GUÍA Nº 1 PROYECTO DIAGNÓSTICO Y RECOMENDACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS EN GESTIÓN DOCUMENTAL EN ORGANISMOS PÚBLICOS

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1 GUÍA Nº 1 CONSIDERACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ARCHIVO CENTRAL EN UN ORGANISMO PÚBLICO PROYECTO DIAGNÓSTICO Y RECOMENDACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS EN GESTIÓN DOCUMENTAL EN ORGANISMOS PÚBLICOS

2 TÍTULO Guía Técnica N 1 Consideraciones para la implementación de un Archivo Central en un organismo público. PROPIEDAD Esta publicación es de propiedad del Consejo para la Transparencia, realizado con el apoyo financiero del Banco Mundial. Se autoriza su difusión citando la fuente. AUTOR Este trabajo fue elaborado por la Consultora Patricia Ortiz Castro y su equipo, por encargo del Consejo para la Transparencia de Chile. COMITÉ TÉCNICO Integrado por el Archivo Nacional, Comisión de Probidad y Transparencia y el Consejo para la Transparencia. SITIO WEB Santiago, Chile 2012

3 GUÍA N 1 CONSIDERACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ARCHIVO CENTRAL EN UN ORGANISMO PÚBLICO 3 Indice INTRODUCCIÓN 1. ALCANCES 2. OBJETIVOS DE UN ARCHIVO CENTRAL 3. FUNCIONES DE UN ARCHIVO CENTRAL 4. CARACTERÍSTICAS INSTITUCIONALES DE BASE PARA UN ARCHIVO CENTRAL 5. RECURSOS NECESARIOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ARCHIVO CENTRAL 5.1 Recursos humanos 5.2 Recursos financieros 5.3 Infraestructura física Edificio Estanterías 6. DEPÓSITOS 7. ÁREAS DE TRABAJO 8. RECURSOS TECNOLÓGICOS BIBLIOGRAFÍA ANEXOS Anexo N 1: Glosario

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5 GUÍA N 1 CONSIDERACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ARCHIVO CENTRAL EN UN ORGANISMO PÚBLICO 5 Introducción El presente material ha sido elaborado en el marco del proyecto Diagnóstico y Recomendación de Buenas Prácticas en Gestión Documental en Organismos Públicos, financiado por el Banco Mundial, liderado por el Consejo para la Transparencia en un trabajo conjunto con la Comisión de Probidad y Transparencia del Ministerio Secretaría General de la Presidencia y el Archivo Nacional de Chile. La gestión de archivos se considera como un elemento crítico en la transparencia de los Órganos de Administración del Estado, permitiendo a los funcionarios y ciudadanos el acceso oportuno a la información contenida en los documentos de archivo. Un eficiente y eficaz tratamiento archivístico permitirá avanzar en la instauración de una cultura de acceso a la información pública y uso de los archivos gubernamentales colaborando de esta manera al buen gobierno. Estas guías están destinadas a fortalecer las competencias técnicas de los funcionarios de las instituciones del Estado que trabajan en archivos públicos. Este trabajo se ha estructurado en seis guías: Guía Nº1: Consideraciones para la implementación de un archivo central en un organismo público. Guía Nº2: Elementos para la organización de documentos en un archivo. Guía Nº3: Herramientas técnicas para el tratamiento de los documentos: cuadro de clasificación y tabla de retención documental. Guía Nº4: Procedimientos para la eliminación de documentos de archivos. Guía Nº5: Transferencia de documentos al Archivo Nacional. Guía Nº6: Descripción de documentos de archivo. A continuación se presenta la guía número uno, sobre gestión de archivos, denominada: Consideraciones para la Implementación de un Archivo Central en un organismo público. El público objetivo al que están orientadas estas guías son funcionarios públicos que se desempeñan en archivos gubernamentales, que no cuenten con formación en archivística y su finalidad es que les permita orientar el trabajo con los documentos de archivo al interior de la institución.

