INFORME PORMENORIZADO SOBRE EL ESTADO DE CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 ANTECEDENTES

Transcripción

1 INFORME PORMENORIZADO SOBRE EL ESTADO DE CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces: ANTONIO GÓMEZ CARRANZA Período evaluado: NOVIEMBRE 12 A MARZO 12 DE 2017 Fecha de elaboración: MARZO 10 DE 2017 ANTECEDENTES Leasing Bancoldex S.A., es una sociedad de economía mixta, sujeta al régimen de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, bajo el control y supervisión permanente por parte de los organismos del estado, tales como la Contraloría General de la República, la Contaduría General de la Nación y la Superintendencia Financiera de Colombia entre otros. La Oficina de Control Interno se enmarca dentro de la Ley 87 de 1993, en cuanto al ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado en su doble función asesora, de supervisión y control. Así mismo, responde a las funciones y responsabilidades que la Superintendencia Financiera de Colombia le ha impuesto, en lo que corresponde a la supervisión y cumplimiento de las normas que las entidades financieras deben seguir y las funciones que la Alta Dirección, el Comité de Auditoría y Junta Directiva le han delegado. El Sistema de Control Interno de la Compañía, está fundamentado en el Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014, el cual se encuentra en constante proceso de sostenimiento y mejora conforme a los lineamientos impartidos en el decreto 943 de 2014, la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008, así como, los lineamientos impartidos en la Circular Externa 038 de 2009, de la Superintendencia Financiera de Colombia y las políticas establecidas por la Junta Directiva y la Alta Dirección; con el propósito de contribuir al logro de los objetivos institucionales y la administración de los riesgos a los que se ve expuesta la Compañía en el desarrollo de su objeto social. Este sistema, más haya de ser una exigencia legal, hace parte de una cultura organizacional y se constituye en una herramienta de gestión que garantice de una manera razonable la generación de los mejores resultados en términos de calidad y eficiencia; así mismo, la Compañía revisó y actualizó los manuales, procedimientos e instructivos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión; en aras de alcanzar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía de los procesos. En concordancia con lo anterior, la estructura del Sistema de Control Interno de Leasing Bancoldex S.A. CF., está compuesta por el módulo de Planeación y Gestión, el módulo de Evaluación y Seguimiento y el eje transversal de Información y Comunicación; que se desarrollan a través de componentes y elementos; de igual manera, este modelo es complementado de acuerdo a los lineamientos fijados en la Circular Externa 038 de 2009, relacionada con las instrucciones relativas a la revisión y adecuación del Sistema de Control Interno de las entidades supervisadas por la Superintendencia Financiera de Colombia.

2 MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN Dificultades Ninguna que amerite ser reportada Avances Entre los principales objetivos de este, es introducir en la cultura organizacional, el control a la gestión en los procesos de direccionamiento estratégico, misionales, de apoyo y de evaluación. 1.1 Componente del Talento Humano: Para el periodo objeto del presente informe, en desarrollo del componente de talento humano, la Compañía ha programado y efectuado entre otras, las siguientes actividades: Como parte de la gestión del talento humano y con el propósito de incentivar y motivar a los funcionarios; durante el periodo del presente informe se efectuaron convocatorias internas necesarias para cubrir vacantes en los cargos de Director Comercial, Auxiliar de Cartera, Auxiliares Comerciales, Analista de Riesgo y Analista de Crédito; lo cual desencadeno movimientos de personal al interior de la Compañía. Se observó el otorgamiento de auxilio educativo a funcionarios que están cursando programas de posgrado, de acuerdo con los lineamientos contemplados en el documento GH-GH-OT-003 Capacitaciones (V7), disponible en el Sistema Integrado de Gestión. En el mes de febrero algunos funcionarios del proceso contable y de la Oficina de Control Interno, asistieron a un seminario de actualización sobre la reforma tributaria estructural, realizado por la firma Pardo & Asociados Estrategias Tributarias S.A., y Consultores Opa S.A. Así mismo, el responsable del proceso contable asistió en este mismo mes al Seminario de Reforma Tributaria y Declaración de Renta e información exógena, realizado por la firma KPMG Impuestos y Servicios Legales Ltda. Para el mes de marzo, se realizó la inscripción de los funcionarios de la Oficina de Control Interno para la preparación y presentación del primer examen CIA - Certificación en Auditoría Interna, ante el Instituto de Auditores Internos Global; única designación aceptada globalmente para Auditores Internos y mantiene dicho estándar gracias a que los profesionales demuestran su conocimiento, habilidades y profesionalismo en el campo de la Auditoría Interna, permitiendo un mejor manejo de las complejas responsabilidades a las que se enfrentan los auditores de hoy.

