MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS

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1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES GERENCIA DE ASUNTOS Aprobando mediante Resolución de Gerencia General N de fecha 26 Junio 2015 ELABORADO POR: APROBADO POR: 1 de 39

2 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN Finalidad Alcance Actualización Base Legal y/o Administrativa Responsabilidad MISIÓN Y FUNCIONES GENERALES DE LA GERENCIA ESTRUCTURA ORGÁNICA MISIÓN Y FUNCIONES DE LOS ÒRGANOS DE LÍNEA Subgerencia de Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo Sección Trámite Documentario Sección Archivo Central Sección Gestión de Cumplimiento Subgerencia de Imagen Corporativa FUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DE CARGOS Denominación del Cargo Específico: Gerente Asuntos Corporativos Denominación del Cargo Específico: Secretaria Denominación del Cargo Específico: Auxiliar Asuntos Corporativos Denominación del Cargo Específico: Asistente Ejecutivo Asuntos Corporativos Denominación del Cargo Específico: Técnico Asuntos Corporativos Subgerencia de Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo Denominación del Cargo Específico: Subgerente Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo Denominación del Cargo Específico: Secretaria Sección Trámite Documentario Denominación del Cargo Específico: Jefe Sección Trámite Documentario Denominación del Cargo Específico: Secretaria Denominación del Cargo Específico: Técnico Trámite Documentario Sección Archivo Central Denominación del Cargo Específico: Jefe Sección Archivo Central Denominación del Cargo Específico: Analista de Archivo Central Denominación del Cargo Específico: Técnico Archivo Central Sección Gestión de Cumplimiento Denominación del Cargo Específico: Jefe Sección Gestión de Cumplimiento Denominación del Cargo Específico: Analista de Gestión de Cumplimiento de 39

3 5.6 Subgerencia de Imagen Corporativa Denominación del Cargo Específico: Subgerente de Imagen Corporativa Denominación del Cargo Específico: Secretaria Denominación del Cargo Específico: Analista Imagen Corporativa Denominación del Cargo Específico: Analista Imagen Corporativa - Página Web Denominación del Cargo Específico: Analista Imagen Corporativa - Periodista Denominación del Cargo Específico: Analista Imagen Corporativa - Relacionista Público Denominación del Cargo Específico: Analista Imagen Corporativa - Publicista Denominación del Cargo Específico: Técnico Imagen Corporativa - Publicista Denominación del Cargo Específico: Analista Imagen Corporativa - Diseñador Gráfico Denominación del Cargo Específico: Técnico Imagen Corporativa - Operador de la Central Telefónica Denominación del Cargo Específico: Técnico Imagen Corporativa - Audiovisuales ORGANIGRAMA de 39

4 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Finalidad El presente Manual de Organización y Funciones es un instrumento de gestión que describe las funciones de las unidades orgánicas, así como las funciones a nivel de cargo específico de la Gerencia de Asuntos Corporativos. 1.2 Alcance Las funciones contenidas en el presente Manual deberán ser cumplidas por todos los trabajadores que integran la. 1.3 Actualización El presente Manual de Organización y Funciones será actualizado cuando se produzcan cambios o modificaciones en los procesos o procedimientos internos de la Gerencia o si se producen modificaciones en la Estructura Orgánica o en el Reglamento de Organización y Funciones del Banco de la Nación. 1.4 Base Legal y/o Administrativa Acuerdo de Directorio Nº 2018, de fecha , que aprueba la Nueva Estructura Organizacional Básica, el Reglamento de Organización y Funciones y el Cuadro de Asignación de Personal CAP del Banco de la Nación. 1.5 Responsabilidad El Gerente es responsable de las funciones que se realizan en la unidad orgánica a su cargo. Asimismo, los Subgerentes y/o Jefes de Sección son responsables de las funciones que se realizan en sus unidades orgánicas respectivas. Para asegurar el cumplimiento de las funciones establecidas en el presente Manual de Organización y Funciones, cada Jefe de unidad orgánica deberá indicar al personal a su cargo, por escrito y en forma detallada, las funciones que le corresponden de acuerdo al cargo específico que desempeña. 4 de 39

