RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO DE LOS ARCHIVOS JUDICIALES DE LOS ÓRGANOS IMPARTIDORES DE JUSTICIA EN MÉXICO

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1 RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO DE LOS ARCHIVOS JUDICIALES DE LOS ÓRGANOS IMPARTIDORES DE JUSTICIA EN MÉXICO SECRETARÍA GENERAL DE ACUERDOS CENTRO DE DOCUMENTACIÓN Y ANÁLISIS, ARCHIVOS Y COMPILACIÓN DE LEYES AGOSTO, 2012

2 ANTECEDENTES En atención a lo acordado en la Segunda Reunión Ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales que se llevó a cabo del 16 al 18 de agosto de 2011, punto sexto del Acta que a la letra dice: Los responsables de los archivos judiciales de órganos jurisdiccionales reiteraron su compromiso de trabajar intensamente para que los trabajos de esa reunión sean una parte importante del cambio o la evolución de los depósitos documentales a su cargo y se consigan los resultados que en lo inmediato estén a su alcance. Asimismo, se advirtió la conveniencia de realizar diagnósticos a los archivos judiciales de las entidades federativas a fin de detectar áreas de oportunidad y desarrollar planes y programas para su mejora bajo la égida de la Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia. En el mes de abril de 2012, la Secretaría General de Acuerdos y el Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, en coordinación con la Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia enviaron un Cuestionario a los titulares de los órganos impartidores de justicia en el país a fin de recopilar información básica que permitiera realizar un diagnóstico a sus archivos judiciales, para conocer e identificar sus áreas de oportunidad y estar en condiciones de proponer proyectos bajo ejes transversales que aporten beneficios a todos. 1

3 Los rubros que se analizaron fueron los siguientes: FACTOR HUMANO Datos generales Personal del archivo INFRAESTRUCTURA FÍSICA Características del inmueble y mobiliario del archivo PROCESOS TÉCNICOS Del acervo documental y de los procesos archivísticos Conservación y Preservación documental INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA Herramientas digitales aplicadas al trabajo archivístico SERVICIOS BRINDADOS POR LOS ARCHIVOS JUDICIALES De los 176 cuestionarios remitidos, se recibieron las respuestas de 51 órganos jurisdiccionales, lo que representa un 29%. 2

4 ASPECTOS GENERALES POR RUBRO RESULTADOS PRINCIPALES FORTALEZAS DATOS GENERALES Se recibieron 51 cuestionarios contestados. FACTOR HUMANO (PERSONAL DE ARCHIVO) Las personas que laboran en el área de archivo tiene buen nivel educativo, en términos generales licenciatura (46%), preparatoria (23%) y comercial (11%). El personal sí se ha capacitado, sobre todo en clasificación documental (22%) y descripción documental (16%). INFRAESTRUCTURA FÍSICA (CARACTERÍSTICAS DEL INMUEBLE Y MOBILIARIO DE ARCHIVO) 88% de los órganos jurisdiccionales cuentan con un área o espacio destinado para su acervo. El 98% de los acervos se encuentran instalados en mobiliario adecuado para la documentación: anaqueles, gavetas, archiveros o estantes de metal pintado. ACERVO DOCUMENTAL Y PROCESOS ARCHIVÍSTICOS (PROCESOS TÉCNICOS) El 97 % de los órganos jurisdiccionales aplican cuando menos alguno de los instrumentos de control archivístico. Sólo el 22% de los archivos de los órganos jurisdiccionales, aplican la norma internacional ISAD-G. El 60% aplica las normas locales en materia archivística y de transparencia y acceso a la información. El 61% de las personas reportan que sí conocen la normativa en materia archivística judicial. 3

5 CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DOCUMENTAL (PROCESOS TÉCNICOS) El 72% tiene su acervo en legajos y en cajas. El 73% tiene organizados sus expedientes con una guarda individual (folders, sobres, revistero, carpeta o caja), en su mayoría de papel o cartón. En el 78% de los acervos se cuenta con algún tipo de seguridad para su resguardo. De ese total, cuentan con extintores (37%), personal de seguridad (13%), alarmas contra incendios (13%), control de temperatura (9%), salidas de emergencia (10%). El 45% menciona que realizan limpieza diaria. El 82 % realiza fumigaciones, en su mayoría cada 3, 6 o 12 meses. El tipo de fumigación que predomina es el de aspersión (57%). El 59% del personal que labora en las áreas de archivo utiliza material de protección: Cubre bocas (40%), guantes (23%), batas (26%) y lentes (11%). Sólo el 22% de los acervos reporta que no se ha presentado algún tipo de deterioro físico en la documentación que resguarda. Sólo el 39% de los órganos jurisdiccionales, señala que cuenta con normativa sobre preservación y cuidado de la documentación, de entre los que destacan reglamentos y lineamientos generales. INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA (HERRAMIENTAS DIGITALES APLICADAS AL TRABAJO ARCHIVÍSTICO) En el 52% de los órganos jurisdiccionales hay de 1 a 3 computadoras en el área de archivo, en el 37% hay más de 3 computadoras. El 59% de las computadoras tienen alguna conexión a red, de los cuales el 17% tiene acceso a Intranet, el 40% a Internet y el 43% a ambas redes. En el 71% de los órganos jurisdiccionales se cuenta con algún sistema integral para la gestión archivística. Los sistemas que utilizan les permiten registrar o dar seguimiento a diversas actividades, entre las que destacan: 25% recepción y alta de expedientes, 22% para la búsqueda y 22% control de préstamo y devolución de expedientes. El 78% de los órganos refiere que su sistema es útil para la búsqueda y organización de la documentación. 4

