Política de Activo Fijo y Activos Intangibles.

Transcripción

1 Versión 0 Página. 1 de Objetivo. Establecer los lineamientos para el manejo, control y registro de Activos Fijos y Activos Intangibles adquiridos, incluyendo la custodia y resguardo de los mismos, así como la documentación requerida para las bajas, con objeto de establecer un proceso que permita mantener controlados los bienes propiedad de la Institución. 2. Alcance. Es aplicable para todas las unidades operativas, personal y áreas funcionales de la Institución que participan en el proceso de adquisición de Activos Fijos y Activos Intangibles, recepción, pago, registro, asignación de resguardo de los mismos y reporte financiero. 3. Definiciones. a. Institución: Aliat Universidades. b. Unidad Operativa: Campus, Rectorías y Corporativo. c. Activo Fijo: Son todos aquellos bienes tangibles que la Institución utiliza de manera continua en el curso normal de sus operaciones y que no tienen el propósito de venderse. Representan inversiones de capital cuyos beneficios se extienden por más de un año y se deprecian durante la vida útil del bien. d. Activos intangibles: Activos que se utilizan en la operación del negocio pero que no tienen sustancia física y que poseen la capacidad de generar beneficios económicos futuros. Como ejemplo están las Marcas, la Matrícula, los derechos de autor, los proyectos clasificados como Intangibles y el Crédito Mercantil (Goodwill). Algunos tienen la característica de que se amortizan durante la vida útil definida y otros como el Crédito Mercantil no se amortizan, pero están sujetos a pruebas de evaluación de deterioro. e. Vida útil: La vida útil de un activo fijo y un activo intangible es definida como el tiempo de servicio que la Institución espera obtener de un activo. La vida útil puede ser expresada en años o en porcentaje. f. Depreciación y/o Amortización: Es la pérdida de valor que sufren los activos fijos (Depreciación) y los activos intangibles (Amortización), ya sea por el uso, el transcurso del tiempo y/o la obsolescencia. Es la distribución sistemática del costo de los activos calculada conforme a la vida útil definida. g. Adquisición: El costo de adquisición incluye el precio neto pagado por los bienes sobre la base de efectivo o su equivalente más todos los gastos necesarios para tener el activo en su lugar y en condiciones que permitan su funcionamiento tales como los derechos y gastos de importación, fletes, seguros, gastos de instalación, Impuesto al Valor Agregado (IVA), etc. (Anexo 1) h. Alta de un Activo: Proceso en el cual, se registra un activo en el Sistema y en los registros contables. i. Baja de un Activo: Proceso de eliminación de activos en el Sistema y en los registros contables debido a ventas de activos, donaciones, obsolescencia, robos, daños y valoraciones de no utilidad. j. Valoración de no utilidad: Documento elaborado por el responsable de los recursos materiales (sea Dirección administrativa del centro de trabajo y/o Responsable del área administrativa del centro de trabajo) que describe el activo y las razones que motivan su no utilidad o en su caso la donación, venta o reaprovechamiento parcial o total. Sello. Lic. Rubén Morales González. Lic. Jesús Ávila López. CP. Ramón Jiménez Almaraz. FO.CMyP.01. Coordinación de Métodos y Procedimientos Elaboró. Coordinación de Activos Fijos Revisó. Dirección de Contraloría. Vo.Bo.

2 Versión 0 Página. 2 de Responsabilidades. a. Dirección Administrativa. I. Autorizar baja de los distintos activos fijos. II. Determinar el destino final. III. Aplicar la presenta Política y Procedimiento. IV. Determinar la responsabilidad de los involucrados. V. Elaborar acta administrativa. VI. Acudir en compañía del involucrado a levantar el Acta de hechos al Ministerio Publico. VII. Realizar los trámites necesarios ante las aseguradoras. VIII. Elaborar el formato de movimientos de activo fijo. b. Rectoría Regional de Zona. I. Revisar las Valoraciones de No Utilidad efectuadas por el área técnica especializada II. Autorizar la solicitud de bajas de activos por no utilidad, obsolescencia, donación o venta. III. Abrir los sobres de ofertas de compradores de activos obsoletos y comunicar a la unidad operativa quien fue el ganador. c. Contraloría Corporativa. I. Dar Vo.Bo. a la Valoración de No Utilidad de Activos II. Autorizar baja de los distintos activos fijos. III. Coordinar con la Dirección de Finanzas la programación de inventarios físicos IV. Coordinación de Activos Fijos. V. Revisar las altas de activos fijos en el sistema VI. Revisar si los activos solicitados para baja tienen un valor en libros en el sistema VII. Asegurar el correcto registro en el sistema las altas, bajas, transferencias y cambios de asignación y custodia de activos fijos. VIII. Realizar la baja en el Sistema de Control de activos fijos correspondiente. IX. Realizar las trasferencias de activos en el sistema X. Realizar los cambios en el sistema de asignación y custodia de activos solicitados por las unidades operativas. XI. Dar Vo.Bo a los cálculos de depreciación y amortización XII. Revisar la conciliación de activos del Sistema vs Contabilidad d. Área técnica especializada. I. Garantizar una adecuada valoración de no utilidad del activo fijo. e. Direcciones, áreas, departamentos, usuarios y custodios: I. Informar de cualquier reclamación por robos que afecten a activos fijos muebles oportunamente a la Dirección administrativa del centro de trabajo.

