User manual. BSC Designer. Balanced Scorecard Software. Version 7.8

Transcripción

1 User manual BSC Designer Balanced Scorecard Software Version 7.8

2 Table of Contents BSC Designer - Introducción... 1 Metas Empresariales... 3 Misión y Visión... 6 KPIs Puntos Temporales... Agrupando Información por Períodos Unidades de Medida Personalizadas Fórmulas de Desempeño Indicadores de Riesgo Claves Fuentes de la Información, Cascadas Importar Valores Vincular a MS Excel Vincular a un Proyecto BSC Vincular a una Base de Datos SQL Vincular a un Script Basado en la Web Serie de datos Exportar Valores Iniciativas Agregar Comentarios a un Diagrama Diagramas y Gráficos Mapa de Estrategia Temas Estratégicos... Mapa Estratégico con KPIs Panel de Control Análisis Alertas y Notificaciones Informes Proyecto BSC Propiedades del Proyecto Check In/Out del Proyecto Línea de Comandos Preguntas Frecuentes...

3 Bienvenido a BSC Designer! BSC Designer - Introducción Revise la video introducción (subtitulada) de BSC Designer BSC Designer es un software de gerencia del desempeńo. Soporta el marco de trabajo de Cuadro de Mando Integral, el cual, de acuerdo a estudios anuales, continúa siendo una de las herramientas más populares para planear y ejecutar una estrategia de negocios. Utilizar herramientas de gerencia del desempeńo como esta puede ser un método invaluable para mantener el registro del progreso de su negocio. Le da información vital acerca de qué está ocurriendo en el presente y también provee el punto de iniciación de un sistema de marcado de objetivos que le permitirá implementar su estrategia de crecimiento. Conocer la forma en la que se desempeńan las diferentes áreas de su negocio es información valiosa en sí misma. Pero, un buen sistema de medición también le permitirá examinar los disparadores de cualquier cambio en el desempeńo. Esto lo coloca en una mejor posición para gerenciar su desempeńo proactivamente. Ejecutivos en todo el mundo usan modelos de cuadro de mando empresarial para describir y ejecutar sus estrategias organizacionales. Para la mayoría de las personas sin embargo, la palabra "scorecard" se refiere a gestionar KPIs, or Indicadores Clave de Desempeño. Y, estamos de acuerdo, ya que es una parte imprescindible de 1 / 76

4 BSC Designer - Introducción cualquier tablero empresarial que le permite monitorear el desempeño actual de la empresa. Por otro lado, los KPIs solo nos cuentan la historia sobre el pasado de una organización. Es por eso que hemos creado BSC Designer. Porque muchos profesionales de negocios quieren gestionar mejor sus organizaciones a través de planificación estratégica para futuros objetivos de negocio e inicitivas, y compartir esta visión con sus equipos. El propósito de nuestro software de gestión del desempeño es que todos en la organización vean un figura general de lo que está pasando y cómo una iniciativa específica podría ayudar a mejorar el desempeño empresarial, considerando el trabajo de cada uno en la organización. Ahora, para describir esta figura general, los altos directivos y sus equipos necesitan crear mapas estratégicos. BSC Designer le permite hacer precisamente eso. Con un mapa estratégico nuevo, usted puede capturar ideas de negocio que tiene y convertirlas en objetivos de negocio vinculados entre sí por conexiones causa-efecto. Estos objetivos de negocio estarán alineados con indicadores e inicitivas específicas dando a cada quien en la organización una ruta clara para el éxito empresarial. Esa es una versión resumida de nuestra filosofía y de la de los mismos tableros empresariales. Hemos implementado estas ideas en nuestro software de Cuadro de Mando Integral y las estamos comunicando a través de productos informativos, libros y artículos aquí en bscdesigner.com Ahora, como puede ver, un profesional de tableros empresariales le ayudará no solo la planificación, sino también con la ejecución. Sabemos que su desafío más grande con tableros empresariales no solo trata de KPIs. El principal reto que actualmente tiene es conseguir reunidos todos los componentes vitales de un tablero, tales como: objetivos de negocio formalizados e interconectados en un mapa estratégico, alineamiento de ellos con KPIs, métricas y planes de acción específicos actualización regular y mantenimiento del tablero empresarial. BSC Designer es una excelente elección para estas tareas! Simplifica las complejidades de su organización de un forma fácil de usar y fácil de entender. Pero, no solo se base en lo que decimos. Verifique los testimonios de usuarios pasados y presentes así como estudios de caso probados en bscdesigner. com. Encontrará que nuestras herramientas los han ayudado y pueden ayudarlo a usted también. Adicionalmente a todo eso, nuestro producto está disponible para varias plataformas. Usted puede usar la versión Windows de escritorio, o integrarla con BSC Designer Online para incluso un mejor apoyo al trabajo en equipo. Con la aplicación Android, puede tener una copia en vivo de su tablero empresarial y accesarlo en su teléfono inteligente o tablet. Por último, si necesita cualquier asistencia con su proyecto de tablero empresarial o nuestro software, envíenos un mensaje y nos aseguraremos de ayudarle de cualquier forma. 2 / 76