6 SERVICIOS BRINDADOS POR LOS ARCHIVOS JUDICIALES En el 94% de los archivos se brinda el servicio de préstamo de expedientes; de entre los cuales: el 86% es en sala, el 4% a domicilio y 6% ambos. En la mayoría de los casos, son los usuarios internos y externos quienes solicitan expedientes, representados con un 67%. En el 49% de los casos se presta el servicio de reproducción documental, en donde el 92% es a través del fotocopiado y el 8% en formato electrónico. Sólo el 27% de quienes tienen material digitalizado (24% de los órganos) menciona que sí se encuentra disponible para su consulta. 5

7 DATOS GENERALES 6

8 La presente gráfica muestra el número de órganos jurisdiccionales que contestaron el cuestionario De 176 cuestionarios aplicados, se recibieron 51, lo que representa el 29% del total consultado. 7

9 FACTOR HUMANO (PERSONAL DE ARCHIVO) 8

10 El grado académico más alto obtenido por quienes laboran en el total de los archivos 2% 1% 2% 4% 11% Primaria Secundaria Preparatoria 46% 23% Carrera técnica o comercial Licenciatura 11% Maestría Doctorado Otros La mayoría de las personas que laboran en el área de archivo tienen nivel educativo, principalmente licenciatura (46%), preparatoria (23%) y comercial (11%). 9

11 Los cursos que el personal ha tomado en materia archivística, se distribuyen de la siguiente manera: Clasificación documental 9% 12% 5% 3% 8% 11% 14% 22% 16% Descripción documental Ordenación documental Sistematización de acervos documentales Digitalización documental Diplomática Paleografía Conservación documental Otros Del 100% del personal, el 35% no ha recibido algún curso en materia archivística y el 2% no contestó. El 63% del personal de los archivos, informaron que sí han tomado algún curso de capacitación, de ese total, sobre todo ha sido en temas de clasificación documental, representado con el 22% y descripción documental con el 16%. 10

12 INFRAESTRUCTURA FÍSICA (CARACTERÍSTICAS DEL INMUEBLE Y MOBILIARIO DE ARCHIVO) 11

13 En 45 inmuebles donde se resguardan los archivos, es decir el 88% de los órganos que respondieron se cuenta con un área destinada específicamente para todo acervo; de este total, el lugar físico del acervo se ubica: 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 10% 49% 4% 2% 2% 6% 4% 2% 12% 6% 2% 2% 49% de los órganos jurisdiccionales tienen sus acervos en la planta baja, el 12% en planta baja y primer piso, el 10% en el sótano y el resto a partir del primer piso y hasta un onceavo piso. 12

14 Tipo de mobiliario en que está colocada la documentación para su resguardo Otros (piso) 2% Archivero 12% Gaveta 2% Estante 84% Todos los acervos cuentan con un lugar para su resguardo. El 98% de los acervos se encuentran en anaqueles, gavetas, archiveros o estantes de metal pintado. Sólo uno de los archivos (2%) reportó que su acervo se encuentra en el piso. 13

15 ACERVO DOCUMENTAL Y PROCESOS ARCHIVÍSTICOS (PROCESOS TÉCNICOS) 14

16 Instrumentos archivísticos para control y consulta Otros 3% Guía simple de archivos 15% Catálogo de disposición documental 14% Inventarios por expediente 27% Inventarios de baja documental 10% Inventarios de transferencia 16% Cuadro de clasificación archivística 15% Los instrumentos archivísticos que utilizan en el 100% de los archivos son: 27% Inventarios por expediente 16% Inventarios de transferencia 15% Guía simple de archivos y cuadro de clasificación archivística 14% Catálogo de disposición documental 10% Inventarios de baja documental 3% Otros 15

17 Del total de los archivos de los órganos jurisdiccionales, el 22% utilizan la norma internacional ISAD-G para la descripción archivística de sus expedientes 70% 22% 8% ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción Archivística Otras Ninguna de ellas El 70% no aplican las normas internacionales de descripción archivística El 8% aplican otras. 16

18 La aplicación de la normativa en materia archivística, y de transparencia y acceso a la información, se representa a continuación: 18% 18% Leyes Federales 4% Leyes Locales Leyes Federales y Reglamentos 60% No especifican El 60% aplican las normas locales en materia archivística y de transparencia y acceso a la información. El 18% aplican leyes federales. El 18% no especificó qué normativa aplica. 17

19 El 61% de las personas encargadas de los archivos de los 51 órganos jurisdiccionales sí conocen la normativa en materia archivística judicial que existe en otras entidades federativas o en el ámbito federal 2% 37% Si No 61% No especifica El 37% mencionó que desconoce la normativa en materia archivística judicial. 18