3 Versión 0 Página. 3 de Proceso de Adquisición de Activos Fijos Las actividades designadas a cada colaborador deberán de seguir el siguiente organigrama funcional para cada subproceso. 6. Políticas Generales. 1. Se consideran activos fijos todos los bienes que tengan un costo unitario mayor a $5,000 (Cinco mil pesos) y una vida útil mayor a un año. El límite indicado incluye el Impuesto al Valor Agregado (IVA). 2. Los bienes menores a $5,000 (Cinco mil pesos) deberán de aplicarse a gastos de operación, excepto cuando se compren por lote y reúnan las siguientes características: Los activos sean del mismo tipo y valor (butacas, pizarrones, sillas, escritorios, extinguidores, etc.) El costo total de estos activos sea mayor a $5,000 (Cinco mil pesos) y vengan amparados en la misma orden de compra.

4 Versión 0 Página. 4 de El acondicionamiento inicial de laboratorios que incluye una serie de insumos y materiales cuyos costos individuales son menores a $5,000 (Cinco mil pesos) son capitalizables como equipo de laboratorio. La sustitución posterior de los insumos y materiales se deberán registrar como gastos de operación. 4. Las mejoras en inmuebles arrendados son capitalizables y se componen de la mano de obra interna dedicada a la supervisión, los honorarios pagados a las empresas contratistas y los gastos incurridos en la supervisión. 5. Las mejoras en inmuebles arrendados son capitalizables aunque existan partidas menores a $5,000 (Cinco mil pesos), siempre y cuando estén asociadas a un proyecto autorizado por la Dirección de Facilities Management. 6. Los gastos de mantenimiento ordinario en un inmueble arrendado que forman parte del Programa de mantenimiento preventivo y correctivo deben registrarse como Gastos de Operación y no como Activos Fijos. Algunos ejemplos son la pintura, impermeabilización, limpieza y compra de materiales diversos que permiten a la Institución prestar los servicios educativos durante un año de operaciones. 7. Las reparaciones mayores que se requieran hacer en un inmueble arrendado tendrán que ser autorizadas previamente por la Dirección de Administración y/o ser negociadas previamente con el arrendador. 8. Las mejoras en equipos registrados como Activos Fijos serán capitalizables, siempre y cuando sean mayores a $5,000 (Cinco mil pesos) y que exista documentación que demuestre que van a mejorar la productividad, generar ingresos futuros e incrementar la vida útil de los mismos. Se requiere que los activos estén totalmente depreciados y su valor en libros sea cero. 9. Los activos clasificados como Intangibles deben de cumplir con la Norma de Información Financiera C-8 que requiere que exista evidencia suficiente de que la inversión va a generar ingresos futuros o reducción de costos o gastos, a través del análisis financiero de Retorno de la Inversión y proyecciones financieras avaladas por el área de Planeación. 10. El valor de adquisición de los activos deberá coincidir con las facturas que servirán como soporte de la propiedad de los activos en favor de la Institución. 11. Las facturas originales o digitales deberán ser escaneadas y enviadas cada mes al Corporativo. Los Campus deberán mantener una copia de las facturas de activos fijos ya que potencialmente pueden ser susceptibles de revisión por parte de Auditores Internos y Externos. 12. La Coordinación de Activos Fijos contará con un archivo físico y electrónico de todas las facturas.

