CONTROL DE CAMBIOS DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL FECHA VERSIÓN RAZÓN DEL CAMBIO 26 junio Versión original 9 abril de Cambio en la

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2 CONTROL DE CAMBIOS DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL FECHA VERSIÓN RAZÓN DEL CAMBIO 26 junio Versión original 9 abril de Cambio en la estructura orgánico funcional 19 marzo de Cambio en la estructura orgánico funcional

3 TABLA DE CONTENIDO JUSTIFICACIÓN INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN Naturaleza Jurídica y Domicilio de la Institución Aspectos Históricos Estructura organizacional de la Cámara de Comercio de Cúcuta INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LAS FUENTES DOCUMENTALES Encuesta Estudio Unidad Documental ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN Conformación de Series y Subseries Documentales Codificación Codificación unidades administrativas Codificación de series y subseries VALORACIÓN DOCUMENTAL Organización de los Archivos de Gestión Central e Histórico.

4 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Normas básicas para la Transferencia de Documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central DISPOSICIÓN FINAL RETENCIÓN DOCUMENTAL APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL LISTA DE ANEXOS

5 JUSTIFICACIÓN La expedición por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio de la Resolución 8934 de 2014, donde se establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por esta Superintendencia, previstas en la Ley 594 de 2000, los decretos 2578 y 2609 de 2012, estableció la necesidad que las administraciones públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, de emprender acciones encaminadas a elaborar y mantener actualizados los Instrumentos archivísticos dentro de los cuales están las Tablas de Retención Documental. La organización de los archivos de gestión se constituye en una de las prioridades que la Cámara de Comercio de Cúcuta busca para facilitar el acceso y disposición al público de la información, en los términos referidos en la Ley de Transparencia y del Derecho del Acceso a la información Pública Nacional, (Ley 1712 de 2014).En razón de ello y, ante la urgente necesidad de actualizar los procesos de producción, transferencia, selección y conservación de sus documentos tanto en los archivos de gestión como en el archivo central, se solicitaron los servicios de asesoría de Tecnodocumental S.A.S. empresa especializada en servicios de gestión documental y

6 con el apoyo de Tatiana Yaneth Pineda García, Técnico en asistencia y organización de archivos y la Coordinación de Nancy Talero Ramírez, Profesional en Ciencias de Información, con énfasis en Documentación, Bibliotecología y Archivística, se realizó el trabajo de consolidación de la Tabla de Retención Documental, lo que permitirá que la Cámara de Comercio de Cúcuta cuente con una infraestructura y unas herramientas metodológicas adecuadas para la administración de su gestión documental.

7 INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN Naturaleza Jurídica y Domicilio de la Institución Actualmente la sede de la Cámara de Comercio de Cúcuta está ubicada en la calle de la ciudad de San José de Cúcuta. Es una entidad autónoma, sin ánimo de lucro, integrada por las personas que ejercen el comercio (Industriales, Comerciantes, Agricultores, Ganaderos, etc.), cuyo objetivo primordial es ser depositaria de la confianza pública, correspondiéndole llevar el Registro Mercantil que es la más valiosa fuente de información para la vida de negocios en forma que resulte factor eficaz y positivo de organización de la actividad mercantil. La Cámara de Comercio es una organización de servicio: al Estado, en sus distintos niveles; a la comunidad y a sus miembros, en particular. Al Estado, mediante la presentación de programas, estudios, conceptos y su participación en todo aquello que propenda por el desarrollo económico regional y nacional. A la comunidad, mediante campañas y actuaciones tendientes al mejoramiento de todas las actividades que incidan sobre el progreso socio-económico. Al empresario, mediante servicios directos tales como asesorías, información y ayuda permanente en su labor en los campos administrativo, económico y jurídico.

