COMUNICACIÓN: Es el proceso de transferir y entender y mensaje o significado. El proceso de comunicación está conformado por siete elementos:

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1 COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN: Es el proceso de transferir y entender y mensaje o significado. PROCESO DE COMUNICACIÓN. Proceso de comunicación: Los pasos entre la fuente y receptor que como resultado da la transferencia y el entendimiento del significado. El proceso de comunicación está conformado por siete elementos: La fuente: Es la que inicia el mensaje La codificación: Conversión de un mensaje de comunicación en una forma simbólica entendible. El mensaje: Es el producto real de la frente codificadora. El canal: Es el medio a través del cual viaja un mensaje de comunicación. La decodificación: Traducir el mensaje de la fuente La retroalimentación: Es retransmitir el mensaje hacia la frente para verificar que se ha comprendido correctamente. El mayor enemigo que tiene la comunicación es la DISTORSIÓN, que es el desvío de alguna de las partes del proceso, la cual causa un entendimiento erróneo entre los dos elementos. ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN FORMAS DE COMUNICACIÓN MÁS UTILIZADAS Oral. A través de un lenguaje común por el cual las personas se comunican entre sí sus ideas y mensajes. Visual. Estimulando el sentido de la vista por medio de símbolos o figuras que tengan un significado común en algún lugar o bien en el mundo. Auditiva. Por medio de estímulos sonoros los cuales nos refieran objetos, animales, personas o situaciones que sean comprensibles para nosotros. Escrita. El lenguaje se puede manifestar a través de letras que a su vez forman palabras que organizadas de manera coherente de acuerdo al idioma refiere ideas que sean entendibles para un grupos social o cultural las cuales se imprimen en diferentes materiales. No verbal o Kinestésica. Es aquella que proviene de los movimientos del cuerpo humanos, sus gestos, tics nerviosos y expresiones que nos dan una idea de sus emociones, sentimientos y pensamientos más profundos. CANALES DE COMUNICACIÓN MÁS USADOS. Los seres humanos por naturaleza tendemos a la comunicación, el poseer un lenguaje estructurado y complejo es lo que nos diferencia de muchas de las demás especies del planeta, sin embargo no todos utilizamos el mismo canal de comunicación, existen personas que son más receptivos a los sonidos, otros a las imágenes y otros más que requieren de una explicación detallada del proceso y de alguna manera experimentarlo, es por eso que las personas se pueden clasificar por el canal de comunicación que utilizan con mayor frecuencia en: 1

2 Auditivos Visuales Kinestésicos La kinestesia es el estudio de los movimientos del cuerpo, los gestos, las configuraciones faciales, la expresión, etc. Lo que nos lleva a un tipo más de comunicación humana, "la comunicación no verbal", los estudiosos de la comunicación indican que el 80% de los mensajes que una persona emite hacia otra al estar frente a frente provienen de la comunicación no verbal, su postura, la expresión de su cara, el movimiento de sus manos, ojos y pies, y muchos otros indicadores veraces y genuinos, porque no 105 controlamos, ellos nos delatan si estamos cansados, fastidiados, aburridos, felices, enojados, etc. Aún en las personas que poseen un alto autocontrol existen gestos especiales que los pueden delatar y que son casi imperceptibles como el movimiento de los ojos, su respiración entre otros. Es importante saber cual es nuestro canal de comunicación más fuerte, ya que esto nos permitirá estar en contacto con los estímulos correctos para poder comprender mejor el mundo que nos rodea, por otro lado, es importante conocer que canal de comunicación utilizan las personas que están a nuestro alrededor y con las que convivimos todos los días, ya que al conocer el canal en el que a ellas les es más sencillo comprender los mensajes nos podremos concentrar en él teniendo una mayor posibilidad de ser comprendidos y evitar así las distorsiones. FORMAS Y CANALES DE COMUNICACIÓN DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES Las formas de comunicación dentro de las organizaciones depende de la orientación que tenga dentro de la misma, es así, como encontramos dos formas de comunicación principales la horizontal y vertical subdividiéndose ésta última en ascendente y descendente. Descendente: La comunicación que fluye hacia un nivel superior en el grupo un organización a un nivel más bajo. Comunicación Vertical Horizontal Ascendente: La comunicación que fluye de un nivel del grupo u organización a un nivel más bajo. Lateral o lineal: Cuando la comunicación tiene lugar entre los miembros del mismo grupo o nivel jerárquico. Comunicación Descendente: Cuando pensamos el los jefes ó gerentes que se comunican con los subordinados, el patrón descendente es aquel quien usualmente pensamos. Es utilizado por los líderes del grupo y los gerentes para asignar metas, proporcionar instrucciones, informar a los subordinados acerca de políticas y procedimientos, señalar problemas que necesitan atención y ofrecer retroalimentación acerca del desempeño, ésta manera de comunicarse puede utilizar cualquiera de las formas ya expuestas con anterioridad, oral, como órdenes, indicaciones, entrevistas, cursos y charlas de viva voz, escrita, a través de memorándums, cartas, escritos, avisos y boletines, visual, con símbolos de campañas de seguridad entre otras. 2

