OFICINA ASESORA DE SISTEMAS INFORME DE GESTIÓN RESUMEN EJECUTIVO

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2 PLAN MAESTRO DE INFORMÁTICA Y TELECOMUNICACIONES OFICINA ASESORA DE SISTEMAS INFORME DE GESTIÓN RESUMEN EJECUTIVO Tecnologías de la Información para el Desarrollo Institucional UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS 2013

3 Tabla de Contenido Marco Funcional y de Inversión Logros y Avances en los proyectos estratégicos Componentes del Sistema Integrado de Información Institucional Características relevantes de los componentes principales del Sistema Integrado de Información. Sistema de Gestión Académica Sistema de Gestión Administrativa Sistema de Inteligencia de Negocio Proyecciones 2014

4 Preliminares A partir del año 2013, la Universidad Distrital cuenta con un Plan Maestro de Informática y Telecomunicaciones (PMIT UD) cuyo propósito es: definir un marco de trabajo prospectivo, estratégico y operativo que permite alinear las decisiones, la arquitectura y las inversiones en materia de Tecnología de la Información y la Comunicación con los objetivos misionales de la institución. Describe, en diferentes niveles, los lineamientos y proyectos que permiten a la universidad lograr una estructura de TIC acorde a las necesidades y requerimientos de la comunidad universitaria en las áreas relacionadas con la docencia, la investigación, la extensión, los procesos de apoyo administrativo y financiero, los órganos de control y la dirección. 1 El PMIT UD propone un cambio de paradigma en el uso, apropiación y desarrollo de tecnología al interior de la Universidad, obligando a un ejercicio de resignificación del rol de la tecnología y a una reconstrucción del imaginario colectivo que es en últimas el que permitirá la transformación y actualización del modelo de gobierno y gestión. La Oficina Asesora de Sistemas, que hasta el año 2012 coadyuda al modelo reactivo de apropiación tecnológica, se ha visto expuesta a un nuevo entorno conceptual que le obliga a redefinir su quehacer para adaptarse a un nuevo esquema que tiene en la calidad su eje de acción. Este documento presenta los aspectos más relevantes de la transformación que desde el 2011 está experimentando la dependencia y relaciona la gestión realizada para transformar progresivamente su modelo de gestión y operación para cumplir con los requisitos de un plan maestro, a tono con los estándares de reconocida validez internacional en el área del gobierno y la gestión de TI. Marco Funcional y de Inversión La gestión de la Oficina Asesora de Sistemas está alineada con el manual de funciones institucional y el proyecto de inversión 188 Sistema Integral de Información y Telecomunicaciones : Plan de Desarrollo: Saberes, conocimientos e investigación de alto impacto para el desarrollo humano y social. Plan trienal Consejo Superior Universitario. Acuerdo 01 de 2013: Por la cual se adopta el Plan Maestro de Informática y Telecomunicaciones de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Universidad Distrital, 2013.

5 Política 6: Desarrollo Físico e infraestructura tecnológica de la Universidad Estrategia: 1. Desarrollo y actualización permanente de la infraestructura física, tecnológica. De conectividad y de recursos en general Programa 4. Consolidación de la infraestructura informática, de comunicaciones y de conectividad Proyecto 188: registrado ante Secretaría de Hacienda actualizado a abril de 2011: Sistema Integral de Información y telecomunicaciones. A partir del año 2013, los proyectos relacionados con TI se deben articular con el Plan Maestro de Informática y Telecomunicaciones de la Universidad Distrital. Además, conforme a la asignación de responsabilidades dentro del sistema integrado de gestión (SIGUD), la Oficina Asesora de Sistemas es responsable directo del Sistema de Gestión de la Información De esta manera, la OAS lidera el desarrollo de los siguientes proyectos estratégicos definidos en el PMIT UD: Código Proyecto Asociado a OAS por PMIT PE5 PMIT PE6 PMIT PE9 ECOSIIS Sistema Integrado de Información Institucional ATENEA Sistema de Gestión de Conocimiento e Inteligencia de Negocio DOTE Dominio Tecnológico de la Arquitectura Institucional Funciones Funciones Funciones PMIT PE3 Catálogo de Servicios TIC UD Funciones PMIT PE10 MIDAS Modelo Institucional para el Desarrollo de Software Funciones PMIT PE12 UD Seguro Sistema de Gestión de Seguridad de la Información Delegación SIGUD PMIT PE8 SIGTIC Sistema Institucional de Gestión de TI Funciones Tabla: Relación de Proyectos Estratégicos del PMIT UD en los que participa la Oficina Asesora de Sistemas Esta relación denota claramente el carácter estratégico de la Oficina Asesora de Sistemas dentro del modelo institucional, y guía la reestructuración necesaria de la dependencia para adaptarse y cumplir cabalmente con la visión estratégica institucional.

