MODULOS SOFTWARE CODETL

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1 MODULOS SOFTWARE CODETL El software debe cumplir con las Leyes, Decretos, Resoluciones y Circulares vigentes (a la fecha de entrega de la propuesta) que regulan las cooperativas de aportes, ahorro y crédito y que tienen relación directa con las áreas 1. Gerencial 2. Financiera 3. Contable 4. Comercial Adicionalmente el software que requiere CODETOL está enmarcado en los siguientes aspectos Modular Funcional Parametrizable Confiable De fácil Uso Eficiente De fácil mantenimiento (administrable) Escalable Auditable Estos términos de referencia presentan una guía general de la funcionalidad básica del aplicativo, esto no exonera al proveedor del software tener que realizar algunos ajustes en la etapa de personalización de funcionalidades, reportes y/o informes que los usuarios requieran y que se hayan omitido en este documento.

2 Los módulos o las opciones que debe tener desarrolladas y funcionando completamente el software son: 1. Administración: a. Debe permitir la configuración de los perfiles de los usuarios de acuerdo a las funciones establecidas en la cooperativa; estos perfiles son: i. Administrador ii. Gerencia General iii. Coordinación de cartera 1. Gestión de cartera iv. Analistas de crédito 1. Referenciación 2. Estudio v. Comités de crédito vi. Gerencia de riesgo (crediticio) vii. Contador (a) viii. Tesorería ix. Convenios 1. Descuentos por nomina 2. Recaudos b. Debe permitir la creación y/o actualización de tablas de referencia, como: i. Creación de productos y servicios ii. Municipios iii. Tasas iv. Plazos v. Otras que se requieran para el normal funcionamiento del software c. Cargue de parches y/o actualizaciones propias del software

3 d. Cargue de archivos que se requieran para realizar procesos dentro del software (nominas, listas restrictivas (ONU CLINTON), listas PEPS y otros archivos) 2. Asociados, terceros y empleados: a. Debe permitir la captura de información i. Personal ii. Laboral iii. Financiera iv. Académica v. Beneficiarios 1. Identificación a. Nombres b. Apellidos c. Documento 2. Parentesco 3. Teléfono 4. Correo electrónico Esta información se utilizara para la segmentación de los asociados por diferentes ítems para el diseño de campañas a nivel comercial como: Estrato socio económico Nivel de estudios Profesión Actividad económica Ubicación geográfica o Vereda o Barrio o Municipio o Departamento o País

4 Otros adicionales que se sacaran de la información registrada en la base de datos b. Debe permitir la generación de reportes totalmente 3. Aportes: a. Manejo y administración de los aportes sociales ordinarios, extraordinarios, voluntarios y los demás consagrados en las normas legales b. Debe permitir la generación de reportes totalmente 4. Convenios: a. Forma de pago mixta para créditos i. Caja ii. Nomina b. Forma de pago mixta para pólizas de seguros i. Caja ii. Nomina c. Por no pago por parte de la pagaduría de la empresa no se deben cobrar intereses por al menos (XX) días d. Novedades por producto i. Cambio cuotas ii. Cambio forma de pago iii. Cancelación del crédito iv. Cambio de aportes v. Cambio de cuotas extraordinaria e. Permitir la reversión en la aplicación de los aportes f. Manejo de las devoluciones a las pagadurías g. Por no pago por parte de la pagaduría de la empresa no se deben cobrar intereses por al menos (XX) días h. Debe permitir la generación de reportes totalmente

5 5. Contabilidad: a. Un comprobante por operaciones contables del día b. Sacar relación de los pagos o abonos de los convenios y generar una sola nota contable c. Notas de ajuste contable para cierre d. Cierre mensual contable e. Provisiones f. Generación de notas de cierre mensual i. CARTERA intereses, provisión (intereses y capital) ii. Amortizaciones iii. Depreciaciones iv. Estados financieros g. Estados financieros i. Libro auxiliar 1. Mayor y balance 2. Diario columnario 3. Inventarios y balance 4. Balance general 5. PyG 6. Balance de prueba 7. Cierre anual 8. Cierre mensual 9. Asociados 10. Terceros a. No marcado b. Repetidos c. Fechas inconsistentes al comprobante d. Por cuenta e. Por identificación 11. Generación de PUC 12. Flujo de efectivo 13. Balance general comparativo

