KH-MKT-P001 PROCEDIMIENTOS DE IMAGEN INGENIERIA Y CONSTRUCCION

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1 8 05/01/12 FMR FMR FSM Actualización de formularios de autorización mandante 7 04/05/11 FMR FMR FSM Actualización proceso solicitud de materiales 6 16/08/10 FMR FMR SMC Actualización proceso solicitud de materiales 5 07/06/10 FMR FMR SMC Actualización proceso solicitud letreros REV FECHA ELABORADO REVISADO APROBADO MODIFICACIONES PROCEDIMIENTOS DE IMAGEN EL PRESENTE PROCEDIMIENTO HA SIDO DESARROLLADO PARA USO EXCLUSIVO DE LAS SOCIEDADES OPERATIVAS DEL GRUPO SALFACORP S.A. Y, POR LO TANTO, ESTABLECE PROCEDIMIENTOS, FACULTADES Y DEBERES PARA LOS EMPLEADOS Y TRABAJADORES DE TALES EMPRESAS, QUIENES DEBERÁN MANTENER ESTRICTA RESERVA FRENTE A TERCEROS RESPECTO DEL CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO, QUE ES DE PROPIEDAD DE LA RESPECTIVA EMPRESA. EN CONSECUENCIA, SALFACORP S.A. NO ASUME RESPONSABILIDADES RESPECTO DEL CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO NI RESPECTO DE SU USO INADECUADO y/o POR PERSONAS NO AUTORIZADAS UNIDAD O ÁREA GERENCIA VALORES Y PERSONAS DESCRIPTOR MARKETING INDUSTRIAL PÁGINA 1 de 11

2 Página:2 de OBJETIVO. Establecer las aplicaciones gráficas e implementación de imagen en obras y definir el proceso de solicitud de cada elemento. 2.- ALCANCE. Procedimiento para ser aplicado por todas las obras y áreas de las empresas operativas de la unidad de negocios de Ingeniería y Construcción. 3.-RESPONSABILIDADES. Responsabilidad GGUN VP GGE GP AO JMKT EMP Supervisa cumplimiento X X X X X X X Participa Procedimiento X X X X GGUN: Gerente General de Unidad de Negócios VP: Vicepresidente GGE: Gerente General Empresa GP: Gerente de Proyecto AO: Administrador de Obra JMKT: Jefe de Marketing EMP: Cualquier persona que pertenezca a la Empresa

3 Página:3 de METODOLOGÍA Generalidades Toda obra de las Empresas operativas de SalfaCorp debe implementar en sus faenas la Imagen Corporativa de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Gerencia de I&C. Del mismo modo, es responsabilidad del Administrador de Obra y Gerente de Proyecto respectivo, mantener correctamente aplicada la Imagen en sus Obras. A continuación se detallan las aplicaciones definidas para los elementos que utilizan la Imagen corporativa en obras y oficinas Implementación de letreros Todas las obras de las Empresas operativas de SalfaCorp deben implementar letreros corporativos en los accesos principales de sus faenas, previa autorización del Mandante. Los pasos para solicitud de letreros son: Paso 1: Solicitar autorización al Mandante (responsabilidad G.P ó A.O) Al comienzo de cada obra el G.P. ó A.O. debe solicitar al Mandante V B para la instalación de letreros corporativos y además definir en forma conjunta su ubicación (es importante que los letreros queden instalados en lugares visibles al público para que cumpla su objetivo comunicacional). Como método de resguardo cada obra debe confirmar autorización mediante el Formulario Autorización Letreros Mandante, registro KH-MKT-R003. En caso de no contar con el V B del Mandante debe quedar constancia en el formulario, indicando los detalles de la decisión (también es válido como registro un ó algún otro documento firmado por el Mandante que indique la decisión). El formulario se puede descargar desde el Link de Imagen Corporativa en Intranet. Paso 2: Solicitud fotomontaje letrero a Marketing (responsabilidad G.P o A.O.) Una vez que se cuente con el V B del Mandante se debe enviar Formulario Solicitud de Letreros a Marketing, registro KH-MKT-R002, especificando el formato del letrero solicitado y fotografías del lugar autorizado. El formulario y las fotos se deben enviar a Felipe Muñoz R., e - mail: fmunozr@salfacorp.com, fono: (02) El formulario se puede descargar desde el Link de Imagen Corporativa en Intranet.