8 Además, de las anteriores funciones de servicio, la Cámara de Comercio de Cúcuta promueve e impulsa el desarrollo económico de las regiones en donde actúa. La mejor definición de Cámara de Comercio es: Empresarios que trabajan unidos para hacer de su comunidad un lugar mejor para vivir. Aspectos Históricos Las Cámaras de Comercio han sido durante cuatro siglos, instituciones de progreso y desarrollo para muchos países en las cuales el sector privado se ha organizado en estas entidades que figuran en la historia como una de las primeras agrupaciones empresariales importantes en la vida socioeconómica de la humanidad. En el siglo XI durante el Feudalismo, se organizaron las primeras agrupaciones gremiales mercantiles que tenían como finalidad proteger los intereses comerciales de todos sus miembros. Fue en el año de 1599, en la ciudad de Marsella, Francia, en donde se fundó la primera organización conocida como Cámara de Comercio. A través de esta institución se defendieron los intereses del gremio mercantil y se unificaron las costumbres mercantiles de la época. Posteriormente, en Europa y en todos los continentes se fueron creando nuevas Cámaras de Comercio. En Colombia, la Ley 111 de 1890, autorizó al Gobierno Nacional para crear Cámaras de Comercio en el país. La primera en fundarse fue la Cámara de Comercio de Bogotá que inició actividades en 1878 y se constituyó formalmente en En Cúcuta, don Luis Febres Cordero, durante su primera gobernación, puso todo su empeño y entusiasmo para urgir la creación de una Cámara de Comercio en la región. Viajó a Bogotá y se dirigió al General Benjamín Herrera, quien ocupaba el cargo de

9 Ministro de Agricultura en el gobierno del doctor José Vicente Concha, para presentarle todas las pruebas requeridas conforme a la ley y los decretos que dispusieron la existencia de las Cámaras de Comercio en Colombia. El General Herrera siempre estuvo interesado en las aspiraciones de Cúcuta y el Departamento, pues su esposa, doña Josefina Villamizar Peralta, era oriunda de Pamplona. De tal modo, atendió la solicitud del Gobernador Febres Cordero y se expidió el Decreto No de 1915 que creó oficialmente la Cámara de Comercio de Cúcuta. Estructura Organizacional de la Cámara de Comercio de Cúcuta Mediante Acta de Junta Directiva Nº 155 de 20 de diciembre de 2011, se aprobó la reestructuración de la Cámara de Comercio de Cúcuta propuesta por la Consultoría de Transformación Estratégica y el Plan de Trabajo a Desarrollar.

10 INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LAS FUENTES DOCUMENTALES Encuesta Estudio Unidad Documental Previo conocimiento de la Institución e inventario natural de los documentos en los archivos de gestión, se procedió a identificar las unidades documentales y sus correspondientes tipos documentales, dentro de cada área administrativa. En este punto se trabajó la encuesta que aparece en el Anexo 14, que se aplicó siguiendo los pasos descritos en el instructivo para el estudio de tipos documentales (Anexo 12), de tal manera que en la primera etapa se investigó sobre el área productora del documento y en la segunda se recogieron los datos más relevantes de cada unidad documental sobre su generación, trámite, distribución, consulta, conservación y disposición final de los documentos, con la finalidad de obtener la máxima información que permitiera realizar una adecuada y acertada valoración documental en este proyecto. La encuesta fue realizada por Tatiana Pineda, Técnico en Asistencia de Organización de Archivos, con experiencia en gestión documental; entrevistando de forma personal a cada jefe de área administrativa para el diligenciamiento de la primera parte de la encuesta (Estudio de Oficina Productora) y para la segunda parte (Estudio de la Unidad Documental) se encuestó al productor directo de cada unidad documental. Las encuestas se realizaron en su totalidad para todas las áreas del organigrama de la Cámara de Comercio de Cúcuta.

