MANUAL DE PROCESO DE RENDICIONES FINANCIERAS DE EDUCACIÓN (PROC-RENDFIN-10)

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1 MANUAL DE PROCESO DE RENDICIONES FINANCIERAS DE EDUCACIÓN (PROC-RENDFIN-10)

2 Vigencia : Página 2 de 24 PROCEDIMIENTO RENDICIONES FINANCIERAS DE EDUCACIÓN 1. Objetivo Asegurar de manera correcta el Proceso de Rendiciones Financieras de los Fondos de Educación de acuerdo a lo establecido por el Ministerio de Educación y la Junta Nacional de Jardines Infantiles. 2. Alcances Considera la rendición de fondos de la SEP y el manual de programa de transferencia de fondo JUNJI (MPTFJ) desde la aprobación de las declaraciones de asistencia promedio hasta la validación y aprobación de la rendición de los recursos transferidos por el Ministerio de Educación y JUNJI. Este proceso es anual para SEP y mensual para JUNJI. 3. Términos y Definiciones CONCEPTO Rendición Junji DEFINICIONES Acto que permite transparentar los gastos ejecutados con fondos públicos respaldándolos con medios de verificación, como por ejemplo: documentación contable-financiera y remuneraciones. Esto, con objeto de seguir percibiendo recursos financieros públicos para dar continuidad al servicio educativo de la comuna. La Junta Nacional de Jardines Infantiles en convenio con la CMLP, a través de la línea programática MVT transfiere los recursos financieros a la CMLP, para brindar educación parvularia inclusiva y de calidad a niños y niñas menores de 4 años en situación de vulnerabilidad por medio de salas cunas y jardines infantiles.

3 Vigencia : Página 3 de 24 Sep La Subvención Escolar Preferencial está destinada al mejoramiento de la calidad de la educación de los establecimientos educacionales subvencionados por el estado. Esta se impetra por los alumnos prioritarios que están cursando 1 º y 2º nivel de transición de la educación parvularia, y educación general básica y 1 de enseñanza media acorde a la asistencia media mensual declarada por cada E.E. Legalización Comprobar y certificar la autenticidad de un documento y/o firma ante un Ministro de fe. Oficio Conductor Documento formal para dirigir o comunicar información y su contenido entre Organismos Públicos. Sostenedor Persona natural o jurídica responsable del funcionamiento de los Establecimientos Educacionales de la Comuna.

4 Vigencia : Página 4 de 24 Siglas: DAF JUNJI SC BH F29 MPTFJ SEP CMLP E.E. MINEDUC SEREMI Dirección de Administración y Finanzas Junta Nacional de Jardines Infantiles Salas Cunas Boleta de honorarios Formulario de rentas y pagos provisionales mensuales Manual de Transferencia de Fondos JUNJI Subvención Escolar Preferencial Corporación Municipal de Lo Prado Establecimiento (s) Educacional (es) Ministerio de Educación Secretaría Regional Ministerial 4. Funciones y Responsabilidades Responsable del Proceso RP: Director de Educación. Director de Educación Responsabilidad: Administrar y entregar lineamientos del proceso de rendiciones financieras de los Fondos de Educación con el objeto de seguir percibiendo recursos financieros públicos para dar continuidad al servicio educativo de la comuna según el alcance definido para el Sistema de Gestión de Calidad de la CMLP.

5 Vigencia : Página 5 de 24 Encargada del proceso EP: Encargados Unidad Subvenciones y Rendiciones Encargados Unidad Subvenciones y Rendiciones. (JUNJI Y SEP) Responsabilidad: Aplicar los lineamientos y estrategias proporcionadas por la Responsable del Proceso facilitando las condiciones para que las operativas de cada proceso puedan realizar en forma oportuna cada rendición. (JUNJI y SEP) Operativa del proceso: Técnico Unidad Subvenciones Operativo del proceso Responsabilidad: Responsable de ejecutar las disposiciones establecidas en el procedimiento para la correcta rendición. Ejecuta y administra los procesos de rendición financiera de JUNJI a través de planilla Excel; así como también rendición financiera SEP, a través de plataforma web supereduc.cl en tiempo y forma establecidos por JUNJI y Ministerio de Educación, respectivamente. Tesorero CMLP: Encargado de revisar los Ingresos mensuales (JUNJI y SEP ) Sostenedor CMLP: Persona natural o jurídica responsable del funcionamiento de los Establecimientos Educacionales de la comuna. 5.1 Diagrama de Flujo de proceso rendiciones JUNJI