6 Logros y Avances en los proyectos estratégicos ECOSIIS Sistema Integrado de Información Institucional Construcción de un modelo de requerimientos basado en casos de uso definidos por los expertos en los dominios financiero, académico, docencia y administrativo. Definición de una arquitectura que acoge los conceptos de la orientación a servicios (SOA), para fomentar la interoperabilidad de aplicaciones. Implementación del marco de desarrollo SARA, Sistema para la Articulación Rápida de Aplicaciones (System for Addressing the Rapid development of Applications). Estructuración de un modelo de pruebas de software conforme a estándares internacionales. Implementación del botón de pago en línea, puesta en producción el día 1 de diciembre de Desarrollo iterativo e incremental del Sistema Integrado de Información Institucional con enfoque de trabajo en red, fomentando el cambio tecnológico y el desmonte progresivo de aplicaciones obsoletas e inseguras. Análisis, diseño, desarrollo, fortalecimiento y despliegue del Sistema de Gestión Académico que contribuye a soportar procesos transaccionales requeridos para la vida académica del estudiante desde el momento que es admitido hasta cuando se convierte en un egresado. Implementación de nueva funcionalidad web para la clasificación tributaria de las personas naturales que tienen un vínculo laboral con la Universidad ( Docentes, contratistas, administrativos). Análisis, diseño, adaptaciòn técnica y despliegue de solución para el cargue masivo de información presupuestal en el PREDIS de la Secretaría de Hacienda Distrital (Predis día a día) Optimización de los algoritmos relacionados con procesos críticos de gestión académica. Planificación detallada de las actividades de desarrollo de los sistemas administrativo, financiero y docencia conforme a los lineamientos del PMIT UD. Desarrollo del módulo de gestión de cuotas partes, con lo cuál se reducen las tareas administrativas asociadas al proceso de cobro. Adaptación técnica del Se facilitó y agilizó el proceso de cierre de semestre, logrando una estabilización en la prestación del servicio que durante el año 2013 no presentó ningún retraso en el inicio de semestre y un cumplimiento cabal del Calendario Académico. Interfaces de usuario más intuitivas que agilizan el registro de horarios y permite asignar carga compartida para docentes. Análisis de la información registrada en las bases de datos de la oficina de egresados e identificación de inconsistencias con respecto a las bases de datos que tiene cada secretaría académica, secretaría general y la OAS. Análisis, diseño y desarrollo de soluciones para el área de docencia que comprende las necesidades de docencia y evaluación docente. Se ha adelantado desarrollos con respecto a reportes docentes y registro de carga académica. Desarrollo y prueba de la funcionalidad de generación de certificados de notas en el rol de Secretario Académico en el sistema CONDOR