11 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN El análisis e interpretación de la información lo realizó Nancy Talero Ramírez, Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística, con la Asesoría de Tecnodocumental S.A.S. Éste consistió en identificar la información básica sobre la estructura y procedimientos de la Cámara de Comercio de Cúcuta a través de sus fuentes documentales, de tal manera que se retomaron los manuales, actos administrativos, el organigrama vigente y las encuestas realizadas, para la elaboración de la TRD, que se constituye en un instrumento archivístico que se genera a partir del análisis e interpretación de esta investigación. En esta etapa se contemplaron varios aspectos a saber

12 Conformación de Series Y Sub series Documentales Para la agrupación de las series y subseries documentales, se trabajó la relación entre series, funciones y actividades de las áreas productoras de la documentación, teniendo en cuenta sus responsabilidades en el trámite, custodia, conservación y disposición final de los documentos de archivo, lo que permitió establecer cuáles son los documentos de archivo a registrar en la TRD y cuáles son los documentos de apoyo que no se tuvieron en cuenta para la misma. Es así como las series y subseries documentales de cada área productora de documentos reflejan las funciones y actividades que en virtud del desarrollo de los trámites y procedimientos administrativos se desarrollan para el cumplimiento de los objetivos que les han sido asignados. La conformación de series y subseries documentales bajo la orientación del CINDOCC y la responsabilidad de las áreas administrativas, permite administrar unidades documentales completas, regulando toda su gestión documental acorde a las necesidades de la Cámara de Comercio de Cúcuta y siguiendo los principios de la archivística sobre procedencia y orden original de los documentos.

13 Lo anterior se presenta en el cuadro de Clasificación Documental General para la entidad, debidamente codificado, el cual refleja la jerarquización y categoría establecida para la documentación de la Cámara de Comercio de Cúcuta. Así mismo y para mayor claridad, se elaboró un cuadro consolidado, donde se registran las series y subseries manejadas por cada área administrativa. Codificación Conforme a la estructura jerárquica y después de analizar los sistemas de codificación que maneja la entidad y la conveniencia de implementar o cambiar los mismos se concluyó: Codificación de Unidades y Áreas Administrativas El código para las unidades y áreas administrativas de la Cámara de Comercio de Cúcuta, comprende un número de tres dígitos así: El primer dígito corresponde a la unidad administrativa, el segundo al área, y el tercero a la dependencia.

14 La codificación para unidades y áreas administrativas es la siguiente: CÓD UNIDAD AMINISTRATIVA CÓD AREA / DEPENDENCIA PRESIDENCIA EJECUTIVA GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GERENCIA DE DESARROLLO ESTRATEGICO 110 COMUNICACIONES 120 CIECCC 130 SECRETARIA GENERAL 140 INVEST IN CUCUTA 210 RELACIONES INDUSTRIALES 220 PRESUPUESTO 230 COMPRAS 240 CONTABILIDAD 250 TESORERIA 260 SISTEMAS 270 CINDOCCC 310 CALIDAD 320 CONTROL INTERNO

15 GERENCIA DE COMPETITIVIDAD REGIONAL GERENCIA OBSERVATORIO E INFOMEDIACION GERENCIA DE ESTRUCTURACION Y GESTION DE PROYECTOS GERENCIA DE FORMALIZACION GERENCIA DE SERVICIOS EMPRESARIALES 410 EMPRENDIMIENTO 420 CONSOLIDACION EMPRESARIAL 430 INTERNACIONALIZACION 440 COMISION REGIONAL DE COMPETITIVIDAD 810 AFILIADOS 820 CENTRO DE FORMACION EMPRESARIAL 830 CENTRO DE ARBITRAJE CONCILIACION Y AMIGABLE COMPOSICIÓN 840 LOGISTICA

16 Codificación de series y subseries El código para la serie documental, es un número de tres dígitos, para realizar este proceso se listaron las series documentales y se numeraron, dejando entre serie y serie dos rangos de números para posteriores inclusiones y/o actualizaciones. Ejemplo: CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES 001 ACTAS 002 ACUERDOS El código para una subserie corresponde a un número de dos dígitos, los cuales se asignan teniendo en cuenta un consecutivo numérico ascendente, de acuerdo al orden alfabético dentro de su serie correspondiente; conservando un rango de números entre código y código para posteriores inclusiones y/o actualizaciones. Ejemplo: CODIGO SUBSERIE 01 ACTAS DE COMITÉ DE AFILIACIÓN 02 ACTAS DE COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL 03 ACTAS DE COMITÉ DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO

