Secretaría de Finanzas Dirección General de Administración Dirección de Recursos Materiales U. D. de Archivo y Oficialía de Partes

Transcripción

1 INSTRUCTIVO DE LLENADO CARÁTULA PARA EXPEDIENTES El Expediente es considerado como la unidad básica de toda organización documental y su agrupación, cuando se trata de expedientes relacionados con el ejercicio de una misma función institucional, da origen a una Serie Documental, siendo ésta última la columna vertebral del proceso de organización archivística en la Secretaría. Bajo este principio, estructurar e identificar correctamente un expediente, así como vincularlo con sus pares, permitirá a cualquier Unidad Administrativa no sólo conservar y organizar adecuadamente sus documentos como testimonio de su gestión administrativa, sino, sobre todo, hacer un uso racional y sistemático de la información producida, recibida o acumulada. Un expediente, correctamente organizado, se transforma en una herramienta que coadyuva a fundamentar, probar y/o corregir las actividades institucionales con un máximo de certeza y transparencia. Para el caso de la Secretaría de Finanzas, que ya cuenta con un Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) y un Catálogo de Disposición Documental (CDD) autorizados por la Oficialía Mayor del Distrito Federal, los datos que deberán asentarse en los puntos 1 al 8 del presente instructivo ya se encuentra preestablecidos en el CGCA y en el CDD y de ahí deberán ser obtenidos. Los puntos 9 al 13 del presente instructivo serán establecidos por el área generadora de la documentación a partir de las propias características del Expediente. No. Donde dice Deberá anotarse 1 Sección 2 Clave de la Sección 3 Subsección Se deberá escribir el nombre de la Unidad Administrativa, tal como aparece en el Catálogo de Disposición Documental en su columna Sección. Ejemplos.- Subsecretaría de Egresos, Tesorería, Subtesorería de Fiscalización,, etc. Unidad Administrativa y que se encuentra establecido en el Catálogo de Disposición Documental. Ejemplo: Subtesorería de Fiscalización Clave MX09-GDF01-SEFI09B-4. Se deberá asentar el nombre del área generadora o acumuladora de la documentación tal como aparece en el Catálogo de Disposición Documental en su columna Subsección. Ejemplos: Dirección de Programación y Control de Auditorías; Unidad Departamental de Contratos, etc. 1

2 4 Clave de la Subsección 5 Nombre de la Serie 6 Clave de la Serie 7 Nombre de la Subserie 8 Clave de la Subserie Se deberá completar el código alfanumérico que le fue asignado al área generadora de la documentación y que se encuentra establecido en el Catálogo de Disposición. Ejemplo: Serie Integración de Información de Gasto Clave MX09-GDF01-SEFI09A Se deberá escribir el nombre de la Serie a la que pertenezca el expediente, dicho nombre se encuentra establecido en el Catálogo de Disposición Documental. Ejemplos: Integración de Información de Gasto, Validación del Programa Anual de Adquisiciones, Valores Unitarios. Serie y que se encuentra establecido en el Catálogo de Disposición Documental Una función institucional (serie) puede dar lugar a la creación de varias subseries, éstas constituyen categorías subordinadas a la serie de la que forman parte, pero se singularizan para dar cuanta de atribuciones específicas dentro de una función mayor. La Subserie está contenida en el Catálogo de Disposición Documental. Ejemplo: La serie Certificaciones de Pago contiene las Subseries: Tenencia, Predial y 2% Sobre Nomina. Subserie en el Catálogo de Disposición Documental documental. Ejemplo: Para la Subserie Tenencia la Clave correspondiente será la MX09-GDF01-SEFI09B Nombre Expediente del Se deberá asentar el nombre que el área generadora de la documentación asigna a un expediente para diferenciarlo de otro. Puede ser tan sencillo o complejo como el área determine 10 No. del expediente 11 No. de fojas Bajo el entendido de que una Serie o Subserie puede generar un número indeterminado de expedientes a lo largo del tiempo, se sugiere dar al expediente número consecutivo; es decir, si durante el ejercicio 2008 se generaron 350 expedientes de una Serie o Subserie, el primer expediente del ejercicio 2009 correspondiente a la misma Serie o Subserie será el No. 351 Se asentará el total de hojas que contiene el expediente. Es importante señalar que una vez que el expediente haya sido cerrado o concluido, las hojas deberán foliarse No. de legajos de Fechas extremas Inicial Final Anotar el número de legajos en el que se divide el expediente. Ejemplo: Si se trata de un expediente dividido en 2 legajos, en el primer legajo se consigna 1 de 2 y en el segundo se consigna 2 de 2. Consignar la fecha más lejana y la mas reciente de los documentos contenidos en el expediente. Ejemplo.- Si el expediente contiene documentación del 2 de enero al 15 de febrero de 2005, consignar 02/01/2005 al 15/02/