5 2. MISIÓN Y FUNCIONES GENERALES DE LA GERENCIA Misión Prestar apoyo al Directorio, Presidencia Ejecutiva y Gerencia General en el cumplimiento de sus responsabilidades, frente a los diferentes grupos de interés y los organismos reguladores y de control, procurando que la gestión institucional cumpla con los requerimientos de las normas legales, códigos de conducta y de buen gobierno corporativo y asegurando una comunicación que proyecte eficiente la identidad institucional, su rol económico y social, promoviendo el fortalecimiento de su imagen. Funciones a. Participar en la elaboración y ejecución del Plan Estratégico del Banco; así como elaborar y ejecutar los proyectos del Plan Operativo Institucional POI y los proyectos internos de la Gerencia de Asuntos Corporativos. b. Organizar las sesiones de Directorio, llevar el registro de asistencia de los Directores para efectos del cálculo del pago de dietas y conservar los Libros de Actas de Directorio, sus anexos y otros documentos de utilidad como sustento. c. Transcribir y autenticar los acuerdos que adopte el Directorio, comunicándolos de manera adecuada y segura a las unidades orgánicas o funcionarios encargados de su ejecución. d. Codificar, registrar y mantener actualizado el archivo de resoluciones que suscriba la Gerencia General. e. Proveer, a quienes la soliciten, información de carácter público de las unidades orgánicas del Banco ubicadas en Lima y Callao, en cumplimiento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, así como remitir anualmente a la Presidencia del Consejo de Ministros un reporte de las solicitudes recibidas por el Banco a nivel nacional. f. Recibir, registrar y distribuir la correspondencia física dirigida al Directorio, Presidencia Ejecutiva, Gerencia General y demás unidades orgánicas del Banco, salvo las que por su contenido de orden técnico requieran ser recibidas directamente por las unidades orgánicas competentes. g. Administrar la gestión documental, el sistema de trámite y registro documentario y el archivo del Banco. h. Elaborar la Memoria Anual en base a la información proporcionada por las unidades orgánicas competentes, proponer al Directorio su aprobación por medio de la Gerencia General y gestionar su publicación y difusión. i. Llevar y mantener actualizado el registro de firmas autorizadas del Banco, certificarlas y remitirlas a las entidades financieras que mantienen relaciones con el Banco a nivel nacional. j. Gestionar la mensajería y remisión de correspondencia dirigida a entidades o personas externas de acuerdo a lo solicitado por las diferentes unidades orgánicas del Banco. k. Programar y supervisar las actividades para la digitalización y microfilmación de la documentación requerida por las unidades orgánicas. l. Archivar los contratos y convenios en que interviene el Banco, a excepción de los contratos con formato pre-impreso y los que se suscriben en el marco de la Ley de Contrataciones Estatales. m. Asesorar al Directorio en el manejo efectivo del cumplimiento de la normativa aplicable al Banco; así como, de las observaciones y recomendaciones formuladas por los órganos de control y supervisión; brindándole seguridad razonable de que las políticas y procedimientos relacionados con el 5 de 39

6 cumplimiento normativo logran que el Banco cumpla con los requerimientos normativos. n. Asesorar al Directorio y a la Gerencia General en la implementación de las mejores prácticas y los principios de Buen Gobierno Corporativo que resultan aplicables al Banco de la Nación, conforme a su naturaleza empresarial. o. Efectuar el monitoreo de la implementación de los principios que componen el Código de Buen Gobierno Corporativo del Banco, identificando, priorizando y seleccionando actividades para su cumplimiento. p. Velar por el adecuado cumplimiento de las normas aplicables al Banco, tanto internas como externas a través de la función de cumplimiento normativo. q. Solicitar la contratación de las agencias de publicidad y medios de comunicación para la difusión de productos y servicios, de acuerdo a los requerimientos de la Gerencia de Banca Estatal y Minorista. r. Determinar las necesidades institucionales de comunicación externa, con el fin de proponer y desarrollar estrategias, planes y programas para el establecimiento y mantenimiento de canales de comunicación corporativa. s. Organizar y concertar la participación del Banco en actividades culturales, cívicas, artísticas y de proyección social, de acuerdo a los lineamientos aprobados, que incentiven el desarrollo de la comunidad, proyectando la imagen y presencia del Banco. t. Establecer y mantener relaciones permanentes con entidades públicas y privadas vinculadas a las actividades del Banco, así como con los medios de comunicación relacionados a la imagen institucional. u. Administrar el contenido y diseño de las páginas Web del Banco en Intranet e Internet y mantener actualizada la información del Banco que se publica en el Portal del Estado Peruano. v. Desarrollar y supervisar la publicidad del Banco y su producción, de acuerdo a los lineamientos aprobados, así como los avisos de curso legal. w. Proponer y Promover la aplicación de políticas de responsabilidad social del Banco de la Nación. x. Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las políticas establecidas para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. y. Administrar el presupuesto asignado a la Gerencia, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecución. z. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Gerencia. aa. Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como por la aplicación de políticas y procedimientos del sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en las unidades orgánicas de su dependencia bb. Atender e implementar las medidas preventivas y correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoría Interna, el Órgano de Control Institucional y los organismos de control externo. 6 de 39