6 Vigencia : Página 6 de 24 ENTRADAS ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES INICIO Solicitud de documentos diversas entidades el encargado de rendición financiera Junji solicita mediante correo electrónico, a las Directoras de los Jardines Infantiles y Salas Cunas entreguen las Rendiciones de Cajas Chicas y Fondos por Rendir. Cada Directora pasará por Secretaría de Director de Educación de CMPL para firmar los Documentos (Cajas Chicas y Fondos por Rendir, Libro de asistencia el personal de SC y RBD) con tres copias. Luego, se dirigirá a la Unidad de Rendiciones Junji, para que éste recepcione dichos documentos para su revisión detallada, ajustada a la normativa indicada en Manual de Programa de Transferencia de Fondos. El Encargado de Rendiciones, entregará firmada una copia de lo recepcionado a cada Directora como evidencia de la recepción de dichos documentos. La Unidad de Rendiciones financiera junji, hará llegar al Departamento de Control Interno de la CMPL los originales de documentos El Encargado de rendiciones financiera JUNJI, al finalizar el plazo mensual, solicitara a Contabilidad los archivadores Junji, de los cuales seleccionarán los Egresos correspondientes del Mes por rendir: facturas, boletas de servicios y de Honorarios y otros que respaldan los gastos. Mediante correo electrónico enviado al Director de Educación solicitamos al Departamento de Recursos Humanos y DAF (Finanzas) nos proporcionen lo siguiente: Liquidaciones de Sueldos debidamente firmadas por el trabajador. Aquellas que se encuentren con Licencia Médicas y no vengan firmadas deberán ser respaldadas por Certificado de Pago correspondiente a los días trabajados (RR.HH); Cotizaciones Previsionales. Estas deben venir canceladas oportuna mente y no solo declaradas.(rr.hh.); Encargado de rendiciones financiera JUNJI Factura,BH y F29 DAF proporcionará los Ingresos Contables JUNJI con firma y timbre, adjuntando las Transferencias de Liquidaciones de Pago y Cartolas Histórica de Cuenta Corriente CMPL de Transferencias JUNJI (Finanzas). En caso que hubiera Boletas de Honorarios por Rendir, se debe solicitar a DAF informe Libro de Honorarios y Pago Simultaneo de Impuesto Formulario N 29 (Impuesto) a contabilidad. Revisión de documentos recibidos Planilla contable mensual (software contabilidad) Las facturas deben estar debidamente canceladas por el proveedor, con todos sus respaldos (orden de compra, cotizaciones, orden de pedido). Las BH con F29 e informe contable sean coherentes con los pagos y los datos. Las liquidaciones de sueldo con las cotizaciones contengan la firma del trabajador (a) y todos los campos llenos. Las cotizaciones previsionales es estén canceladas oportunamente y no sólo declaradas, de lo contrario el documento. Encargado de rendiciones financiera JUNJI NO Ok Documentación recibida Total de facturas originales, BH, cotizaciones y liquidaciones de sueldo SI B Mediante correo electrónico se solicita a las Directoras de Salas Cunas y Jardines Infantiles, concurrir al Departamento de la Unidad de Rendición financiera JUNJI para revisar y firmar los documentos ( facturas, Boletas de Servicios, Boletas de Honorarios y Otros). De lo contrario el documento se rechaza. Fiirma de Facturas canceladas Facturas y BH firmadas y timbradas Encargado de rendiciones financiera JUNJI /Directoras de SC Facturas y BH firmadas y timbradas Legalización previa revisión de los documentos que serán el respaldo de la rendiciones financiera del mes, se emite un Oficio Conductor al cual se adjuntan los documentos tipos(facturas, Boletas de Servicio y Honorarios, Cajas Chicas y Fondos por Rendir), en donde se haya adquirido insumos para las Salas Cunas y jardines infantiles, que serán recepcionado por la Secretaria de Gerencia, quién hará llegar dicho documentos en Original y Fotocopiados, a la Secretaría Municipal para ser legalizados, antes de ser enviadas a la JUNJI. Encargado de rendiciones financiera JUNJI A Facturas y BH legalizadas Solicitar al DAF su cancelación 1