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7 GUÍA N 1 CONSIDERACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ARCHIVO CENTRAL EN UN ORGANISMO PÚBLICO 7 1. Alcances Los organismos públicos en Chile en su gran mayoría cuentan con uno o varios archivos de gestión, es decir, con los denominados archivos de oficina o archivos locales donde se gestionan los documentos en su primera fase de vida documental, es decir, con plena vigencia administrativa. Un ejemplo de ello, serían los archivos de oficina del Departamento de Proyectos Internacionales de la Subsecretaría de la Prevención del Delito. Sin embargo, a medida que la utilización de los documentos se hace menos frecuente, es necesario que para evitar daños o pérdidas de los documentos éstos sean transferidos a un Archivo Central que tenga establecidas las políticas y procedimientos que permitan el debido tratamiento, conservación, preservación y utilización de los documentos de archivo institucionales. Para la debida instalación de un archivo de esta naturaleza, se requiere la gestión de recursos financieros, humanos, infraestructura y condiciones medioambientales para la adecuada conservación de los documentos a través del tiempo. Dada esta situación en esta guía se propone la implementación de un archivo institucional de tipo centralizado, que reúna las funciones archivísticas, logrando gestionar y posibilitando el uso y/o acceso a los documentos de archivos de la institución. Las funciones de este archivo son complementarias a las que realizan los archivos locales o de gestión al interior de la institución. El Archivo Central será la unidad que administra, custodia y conserva los documentos creados por las unidades generadoras de documentación, independientemente del soporte en el cual se encuentren. Estas unidades deben transferir los documentos al Archivo Central en concordancia con lo estipulado por las tablas de retención documental (Ver Guía Nº 3 Herramientas técnicas para el tratamiento de los documentos: cuadro de clasificación y tabla de retención documental ) o reglamentos internos de la institución.

8 8 GUÍA N 1 CONSIDERACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ARCHIVO CENTRAL EN UN ORGANISMO PÚBLICO 2. Objetivos de un archivo central Entre los objetivos de un archivo de estas características, se contempla: a) Dictar políticas y directrices en materia archivística en el ámbito institucional, teniendo en consideración la normativa vigente en la materia. b) Garantizar la custodia, conservación, clasificación, ordenación, descripción y administración de la documentación que se ha producido y produce en las diferentes unidades de la institución. c) Colaborar en materia archivística con todas las dependencias de la institución en la búsqueda y aplicación de soluciones para el buen funcionamiento del archivo.

9 GUÍA N 1 CONSIDERACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ARCHIVO CENTRAL EN UN ORGANISMO PÚBLICO 9 3. Funciones de un archivo central Las funciones propias de un Archivo Central consideran el tratamiento de los documentos transferidos desde los archivos de gestión institucionales hasta su disposición definitiva, lo que implica que entre sus funciones básicas, contempla aspectos como los siguientes: a) Gestión de archivos: Es un conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los archivos de la organización. En este sentido, el Archivo Central es un órgano rector al interior de la institución que permite normalizar, generar directrices y políticas desde la etapa de creación de los documentos en las unidades generadoras, además de mantener una vinculación permanente con los archivos locales o de gestión. b) Organización documental: Es la forma como se disponen los documentos para la localización y recuperación inmediata de la información. Consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones o procedimientos orientados a la clasificación, la ordenación y la signatura o codificación de los documentos, teniendo en cuenta el principio de orden y procedencia dado por la relación existente entre los documentos y las unidades creadoras de los mismos. c) Valoración documental: Es la tarea por la cual se determina el destino de los documentos a partir de su valor, es decir determina los plazos de tiempo límite para su conservación o destrucción. d) Selección documental: Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de las series documentales por medio de muestreo. e) Descripción de la documentación: Es la actividad que facilita el acceso a información mediante distintos instrumentos auxiliares descriptivos con la finalidad de conocer, localizar y controlar las series documentales (Ver Guía Nº6 Descripción de documentos de archivo). f) Conservación documental: Es el mantenimiento del soporte y texto, mediante medidas de preservación y restauración de los documentos de archivo. g) Servicios: En términos generales el archivo puede proporcionar tres servicios básicos: 1. Préstamo de documentos. 2. Consulta de documentos. 3. Reproducción de documentos. Estos servicios se definen en concordancia con las normativas, reglamentos y leyes vigentes, en particular aquellas referidas a acceso de información pública.