5 Versión 0 Página. 5 de La depreciación y amortización de los activos se realizará sobre bases consistentes de acuerdo con las vidas útiles definidas, las cuales no serán mayores a las tasas máximas autorizadas por la Ley del Impuesto Sobre la renta. 14. Los Directores o Coordinadores Administrativos de los Campus y Administradores de Rectorías y Corporativo, son responsables de llevar a cabo la recepción, resguardo y control de activos de su mobiliario en coordinación con Contraloría Corporativa y Coordinación de Activos Fijos. 15. Los Directores o Coordinadores Administrativos de los Campus y administradores de Rectorías y Corporativo serán los responsables de verificar el uso adecuado de los bienes asignados al personal e identificar necesidades de mantenimiento. 16. Todos los activos deberán de controlarse a través de una Carta responsiva de Resguardo FO.DCtr.CRR.03 que es el documento válido para responsabilizar al usuario de su custodia. 17. Los bienes que no estén asignados a una persona en particular deberán de ser custodiados por el responsable de la unidad operativa. 18. Todo activo fijo que no sea de utilidad deberá de reportarse a la Coordinación de Activos Fijos. 19. Los formatos autorizados para movimiento y valoración de Activo fijo son los siguientes: 1. Valoración para baja de activos fijos. FO.DCtr.VBAF Solicitud de movimiento o baja de activo fijos FO.DCtr.SMBAF Acta administrativa de activos fijos DO.DCtr.AAAc.01 De las altas de activo fijo. 20. Las Altas de Activos Fijos se pueden originar por las siguientes causas: a. Compra o Adquisición: El activo ha sido adquirido a un proveedor (persona física o moral). Es la principal causa en la que la Institución adquiere sus activos. b. Proyectos capitalizables como Activos Intangibles: El valor del activo intangible se determina con los costos incurridos y asociados al Proyecto y de conformidad con la norma de información financiera C-8 Activos Intangibles. c. Transferencia: Se entiende por transferencia de un activo fijo mueble el cambio físico permanente de un sitio a otro, sin alteración de su cantidad, características y/o especificaciones particulares, pasando de la jurisdicción de un departamento o centro de trabajo a otro departamento o centro de trabajo de la propia Institución.

6 Versión 0 Página. 6 de El valor de adquisición del activo será en todos los casos igual al valor factura, incluyendo los gastos erogados al adquirirlo como se establece en el Anexo Todos los activos fijos (incluyendo accesorios de equipo) adquiridos por la Institución son propiedad de la misma y no del usuario ni del área de responsabilidad en donde se encuentre operando. 23. Toda compra de activo fijo deberá tramitarse a través de la Dirección de Compras por medio de una Orden de Compra, la cual se preparará, una vez que se haya aprobado la Solicitud de Compra. Ambos documentos deberán estar autorizados por el personal facultado en la Política de Adquisición de Bienes MA.DCC.AB.05.P vigente. 24. Toda Solicitud de Compra que se tramite para la adquisición de un activo fijo deberá incluir la cuenta de cargo y el responsable a quien se asignará el activo, de acuerdo a la sección de Custodia o Resguardo de Activos Fijos. 25. Los Líderes de Categoría definidos para tramitar las adquisiciones de activos fijos a escala nacional son: Categoría Líder de Categoría. Mejoras en inmuebles arrendados. Director de Facilities Management. Equipo de Cómputo. Director de Infraestructura y Tecnología. Equipo de Telecomunicaciones. Director de Infraestructura y Tecnología. Software. Director de Infraestructura y Tecnología. Acervo Bibliográfico. Coordinador Nacional de Biblioteca. 26. El registro de todas las adquisiciones de activos realizadas a escala nacional será supervisado por el área de Activos Fijos quien será responsable de realizar el registro de un activo tomando en consideración el catálogo de cuentas contables con base en los grupos, categorías y subcategorías definidas para tal efecto. 27. La adquisición de activo fijo en moneda extranjera deberá de registrarse al tipo de cambio histórico; es decir, aquel que se encuentre vigente en la fecha en las que se hayan adquirido los activos. 28. Las unidades operativas deberán de informar sobre la compra de Activo fijo autorizadas por la Dirección Corporativa de Compras. De las reglas contables para activos fijos de agrupamiento contable. 29. Conforme a las necesidades de la Institución, a continuación se señalan los únicas categorías contables de activo fijo y activos intangibles que se deben utilizar:

7 Versión 0 Página. 7 de 17 Activo fijo. Terrenos. Equipo de laboratorio. Mobiliario y equipo escolar. Edificios. Acervo bibliográfico. Equipo de telecomunicaciones. Mejoras a edificios. Equipo de transporte. Transformador eléctrico. Mejoras en inmuebles arrendados. Equipo de cómputo. Herramientas. Mobiliario y equipo de oficina. Equipo audiovisual. Equipo de deportes. Activos intangibles. Marca. REVOES. Otros Activos Intangibles. Matrícula. Prestigio de Profesores. Proyecto ERP Oracle EBS. Contrato de No Competencia. Software. Costo de Desarrollo Bibliográfico. Proyectos en proceso. Proyecto ERP Oracle CS. Modelo Educativo. Proyecto ERP Oracle FA. Proyecto CRM. Costo de Desarrollo Bibliográfico. Proyecto de Telecomunicaciones. 30. En caso de duda en la clasificación de un activo dentro de un grupo específico, se deberá tomar primero en consideración el destino final para el que es utilizado el bien y localizar si este destino final coincide con alguna de las agrupaciones señaladas. Si persiste la duda, consultar con Contabilidad Corporativa. De la Recepción y resguardo de Activos Fijos. 31. Las Direcciones Administrativas de cada centro de trabajo serán responsables del control y custodia de los activos fijos, así como de solicitar los movimientos de altas y bajas y/o transferencias a Contraloría Corporativa. 32. Todo Activo Fijo adquirido por compra o donación, deberá ser recibido por el Director Administrativo de la unidad operativa, nunca por el usuario directo ni por cualquier otra persona no autorizada. 33. Para la recepción de activos fijos adquiridos por compra, invariablemente se requerirá de la Orden de Compra, así como la factura o remisión entregada por el proveedor al responsable de la unidad operativa. 34. Tratándose de activos fijos muebles de características técnicas especiales, el área solicitante invariablemente deberá auxiliar al Director Administrativo en todos aquellos aspectos que requieran