17 En resumen, la codificación de las series y las subseries documentales constan de CINCO dígitos, así: Los TRES primeros corresponden a la serie y los DOS siguientes a la subserie. Ejemplo: SERIE SUBSERIE CÓDIGO ACTAS ACTAS DE COMITÉ DE AFILIACIÓN ACTAS DE COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL ACTAS DE COMITÉ DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO

18 VALORACIÓN DOCUMENTAL La valoración es el proceso por el cual se establecen los tiempos de retención y la disposición final para los documentos de archivo registrados en la TRD. Para entrar a proponer los tiempos de retención a cada subserie documental, se realizó el proceso de valoración documental teniendo en cuenta los valores primarios, tales como el valor administrativo, legal, fiscal, contable, y para establecer los valores secundarios, se estudió el valor histórico de los documentos teniendo en cuenta su utilidad para la ciencia, la cultura y la investigación. Adicionalmente, en este proceso se tuvieron presentes los conceptos de valor mediato predecible y valor mediato no predecible, en todos los casos se estudiaron y establecieron los plazos de vigencia y plazo precaucional para los documentos, atendiendo a la normatividad jurídica existente, y para aquellos casos en los que la norma no regula se entró a establecer dichos plazos con la aprobación inicial de los responsables del archivo, los jefes de cada unidad productora y posteriormente del Comité de Gestión Documental de la Cámara. Es decir que para todos los casos se consultó las disposiciones legales vigentes, tanto externas como internas. La valoración documental permitió establecer la propuesta de retención para cada subserie documental en cada una de las etapas de su ciclo vital, es decir el tiempo de conservación y disposición final en el archivo de gestión, archivo central y archivo histórico o permanente.

19 Organización de los archivos de gestión central e histórico o permanente. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos la Cámara de Comercio de Cúcuta conformará y organizará sus Archivos de Gestión Central e Histórico o Permanente, aplicando la Tabla de Retención Documental y teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original de los documentos. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. La organización de los archivos de gestión se constituye en prioridad porque es allí donde se inician los procesos archivísticos y desde ésta perspectiva y con fundamento en la aplicación de las Tablas de Retención Documental se elaborará una guía que tendrá como fin disponer de una herramienta que permita desarrollar los procesos archivísticos propios de la primera fase de formación del archivo, de una manera precisa, secuencial y uniforme en atención a las políticas, normas, métodos y procedimientos archivísticos implantados en la entidad, relacionados con la producción, recibo, radicación, distribución, trámite, retención, almacenamiento, recuperación, protección y transferencia documental. Dicha guía se convierte en elemento de obligatorio conocimiento y cumplimiento por parte de quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los archivos de oficina de la entidad. Para la organización de los archivos de gestión se realizarán los procesos de clasificación atendiendo a las agrupaciones documentales presentadas el CCD y la TRD de cada oficina productora de documentos.

20 Y en cuanto a ordenación documental se considerará que el sistema de ordenación para los expedientes de una serie o subserie, facilité la localización y recuperación de la información. Los sistemas de ordenación que se implementarán según las necesidades, podrán atender a la siguiente clasificación: Onomástico, Alfabético, Numérico, y/o Cronológico. Es de aclarar que en los archivos de gestión solo se destruirán documentos de apoyo y documentos producto de una selección natural, ya que solo el Archivo Central con previa autorización del Comité de Archivo de la Cámara de Comercio de Cúcuta está facultado para realizar eliminaciones documentales. Una vez organizado el archivo de gestión de cada Oficina Productora a partir de la implementación de la Tabla de Retención Documental, aparecerán algunos documentos que no es posible ubicar dentro de las series. Dichos documentos se constituyen en los llamados DOCUMENTOS DE APOYO. Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, donde cumplirán su vigencia y cuya consulta será administrada por el CINDOCC. Archivo Histórico o Permanente: Es aquel al que se transfieren desde el Archivo Central los documentos de archivo de conservación permanente. En este archivo no se realiza selección.

