PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO - (PAAC) 2018

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1 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO - (PAAC) 2018 Contenido PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO - (PAAC) CONTEXTUALIZACIÓN DE LA ENTIDAD... 2 A. Naturaleza jurídica y régimen de actos y contratos... 2 B. Actividad económica y sector... 2 C. Líder de Formulación y Seguimiento del PAAC en Ocensa S.A D. PAAC como parte integral del Programa de Ética y Cumplimiento de Ocensa S.A E. Objetivos del PAAC... 4 F. Socialización... 4 G. Publicación del PAAC dentro del término legal, plazos para su seguimiento... 5 H. Compromiso de la Alta Dirección sobre el PAAC... 6 I. Promoción y divulgación COMPONENTES DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO PAAC A. Gestión del riesgo de corrupción... 6 B. Racionalización de trámites... 8 C. Rendición de cuentas... 9 D. Estrategia de servicio al ciudadano (Lineamientos grales para PQRS (disclaimer: no tenemos procesos de cara al ciudadano, no obstante se tiene línea ética para denuncias y PQRS) E. Política de acceso a la información pública (Ley 1712 de 2014)

2 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO - (PAAC) CONTEXTUALIZACIÓN DE LA ENTIDAD A. Naturaleza jurídica y régimen de actos y contratos OCENSA es una entidad dedicada al transporte de petróleo crudo a través de Oleoductos y, de conformidad con lo establecido en los estatutos, tiene la calidad de sociedad de economía mixta indirecta o de segundo grado en el orden nacional. La ejecución de dicha actividad se hace en abierta competencia con el sector privado y, dada su naturaleza jurídica especialísima, no posee un régimen jurídico único aplicable a todos los aspectos. En razón de ello, le son aplicables ciertas obligaciones previstas para las entidades que hacen parte de la administración pública (Rama Ejecutiva) con algunas excepciones dada su condición de sociedad de economía mixta. En coherencia con lo anterior, le son aplicables las disposiciones previstas en la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 124 de Así las cosas, el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano de OCENSA (en adelante PAAC), fue elaborado con fundamento en la normativa vigente y, para su elaboración, se consideraron algunas excepciones previstas para las sociedades que como OCENSA, poseen este carácter especial. B. Actividad económica y sector OCENSA es una empresa dedicada al transporte de petróleo, desde los puntos de extracción hasta los puertos de embarque o la refinería, dicha actividad es desarrollada con una infraestructura de última tecnología. Para ello, cuenta con un centro de control el cual permite realizar un monitoreo en tiempo real de la situación de cada estación. 2

3 La industria de petróleo ha sido objeto de fluctuaciones en los precios ocasionando impactos importantes a nivel local disminuyendo las actividades exploratorias y en otros casos afectando gravemente los indicadores de crecimiento y sostenibilidad para algunas entidades, afectando de paso, la economía nacional y el gremio en el orden global. No obstante lo anterior, tanto los procesos asociados al monitoreo de riesgos, como sus controles se han mantenido al interior de la organización, lo que incluye la formulación y seguimiento del PAAC en cumplimiento de las obligaciones legales a cargo de la Organización. C. Líder de Formulación y Seguimiento del PAAC en Ocensa S.A. De acuerdo con el documento base para la preparación del PAAC, a la Oficina de Planeación de la entidad respectiva, o quien haga sus veces, le corresponde liderar su elaboración y consolidación. En OCENSA, dichas funciones están asignadas a la Dirección de Riesgos y Cumplimiento, quienes tienen a su cargo la elaboración, consolidación y seguimiento de dicho plan. Adicional a esto, cada responsable del proceso respectivo asociado a cada componente, propone y da inicio a la ejecución de las acciones contempladas en cada uno de sus componentes. D. PAAC como parte integral del Programa de Ética y Cumplimiento de Ocensa S.A. El PAAC se encuentra incluido dentro del programa de Ética y Cumplimiento de OCENSA, documento en el cual se consignan los roles, responsabilidades, procesos y procedimientos que la organización ha establecido dentro de su marco de acción, para garantizar tanto el cumplimiento de los estándares en materia de prevención de Fraude, Anticorrupción, Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, como el manejo de reportes asociados a asuntos éticos de la entidad. 3