7 Se optimizó el algoritmo para asignación de horario al estudiante. Se hace posible la impresión de certificados de notas vía Web por parte de los Secretarios Académicos. ATENEA Sistema de Gestión de Conocimiento e Inteligencia de Negocio Diseño y construcción de la bodega de datos de la Universidad caracterizada por unidades computacionales adaptadas a la organización, y el uso de software libre en todas las capas de conformidad al Acuerdo 279 de 2007 del Concejo de Bogotá. Implementación de la suite SPAGOBi, la cual contiene herramientas de inteligencia de negocios tales como gestor de reportes, motor de minería de datos, análisis transaccional, sistemas de extracción, transformación y carga de información, geolocalización, entre otros. Caracterización del modelo de indicadores para procesos de autoevaluación institucional y de proyectos curriculares. Con esto, los equipos de trabajo cuentan con un sistema que les provee la información institucional de manera automatizada sin la intermediación de la OAS. DOTE Dominio Tecnológico de la Arquitectura Institucional Definición de la arquitectura tecnológica institucional conforme a The Open Group Architecture Framework (TOGAF). Incremento de más de un 1000% en la capacidad de procesamiento de los servidores que soportan procesos de misión crítica. Incremento de más de 800% en la capacidad de memoria de los servidores que soportan misión crítica. Incremento de más de 5000% en la capacidad de almacenamiento de los servidores de misión crítica. Implementación de herramientas para la gestión de la infraestructura de la OAS, basado en sistemas multiagentes. Despliegue de herramientas para la detección de vulnerabilidades en los servidores de misión crítica. Actualización del modelo de licenciamiento de los sistemas de bases de datos, con lo que se garantiza la continuidad del servicio de mantenimiento y soporte hasta el año Rediseño del modelo de gestión de copias de seguridad obteniendo respaldo multinivel en un esquema interno, virtualizado y tercerizado. Integración de un modelo de virtualización de infraestructura en la nube con lo que se obtiene capacidad de crecimiento en tiempo real. Esto fue posible gracias al trabajo conjunto entre la OAS,la sección de compras y la sección financiera quienes lograron modernizar los procedimientos de pago para soportar el pago a terceros a través de medios electrónicos. Catálogo de Servicios Primera fase de la definición del catálogo de servicios de la Oficina Asesora de Sistemas. Implementación de la herramienta project open, para la gestión de servicios y proyectos alineados con el estándar ISO

8 MIDAS Modelo Institucional para el Desarrollo de Software. Definición e institucionalización del proceso de desarrollo de software OpenUP/OAS, resolución 461 de Diseño y desarrollo de un plan de capacitación especializado en el área de desarrollo de software. Implementación de casos de aplicación respecto a la arquitectura orientada a servicios. Implementación de la herramienta MANTIS para la gestión de requerimientos de desarrollo. Enfocada principalmente al control de recursos, al seguimiento de tiempos y a la desmaterialización de artefactos. UD Seguro Sistema de Gestión de Seguridad de la Información Elaboración del documento maestro del Sistema de Gestión de Seguridad para la Universidad Distrital, en el cual se describe el sistema de gestión conforme a los lineamientos de ISO Inclusión y aprobación dentro del Plan Maestro de Informática y Telecomunicaciones, el proyecto estratégico: PMIT PE12 UD Seguro Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, cuyo objetivo es Establecer, implementar, operar, hacer seguimiento, revisar, mantener y mejorar la seguridad de la información institucional, para alcanzar de manera progresiva, un ambiente de trabajo seguro que garantice la disponibilidad, confidencialidad e integridad de la información. A este proyecto se le ha definido recursos suficientes ($100' ) para su desarrollo. Implementación de controles conforme al análisis de riesgo y siguiendo los lineamientos de ISO Elaboración y aprobación de la Política de Seguridad de la Información de la Universidad Distrital, adoptada por Resoluciòn de Rectoría No 678 de (Control 1.1) Caracterización inicial del estado de los controles. (Control 11.2) Inventario de activos de información custodiados por la Oficina Asesora de Sistemas. (Control 3.1) Elaboración y aprobación de la Política de Adquisición y Uso de Software adoptada por Resolución de Rectoría No 690 de (Control 11.2) Elaboración y aprobación del Método de Desarrollo de Software OpenUP/OAS, adoptado mediante Resolución de Rectoría No 461 de (Dominio 8) Caracterización, aprobación y registro de los procesos de desarrollo de software de la OAS, conforme al método adoptado. (Control 8.2) Contacto preliminar con el CSIRT de la Policía Nacional (Control 2.6) Consulta a la Oficina jurídica respecto al tratamiento y clasificación de cierto tipo de información del personal. (Control 2.1) Reunión con la sección de Archivo para iniciar el proceso de articulación de la Política de Seguridad de la Información con la Política de Gestión Documental. (Control ) Traslado de equipos de soporte a misión crítica al Centro Cómputo Especializado OLIMPO. En este punto cabe anotar que la Red de Datos UDNET a liderado el proceso de adecuación de este centro en el cumplimiento de los estándares requeridos. (Dominios 5 y 7) Elaboración del documento preliminar del Plan de Continuidad del Negocio Capítulo Oficina Asesora de Sistemas. (Control 10.1) Desarrollo de la Matriz de Riesgo Institucional en Procesos de Desarrollo de Software Capítulo Oficina Asesora de Sistemas. (Dominio 10)