7 Vigencia : Página 7 de 24 Continuación: ENTRADAS ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES A 1 Ingreso en Planilla Junji Se ingresan todos los gastos en los campos respectivos en Planilla de Rendición de Cuentas JUNJI, sean estos: Remuneraciones, Honorarios, Consumos básicos, Materiales Didácticos, Materiales de oficinas, Materiales Útiles de aseo, Equipamiento, Salud e Higiene, Textiles, Deporte y Recreación, Servicios Generales, Mantención y Reparaciones, Movilización, Capacitación, Combustible para Traslado y Calefacción, Indemnización por Años de Servicios y otros autorizados por JUNJI según el manual de transferencias de fondo. Encargado de rendiciones financiera JUNJI B ok para presentar a Director de Educación NO Planilla JUNJI Se emite un Oficio a nombre del Director de Educación para Planilla JUNJI con VB para presentar a Sostenedor Encargado de rendiciones financiera JUNJI Director de Educación Planilla JUNJI SI VB Director Educacion El Oficio Conductor, preparado por el Encargado Financiero, se presentará al Director de Educación, para la autorización y respectiva firma, el cual se entregará a la Secretaria de Gerencia, para timbrar y firmar la Planilla de Rendiciones de Cuenta, de cada Sala Cuna y Jardines Infantiles, por el Sostenedor de la CMLP, entregándonos una copia timbrada del Oficio. Encargado de rendiciones financiera JUNJI La Secretaria de Gerencia confecciona un Oficio Conductor para la entrega de la Planilla de Rendición de Cuenta a JUNJI, que será entregada al Encargado de Rendiciones de la CMLP, para luego conducirlas y entregarlas por Mano al Encargado de Transferencias de Fondos JUNJI. Envío de rendición a Secretaría de Gerencia Oficio conductor Secretaria de Gerencia Planilla JUNJI con VB para presentar a Recepcion de Secretaría de Gerencia Copia de oficio firmado y recepcionado por Junji. Planilla JUNJI para Firma y timbre. Firma y timbre Sostenedor El Encargado de Transferencia de Fondos JUNJI, envía por medio de correo Electrónico Planillas de Rendición aprobada, timbrada y firmada, a Encargado Financiero CMLP. El Encargado Financiero procederá a distribuir copia de Rendiciones aprobadas a los siguientes Departamentos (Depto. Educación y Secretaria de Gerencia solo Planilla de Rendición de Cuentas). A cada una de las Salas Cunas y Jardines Infantiles se les entregará copia visada de las Rendiciones de Cuentas, adjuntando los comprobantes de respaldo, para futuras fiscalizaciones por parte JUNJI. Encargado de rendiciones financiera JUNJI B Entrega a JUNJI Por Vía Electrónica CMLP recibe las Transferencias de Fondo por cada Sala Cuna y Jardín Infantil, que será revisada por el Tesorero de la Corporación de Lo Prado, quién entregará al encargado de rendiciones financieras JUNJI de CMPL las Cartolas Histórica de cuentas corrientes bancarias por las Transferencia de Fondos NO Ok Rendición por JUNJI La JUNJI nos envía por correo electrónico las Liquidaciones de Pago de cada una de las Salas Cunas y Jardines Infantiles. Encargado de Transferencia de Fondos JUNJI Rendición Visada por JUNJI Depósito JUNJI a CMLP SI Envío a SC Recepción de Fondos JUNJI análisis de la informacion Comprobante electrónico de Ingresos y cartola de cuenta corrientes. La información de la asistencia mensual de los menores solicitadas a las directoras de salas cunas y jardines infantiles junto con los gastos declarados se utiliza para la confección de las planillas Informativas, las que se entregaran el Director de Educación: Planilla de Ingreso Percibido & Gastos, Planilla de Cantidad de Lactantes por Niveles, Planilla de Informe Acumulado Sueldos Base por Cargo mensual, Planilla de Licencias Médicas y planilla gastos rendidos versus gastos aprobados por JUNJI Tesorero CMLP Encargado de rendiciones financiera JUNJI FIN planillas infroativ a digitales

8 Vigencia : Página 8 de Descripción de las Actividades del proceso: Rendiciones Financiera JUNJI Etapa Descripción Evidencia 1 Solicitud de documentos para realizar el obligación del gasto: el encargado de rendición financiera Junji solicita mediante correo electrónico, a las Directoras de los Jardines Infantiles y Salas Cunas entreguen las Rendiciones de Cajas Chicas y Fondos por Rendir. Cada Directora pasará por Secretaría de Director de Educación de CMPL para firmar los Documentos (Cajas Chicas y Fondos por Rendir, Libro de asistencia el personal de SC y RBD) con tres copias. Luego, se dirigirá a la Unidad de Rendiciones Junji, para que éste recepcione dichos documentos para su revisión detallada, ajustada a la normativa indicada en Manual de Programa de Transferencia de Fondos. El Encargado de Rendiciones, entregará firmada una copia de lo recepcionado a cada Directora como evidencia de la recepción de dichos documentos. La Unidad de Rendiciones financiera junji, hará llegar al Departamento de Control Interno de la CMPL los originales de documentos recepcionado (Cajas Chicas y Fondos por Rendir con una copia adjunta al original), para que una vez revisado y aceptado el gasto financiero sean enviados al Departamento correspondiente (Contabilidad) Esta actividad se debe realizar dentro de la primera semana de cada Mes. El Encargado de rendiciones financiera JUNJI, al finalizar el plazo mensual, solicitara a Contabilidad los archivadores Junji, de los cuales seleccionarán los Egresos correspondientes del Mes por rendir: facturas, boletas de servicios y de Honorarios y otros que respaldan los gastos. Mediante correo electrónico enviado al Director de Educación solicitamos al Departamento de Recursos Humanos y DAF (Finanzas) nos proporcionen lo siguiente: Liquidaciones de Sueldos debidamente firmadas por el trabajador. Aquellas que se encuentren con Licencia Médicas y no vengan firmadas deberán ser respaldadas por Certificado de Pago correspondiente a los días trabajados (RR.HH); Cotizaciones Previsionales. Estas deben venir canceladas oportuna mente y no solo declaradas.(rr.hh.); DAF proporcionará los Ingresos Contables JUNJI con firma y timbre, adjuntando las Transferencias de Liquidaciones de Pago y Cartolas Histórica de Cuenta Corriente CMPL de Transferencias JUNJI (Finanzas). En caso que hubiera Boletas de Honorarios por Rendir, se debe solicitar a DAF informe Libro de Honorarios y Documentos legales para demostrar gasto: chica, por caja fondos rendir, fotocopia de los libros de asistencias.