4 E. Objetivos del PAAC El objetivo del PAAC formulado por OCENSA, está inmerso en la finalidad y propósito superior de nuestro Programa de Ética y Cumplimiento. Su alcance, consiste en afianzar los valores corporativos, establecer las directrices y los lineamientos para garantizar el cumplimiento de los mecanismos de identificación, detección, prevención, reporte, monitoreo y respuesta ante actos de Corrupción (Fraude, Soborno, Conflictos de Interés, entre otros), Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, que puedan llegar a ser cometidos en y con la Empresa. Este marco de valores, pretende orientar la gestión y acción empresarial de OCENSA bajo principios de integridad, probidad y rectitud. F. Socialización OCENSA partir del año 2012 ha trabajado en la implementación de los procesos y políticas requeridas para el cumplimiento de las mejores prácticas respecto de Ética y Cumplimiento. Dentro de esa labor, se encuentra incluida la responsabilidad de desarrollar planes de sensibilización para dar a conocer al interior de la organización, la importancia del Programa de Ética y Cumplimiento así como las responsabilidades que tienen los empleados (directos e indirectos) frente a al programa, buscando que el actuar de cada uno de los actores de OCENSA este siempre regulado por la transparencia tal como se establece en los valores corporativos. Así las cosas, el proceso de socialización del PAAC está garantizado, comoquiera que, desde el inicio, la identificación de los riesgos de corrupción a los cuales se encuentra expuesta cada área es ejecutada por ellos mismos, y sirve de insumo para alimentar el mapa de riesgos de la organización, en general. Bajo este mismo esquema, dichos riesgos son medidos, controlados y monitoreados periódicamente de acuerdo a la metodología definida por la Dirección de Riesgos y Cumplimiento, en línea con las directrices de nuestro Corporativo. 4

5 Finalmente y de acuerdo con la norma vigente, el PAAC es publicado en los tiempos estipulados en cumplimiento de la norma, asegurando que este pueda ser consultado tanto por los empleados de OCENSA, como terceros relacionados. G. Publicación del PAAC dentro del término legal, plazos para su seguimiento Como se indicó anteriormente, la construcción del PAAC es liderada por la Dirección de Riesgos y Cumplimiento, donde participan activamente las diferentes áreas de la compañía en cada componente, y especialmente en la elaboración de la matriz de riesgos y para su seguimiento se surte el mismo esquema descrito. De otro lado, en virtud del principio de especialización del riesgo, el PAAC es elaborado anualmente y, de acuerdo con lo ordenado por la Ley, debe ser publicado, a más tardar, el 31 de enero en la página web de OCENSA. A partir de esta fecha, cada dueño de proceso da inicio a la ejecución de las acciones contempladas en cada uno de sus componentes aplicables. Por su parte, el seguimiento a la ejecución del plan, según la norma vigente, debe realizarse bajo el siguiente esquema de reporte: Primer seguimiento: Con corte al 30 de abril y la publicación de resultados debe hacerse dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de mayo. Segundo seguimiento: Con corte al 31 de agosto y la publicación de resultados debe hacerse dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de septiembre. Tercer seguimiento: Con corte al 31 de diciembre y la publicación de resultados debe hacerse dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de enero. 5

6 H. Compromiso de la Alta Dirección sobre el PAAC El compromiso de la Alta Dirección de OCENSA en relación con la ejecución del PAAC, se concreta en la continuidad de nuestro Programa de Ética y Cumplimiento, de la cual el PAAC hace parte y donde se trabajará principalmente en los siguientes aspectos: a) Fortalecimiento de la estructura ética y de cumplimiento, que incluye: (i) reporte periódico a los niveles directivos sobre los avances en la implementación del Programa de Ética y Cumplimiento; (ii) la ejecución de campañas de sensibilización para fomentar un ambiente ético; (iii) el trabajo mancomunado con los líderes éticos. b) Mantener los canales de comunicación establecidos para la gestión de asuntos éticos c) La actualización periódica del mapa de riesgos de procesos e institucional I. Promoción y divulgación El PAAC será publicado dentro de los tiempos establecidos y teniendo en cuenta los requerimientos establecidos. De otra parte dentro del plan de sensibilización de la Dirección de Ética y Cumplimiento se hará énfasis en la divulgación tanto del plan así como del avance de las tareas establecidas en el mismo para conocimiento de todas las partes involucradas. 2. COMPONENTES DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO PAAC 2018 A. Gestión del riesgo de corrupción <<Ver Anexo 2 Plan de Actividades>> 6