21 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Una vez agotados los términos de permanencia en cada archivo según la Tabla de Retención Documental, se realizarán las transferencias documentales conforme al proceso establecido, el cual aplicará tanto para las transferencias primarias como para las secundarias.

22 Normas básicas para la Transferencia de Documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central Todas las dependencias de la entidad remitirán al Archivo Central los documentos ya tramitados y cumplido su tiempo, de conformidad a lo estipulado en la Tabla de Retención Documental. Retire las copias y fotocopias de documentos, siempre y cuando exista original, realice selección natural. Normalice la denominación de tipos documentales como lo plantea la Tabla de Retención Documental, para construir las series documentales. Los documentos se enviarán al Archivo Central ordenados y clasificados por series documentales, al igual que los expedientes con sus respectivos tipos documentales al interior. Diligencie el Formato de Inventario Único Documental, el cual será firmado por el Jefe de la oficina productora de los documentos y el Jefe del Archivo quien recibe, revisa y confronta la transferencia. No se aceptaran unidades de conservación identificadas con documentos varios, misceláneos, correspondencia recibida, correspondencia despachada, memorandos internos recibidos, memorandos internos despachos o con nombre de empresas; todos los datos registrados en la transferencia documental deben corresponder a la información definida en la TRD. Las transferencias se harán de acuerdo a un cronograma establecido por el Archivo Central y aplicando la Tabla de Retención Documental en su totalidad.

23 DISPOSICIÓN FINAL En la disposición final se plantea para algunas subseries documentales, la frecuencia de consulta y el resultado del proceso de valoración documental. La TRD se realiza selección para algunas series documentales, no solo para conservar en otros soportes, sino también para eliminar y conservar parcial o totalmente, según cada caso. Igualmente se digitalizan todas las series documentales de la TRD, conforme a los procedimientos que se adelantan en el trámite de la información en la actualidad. Para normalizar estos procesos se plantea: Eliminación Documental: Se realiza para los documentos que han perdido su valor primario y que no reúnen las características como documentos con valor secundario. Para realizar dicho proceso, se implementará el formato de eliminación de documentos definido por la Entidad. Es de anotar que ninguna serie documental se destruirá si no está reflejada y autorizada en la Tabla de Retención Documental, las eliminaciones documentales corresponderán entonces a la aplicación misma de la TRD.

24 RETENCIÓN DOCUMENTAL Los periodos de retención y las modalidades de selección fueron tenidos en cuenta según lo establecido por ley, reglamentación o propuestas de los gestores de la documentación. La retención documental se fijó en años, tanto para el Archivo de Gestión como para el Archivo Central, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos. Los plazos empezaran a contar desde el momento en que la serie o subserie ha cumplido su trámite en la oficina productora para el archivo de gestión, y a partir de la fecha en que ha perdido su vigencia para el archivo central.

25 APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL La Tabla de Retención Documental fue adoptada por la entidad mediante Resolución No. 013 del 19 de marzo de 2015, y será de obligatorio cumplimiento. Esta se constituirá como el instrumento archivístico base para la organización de los archivos; la TRD deberá aplicarse a los documentos producidos desde el año 2003.

26 PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL El Asistente Junior de Gestión Documental, realizará seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y elaborará según las necesidades un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios de según el Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación en su artículo 14 y demás normas concordantes. Las modificaciones a la Tabla de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de las oficinas productoras de los documentos, deberán ser evaluadas por el Comité de Gestión Documental de la Cámara de Comercio de Cúcuta para su estudio y aprobación. Es importante tener en cuenta que la TRD requiere revisión y actualización periódica, por lo tanto para solicitar una actualización se deberá registrar en el formato y dirigirlo al Comité de Gestión Documental.