7 3. ESTRUCTURA ORGÁNICA ORGANO DE DIRECCIÓN - Gerencia ÓRGANOS DE LÍNEA - Subgerencia de Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo - Sección Archivo Central - Sección Trámite Documentario - Sección Gestión de Cumplimiento - Subgerencia de Imagen Corporativa 4. MISIÓN Y FUNCIONES DE LOS ÒRGANOS DE LÍNEA 4.1 Subgerencia de Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo Misión Administrar el proceso y sistema de trámite documentario del Banco con las medidas de seguridad y reserva correspondientes, gestionar el Patrimonio Documental del Banco; así como, implementar los principios del Código de Buen Gobierno Corporativo del Banco y velar por el adecuado cumplimiento de la normativa que le sea aplicable al Banco, tanto interna como externa. Funciones a. Elaborar y ejecutar los proyectos incluidos en el Plan Operativo Institucional-POI; así como los Proyectos Internos que corresponde a la Subgerencia. b. Administrar el sistema de archivo, normando el funcionamiento del Archivo Central y los archivos periféricos y de gestión del Banco; así como el programa de retención de documentos y la eliminación sistemática de los mismos. c. Realizar la digitalización y microfilmación de la documentación requerida por las unidades orgánicas del Banco. d. Administrar el Sistema de Trámite Documentario del Banco. e. Asesorar al Directorio en el manejo efectivo del cumplimiento de la normativa aplicable al Banco; así como, de las observaciones y recomendaciones formuladas por los órganos de control y supervisión; brindándole seguridad razonable de que las políticas y procedimientos relacionados con el cumplimiento normativo logran que el Banco cumpla con los requerimientos normativos. f. Asesorar al Directorio y a la Gerencia General en la implementación de las mejores prácticas y los principios de Buen Gobierno Corporativo que resultan aplicables al Banco de la Nación, conforme a su naturaleza empresarial. g. Efectuar el monitoreo de la implementación de los principios que componen el Código de Buen Gobierno Corporativo del Banco, identificando, priorizando y seleccionando actividades para su cumplimiento. h. Velar por el adecuado cumplimiento de las normas aplicables al Banco, tanto internas como externas a través de la función de cumplimiento normativo. i. Velar por el adecuado cumplimiento de la normativa que le sea aplicable al Banco, tanto interna como externa. j. Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las 7 de 39

8 políticas establecidas para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. k. Administrar el presupuesto asignado a la Subgerencia, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecución. l. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Subgerencia. m. Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como, por la aplicación de las políticas y procedimientos del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en las unidades orgánicas de su dependencia. n. Atender e implementar las medidas preventivas y correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoría Interna, el Órgano de Control Institucional o los organismos de control externo Sección Trámite Documentario Misión Admitir la documentación de carácter oficial presentada por los ciudadanos y entidades públicas o privadas a fin de garantizar su respectivo trámite. Asimismo, realizar el envío de la correspondencia recibida de las unidades orgánicas del Banco; desplegando, en ambos casos, los servicios de recepción, registro, distribución y control del despacho documental. Funciones a. Administrar el proceso y sistema de trabajo del trámite documentario, con las medidas de seguridad y reserva que correspondan, identificando la documentación que por su contenido de orden técnico requieran ser recibidas directamente por las unidades orgánicas competentes. b. Recibir, registrar y distribuir la correspondencia física dirigida al Directorio, Presidencia Ejecutiva, Gerencia General y demás unidades orgánicas del Banco, salvo las que por su contenido de orden técnico requieran ser recibidas directamente por las unidades orgánicas competentes. c. Recibir la correspondencia generada por las unidades orgánicas del Banco para el despacho a los ciudadanos y diversas entidades públicas o privadas. d. Informar sobre la ubicación de la documentación oficial presentada por los ciudadanos o entidades externas. e. Informar sobre el estado del despacho de la correspondencia remitida por las unidades orgánicas del Banco, las mismas que son distribuidas a nivel local, nacional e internacional. f. Preparar el despacho de los estados de cuenta corriente mensual a los clientes del Banco para el posterior envío mediante empresa de mensajería contratadas por el Banco. g. Intervenir en la elaboración de normas y disposiciones relacionadas al ámbito de su competencia. h. Administrar y Controlar la renovación del uso de casillero institucional asignado al Banco en la Empresa Servicios Postales del Perú SERPOST. i. Administrar y controlar el fondo fijo asignado a la Sección para el uso exclusivo del despacho de la correspondencia. j. Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de la dependencia a su cargo, dentro de las políticas establecidos para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte 8 de 39

9 integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. k. Administrar el presupuesto asignado a la Sección, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecución. l. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Sección. m. Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como, por la aplicación de las políticas y procedimientos del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en la unidad orgánica de su dependencia. n. Atender e implementar las medidas preventivas y correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoría Interna, el Órgano de Control Institucional o los organismos de control externo Sección Archivo Central Misión Garantizar la eficiente administración del Patrimonio Documental del Banco, en concordancia con lo dispuesto en las normas legales vigentes. Funciones a. Supervisar y normar el funcionamiento del archivo central, archivos periféricos y de gestión del Banco. b. Administrar el Patrimonio Documental que se conserva en el Archivo Central del Banco que incluye la documentación física, rollos de microfilm, microfichas, discos compactos y otros medios de almacenamiento. c. Realizar el programa de retención de documentos y la eliminación sistemática de los mismos en concordancia con las directivas del Archivo General de la Nación y otras normas legales vigentes. d. Programar y supervisar las actividades para la digitalización de la documentación requerida por las unidades orgánicas del Banco. e. Proporcionar información del Patrimonio Documental que se conserva en el Archivo Central solicitada para uso interno o para atender requerimientos externos. f. Archivar los contratos y convenios en que interviene el Banco, a excepción de los contratos con formato pre-impreso y los que se suscriben en el marco de la Ley de Contrataciones Estatales. g. Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de la dependencia a su cargo, dentro de las políticas establecidos para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. h. Administrar el presupuesto asignado a la Sección, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecución. i. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Sección. j. Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como, por la aplicación de las políticas y procedimientos del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en la unidad orgánica de su dependencia. 9 de 39