7 Política de Administración de Riesgos OCENSA cuenta con una Política General de Gestión de Riesgos y que se concreta a través del Manual de Gestión del Riesgo y el Manual de Ética y Cumplimiento. Estas normas tienen como finalidad la identificación de los riesgos de ética y cumplimiento, que en todo caso incluyen los riesgos asociados a la corrupción-. Objetivos El objetivo de la política es definir los pasos que OCENSA debe llevar a cabo para administrar de una manera adecuada los riesgos de corrupción a los cuales la entidad está expuesta en el desarrollo de su actividad económica. Estrategias, recursos, talento humano para desarrollar la política Buscando garantizar el correcto desarrollo de la política OCENSA ha definido las siguientes estrategias: a) Tomar las mejores prácticas en materia de administración de riesgos para el diseño de la metodología b) Promover la cultura de cero tolerancia frente a temas de Ética y Cumplimiento c) Ejecutar capacitaciones dentro de la organización acerca del alcance del Programa de Ética y Cumplimiento, el cual incluye el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano d) La ejecución de evaluaciones y diagnósticos por parte de firmas externas independientes, para determinar tanto el grado de implementación y madurez del Programa de Ética y Cumplimiento, como de sus dimensiones. En términos de recursos y talento humano, para soportar las acciones antes mencionadas e integrar las funciones de Gobierno, Riesgo y Control, OCENSA conformó en Noviembre de 2017 un equipo especializado e independiente, para liderar los procesos de gestión de riesgo, control interno y cumplimiento de la Compañía, ratificando nuestro compromiso de continuar trabajando por los valores y hacerlos una realidad ética. 7

8 Mapa de Riesgos de Corrupción de OCENSA El Mapa de Riesgo presentado en el Anexo 1, está sometido a revisión periódica por parte de OCENSA. Producto de estas revisiones, se podrán efectuar actualizaciones, inclusión de riesgos emergentes, recalificación de sus controles, en virtud del principio de especialización del riesgo. Si bien la actualización del sistema de administración del riesgo dentro de la Organización está planteada como actividad importante dentro del cronograma de actividades del PAAC, las mediciones y seguimientos se continuarán efectuando de forma periódica, en cumplimiento de la obligación de seguimiento y control. << Ver Anexo 1 - Mapa de riesgos de Corrupción >> B. Racionalización de trámites Teniendo en cuenta la naturaleza jurídica de OCENSA y dado que en el desarrollo de su objeto social se encuentra en competencia con el sector privado, el alcance de su objeto es eminentemente comercial y en esa medida, no tiene a su cargos ni trámites, ni otros procedimientos administrativos de cara al usuario, bajo la definición descrita en el documento base para la construcción del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, previsto en el Decreto 124 de Por otro lado, OCENSA, en el desarrollo de su objeto social, no posee la calidad de autoridad pública, ni ejerce función administrativa que le imponga la obligación de registrar trámite alguno de cara al ciudadano en el Sistema Único de Información de Trámites. Adicionalmente, la Dirección de Estrategia y Finanzas tiene a su cargo las áreas de TI, quienes propenden por la automatización de procesos al interior de la 8