9 Vigencia : Página 9 de 24 Pago Simultaneo de Impuesto Formulario N 29 (Impuesto) a contabilidad. 2 Revisión de documentos recibidos para su aceptación: Las facturas deben estar debidamente canceladas por el proveedor, con todos sus respaldos (orden de compra, cotizaciones, orden de pedido). Las BH con F29 e informe contable sean coherentes con los pagos y los datos. Las liquidaciones de sueldo con las cotizaciones contengan la firma del trabajador (a) y todos los campos llenos. Las cotizaciones previsionales es estén canceladas oportunamente y no sólo declaradas, de lo contrario el documento. Total de facturas originales, BH, cotizaciones y liquidaciones de sueldo. Firma de Facturas canceladas por la Directoras: Mediante correo electrónico se solicita a las Directoras de Salas Cunas y Jardines Infantiles, concurrir al Departamento de la Unidad de Rendición financiera JUNJI para revisar y firmar los documentos ( Facturas, Boletas de Servicios, Boletas de Honorarios y Otros). De lo contrario el documento se rechaza. Facturas y firmadas timbradas BH y 3 Legalización de documentos: previa revisión de los documentos que serán el respaldo de la rendiciones financiera del mes, se emite un Oficio Conductor al cual se adjuntan los documentos tipos(facturas, Boletas de Servicio y Honorarios, Cajas Chicas y Fondos por Rendir), en donde se haya adquirido insumos para las Salas Cunas y jardines infantiles, que serán recepcionado por la Secretaria de Gerencia, quién hará llegar dicho documentos en Original y Fotocopiados, a la Secretaría Municipal para ser legalizados, antes de ser enviadas a la JUNJI. 4 Ingreso de gastos financiero correctamente imputados en Planilla JUNJI: Se ingresan todos los gastos en los campos respectivos en Planilla de Rendición de Cuentas JUNJI, sean estos: Remuneraciones, Honorarios, Consumos básicos, Materiales Didácticos, Materiales de oficinas, Materiales Útiles de aseo, Equipamiento, Salud e Higiene, Textiles, Deporte y Recreación, Servicios Generales, Mantención y Reparaciones, Movilización, Capacitación, Combustible para Traslado y Calefacción, Indemnización por Años de Servicios y otros autorizados por JUNJI según el manual de transferencias de fondo. Facturas y BH legalizadas oficio conductor Planilla de rendición de cuenta (anexo 4). Planilla prorratero actualizada de

10 Vigencia : Página 10 de 24 5 Revisión previa de planilla de rendiciones de cuenta JUNJI, para firma de Director de Educación antes de su entrega: Se emite un Oficio a nombre del Director de Educación. 6 Visado del oficio y planilla de rendición de gastos: El Oficio Conductor, preparado por el Encargado Financiero, se presentará al Director de Educación, para la autorización y respectiva firma, el cual se entregará a la Secretaria de Gerencia, para timbrar y firmar la Planilla de Rendiciones de Cuenta, de cada Sala Cuna y Jardines Infantiles, por el Sostenedor de la CMLP, entregándonos una copia timbrada del Oficio. 7 Confección de Oficio de Entrega a JUNJI : La Secretaria de Gerencia confecciona un Oficio Conductor para la entrega de la Planilla de Rendición de Cuenta a JUNJI, que será entregada al Encargado de Rendiciones de la CMLP, para luego conducirlas y entregarlas por Mano al Encargado de Transferencias de Fondos JUNJI. 8 Visación de Rendición de Cuenta por JUNJI: El Encargado de Transferencia de Fondos JUNJI, envía por medio de correo Electrónico Planillas de Rendición aprobada, timbrada y firmada, a Encargado Financiero CMLP. 9 Distribución de rendiciones financieras aprobada por JUNJI: El Encargado Financiero procederá a distribuir copia de Rendiciones aprobadas a los siguientes Departamentos (Depto. Educación y Secretaria de Gerencia solo Planilla de Rendición de Cuentas). A cada una de las Salas Cunas y Jardines Infantiles se les entregará copia visada de las Rendiciones de Cuentas, adjuntando los comprobantes de respaldo, para futuras fiscalizaciones por parte JUNJI. 10 Recepción de Fondos JUNJI: Por Vía Electrónica CMLP recibe las Transferencias de Fondo por cada Sala Cuna y Jardín Infantil, que será revisada por el Tesorero de la Corporación de Lo Prado, quién entregará al encargado de rendiciones financieras JUNJI de CMPL las Cartolas Histórica de cuentas corrientes bancarias por las Transferencia de Fondos Oficio conductor Planilla de rendiciones de cuenta. Rendiciones de gastos modificación de funcionamiento firmada y timbrada por el sostenedor. Oficio conductor del sostenedor aprobada y firmada. Planilla de rendiciones JUNJI de gastos aprobada con firma y timbre. Copia de Planilla de rendiciones de gastos aprobada por JUNJI con firma y timbre. Cartola Histórica de cuenta corriente bancaria