8 Versión 0 Página. 8 de 17 especial atención para la correcta recepción y resguardo de dichos bienes o preparaciones especiales antes de asignarse. 35. Todo activo fijo que no haya sido asignado en custodia a un usuario en particular, deberá ser guardado en un sitio seguro y libre de cualquier riesgo, respondiendo por esto el responsable de la unidad operativa. 36. Todo usuario deberá asegurarse de que su lugar y/o área de trabajo reúna las mínimas condiciones de seguridad para protección de los activos fijos muebles bajo su custodia. 37. Invariablemente todo activo fijo mueble asignado deberá contar con una carta responsiva de resguardo firmada por el usuario responsable del mismo; en tanto es asignado, su custodio será el responsable de la unidad operativa. 38. Ningún activo fijo mueble podrá ser recibido directamente por los usuarios y mucho menos ponerse en uso mientras no haya sido formalmente asignado y se haya llenado y firmado adecuadamente la carta responsiva de resguardo correspondiente. 39. Los custodios o usuarios son los únicos responsables del resguardo y correcto uso de los activos fijos muebles, por lo que en caso de robo, extravío o daño por maltrato, negligencia u omisión comprobada, asumirán los costos y/o sanciones correspondientes a la magnitud del mismo, que pueden ir desde una amonestación documentada en un acta administrativa con copia al expediente hasta la rescisión de contrato. 40. El responsable de la unidad operativa deberá de integrar un expediente para activos fijos que contenga soportes en copia fotostática de Factura, Orden de Compra y copia de la Carta responsiva de Resguardo FO.DCtr.CRR El usuario o el área a la que se asignen los activos fijos son responsables de identificar necesidades de mantenimiento y conservación. 42. El Director Administrativo de la unidad operativa deberá enviar copia firmada de la carta responsiva de resguardo correspondiente a la Coordinación de Activos Fijos para su información. De la alta de facturas y lotes de pago en el sistema. 43. El responsable de la unidad operativa y/o los Líderes de Categoría que realizan compras y pagos centralizados deberán dar de alta la factura de adquisición de activos en el sistema quien verificará que las cantidades y precios de la factura correspondan a la Orden de Compra y a las cantidades recibidas por el usuario de la unidad operativa, de conformidad con los lineamientos de pago de la institución.

9 Versión 0 Página. 9 de El responsable de la unidad operativa y/o los Líderes de Categoría que realizan compras y pagos centralizados deberán dar de alta el lote de pago de los activos adquiridos, de conformidad con los lineamientos de pago de la institución. Del pago de facturas de compra de activos. 45. El analista de Tesorería de Egresos realizará el pago de las facturas de compra de activos al proveedor autorizado de conformidad con la Política de Pagos de la Institución. Del registro de activos fijos. 46. El responsable de la unidad operativa deberá enviar los documentos escaneados del activo fijo (factura, orden de compra) al Coordinador de Activo Fijo para que sea registrado oportunamente en el Sistema de Control de Activos Fijos. Al cierre de mes, el responsable de la unidad operativa deberá enviar las facturas originales de compra de activos al Corporativo con el Coordinador de Activos Fijos. 47. El Coordinador de Activos Fijos revisará que toda compra de activos quede registrado en el Sistema de Control de Activos Fijos y verificar que estos movimientos queden asentados contablemente en Módulo de Contabilidad de Oracle GL. 48. Las altas de activos fijos muebles en el sistema Control de Activos Fijos y en el Módulo de Contabilidad Oracle GL, serán efectuadas con base en las facturas que justifiquen la adquisición y la propiedad de los mismos a favor de la Institución. 49. Todo activo fijo que sea identificable y se encuentre ubicado en las unidades operativas como mobiliario y equipo, equipo de cómputo y equipo de transporte se le deberá de asignar un número de inventario, de conformidad con el procedimiento de identificación y plaqueo (implementación posterior). 50. La conciliación de activo fijo entre los registros del Sistema de Activos Fijos vs el Módulo de Contabilidad de Oracle GL se realizará mensualmente entre las unidades operativas y deberá entregarse a la Coordinación de Activo Fijo para su revisión. 51. La conciliación de las diversas líneas de activos se deberá documentar en una Cédula Sumaria de Activo Fijo y Activos Intangibles a nivel Costo de la Inversión, Depreciación / Amortización Acumulada y Depreciación / Amortización del año. 52. Los inventarios físicos de activos fijos se programarán mediante un calendario autorizado de conteos cíclicos por cada una de las categorías, con objeto de asegurar una cobertura del 100% cada 3 años. La Institución contratará a consultores externos que apoyarán en la ejecución de esta tarea.

