DEFENSORÍA PENAL PÚBLICA TALLER GESTIÓN EN EL SISTEMA DE JUSTICIA. DESAFÍOS Y OPORTUNIDADES.

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1 DEFENSORÍA PENAL PÚBLICA TALLER GESTIÓN EN EL SISTEMA DE JUSTICIA. DESAFÍOS Y OPORTUNIDADES.

2 GESTIÓN JUDICIAL ETAPAS DEL PROCESO ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN ESTAR PREPARADOS INSTRUMENTOS ALINEADOS DIMENSIÓN POLÍTICA Y TÉCNICA VAN DE LA MANO CUESTIONES PREVIAS DIMENSIÓN TECNICA TALLER GESTIÓN 2014

3 ASPECTOS CLAVES DE LA ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN TALLER GESTIÓN EN EL SISTEMA DE JUSTICIA. DESAFÍOS Y OPORTUNIDADES.

4 ORGANIGRAMA DEFENSORÍA PENAL PÚBLICA Defensoría Nacional DEFENSOR NACIONAL UNIDAD DE COMUNICACIONES Y PRENSA UNIDAD DE ASESORIA JURIDICA GABINETE UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA DIRECTOR ADMINISTRATIVO NACIONAL ÁREA TÉCNICA DE ESTUDIOS Y EVALUACIÓN ÁREA DE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN CONTROL Y RECLAMACIONES DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DEPARTAMENTO DE DESARROLLO DE LAS PERSONAS

5 ORGANIGRAMA DEFENSORIA REGIONAL TIPO DEFENSOR REGIONAL SOPORTE COMUNICACIONES APOYO ADMINISTRATIVO JEFE UNIDAD DE ESTUDIOS DIRECTOR ADMINISTRATIVO REGIONAL APOYO ADMINISTRATIVO APOYO ADMINISTRATIVO SOPORTE INFORMATICO APOYO DE ESTUDIOS ATENCIÓN TESTIGOS E IMPUTADOS ADMINISTRACION, FINANZAS Y RRHH RECURSOS HUMANOS FINANZAS ASESOR JURIDICO APOYO JURIDICO ADMINISTRACION

6 Innovación y Gestión Es una de las instituciones más modernas del sistema público. Incorpora desde su origen normativo y el desarrollo posterior de sus modelos de gestión, importantes áreas de innovación orientadas al cumplimiento de su misión institucional y el uso eficiente de sus recursos. Comunicaciones Cooperación Internacional Tercerización Investigación de la defensa Peritajes Estándares Sistemas de Control y Evaluación: Inspecciones-Auditorías-Reclamos- Encuestas Especialización: Juvenil-Cortes-Penitenciario-Indígena-Migrantes Gestión: Orgánica-Sistemas MOE-SCD-SIGDP-Distribución de causas- Índice de Producción-Atención de Público

7 ASPECTOS CLAVES DE GESTIÓN DE PERSONAS Y CAPACITACIÓN TALLER GESTIÓN EN EL SISTEMA DE JUSTICIA. DESAFÍOS Y OPORTUNIDADES.

8 PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE NUESTRAS PERSONAS CUIDAR Y PROMOVER SANOS AMBIENTES LABORALES A TRAVÉS DE DIRECTIVOS RESPONSABLES CON PROCESOS TRANSPARENTES Y PARTICIPACIÓN FUNCIONARIA ABRIENDO MÁS OPORTUNIDAES DE DESARROLLO CENTRADAS EN EL MÉRITO RELEVAR A NUESTROS FUNCIONARIOS COMO PRINCIPAL VALOR TALLER GESTIÓN 2014

9 Capacitación = Cambio Cultural Cambio de prácticas indispensable La capacitación es la herramienta más poderosa para generar cambio cultural Todos los procesos de reforma han invertido en capacitación: el problema es que la mayoría no lo ha hecho de manera adecuada (al cambio) Capacitación tradicional vehículo para perpetuar el Status Quo Nuevo formato orientado a generar imágenes alternativas de los actores a las cuales ellos puedan recurrir cuando deben actuar en el nuevo diseño