20 CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DOCUMENTAL (PROCESOS TÉCNICOS) 19

21 Los expedientes se encuentran principalmente en cajas En cajas 47% Documentación suelta 4% Apilados 16% Guardados en cajones 8% En legajos 25% El 72% tiene suacervo en legajos y en cajas. El 28% tiene suacervo guardado en cajones, apilados o incluso, documentación suelta. 20

22 El 73% de los órganos jurisdiccionales tienen organizados sus expedientes cuando menos en folders, sobres, revisteros, carpetas o cajas de manera individual; de ese total, el material de las guardas individuales, se representa con los siguientes porcentajes: 27% 27% Papel Cartón 6% Plástico No especifica 39% El 73% de los expedientes que sí cuentan conguardas individuales, se representan: 27% papel 39% cartón 6% plástico 27% no especifica 21

23 El 78% de los órganos jurisdiccionales sí cuentan con algún tipo de seguridad para la protección civil y de sus acervos. 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 37% 14% 13% 4% 9% 11% 3% 1% 4% 5% Extintores un 37%, Personal de seguridad 13% Alarmas contra incendios 13% Salidas de emergencia 10% Control de temperatura 9% Sistema contra robo, lámparas de seguridad y detectores de humedad 4% cada uno 22

24 La siguiente gráfica muestra la periodicidad con que se realiza la limpieza de los archivos en los órganos jurisdiccionales Semestral 8% Trimestral 2% Anual 2% No especifican 8% Mensual 8% 2 ó 3 veces por semana 17% Semanal 10% Diaria 45% En el 27% de las áreas, realizan la limpieza cada 1, 2 o 3 veces por semana. En el 20%, la periodicidad es mensual, trimestral, semestral y anual. 23

25 En el 82% de los órganos jurisdiccionales se realiza el servicio de fumigación, de ese total, la periodicidad y el tipo de fumigación que se realiza se distribuye de la siguiente forma: Mensualmente 5% 24% 14% 2% Bimestral 2% 19% 31% 29% Cada 3 o 6 meses 17% 57% Anualmente No especifican Aspersión Termo nebulización Nebulización Aspersión y nebulización No especifica Principalmente, se realiza el servicio de fumigación por aspersión, representado con el 57%; y el 60% de los órganos realiza sus fumigaciones cada 3, 6 o 12 meses. 24

26 Porcentaje del personal que usa equipo de protección 41% Si 59% No El 59% del personal que labora en el área de archivo y los usuarios sí usan material de protección. El 41% no usan material de protección. 25

27 En el 78% de los archivos, los expedientes han presentado daños, en el 22% restante no. Las medidas que se toman principalmente son: Hongos Ninguna 3% 46% 25% 29% Humedad Rotura se manda restaurar 55% Roturas, mutilaciones Con hongos se separa 42% Del 78% del total de los acervos, en el 25% se han presentado problemas de hongos, en el 29% roturas y en el 46% mutilaciones. De los porcentajes correspondientes, en el caso de hongos, los encargados separan los expedientes del acervo (41%) y en el caso de roturas solicitan su restauración (57%). 26

28 Tipo de normativa que el 39% de los órganos jurisdiccionales sigue para la preservación y cuidado de la documentación 10% Leyes 40% 30% Reglamentos 20% Lineamientos generales Otra En el 39% de los archivos se sigue una guía o normativa para la preservación y cuidado de la documentación, de ese total, el porcentaje por cada tipo de normativa que aplican es el siguiente: 10% Leyes 30% Reglamentos 20% Lineamientos generales 40% Otra 27

29 INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA (HERRAMIENTAS DIGITALES APLICADAS AL TRABAJO ARCHIVÍSTICO) 28

30 La siguiente gráfica muestra el número de computadoras que se tienen asignadas al área del archivo Más de 10 12% Ninguna 10% 6 a 10 17% 1 a 3 52% 4 a 5 8% En el 52% de los órganos jurisdiccionales hay de 1 a 3 computadoras en el área de archivo. El 38% tienen más de 4 computadoras. Sólo el 10% de los archivos que respondieron el cuestionario, carece de equipo de cómputo. 29

31 El 31% de los archivos reportó que los equipos de cómputo no tienen conexión a algún tipo de red, el 59% sí cuentan con conexión y el 10% no contestaron. 17% 43% Intranet Internet Intranet e Internet 40% Del 59% de las computadoras tienen alguna conexión a red, el 17% tiene acceso a Intranet, el 40% a Internet y el 43% a ambas redes. 30

32 Archivos que cuentan con algún sistema integral para la gestión archivística 20% Herramienta diseñada de acuerdo a las necesidades Archivos independientes 4% 8% 45% Otro Excel 4% Word 19% No especifica Del 71%: El 44% cuenta con una herramienta diseñada de acuerdo a las necesidades. El 20% tiene archivos independientes para el control de su acervo. El 16% con programas diversos como Word o Excel. 31

33 Los sistemas que utilizan les permite realizar las siguientes actividades: 25% 22% 22% 9% 8% 9% 4% Recepción y alta de expedientes Búsqueda de expedientes, para préstamo Control de préstamo y devolución de expedientes Consulta estadística del acervo para planeación gerencial Transferencia de inventarios, baja local del acervo y asignación de resguardo Generación de formatos impresos, para préstamos, listados de cotejo para transferencias, reportes estadísticos y gráficos de análisis Otras Las actividades que controlan a través de sus sistemas de cómputo son recepción y alta de expedientes, búsqueda, préstamo y devolución de expedientes; sobre todo les es útil para la búsqueda y localización de expedientes. 32