10 k. Atender e implementar las medidas preventivas y correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoría Interna, el Órgano de Control Institucional o los organismos de control externo Sección Gestión de Cumplimiento Misión Coordinar y supervisar el desarrollo de las actividades orientadas a implementar los principios que componen el Código de Buen Gobierno Corporativo del Banco, identificando, priorizando y seleccionando actividades para su cumplimiento; así como, velar por el adecuado cumplimiento de la normativa que le sea aplicable al Banco, tanto interna como externa. Funciones a. Proponer los lineamientos para la administración de conflictos de interés, así como generación de la normativa interna necesaria del Banco. b. Realizar evaluaciones permanentes de cumplimiento de los principios de buen gobierno corporativo establecidos por la administración del Banco. a. Realizar programas de Inducción para los Directores, Gerentes y personal directamente involucrado en el tema de Gobierno Corporativo. b. Realizar talleres o cursos de sensibilización para los Directores, Gerentes y personal del Banco sobre el tema de Gobierno Corporativo. c. Desarrollar los procedimientos de la Función de Cumplimiento Normativo, para velar por el adecuado cumplimiento de la normativa que le sea aplicable al Banco, tanto interna como externa. d. Proponer normas y procedimientos relacionados a las actividades y responsabilidades en la gestión de cumplimiento normativo, en base a los procesos orientados a prevenir, identificar y mitigar el incumplimiento normativo en todos los niveles del Banco. e. Establecer una metodología adecuada para la correcta evaluación y monitoreo de la función de cumplimiento normativo, alineada a la Gestión Integral de Riesgos. f. Elaborar el Programa Anual de cumplimiento normativo para su aprobación por el Directorio y monitorear su cumplimiento. g. Análisis e identificación de las nuevas obligaciones legales, informando a la Gerencia General y las unidades orgánicas involucradas. h. Evaluar las obligaciones normativas que debe cumplirse para el desarrollo de nuevos productos/ servicios o modificación de los actuales. i. Elaborar la matriz de cumplimiento teniendo en cuenta los factores de riesgo. j. Elaborar y presentar del Informe trimestral sobre la evaluación de riesgo de cumplimiento. k. Elaborar de Informe semestral sobre avance de implementación del Programa Anual de Cumplimiento Normativo. l. Elaborar los Informes adicionales por incumplimiento normativo que ponga en riesgo al Banco de sanciones legales. m. Analizar las brechas entre la normatividad interna vigente y la obligación legal externa; así como, elaborar los proyectos de nuevas versiones de documentos normativos y remitirlos al Departamento de Planeamiento y Desarrollo, para su revisión y gestión de aprobación. 10 de 39

11 n. Evaluar los planes de acción, definidos por las unidades orgánicas, respecto a su efectividad en la reducción del riesgo. o. Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de la dependencia a su cargo, dentro de las políticas establecidos para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. p. Administrar el presupuesto asignado a la Sección, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecución. q. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Sección. r. Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como, por la aplicación de las políticas y procedimientos del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en la unidad orgánica de su dependencia. s. Atender e implementar las medidas preventivas y correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoría Interna, el Órgano de Control Institucional o los organismos de control externo 4.2 Subgerencia de Imagen Corporativa Misión Desarrollar las acciones de comunicación institucional masiva y selectiva con la comunidad económica y social del país, mediante la administración de la información, publicidad y relaciones públicas que fortalezcan la imagen del Banco. Funciones a. Elaborar y ejecutar los proyectos incluidos en el Plan Operativo Institucional-POI; así como los Proyectos Internos que corresponde a la Subgerencia. b. Solicitar la contratación de las agencias de publicidad y medios de comunicación para la difusión de productos y servicios, de acuerdo a los requerimientos de la Gerencia de Banca Estatal y Minorista. c. Determinar las necesidades institucionales de comunicación externa, con el fin de proponer y desarrollar estrategias, planes y programas para el establecimiento y mantenimiento de canales de comunicación corporativa. d. Organizar y concertar la participación del Banco en actividades culturales, cívicas, artísticas y de proyección social, de acuerdo a los lineamientos aprobados, que incentiven el desarrollo de la comunidad, proyectando la imagen y presencia del Banco. e. Establecer y mantener relaciones permanentes con entidades públicas y privadas vinculadas a las actividades del Banco, así como con los medios de comunicación relacionados a la imagen institucional. f. Establecer la identidad corporativa (marca), velando por su cumplimiento en todas las oficinas a nivel nacional. g. Organizar y supervisar la redacción, edición, diseño y diagramación de textos para el boletín o revista institucional, material promocional y otros documentos. 11 de 39

