CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA RESPONSABLE Creación del documento Julio 27 de 2013 Asistente Administrativa Coordinador de Calidad

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1 Página 1 de 14 CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA RESPONSABLE Creación del documento Julio 27 de 2013 Asistente Administrativa Coordinador de Calidad ELABORO REVISO APROBO Paula Andrea Galvis López Iván Alonso García A. Enrique Moreno Echeverri Asistente Administrativa Coordinador de Calidad Gerente General

2 Página 2 de OBJETIVO Establecer los criterios para realizar el proceso de facturación en la Agencia de Viajes Pullman Tours, verificando que se cumplan todos los requisitos para la emisión de las mismas. 2. ALCANCE Describe las actividades del proceso de facturación desde la creación de la canasta (cotización) hasta su facturación en el sistema Xmart. 3. DEFINICIONES 3.1 Factura: Documento Titulo valor en donde debe queda registrada la venta de un producto, especificando el concepto y valor. 3.2 Factura por Varios: Es la que se elabora cuando el cliente pide cambio de factura, Ejemplo cambio de razón social o fecha. 3.3 Canasta: Nombre que recibe cada una de las ventas que se van a registrar en Xmart a un cliente, y que tienen un número consecutivo sugerido por el sistema; también se conocen cono Cotizaciones o BK. 4. RECOMENDACIONES GENERALES 4.1 Para iniciar el proceso de facturación los Ejecutivos de ventas deben entregar vía o físicamente el formato Orden de facturación completamente diligenciada aprobada por cartera. 4.2 Facturación verifica que la información del bk se encuentre correcta, validando el No. del tiquete o voucher del servicio prestado, en caso de alguna inconsistencia facturación informa al Ejecutivo de Ventas para que haga la corrección. 4.3 Facturación organiza y selecciona los cupones de los tiquetes o el voucher de servicio para anexarlo a la factura de contabilidad, para caja y también ser despachados a los clientes si son clientes personales se les envía en sobre cerrado. 4.4 Facturación configura y asigna el número de factura y procede a imprimirlas. 4.5 Facturación organiza las facturas impresas, adjunta a las facturas del cliente el tiquete o voucher de servicio.

3 Página 3 de 14 Cuando la factura es cancelada de contado en la oficina una de las facturas del cliente es pasada a Caja. La otra se entrega al cliente o se pasa a mensajería para ser despachada según PR mensajería. 5.6 Facturación revisa diariamente el informe Diario de Ventas verificando que las facturas físicas se encuentren registradas. Al encontrar alguna inconsistencia se hacen las anotaciones correspondientes en el mismo, lo entrega a Emisión de tiquetes adjuntando las facturas y sus respectivos soportes. 5. DESCRIPCION DEL PROCESO Facturación desde Ventas (Tiqueteador-Facturador) A continuación se describen los pasos a seguir, para llegar a la elaboración de facturas, teniendo en cuenta la labor que realizan los ejecutivos de ventas y el Facturador. Desde la Canasta Estando dentro de la Canasta, se da click en el botón Enviar a Facturar. El sistema Nos lleva a una pantalla en donde nos aparecen las Cotizaciones del Cliente (del cliente al cual pertenece la canasta que se encuentra en proceso de facturación)44

4 Página 4 de 14 Seleccionamos la casilla de la Canasta a facturar y damos click en el botón Calcular Valor de Factura. Aparece un mensaje de confirmación preguntando si el cliente a quien se factura es el mismo que paga el servicio. Damos click en SI cuando es el mismo y NO cuando es distinto Nos lleva a una pantalla de Pre-Factura, allí damos click en el botón Configurar Factura.

5 Página 5 de 14 Desde las Cotizaciones del Cliente En el Módulo de Ventas, entrando por el icono de Cotizaciones del cliente, en Pendientes Comerciales, Nos lleva a la pantalla de Cotizaciones del Cliente, allí damos click en el botón Facturar Cotización

6 Página 6 de 14 y pasamos a la pantalla de Canastas que tenga el cliente pendientes Por Facturar. Seleccionamos la casilla de la Canasta a facturar y damos click en el botón Calcular Valor de Factura.

7 Página 7 de 14 Aparece un mensaje de confirmación preguntando si el cliente a quien se factura es el mismo que paga el servicio. Damos click en SI cuando es el mismo y NO cuando es distinto (Ver funcionalidad Traslado de Cartera) Nos lleva a una pantalla de Pre-Factura, allí damos click en el botón Configurar Factura.

8 Página 8 de 14 Configurar Factura Formatos de Información Una vez le damos click sobre el botón Configurar Factura, se abre una ventana, en donde encontramos los Tipos de Formatos que nos indica cuantos números de facturas vamos a utilizar en cada caso. Formato Factura Por Reserva Cuando seleccionamos éste tipo de Formato, el sistema va a tener en cuenta, el Número de Reservasque existan dentro de la Canasta, si tiene una nos va a sugerir un Número de Factura, si tiene dos, nos sugiere dos Números de facturas y así sucesivamente. Formato Factura por Tiquete

9 Página 9 de 14 Cuando seleccionamos éste tipo de Formato, el sistema va a tener en cuenta, el Número de Documentos que existan dentro de la Canasta, si tiene un documento nos va a sugerir un Número de Factura, si tiene dos, nos sugiere dos Números de facturas y así sucesivamente. Formato Máximo Número de Tiquetes por Factura Utilizamos ésta opción, cuando queremos generar una sola Factura y en la canasta tenemos varias reservas o varios números de documentos; lo que el sistema hace es acomodar todos los ítems de la canasta en un solo número de factura. Formato Factura Única con Texto Libre

10 Página 10 de 14 Al seleccionar esta opción de formato, nos aparece un aviso, recordando que debemos digitar un texto, el cual aparecerá en el campo de Concepto dentro de la Factura. Damos click en el botón OK, para que se active el campo donde debemos ingresar el texto. Descripción También en la parte de Formatos de Facturas, encontramos la Descripción que tienen que ver con la forma en que se reflejará el concepto dentro de la Factura. Descripción Completa Al seleccionar ésta opción, el sistema toma en cuenta todo el detalle que se encuentra dentro de la canasta. Para crear la factura, damos click en el botón Crear Transacción.

11 Página 11 de 14 Nos aparece la opción de imprimir la factura, encontramos dos opciones Con Fondo y Sin fondo. Para las Agencias que manejan un stock de facturas Pre- Impresas, se utiliza la opción Sin Fondo, que trae el formato en blanco, sin delimitaciones de columnas. Cuando utilizamos la opción Con Fondo, nos aparece el Logo de la Agencia y las columnas y filas delimitadas. Como seleccionamos la Descripción Completa, en el Concepto de la Factura nos aparecerá, el detalle que contengan los ítems en la Canasta.

12 Página 12 de 14 En la parte inferior de la Factura, encontramos los Totales y la Resolución de la DIAN. Descripción Ruta del Segmento y Viajero. Como su nombre lo indica, al facturar seleccionando este tipo de Descripción, en la columna Conceptoen la Factura, ya no aparecerá en detalle completo de los ítems de la canasta, si no el Nombre del viajero y la Ruta. Para finalizar con la elaboración de la Factura, damos click en el botón Crear Transacción y nos aparece la opción de imprimir Con Fondo y Sin Fondo

13 Página 13 de 14 Descripción Solo Ruta del segmento. Como su nombre lo indica, al seleccionar ésta Descripción, en la Factura, sólo nos aparecerá la Ruta del Segmento. Damos click en el botón Crear Transacción. Nos aparece la opción de imprimir Con Fondo y Sin Fondo.

14 Página 14 de ANEXOS No aplica