3 INSTRUCTIVO DE LLENADO INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA (ITP) El Inventario de Transferencia Primaria (ITP) es una herramienta para la descripción archivística elaborada bajo los estándares de la Norma Internacional ISAD-G (General International Standard Archival Description) y que cubre los parámetros establecidos en la Circula Uno de la Oficialía Mayor del Distrito Federal en materia de administración de documentos. Utilizar correctamente esta herramienta y actualizarla de manera periódica, posibilitará a las Unidades Administrativas de la Secretaría de Finanzas contar con un inventario detallado de los expedientes que generan y acumulan en sus archivos de oficina o archivos de trámite. Por tratarse de un inventario de expedientes, es fundamental comprender que el ITP deberá elaborarse por Serie o Subserie Documental; es decir deberá elaborarse un ITP por cada una de las Series o Subseries Documentales que se encuentren contenidas en el Catálogo de Disposición Documental y en el Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría. De igual manera, es importante considerar que si la Unidad Administrativa ha etiquetado correctamente sus expedientes y los ha organizado por Series o Subseries, los datos requeridos para llenar correctamente el Inventario (puntos 3 al 12 del presente instructivo) se obtendrán de las propias carátulas de los expedientes. Los datos referentes a los puntos 13, 14 y 15 del presente instructivo se agregarán al momento de realizar el Inventario y los datos para los puntos 2 y 16 al 23 del presente instructivo se obtendrán al momento de resguardar los expedientes en sus respectivas cajas de archivo. No. Donde dice Deberá anotarse 1 No. de Folio o Transferencia 2 Foja: de 3 Sección El código de cuatro dígitos que será proporcionado por la U. D. de Archivo y Oficialía de Partes de la Dirección de Recursos Materiales una vez que se haya verificado que tanto los Expedientes, el Inventario y las cajas de archivo cumplan con los requisitos establecido en los Lineamientos para la Aplicación del CGCA y el CDD. El Número secuencial de fojas que conforman el Inventario de Transferencia Primaria. Se deberá escribir el nombre de la Unidad Administrativa, tal como aparece en el Catálogo de Disposición Documental en su columna Sección. Ejemplos.- Subsecretaría de Egresos, Tesorería, Subtesorería de Fiscalización, Dirección General de Administración, etc. 3

4 4 Subsección 5 Serie 6 Clave de la Serie 7 Subserie 8 Clave de la Subserie Se deberá asentar el nombre del área generadora o acumuladora de la documentación tal como aparece en el Catálogo de Disposición Documental en su columna Subsección. Ejemplos: Dirección de Programación y Control de Auditorías; Unidad Departamental de Contratos, etc. Se deberá escribir el nombre de la Serie a la que pertenezcan los expedientes, dicho nombre se encuentra establecido en el Catálogo de Disposición Documental. Ejemplos: Integración de Información de Gasto, Validación del Programa Anual de Adquisiciones, Valores Unitarios. Clave asignada en el Cuadro de Clasificación Archivística a la Serie documental. Ejemplo: Serie Integración de Información de Gasto Clave MX09-GDF01-SEFI09A Una función institucional (serie) puede dar lugar a la creación de varias subseries, éstas constituyen categorías subordinadas a la serie de la que forman parte, pero se singularizan para dar cuenta de atribuciones específicas dentro de una función mayor. La Subserie deberá estar contenida en el Cuadro de Clasificación Archivística. Ejemplo: La serie Certificaciones de Pago contiene las Subseries: Tenencia, Predial y 2% Sobre Nomina. Se deberá completar el código alfanumérico que le fue asignado a la Subserie en el Catálogo de Disposición Documental documental. Ejemplo: Para la Subserie Tenencia la Clave correspondiente será la MX09-GDF01-SEFI09B No. consecutivo de caja y expediente Aquí se deberá anotar el número de caja vinculado al número que tiene cada Expediente en su carátula, por ejemplo, si la caja No 1 contiene los primeros 3 expedientes, se anotará, 1/1, 1/2, 1/3. Si la caja No. 2 contiene los siguientes cuatro expedientes se anotará 2/4, 2/5, 2/6, 2/7, sucesivamente. 10 Nombre del Expediente 11 Fechas Extremas 12 Volumen y soporte Se deberá asentar el nombre que el área generadora de la documentación asigna a un expediente para diferenciarlo de otro. Puede ser tan sencillo o complejo como el área determine Consignar la fecha más lejana y la mas reciente de los documentos contenidos en el expediente. Ejemplo.- Si el expediente contiene documentación del 2 de enero al 15 de febrero de 2005, consignar 02/01/2005 al 15/02/2005. El Volumen se refiere al número de hojas del expediente y el Soporte al tipo de documentos de archivo (papel, rollos de microfilm, cintas magnéticas, etc.) Ejemplos.- volumen: 20 hojas, soporte: papel; volumen: 2 disquetes, soporte: magnético. 4