11 Vigencia : Página 11 de Recepción de Liquidaciones de Pago : La JUNJI nos envía por correo electrónico las Liquidaciones de Pago de cada una de las Salas Cunas y Jardines Infantiles. 12 Análisis de la información recabada para el Director de Educación: La información de la asistencia mensual de los menores solicitadas a las directoras de salas cunas y jardines infantiles junto con los gastos declarados se utiliza para la confección de las planillas Informativas, las que se entregaran el Director de Educación: Planilla de Ingreso Percibido & Gastos, Planilla de Cantidad de Lactantes por Niveles, Planilla de Informe Acumulado Sueldos Base por Cargo mensual, Planilla de Licencias Médicas y planilla gastos rendidos versus gastos aprobados por JUNJI Liquidaciones de pago. Planillas informativas digitales

12 Vigencia : Página 12 de 24 Flujo de proceso rendiciones SEP

13 Vigencia : Página 13 de 24 ENTRADAS ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES Transferencias de subvenciones preferencial INICIO liquidaciones Solicitus de docuemntos Recepción de Documentos el Ministerio de Educación deposita los dineros en la cuenta corriente de la CMLP correspondiente a la subvención por cada alumno prioritario matriculado por EE. Plan de mejoramiento de cada E.E. déposito el encargado de subvención solicita a DAF las facturas, boletas de honorarios y a RRHH contratos, anexo de contrato y liquidaciones de sueldo contratos correspondientes para realizar rendición anual. Oficio conductor Ministerio de educación Operativa de la Unidad de Apoyo y Subvenciones Facturas,BH, Liquidaciones de sueldo y contratos NO Los Ingresos contables indica con cargo a SEP y RBD respectivo el encargado de rendiciones revisa las facturas deben estar debidamente canceladas, con todos sus respaldos (orden de compra, cotizaciones, orden de pedido) y copias firmadas y timbradas por el proveedor correspondiente. Las facturas y BH deben tener fecha correspondiente al año a rendir. No debe faltar ningún contrato ni liquidación de sueldo del personal con cargo a SEP del año a rendir. Facturas originales, BH, Liquidaciones de sueldo y contratos. Operativa de la Unidad de Apoyo y Subvenciones SI Planillas excel de cada E.E. Operativa de la Unidad de Apoyo y Subvenciones Entrega SI de Documentación el encargado de subvenciones elabora planilla Excel según las especificaciones del instructivo de subvenciones vigente para ingresar con datos contables-financieros a rendir por cada EE más Administración Central. Se solicita al Dpto Administración y Finanzas. Se organiza la documentación por cada EE más Administración Central en 12 archivadores, según ítems rendición de cuentas Supereduc. Operativa de la Unidad de Apoyo y Copias de Facturas, BH, Liquidaciones de sueldo y contratos. Copias de Facturas, BH, Liquidaciones de sueldo y contratos. Mineduc Ingresar a Plataforma comunidadescolar.cl Se suben los archivos (planillas Excel) de cada E.E a plataforma comunidadescolar.cl, Proceso Rendición de Cuentas, Subvención Escolar Preferencial. Una vez terminado el proceso de rendición del año correspondiente en Plataforma. Se envía a cada Director (a) de los EE con el fin de que rev ise la rendición y la dev uelva firmada, acto que valida la rendición y se sube a plataforma, finalizando el proceso con un certificado de rendición. Operativa de la Unidad de Apoyo y Subvenciones Planillas excel de cada E.E. Fotocopias Cada EE recibe una copia de la rendición que debe contener facturas, liquidaciones de sueldos, honorarios y gastos varios que se rindieron. De igual forma queda archivado los documentos originales de los 11 EE en Administración central, en la unidad de rendición. Operativa de la Unidad de Apoyo y Subvenciones Fotocopias Cierre y Validación una vez terminado el proceso de rendiciones del año correspondiente en plataforma comunidadescolar.cl, se imprime el certificado de rendición de cuentas de cada EE. Se hace entrega de los certificados a la Dirección de educación Encargada de la Unidad de Apoyo y Subvenciones FIN Certifcicación de Rendición de Cuentas del Mineduc.