34 Utilidad de los sistemas para la búsqueda y organización de la documentación 4% 18% Sí No 78% No especifican El 78% de las personas refieren que su sistema es útil para la búsqueda y organización de la documentación. El 18% mencionó que su sistema no le es útil para la búsqueda y organización de la documentación. 33

35 SERVICIOS BRINDADOS POR LOS ARCHIVOS JUDICIALES 34

36 El servicio de préstamo de expedientes se presta en el 94% de los órganos, en el 6% no. 4% 6% 4% 86% En sala A domicilio Ambos No especifica Del 94%, el tipo de préstamo que se realiza, es: 86% en sala, el 4% a domicilio y 6% ambos. 35

37 Los tipos de usuarios que solicitan la documentación, se representan a continuación: 4% 29% Usuarios internos (personal adscrito al órgano jurisdiccional) 67% Usuarios internos y externos No especifica En la mayoría de los casos, son los usuarios internos y externos quienes representados con un 67%, sólo usuarios internos en un 29%. solicitan expedientes, 36

38 En el 49% de los archivos se brinda el servicio de reproducción documental, en el 49% no se brinda ese servicio y el 2% no contestaron. Formatos 8% Fotocopias 92% Formato electrónico Del 49% del total de los archivos que sí brinda el servicio de reproducción documental, el 92% es a través de fotocopiado y el 8% en formato electrónico. 37

39 El 24% de los órganos digitalizan expedientes 27% Sí 73% No De esa cifra, en el 27% de los casos, se cuenta con expedientes digitalizados que se encuentran a disposición para su consulta. En el 73% de los órganos jurisdiccionales que cuentan con expedientes digitalizados, que no están disponibles para consulta. 38

40 ASPECTOS GENERALES POR RUBRO RESULTADOS PRINCIPALES ÁREAS DE OPORTUNIDAD FACTOR HUMANO (PERSONAL DE ARCHIVO) Las personas que laboran en el área de archivo cuentan con formación académica a nivel licenciatura, principalmente, sobre todo en el área jurídica, así como a nivel preparatoria o comercial. En su mayoría, el personal sí se ha capacitado en algunas materias de la archivística, especialmente sobre descripción documental; no obstante, está interesado en recibir capacitación, en particular sobre digitalización documental y sistematización de acervos. INFRAESTRUCTURA FÍSICA (CARACTERÍSTICAS DEL INMUEBLE Y MOBILIARIO DEL ARCHIVO) El 10% de los archivos se ubican en sótanos y el 12% combina sótanos con otros pisos. Aproximadamente el 20% de los archivos colindan con comercios, restaurantes, sanitarios, fábricas, calles subterráneas. El 33% de los acervos cuentan con ventanas; sin embargo, carecen de alguna protección que impida el paso directo de la luz. El 57% de los órganos jurisdiccionales no tiene el espacio suficiente para resguardar su acervo documental. ACERVO DOCUMENTAL Y PROCESOS ARCHIVÍSTICOS (PROCESOS TÉCNICOS) El 53% de los órganos jurisdiccionales ordena su acervo de forma cronológica, el 33% de manera mixta, el 2% alfabética, el 2% geográfica y el 10% de formas diferentes En suma, no hay uniformidad en el proceso de ordenación. El 41% de los acervos resguarda menos de 100 metros de expedientes. Un 16% de los órganos tienen más de 1,500,000 expedientes. El 37% de los órganos jurisdiccionales resguardan acervo que data de 1950 a la fecha, el 8%, resguarda acervo del siglo XVI. Sólo uno de los archivos no cuenta con algún medio de control. El 37% mencionó que desconoce si existe normativa en materia archivística judicial. 39

41 El 18% del personal no mencionó qué leyes aplican en materia archivística y de transparencia y acceso a la información. El 27% de los órganos realizan versiones públicas para resguardar la confidencialidad de los datos personales y el 63% no contestaron este punto. El 57% no cuentan con manuales de procedimientos archivísticos, ni con guías para la preservación y cuidado de la documentación. CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DOCUMENTAL (PROCESOS TÉCNICOS) El 28% tienen su acervo guardado en cajones, apilados o, incluso en documentación suelta. 1 de los acervos se encuentra en el piso. El 27% de los órganos reportan que sus expedientes no cuentan con una guarda individual. El 22% de los órganos jurisdiccionales carece de medidas de seguridad para la protección del acervo en el área de resguardo documental. En el 55% de los acervos, la limpieza no se realiza con regularidad. En el 18% de los órganos no se realiza el servicio de fumigación. En el 41% de los órganos, el personal no utiliza equipo de protección. En 78% de los acervos, los expedientes han presentado algún tipo de deterioro físico, sobre todo problemas de hongos (25%), humedad (29%) y roturas y mutilaciones (46%). INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA (HERRAMIENTAS DIGITALES APLICADAS AL TRABAJO ARCHIVÍSTICO) En 10% de los órganos jurisdiccionales reportan no tener alguna computadora en el área de archivo. El 29% de los órganos carecen de algún sistema integral para la gestión archivística. El 31% de los órganos reporta que carecen de conexión a algún tipo de red (Intranet e Internet). El 18% mencionó que el sistema que utilizan para el control de sus expedientes no les es útil para la búsqueda y organización de la documentación. El 71% de los órganos reportaron que no digitalizan sus acervos actualmente, entre los motivos principales se citan: falta de equipo de cómputo, la falta de personal o porque no se les ha dado la indicación respectiva. 40