10 Versión 0 Página. 10 de 17 Reporte financiero de activos fijos. 53. La Coordinación de Activos Fijos preparará mensualmente un resumen acumulado de las compras de Activos Fijos clasificado por Zonas, Campus y categorías, el cual servirá para la preparación del Cash Flow. 54. La Coordinación de Activos Fijos enviará al área de Planeación Financiera el Resumen acumulado de las compras de Activos Fijos para que puedan preparar el análisis del monto del Capex real ejercido vs Presupuesto. De las bajas de activo fijo. 55. Las bajas de activos fijos muebles se darán por las siguientes causas: a. Activos no útiles: Los que por su estado físico o cualidades técnicas no resulten funcionales, no se requieran para el servicio al cual se destinaron o sea inconveniente seguirlos utilizando. b. Baja por desaparición o extravió: Ocurre cuando un activo es extraído o se encuentra en calidad de desaparecido en algún centro de trabajo y su presencia física es desconocida por cualquier autoridad. c. Baja por robo o extravío: Ocurre cuando un activo es robado o extraviado fuera de la Institución. d. Baja por daños totales: Ocurre cuando es generado por fallas en el uso, maltrato, accidentes no intencionales o de trabajo, o cuando es destruido por causas naturales o provocadas por un tercero como terremotos, incendios, inundaciones, etc. e. Baja por obsolescencia: Ocurre cuando la pérdida de capacidad de uso eficiente de un activo ocasionada por el paso del tiempo o por sus propias características de tecnología, en comparación con equipos del mismo tipo, pero más modernos. f. Baja por donación: Ocurre cuando la Institución decide entregar, a una persona u otra Institución en particular un activo sin recibir un ingreso por ello. g. Baja por venta: Ocurre en los casos en que la Institución decida deshacerse de un activo obteniendo un ingreso por él. Las ventas de activos deberán facturarse con el precio establecido más el Impuesto al Valor Agregado. 56. La Contraloría Corporativa y la Coordinación de Activos fijos serán las únicas instancias facultadas para autorizar las bajas de los distintos activos fijos muebles de la Institución, por lo que todos estos trámites, independientemente de la causa deberán de solicitarse por el responsable de la Unidad Operativa. 57. Cuando la pérdida, daño o destrucción de un activo fijo mueble sea como consecuencia de negligencia, descuido o malos tratos comprobados al usuario o custodio, éstos deberán pagar el importe de la reparación o reposición del bien, o en su caso el importe del deducible fijado por la aseguradora. 58. El responsable de unidad operativa y la Rectoría, de común acuerdo con el área especializada que controla ese tipo de bien, determinarán la responsabilidad de los involucrados cuando se trate de pérdida, destrucción o daño de activos fijos muebles, debiendo tener en todos los casos el Vo. Bo. de Contraloría Corporativa.

11 Versión 0 Página. 11 de El responsable de unidad operativa y la Rectoría levantarán un acta administrativa a quién o quienes resulten responsables de la pérdida o daño de un activo fijo mueble ocasionada por actitud negligente, descuido o maltrato. 60. En caso de ocurrir delitos que ocasionen la pérdida o daño de activos fijos muebles (robo, asalto, etc.), el representante legal de la Institución definirá el trámite legal a seguir. 61. La valoración de los daños, así como el valor de reposición, o en su caso los precios de venta de los activos fijos muebles, serán determinados por los expertos que el responsable de la Unidad Operativa defina y se enviará a Contraloría Corporativa para revisión junto con la Solicitud de movimientos de Activos Fijos. 62. La responsabilidad de usuarios o custodios respecto a hurtos o desaparición de activos fijos muebles, será determinada por el responsable de unidad operativa y la Rectoría. 63. El responsable de unidad operativa y la Rectoría deberán conocer las pólizas de seguros que adquiere la Institución para protección de los activos fijos muebles, así como de su cobertura y vigencia. 64. El responsable de unidad operativa y la Rectoría deberán de notificar a la aseguradora las bajas de los activos, así como dar aviso a la Dirección Contraloría Corporativa para su seguimiento. 65. En caso de ocurrir siniestros que afecten activos fijos muebles, el responsable de unidad operativa y la Rectoría serán quienes realicen los trámites de reclamación ante la aseguradora correspondiente. 66. Toda reclamación por siniestros que afecten a activos fijos muebles deberá ser reportada oportunamente a la Contraloría corporativa para su seguimiento. 67. La solicitud de baja por siniestros, robo o extravió, deberá de solicitarse acompañada por un Acta Administrativa y un acta levantada ante el Ministerio Publico. 68. El bien siniestrado se dará de baja contable solo si el seguro lo repone o cubre el costo del mismo a la Institución. 69. La valoración de no utilidad de activos por diversas causas como la obsolescencia, daños, etc. deberá ser realizada por el responsable de la Unidad Operativa en el formato de Valoración para baja de activos fijos. FO.DCtr.VBAF.01. y deberá contener el vo.bo. de la Dirección responsable a que pertenezca la categoría de activos fijos.