9 compañía, con la finalidad de optimizar procesos y procedimientos que permiten evidenciar los ahorros en esta materia. De esta manera, OCENSA da cumplimiento a una estrategia de racionalización de procesos, mas no de trámites ni de otros administrativos, comoquiera que la ejecución de su objeto social no implica el ejercicio de funciones administrativas, ni la condición de autoridad pública. Finalmente, OCENSA cuenta con un canal de atención de PQRS, mediante el cual mantiene contacto permanente con el público en general y el cual está descrito más adelante. C. Rendición de cuentas De acuerdo con lo establecido en las normas vigentes 1, OCENSA hace su proceso de rendición de cuentas, a través de las diferentes modalidades definidas por la Contraloría General de la República 2 a efectos de obtener su fenecimiento. Mediante una visita ordinaria anual, dicho entre de control fiscal emite un concepto sobre la gestión de los recursos en cada vigencia anual. 1 Ley 42 de Artículo 26 Resolución Orgánica 7350 de Resolución Orgánica 7350 de ARTICULO SÉPTIMO. DE LA CUENTA O INFORME ANUAL CONSOLIDADO. Los jefes de entidad o los representantes legales, o quien haga sus veces en los sujetos de control de la Contraloría General de la República, son responsables de rendir la cuenta o informe anual consolidado por la entidad sobre su gestión financiera, operativa, ambiental y de resultados. PARAGRAFO 1: Están obligados a presentar 'cuenta anual consolidada" los sujetos de control que conforman el presupuesto general de la Nación, las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta del Orden nacional con participación estatal igualo superior al 90% de su capital suscrito y pagado a quienes se les aplica vigilancia y control fiscal, para determinar el fenecimiento o no de la Cuenta. PARAGRAFO 2: Están obligados a presentar -informe anual consolidado, las Sociedades de Economía Mixta del Orden nacional con participación estatal menor al 90% de su capital suscrito y pagado y los particulares que manejan fondos o bienes de la Nación, a quienes se les aplica vigilancia y control fiscal, para emitir un concepto sobre la gestión en el manejo de los recursos públicos. 9

10 En virtud de la obligación de publicación de los resultados de las auditorías al ejercicio presupuestal, prevista en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública (Ley 1712 de 2014 y su decreto 2013 de 2015), se publica anualmente el concepto de gestión de recursos otorgado por la Contraloría General de la República, como resultado del proceso de rendición de la cuenta. Ahora bien, en relación con la obligación de rendición de cuentas a la ciudadanía establecida en la Ley 1757 de , debemos indicar que ello no es aplicable a OCENSA, en virtud de la excepción prevista en el Parágrafo del artículo 50 de dicha norma. No obstante lo anterior, a efectos de que los diferentes grupos de interés de OCENSA puedan acceder, tanto a los contenidos financieros como de gestión empresarial de cada vigencia, publica anualmente su informe de sostenibilidad, en cumplimiento de los estándares nacionales de transparencia vigentes en Colombia. Adicionalmente, OCENSA cuenta con diferentes herramientas para la rendición de cuentas sobre su desempeño, abarcando aspectos económicos, sociales, ambientales y de participación ciudadana Reporte de sostenibilidad: OCENSA ha adoptado la metodología internacional G4 del Global Reporting Initiative (GRI) mediante la cual informa 3 Artículo 50. Obligatoriedad de la Rendición de cuentas a la ciudadanía. Las autoridades de la administración pública nacional y territorial tienen la obligación de rendir cuentas ante la ciudadanía para informar y explicar la gestión realizada, los resultados de sus planes de acción y el avance en la garantía de derechos. La rendición de cuentas incluye acciones para informar oportunamente, en lenguaje comprensible a los ciudadanos y para establecer comunicación y diálogo participativo entre las entidades de la rama ejecutiva, la ciudadanía y sus organizaciones. Parágrafo. Las entidades y organismos de la Administración Pública tendrán que rendir cuentas en forma permanente a la ciudadanía, en los términos y condiciones previstos en el artículo 78 de la Ley 1474 de Se exceptúan las empresas industriales y comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta que desarrollen actividades comerciales en competencia con el sector privado, nacional o internacional o en mer cados regulados, caso en el cual se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a sus actividades económicas y comerciales 10