10 Requisitos de la capacitación Capacitación para el cambio tiene que entregarle sentido de rol al actor Capacitación tradicional intenta hacerlo a través del conocimiento normativo de las reglas. Nueva capacitación a través de la práctica concreta que favorece la asunción de los roles específicos, el uso de las reglas y el conocimiento del rol de los otros actores. Capacitación debe proveer destrezas para cumplimiento de nuevas funciones Nueva capacitación rompe paradigmas tradicionales: Conocimientos v/s destrezas Destrezas sólo de mi función De problemas a soluciones

11 Ciclo base proceso de Mejora continua

12 ASPECTOS CLAVES DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS TALLER GESTIÓN EN EL SISTEMA DE JUSTICIA. DESAFÍOS Y OPORTUNIDADES.

13 MISIÓN Objetivos Estratégicos Asegurar el funcionamiento del sistema mixto de defensa penal Asegurar cobertura nacional del servicio de defensa penal Asegurar la calidad del servicio de defensa penal Productos Estratégicos Prestación del Servicio de defensa penal pública Control del Servicio de defensa penal pública Programa de Mejoramiento de la Calidad de la Defensa

14 Procesos de Apoyo Procesos de Provisión de Servicios de Defensa penal (Operación) Procesos Estratégicos Procesos de Gestión Estratégica Auditoría Interna Planificación Estratégica y Control de la gestión Sistema Integral de Información y Atención Ciudadana Gestión del Sistema Mixto de prestación de Defensa Asignación Presupuestaria Procesos de Gestión de Calidad (Estandarización de la Operación) Diseño, implementación y control de procedimientos de prestación de defensa Diseño, implementación y control de procedimientos de apoyo a la operación (gestión peritajes, cobro aranceles, etc. Diseño, implementación y control de procesos de apoyo administrativos MODELOS DE OPERACIÓN EFICIENTE en todos los ámbitos Diseño Estratégico de la Oferta de servicios de Defensa Diseño y desarrollo Modelo de Defensa Penal (procesos y estándares) Diseño y desarrollo Modelos especializados Sistematización de prácticas exitosas y difusión de conocimiento. Diseño y control del modelo de cobertura Ejecución, gestión y seguimiento de la oferta de Defensa Penal Gestión del modelo de cobertura local (procesos licitatorios de defensa, seguimiento y evaluación de contratos Gestión del servicio de defensa prestado en la Región. Evaluación y control de la prestación de Defensa Percepción de calidad del servicio desde la perspectiva de los usuarios (licitación de Auditorías externas y Gestión de Reclamos) Cumplimiento de contratos licitados (Auditorías externas) Cumplimiento de Estándares de Defensa (Inspecciones, gestión de reclamos, Auditorías externas, SCD) Administración Presupuestaria Gestión de las Comunicaciones Externas e internas Gestión y desarrollo de las personas Asesoría Jurídica Administrativa Compras de Bienes y Servicios Servicios internos (soporte y desarrollo informático, Generales, contabilidad, gestión documental)

15 Ejemplos. Diseño, implementación y control de procedimientos de prestación de defensa (MOE) Diseño, implementación y control de procedimientos de apoyo a la operación (gestión peritajes, cobro aranceles, etc.) Diseño, implementación y control de procesos de apoyo administrativos Asignación de causas Preparación de Audiencias Gestión de carpetas de causas vigentes. Atención de público Visita de carcel ETC. Gestión peritajes Cobro aranceles Atención de Comparecientes Pago de licitados Gestión de reclamos Administración y resguardo de carpetas Planificación y gestión de compras Pago de proveedores Administración de Garantías Ejecución y evaluación de Contratos Recepción y custodia de documentos oficiales