5 Metas Empresariales Objetivos de negocio en BSC Designer Mire el manual en vídeo (subtitulado) para Objetivos de negocio. Los ejecutivos empresariales siempre tienen muchas ideas sobre sus organizaciones. Es importante formalizar esas ideas en forma de objetivos y metas de negocio. A diferencia de una simple lista de cosas que hacer en un cuadro de mando empresarial, las conexiones causa-efecto entre objetivos son importantes. BSC Designer permite la formalización de los objetivos de negocio alineándolos con indicadores o mapas de procesos, y presentándolos en un mapa estratégico. Todos los controles para objetivos de negocio en BSC Designer están ubicados en la pestaña "Objetivos de negocio". La barra de herramientas en la parte superior permite añadir objetivos de negocio nuevos y alinear indicadores con ellos. El área central muestra todos los objetivos de negocio del proyecto de tablero. El panel de la parte inferior sirve para especificar y modificar los atributos de un objetivo de negocio. Propósitos y objetivos en BSC Designer Por cierto, a veces las palabras "propósito" y "objetivo" se usan indistintamente. En realidad, existe una diferencia. La palabra "propósito" se refiere a una idea vaga, o un "sueño empresarial", mientras "objectivo" es más específico y cuantificable. Cualquier profesional de negocios sabe que todos los objetivos excelentes comienzan con propósitos vagos, entonces en BSC Designer no le obligamos a ser específico. Puede gestionar ideas vagas, como también objetivos de negocio específicos. Para crear y configurar un nuevo objetivo de negocio siga estos pasos: Seleccione un elemento padre para un nuevo objetivo de negocio y luego haga clic en el botón "Nuevo objetivo de negocio" de la barra de herramientas. Se creará un nuevo elemento de objetivo. Como se puede ver, usted no está limitado a sólo una lista de objetivos de negocio, puede crear una estructura jerárquica de objetivos con muchos elementos padre e hijos. Atributos del objetivo de negocio Un elemento de objetivo de negocio en BSC Designer tiene algunos atributos importantes: 3 / 76