3 En el mes de diciembre de 2016, como parte del fortalecimiento de la Cultura Organizacional y del ambiente de control, el responsable del proceso de Gestión de Talento Humano, realizó la reinducción a los funcionarios en temas relacionados con el Código de Ética y Conducta. A su vez el 9 de diciembre en conmemoración al día Internacional de Lucha contra la corrupción, se envió por correo electrónico información de la secretaria de Transparencia de la Presidencia de la Republica; todo ello orientado a la toma de conciencia por parte de los servidores públicos. De igual manera, durante la etapa de inducción de los nuevos funcionarios vinculados a la Compañía, el proceso de Gestión de Talento Humano realiza una capacitación de inducción con el apoyo de funcionarios que hacen parte de los demás procesos, abordando temas relacionados a los Sistemas de Administración de Riesgo, Tecnología, Código de Ética y Conducta, Sistema de Atención al Consumidor Financiero, Sistema de Gestión de Calidad, Sistema de Control Interno, Reglamento Interno de Trabajo y Código Único Disciplinario, Prevención de Fraude y Corrupción entre otros temas, los cuales están contemplados en el documento GH-GH-OT-002 Inducción (V11), disponible en el directorio público para su consulta. En el mes de diciembre de 2016, se realizaron actividades de bienestar para los funcionarios y sus familias. 1.2 Componente de Direccionamiento Estratégico A la fecha, la Compañía se encuentra concluyendo la construcción de la planeación estratégica , teniendo en cuenta la nueva visión de la matriz Bancoldex en cuanto a la integración y desarrollo de sinergias con sus filiales. La construcción de este nuevo plan de negocios, partió de principios tales como entender cuál es el foco de LEASING BANCOLDEX a la luz de la estrategia del conglomerado Bancoldex, hacer explícito nuestro rol y la fórmula para ganar, construir una propuesta de valor que nos haga potentes y relevantes como aliado de los empresarios que buscan acceder al sistema financiero para crecer. La Compañía se encuentra en la etapa de finalización para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) frente a los requerimientos definidos en el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de 2015; plazo que se vence el 1 de junio de 2017, de acuerdo con lo definido por el decreto 052 de Durante este mismo periodo, se adelantó el proceso de selección y contratación de la firma encargada para implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información SGSI, en aras de alinear los procesos y procedimientos de la Compañía hacia las mejores prácticas reconocidas a nivel mundial.

