PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE OPERACIÓN PARA EL MANEJO, DISPENSACION Y CONTROL DE ANTIBIOTICOS

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1 Clav: CEMA-PR-FC-ATB-13 Vrsión: 0001 Sustituy a: Ninguno Próxima rvisión: cada 30 días. Página 1 d 12 DISPENSACION Y CONTROL DE ANTIBIOTICOS Contnido 1. Objtivo 2. Rsponsabilidads 3. Dsarrollo dl procso 4. Rfrncias Bibliográficas 5. Anxos Formato 1. Rquisición d Compra y/o Gstión d Srvicios Formato 2. Bitácora d Control d Antibióticos. Formato 3. Control d Cambios Formato 4. Firmas d Conociminto. Anxo 1. Diagrama d Flujo dl Procdiminto Normalizado d Opración para l Manjo, Dispnsación y Control d Antibióticos. Gnral d Cntro d d Calidad

2 Clav: CEMA-PR-FC-ATB-13 Vrsión: 0001 Sustituy a: Ninguno Próxima rvisión: cada 30 días. Página 2 d OBJETIVO El uso d antimicrobianos, spcialmnt cuando s inadcuado, jrc una prsión slctiva sobr la flora microbiana qu condiciona la aparición y dsarrollo d cpas rsistnts a stos. Estos fnómnos han sido ampliamnt documntados n la litratura médica, por lo qu s idntifican múltipls stratgias para su control, ntr las cuals, la implmntación d programas d control d antibióticos constituy una mdida d dmostrado valor. Por tal l objtivo d st documnto s dscribir l procdiminto bajo l cual s acataran las disposicions d la Scrtaria d Salud para hacr cumplir l Acurdo por l cual s dtrminan los linamintos a los qu stá sujta la vnta y dispnsación d antibióticos. 2. ALCANCE Aplicar n CEMA n todos los sitios dond s llv a cabo la vnta o dispnsación d mdicamntos, bajo lo stipulado n st documnto para contribuir contra la crcint rsistncia bactriana n patógnos causants d infccions comunitarias intrahospitalarias. 3. RESPONSABILIDADES Es rsponsabilidad dl prsonal d CEMA acatar lo dispusto n st documnto para dar cumpliminto con los rqurimintos d la Scrtaria d Salud ant l Control d Antibióticos, las actividads stán dlgadas d la siguint manra: A) Rsponsabl : vrifica l procso complto dsd la adquisición, almacnaminto, ingrso a bas d datos tanto dl Softwar utilizado (Histoclin) como l control intrno d ntradas y salidas d antibióticos, alimnta la bas d datos d control d Antibióticos, dispnsación y rquisición d dichos principios activos. B) Auxiliar d : prsonal farmacéutico quin tin la facultad d ingrsar n la Bitácora d Control d Antibióticos (Formato 2) las ntradas y salidas d antibióticos Gnral d Cntro d d Calidad

3 Clav: CEMA-PR-FC-ATB-13 Vrsión: 0001 Sustituy a: Ninguno Próxima rvisión: cada 30 días. Página 3 d 12 rfrnciándolas d acurdo a las disposicions oficials para l control d antimicrobianos. C) Prsonal d Caja: prsonal quin hac la vnta d antimicrobianos y quin db notificar, faltants y vnta d los mismos al Auxiliar d o al Rsponsabl para qu st dl sguiminto ncsario. D) Encargado d Administración d : prsonal administrativo quin s l ncargado d hacr la gstión para acptación d compra y quin db rqurir qu n las compras qu l provdor ntrgu la facturación d antimicrobianos por sparado y qu d rfrncia d lots y caducidads n l mismo formato. E) Encargado d Almacén: prsonal rsponsabl d dar sguiminto al provdor, planificar l día y fcha d rcpción a provdors y hacr cumplir las condicions para rcpción y ntrga a Piso d Vnta d antibióticos. DESARROLLO DEL PROCESO El control d Antibióticos da rfrncia d la cantidad d mdicamntos qu bajo st grupo farmacológico s adquirn por part d la CEMA para abastcr las ncsidads d los pacints qu acudn al stablciminto, l cual d manra cronológica s dscrib a continuación n todas las fass qu implica: Adquisición: 1. Rquisición: s rsponsabilidad dl Rsponsabl d Cajas l rquisitar la compra d antibióticos con la priodicidad prtinnt, quin ntrga n la lista d faltants al Ára d Almacén dond s anota las cantidads ncsarias por abastcr, l nombr d antibiótico, spcificando l nombr gnérico, concntración y prsntación, ntr paréntsis la marca rqurida si fus l caso. 2. Entrga a Rsponsabl Administrativo d : s rsponsabilidad dl prsonal administrativo hacr l trámit corrspondint para acrditación d la compra y una vz Gnral d Cntro d d Calidad