3 Comunicación ascendente: Se utiliza para proporcionar retroalimentación a los de arriba, informarles acerca de progresos hacia las metas y darles a conocer problemas actuales. La comunicación ascendente mantiene a los jefes informados sobre cómo se sienten los empleados en sus puestos, con sus compañeros de trabajo y en la organización en general. Como en el caso anterior ésta vía de comunicación puede utilizar diversas formas como por ejemplo: Escrita; a través de reportes, evaluaciones de metas, sugerencias y quejas, oral; con pláticas ó mesas de trabajo. Lateral o lineal: La comunicación entre los miembros de un grupo, o personas del mismo nivel jerárquico ahorra tiempo y facilita la coordinación, sin embargo, aunque ésta vía de comunicación es estimulada formalmente, en ocasiones, se crea de manera informal para impedir la jerarquía vertical y acelerar la acción por lo que es conveniente que éste tipo de comunicación sea alentada y sobre todo supervisada por la gerencia para evitar ser ignorada. En éste caso generalmente se utiliza la forma oral de comunicación ya que hacerlo por escrito según la reglas de la administración moderna, denotaría desconfianza de alguna de las partes y por otro lado porque generalmente se realiza de manera informal. LAS REDES DE COMUNICACIÓN DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN. Las redes definen los canales por los cuales fluye la información dentro de una organización, estos canales pueden ser formales e informales: Redes formales: Son típicamente verticales, siguen la cadena de autoridad y están limitadas a las comunicaciones relacionadas con la tarea. Existen tres tipos principales: La cadena: La cadena sigue rígidamente la cadena formal de mando La rueda: Se apoya en el líder para actuar como conducto central de las comunicaciones del grupo Todo el canal: Permite que todos los miembros del grupo se comuniquen en forma activa uno con el otro. Las redes informales: Las redes informales son donde la información fluye a lo largo del muy conocido chisme y pueden florecer rumores. El chisme tiene tres características principales: No está controlado por la gerencia Es percibido por la mayoría de los empleados como más creíble y confiable que las comunicaciones formales emitidas por la alta gerencia. Se utiliza enormemente para servir a los propios interés de las personas dentro de la organización. Ciertamente el chisme es una parte importante de la red de comunicación de cualquier grupo u organización y vale la pena entenderlo. Les muestra a los gerentes aquellos temas que los empleados consideran importantes y provocadores de ansiedad. Actúa, por ende, tanto como filtro o mecanismo de retroalimentación, recogiendo los temas que los empleados consideran como relevantes. Es importante, otra vez, desde el punto de vista gerencial, analizar la información del chisme y predecir su flujo, dado que sólo un pequeño grupo de individuos (alrededor de un 10%) pasa la información a más de una persona. Al evaluar cuáles individuos consideran como relevante cierta información, podemos mejorar nuestra habilidad para explicar y pronosticar el patrón del chisme. Se pueden eliminar los chismes o rumores? No!, pero se pueden minimizar las consecuencias negativas al limitar su rango e impacto a través de las siguientes sugerencias: Anuncie los programas de tiempo para tomar las decisiones importantes Explique las decisiones y los comportamientos que podrían parecer inconsistentes o secretos. Enfatice las desventajas, como también las ventajas, de las decisiones actuales y los planes futuros. Discuta abiertamente las posibilidades en el pero de los casos (casi nunca constituye una provocación 3

4 de ansiedad ni una fantasía no hablada). BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN A continuación revisaremos las barreras más importantes. que tiene el proceso de comunicación: Filtración: La manipulación de la información para que sea más favorable para el receptor. Percepción selectiva: Aparece debido a que los receptores ven en forma selectiva la información y escuchan basados en sus necesidades, motivaciones, experiencias, antecedentes y otras características personales. Defensa: Cuando las personas se sienten amenazadas tienden a reducir su habilidad para lograr el entendimiento mutuo. Lenguaje: En primera instancia las palabras significan de un mismo idioma representan diferentes cosas para cada persona dependiendo de su edad, educación y antecedentes culturales, por otro lado si hablamos de tener idiomas o lengua diferente resulta mucha más difícil al no contar con un leguaje verbal común. No saber escuchar: Algunas personas tienen dificultad para prestar atención, puede ser porque están demasiado ocupadas hablado, o bien que cuando se les comunica algo divagan o piensas en otras cosas. Exceso de información: Se da más información de la que se puede recibir, lo que confunde al receptor. Falta de tiempo: Lo que hace4ue los jefes o superiores no se comuniquen correctamente con sus subordinados. Las ideas preconcebidas: Esto modifica la actitud con la que se envía o recibe un mensaje. Emociones: El estado anímico tanto del emisor como del receptor influye en la manera de interpretar o comunicar un mensaje. CLASIFICACIÓN DE BARRERAS DE COMUNICACIÓN. Las barreras de comunicación pueden ser de naturaleza técnica, semántica y Humana. Técnicas: Son aquellas que pertenecen o se dan por el medio ambiente, errores en la ejecución del proceso o fallas físicas de diversa índole Semánticas: Aquellas que pertenecen al lenguaje o la interpretación que de éste hacen el emisor o el receptor. Humana: Son la que se dan por la naturaleza la persona que emite o puede hacer o las que de recibe el mensaje, las diferencias que entre ellos producen los reflejos de su personalidad. Algunos ejemplos son: TIPOS DE BARRERAS Técnicas Semánticas Humanas Espacio o distancia Interpretación de palabras Variaciones de percepción Fallas mecánicas Decodificación de gestos Diferencias de sensibilidad Fallas eléctricas Traslaciones de lenguaje Variables de personalidad Vacíos de tiempo Significado de signos y símbolos Discrepancia de competencia Interferencias físicas Sentido de los recuerdos Limite sensorial 4