4 A la fecha, aun se continua con el desarrollo de la segunda fase del proceso de digitalización de los documentos de la Compañía, la cual facilita la conservación, manejo y custodia de los documentos misionales, con el propósito de prevenir su deterioro dado que son de alta consulta, garantizar su control y seguridad. De igual manera, la Compañía está en proceso de implementación de una herramienta tecnológica que permita efectuar seguimiento en línea de las operaciones radicadas para operaciones activas la cual permitirá dar una mejor y oportuna respuesta en términos de servicio de cara al cliente y optimización de los procesos asociados. En el mes de noviembre de 2016, el presidente de la Compañía, lanzó el concurso 72.0, el cual estaba orientado al cumplimiento del presupuesto de colocaciones aprobado para el año 2016, gestión de cartera y captaciones; estrategia que involucro la participación de todos los procesos y genero buenos resultados sobrepasando las expectativas planteadas. La matriz Bancoldex y sus filiales, durante el año 2016 y 2017, han participado en encuestas, conversatorios y talleres orientados a definir una sola cultura organizacional corporativa y conversatorios en liderazgo colectivo; como parte de la nueva estrategia para el grupo. Finalmente, el día 10 de marzo de 2017, la Compañía realizó la Asamblea General de Accionistas, donde se presentaron los resultados y la gestión adelantada en el 2016, y se aprobaron los estados financieros; con un resultado satisfactorio. 1.3 Componente administración del riesgo Leasing Bancoldex, por ser entidad financiera, administra riesgos asociados a su operación; dentro de los sistemas de administración de riesgo se encuentran SARC (riesgo crediticio), SARO (riesgo operacional), SARL (riesgo de liquidez), SARM (riesgo de mercado) y SARLAFT (riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo). En tal sentido, los identifica, controla, hace seguimiento y monitorea de acuerdo a las instrucciones impartidas por la Superintendencia Financiera de Colombia y en atención a las directrices, metodologías y modelos definidos por la administración. Durante el año 2016 y el 2017, la matriz Bancoldex y sus filiales, efectuaron una revisión de las políticas, procedimientos y metodologías entre otros aspectos; teniendo en cuenta la nueva visión de la matriz Bancoldex en cuanto a la integración y desarrollo de sinergias con sus filiales y fortalecimiento de la gestión de riesgo de acuerdo a las mejores prácticas.

5 Como parte del fortalecimiento del Sistema de Control Interno, durante el año 2016 el Comité de Riesgo, integrado por miembros de la Junta Directiva de la Compañía, sesionó en cuatro oportunidades con una periodicidad trimestral; en donde se abordaron temas de cada uno de los Sistemas de Administración de Riesgo SARL, SARM, SARLAFT, SARO, SARC Y Fraude y Corrupción entre otros asuntos relacionados. Teniendo en cuenta el volumen de actividades, nivel de compromisos y tiempos definidos en el proceso de alineamiento para los sistemas de administración de riesgo, la Compañía vinculó una persona que será la encargada de brindar el apoyo requerido a la Vicepresidencia de Riesgo. Dificultades Ninguna que amerite ser reportada Avances MÓDULO DE CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Como parte del mejoramiento continuo, en este módulo se consideran aspectos que permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la Compañía; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los Planes, Programas y Proyectos, los resultados de la gestión, con el propósito de detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento. El SCI no es estático, sino dinámico, ajustándose en forma permanente a las nuevas situaciones del entorno. Con tal fin, es importante que se establezcan controles o alarmas tanto en los sistemas que se lleven en forma manual como en los que lleve en forma computarizada, de manera que permanentemente se valore la calidad y el desempeño del sistema en el tiempo y se realicen las acciones de mejoramiento necesarias, pues ello equivale a una actividad de supervisión y administración. Para efectos de lo anterior, dicho monitoreo se debe realizar en todas las etapas de los procesos y en tiempo real en el curso de las operaciones. 2.1 Componente Auto Evaluación Institucional Como parte del desarrollo del presente componente, la Compañía adelanta las siguientes actividades. La Cultura organizacional emanada por la Alta Dirección, orientada a la interiorización de los principios del Sistema de Control Interno (Autocontrol, Autogestión y Autorregulación) y mantener un ambiente de control encauzado a la importancia en la aplicación de los controles. Las decisiones se efectúan de manera colegiada; para tal efecto, se tienen constituidos diferentes Comités, con el objetivo de hacer seguimiento al cumplimiento de las directrices y evaluar los modelos de riesgo; de igual manera, la Junta Directiva se reúne mensualmente, para monitorear tales decisiones y asesorar

