PROCEDIMIENTO PRESUPUESTO

Transcripción

1 CODIGO: PR-FN-001 VERSION: 2 FECHA: 29/Apr/2010 PROCEDIMIENTO PRESUPUESTO 1. OBJETO y controlar el presupuesto de cada uno de los fondos parafiscales administrados por Fenalce, de Fenalce y Semillas así como de los proyectos o convenios que la Federación firme con terceros. 2. ALCANCE Desde la planeación, elaboración y aprobación del presupuesto hasta, la ejecución y cierre del mismo. 3. RESPONSABLE 4. DEFINICIONES de Ingresos y Gastos: Es el mecanismo a través del cual se proyectan los ingresos, gastos e inversiones que se ejecutaran en una vigencia fiscal determinada. Acuerdo de : Documento mediante el cual el órgano máximo de dirección aprueba el presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia fiscal. Acuerdos Trimestrales de Ingresos y Gastos: Documento mediante el cual el órgano máximo de dirección autoriza la apropiación y ejecución máxima en cada trimestre del presupuesto aprobado para la vigencia fiscal obedeciendo a criterios de planeación. Acuerdos de Modificación: Documento mediante el cual el órgano máximo de dirección autoriza las modificaciones que en el desarrollo de las actividades sean necesarias para la ejecución del presupuesto. Acuerdo de Adición y Reducción: Documento mediante el cual el órgano máximo de dirección autoriza las adiciones soportadas por mayores ingresos ejecutados de acuerdo a los estimados, o si se detectaron ingresos que luego de transcurrido un periodo es necesario incorporar en el presupuesto. Las reducciones se realizan cuando los montos del presupuesto han sido sobreestimados y luego de evaluar el comportamiento se determina que las expectativas de ingreso no se podrán cumplir. Ejecución de Ingresos y Gastos: Son los ingresos y gastos efectivamente realizados durante las vigencias determinadas.

2 5. GENERALIDADES Es importante señalar que en la elaboración del presupuesto y los acuerdos de los fondos de fomento siempre se debe conservar el principio de equilibrio, lo que significa que el presupuesto de ingresos debe ser igual al presupuesto de gastos incluida la reserva para futuras inversiones y gastos. Los presupuestos se estructuran y presentan de acuerdo al instructivo de la resolución de 2000 emitida por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, así como con los lineamientos de la Dirección de del Ministerio de Agricultura, (Solo Aplica para los fondos parafiscales) y los de dirección y organismos de control. En cuanto a los presupuestos públicos el gasto aprobado por los de dirección no puede ser excedido por la administración, de acuerdo a los requisitos legales y reglamentarios. 6. DESARROLLO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN / NOTAS RESPONSABLE REGISTRO Anual de Ingresos Fondos Nacionales Se le solicita al proceso de Administración de Fondos() la información sobre los presupuestos estimados de recaudo de cuota de fomento de los dos fondos nacionales, soportados, tanto por la producción nacional esperada, como la estimación de precios y la evasión. Además deben estar comparados con la vigencia anterior (Solo Aplica para los dos fondos nacionales de cereales y leguminosas). de ingresos.

3 Para los otros ingresos se estiman de acuerdo a la procedencia de cada ingresos sean financieros u otros ingresos de acuerdo a la situación del mercado. Presentar a aprobación Anual de Ingresos Este presupuesto es presentado por la gerencia general a los de dirección, y luego de discutidos se hacen los ajustes del caso y se determina el presupuesto inicial de ingresos aprobado por los de dirección respectivos. Gerente General inicial de ingresos aprobado. Anual de Inversiones y Gastos Se le solicita a todos los procesos o dependencias de la federación las necesidades en cuanto a logística y desarrollo de proyectos de inversión, así como se calcula las necesidades de cada fondo, Fenalce, semillas y proyectos a ejecutarse con terceros, de recaudo de gastos e inversiones

4 acuerdo a las políticas de la gerencia, las plantas de personal y los gastos de funcionamiento. Presentar Anual de Inversiones y Gastos Este presupuesto es presentado por la gerencia general a los de dirección, y luego de discutidos se hacen los ajustes del caso y se determina el presupuesto inicial de Inversiones y Gastos aprobado por los órganos máximos de dirección respectivos. Gerente General inicial de inversiones y gastos aprobados. Acuerdo de De acuerdo a lo aprobado por los de dirección se procede a realizar un acuerdo de presupuesto para la firma del presidente de los de dirección y de la secretaria general de Fenalce, de acuerdo al instructivo de la resolución de 2000 emitida por el Ministerio de Agricultura y Acuerdos impresos y firmados.

5 Desarrollo Rural, así como los lineamientos que dé la Dirección de del Ministerio de Agricultura. (Solo Aplica para los fondos parafiscales) Acuerdos Trimestrales de Ingresos y Gastos Trimestralmente se deben presentar a los de dirección los acuerdos trimestrales de ingresos y gastos para cada trimestre de acuerdo a las necesidades de cada proceso de la federación, gastos que deben estar en concordancia con el presupuesto aprobado para toda la vigencia fiscal y al instructivo de la resolución de 2000 emitida por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, así como con los lineamientos que dé la Dirección de del Ministerio de Agricultura. (Solo Aplica para los fondos parafiscales) Acuerdos impresos y firmados.