9 Integración del uso de repositorios de código fuente en los procesos de desarrollo de software dirigidos por la OAS. (Control 8.4.3) Capacitación: Realización del Primer Seminario Institucional de Seguridad de la Información SIGTIC Sistema Institucional de Gestión de TI Capítulo OAS Desarrollo de la fase de inicio del proyecto: Sistema de Gestión de Software de Apoyo a Procesos Misionales provisto por la Oficina Asesora de Sistemas. Resumen de Inversión PMIT PE5 ECOSIIS Sistema Integrado de Información Institucional PMIT PE6 ATENEA Sistema de Inteligencia de Negocio PMIT PE3 Catálogo de Servicios TIC UD PMIT PE10 MIDAS Modelo Institucional para el Desarrollo de Software PMIT PE12 UD Seguro Sistema de Gestión de Seguridad de la Información PMIT PE8 SIGTIC Sistema Institucional de Gestión de TI PMIT PE9 DOTE Dominio Tecnológico de la Arquitectura Institucional Totales Tabla: Inversión proyectos estratégicos liderados por la Oficina Asesora de Sistemas

10 Componentes del Sistema Integrado de Información Institucional El software de la Universidad ya sean adquiridos por terceros o de desarrollo propio se clasifica en tres tipos: a. Transaccionales o de apoyo: Es un tipo de sistema de información que está diseñado para recolectar, almacenar, modificar y recuperar todo tipo de información que es generada por las transacciones en una organización. Una transacción es un evento o proceso que genera o modifica la información que se encuentran transitoriamente almacenada en un sistema de información. Los sistemas transaccionales son sistemas de información que están embebidos y apoyan los procesos de la gestión académica y administrativa. Los principales sistemas transaccionales como se evidencia en la tabla 1 y la imagen que se encuentran desplegados en la Universidad son: Proceso Admisión, registro y control Gestión de Información Bibliográfica Gestión de Infraestructura Física Sistema de Información CÓNDOR Sistema de Gestión Académica ALEPH Aplicativo ACESS Inventarios Gestión de Recursos Humanos CÓNDOR TETIS* Gestión de Recursos Financieros SICAPITAL SIIGO Open EVA* Gestión Contractual Gestión de Egresados Gestión Docente Apoyo a la gestión de Extensión y proyección Social Apoyo a la gestión de Investigación SICAPITAL CÓNDOR Aplicación Académica Egresados Aplicativo ACESS Docencia Kyron* SIDEXUD ILUD SICIUD Apoyo a la gestión de la OAS Mantis, Zabbix, GoogleDocs, Portal OAS, Project Open Tabla. Sistemas transaccionales. * En proceso de desarrollo