11 a sus grupos de interés los resultados en las dimensiones social, económica y ambiental para el año inmediatamente anterior. Este proceso adicionalmente cuenta con una fase de retroalimentación sobre los intereses y expectativas de los grupos de interés Encuentros comunitarios Espacios de encuentro ciudadano para informar y retroalimentar la gestión en el territorio a través de la interlocución entre gobiernos, ciudadanos y sus organizaciones, orientados a fortalecer la construcción de confianza mutua, la participación ciudadana y la corresponsabilidad para el seguimiento a la inversión social de OCENSA en el territorio Democracia, Participación Ciudadana y Control Social: Dentro del marco de la política de relaciones con la comunidad, OCENSA adelanta de manera continua el programa de Fortalecimiento Institucional, el cual, mediante acciones de capacitación busca la formación de competencias ciudadanas, la promoción y la formación del liderazgo local para el ejercicio de derechos y deberes, la convivencia pacífica, la construcción de tejido social y la aplicación de mecanismos de participación formal para el ejercicio del control social a la gestión pública. D. Estrategia de servicio al ciudadano (Lineamientos generales para PQRS (disclaimer: No tenemos procesos de cara al ciudadano, no obstante se tiene línea ética para denuncias y PQRS) << Ver Anexo 3 - Plan de Actividades >> Ocensa cuenta con una oficina para la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos, Sugerencias (PQRS) que hace parte de la Dirección de Responsabilidad Integral, cuya gestión está orientada principalmente a fortalecer el modelo de relacionamiento con los grupos de interés de la compañía y el mejoramiento continuo. 11

12 Las PQRS pueden ser presentadas ante la compañía por medio de los siguientes canales: Verbalmente: toda persona puede presentar una PQRS personalmente o telefónicamente ante cualquier funcionario de Ocensa, o través de la línea telefónica (1) extensión 0642 y la línea de emergencia Escrito: toda persona puede presentar una PQRS de forma escrita a Ocensa: Ante cualquier funcionario de Ocensa. Todos los empleados de Ocensa están en la obligación de recibir las PQRS. Por el correo electrónico: quejasyreclamos@ocensa.com.co En la página web El sistema de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de OCENSA incorpora la ética del cuidado en todas las decisiones y actuaciones que busquen atender las solicitudes e inconformidades que presenten sus grupos de interés. Asimismo responde a los lineamientos de los Principios Rectores de Naciones Unidas para Empresas y Derechos como soporte del sistema de debida diligencia de derechos humanos de la compañía. La gestión de las PQRS implica que OCENSA actúe con la debida diligencia para identificar, prevenir, mitigar y responder a las consecuencias negativas de sus actividades. b) Para OCENSA la atención de las PQRS está orientada a dar cumplimiento al marco legal aplicable y a fortalecer el modelo de relacionamiento con los grupos de interés de la Compañía, mediante el aseguramiento de los compromisos derivados de nuestra oferta de valor. c) Todo ciudadano tiene derecho a presentar PQRS, y OCENSA tiene la obligación de tramitarlas y dar respuesta final, conforme a la ley y al presente procedimiento. 12

13 Contamos con los siguientes principios de operación: Legítimo, accesible, predecible, equitativo, transparente, proporcional, culturalmente apropiado, compatible con los derechos, apropiada protección, fuente de aprendizaje continuo, participación y dialogo E. Política de acceso a la información pública (Ley 1712 de 2014) Bajo lo establecido en la Ley 1712 de 2014 y Decreto 103 de 2015, Ocensa realizará las actividades descritas en el <<Anexo No 4>> durante

14 ANEXO 1 Este mapa de riesgo está sujeto a actualización de acuerdo con las actividades descritas en el plan de actividades del Componente No 1. 14

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16 Anexo 2 Template formato componente 1: Gestión del Riesgo de corrupción- Mapa de Riesgos de corrupción Extraído de la pagina web Dirección de Riesgos y Cumplimiento a 31/01/2018 Subcomponente/Procesos Política de administración de riesgos Construcción de mapa de riesgos de corrupción No Actividad 1.1 Actualización de la política de Gestión de Riesgo Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano Componente 1 : Gestión del Riesgo de corrupción- Mapa de Riesgos de corrupción Actividades Meta o producto Responsable Fecha programada Actualización del Manual de Gestión de Riesgo y del Manual de Gestión de Ética y Cumplimiento, en lo relacionado con riesgos de corrupción Sesiones de trabajo con los lideres de los procesos y sus equipos para la revisión y socialización del mapa de riesgos de corrupción, controles, y acciones en conjunto con la Dirección de Riesgos y Cumplimiento Consulta y divulgación 3.1 Actualizar el mapa de riesgos de corrupción de la entidad Monitoreo y revisión 4.1 Medición de controles permanentes para asegurar el correcto funcionamiento y mitigacion del riego de Corrupción Política de gestión de riesgos actualizada Manual de Gestión de Riesgo y Manual de Gestion de Ética y Cumplimiento Matrices y mapa con la actualización de los riesgos de corrupción por proceso Mapa actualizado con los riesgos de corrupción en la página web Formatos de monitoreo Dirección de Riesgos y Cumplimiento Dirección de Riesgos y Cumplimiento Dirección de Riesgos y Cumplimiento Dirección de Riesgos y Cumplimiento Dirección de riesgos y Cumplimiento, Líderes de Procesos y Líderes Éticos 31 de Julio de de Julio de de Septiembre de de Agosto de de Septiembre de de Diciembre de de Diciembre de 2018 Seguimiento 5.1 Ejecución de pruebas corporativas para validar el estatus del sistema Resultados de las pruebas Dirección de Riesgos y Cumplimiento 31 de Diciembre de