10 10 GUÍA N 1 CONSIDERACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ARCHIVO CENTRAL EN UN ORGANISMO PÚBLICO 4. Recomendaciones institucionales para un Archivo Central a) Es recomendable que la institución formalice al Archivo Central como una unidad administrativa de apoyo a su gestión, como soporte en materia de gestión documental en todas las fases del ciclo vital de los documentos, desde su creación a su disposición final. b) Es recomendable que el Archivo Central posea una existencia jurídica propia, establecida por Resolución y señalada en el organigrama. c) Asimismo, es importante que cuente con el apoyo institucional necesario para desarrollar las funciones que les son propias, garantizando un presupuesto adecuado a los requerimientos de infraestructura, habilitación de espacios, recursos humanos, tecnologías, entre otros.

11 GUÍA N 1 CONSIDERACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ARCHIVO CENTRAL EN UN ORGANISMO PÚBLICO Recursos necesarios en la implementación de un archivo central Para lograr sus objetivos, el Archivo Central debiese contar con algunos recursos básicos: 5.1 RECURSOS HUMANOS Para el desarrollo eficiente de un archivo de las característica que trata esta Guía se debe considerar como mínimo un profesional y un funcionario administrativo de apoyo. El rol del profesional, es implementar, administrar, mantener, mejorar, controlar y promover las políticas, protocolos y procedimientos relacionados a la gestión de archivo. Es recomendable que posea título universitario de una carrera de a lo menos ocho semestres. De preferencia es aconsejable contar con un Bibliotecólogo o Bibliotecario o disciplinas afines, siendo deseable que este perfil profesional disponga de una especialización certificada por una institución de educación superior en materias archivísticas. En cuanto al personal de apoyo, se recomienda un funcionario de la misma institución que haya estado ligado a los procesos documentales por lo menos durante un período mínimo de tres años, u otro trabajador técnico con conocimiento y experiencia en gestión de archivos. Es relevante que el personal que trabaja en el archivo posea las competencias necesarias para la realización de sus funciones, tanto en el tratamiento en cada una de las diferentes etapas del ciclo de vida de los documentos, así como poseer conocimientos de conservación de los mismos. Se recomienda efectuar constantes capacitaciones y actualizaciones de conocimientos. 5.2 RECURSOS FINANCIEROS La operatividad de un Archivo Central requiere contar con recursos económicos de carácter permanente, definidos en el presupuesto institucional. Dicho presupuesto debe considerar aspectos operacionales y no operacionales propios de la gestión de una unidad de esta naturaleza. Así, por ejemplo, se debe asegurar, partidas en el presupuesto, partidas financieras orientadas a los siguientes ítems: a. Remuneraciones del personal. b. Encuadernación de documentos. c. Tratamiento y conservación de documentos. d. Optimización de espacios de almacenamiento. e. Habilitación de estanterías y mobiliario. f. Insumos de oficina y de archivo, tales como archivadores, materiales que ayuden a la reparación y conservación preventiva de los documentos. g. Costos de mantención. h. Presupuesto por proyectos.