14 Vigencia : Página 14 de 24 Rendición financiera SEP. Etapa Descripción Evidencia 1. Transferencias de Subvención preferencial por alumnos prioritario: el Ministerio de Educación deposita los dineros en la cuenta corriente de la CMLP correspondiente a la subvención por cada alumno prioritario matriculado por EE. Liquidaciones 2. Plan de mejoramiento: cada establecimiento educacional posee un plan de mejoramiento donde especifica los gastos que realizará por concepto de subvención. 3 Solicitud de Documentos: el encargado de subvención solicita a DAF las facturas, boletas de honorarios y a RRHH contratos, anexo de contrato y liquidaciones de sueldo contratos correspondientes para realizar rendición anual. 4 Revisión de Documentos recolectados: el encargado de rendiciones revisa las facturas deben estar debidamente canceladas, con todos sus respaldos (orden de compra, cotizaciones, orden de pedido) y copias firmadas y timbradas por el proveedor correspondiente. Las facturas y BH deben tener fecha correspondiente al año a rendir. No debe faltar ningún contrato ni liquidación de sueldo del personal con cargo a SEP del año a rendir. 5 Elaboración planillas Excel según el instructivo de subvenciones: el encargado de subvenciones elabora planilla Excel según las especificaciones del instructivo de subvenciones vigente para ingresar con datos contables-financieros a rendir por cada EE más Administración Central. 6 Organización de documentación disponible: Se organiza la documentación por cada EE más Administración Central en 12 archivadores, según ítems rendición de cuentas Supereduc. Plan de mejoramiento por EE Oficio conductor y/o Documentos de respaldo de rendiciones (Facturas originales, BH, Liquidaciones de sueldo y contratos con anexos. 12 Planillas Excel (una por cada E.E más Administración Central) 12 Archivadores con documentación ordenada (Facturas, BH, Liquidaciones de sueldo y contratos)

15 Vigencia : Página 15 de 24 7 Ingresar a Plataforma Supereduc.cl: Se suben los archivos (planillas Excel) de cada E.E a plataforma supereduc.cl, Proceso Rendición de Cuentas, Subvención Escolar Preferencial. Una vez terminado el proceso de rendición del año correspondiente en Plataforma. Por parte del sostenedor se envía a cada director (a) de los EE que corresponda debe dar el visto bueno a la rendición, imprimir el certificado, firmado, escanear y subirlo al sistema rendición de cuentas 8 Entrega de Fotocopias de rendiciones de subvención: Cada EE recibe una copia de la rendición que debe contener facturas, liquidaciones de sueldos, honorarios y gastos varios que se rindieron. De igual forma queda archivado los documentos originales de los 11 EE en Administración central, en la unidad de rendición. 9 Cierre y validación: una vez terminado el proceso de rendiciones del año correspondiente en plataforma superduc.cl, cada director (a)entrega una copia de validación rendición copia que debe estar en unidad de rendición. 12 Certificados de Rendición de Cuentas de Supereduc.cl 1 archivador con copias de certificados de rendición Certificación de rendiciones de cuentas del Mineduc 8. Control de registros: Rendiciones financieras JUNJI Almacenamiento Identificación Lugar /respons ables Medio de Soporte Protección Recuperación Tiempo de Retención Disposición Contactos Municipal Ilustre Of. De rendicione s JUNJI en CMPL físico Respaldo mensual en digital. Secretearía de educación Digital: Comp., Unidad de secretaria de educación/ Mi Pc/ registro telefónico 1 años Impreso Libreta de teléfono

16 Vigencia : Página 16 de 24 Contactos telefónicos JUNJI Of. De rendicione s JUNJI en CMPL físico Respaldo mensual en digital. Secretearía de educación Digital: Comp., Unidad de secretaria de educación/ Mi Pc/ registro telefónico 1 años Libreta de teléfono Contactos telefónicos CMLP Of. De rendicione s JUNJI en CMPL físico Respaldo mensual en digital. Secretearía de educación Digital: Comp., Unidad de secretaria de educación/ Mi Pc/ registro telefónico 1 años Impreso en boletín Documentos legales: caja chica, fondos por rendir, libro de asistencia, Of. De rendicione s JUNJI en CMPL Digital y físico Respaldo mensual físico digital. y Digital: Comp., Unidad de Apoyo Subvenciones/ Mi Pc/ carpeta digital JUNJI /por año X /por mes. Impresa: Of Unidad de Apoyo Subvenciones/ estante/ archivador color amarillo ( JUNJI )/ por mes. 5 años Impreso: Educación ( con archivador ) Digital: Carpeta Disposición de rendiciones financieras en Disco duro externo Planilla de renciones financieras JUNJI, anexo 4 planillas de prorrateos Of. De rendicione s JUNJI en CMPL Digital y físico Respaldo mensual físico digital. y Digital: Comp., Unidad de Apoyo Subvenciones/ Mi Pc/ carpeta digital JUNJI /por año X /por 5 años Impreso: Educación ( con archivador ) Digital:

17 Vigencia : Página 17 de 24 mes. Impresa: Of Unidad de Apoyo Subvenciones/ estante/ archivador color amarillo ( JUNJI )/ por mes. Carpeta Disposición de rendiciones financieras en Disco duro externo Oficio conductor con rendiciones financiera JUNJI aprobadas firmas y timbradas por sostenedor Of. De rendicione s JUNJI en CMPL Digital y físico Respaldo mensual físico digital. y Digital: Comp., Unidad de Apoyo Subvenciones/ Mi Pc/ carpeta digital JUNJI /por año X /por mes. Impresa: Of Unidad de Apoyo Subvenciones/ estante/ archivador color amarillo ( JUNJI )/ por mes. 5 años Impreso: Educación ( con archivador ) Digital: Carpeta Disposición de rendiciones financieras en Disco duro externo Cartolas histórica cuenta corrientes bancarias Of. De rendicione s JUNJI en CMPL físico Respaldo mensual físico Estante archivo color amarillo 5 años Impreso: Educación ( con archivador ) Liquidaciones de pago por transferencia Of. De rendicione s JUNJI en CMPL Digital y físico Respaldo mensual físico digital. y Digital: Comp., Unidad de Apoyo Subvenciones/ 5 años Impreso: Educación ( con archivador