42 SERVICIOS BRINDADOS POR LOS ARCHIVOS JUDICIALES El 73% de los órganos jurisdiccionales que han digitalizado sus expedientes, menciona que no se encuentran a disposición para su consulta. En el 67% de los casos no se puede realizar la consulta del inventario en formato electrónico. El 57% de los archivos no reciben solicitudes con base en la normativa sobre Acceso a la Información. El 76% de los archivos refiere haber tenido por lo menos una vez algún problema en la búsqueda y localización de documentación. De ese total, los motivos principales son organización deficiente (28%) o descripción deficiente de los datos de localización (29%). 41

43 FACTOR HUMANO (PERSONAL DE ARCHIVO) 42

44 Del 46% del personal profesional, a continuación se muestra el porcentaje correspondiente a cada perfil 60% 50% 50% 40% 39% 30% 29% 20% 18% 10% 0% 6% 6% 1% 1% 1% Archivología Derecho Administración Contaduría Otras 43

45 Los temas en los que el personal que labora en los archivos desearían tomar algún curso en materia archivística, son: Diplomática 9% Paleografía 10% Otros 5% Clasificación documental 14% Descripción documental 9% Del 100% de quiénes están interesados en recibir capacitación, principalmente solicitan sobre los siguientes temas: Digitalización documental 21% Sistematización de acervos documentales 18% Ordenación documental 14% 21% Digitalización documental 18% Sistematización de acervos documentales 14% ordenación documental 14% clasificación documental 44

46 INFRAESTRUCTURA FÍSICA (CARACTERÍSTICAS DEL INMUEBLE Y MOBILIARIO DE ARCHIVO) 45

47 En 45 inmuebles donde se resguardan los archivos, es decir el 88% de los órganos que respondieron se cuenta con un área destinada específicamente para todo acervo; de este total, el lugar físico del acervo se ubica: 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 10% 49% 4% 2% 2% 6% 4% 2% 12% 6% 2% 2% 49% de los órganos jurisdiccionales tienen sus acervos en la planta baja, el 12% en planta baja y primer piso, el 10% en el sótano y el resto a partir del primer piso y hasta un onceavo piso. 46

48 Colindancias de los depósitos documentales 30% 25% 26% 28% 20% 18% 15% 10% 5% 2% 2% 6% 8% 4% 2% 4% 0% El 78% de los archivos de los órganos jurisdiccionales colindan con edificios públicos, viviendas y bodegas, entre otros. Del 10% que colindan con edificios públicos y fábricas, con estas últimas existe un 4%. El 18% colindan con comercios, restaurantes, sanitarios, calle subterránea. 47

49 El total de las respuestas respecto de las condiciones del área donde se resguarda el acervo, se representan de la siguiente forma 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 24% 33% Tienen ventanas y cuenta con Tienen ventanas, sin embargo cortinas, persianas, durmientes no tienen alguna protección que que impidan el paso de luz impidan el paso de la luz 43% No cuenta con ventanas En 17 de los órganos, es decir en el 33%, el área del archivo cuenta con ventanas; sin embargo, no tiene algún tipo de protección que impida el paso directo de la luz; en los demás casos, los archivos no tienen ventanas o si las tienen, sí cuentan con alguna protección. 48

50 El 43% de los archivos tienen mobiliario suficiente para el resguardo de sus acervos y el 57 % no cuentan con el mobiliario suficiente 57% 43% Sí No Más de la mitad de los acervos reportan no tener el espacio suficiente para el resguardo de sus acervos. 49

51 ACERVO DOCUMENTAL Y PROCESOS ARCHIVÍSTICOS (PROCESOS TÉCNICOS) 50

52 La ordenación que se utiliza para la organización de los expedientes, principalmente es la cronológica 53% 33% 10% 2% 2% Cronológica Alfabética Geográfica Mixta Otra El 53% tienen organizado su acervo de forma cronológica. El 47% restante lo organizan de forma mixta, alfabética, geográfica u otra. 51

53 Acervos bajo resguardo de los órganos jurisdiccionales El volumen, en metros lineales, de la documentación resguardada en los archivos, se representa de la siguiente manera Cantidad aproximada de expedientes resguardados en los órganos jurisdiccionales De 1 a 100 metros De 1 a 10,000 16% 10% 10% 6% 6% 4% 8% 41% De 101 a 500 metros De 501 a 1,000 metros De 1,001 a 5,000 metros De 5,001 a 10,000 metros De 10,001 a 20,000 metros Más de 20,001 metros No señalan 2% 16% 16% 14% 12% 41% De 10,001 a 50,000 De 100,001 a 500,000 De 500,001 a 1,000,000 De 1,000,001 a 1,500,000 Mas de 1,500,000 Del 100% que respondió el cuestionario, el 41% tienen acervos de menos de 100 metros de expedientes. El 10% tienen bajo su resguardo, más de 20,000 metros. El 41% tiene entre 1 y 10,000 expedientes. Un 14% de los órganos tienen más de 1,500,000 expedientes. 16% No señalaron cantidad alguna. 52