12 Versión 0 Página. 12 de La solicitud de disposición de activos fijos para donación, venta o destrucción deberá estar acompañada por el formato FO.DCtr.VBAF.01. Así mismo, el responsable de la Unidad operativa deberá preparar la Solicitud de movimientos o baja de activos fijos FO.DCtr.SMBAF.02, el cual deberá contar con la autorización de la Coordinación de Activos Fijos y de Contraloría Corporativa quienes revisarán si los activos sujetos a disposición por diversos motivos, tienen un valor en libros y si se han cumplido con los procedimientos de baja específicos. 71. Los activos fijos obsoletos que vayan a ser vendidos a un tercero deberán ser asignados mediante concurso a los compradores participantes que realicen la mejor oferta a la institución. Se requiere mínimo de 3 ofertas, las cuales deberán ser enviadas en sobre cerrado a la Rectoría Regional de la Zona. El responsable de la unidad operativa revisará que el comprador ganador no afecte la reputación de la Institución por lo que solicitará por escrito en el Acuse de Recibo que respaldará la entrega, que queda bajo su responsabilidad el uso que le vaya a dar a los activos obsoletos vendidos. De la Transferencia de Activos Fijos. 72. Se considerará como transferencia el traslado de activos fijos muebles propiedad de la Institución a instalaciones o talleres, ya sea de la propia Institución ubicados en otro centro de trabajo o bien de proveedores de bienes o servicios para su mantenimiento o reparación. 73. Las causas por las que se pueden dar transferencias de activos fijos muebles son las siguientes: a. Por cambio de usuario o custodio, originado por el traslado o cesantía de alguno de estos. b. Por cambio entre distintas áreas de responsabilidad de una misma unidad operativa. c. Por reasignación en otros centros de trabajo. d. Por envío a mantenimiento o reparación. 74. El responsable de la unidad operativa, está facultado para autorizar la movilización o préstamos de activos fijos entre los centros de trabajo con el objeto de optimizar los recursos de la Institución; esta movilización requerirá el Vo.Bo del Rector del Campus, Rector de Zona y la Dirección de Operaciones. Para las Oficinas Corporativas, la autorización requerida será del responsable del área y el Vo.Bo. de la Dirección Corporativa correspondiente. 75. En todo movimiento de Transferencia se deberá de tener el Vo.Bo. de la Contraloría Corporativa y Coordinador de Activos Fijos. Los administradores del Campus o responsables de la unidad operativa enviarán el acuse de recibo del Campus destino al Coordinador de Activos Fijos para que pueda registrarlos con oportunidad en el Sistema.

13 Versión 0 Página. 13 de Tanto usuarios y responsables de área deberán reportar mensualmente al responsable de su centro de trabajo los activos bajo su responsabilidad que caigan en desuso, indicando las causas del mismo, así como su estado de utilización. 77. El responsable de la unidad operativa, deberá conciliar mensualmente con la Dirección de Contraloría Corporativa y con la Coordinación de Activos Fijos, los activos bajo su responsabilidad que fueron transferidos a otro centro de trabajo para su registro contable correcto, así como verificar que las transferencias internas entre las diferentes áreas de los centros de trabajo se actualicen en el sistema de control de activos fijos. 78. En ningún caso los préstamos temporales de activos fijos muebles entre los distintos niveles de asignación serán considerados como transferencias, por lo mismo, la responsabilidad del bien deberá seguir manteniéndola el usuario o custodio original. De los Movimientos de Activo fijo y Control de Salidas 79. Por toda salida de activos fijos muebles de una unidad operativa, independientemente de su causa deberá elaborarse el formato FO.DCtr.SMBAF.02 preparado por el responsable de la unidad operativa y con la autorización de la Dirección de Contraloría. 80. El responsable del activo fijo deberá de enviar su solicitud de transferencia de activo fijo a la Coordinación de Activo Fijo para la realización de los movimientos correspondientes. 81. El personal de vigilancia deberá reportar a la Dirección Administrativa de la unidad operativa todos los movimientos de entrada y salida de activos fijos. Procedimientos para las bajas de Activo fijo. 82. Para efectuar las bajas de activos fijos muebles por alguna de las causas mencionadas anteriormente deberán seguirse los siguientes procedimientos: Determinación de motivos de la baja de activo fijo muebles. 83. Las bajas de activo fijo procederán dependiendo del caso y se clasificarán en dos tipos: activos siniestrados y activos no útiles. A. Activos siniestrados: Se procederá bajo estas consideraciones: 1. Daño, robo o extravío dentro de la Institución: Se realizará una investigación exhaustiva y si los activos no son encontrados, se procederá al levantamiento que de un acta administrativa con los datos y descripción del