11 b. Estratégicos: Son sistemas de información que permiten realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones. Estos sistemas están orientados a usuarios de nivel gerencial o de dirección académica o administrativa. En este grupo se encuentran los sistemas de información de los procesos de tipo estratégico como se evidencia en la Tabla 2: Proceso Autoevaluación Direccionamiento Estratégico Sistema de Información Sistema Integrado de Autoevaluación Sistema Bodega de Datos ICARO Control Institucional Sistema de Inteligencia de Negocios SPAGO Bi Sistema Bodega de Datos ICARO Sistema Integrado de Autoevaluación PERSEO Plataforma de Voto Electrónico Tabla. Sistemas de información Estratégicos c. Académico: En este grupo encontramos los sistemas de información o aplicaciones que apoyan directamente el quehacer de la docencia o que han sido fruto de la Investigación en la Universidad o adquiridos por terceros. Algunos de las aplicaciones que se encuentran en este grupo son : Projec Ms, Macromedia CS4, JAVA, PHP, MSQL, CC, VISUAL BASIC entre otros. Tomando en cuenta los recursos asignados y las necesidades prioritarias de la Institución en lo que respecta a desarrollo de software, la Oficina Asesora de Sistemas ha enfocado sus esfuerzos en: El análisis, diseño, desarrollo, fortalecimiento y despliegue del Sistema de Gestión Académico (CÓNDOR) que contribuye a soportar procesos transaccionales requeridos para la vida académica del estudiante desde el momento que es admitido hasta cuando se convierte en un egresado. El análisis, diseño, desarrollo, fortalecimiento y despliegue del Sistema Bodega de Datos, convirtiéndose en un sistema de información estratégico que permite la toma de decisiones De esta manera se toman transversalmente las necesidades de apoyo a los procesos transaccionales y estratégicos del área académica y administrativa de la Institución. Es importante resaltar que fruto del desarrollo de las vertientes mencionadas y de manera paralela, la Oficina Asesora de Sistemas propuso y ajustó el método de desarrollo OPENUP/OAS, avalado por el Comité de Informática y Telecomunicaciones según resolución

12 461 de Rectoría en el año El método OPENUP/OAS, define el marco de trabajo institucional en el análisis, diseño, desarrollo e implantación de productos de software al interior de la Universidad. Características relevantes de los componentes principales del Sistema Integrado de Información. Sistema de Gestión Académica Gestión de horarios. Gestión de notas. Gestión de espacios académicos. Gestión de evaluación docente. Gestión de planes de estudio. Generación de reportes. Gestión de consejerías. Gestión de recibos de pago. Gestión de plan de trabajo docente. Gestión de pagos en línea. Sistema de Gestión Financiera Gestión de presupuesto Gestión de contabilidad (SIIGO) Gestión de tesorería Gestión de nómina. Gestión Contractual Gestión de Costos Sistema de Gestión Administrativa Gestión de solicitudes de servicio*. Gestión de certificados*. Gestión de parqueaderos*. Gestión de inventarios*. Sistema de Inteligencia de Negocio Gestión de indicadores Servidor de reportes Minería de datos. Analisys OLAP, para navegar por los datos. Dashboards, tablero de mandos para monitorear los KPIs.

13 modelos KPI, para construir y probar un modelo propio de supervisión de los Indicadores claves del desempeño. reportes de Georreferenciación, para a publicación de datos a través de una representación geográfica. procesos ETL, para la recogida de datos de diferentes fuentes. Proyecciones 2014 La Oficina Asesora de Sistemas como dependencia que gestiona parte de los servicios de TI, debe acoger en su totalidad los lineamientos del Plan Maestro de Informática y Telecomunicaciones, específicamente en el cumplimiento de las fases de desarrollo definidas: Fase 1: Integración. Duración de un (1) año, tiene como objetivos: Integrar los diferentes proyectos que en materia de TIC se vienen desarrollando en la Universidad en el marco orientado a serviciosdefinido por el Plan Maestro. Definir el modelo de gobierno de TI institucional conforme a los lineamientos del Plan Maestro y sus referentes declarados. Formar el personal docente y administrativo en áreas relacionadas con la apropiación y aprovechamiento de TIC, el gobierno de TI, la Seguridad de la Información y la gestión de servicios de TI. Caracterizar la arquitectura institucional, a partir de un estudio de los dominios: institucional, de información, de servicios y tecnológico. Integrar los planes de desarrollo que en materia de TIC hayan formulado la oficina asesora de sistemas, la red de datos UDNET, la oficina asesora de planeación y control, las vicerrectorías y demás dependencias. Definir una organización que optimice la integración estratégica funcional de las áreas relacionadas con el manejo de TI al interior de la institución. Fase 2: Transición. Duración de un (1) año, tiene como objetivos: Sincronizar el desarrollo del modelo de TIC acorde a la arquitectura institucional definida. Alinear las decisiones y actividades de TIC con los procesos institucionales Reducir el impacto ecológico de la gestión y operación institucional. Articular las TIC a los procesos de enseñanza aprendizaje. La fase 1 culmina el 28 de febrero de 2014 y la fase 2 el 28 de febrero de 2015.