4 Clav: CEMA-PR-FC-ATB-13 Vrsión: 0001 Sustituy a: Ninguno Próxima rvisión: cada 30 días. Página 4 d 12 acptada por la Dircción Financira notifiqu al Rsponsabl d Almacén para qu s llv a cabo la gstión corrspondint. 3. Entrga a Rsponsabl d Almacén: una vz firmada por Dircción Administrativa y Financira s ntrga al rsponsabl d Almacén para qu s haga la gstión d rcpción con l provdor y la planificación d ntrga a CEMA. El rsponsabl d Almacén notificara la fcha y la hora n qu srá rcpcionado l producto solicitado a Rsponsabl d. 4. Rcpción al Provdor: s rsponsabilidad dl prsonal Rsponsabl d Almacén, rcpcionar l mdicamnto tnindo n cunta qu para sto s tndrán qu cumplir las siguints caractrísticas por part dl provdor: a) Factura: n la factura db star inscrito l nombr dl principio activo o bin l nombr comrcial, la fcha d caducidad y l lot. D no sr así la mprsa db ntrgar un oficio dond s haga rsponsabl d los lots y caducidads d sus productos. Todos stos puntos dbn vrificars n la rcpción. b) Los productos dbn star n bun stado: tanto n su nvas primario como l scundario y la aparincia física db sr la indicada. c) Las condicions d almacnaminto dbn cumplirs por part dl provdor (rd d frio). d) Las cantidads dbn sr las stipuladas n la rquisición y d no sr así s db spcificar l porqué d los cambios y la solución para cumplir con dichos rqurimintos. Solo si s cumpln stán condicions l mdicamnto srá rcpcionado, d no sr así s ntrgara al provdor para qu haga los cambios y s cumplan con las políticas stablcidas n CEMA. Gnral d Cntro d d Calidad

5 Clav: CEMA-PR-FC-ATB-13 Vrsión: 0001 Sustituy a: Ninguno Próxima rvisión: cada 30 días. Página 5 d 12 Distribución: Una vz qu s rcpciona l producto n Almacén y s Cargado a la bas d datos HIstoclin s ntrga al prsonal farmacéutico (Rsponsabl o Auxiliar d ) para qu st d ingrso a la bas d datos y a la Bitácora d Control d Antibióticos. Actividads qu s dscribn a continuación: 1. Ingrsar a Histoclin: s da ntrada al producto n la bas d datos dl Softwar, siguindo d manra cronológica los siguints pasos: a) Rvisar si l antimicrobiano s ncuntra ya rgistrado n l Rgistro Mastro, d no sr así db dars d alta llnando todos los apartados d st módulo, tnindo cuidado n rvisar qu s d l Chck d Antibióticos s habilit y colocando la lína d productos con sta misma dnominación. Rcordando también qu los mdicamntos no gnran impusto, por tal l Chck d i.v.a. db star dshabilitado. Una vz llnado l rgistro o tnr claro qu l mdicamnto ya xist n l Rgistro s continúa con l siguint paso. b) Dar ntrada n l módulo d Rgistro d Entradas a Almacén, dond db colocars l lot y caducidad d dicho mdicamnto. Y contabilizar para qu l sistma concrt la rcpción d dicho producto. 2. Ingrsar n la Bitácora para control d Antibióticos, la cual s ncuntra n l Escritorio d la computadora d oficina Administrativa, para tals fctos s sigun los siguints pasos d manra cronológica: a) S ingrsa por principio activo, abrindo l libro d Excl qu contnga la información d la sustancia a ingrsar, dntro dl archivo los principios activos s ncuntran divididos por hoja n bas a su concntración y forma farmacéutica y por tanto s corrlaciona con su vía d administración. Si l principio activo a ingrsar s nuvo s db gnrar un nuvo libro siguindo los pasos dl instructivo dl formato. Y anotando los ingrsos con color azul. Gnral d Cntro d d Calidad

6 Clav: CEMA-PR-FC-ATB-13 Vrsión: 0001 Sustituy a: Ninguno Próxima rvisión: cada 30 días. Página 6 d Acomodo: una vz rgistrado s ntrga a prsonal Rsponsabl d Almacén notificando las cantidads qu s rquir tnr n piso d vnta para qu st d salida a st Almacén y l rmannt s rsguard n Almacén d CEMA bajo las condicions qu st dmand. Una vz n Piso d vnta s rsponsabilidad dl Prsonal d caja acomodar l mdicamnto n l Farma Box d manra alfabética, d arriba hacia dbajo d izquirda a drcha y rsptando la condición d Primras Entradas, Primras Salidas (PEPS) Vnta o Dispnsación: La vnta la llva a cabo l prsonal d caja qu no tin formación farmacéutica, si quin ntrga l mdicamnto s prsonal farmacéutico tin la obligación d hacr las rcomndacions prtinnts. Ambos prfils vndrán o dispnsaran l antimicrobiano bajo las siguints prmisas: 1. La rcta solo srá surtida por l timpo y duración dl trataminto indicado. 2. La rcta médica srá rtnida por la farmacia una vz qu l trataminto complto sa surtido, como lo dispon l Rglamnto d insumos para la salud n sus artículos dl 28 al 32. Por lo antrior la rcta db cumplir con las siguints caractrísticas: Cuando s trat d mdicamntos gnéricos la rcta db contnr la dnominación distintiva o conjuntamnt las dnominacions gnéricas o distintivas. En bas al artículo 29 y 30 dl Rglamnto d Insumos para la Salud la rcta db contnr imprso lo siguint: o Nombr y domicilio complto dl lugar dond s xpid dicho formato. o Numro d cdula profsional d quin prscrib. o Fcha o Firma dl prscriptor o Dosis dl principio activo. Gnral d Cntro d d Calidad