6 Acuerdos Trimestrales de Cierre o Ajuste Trimestralmente se deben presentar a los de dirección los acuerdos trimestrales de cierre o ajuste de acuerdo a la ejecución de cada trimestre, es decir el acuerdo inicialmente aprobado menos la ejecución real del trimestre es el acuerdo de cierre o ajuste, por ningún motivo de acuerdo a las disposiciones legales los gastos aprobado por el órgano máximo de dirección de un trimestre pueden ser excedidos por la administración, el acuerdo se realiza de según el instructivo de la resolución de 2000 emitida por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, así como los lineamientos que de la Dirección de del Ministerio de Agricultura. (Solo Aplica para los fondos parafiscales) Acuerdos impresos y firmados. Acuerdos de Modificación. De acuerdo a las políticas de la gerencia general Acuerdos

7 Adición o Reducción. y de los órganos máximos de dirección los presupuestos aprobados inicialmente pueden ser modificados, pueden ser aumentados por exceso de ingresos ejecutados o en su defecto reducidos, previa autorización de los órganos máximos de dirección, el acuerdo se realiza de acuerdo al instructivo de la resolución de 2000 emitida por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, así como los lineamientos que dé la Dirección de del Ministerio de Agricultura. (Solo Aplica para los fondos parafiscales) impresos y firmados. Acuerdo de Cierre de la Vigencia fiscal Anualmente se debe presentar en la primera reunión del año siguiente a los de dirección, el acuerdo de cierre de la vigencia y liquidación del superávit, para esto se elabora un cierre del Acuerdos de Cierre impresos y firmados.

8 ejercicio con el presupuesto final aprobado y la ejecución de toda la vigencia, ajustando las partidas sobrantes en los gastos de tal forma que el presupuesto final aprobado menos la ejecución dé el acuerdo de cierre de la vigencia. Esta ejecución presupuestal de la vigencia debe estar cuadrada con los estados financieros presentados por el departamento de contabilidad, mediante la conciliación contable presupuestal, el acuerdo se realiza de acuerdo al instructivo de la resolución de 2000 emitida por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, así como los lineamientos que dé la Dirección de del Ministerio de Agricultura. (Solo Aplica para los fondos parafiscales)

9 Controlar Diariamente pasan por el departamento de presupuesto, todas las cuentas y ordenes de giro y demás que implique salida de dinero, con el fin de ser procesados en el software, para ser descargados de su respectivo presupuesto, previas autorizaciones respectivas, esto con el fin de llevar un control eficaz de los gastos aprobados y ejecutados tanto en la vigencia completa como en el trimestre respectivo, es decir se debe tener la información de cuanto hay, que se gasta y cuanto queda, con el fin de que los gastos no sean excedidos de acuerdo a lo aprobado por los de dirección. Software Presupuestal Informes requeridos por los entes de control, los órganos máximos de dirección y la De acuerdo a las necesidades de los órganos de control, de los de dirección y de la gerencia general se Informes

10 gerencia general proceden a realizar los informes de acuerdo a lo establecido en requisitos legales o lo establecido por la gerencia general. Realizar Conciliación contable y presupuestal Al cierre del presupuesto de cada vigencia se debe realizar una conciliación con el departamento de contabilidad de tal forma que iniciando con los ingresos presupuestales se debe llegar a los ingresos contables, igual actividad se realiza con los gastos. Esto se hace analizando las cuentas contables versus la información del departamento de presupuesto y dado el caso se realizan los ajustes respectivos. Ejecución de la vigencia con la conciliación contable presupuestal. Realizar Ejecución Presupuestal de Ingresos La ejecución de Ingresos se realiza trimestralmente a los órganos máximos de dirección, para esto se le solicitan los datos al proceso de Informe de Ejecución de Ingresos

11 administración de fondos (recaudo), al departamento de contabilidad, al proceso de producción y comercialización de semillas y se procede a realizar y presentar el informe respectivo de acuerdo a lo solicitado por los entes de control, de dirección y la gerencia general. Realizar Ejecución presupuestal de gastos De acuerdo a la información alimentada diariamente por el departamento de presupuesto se obtienen los gastos realizados en un periodo determinado, con esta información más los gastos bancarios e impuesto a los gravámenes financieros emitidos por el departamento de contabilidad previas conciliaciones bancarias, se procedes a realizar y presentar el informe respectivo de acuerdo a lo solicitado por los Informe de Ejecución de Gastos e Inversiones

12 entes de control, de dirección y la gerencia general. 7. DOCUMENTOS RELACIONADOS Resolucion No de noviembre 01 de 2000 Resolucion N.Orgánica # 6016 DE 2008 Resolución Orgánica REGISTROS Acuerdos Presupuestales 9. CONTROL DE CAMBIOS VERSION FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION 0 21/Ago/ /Abr/2010 Se actualizo el cargo de Coordinador a Financiero y Presupuestal. En el Capitulo 7. Documentos Relacionados, se actualiza el requisito legal: Resolución N. Orgánica # 6016 de 2008, Por la cual se modifica parcialmente la Resolución Orgánica número de ELABORO REVISO APROBO Nombre: Cargo: Fecha: Deiby José Petro Ortíz Tesorero General 28/Apr/2010 Nombre: Cargo: Fecha: Hermann Ernesto Mantilla González l 29/Apr/2010 Nombre: Cargo: Fecha: Luz Ángela Giraldo Murillo Secretaria General 29/Apr/2010