5 13 Características Físicas y Requisitos Técnicos (Especificar sólo en caso de ser necesario). Información sobre cualquier característica física importante del material, así como especificar cualquier tipo de software y/o hardware necesario para acceder al mismo. Ejemplo.- Características Físicas: Buen Estado, Papel con Humedad, Papel Manchado, etc. Requisitos Técnicos: Word, Excel en disquetes, discos duros, etc. 14 Tradición Documental 15 Notas El presente inventario consta de fojas la cantidad de expedientes 18 en cajas peso aproximado de kilogramos equivalentes a metros lineales 21 Formuló 22 Revisó 23 Visto Bueno Deberá anotarse si los documentos contenidos en el expediente son Originales y/o Copia Certificadas. Es importante señalar que un expediente no debe contener fotocopias, pues este tipo de material no es considerado de archivo. Ver numerales 2.10 y 2.11 de los Lineamientos para la Aplicación del CGCA y el CDD Información que no haya podido ser incluida en ninguno de los otros campos y que tenga relevancia para la interpretación de los documentos. El número de fojas que conforman el Transferencia Primaria Inventario de El número total de expedientes que abarca el Inventario de Transferencia Primaria El número total de cajas de archivo en los que se encuentran contenidos los expedientes relacionados en el Inventario de Transferencia Primaria El peso aproximado de la documentación en kilogramos. La cantidad de metros lineales de la documentación Nombre y firma de quien formuló el Inventario de Transferencia Primaria Nombre y firma del funcionario público que revisó el Inventario de Transferencia Primaria (deberá estar firmado por personal de estructura) Nombre y firma del funcionario público responsable de dar el visto bueno al inventario (deberá estar firmado por personal de estructura) 5