4 Página:4 de 11 Paso 3: Marketing valida instalación de letreros (responsabilidad Marketing) Como método de resguardo, una vez que la obra reciba el fotomontaje, es importante que se revise nuevamente la ubicación con el Mandante, una vez realizado esto la obra genera pedido a Adquisiciones. Paso 4: Realizar solicitud a Adquisiciones (responsabilidad G.P o A.O.). Una vez se realice el pedido a Adquisiciones, mediante Solped, esta área procede a emitir Orden de Compra a nombre de la Empresa licitada. Paso 5: Despacho e instalación El proveedor despacha a Bodegas Centrales y desde ahí se envía a Obra. La Obra es la encargada de instalar el letrero. Para revisar las especificaciones y aplicaciones gráficas consultar el Instructivo de Implementación de letreros obras, registro KH-MKT-I001, disponible en Intranet, link de Imagen. La instalación de letreros debe ser siempre validada por Marketing Instalación de faenas Es responsabilidad de Maqsa entregar a las obras el contenedor con la imagen correctamente implementada, es decir contenedores pintados con diseño corporativo. Esto no es aplicable para contenedores arrendados a terceros. Para revisar las especificaciones y aplicaciones gráficas consultar el Instructivo de Instalación de Faenas y Señalética en Obra, registro KH-MKT-I002, disponible en Intranet, link de Imagen Señalética indicativa Todas las Obras de las Empresas operativas de SalfaCorp deben implementar señalética corporativa indicativa en las oficinas o áreas de las instalaciones de faena. Es responsabilidad del A.O. ó G.P. solicitar la señalética corporativa a Adquisiciones, debiendo indicar claramente los nombres que necesitan aplicar en la señalética y el logo (Ejemplo: Administrador de Obra, Oficina Técnica, Bodega, etc.). Para revisar las especificaciones y aplicaciones gráficas consultar el Instructivo Instalación de Faenas y Señalética obras, registro KH-MKT-I002, disponible en Intranet, link de Imagen.

5 Página:5 de Papelería impresa La Papelería impresa es utilizada como medio de comunicación con clientes, entidades públicas, inversionistas, proveedores, etc. El logo a utilizar debe ser el de la empresa que mantiene la relación contractual con el Mandante. Los formatos disponibles a utilizar son: Sobres y hojas carta Carpeta Corporativa Portadas para CD (carátula exterior, interior y sobre) Forros o portadas de archivadores (lomo, cara y retiro) Tarjetas de presentación La papelería se debe solicitar a través de Solped. Para revisar las especificaciones y aplicaciones gráficas consultar el Instructivo de Papelería Impresa y Formatos digitales, registro KH-MKT-I003, disponible en Intranet, link de Imagen Formatos digitales Los Formatos digitales son utilizados como medio de comunicación con clientes, entidades públicas, inversionistas, proveedores, etc. El logo a utilizar debe ser de la Empresa que mantiene la relación contractual con el Mandante. Los formatos disponibles a utilizar son: Logos para . Plantillas power point Papelería (carta, memo, fax y lomo archivadores) Fondo y protector de pantalla Credenciales para trabajadores El uso de las credenciales para trabajadores es obligatorio en la medida que sea exigido por el Mandante o definido dentro de los procesos de la obra. Para revisar las especificaciones y aplicaciones gráficas consultar el Instructivo de Papelería Impresa y Formatos digitales, registro KH-MKT-I003, disponible en Intranet, link de Imagen.

6 Página:6 de Aplicación de logos en cascos y camionetas Logos en cascos: Todas las obras de las Empresas operativas de SalfaCorp deben implementar en los cascos de sus trabajadores un adhesivo con el logo de la Empresa respectiva. Logos camionetas: Todas las camionetas o vehículos de obra deben implementar en sus puertas delanteras un adhesivos con el logo de la Empresa respectiva. Los adhesivos con logo se debe solicitar a través de Solped. Para revisar las especificaciones y aplicaciones gráficas consultar el Instructivo de Papelería Impresa y Formatos digitales, registro KH-MKT-I003, disponible en Intranet, link de Imagen Cuadros informativos de obras Cuadro Política de Calidad: debe ser instalado en todas las obras de las Empresas operativas de SalfaCorp, debiendo ser ubicado en la sala principal, de modo que sea visualizado por todas las personas que visiten la obra. El logo a utilizar debe ser el de la Empresa que establece la relación contractual con el Mandante. Los Cuadros de Políticas se debe solicitar a través de Solped. Cuadro de obras adjudicadas: Este debe ser ubicado en la instalación de faena con visibilidad exterior para los trabajadores de la obra. Los cuadros de obras adjudicados se debe solicitar a través de Solped. Para revisar las especificaciones y aplicaciones gráficas consultar el Instructivo de Papelería Impresa y Formatos digitales, registro KH-MKT-I003, disponible en Intranet, link de Imagen Ropa de seguridad. En la medida que se defina utilizar Ropa de seguridad (requerido por el Mandante o establecido dentro de los proceso de la obra), esta deben contar con la aplicación de la imagen corporativa definida. Los diseños de ropa de seguridad definidos son los siguientes: Buzo piloto Chaqueta de mezclilla Chaqueta de geólogo Chaleco reflectantes Gorros térmicos para cascos Para nuevos diseños de ropa o aplicaciones de textos sobre la ropa, se debe contar siempre con el V B de Marketing I&C, quien definirá la correcta aplicación de la Imagen en la ropa. La ropa de seguridad se solicita a través de Solped.