6 14. Análisis vertical y horizontal estados financieros 15. Cambio en el patrimonio 16. Estado de resultados comparativos 17. Estado de cambios en la situación financiera 18. Flujo de fondos 19. Indicadores financieros 20. Numeración libros oficiales (Cámara de comercio) h. Diferidos i. Activos fijos j. Impuestos 6. Tesorería: a. Bancos i. Chequeras ii. Conciliación iii. Transferencias electrónicas b. Proyección de pagos i. Proveedores ii. Desembolso de créditos iii. Devolución de aportes iv. Pago de auxilios v. Otros pagos c. Pago proveedores d. Caja menor cooperativa e. Debe permitir la generación de reportes totalmente f. Prestamos asociados con la cooperativa (obligaciones financieras) g. Administración de: i. Firmas en bancos ii. Condiciones de manejo 1. Manejo de protectógrafo (electrónico y digital) 2. Sellos secos

7 3. Sellos húmedos o de tinta 4. Claves, autorización de acceso y atribuciones en portales transaccionales bancarios 7. Crédito: a. Creación y parametrización de líneas de crédito b. Acceso directo a las centrales de riesgo i. CIFIN ii. DATACREDITO c. Reporte a centrales de riesgos d. Generar informe de créditos i. Analizados 1. Cuales fueron a. Aprobados b. Rechazados c. Aplazados ii. Devueltos iii. Rechazados e. Opción para referenciar documentación crédito f. Opción para analizar crédito i. Aplicación de fórmulas pre establecidas g. Listar codeudores con toda la información h. Manejo de los estados del crédito por el software i. Radicado ii. En estudio iii. Aprobado, aplazado, rechazado iv. Legalización de garantía i. Calificación y reclasificación de la cartera j. Manejo de los intereses para carteras con clasificación C, D, E

8 k. Informes básicos i. Recuperación de cartera castigada mensual y acumulada ii. Posición neta directivos y parentescos iii. Re estructurados llegaron a A iv. Re estructurados v. Re estructurados en mora vi. Re estructurados más de una vez vii. Créditos aprobados por periodo y por estamento 1. Cantidad de créditos 2. Monto discriminado y total viii. Comité de cartera 1. Comparación cartera entre periodos 2. Efectos de la cartera re estructurada l. Créditos que entraron en mora por periodos m. Índice de cartera i. consolidado ii. Línea y modalidad de crédito iii. Segmento n. Créditos primarios por asociado o. Debe permitir la generación de reportes totalmente 8. Administración de cartera: a. Liquidación de cruce de cuentas traer toda la información correspondiente al asociado b. Estado de cartera i. Con cobro jurídico para visualizar c. Liquidación reclamo a las aseguradoras d. Intereses créditos en juzgado e. Cartera castigada i. Mostrar codeudores ii. Calcular días de mora normal

9 iii. Fecha castigo f. Plan choque cartera castigada i. Porcentaje condonado g. Alerta sobre fecha de prescripción del título de cartera castigada h. Recuperación de cartera por medio de cruce con aportes i. Visualizar costas judiciales j. Asignación para la gestión de cartera k. Resumen de la gestión de cobro l. Reporte de cobro diario i. Información en primer pantallazo 1. Si la cartera es jurídica o pre jurídica 2. Datos personales y de la obligación 3. Días sin llamar sin importar los días en mora ii. Los que no pagaron iii. Los que deben pagar hoy iv. A los que nunca he llamado (cartera nueva por cambio en días de mora) v. Los programados para hoy vi. Días sin gestión vii. Revisar los predictivos de los gestores a cargo viii. Seguimiento diario al deudor independiente del gestor que lo tenga ix. Las cartas deben ser seleccionadas y generadas por el gestor m. Pantallazo para gestionar la cartera i. Nombre deudor y codeudor ii. Ocupación iii. Estado civil del asociado (generar listado) iv. Mostrar todos los conceptos cancelados mes a mes (disgregado por cuota) v. Seleccionar resumen de la gestión de cobro (códigos y alertas) vi. Proyectar monto del pago