12 h. Elaborar la Memoria Anual en base a la información proporcionada por las unidades orgánicas competentes, proponer al Directorio su aprobación por medio de la Gerencia General y gestionar su publicación y difusión. i. Proponer el diseño del uniforme institucional y Carnet de Identidad fotocheck del personal del Banco, proyectando una imagen positiva a los clientes internos y externos, en coordinación con las unidades orgánicas pertinentes. j. Administrar el contenido y diseño de las páginas Web del Banco en Intranet e Internet y mantener actualizada la información del Banco que se publica en el Portal del Estado Peruano. k. Administrar la información difundida por el Circuito Cerrado de Televisión (CCTV). l. Desarrollar y supervisar la publicidad del Banco y su producción, de acuerdo a los lineamientos aprobados, así como los avisos de curso legal. m. Contratar los espacios en los medios de comunicación, generando nuevas opciones de difusión publicitaria. n. Estandarizar los mensajes institucionales que el Banco difunde a través de los diferentes canales de atención. o. Difundir al público en general, información de interés institucional, tales como comunicados, noticias relacionadas con el Banco, entre otros, en coordinación con las unidades orgánicas involucradas. p. Elaborar la correspondencia protocolar de la Presidencia Ejecutiva y Gerencia General. q. Informar permanentemente al Directorio, Presidencia Ejecutiva y Gerencia General sobre temas de interés institucional y nacional. r. Administrar la Central de Comunicaciones, así como el archivo periodístico, fotográfico y la videoteca relacionada con las gestiones y actividades institucionales del Banco. s. Proponer e impulsar la aplicación de políticas de responsabilidad social del Banco de la Nación. t. Identificar y priorizar los grupos de interés del Banco de la Nación. u. Desarrollar planes de acción y comunicación, en coordinación con las unidades orgánicas competentes, que mejoren la relación del Banco con sus grupos de interés. v. Medir el impacto de las acciones de responsabilidad social desarrolladas en el Banco. w. Elaborar anualmente un reporte de sostenibilidad en base a las acciones de Responsabilidad social. x. Operar la Central Telefónica del Banco. y. Gestionar la comunicación digital del Banco en las Redes Sociales y otros medios online. z. Desarrollar e implementar una estrategia de comunicación digital para afianzar el posicionamiento e incrementar la presencia del Banco. aa. Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las políticas establecidas para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. bb. Administrar el presupuesto asignado a la Subgerencia, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecución. 12 de 39

13 cc. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Subgerencia. dd. Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como, por la aplicación de las políticas y procedimientos del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en las unidades orgánicas de su dependencia. ee. Atender e implementar las medidas preventivas y correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoría Interna, el Órgano de Control Institucional o los organismos de control externo. 5. FUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DE CARGOS Denominación del Cargo Específico: Gerente Asuntos Corporativos Funciones Específicas: a. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar el cumplimiento de las actividades de la Gerencia de Asuntos Corporativos. b. Participar en la elaboración y la ejecución del Plan Estratégico del Banco y elaborar y ejecutar el Plan Operativo Anual de la Gerencia. c. Administrar en forma eficaz y eficiente los recursos asignados a la Gerencia, de acuerdo con los lineamientos fijados por la Alta Dirección. d. Actuar como Secretario del Directorio, organizar las sesiones de Directorio, llevar el registro de asistencia de los Directores para efectos del cálculo del pago de dietas y conservar los Libros de Actas de Directorio, sus anexos y otros documentos de utilidad como sustento. e. Transcribir y autenticar los acuerdos que adopte el Directorio, comunicándolos de manera adecuada y segura a las unidades orgánicas o funcionarios encargados de su ejecución. f. Garantizar la eficiente administración de la documentación, que se relacionen con las Sesiones de Directorio. g. Responder las solicitudes de información de carácter público de las unidades orgánicas del Banco ubicadas en Lima y Callao, en cumplimiento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. h. Remitir anualmente a la Presidencia del Consejo de Ministros y al FONAFE un reporte de las solicitudes de información de carácter público recibidas a nivel nacional. i. Asegurar una adecuada administración del sistema de trámite documentario en el Banco. j. Administrar el presupuesto para cubrir gastos de viáticos y pasajes de los Directores. k. Custodiar las resoluciones que suscriba la Gerencia General. l. Solicitar la contratación de las agencias de publicidad y medios de comunicación para la difusión de productos y servicios, de acuerdo a los requerimientos de la Gerencia de Banca Estatal y Minorista. m. Determinar las necesidades institucionales de comunicación externa, con el fin de proponer y desarrollar estrategias, planes y programas para el establecimiento y mantenimiento de canales de comunicación corporativa. n. Garantizar que las atenciones oficiales y actividades culturales se desarrollen teniendo en cuenta el prestigio del Banco. 13 de 39