6 e impartir directrices. La Compañía, como parte del control, monitoreo y seguimiento, semanalmente realiza un Comité de Presidencia, en donde se presenta la gestión adelantada por cada vicepresidencia. De igual forma, promueve un comportamiento organizacional coherente a través de directrices y asignación de responsabilidades para el desarrollo de los controles, la atención y solución de eventos o casos que se puedan presentar relacionados con fraude y corrupción. Se observa que, en el mes de diciembre de 2016, la Compañía realizó el proceso anual de Autoevaluación del Sistema de Control Interno, cuyo objetivo es medir el grado de entendimiento y percepción que tienen los funcionarios sobre el mismo. A la fecha, se encuentra pendiente la presentación de los resultados y la implementación de las acciones de mejora requeridas. 2.2 Componente de Auditoría Interna Como parte de su rol de evaluador independiente, la Oficina de Control Interno en desarrollo del Plan Anual aprobado por el Comité de Auditoría para el año 2016, ha realizado las siguientes evaluaciones: En cumplimiento de lo contemplado en el Decreto 2641 de 2012, en el mes de diciembre 2016, efectuó el seguimiento y control al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano definido y publicado por la entidad; así mismo, los resultados se publicaron en la página web. En el segundo trimestre del año 2016, se evaluó el Sistema de Control Interno a nivel General, por cada uno de los componentes, en cuanto a su existencia, actualización y funcionamiento de manera integrada en el tiempo, ratificando la observancia a los lineamientos normativos emanados por la SFC, en la Circular Externa 038, lo definido por el DAFP en lo que corresponde al Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014, el modelo COSO 2013, y los lineamientos establecidos por la Alta Dirección. Auditoría a los Sistemas de Administración de Riesgos (SARL, SARM, SARLAFT y SARO). En el mes de abril, se presentó en el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes (SIRECI), de la Contraloría General de la República, la rendición anual de cuentas correspondiente al año Durante el año 2016, el Comité sesionó en seis (06) oportunidades, en cumplimiento de los roles y responsabilidades que la normatividad le ha delegado. Durante estas reuniones, se presentaron los resultados de las evaluaciones efectuadas a los diferentes procesos de la compañía por la Oficina de Control Interno, monitoreó del

7 estatus al plan de mejoramiento, el cumplimiento de las acciones definidas por la administración para fortalecer el Sistema de Control Interno y la oportuna presentación de los diferentes informes a los entes de control externos De igual manera, se efectuó la auditoría a los procesos misionales de fondeo y Colocación, Sistema de Atención al Consumidor Financiero - SAC primer y segundo semestre, auditoría al proceso administrativo, auditoría al proceso de Gestión de Talento humano y Contabilidad. De igual manera, se realizó el seguimiento al registro y actualización de los procesos a favor y encontra de la Compañía, en el sistema de información Ekogui; así como, la correspondiente certificación semestral, dirigida a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. Se laboró y publicó el informe cuatrimestral sobre el estado del sistema de control interno, de acuerdo a la periodicidad definida. Se presentó y aprobó en reunión del comité de auditoría del mes de diciembre el plan de auditoria basado en riesgos para la vigencia Finalmente, al cierre del año 2016, se elaboraron y presentaron a la Junta Directiva y Asamblea General de Accionistas, los siguientes informes: Informe de Evaluación del Sistema de Control Interno Contable Informe del Comité de Auditoría dirigido a la Junta Directiva Informe de Gestión y de Evaluación del Sistema de Control Interno 2.3 Componente Planes de Mejoramiento Corresponde a las acciones necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de los procesos, como resultado de la Autoevaluación realizada por cada líder de proceso, las Auditorías efectuadas por la Oficina de Control Interno, y de las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control. Producto de las auditorías, se hicieron recomendaciones orientadas a acciones de mejora y/o buenas prácticas y de acuerdo a estas, la Compañía estableció Planes de Mejoramiento Institucional; los cuales están documentados en cada informe y sus respectivos formatos de acciones correctivas y preventivas. De acuerdo al ciclo de auditoría, se realiza el seguimiento respectivo del plan de mejoramiento con el propósito de ratificar la implementación de las actividades propuestas y el estatus es presentado en las sesiones del Comité de Auditoría, para su control, seguimiento y monitoreo.