27 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Se presentan los cuadros de Tablas de Retención Documental, para cada una de las Unidades Administrativas descritas en la estructura organizacional vigente; teniendo en cuenta el análisis e interpretación realizada en las etapas anteriores.

28 LISTA DE ANEXOS Anexo 1. Acta No 035 de Comité de Gestión Documental de la Cámara de Comercio de Cúcuta. Aprobación Tablas de Retención Documental Anexo 2. Acta N 155 de Junta Directiva por medio de la cual reestructuran de la Cámara de Comercio de Cúcuta. Anexo 3. Organigrama Anexo 4. Mapa de Procesos Anexo 5. Descripción de cargos, funciones y responsabilidades de la Cámara de Comercio de Cúcuta. Anexo 6. Manual de Calidad, ISO 9000, por medio del cual se establecen los procesos de la Cámara de Comercio de Cúcuta. Anexo 7. Normatividad sobre producción documental Anexo 8. Estatutos de la Cámara de Comercio de Cúcuta Anexo 9. Resolución N 012 por medio de la cual se modifica la estructura interna y funciones del Comité de Gestión Documental de la Cámara de Comercio de Cúcuta Anexo 10. Resolución N 013 por medio de la cual se Por medio de la cual se actualizan las Tablas de Retención Documental y se aprueba su aplicación en la Cámara de Comercio de Cúcuta.

29 Anexo 11. Manual de procesos A.AF.C.02.P Organización Documental Anexo 12. A.AF.C.02.G Guía Para La Organización De Documentos Anexo 13. Manual de procesos A.AF.C.04.P Disposición Final de Documentos Anexo 14. Encuesta Documental Anexo 15. Cuadro de Clasificación Documental Anexo 16. Listado de Series y Sub Series Anexo 17. Tabla de Retención Documental.

30 MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL A.AF.C.02.4.F FECHA 19/03/2015 VERSIÓN 4 Página 1 de 1 CODIGO RETENCION DISPOSICIÓN FINAL CD S SB SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) CODIGO FORMATO SOPORTE ARCHIVO GESTION ARCHIVO CENTRAL CT E D S PROCEDIMIENTO g ACCIONES CONSTITUCIONALES c ACCIONES DE CUMPLIMIENTO 1 9 X X Evento de Cierre del Expediente: Fallo i Demanda i Requerimiento Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales. i Notificación i Sentencia i Recurso i Fallo c ACCIONES DE TUTELA 1 9 X X Evento de Cierre del Expediente: Fallo i Demanda i Notificación i Respuesta i Sentencia Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales. i Recurso i Escrito de impugnación i Fallo c ACCIONES POPULARES 1 9 X X Evento de Cierre del Expediente: Fallo i Demanda i Notificación Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales. i Citación i Traslado i Contestación i Acta de audiencia i Medida cautelar i Audiencia i Prueba i Declaración i Sentencia i Recurso i Fallo g ACCIONES PUBLICAS c ACCIONES ADMINISTRATIVAS 1 9 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal

31 MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL A.AF.C.02.4.F FECHA 19/03/2015 VERSIÓN 4 Página 1 de 1 CODIGO RETENCION DISPOSICIÓN FINAL CD S SB SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) CODIGO FORMATO SOPORTE ARCHIVO GESTION i Acción administrativa Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con 2 las políticas 7 ambientales. ARCHIVO CENTRAL CT E D S PROCEDIMIENTO c ACCIONES JUDICIALES 1 9 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal i Acción judicial Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales. g ACTAS c ACTAS DE ELIMINACION DOCUMENTAL 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal i Acta Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE COMERCIO, se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado por consulta c ACTAS DE LA COMISION DE LA MESA 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal i Acta Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE COMERCIO, se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado por consulta c ACTAS DE LA JUNTA DIRECTIVA 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal i Acta Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE COMERCIO, se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado por consulta c ACTAS DEL COMITÉ DE AFILIADOS 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal i Acta de comité Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE COMERCIO, se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado por consulta c ACTAS DEL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal i Acta de comité Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE COMERCIO, se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado por consulta. g AFILIADOS c HISTORIAL DE AFILIADOS 1 4 X X Evento de Cierre del Expediente: Desafiliación i Solicitud de afiliación i Certificación i Acta Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales.