7 Página:7 de 11 Para revisar las especificaciones y aplicaciones gráficas consultar el Instructivo Imagen Ropa de Seguridad, registro KH-MKT-I004, disponible en Intranet, link de Imagen Ropa para profesionales. La ropa para profesionales es de carácter opcional y para su solicitud es necesario contar con el V Bº del Gerente de Proyecto o Gerente Empresa respectiva. Los diseños de ropa definidos son los siguientes: Parka Polar Camisas Poleras Para nuevos diseños de ropa se debe contar siempre con el V B de Marketing I&C, quien definirá la correcta aplicación de la imagen en la ropa. Una vez se valide el requerimiento con Marketing se debe solicitar a través de Solped. Para revisar las especificaciones y aplicaciones gráficas consultar el Instructivo Materiales Promocionales, registro KH-MKT-I005, disponible en Intranet, link de Imagen Materiales promocionales Las obras de las Empresas operativas de SalfaCorp que necesiten adquirir materiales promociónales o pendones se deben contactar con el área de Marketing I&C, quien gestionará la compra de los materiales. Una vez tomada la decisión se debe solicitar a través de Solped. Para revisar las especificaciones y aplicaciones gráficas consultar el Instructivo Materiales Promocionales, registrokh-mkt-i005, disponible en Intranet, link de Imagen.

8 Página:8 de Registro Fotográfico Al término de cada obra, el A.O. tiene como responsabilidad enviar fotos de registro al Gerente Empresa respectivo, quién será responsable de escoger dos fotos representativas del proyecto (tamaño 2mb o más). Las fotografías digitales seleccionadas se deben enviar a Marketing I&C, vía para su respectivo almacenamiento. Incluye los siguientes datos: Nombre del proyecto: Ubicación: Total de HH o mt2 aprox: Fecha término: Mandante: Las fotos recepcionadas serán para actualizar el registro fotográfico en la página web SalfaCorp y banco de fotos del portal Corporativo Control y aseguramientos de imagen en obras Con el objeto de evaluar el cumplimiento de los estándares de imagen establecidos por la Compañía, se definió realizar en conjunto con las revisiones de bodega las auditorias de Imagen, en donde se efectuará un chequeo específico de los ámbitos de importancia para la imagen en Obras, los cuales serán supervisados por el área de Marketing. El instrumento a utilizar es el definido por marketing Check List Imagen en Obras, registro KH-MKT- R001, el cual será completado por el Auditor de bodega a cargo, quién visitará las obras y constatará en terreno el cumplimiento de los estándares definidos. Las auditorías contemplan una medición de carácter ALEATORIO que abarca todas las obras. Posteriormente, se realizará un informe que muestre en forma gráfica los niveles de cumplimiento generales y particulares de cada obra. Los informes de los resultados de auditorías serán comunicados a la Gerencia General de la UNE de I&C, luego de esto se realizarán las correcciones a las desviaciones detectadas, mediante las herramientas respectivas. 5.- PREVENCION DE RIESGOS No Aplica a este Procedimiento 6.- REFERENCIAS KH-MKT-I001 Instructivo de Implementación de letreros obras. KH-MKT-I002 Instructivo de Instalación de Faenas y Señalética en obra. KH-MKT-I003 Instructivo Papelería Impresa y Formatos digitales. KH-MKT-I004 Instructivo Imagen Ropa de Seguridad. KH-MKT-I005 Instructivo Materiales Promocionales.

9 Página:9 de REGISTROS KH-MKT-R001 Check list de Control de Imagen en Obra. KH-MKT-R002 Formulario Solicitud de Letreros VB a Marketing. KH-MKT-R003 Formulario Autorización Letreros Mandante SalfaCorp. KH-MKT-R004 Formulario Autorización Letreros Mandante Propuerto. KH-MKT-R005 Formulario Autorización Letreros Mandante Salfa Mantenciones. KH-MKT-R006 Formulario Autorización Letreros Mandante Geovita. KH-MKT-R007 Formulario Autorización Letreros Mandante Fe Grande. KH-MKT-R008 Formulario Autorización Letreros Mandante Tecas Foto de registro de Obra terminada. 8.- ANEXOS ANEXO A: Check list Control de Imagen en Obras. ANEXO B: Flujo de Proceso de Auditoria.

10 Página:10 de 11 ANEXO A: Check list Control de Imagen en Obras

11 Página:11 de 11 ANEXO B: Flujo de Proceso de Auditoria