18 Vigencia : Página 18 de 24 Mi Pc/ carpeta digital JUNJI /por año X /por mes. Impresa: Of Unidad de Apoyo Subvenciones/ estante/ archivador color amarillo ( JUNJI )/ por mes. ) Digital: Carpeta Disposición de rendiciones financieras en Disco duro externo Planillas Excel con análisis de la información Of. De rendicione s JUNJI en CMPL Digital Respaldo mensual físico digital. y Digital: Comp., Unidad de Apoyo Subvenciones/ Mi Pc/ carpeta digital JUNJI /por año X /por mes. 5 años Digital: Carpeta Disposición de rendiciones financieras en Disco duro externo Liquidación Unidad Sub y Ren. /Enc. Unidad Físico en Unidad de Subvenciones (archivador) Respaldo de correo electrónico Mueble y/o repisa Estante/archivad or de color (SEP) por año, Unidad Subvenciones Impresa 5 años Educación ( con archivador) Plan de Mejoramiento Unidad Sub y Ren. /Enc. Unidad Físico en Unidad de Subvenciones (archivador) Respaldo de correo electrónico Mueble y/o repisa Estante/archivad or de color (SEP) por año, Unidad Subvenciones. Impresa 5 años Educación ( con archivador) Oficio conductor y/o Unidad Sub y Ren. /Enc. Unidad Correo electrónico Enc. Unidad y/u Oficio en archivador. Respaldo de correo electrónico Mueble y/o repisa Estante/archivad or de color (SEP) por año, Unidad Subvenciones. Impresa 5 años Educación ( con archivador) Facturas originales, BH, Liquidaciones de Sueldos, Contratos y Unidad Sub y Ren. /Enc. Físico y digital en Unidad de Subvenciones Respaldo de correo Estante/archivad or de color (SEP) Educación ( con

19 Vigencia : Página 19 de 24 anexos. Unidad (archivador) Mi PC/Carpeta Certificados Rendición SEP electrónico Mueble y/o repisa por año, Unidad Subvenciones. Impresa 5 años archivador) 12 planillas Excel (una por cada EE más Administración Central) Unidad Sub y Ren. /Enc. Unidad Digital en computador En. Unidad/ Escritorio/En. Subvenciones/ Carpeta 11EE más AC Plantillas 2014/12 planillas Excel Respaldo de correo electrónico Mueble y/o repisa Estante/archivad or de color (SEP) por año, Unidad Subvenciones. Impresa 5 años Educación ( con archivador) 12 archivadores con documentación Unidad Sub y Ren. /Enc. Unidad Físico y digital en Unidad de Subvenciones (archivador) Mi PC/Carpeta Certificados Rendición SEP Respaldo de correo electrónico Mueble y/o repisa Estante/archivad or de color (SEP) por año, Unidad Subvenciones. Impresa 5 años Educación ( con archivador) N certificados visto bueno director(a) de EE Unidad Sub y Ren. /Enc. Unidad Físico y digital en Unidad de Subvenciones (archivador) Mi PC/Carpeta Certificados Rendición SEP Respaldo de correo electrónico Mueble y/o repisa Estante/archivad or de color (SEP) por año, Unidad Subvenciones. Impresa 5 años Educación ( con archivador) archivador con copia de vistos buenos de Director(a) Unidad Sub y Ren. /Enc. Unidad Físico y digital en Unidad de Subvenciones (archivador) Mi PC/Carpeta Certificados Rendición SEP Respaldo de correo electrónico Mueble y/o repisa Estante/archivad or de color (SEP) por año, Unidad Subvenciones. Impresa 5 años Educación ( con archivador) 8. Indicadores de Cumplimiento DESCRIPCIÓN Mide la forma y tiempo de realizar el proceso de Rendiciones Financieras de los Fondos de Educación de acuerdo a lo establecido por la INDICADORES: FORMULA DE CALCULO (N de rendiciones tiempo y forma mensual en / Total de META 100% ÁMBIT O Produc to DIMENSIÓN Eficacia SEGUIMIENTO Mensual