14 Versión 0 Página. 14 de 17 activo como marca, modelo, lugar, fecha y hora del evento; así como el responsable del resguardo; el acta de hechos del Ministerio Publico solo se levantaré si la Rectoría del Campus lo considera necesario. 2. Daño, robo o extravío fuera de la Institución: Se procederá al levantamiento de un acta de hechos ante el Ministerio Público donde ocurrió el percance en compañía del representante de la Dirección administrativa / Coordinación de la Unidad Operativa. B. Activos no útiles: Se procederá bajo estas consideraciones: 1. Se debe de realizar la valoración de no utilidad que incluye una propuesta de disposición final del activo fijo. 2. Identificación del activo no útil, así como el número de inventario que le corresponde. 3. Determinar si los activos son considerados como desecho o se encuentran bajo el concepto anterior. 4. Descripción de manera clara y precisa del porque los activos ya no son útiles u obsoletos. 5. Vo.Bo y descripción de un especialista técnico para que la valoración del activo sea objetiva y clasificada como no útil u obsoleto. 6. Hechos relevantes que apoyen la valoración como normatividad o parámetros de costo - beneficio. 7. Clasificación del destino final del activo fijo, que puede ser: o Desecho o destrucción. o Donación, ó o Venta. 8. Fecha de elaboración, nombre cargo y firma de quien elabora y autoriza la valoración. De la determinación de responsabilidades por extravío, robo o daño sobre los activos fijos muebles dentro o fuera de la Institución. 84. El responsable de la unidad operativa al ser enterado de algún evento por los usuarios sobre un activo fijo mueble se auxilia del área técnica especializada correspondiente, según el tipo de bien de que se trate. Éstos determinan la responsabilidad del usuario o involucrado que haya tenido que ver en el daño, desaparición o pérdida del activo fijo u obsoleto. 85. Si el empleado resultó responsable, en coordinación con el área de Control interno, elabora acta administrativa e informa a la Dirección de recursos humanos para la realización del trámite legal o administrativo que corresponda. 86. Cuando sea el caso, efectúa el trámite correspondiente ante la Dirección de recursos humanos para descuento al personal que haya resultado responsable, notificando a la Dirección de contabilidad y a la Dirección administrativa del centro de trabajo y/o Responsable del área administrativa del centro de trabajo el acuerdo tomado. De los requisitos para baja por donación. 87. Se deberá de obtener una Carta de solicitud de activos de la escuela o institución que requiera activos fijos en donación, debidamente firmada, fechada, en hoja membretada y con sello Institucional.

15 Versión 0 Página. 15 de Se deberá de mostrar evidencia fotográfica del momento de la entrega de dichos activos, siendo importante que este traslado se realice por cuenta de la escuela o institución a la que se entregarán los activos, así mismo los gastos por traslado, etc. serán responsabilidad de quien recibe los activos. 89. Una vez entregada la totalidad de activos en donación, la escuela o institución deberá entregar una carta de agradecimiento a nombre de la Universidad que haya realizado la donación en la cual mencione la descripción de los activos que recibió. 90. Se deberá de tener de Acuse de Recibo de todos los activos fijos donados y/o vendidos, el cual será enviado a la Coordinación de Activos Fijos. 91. La Unidad Operativa deberá realizar el Acta administrativa de activos fijos DO.DCtr.AAAc.01.que con motivos de la baja por donación se realizó, la cual detallará la siguiente información: a. Responsables del campus que estuvieron presentes al momento de la baja como lo son Rectoría, Dirección Administrativa, Coordinación de Activos fijos y Auditores Internos, en caso que la Dirección de Finanzas lo solicite. b. Fecha y hora de la donación. c. Mencionar el nombre de la escuela o institución que recibe los activos. d. Motivos de la donación. e. Descripción general de los activos donados (El detalle se incluirá como anexo y se incluirá dentro de la misma acta). f. Hora del término de la entrega y cierre del acta. g. Firma de cada uno de la personas responsables en el campus. De los requisitos para baja por obsolescencia. 92. Tramitar la baja con los formatos debidamente autorizados y requisitados. 93. Solo procederá cuando los formatos FO.DCtr.VBAF.01, FO.DCtr.SMBAF.02 tengan la firma o vo.bo. del Rector de Zona. 94. Mostrar evidencia fotográfica de los activos antes de realizar la baja y mostrar evidencia fotográfica del momento de la destrucción que el campus deba realizar. 95. Mostrar evidencia fotográfica al momento de que el camión de la basura se lleva los desechos destruidos. 96. El responsable de la unidad operativa deberá realizar el Acta administrativa de activos fijos DO.DCtr.AAAc.01.especificando los motivos de la baja por Obsolescencia, por los cuales se realizó, en la cual detallará ciertos puntos como son: a. Responsables del campus que estuvieron presentes al momento de la baja como lo son Rectoría, Dirección Administrativa, Auditores Internos, en caso que la Dirección de Finanzas lo solicite.