54 Tipos de archivo Fechas extremas de los acervos documentales que se resguardan en los órganos jurisdiccionales 2000 a la fecha 18% 1950 a la fecha 37% 1900 a la fecha 12% 1800 a la fecha 18% 1700 a la fecha 6% 1600 a la fecha 2% 1500 a la fecha 8% El 37% de los órganos jurisdiccionales resguardan acervo que data de 1950 a la fecha. El 8%, resguarda acervo del siglo XVI. 53

55 En el 98% de los órganos jurisdiccionales cuentan por lo menos con un instrumento de control y consulta de expedientes No cuenta con instrumentos de control 2% Más de 5 instrumentos de control 4% 5 instrumentos de control 4% 4 instrumentos de control 6% 3 instrumentos de control 20% 2 instrumentos de control 33% 1 instrumento de control 31% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% Sólo el 8% cuenta con 5 o más instrumentos de control y consulta. Sólo en uno de los archivos (2%) no se cuenta con algún medio de control. 54

56 El 61% de las personas encargadas de los archivos de los 51 órganos jurisdiccionales sí conocen la normativa en materia archivística judicial que existe en otras entidades federativas o en el ámbito federal 2% 37% Si No No especifica 61% El 37% mencionó que desconoce la normativa en materia archivística judicial. 55

57 La aplicación de la normativa en materia archivística, y de transparencia y acceso a la información, se representa a continuación: 18% 18% Leyes Federales 4% Leyes Locales Leyes Federales y Reglamentos 60% No especifican El 60% aplican las normas locales en materia archivística y de transparencia y acceso a la información. El 18% aplican leyes federales. El 18% no especificó qué normativa aplica. 56

58 Generación de versiones públicas de los expedientes por cuestiones de confidencialidad de los datos personales 63% 27% 10% Si No No especifican Sólo en el 10% de los archivos se generan versiones públicas de los expedientes por cuestiones de confidencialidad de los datos personales. En el 27% de los órganos jurisdiccionales no generan versiones públicas. El 63% no respondió la pregunta. 57

59 Generación de versiones públicas de los expedientes por cuestiones de confidencialidad de los datos personales 63% 27% 10% Si No No especifican Sólo en el 10% de los archivos se generan versiones públicas de los expedientes por cuestiones de confidencialidad de los datos personales. En el 27% de los órganos jurisdiccionales no generan versiones públicas. El 63% no respondió la pregunta. 58

60 Archivos de órganos jurisdiccionales que cuentan con manuales de procedimientos archivísticos 43% 57% Si No El 43% de los órganos jurisdiccionales reporta que cuentan con manuales de procedimientos archivísticos. El 57% no cuentan conmanuales de procedimientos archivísticos. 59

61 CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DOCUMENTAL (PROCESOS TÉCNICOS) 60

62 Los expedientes se encuentran principalmente en cajas En cajas 47% Documentación suelta 4% Apilados 16% Guardados en cajones 8% En legajos 25% El 72% tiene suacervo en legajos y en cajas. El 28% tiene suacervo guardado en cajones, apilados o incluso, documentación suelta. 61

63 Tipo de mobiliario en que está colocada la documentación para su resguardo Otros (piso) 2% Archivero 12% Gaveta 2% Estante 84% Todos los acervos cuentan con un lugar para su resguardo. El 98% de los acervos se encuentran en anaqueles, gavetas, archiveros o estantes de metal pintado. Sólo uno de los archivos (2%) reportó que su acervo se encuentra en el piso. 62

64 El 73% de los órganos jurisdiccionales tienen organizados sus expedientes cuando menos en folders, sobres, revisteros, carpetas o cajas de manera individual; de ese total, el material de las guardas individuales, se representa con los siguientes porcentajes: 27% 27% Papel Cartón 6% Plástico No especifica 39% El 73% de los expedientes que sí cuentan conguardas individuales, se representan: 27% papel 39% cartón 6% plástico 27% no especifica 63

65 El 22% de los órganos jurisdiccionales carece de medidas de seguridad para la protección del acervo en el área de resguardo documental, el 78% de los órganos jurisdiccionales sí cuentan con algún tipo de seguridad para la protección civil y de sus acervos. 40% 37% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 13% 13% 4% 9% 10% 4% 1% 4% 5% 0% 64

66 La siguiente gráfica muestra la periodicidad con que se realiza la limpieza de los archivos en los órganos jurisdiccionales Semestral 8% Trimestral 2% Anual 2% No especifican 8% Mensual 8% 2 ó 3 veces por semana 17% Semanal 10% Diaria 45% En el 27% de las áreas, realizan la limpieza cada 1, 2 o 3 veces por semana. En el 20%, la periodicidad es mensual, trimestral, semestral y anual. 65

