el proceso de selección de la firma digital. Dé clic Aceptar, el sistema genera una advertencia indicando que no se permite enviar la información sin firmar digitalmente. El sistema retorna a la pantalla principal del registro de información, para continuar con el proceso se debe enviar nuevamente la solicitud. 16 SG.I.155 Registrar tramite duplicado.doc Uso Público

17 Página: 17 de 17 Nota: Cuando se firma la solicitud, lo que se está haciendo es utilizar la firma digital de la persona que la está registrando, para tener la trazabilidad del trámite y asegurar que la transacción es realizada por un usuario autorizado en el sistema, el cual se hace responsable por la información enviada en dicha solicitud o transacción. Si el sistema no encuentra información asociada a los datos digitados, o existe inconsistencia en la misma; el genera la siguiente advertencia: Una vez firmada la solicitud por el usuario del sistema, se despliega un mensaje en color verde, en el cual se informa el registro del trámite duplicado fue exitoso. Con esta actividad se culmina el proceso de Registrar Trámite Duplicado, por parte del Centro de Diagnóstico Automotriz CDA. Para realizar la Impresión del certificado debe consultar el instructivo Impresión Certificados. 17 SG.I.155 Registrar tramite duplicado.doc Uso Público