14 o. Proponer al Directorio para su aprobación la Memoria Anual del Banco, por medio de la Gerencia General. p. Remitir al Ministerio de Economía y Finanzas, la información a que se refiere el numeral 22 de la Ley N 27806, dentro de los 05 días calendarios siguientes a su publicación en el portal de transparencia. q. Intervenir en la elaboración de normas y disposiciones administrativas de acuerdo al ámbito de su competencia. r. Encargarse de las labores y responsabilidades inherentes a la Función de Cumplimiento Normativo. s. Presentar el Programa de cumplimiento Anual al Gerente General, para su aprobación por el Directorio, monitorear su cumplimiento e informar al Directorio sobre su implementación y sobre los avances en las medidas de adecuación normativa. t. Mantener una relación constante con los medios de comunicación masivos de todo el país para difundir las actividades del Banco. u. Asesorar al Directorio en el manejo efectivo del cumplimiento de la normativa aplicable al Banco; así como, de las observaciones y recomendaciones formuladas por los órganos de control y supervisión; brindándole seguridad razonable de que las políticas y procedimientos relacionados con el cumplimiento normativo logran que el Banco cumpla con los requerimientos normativos. v. Asesorar al Directorio y a la Gerencia General en la implementación de las mejores prácticas y los principios de Buen Gobierno Corporativo que resultan aplicables al Banco de la Nación, conforme a su naturaleza empresarial w. Certificar las firmas de los funcionarios autorizados para realizar operaciones a nivel nacional en las entidades financieras, entre otras, en representación del Banco. x. Atender asuntos de su competencia que le sean solicitados por las distintas unidades orgánicas del Banco. y. Controlar el ingreso, permanencia y salida del personal a su cargo, así como proponer acciones al personal de acuerdo con instrucciones de los órganos competentes. z. Promover medidas tendentes al mejoramiento continuo de los procesos realizados en el ámbito de su competencia, además de propiciar la cultura de la calidad en el personal de la Gerencia de Asuntos Corporativos. aa. Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las políticas establecidos para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. bb. Administrar el presupuesto asignado a su Gerencia, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecución. cc. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Gerencia. dd. Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como, por la aplicación de las políticas y procedimientos del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en las unidades orgánicas de su dependencia. ee. Atender e implementar las medidas preventivas y correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoría Interna, el Órgano de Control Institucional o los organismos de control externo. ff. Realizar otras funciones asignadas por el Gerente General. 14 de 39

15 Depende directamente del: Gerente General. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Todo los Cargos Específicos de la Gerencia de Asuntos Corporativos. Consideraciones Especiales a. El Secretario General depende directamente de la Gerencia General. En el ejercicio de las funciones de Secretario del Directorio, responde ante el Directorio del Banco por la existencia y veracidad de los Libros de Actas y de las constancias y certificaciones que expida respecto de los mismos. b. Para ser Secretario General se requiere ser abogado y peruano de nacimiento. c. El Secretario General no podrá ejercer otra actividad ajena fuera del Banco, salvo la docencia. d. El Secretario General está obligado a guardar reserva de todos los asuntos que sean de su conocimiento en razón de su función. e. El Secretario General es el Fedatario de la Institución y, como tal, podrá autenticar los acuerdos que adopte el Directorio, expedir copias de documentos y contratos en los que intervenga el Banco, dando fe pública de ellos Denominación del Cargo Específico: Secretaria Funciones Específicas: a. Elaborar las comunicaciones hacia las unidades orgánicas o entidades externas por encargo del Gerente. b. Registrar en el Sistema de Trámite Documentario STD y disponer el correcto envío de la correspondencia desde la Gerencia a las diversas unidades orgánicas y entidades externas al Banco. c. Recibir, registrar, clasificar y distribuir internamente la correspondencia que llega a la Gerencia, utilizando el Sistema de Trámite Documentario STD; realizando el seguimiento de su atención. d. Actualizar la agenda del Gerente y coordinar reuniones o concertar citas de acuerdo a indicaciones de la Gerencia. e. Administrar el archivo físico de gestión y archivos electrónicos de la Gerencia. f. Archivar la documentación recibida, emitida y/o cargos de la misma. g. Coordinar el envío de la documentación archivada a la Sección Archivo Central, en cumplimiento de la normativa correspondiente. h. Recibir y realizar llamadas telefónicas además de enviar y recibir faxes según las necesidades de la Gerencia. i. Programar y efectuar los requerimientos de bienes muebles, bienes corrientes, servicios y otros a través del sistema que corresponda, así como verificar su recepción y distribución a los usuarios. j. Mantener actualizado el registro de la ubicación y responsable de los bienes muebles asignados a la Gerencia, así como solicitar su mantenimiento, reparación o baja. k. Tramitar los viáticos del personal de la Gerencia que viaje en comisión de servicio. l. Tramitar la regularización de la asistencia y solicitud de recibo de movilidad. 15 de 39