12 12 GUÍA N 1 CONSIDERACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ARCHIVO CENTRAL EN UN ORGANISMO PÚBLICO 5.3 INFRAESTRUCTURA FÍSICA Edificio En lo posible se debe seleccionar una ubicación que garantice la seguridad de los documentos en caso de desastres naturales, como composiciones del subsuelo, cercanía a actividades contaminantes, posibles plagas. Tomar precauciones respecto del cierre de ventanas, bajadas de aguas, grietas o humedad que pudieran existir en el edificio. Estos aspectos señalados son relevantes, tanto para los archivos en formato papel como electrónicos. En aspectos de seguridad, los sistemas de protección contra el robo y el vandalismo debiesen considerar, al menos, las siguientes funciones: detectar la presencia de intrusos durante la noche en el área reservada y vigilar durante el día en el horario que se de servicio de consulta. Por ejemplo para la detección de intrusos se puede usar un sistema de detectores y barreras de infrarrojo. Las puertas deberían estar aseguradas con cerraduras de seguridad. Las ventanas, si dan al exterior, equipadas con rejas y sensores de roturas de vidrios Estanterías En el proceso de almacenamiento de los documentos, las estanterías constituyen uno de los elementos más importantes. Las estanterías pueden ser de dos tipos: La convencional de doble cuerpo o a dos caras dispuestas en paralelo. La móvil o full space, en la cual uno o varios cuerpos están fijos y los demás montados sobre rieles, que se desplazan mediante un motor eléctrico o un mecanismo de cadena. Se sugiere que las estanterías presenten algunas características fundamentales: Lo esperable es que un metro lineal de estanterías pueda soportar 100 kilos de peso. Por tanto, la estantería deberá tener el espesor suficiente para sostener el peso indicado sin deformarse. Deben se metálicas y poseer una superficie porosa para que los documentos no se deslicen, estar pintadas y con tratamiento antioxidante. Se deben tomar precauciones con las aristas vivas y elementos cortantes que puedan dañar la documentación y a las personas. Las dimensiones habituales de las estanterías son de 1.90 metros de altura para acceder a mano por una persona de estatura normal con estantes de 1.00x 0.40 x0.80 (longitud, profundidad y distancia entre los estantes). Se deben anclar las estanterías fijas para evitar desplazamientos por efectos de movimientos telúricos.

13 GUÍA N 1 CONSIDERACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ARCHIVO CENTRAL EN UN ORGANISMO PÚBLICO 13 Para el almacenamiento de planos, mapas, dibujos y documentos de tamaño especial se recomienda planeras, porta planos horizontal y vertical y porta tubos. Para el almacenamiento de materiales audiovisuales, se recomiendan gabinetes especiales para este efecto.

14 14 GUÍA N 1 CONSIDERACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ARCHIVO CENTRAL EN UN ORGANISMO PÚBLICO 6. Depósitos En términos generales se debe velar para que éstos cumplan con las condiciones necesarias para la conservación y preservación de los documentos en cuanto al control de temperatura, humedad, iluminación, así como control de plagas, ventilación y limpieza, entre otros aspectos. Los factores ambientales como temperatura, humedad, luz y contaminación atmosférica, son determinantes para la conservación de los documentos de archivo, y son los responsables de alteraciones de tipo físico-químico y biológico de los documentos. Sabiendo que los factores ambientales son causas directas de la degradación de los documentos de archivo, tendremos que controlarlos. Para ello, se dispone de instrumentos cada vez más precisos que ayudarán a la toma de datos, por ejemplo: termómetros, higrómetro, sicrómetro, luxómetro, spray de agua, filtro HEPA, entre otros. Por lo que será más fácil establecer qué medidas se deben tomar para corregir los defectos de factores ambientales que puedan presentarse en el archivo y los depósitos. El depósito debe encontrarse cerca del área de trabajo y proyectarlo para albergar el crecimiento anual de los documentos institucionales por al menos 15 años. Es posible considerar el arriendo de bodegas externas a la institución para aquellos documentos que tienen una menor tasa de utilización y aún no están en la fase de disposición final, utilizando cajas selladas.

15 GUÍA N 1 CONSIDERACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ARCHIVO CENTRAL EN UN ORGANISMO PÚBLICO Áreas de trabajo Se debe contemplar fundamentalmente dos áreas de trabajo: una destinada a funciones internas realizadas por el personal del archivo en donde se efectúan los procedimientos archivísticos asociados a la gestión y procesamiento de los documentos y una segunda área destinada a la consulta de documentos por parte de los usuarios institucionales.