67 En el 82% de los órganos jurisdiccionales se realiza el servicio de fumigación, de ese total, la periodicidad y el tipo de fumigación que se realiza se distribuye de la siguiente forma: Mensualmente 5% 24% 14% 2% Bimestral 2% 19% 31% 29% Cada 3 o 6 meses 17% 57% Anualmente No especifican Aspersión Termo nebulización Nebulización Aspersión y nebulización No especifica Principalmente, se realiza el servicio de fumigación por aspersión, representado con el 57%; y el 60% de los órganos realiza sus fumigaciones cada 3, 6 o 12 meses. 66

68 Porcentaje del personal que usa equipo de protección 41% Si 59% No El 59% del personal que labora en el área de archivo y los usuarios sí usan material de protección. El 41% no usan material de protección. 67

69 En el 78% de los archivos, los expedientes han presentado daños, en el 22% restante no. Las medidas que se toman principalmente son: Hongos Ninguna 3% 46% 25% 29% Humedad Rotura se manda restaurar 55% Roturas, mutilaciones Con hongos se separa 42% Del 78% del total de los acervos, en el 25% se han presentado problemas de hongos, en el 29% roturas y en el 46% mutilaciones. De los porcentajes correspondientes, en el caso de hongos, los encargados separan los expedientes del acervo (41%) y en el caso de roturas solicitan su restauración (57%). 68

70 INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA (HERRAMIENTAS DIGITALES APLICADAS AL TRABAJO ARCHIVÍSTICO) 69

71 La siguiente gráfica muestra el número de computadoras que se tienen asignadas al área del archivo Más de 10 12% Ninguna 10% 6 a 10 17% 1 a 3 52% 4 a 5 8% En el 52% de los órganos jurisdiccionales hay de 1 a 3 computadoras en el área de archivo. El 38% tienen más de 4 computadoras. Sólo el 10% de los archivos que respondieron el cuestionario, carece de equipo de cómputo. 70

72 Archivos que cuentan con algún sistema integral para la gestión archivística 20% Herramienta diseñada de acuerdo a las necesidades Archivos independientes 4% 8% 45% Otro Excel 4% Word 19% No especifica Del 71%: El 44% cuenta con una herramienta diseñada de acuerdo a las necesidades. El 20% tiene archivos independientes para el control de su acervo. El 16% con programas diversos como Word o Excel. 71

73 El 31% de los archivos reportó que los equipos de cómputo no tienen conexión a algún tipo de red, el 59% sí cuentan con conexión y el 10% no contestaron. 17% 43% Intranet Internet 40% Intranet e Internet Del 59% de las computadoras tienen alguna conexión a red, el 17% tiene acceso a Intranet, el 40% a Internet y el 43% a ambas redes. 72

74 Utilidad de los sistemas para la búsqueda y organización de la documentación 4% 18% Sí No 78% No especifican El 78% de las personas refieren que su sistema es útil para la búsqueda y organización de la documentación. El 18% mencionó que su sistema no le es útil para la búsqueda y organización de la documentación. 73

75 Porcentaje de órganos jurisdiccionales que digitalizan expedientes 6% 24% Si No 71% No especifican El 24% sí digitalizan expedientes. El 71% no digitaliza. El 6% no especificó. 74

76 SERVICIOS BRINDADOS POR LOS ARCHIVOS JUDICIALES 75

77 El 24% de los órganos digitalizan expedientes 27% Sí 73% No De esa cifra, en el 27% de los casos, se cuenta con expedientes digitalizados que se encuentran a disposición para su consulta. En el 73% de los órganos jurisdiccionales que cuentan con expedientes digitalizados, que no están disponibles para consulta. 76

78 Disponibilidad de los expedientes digitalizados para su consulta No especifican 16% Si 17% No 67% El 17% de los usuarios, sí tienen oportunidad de consultar en formato electrónico el inventario del acervo. El 67% no tiene la posibilidad de consulta. El 16% No especificaron. 77

79 El promedio mensual de consultas de expedientes recibidas en los archivos a través del Módulo de Acceso a la Información, se muestra en la siguiente gráfica: 57% 33% 4% 4% 2% 1 a a a 50 Más de 51 Ninguna El 44% de los archivos que reciben solicitudes a través del Módulo de Acceso a la Información, regularmente son, al mes: 33% de 1 a 5 4% de 11 a 20 2% de 21 a 50 4% más de 51 57% ninguna 78

80 La gráfica que a continuación se presenta, muestra la frecuencia con la que se presentan problemas en la búsqueda y localización de la documentación en los archivos 18% 39% 29% 6% 2% 6% Nunca Rara vez Algunas veces Usualmente Siempre No especifican El 18% refieren no haber tenido problemas en la búsqueda y localización de documentación. El 6% No especificaron. El 76% reportan que sí han tenido problemas. 79

81 Motivos por las que se presenta el problema de búsqueda y localización de expedientes Organización deficiente del acervo Descripción deficiente de datos de localización Sistema informático deficiente 27% 28% Falta de formación del personal para realizar búsquedas Los datos no corresponden a lo solicitado 4% Extravío en transferencias No especifica 4% 6% 2% 29% El 76% de los órganos jurisdiccionales reportan que sí tienen algún problema para la búsqueda y localización de expedientes. De ese total, los motivos principales por los que se presentan son organización deficiente (28%) y descripción deficiente de los datos de localización (29%). 80