16 Procesos de Gestión de calidad: Para que sirven? Diseño, implementación y control de procedimientos de prestación de defensa (MOE) Diseño, implementación y control de procedimientos de apoyo a la operación (gestión peritajes, cobro aranceles, etc.) Diseño, implementación y control de procesos de apoyo administrativos Los procedimientos de prestación de defensa permiten explicitar en los contratos licitados, las condiciones esperadas del servicio contratado. La estandarización de procedimientos unifica la prestación de defensa y permite asegurar un piso de calidad a los imputados. Facilita la inducción/capacitación en los procesos, para todos los prestadores. Facilitan la evaluación del desempeño de los Defensores Penales Públicos Su monitoreo continuo, detección de brechas e implementación de acciones correctivas, es la base para la mejora continua.

17 Procesos de Gestión de calidad: Para que sirven? Diseño, implementación y control de procedimientos de prestación de defensa Diseño, implementación y control de procedimientos de apoyo a la operación (gestión peritajes, cobro aranceles, Atención de Comparecientes, etc.) Diseño, implementación y control de procesos de apoyo administrativos Responder de manera oportuna a los requerimientos que derivan de la prestación de defensa. Hacer un uso eficiente de los recursos presupuestarios destinados a financiar estos requerimientos. Controlar el costo de las prestaciones disponiendo de estadísticas confiables. Controlar la pertinencia de la asignación de los recursos estableciendo controles cruzados en los procesos de toma de decisiones involucrados.

18 Procesos de Gestión de calidad: Para que sirven? Diseño, implementación y control de procedimientos de prestación de defensa Diseño, implementación y control de procedimientos de apoyo a la operación (gestión peritajes, cobro aranceles, etc.) Diseño, implementación y control de procesos de apoyo administrativos Mejorar la calidad de la gestión a través de la estandarización y fortalecimiento de los procesos de apoyo administrativo considerados como críticos para el quehacer institucional. Facilitar el desarrollo de las tareas administrativas en regiones con escasa dotación, posibilitando la focalización de los esfuerzos en la prestación de defensa y en la atención de imputados y grupos familiares. Intensificar el uso de sistemas informáticos que posibiliten disponer de registros confiables y trazables e información oportuna. Mejorar la comunicación interna entre los diferentes áreas de la organización. Mejorar la eficiencia y la productividad (se optimiza el uso de los recursos)

19 MODELOS DE OPERACIÓN Y GESTIÓN TALLER GESTIÓN EN EL SISTEMA DE JUSTICIA. DESAFÍOS Y OPORTUNIDADES.

20 MODELOS DE GESTION Qué entendemos por Modelo de Gestión? Un modelo de gestión es la secuencia estructurada de decisiones claves respecto de cómo la organización creará o agregará valor y lo traspasará a los usuarios del sistema.

21 MODELOS DE GESTION Cuál es el rol de los modelos de gestión en los procesos de reforma a los sistemas de justicia? La experiencia latinoamericana en proceso de reforma nos ha señalado que es en la gestión del sistema donde se han producido los principales problemas en la implementación. En estos términos, los modelos de gestión resultan clave a la hora de materializar las expectativas de mejoras en la eficiencia y eficacia del sistema.

22 MODELOS DE GESTION Siempre existe un modelo de gestión; la diferencia radica en el grado de formalización, la estructuración y su objetivo del mismo. Desde el punto de vista organizacional, existen distintos modelos de gestión, siendo los más frecuentes:

23 MODELOS DE GESTION Modelo de arriba hacia abajo: organizaciones altamente estructuradas. Dirección por objetivos: planificación participativa Planificación de proyectos: proyectos perfectamente definidos

24 PROCESOS MODELOS DE GESTION La identificación de los procesos internos de cada organización resulta vital a la hora de diseñar un modelo de procesos que resulte un aporte a la gestión de cada institución. En el caso de los sistemas judiciales se debe considerar que:

25 MODELOS DE GESTION Son instituciones con una clara definición de jerarquías Sus procesos son altamente normativos e implican cumplimiento perentorio de tiempos (variable crítica) Los procesos son interdependientes entre las distintas instituciones La evaluación de la sociedad es altamente influenciada por elementos de corto plazo

26 MODELOS DE GESTION MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Están realizados sobre la base del levantamiento de procesos y tienen por objetivo estandarizar y estructurar los distintos procesos de los Juzgados, Fiscalías y Defensorías. Permiten el dimensionamiento de los recursos y los tiempos involucrados, facilitando la evaluación de las metas e indicadores.

27 MODELOS DE GESTION MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Debe existir un manual único y estandarizado a nivel nacional, de forma de homogeneizar los procedimientos de todo el sistema y favorecer las economías de escala y de ámbito en el proceso de implementación y seguimiento. Permite estandarizar mediciones, indicadores y metas.

28 ALGUNOS MODELOS DE OPERACIÓN Y GESTIÓN TALLER GESTIÓN EN EL SISTEMA DE JUSTICIA. DESAFÍOS Y OPORTUNIDADES.

29 INGRESOS DE CAUSAS POR AÑO DESDE DURANTE 2013 SE PRESTÓ DEFENSA PENAL A MÁS DE 343 MIL PERSONAS TALLER GESTIÓN 2014

30 INGRESOS DE CAUSAS-IMPUTADOS SEGÚN SEXO AÑOS AÑO 2013 Mujeres 58 mil 590 Hombres 284 mil 959 EN TÉRMINOS NETOS, LA DEFENSORÍA ATENDIÓ DURANTE 2013 A 284 MIL 959 HOMBRES Y A 58 MIL 590 MUJERES. RESPECTO DE LOS JÓVENES, ESTA CIFRA LLEGÓ A 32 MIL 159. TALLER GESTIÓN 2014

31

32 EJEMPLO MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE CAUSAS ACD + - FORMALIZ SIMPLIF OTRAS AUD N Total Causas

33 Asegurar Cobertura ASPECTOS CONCEPTUALES Utilizar eficientemente los recursos públicos Organizar el trabajo y predefinición de tiempo disponible fuera de audiencia CALIDAD EFICACIA Mejorar la gestión en la administración y distribución de causas Equilibrar las cargas de trabajo de los defensores Preparar el funcionamiento frente a altos volúmenes de ingresos

34 FUNCIONAMIENTO - DE TURNO ENTREVISTA CON IMPUTADO AUDIENCIA CD F -S INGRESO CAUSAS SIGDP

35 FUNCIONAMIENTO ASIGNACIÓN DE CAUSA DEFENSOR JEFE Audiencia formalización Requerimiento Simplificado 1 audiencia no terminada

36 Detenido MODELO OPERACIÓN CONTROL DE DETENCIÓN Horarios: Turno de Instrucción AM: INICIO 11:00 a 13:00 PM: 16:30 a 18: Fiscal decide los detenidos que pasan a audiencia de control Policía Turno de Instrucción Fiscal informa a Policías detenidos que deben ser trasladados Traslada a detenidos a ZST 4 Programación de audiencias Fiscalía- Poder Judicial 7 Zona de Seguridad Gendarmería recibe a los detenidos en la ZST 6 Gendarmería custodia al detenido hasta la audiencia Audiencia Control El detenido ingresa a la sala, y un gendarme de turno se hace cargo del detenido

37 CENTRO DE JUSTICIA CORTE DE SANTIAGO CORTE SAN MIGUEL 7JG 3-6 JG 2-5 JG 4 JG 8 JG 1-9 JG JG JG JG 9 JUECES, FISCALES Y DEFENSORES TURNO PROYECCIÓN ORIGINAL 3 SALAS POR J. GARANTÍA - TOTAL 45 SALAS DE ACD

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