32 MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL A.AF.C.02.4.F FECHA 19/03/2015 VERSIÓN 4 Página 1 de 1 CODIGO RETENCION DISPOSICIÓN FINAL CD S SB SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) i Comunicación i Constancia de pago CODIGO FORMATO SOPORTE ARCHIVO GESTION ARCHIVO CENTRAL CT E D S PROCEDIMIENTO 3 7 i Solicitud de desafiliación i Declaración de desafiliación g BOLETINES c BOLETINES NOTICIA MERCANTIL 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal i Boletín Electrónico Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE COMERCIO, se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado por consulta. g CERTIFICADOS c CERTIFICADOS ELECTRONICOS DE REGISTROS PUBLICOS 1 0 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal i Certificado Electrónico Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se borrará el soporte electrónico de acuerdo con las políticas ambientales g CONTRATOS Y/O CONVENIOS 1 9 X X Evento de Cierre del Expediente: Cancelación Convenio i Solicitud i Selección de proveedor y/o contratista i Asignación Coordinador i Contrato y/o Convenio i Cuadro comparativo de cotización i Póliza i Acta modificatoria i Acta de inicio i Acta de recibo i Acta de terminación i Acta de liquidación i Factura y/o Cuenta de Cobro Electrónico Papel- Electrónico Papel Papel Papel- Electrónico Papel Papel Papel Papel Papel Papel Papel- Electrónico i Informe de Actividades y/o Informe de Efectividad Papel i Comunicados Papel - Electrónico i Lista de chequeo g COSTUMBRES MERCANTILES Papel Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel y/o electrónico de acuerdo con las políticas ambientales c CERTIFICADOS DE LA COSTUMBRE MERCANTIL 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal

33 MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL A.AF.C.02.4.F FECHA 19/03/2015 VERSIÓN 4 Página 1 de 1 CODIGO RETENCION DISPOSICIÓN FINAL CD S SB SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) i Certificado i Estudio i Solicitud CODIGO FORMATO SOPORTE ARCHIVO GESTION ARCHIVO CENTRAL CT E D S PROCEDIMIENTO Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al archivo histórico como parte 4 de la memoria 7 institucional de la CAMARA DE COMERCIO, se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado por consulta c ESTUDIOS DE COSTUMBRES MERCANTILES 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal i Estudio i Solicitud Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE COMERCIO, se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado por consulta. g DERECHOS DE PETICION c DERECHOS DE PETICION 1 4 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal i Derecho de petición i Respuesta Electrónico c DESISTIMIENTOS TACITOS POR TRAMITES 1 0 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal i Desistimientos tacitos por tramites i Respuesta g ELECCIONES Y DESIGNACIONES Electrónico Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel y/o electrónico de acuerdo con las políticas ambientales. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel y/o electrónico de acuerdo con las políticas ambientales c DESIGNACIONES DE MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA 1 7 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre elecciones i Comunicación Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales c ELECCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA 1 7 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre elecciones i Aviso i Inscripción i Listado de candidatos i Listado de candidatos seleccionados i Censo electoral i Comunicación c ELECCIONES DEL REVISOR FISCAL 1 7 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre elecciones i Aviso i Inscripción i Listado de candidatos i Listado de candidatos seleccionados i Censo electoral Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales

34 MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL A.AF.C.02.4.F FECHA 19/03/2015 VERSIÓN 4 Página 1 de 1 CODIGO RETENCION DISPOSICIÓN FINAL CD S SB SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) i Comunicación g INFORMES CODIGO FORMATO SOPORTE ARCHIVO GESTION ARCHIVO CENTRAL CT E D S PROCEDIMIENTO c INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL 1 19 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal i Informe Electrónico Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte electrónico de acuerdo con las políticas ambientales c g REGISTROS PUBLICOS REGISTROS MERCANTILES Y VENDEDORES DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR i Formulario de inscripción matricula y/o renovación i Acta i Acto administrativo i Certificación i Certificado de la Registraduría - Evidencias SIPREF i Comunicación i Constancia de inscripción i Contrato i Documento privado i Impuesto de registro i Escritura pública i Estados financieros i Oficio de medida cautelar i Peticiones, quejas y reclamos i Pre-Rut i Providencia judicial i Recibo de caja i Recursos administrativos i Rut 1 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro c REGISTROS UNICOS DE PROPONENTES 1 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro i Formulario de inscripción matricula y/o renovación i Certificación i Contratos i Certificación de homologación de cuentas por utilizar un plan de cuentas diferente al establecido en el decreto 2649 i Certificación en la que consta que el proponente forma parte de situación de control o grupo empresarial i Certificación en la que consta que el proponente no forma parte de ninguna situación de control ni grupo empresarial. i Constancia i Declaración Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales, siempre y cuando se garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales, siempre y cuando se garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado.

35 MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL A.AF.C.02.4.F FECHA 19/03/2015 VERSIÓN 4 Página 1 de 1 CODIGO RETENCION DISPOSICIÓN FINAL CD S SB SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) i Acto administrativo i Providencia i Recibo de caja i Rut CODIGO FORMATO SOPORTE ARCHIVO GESTION ARCHIVO CENTRAL CT E D S PROCEDIMIENTO c REGISTROS NACIONALES DE TURISMO 1 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro c i Certificación i Rut i Recibo de caja i Recibo Pago de multa i Comunicación i Sanciones i Acto administrativo i Estados financieros REGISTROS DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO NACIONALES Y EXTRANJERAS ENTIDADES SOLIDARIAS Y VEEDURIAS CIUDADANAS i Formulario de inscripción matricula y/o renovación i Acta i Acto administrativo i Certificación i Certificación de vigencia de cédula i Comunicación i Constancia de inscripción i Documento privado i Escritura pública i Impuesto de registro i Oficio de medida cautelar i Peticiones, quejas y reclamos i Pre-Rut i Providencia judicial i Recibo de caja i Recursos administrativos i Rut REGISTROS ÚNICOS NACIONALES DE ENTIDADES c OPERADORAS DE LIBRANZA i Formulario único virtual i Contrato i Certificación Electrónico Electrónico Electrónico Electrónico Electrónico Electrónico Electrónico Electrónico Electrónico Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se conservará en medio electrónico, siempre y cuando se garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado. 1 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales, siempre y cuando se garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado. 1 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales, siempre y cuando se garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado. g REQUERIMIENTOS

36 MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL A.AF.C.02.4.F FECHA 19/03/2015 VERSIÓN 4 Página 1 de 1 CODIGO RETENCION DISPOSICIÓN FINAL CD S SB c SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) REQUERIMIENTOS DESPACHOS ADMINISTRATIVOS Y JUDICIALES Solicitud de Información Respuesta ELABORÓ: CODIGO FORMATO SOPORTE Electrónico ARCHIVO GESTION ARCHIVO CENTRAL CT E D S 2 0 X X PROCEDIMIENTO Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal 7 7 Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales. APROBÓ Nancy Talero Ramírez ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL Esperanza Rangel Mariño PRESIDENTE DEL COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 de 20 marzo de 2015 CONVENCIONES CD: Código de Dependencia S: Código de Serie documental CT: Conservación Total SB: Subserie documental E : Eliminación g Serie documental D: Digitalización c Subserie documental S: Selección i Tipo documental