10 vii. Mostrar de quien es codeudor el codeudor de la obligación 1. Montos 2. Morosidad en días 3. Fecha y numero radicado del proceso n. Debe permitir la generación de reportes totalmente 9. Realizar cierres: a. Contable b. Accede a realizar el cierre diario, mensual o anual, generando causaciones, liquidaciones y renovaciones requeridas al corte del periodo contable. La aplicación trabaja totalmente en línea para que los saldos de contabilidad, aportes y créditos sean actualizados automáticamente cada vez que se realice una determinada transacción. c. Debe permitir la generación de reportes totalmente 10. Administración de garantías: a. En este módulo se puede administrar las diferentes garantías que son ofrecidas por los asociados como respaldo de sus créditos, las cuales pueden ser hipotecarias, pignoración (maquinaria, vehículo, títulos valores etc.). b. Debe permitir la generación de reportes totalmente 11. Medios magnéticos: a. Debe generar todos los reportes para enviar a la DIAN, UIAF 12. Gravamen a los movimientos financieros (GMF): a. Módulo para realizar el cobro del gravamen a los movimientos financieros sobre transacciones, definición de

11 porcentajes de cobro entre la entidad y sus clientes (asociados). b. Debe permitir la generación de reportes totalmente 13. Consulta web: a. Registro de usuario b. Estado de cuenta (REPLICA) i. Consultas extractos tres últimos meses ii. Productos 1. Todos iii. Servicios 1. Fondo de solidaridad 2. Exequial iv. Simuladores 1. Crédito v. Solicitud de crédito exprés en línea vi. Actualizar la información de la base de datos 14. Procesos jurídicos de cartera: a. Inscripción de abogados b. Radicación del proceso frente al abogado c. Radicación del proceso frente al despacho i. Fecha presentación ii. Numero radicado iii. Número del juzgado iv. Ciudad d. Colocar la etapa del proceso i. Notificación ii. Merito de la demanda iii. Sentencia iv. Aprobación de liquidación v. Al despacho

12 e. Liquidación f. Oficios de embargo i. Fecha de recibo abogado ii. Numero de oficio iii. Medida según oficio de embargo iv. Radicado en v. Deudor y/o codeudor vi. Fecha radicación vii. Fecha entrega copia radicada (abogado (a)) viii. Observaciones 1. Acuerdo de pago 2. Empresa no existe 3. Codeudor con crédito activo g. Debe permitir la generación de reportes totalmente 15. Auditoria: a. Consultas generales b. Opción de monitorear las acciones que se realicen en la base de datos por fuera de la aplicación (TOAD y/o PL/SQL) c. Debe permitir la generación de reportes totalmente 16. Impuestos: a. Proceso automatizado para sacar montos globales y discriminados de los impuestos que se deben pagar b. Sacar certificaciones de los impuestos cobrados a los proveedores c. Debe permitir la generación de reportes totalmente 17. Activos fijos inventarios: a. Cargar el inventario de la cooperativa b. Traer la información de la factura

13 c. Asignación automática de consecutivo para activos d. Depreciar normalmente e. Reportes de asignación f. Acta de entrega g. Traslados temporales (novedades) h. Traslados entre funcionarios i. Control de avalúos j. Dar de baja k. Generar paz y salvo i. Cancelación de contratos ii. Licencias iii. Vacaciones iv. Traslados v. Debe permitir la generación de reportes totalmente 18. Diferidos: a. Tabla de amortización b. Parametrización de tiempos c. Debe permitir la generación de reportes totalmente

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