16 m. Controlar el cronograma de vacaciones del personal y practicantes asignados a la Gerencia, así como tramitar las reprogramaciones. n. Hacer el pedido de formularios y efectuar el control y entrega al personal de la Gerencia. o. Realizar otras funciones asignadas por el Gerente de Asuntos Corporativos. Depende Directamente del: Gerente Asuntos Corporativos. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Ninguno Denominación del Cargo Específico: Auxiliar Asuntos Corporativos Funciones Específicas: a. Distribuir la correspondencia enviada por la Gerencia a las unidades orgánicas del Banco de manera adecuada y adoptando las medidas de seguridad que se requiera. b. Realizar el envío y recojo de la documentación de la Gerencia al área de fotocopiado para su reproducción. c. Preparar las carpetas de trabajo que se le encomienden para las reuniones de trabajo. d. Acondicionar las salas de reuniones de la Gerencia e instalar los equipos que se requieran. e. Apoyo en la recepción, registro y distribución en el Sistema de Trámite Documentario STD de la correspondencia que llega a la Gerencia. f. Apoyo en el control del nivel de stock de útiles de oficina, para su reposición g. Apoyo en la recepción de los requerimientos de bienes muebles, bienes corrientes, servicios y otros y distribuirlos a los usuarios de la Gerencia. h. Realizar otras funciones afines a la misión de la Gerencia y las que le asigne el Gerente. Depende Directamente del: Gerente de Asuntos Corporativos. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Ninguno Denominación del Cargo Específico: Asistente Ejecutivo Asuntos Corporativos Funciones Específicas: a. Organizar las sesiones de Directorio realizando las citaciones, preparando las agendas, actas y demás documentación que requiera el Directorio. b. Llevar el registro de asistencia de los Directores a las sesiones del Directorio para efectos del cálculo del pago de dietas. c. Transcribir los acuerdos que adopte el Directorio. d. Conservar, de acuerdo a Ley, los Libros de Actas de Sesiones de Directorio, sus anexos y otros documentos que sirvan de sustento. e. Preparar la documentación para comunicar a las unidades orgánicas del Banco, los Acuerdos de Directorio, de manera adecuada y adoptando las medidas de seguridad que se requiera. 16 de 39

17 f. Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Gerente de Asuntos Corporativos. Depende Directamente del: Gerente Asuntos Corporativos. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Ninguno Denominación del Cargo Específico: Técnico Asuntos Corporativos Funciones Específicas: a. Preparar la documentación relativa al otorgamiento de poderes u otros que expresamente disponga el Gerente de Asuntos Corporativos para remitirlas a la Gerencia de Asesoría Jurídica para su inscripción en los Registros Públicos. b. Apoyar en la atención de solicitudes de acceso a la información pública o de acceso restringido. c. Apoyar en la digitalización de las actas y documentación de las sesiones de Directorio, cuando así lo requiera el Jefe de Departamento. d. Apoyar en la elaboración de las carpetas (agendas y diversos documentos) para las Sesiones de Directorio, cuando así lo requiera el Jefe de Departamento. e. Apoyar, cuando así lo requiera el Jefe de Departamento, en el cotejo del texto final de las Actas contra las transcripciones y certificaciones que requieren ser distribuidas a las unidades orgánicas del Banco, para su ejecución y/o conocimiento. f. Mantener actualizado el archivo y registro de las transcripciones o certificaciones emitidas por la Gerencia. g. Recibir las solicitudes de información, correspondiente a la Oficina Principal del Banco y Red de Oficinas de Lima Metropolitana y Callao, para dar cumplimiento de las disposiciones señaladas en la Ley Nº Ley de Transparencia de Acceso a la Información Pública y directivas internas, canalizando las solicitudes a las unidades orgánicas del Banco que posean dicha información. h. Preparar las comunicaciones dirigidas al solicitante de información pública conteniendo la fecha para la liquidación del costo de reproducción y recojo, así como denegatorias al acceso a la información solicitada. i. Comunicar si la información solicitada ya está disponible al público en cualquier medio, la respuesta a la información pública, entre otras comunicaciones. j. Mantener un registro de las solicitudes recibidas y elaborar un reporte anual a ser enviado por el Gerente a la Presidencia del Consejo de Ministros. k. Llevar el registro de la documentación fedateada por el Gerente y/o Subgerente. l. Preparar la documentación referente a las firmas de los funcionarios autorizados para realizar operaciones a nivel nacional en las entidades financieras, entre otras, en representación del Banco. m. Llevar y mantener actualizado el registro de firmas autorizadas del Banco. n. Realizar otras funciones asignadas por el Gerente de Asuntos Corporativos. Depende Directamente del: Gerente Asuntos Corporativos. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Ninguno. 17 de 39

18 5.2 Subgerencia de Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo Denominación del Cargo Específico: Subgerente Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo. Funciones Específicas a. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de la Subgerencia de Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo. b. Participar en la elaboración del Plan de Actividades de la Subgerencia para su inclusión en el Plan Operativo Anual de la Gerencia. c. Asegurar una adecuada administración del sistema de trámite documentario en el Banco. d. Velar por el Patrimonio Documental del Banco ubicado en el Archivo Central. e. Informar al Gerente sobre las nuevas obligaciones legales que son de aplicación para el Banco. f. Informar al Gerente sobre las brechas existentes entre la normatividad interna vigente y la obligación legal externa. g. Administrar en forma eficiente los recursos asignados a la Subgerencia, de acuerdo con los lineamientos fijados por la Alta Dirección. h. Proponer, participar y supervisar el desarrollo de normas y disposiciones administrativas, de acuerdo al ámbito de su competencia. i. Atender asuntos relacionados con las actividades de la Subgerencia, cuando sea requerida y verificar que el personal de la Subgerencia atienda oportuna y eficientemente los requerimientos de información de las unidades orgánicas del Banco. j. Visar las papeletas de permisos y comisiones de servicios del personal a su cargo. k. Autorizar las horas extras del personal de la Subgerencia. l. Coordinar el rol vacacional del personal de la Subgerencia. m. Promover medidas tendentes al mejoramiento continuo de los procesos realizados en el ámbito de su competencia, además de propiciar la cultura de calidad en el personal de la Subgerencia. n. Asumir ante el Gerente los resultados de la gestión de riesgos que corresponde a su Subgerencia. o. Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las políticas establecidas para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. p. Administrar el presupuesto asignado a su Subgerencia, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecución. q. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Subgerencia. r. Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como, por la aplicación de las políticas y procedimientos del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y financiamiento del Terrorismo y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en las unidades orgánicas de su dependencia. 18 de 39