14 En ese orden de ideas, en el año 2014 la OAS integra totalmente el quehacer de los proyectos de inversión, a los siguientes proyectos estratégicos: PMIT PE5 : ECOSIIS Sistema Integrado de Información Institucional Desarrollo de la fase de elaboración de los proyectos relacionados con los sistemas de gestión académica, gestión financiera, gestión administrativa. Contribuir al desarrollo de la fase B del método de desarrollo de arquitecturas (ADM), buscando su correlación con el SIGUD. Desarrollar en cuatro (4) meses la fase C del método de desarrollo de arquitecturas (ADM). Definir y desarrollar en tres (3) meses el Plan de Contratación del Talento Humano como elementos estratégico que permita la continuidad de los proyectos. PMIT PE6: ATENEA Sistema de Gestión de Conocimiento e Inteligencia de Negocio Caracterización y despliegue del 30% de los indicadores requeridos por el modelo de acreditación institucional. Caracterización y despliegue del 40% de los indicadores requeridos por el modelo de acreditación de proyectos curriculares. Reporte del 100% de los datos requeridos por el SNIES y el SPADIES en los periodos definidos por el MEN. Capacitar al 10% de los funcionarios de planta que realizan labores administrativas, en el uso de la herramientas de inteligencia de negocios. Capacitar al 90% de los coordinadores y asistentes, en el uso de la herramientas de inteligencia de negocios. Realizar el seminario institucional de inteligencia de negocios. Desarrollar la fase de inicio del proyecto del Sistema de Gestión de Conocimiento de la Universidad Distrital FRancisco José de Caldas. PMIT PE9: DOTE Dominio Tecnológico de la Arquitectura Institucional Desarrollar en dos (2) meses la fase A del método de desarrollo de arquitecturas (ADM). Desarrollar en cinco (5) meses la fase D del método de desarrollo de arquitecturas (ADM) relacionado con la infraestructura requerida por la Oficina Asesora de Sistemas. Definir en cuatro (4) meses los mecanismos de integración del modelo de arquitectura de la OAS a nivel institucional. PMIT PE3: Catálogo de Servicios TIC UD Impĺementar la gestión del 100% de los servicios de TI proveídos por la Oficina Asesora de Sistemas. Diseñar el 100% de los servicios de TI soportados por la Oficina Asesora de Sistemas en las categorías de SDaaS, Aplicactivos, Soporte, acceso y registro de identidad, Seguridad de la Información y virtualización.

15 Implementar el 100% del catálogo de servicios capítulo OAS. PMIT PE10:MIDAS Modelo Institucional para el Desarrollo de Software Metodología en cinco meses (5) para asegurar el cumplimiento del modelo de gestión de la OAS. Realizar doce (12) capacitaciones relacionadas con los aspectos del OpenUP/OAS. Desarrollar la fase 1 para la evaluación de procesos de desarrollo de software al interior de la Universidad Distrital. Definir el modelo de certificación de procesos de desarrollo para equipos de trabajo que deseen integrar aplicaciones al Sistema de Información Institucional. Definir en ocho (8) meses el documento OpenUP/OAS Agile, que caracterice un proceso mínimo fundamentado en el proceso OpenUP/OAS. PMIT PE12: UD Seguro Sistema de Gestión de Seguridad de la Información Desarrollar la fase de elaboración del proyecto Universidad Verde. Implementar el 80% de los controles definidos a partir del análisis de riesgo. Realizar el 2do y 3er Seminario de Seguridad de la Información. Fortalecer el equipo de respuesta de gestión a incidentes adquiriendo los elementos de hardware requeridos para los análisis. Catalogar en doce (12) meses el 50% de los activos de información institucionales. PMIT PE8 : SIGTIC Sistema Institucional de Gestión de TI Gestionar el 100% de os activos de TI relacionados con la Oficina Asesora de Sistemas.