82 LÍNEAS DE ACCIÓN PROPUESTAS POR EL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN Y ANÁLISIS, ARCHIVOS Y COMPILACIÓN DE LEYES a) Conformar grupos de trabajo para atender las áreas de oportunidad que se detectaron como resultado de la aplicación del cuestionario en los siguientes temas: Factor humano (personal de archivo). Infraestructura física (características del inmueble y mobiliario de archivo). Acervo documental y procesos archivísticos (procesos técnicos). Conservación y preservación documental (procesos técnicos). Infraestructura tecnológica (herramientas aplicadas al trabajo archivístico). Servicios brindados por los archivos judiciales. 81

83 b) Contar con un espacio en una página de Internet con el objeto de compartir información en materia de archivo entre los integrantes del Sistema Nacional de Archivos Judiciales, como son: Directorio, Normativa, Informes, Convocatorias, Biblioteca virtual, Investigaciones, guías y formatos de referencia para la administración de los archivos. c) Para llevar a cabo capacitación y asesorías a distancia en los siguientes temas: Elaboración de manuales de organización y procedimientos Organización del acervo Valoración y depuración documental Conservación y restauración Transparencia y protección de datos personales Seguridad y Protección Civil 82

84 d) Llevar a cabo reuniones virtuales de grupos de trabajo a fin de dar seguimiento a los acuerdos establecidos en la Reunión Nacional. e) Continuar con la aplicación del cuestionario en línea de manera periódica, a fin de que se convierta en un elemento de evaluación continua y en un incentivo para la mejora de los archivos. f) Establecer comunicación continua con los órganos jurisdiccionales a fin de dar seguimiento a los compromisos y recomendaciones que se establezcan en las Reuniones del Sistema Nacional de Archivos. 83

85 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 84

86 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 85

87 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 86

88 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 87

89 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 88

90 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 89

91 Características del inmueble y mobiliario del archivo Del 98% de los acervos que se encuentran en algún estante, archivero o gaveta, el material en que está fabricado principalmente es de metal, tal como se muestra a continuación: 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 86% 10% 0% 2% 2% Metal Madera Metal y madera Madera y cajas No tiene mobiliario Distribución: 86% metal 10% metal y madera 2% madera y cajas 2% no tiene mobiliario El tipo de estantería en que está fabricado el mobiliario donde se resguarda el acervo es el siguiente: El acabado del mobiliario, principalmente es con pintura 80% 70% 73% 60% 50% 49% 60% 50% 40% 30% 33% 40% 30% 20% 25% 20% 10% 0% 4% 2% 12% 10% 0% 0% 2% Archivo Biblioteca Compacta No especifica El 43% de los archivos tienen mobiliario suficiente para el resguardo de sus acervos y el 57 % no cuentan con el mobiliario suficiente 43% 57% Más de la mitad de los acervos reportan no tener el espacio suficiente para el resguardo de sus acervos. Sí No Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 90

92 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 91

93 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 92

94 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 93

95 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 94

96 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 95

97 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 96

98 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 97

99 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 98

100 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 99

101 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 100

102 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 101

103 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 102

104 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 103

105 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 104

106 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 105

107 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 106

108 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 107

109 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 108

110 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 109

111 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 110

112 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 111

113 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 112

114 Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en México. Suprema Corte de Justicia de la Nación / Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia 113

115 LÍNEAS DE ACCIÓN PROPUESTAS POR EL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN Y ANÁLISIS, ARCHIVOS Y COMPILACIÓN DE LEYES Aprovechar la infraestructura tecnológica de los órganos jurisdiccionales o de la Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia para fomentar la comunicación y coordinación entre los integrantes del Sistema Nacional de Archivos Judiciales a) Conformar grupos de trabajo para atender las áreas de oportunidad que se detectaron como resultado de la aplicación del cuestionario en los siguientes temas: Factor humano (personal de archivo). Infraestructura física (características del inmueble y mobiliario de archivo). Acervo documental y procesos archivísticos (procesos técnicos). Conservación y preservación documental (procesos técnicos). Infraestructura tecnológica (herramientas aplicadas al trabajo archivístico). Servicios brindados por los archivos judiciales. b) Contar con un espacio en una página de Internet con el objeto de compartir información en materia de archivo entre los integrantes del Sistema Nacional de Archivos Judiciales, como son: Directorio, Normativa, Informes, Convocatorias, Biblioteca virtual, Investigaciones, guías y formatos de referencia para la administración de los archivos. c) Para llevar a cabo capacitación y asesorías a distancia en los siguientes temas: Elaboración de manuales de organización y procedimientos 114

116 Organización del acervo Valoración y depuración documental Conservación y restauración Transparencia y protección de datos personales Seguridad y Protección Civil d) Llevar a cabo reuniones virtuales de grupos de trabajo a fin de dar seguimiento a los acuerdos establecidos en la Reunión Nacional. e) Continuar con la aplicación del cuestionario en línea de manera periódica, a fin de que se convierta en un elemento de evaluación continua y en un incentivo para la mejora de los archivos. f) Establecer comunicación continua con los órganos jurisdiccionales a fin de dar seguimiento a los compromisos y recomendaciones que se establezcan en las Reuniones del Sistema Nacional de Archivos. 115