5 MANEJO DE LAS BARRERAS DE COMUNICACIÓN Da seguimiento a tu comunicación: No des por hecho que la otra persona te entendió, piensa que puedes ser mal interpretado. Por eso, verifica si tu receptor recibió el mensaje como tú esperabas. Controla la cantidad y la calidad de información: No digas demasiadas cosas, para que tu gente distinga lo importante de lo secundario. Usa retroalimentación: Pide de vez en cuando a tu receptor que te diga con sus propias palabras el mensaje que acaba de recibir, con el fin de verificar si tu información file entendida o si tus instrucciones lograron lo buscado. Desarrolla empatía: Es decir, ponte los zapatos de la otra persona. Ser empatíco te ayuda a visualizar cómo vas a ser entendido y a diseñar tu comunicación de acuerdo con tu receptor. Simplifica tu lenguaje: El lenguaje complejo es fuente de a los entendidos, si tu lenguaje no es comprendido para el receptor, no lo uses, que el lenguaje esté a su nivel mejora la comunicación. Repite: Cuando comuniques algo complicado o difícil, no dudes en repetir lo de distinta manera, con el fin de asegurarte de que tu receptor te entiende correctamente, repetir la información ayuda mucho a aclararla. Escucha: Busca activamente el significado de lo que se comunica. Haz preguntas que le indique a la otra persona que estás buscando comprenderla. Deja que los demás hablen también. Controla tus emociones: Si te das cuenta de que estás alterado, es preferible posponer la comunicación. Mantén el contacto visual: Cuando hables o escuches, mira a la gente. Esto indica a la otra persona que estás prestando atención. REUNIONES BIEN ADMINISTRADAS Las reuniones de trabajo, juntas, o charlas de retroalimentación son técnicas que se utilizan para la transmisión de información competente a todos los miembros de un grupo u organización, existen administradores que son literalmente fanáticos de las juntas o reuniones de trabajo, y aunque resultan ser positivas es necesario hacerlas productivas, eficientar el momento para sacar de él lo mejor, llegar a acuerdos favorables para todos y tomar las mejores decisiones. Entonces Qué características tienen las reuniones bien llevadas? Tienen un propósito claro Se fomenta la participación de todos No dura más de lo necesario. A continuación se presentan algunas sugerencias para administrar correctamente una reunión. Asegurarse de que el equipo conozca el propósito de la reunión, que sepa como se alcanzará dicho propósito y qué significado tiene para el equipo. Crear un ambiente en el que las personas quieran participar. Acorta en forma efectiva a los miembros del equipo cuando se aparten de sus tareas. Establecer expectativas positivas para el comportamiento de los miembros del equipo. Se debe cuidar que los miembros del equipo tengan claro la solución a tres preguntas que siempre hacemos: Por qué estoy aquí? Qué vamos a hacer? En que me beneficio yo? Esto se puede solucionar con el modelo de 3 pasos: PROPÓSITO: Responde a la pregunta Por qué estoy aquí? comparta el objetivo de la reunión y de qué manera encaja en el propósito común del equipo. 5

6 PROCESO: Responde a la pregunta Qué vamos a hacer? Enseñarles el proceso y ellos lo seguirán. Revise la agenda o minuta y recuérdeles que sean flexibles. RESULTADOS: Responde a la pregunta En qué me beneficio yo con todo esto? Diga de que manera se verá beneficiado el equipo con la reunión. HABILIDADES QUE SE RECOMIENDAN EJERCER PARA EFICIENTAR UNA REUNIÓN DE TRABAJO. Aportar información Comunicarse asertivamente Escuchar activamente Comunicarse de manera eficaz Clarificar algún punto cuando sea necesario Verificar sentimiento y reacciones Ser empáticos Buscar el consejo del grupo. Apoyar Asumir responsabilidad por la información y los acuerdos Integrar información e ideas Buen humor Compromiso al cumplimiento de tareas asignadas La comunicación es un proceso que mejora con la práctica de técnicas que nos ayuden a mejorar nuestra habilidad de expresar y hacer entender a los demás nuestras Leas, sentimientos y pensamientos, es recomendable que tratemos de desarrollar dichas habilidades ya que la desinformación es un enemigo peligros, "Una mentira a medias es peor que una mentira" éste dicho popular nos hace ver que la información completa aunque sea errónea es menos peligrosa que una información incompleta. 1 6