16 16 GUÍA N 1 CONSIDERACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ARCHIVO CENTRAL EN UN ORGANISMO PÚBLICO 8. Recursos tecnológicos Entre los recursos tecnológicos que debiese contar un Archivo Central se pueden mencionar: Sistema automatizado de gestión de archivos (programa computacional que permite llevar a cabo procesos archivísticos automatizadamente). Scanner e impresora para uso exclusivo del archivo. Computadores para el personal con los programas computacionales instalados para el tratamiento archivístico y programas de aplicación necesarios para la gestión archivística. Computadores para los usuarios y paquetes de aplicaciones básicas. Servidores para alojar los programas computacionales que usa el archivo, repositorios digitales y respaldo de la información. Lector de código de barras. En este aspecto es muy importante, al momento de definir los recursos tecnológicos y de infraestructura en este ámbito, el contar con la asesoría de la unidad de informática institucional estableciendo una alianza estratégica que permita identificar adecuadamente las necesidades tecnológicas de un archivo institucional.

17 GUÍA N 1 CONSIDERACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ARCHIVO CENTRAL EN UN ORGANISMO PÚBLICO 17 Bibliografía 1. BELLO Urgelles, Carmen y BORREL Crehuet, Angels. El patrimonio bibliográfico y documental: claves para su conservación preventiva. España : Ediciones Trea S.L, CASILIMAS Rojas, Clara Inés y RAMÍREZ Moreno, Juan Carlos. Fondos acumulados: Manual de organización. Colombia: Archivo General de la Nación, CORTES Alonso, Vicenta, Manual de archivos municipales. Madrid: ANABAD, CRUZ Mundet, José Ramón. Manual de archivística. España: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, CRUZ Mundet, José Ramón. La gestión de documentos en las organizaciones. España: Ediciones Pirámide, GESTION de documentos del sector público desde una perspectiva archivística, Uruguay: Universidad de la República, ISO Información y Documentación, Gestión de Documentos. Generalidades. España: AENOR, ISO Información y documentación, Gestión de Documentos. Directrices. España: AENOR, VAZQUEZ Murillo, Manuel. Administración de Documentos y Archivos. Argentina: Alfagrama, VILLASECA Reyes, Osvaldo. Directrices para Organización de Archivos. Archivo Nacional de Chile, DIBAM, 2004.

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19 ANEXOS

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21 GUÍA N 1 CONSIDERACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ARCHIVO CENTRAL EN UN ORGANISMO PÚBLICO 21 ANEXO N 1: Glosario Acceso: Facultad de utilizar el material de un fondo documental, sometido por regla general a determinadas normas y condiciones. Archivo Central: El Archivo Central es una unidad que administra, custodia y conserva los documentos en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que son transferidos por las diferentes oficinas de la institución. Archivo de gestión: Es el archivo de la oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas. Documento de archivo: Información contenida en cualquier soporte y tipo documental producida, recibida o conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad. Fondo documental: Conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el ejercicio de las actividades de ese productor. Procedencia: Relación existente entre los documentos, organizaciones y personas que los han producido, acumulado, conservado y utilizado en el desarrollo de su propia actividad. Productor documental: Aquella persona o institución que ha creado o participado en la creación de un documento. Puntos de acceso: Nombres, términos, palabras claves, grupo de palabra o códigos que se utilizarán para buscar, identificar y localizar una descripción archivística. Selección documental: Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de las series documentales por medio de muestreo. Serie documental: Documentos organizados de acuerdo a un sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación, del mismo proceso archivístico o de una misma actividad. Instrumentos de descripción: Término genérico que sirve para denominar cualquier descripción o instrumento de referencia realizado o recibido por un servicio en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos. Orden original: Respetar el orden con que fueron creados los documentos. Organización archivística: Procedimiento intelectual o físico, así como su resultado, consistente en analizar y disponer los documentos de acuerdo con los principios archivísticos.

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