20 Vigencia : Página 20 de 24 Junta Nacional de Jardines Infantiles. rendiciones mensuales) *100 Mide la cantidad de dinero en las cuales hay observaciones JUNJI ( queja del cliente) (Monto aprobado de rendiciones junji mensual /Total de montos rendidos junji mensual) *100 90% Produc to Eficiencia Mensual Nº Rendiciones SEP efectuadas en plataforma en plazo y forma requerida 11 Certificados de Rendición de Cuentas (uno por cada EE) 100% Produc to Eficacia Anual Mide el cumplimiento de los criterio establecido por la superintendencia de educación para rendición sep (queja de cliente) Total de Gasto en RR.HH / total ingresos Sep año 50% Produc to Eficiencia Mensual Mide el cumplimiento de los criterio establecido por la superintendencia de educación para rendición sep (queja de cliente) Total gasto de Administración central central /Total de Gasto sep. 10% Produc to Eficiencia Mensual Mide el cumplimiento de los criterio establecido por la superintendencia de educación para rendición sep (queja de cliente) Total Gasto imprevistos/total gasto sep 5% 10% Produc to Eficiencia Mensual 9. Referencia Ref.1: Manual de Transferencia de Fondos JUNJI Ref.2: Ley N Ref.3: Ley N Anexos JUNJI

21 Vigencia : Página 21 de 24 Anexo 1: Planilla Excel (entregada por JUNJI) Anexo 2: Boletas de Honorarios (emitidas por proveedor o empleado de sala cuna) Anexo 3: Facturas afectas (emitidas por proveedor) SEP Anexo 4: Facturas de Proveedores, Boletas de Honorarios, Liquidaciones Sueldos, Contratos. Anexos 5: Certificado de rendición de Cuentas Anexos 6: Impresión de Plataforma de SEP rendida 11. Aprobación y Control de los Cambios Fecha Modificaciones Responsable Fecha de aprobación de la modificaciones Responsable Fecha de la implementación de la modificación Responsable Responsable del proceso Secretario General Representante de la Dirección Firmas de los responsables. Versión Fecha Principales Puntos Modificados Resumen de Modificaciones

22 Vigencia : Página 22 de Versión inicial Estandarizada Modificaciones a manuales de proceso obligatorios e incorporaciones de documentos faltantes Modificaciones a manuales obligatorios Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad Modificaciones al método de análisis de causa de la no conformidad, Incorporación de cargos y funciones de los responsables de SGC, Modificaciones al manual de escucha activa, Modificaciones al formato de instructivo, Incorporación de las interrelación entre los procesos Modificaciones a tratamiento de no conformidad Modificaciones al manual de procedimiento de documentos y registros los criterios. Modificaciones al manual de acciones preventivas no se evidencia el registro de Análisis de causa. Modificaciones en el procedimiento de Producto No Conforme, Modificación mapa de proceso Objetivos de calidad Plan anual de la revisión por la dirección Política de calidad Modificaciones al manual de auditoria interna Modificaciones de manual de calidad Modificaciones de manual de Control de documento y registro. Modificaciones Manual de Control de producto No conforme Modificaciones acta de revisión por la Dirección Modificación al manual de Formulación presupuestaria Modificaciones a revisión por la dirección Modificaciones al manual de rendiciones de educación Modificaciones al manual de salud

23 Vigencia : Página 23 de 24 Modificaciones a manual de rendición municipal Modificaciones al manual de RRHH Modificaciones al manual de compras Modificaciones al manual de informática Modificaciones al manual de servicio generales Registro de Modificaciones - En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificación de los cambios en los documentos. En responsables se elimina el nombre y se deja estandarizado, en función del cargo Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad Capítulo 2: Descripción de la Corporación Municipal de Lo Prado Estandarización de la versión N 7 del SGC por cambio de procesos y por cambio de ley Fagem - Modificación del Objetivo y campo de aplicación - Modificación de las Exclusiones del alcance del SGC - Modificación de la Política de Calidad y los objetivos - Modificación de la descripción del servicio - Complementación de los términos y definiciones - Actualización del sistema de Gestión de la calidad - Revisión y actualización de la responsabilidad de la dirección - Modificación de la descripción de la gestión de los recursos - Complementación del proceso realización del servicio - Actualización de la descripción del proceso medición, análisis y mejora - Modificación de la aprobación y Control de los cambios Objetivos de la calidad Estructura Organizacional- Organigrama Modificaciones en la versión del manual de RRHH, Formulación Presupuestaria y Rendiciones de

24 Vigencia : Página 24 de Estandarización de la versión N 8 debido al rediseño organizacional Estandarización de la versión N 9 de los manuales de proceso debido al rediseño organizacional y estandarización del formato de los documentos del SGC N Estandarización de la versión N 10 de los manuales de proceso del SGC debido a auditoria externa de recertificación y estandarización del formato de los documentos N 4 Educación Fagem. Modificaciones el manual de calidad ingresar las exclusiones, Modificaciones a todos los manuales de proceso por rediseño organizacional del SGC excepto conciliación bancaria y rendiciones de salud. Se elimina el proceso de rendiciones Fagen por decreto ley Se aclara la forma y el registros de las modificaciones en el manual de Control de documento y registros Modificaciones a los indicadores de en los manuales de procesos del SGC y cambio a formato a todos los documentos del SGC. (logo institucional) Cambio del formato del acta e mejoramiento, acta de revisión por la dirección, formato de informe de dueño de proceso, cambio en el formato de los manuales de proceso, actualización de los registro en todos los manuales, revisión de los flujos y actividades, modificación del manual de control de documentos y registros, cambio de la política, objetivos e indicadores e incorporación del formato de plan de acción.