6 INSTRUCTIVO DE LLENADO ETIQUETA DE IDENTIFICACIÓN PARA CAJAS DE ARCHIVO No obstante que identificar correctamente las cajas que contienen los expedientes de una Serie o Subserie Documental es un requisito estrictamente técnico, realizarlo de manera correcta facilitará las labores de búsqueda y localización de expedientes, tanto en los archivos de oficina o de trámite de las propias Unidades Administrativas, como en los archivos de concentración de la Secretaría una vez que dichos expedientes hayan sido transferidos para su guarda precautoria. Es por ello que la Etiqueta de Identificación para Cajas de Archivo hace las veces de resumen de la documentación que ahí se encuentra contenida. Adicionalmente, es importante señalar que los archivos de concentración de la Secretaría (Archivo Catastral, Archivo General Administrativo y Archivo de Cuenta Comprobada) han sido readecuados para optimizar el espacio disponible y garantizar una correcta conservación de los documentos, por esta razón es requisito que las cajas que se utilicen para guardar los documentos sean Cajas de Archivo Modelo AM- 70, mismas que deberán ser solicitadas al correspondiente Enlace Administrativo de acuerdo a la estimación mensual que haya sido proyectada al inicio del ejercicio fiscal correspondiente. Finalmente, es importante señalar que la Etiqueta de Identificación deberá colocarse en ambos lados de la caja (en los lados donde se encuentran las agarraderas y sin obstruir las mismas), deberán pegarse con resistol blanco y cubrirse con una capa de cinta adhesiva transparente, esto garantizará que la Etiqueta permanezca en su lugar durante todo el periodo de vida útil de los documentos que se encuentra establecido en el Catálogo de Disposición Documental. No. 1 Donde dice No. de Folio de Transferencia Deberá anotarse Deberá anotarse el código de cuatro dígitos que será proporcionado por la de la Dirección de Recursos Materiales una vez que se haya verificado que tanto los Expedientes, el Inventario y las cajas de archivo cumplan con los requisitos establecido en los Lineamientos para la Aplicación del CGCA y el CDD. Será el mismo Folio de Trasferencia asignado al ITP 2 No. de Caja 3 Sección En virtud de que cada Serie o Subserie Documental se organizará y resguardará por separado, las Cajas Archivadoras que contengan los expedientes relacionados en un Inventario de Transferencia serán independientes. Es decir, si una Unidad Administrativa produce y resguarda 2 Series Documentales y la primera de ellas se encuentra contenida en 9 cajas archivadoras y la segunda en 15 cajas archivadoras, para la primera Serie se utilizarán los números del 1 al 9 y para la segunda del 1 al 15. Se deberá escribir el nombre de la Unidad Administrativa, tal como aparece en el Catálogo de Disposición Documental en su columna Sección. Ejemplos.- Subsecretaría de Egresos, Tesorería, Subtesorería de Fiscalización,, etc. 6

7 4 Subsección 5 Serie 6 Clave de la Serie 7 Subserie 8 Clave de la Subserie Se deberá asentar el nombre del área generadora o acumuladora de la documentación tal como aparece en el Catálogo de Disposición Documental en su columna Subsección. Ejemplos: Dirección de Programación y Control de Auditorías; Unidad Departamental de Contratos, etc. Se deberá escribir el nombre de la Serie a la que pertenezcan los expedientes, dicho nombre se encuentra establecido en el Catálogo de Disposición Documental. Ejemplos: Integración de Información de Gasto, Validación del Programa Anual de Adquisiciones, Valores Unitarios. Serie y que se encuentra establecido en el Catálogo de Disposición Documental Una función institucional (serie) puede dar lugar a la creación de varias subseries, éstas constituyen categorías subordinadas a la serie de la que forman parte, pero se singularizan para dar cuanta de atribuciones específicas dentro de una función mayor. La Subserie está contenida en el Catálogo de Disposición Documental. Ejemplo: La serie Certificaciones de Pago contiene las Subseries: Tenencia, Predial y 2% Sobre Nomina. Subserie en el Catálogo de Disposición Documental documental. Ejemplo: Para la Subserie Tenencia la Clave correspondiente será la MX09-GDF01-SEFI09B No. de expedientes contenidos en la caja Se anotará el número total de expedientes contenidos en esa caja. 10 De al 11 Periodo de Retención en el Archivo de Tramite Se anotará el número inicial y final de los expedientes integrados en la caja de conformidad con la ordenación que conserven en el Inventario de Transferencia Primaria. Periodo de retención de la serie en cuestión en el archivo de trámite; dicho de otra forma, el tiempo suficiente en que permanecerán activas y útiles para la toma de decisiones en la oficina de origen. El tiempo será expresado en años, y se obtendrá del Catalogo de Disposición Documental de la Secretaría de Finanzas. 12 Periodo de Retención en el Archivo de Concentración Periodo de guarda precaucional de la serie en cuestión en el Archivo de Concentración. El tiempo será expresado en años y se obtendrá del Catálogo de Disposición Documental de la Secretaría de Finanzas. 13 Baja 14 Archivo Histórico Señalar por medio de una x si la serie, al cabo de los periodos anteriores, va a ser dada de baja con base en el Catálogo de Disposición Documental de la Secretaría de Finanzas. Señalar por medio de una x si la serie, al cabo de los periodos anteriores, adquirirá valor histórico con base en el Catálogo de Disposición Documental. 7