8 3. Eje transversal Información y Comunicación Es transversal a los Módulos de Control del Modelo, dado que en la práctica la entidad lo utiliza durante toda la ejecución del ciclo PHVA; de tal manera, que complementa y hace parte esencial de la implementación y fortalecimiento de los Módulos en su integridad. La Información y Comunicación tiene una dimensión estratégica fundamental por cuanto vincula a la entidad con su entorno y facilita la ejecución de sus operaciones internas, dándole al usuario una participación directa en el logro de los objetivos. Es un factor determinante, siempre y cuando se involucre a todos los niveles y procesos de la organización. En el Sistema Integrado de Gestión, se encuentran las políticas, directrices impartidas por la Alta Dirección y las normas vigentes, documentadas a través de manuales, procedimientos e instructivos disponibles para la consulta de todos los funcionarios; de igual manera, como mecanismo de divulgación, dispone en la página WEB la información de interés para el consumidor financiero y la ciudadanía en general en desarrollo de la Ley de Transparencia y de acceso a la información. De igual manera, todas las sesiones de los diferentes órganos de gobierno definidos por la Junta Directiva y la Alta Dirección, llevadas a cabo en el año 2016, están soportadas en las correspondientes actas. En desarrollo del eje transversal, en el mes de marzo de 2017, la Administración de Leasing Bancoldex presentó a la Asamblea General de Accionistas el Informe de Gestión correspondiente al año 2016, así como, el dictamen de la revisoría fiscal, los estados financieros para este mismo periodo, el Informe de Gestión y Evaluación del Sistema de Control Interno, el Informe del Comité de Auditoria, el Informe de Riesgos, el Informe del Desarrollo Obtenido en Materia de Buen Gobierno y el Informe del Defensor del Consumidor Financiero. Así mismo, se adelantó la rendición de cuentas a la ciudadanía correspondiente a la vigencia 2016, a través de la página web; de acuerdo a la metodología impartida por el Departamento Administrativo de la Función Pública. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Los exámenes y revisiones efectuadas por la Oficina de Control Interno, se aplicaron conforme a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas en Colombia; desarrollados sobre la base de pruebas selectivas; por lo anterior, no se pueden identificar todas las deficiencias que pudieren ocurrir en los diferentes procesos; solo lo que se detectó en las muestras evaluadas.

9 Conforme a las evidencias obtenidas en la Evaluación del Sistema de Control Interno de la Compañía, se pudo constatar la existencia y funcionamiento de los elementos requeridos por la CE 038 de 2009 y el Modelo MECI; de igual manera, se estableció que se ha dado cumplimiento a las normas que rigen la operación, las políticas y directrices definidas por la Administración y la Junta Directiva. Se observa que el SCI se mantiene en constante mejora continua y los procesos de control, gestión de riesgo y gobierno permiten a la entidad garantizar de manera razonable la consecución de los objetivos en cada una de las categorías a nivel estratégico, operacional, de información y cumplimiento. La Administración de Riesgos, cumple con los requerimientos definidos por la SFC y las políticas impartidas por la Alta Dirección, evidenciando que los riesgos están identificados, incluidos en la matriz de riesgos y administrados; de igual manera, se identificaron controles establecidos para su mitigación de acuerdo a su diseño. Siguiendo lo anterior, se evidenció la instrumentación a través de los documentos tales como manuales, procedimientos e instructivos; la gestión y operatividad a través de los procesos y las actas de los órganos de gobierno los cuales monitorearon y realizaron el seguimiento correspondiente; cada uno desde su ámbito de aplicación. Para cada uno de los aspectos evaluados, se constató el flujo y seguridad de la información, oportunidad de los reportes a nivel interno y externo, la consistencia de los datos conforme a su fuente, los riesgos y controles significativos y el soporte tecnológico. No obstante, se identificaron desviaciones de control u oportunidades de mejora, orientadas a las mejores prácticas en algunos de los temas anteriormente mencionados; que, dada su importancia, requieren de un tratamiento en aras de fortalecer los sistemas. La evaluación independiente del SCI para el proceso de gestión de tecnología, fue realizada a través de un seguimiento de cumplimiento y observación a las actividades propuestas por la administración frente a la auditoria de la firma BDO, con el objetivo de verificar su implementación. (original firmado) ANTONIO GOMEZ CARRANZA Jefe de la Oficina de Control Interno