16 Versión 0 Página. 16 de 17 b. Fecha y hora de la realización de la destrucción. c. Motivos de la destrucción por obsolescencia. d. Descripción general de los activos destruidos (El detalle se incluirá como anexo y se incluirá dentro de la misma acta). e. Hora del término de la baja y cierre del acta. f. Firma de cada uno de la personas responsables en campus. De los requisitos para Baja por Venta. 97. Elaborar los formatos para baja debidamente autorizados con la firma del Rector de Zona como requisito indispensable. 98. Mostrar evidencia fotográfica antes de la baja que por motivos de la venta se realizará. 99. En caso de venta de equipo obsoleto, se debe someter a concurso al menos a 3 potenciales compradores. Las ofertas deberán ser enviadas en sobre cerrado por los compradores participantes a la Rectoría Regional de la Zona, quien dará instrucciones a la unidad operativa del proveedor que resultó ganador y la justificación correspondiente El monto total de la venta, deberá ser debidamente detallado, y el ingreso de la venta deberá depositarse de inmediato en la caja de campus el mismo día de la baja El importe deberá ser depositado a la cuenta bancaria de la Universidad, realizando la facturación de la misma con el IVA desglosado Solicitar copia de la identificación oficial al comprador de los activos para incluirla en expediente de baja El traslado de los activos vendidos así como gastos que a esto refiera, deberán ser responsabilidad de comprador y por ningún motivo del campus El campus deberá realizar el Acta administrativa de activos fijos DO.DCtr.AAAc.01.que con motivos de la baja por venta de activos se realizó en la cual detallará ciertos puntos como son: a. Responsables del campus que estuvieron presentes al momento de la baja como lo son Rectoría, Dirección Administrativa, Auditores Internos, en caso que la Dirección de Finanzas lo solicite. b. Fecha y hora de la realización de la venta. c. Motivos de la baja por venta de activos. d. Descripción general de los activos que se vendieron (El detalle se incluirá como anexo y se incluirá dentro de la

17 Versión 0 Página. 17 de 17 misma acta). e. Hora del término de la venta y cierre del acta. f. Firma de cada uno de las personas responsables en campus. De los requisitos por traspaso de activos a otra unidad operativa Elaborar los formatos FO.DCtr.VBAF.01, FO.DCtr.SMBAF.02. debidamente autorizados y firmados por el Rector de Zona correspondiente Mostrar evidencia fotográfica antes del traspaso y mostrar evidencia fotográfica del momento del traspaso y/o envío de los activos al campus receptor de los mismos El campus deberá realizar el Acta Administrativa de Activo DO.DCtr.AAAc.01 que con motivos del traspaso, en la cual detallarán ciertos puntos como son: a. Responsables del campus que estuvieron presentes al momento del traspaso de activos como lo son Rectoría, Dirección Administrativa, Auditores Internos, en caso que la Dirección de Finanzas lo solicite. b. Fecha y hora de la realización del traspaso y/p entrega de los bienes. c. Motivos o necesidad del campus para realizar el traspaso de los activos a otro campus. d. Descripción general de los activos traspasados (El detalle se incluirá como anexo y se incluirá dentro de la misma acta). e. Hora del término del traspaso y cierre del acta. f. Firma de cada uno de la personas responsables en campus. Consideraciones especiales Los casos no previstos en la presente política así como las posibles excepciones a las disposiciones contenidas en la misma serán resueltos y/o autorizados por la Dirección de Finanzas y/o Dirección General. La presente política deja sin validez a todas las Políticas, Procesos, Procedimientos, Memorándums, correos electrónicos, o documentos relacionados que hagan referencia al control de Activos Fijos anteriores que a la fecha de publicación de este documento hayan estado vigentes.