7 Clav: CEMA-PR-FC-ATB-13 Vrsión: 0001 Sustituy a: Ninguno Próxima rvisión: cada 30 días. Página 7 d 12 o Prsntación dl principio activo. o Vía d administración o Frcuncia o Timpo d duración dl trataminto. 3. Una vz rvisados stos puntos s surtirá l mdicamnto sllando la rcta y anotando la fcha, cantidad surtida y nombr y firma d quin ntrga l mdicamnto. S saca una copia y n caso d ntrgar l trataminto complto s ntrga la copia al pacint, d no sr así s ntrga la original. Si la rcta s rtin s asigna un númro conscutivo para control intrno l cual s compon d trs rubros, xplicados a continuación: CODIFICACION DE NÚMERO CONSECUTIVO PARA RETENCION DE RECETAS RA DIA.MES.AÑO NEMERO CONSECUTIVO Ejmplo: RA/ /0001 Acto sguido s colocan n l rcopilador (n contraportada) las rctas dbidamnt slladas y con la información dscrita arriba al prsonal Farmacéutico para qu st llv a cabo la captura n la Bitácora d Control d Antibióticos. Los formatos d rcta, tanto originals como copias s rsguardan n l rcopilador d rctas d antibióticos. 4. Captura d salidas n la Bitácora d Control d Antibióticos, la cual s rsponsabilidad dl prsonal farmacéutico (Rsponsabl o Auxiliar d ), para lo cual s abr l archivo con l principio activo vndido o dispnsado y s anota llnando la part d salidas con color rojo, llnando sgún marca l instructivo d llnado dl formato d Bitácora d Control d antibióticos. Gnral d Cntro d d Calidad

8 Clav: CEMA-PR-FC-ATB-13 Vrsión: 0001 Sustituy a: Ninguno Próxima rvisión: cada 30 días. Página 8 d 12 S anxa a st documnto un formato d control d cambios para contar con un historial d las modificacions qu s agrgun n bas a lo rqurido por la institución, l stablciminto o disposicions oficials dictadas por Scrtaria d Salud. D igual manra s añad un formato para firma d conformidad d los involucrados n las actividads qu st documnto rquir. 5. Rfrncias Bibliográficas: Ly Gnral d Salud, fracción IV dl articulo 226. Rglamnto d Insumos para la Salud n sus artículos dl 28 al 32. Acurdo por l qu s dtrminan los linamintos a los qu stá sujta la vnta y dispnsación d antibióticos, vignt a partir dl 25 d agosto dl Suplmnto para stablcimintos ddicados a la vnta y suministro d mdicamntos y dmás insumos para la salud, quinta dición n l Capítulo XXIII: Control d Antibióticos. Gnral d Cntro d d Calidad

9 Clav: CEMA-PR-FC-ATB-13 Vrsión: 0001 Sustituy a: Ninguno Próxima rvisión: cada 30 días. Página 9 d Diagrama d flujo para l Control d Antibióticos(CEMA-DO-FC-CA-07) Gnral d Cntro d d Calidad

10 Clav: CEMA-PR-FC-ATB-13 Vrsión: 0001 Sustituy a: Ninguno Próxima rvisión: cada 30 días. Página 10 d 12 Formato 2. Bitácora d Control d Antibióticos. (CEMA-RG-FC-CR-06) Gnral d Cntro d d Calidad

11 Clav: CEMA-PR-FC-ATB-13 Vrsión: 0001 Sustituy a: Ninguno Próxima rvisión: cada 30 días. Página 11 d 12 Formato 3. Control d Cambios. 1 FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO JUSTIFICACION REALIZADO POR APROBADO POR Gnral d Cntro d d Calidad

12 Clav: CEMA-PR-FC-ATB-13 Vrsión: 0001 Sustituy a: Ninguno Próxima rvisión: cada 30 días. Página 12 d 12 Formato 6. Firmas d conociminto AREA NOMBRE FIRMA FECHA Gnral d Cntro d d Calidad