19 s. Atender e implementar las medidas preventivas y correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoría Interna, el Órgano de Control Institucional o los organismos de control externo. t. Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Gerente Asuntos Corporativos. Depende Directamente del: Gerente Asuntos Corporativos. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Todos los cargos específicos de la Subgerencia de Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo Denominación del Cargo Específico: Secretaria Funciones Específicas: a. Elaborar las comunicaciones hacia las unidades orgánicas o entidades externas por encargo del Subgerente. b. Registrar en el Sistema de Trámite Documentario STD y disponer el correcto envío de la correspondencia desde la Subgerencia a las diversas unidades orgánicas y entidades externas al Banco. c. Recibir, registrar, clasificar y distribuir internamente la correspondencia que llega a la Subgerencia, utilizando el Sistema de Trámite Documentario STD; realizando el seguimiento de su atención. d. Actualizar la agenda del Subgerente y coordinar reuniones o concertar citas de acuerdo a indicaciones de la Subgerencia. e. Administrar el archivo físico de gestión y archivos electrónicos de la Subgerencia. f. Archivar la documentación recibida, emitida y/o cargos de la misma. g. Coordinar el envío de la documentación archivada a la Sección Archivo Central, en cumplimiento de la normativa correspondiente. h. Recibir y realizar llamadas telefónicas además de enviar y recibir faxes según las necesidades de la Subgerencia. i. Programar y efectuar los requerimientos de bienes muebles, bienes corrientes, servicios y otros a través del sistema que corresponda, así como verificar su recepción y distribución a los usuarios. j. Mantener actualizado el registro de la ubicación y responsable de los bienes muebles asignados a la Subgerencia, así como solicitar su mantenimiento, reparación o baja. k. Tramitar los viáticos del personal de la Subgerencia que viaje en comisión de servicio. l. Tramitar los viáticos del personal de la Gerencia que viaje en comisión de servicio. m. Controlar el cronograma de vacaciones del personal y practicantes asignados a la Subgerencia, así como tramitar las reprogramaciones. n. Hacer el pedido de formularios y efectuar el control y entrega al personal de la Subgerencia. o. Realizar otras funciones asignadas por el Subgerente de Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo. Depende Directamente del: Subgerente Gobierno Corporativo y Cumplimiento Normativo. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Ninguno. 19 de 39

20 5.3 Sección Trámite Documentario Denominación del Cargo Específico: Jefe Sección Trámite Documentario Funciones Específicas: a. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar el cumplimiento de las actividades de la Sección Trámite Documentario. b. Participar en la elaboración del Plan de Actividades de la Sección, para su inclusión en el Plan Operativo Anual de la Gerencia. c. Administrar en forma eficaz y eficiente los recursos asignados a la Sección. d. Supervisar y controlar el manejo de fondo fijo asignado a la Sección. e. Intervenir en la elaboración de normas y disposiciones administrativas relativas al ámbito de su competencia. f. Atender asuntos de su competencia que le sean solicitados por las distintas unidades orgánicas del Banco. g. Administrar el sistema de trabajo del trámite documentario que incluye la recepción, procesamiento, registro y distribución de la documentación que ingresa y egresa a la Sección, con las medidas de seguridad y reserva que correspondan. h. Identificar la correspondencia que por su contenido de orden técnico requieran ser recibidas directamente por las unidades orgánicas competentes. i. Recibir la correspondencia de carácter oficial dirigida al Presidente Ejecutivo y Gerente General, velando que su envío se realice de manera inmediata. j. Emitir Carta de Compromiso para los clientes en relación a las solicitudes de apertura de casilleros. k. Organizar el proceso para el envío mensual de los estados de cuenta corriente a los clientes del Banco a nivel de Lima y Callao. l. Remitir la documentación relacionada a los servicios de mensajería prestados por los contratistas ante al Departamento de Logística. m. Visar las papeletas de permisos y comisiones de servicios del personal a su cargo. n. Autorizar las horas extras del personal de la Sección. o. Coordinar el rol vacacional del personal de la Sección. p. Promover medidas tendentes al mejoramiento continuo de los procesos realizados en el ámbito de su competencia, además de propiciar la cultura de la calidad en el personal de la Sección Trámite Documentario. q. Asumir ante el Subgerente los resultados de la gestión de riesgos que corresponde a su Sección. r. Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las políticas establecidas para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. 20 de 39