17 Componente 4: Atención al ciudadano Dirección de Riesgos y Cumplimiento a 26/01/2018 Anexo 3 Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Componente 4: Atención al ciudadano Subcomponente N Actividad Actividades Meta o producto Responsable Fecha programada Retroalimentar el ciclo de gestión de riesgos a Jefe RI y Derechos 1.1 partir delas quejas y reclamos recibidas de los Reporte mensual Mensualmente diferentes grupos de interés Estructura administrativa y direccionamiento estratégico Fortalecimiento de los canales de atención Talento humano 3.1 Normativo y procedimental Relacionamiento con el ciudadano Presentar Informes trimestrales a la alta dirección Divulgar a comunidades seleccionadas la gestión del mecanismo Reinducción a funcionarios de OCENSA sobre la gestión de PQRS Inducción a nuevos empleados de OCENSA sobre la gestión de PQRS Elaborar informe mensual al área de Operaciones para identificar estado de sus PQRS y eventuales oportunidades de mejora en su atención Implementar el Plan de mejoras a partir de la evaluación del sistema de PQRS con comunidades seleccionadas Informes trimestrales Informes anuales Evaluacion del modulo Evaluacion del modulo Informe mensual Ejecución Plan de Trabajo 2018 Jefe RI y Derechos Jefe RI y Derechos Jefe RI y Derechos Jefe RI y Derechos Jefe RI y Derechos Jefe RI y Derechos 1Q: 15 de Abril de Q: 15 de Julio de Q: 15 de Octubre de Q: 15 de Enero de de Diciembre de de Diciembre de de Diciembre de de Diciembre de de Diciembre de

18 Anexo 4 Template formato componente 5: Transparencia y Acceso a la información Extraído de la pagina web del Dirección de Riesgos y Cumplimiento a 26/01/2018 Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Componente 5: Transparencia y Acceso a la información Subcomponente N Actividad Actividades Meta o producto Responsable Fecha programada Mantener la información pública Lineamientos de Gerente de Estrategia y 1.1 de la entidad, en la página web de Información publicada Trimestralmente Transparencia Activa Asesoría Legal la compañía Lineamientos de transparencia pasiva Elaboración de instrumentos de Gestión de la información Criterio diferencial de accesibilidad Monitoreo del acceso a la información pública Principio de gratuidad. En OCENSA tanto la prestación de PQRS como la reproducción de la información solicitada, cuando ello aplique, es gratuita Contenido y oportunidad. Se da respuesta por escrito a las PQRS ya sea en físico o por correo electrónico y dentro de los términos de Ley Actualización de la información en los medios pertinentes Actualización de la información en los medios pertinentes Mantener publicado el Registro de Registro de Activo de activo de información y el esquema Información y esquema de de publicación de información publicación publicado Elaboración trimestral de informes de seguimiento Actualización trimestral del informe de solicitudes Informes trimestrales de seguimiento Informes trimestrales de solicitudes Jefe de RI y Derechos Jefe de RI y Derechos Gerente de Estrategia y Asesoría Legal Gerente de Estrategia y Asesoría Legal y Gerente de TI Jefe de RI y Derechos Permanente Permanente Permanente Trimestralmente Trimestralmente 18