6 Metas Empresariales Los campos "Nombre" y "Descripción" ayudan a identificar un objetivo y añadir algunos detalles más sobre él. Con el botón "Iniciativas" uno puede alinear una iniciativa nueva con un objetivo de negocio elegido. Verifique la sección "Iniciativas" del manual para más detalles sobre tipos de iniciativas implementados. Use la lista desplegable "Tema estratégico" para elegir un tema estratégico correspondiente a un objetivo de negocio. BSC Designer aplicará una codificación de color diferente para objetivos de negocio relacionados con los distintos temas estratégicos. La conexión causa-efecto La conexión causa-efecto entre objetivos de negocio es importante ya que ayuda a responder a las preguntas " Por qué?" y " Cómo?" de la estrategia. BSC Designer permite gestionar y visualizar estas conexiones. Hay dos propiedades de un elemento de objetivo de negocio en BSC Designer: "Contribuye a" y "Contribuido por". Con estos campos usted puede especificar la conexión causa-efecto para un objetivo de negocio elegido. Junto a la lista desplegable "Contribuye a", hay un botón "Enlazar a proyecto externo". Úselo para mostrar cómo un objetivo de negocio de su tablero contribuye a objetivos de más alto nivel. Algunos tipos de mapas estratégicos, como por ejemplo un mapa estratégico "Cuadro de Mando", apoya la visualización de estas conexiones causa-efecto en la forma de enlaces mediante flechas. Usar los campos "Contribuye a" y "Contribuido por" es una manera de indicar a BSC Designer sobre la conexión existente entre objetivos de negocio. Es posible también crear algunos objetivos de negocio nuevos y establecer conexiones causa-efecto entre ellos directamente sobre el mapa estratégico. Revise la sección "Mapa estratégico" del manual para más detalles. Un objetivo en el mapa estratégico A veces, un objetivo de negocio que usted tiene es importante, pero no lo suficientemente "estratégico" para ubicarlo en el mapa estratégico. En este caso usted puede tener este objetivo de negocio listado en BSC Designer, pero puede decidir no desplegarlo en el mapa estratégico. Para este propósito, use la opción "Mostrar en el mapa", que está disponible en el panel de los atributos del objetivo. Una vez que es creado en BSC Designer un nuevo objetivo de negocio hay cosas importantes que hacer: Usar el botón "Iniciativas" para alinear planes de acción específicos e iniciativas con este objetivo de negocio. Usar el botón "Alinear con KPI" para enlazar algunos indicadores con este objetivo de negocio. Indicadores que están alineados con objetivos de negocio serán mostrados debajo del elemento de 4 / 76

7 Metas Empresariales objetivo de negocio respectivo. Usted puede seleccionar un indicador alineado y especificar cómo quiere tenerlo visualizado en el mapa estratégico. Entre las opciones de visualización, existe el menú desplegable "Tipo de indicador". Utilícelo para especificar si el contexto empresarial alineado con el indicador es "leading" o "lagging": Los indicadores "Leading" serán marcados con un color verde en el mapa de estrategia. Los indicadores "Lagging" se marcarán con el color gris en el mapa de estrategia. Los indicadores sin un tipo específico serán marcados con color blanco. Por ejemplo: Si un indicador correspondiente a un objetivo de negocio ayuda en el monitoreo del desempeño actual del negocio, entonces es posible que quiera elegir "Semáforo" y "Tacómetro" para ser visualizado en el mapa estratégico. Si el indicador ayuda en el rastreo del avance hacia algún valor meta, entonces es posible que quiera tener "Barra de progreso" y "Gráfico de valor" para visualizar el estado del indicator en la estrategia. Cambiar a la pestaña "Mapa estratégico" para ver cómo están visualizados los objetivos de negocio e indicadores alineados. Algunos objetivos de negocio están relacionados a procesos específicos. En BSC Designer puede crear un mapa de proceso detallado usando funciones de dibujo proporcionados por la pestaña "Mapa estratégico". Después de ésto, puede alinear el mapa de proceso creado con un objetivo de negocio específico como lo hizo con un indicador. Conclusión A diferencia de la gestión de proyectos donde nos ocupamos de las tareas menores y la distribución de recursos especificos, un tablero empresarial trata sobre la estrategia de una organización. No necesita ubicar en el tablero todas las tareas pequeñas que tiene. El fin es tener una vista general de lo que está pasando en su empresa, y entender mejor las razones y consecuencias. Los objetivos de negocio conectados, indicadores alineados y el mapa estratégico, le ayudarán para esto. 5 / 76

8 Misión y Visión Especificar Misión y Visión En el BSC Designer puede especificar y mostrar una declaración corta de misión/visión. Cambiar la declaración de misión/visión Para cambiar la declaración de misión o visión, siga estos pasos: 1. Vaya a la pestaña "Objectivos de negocio". 2. Seleccione el elemento raíz principal (por defecto, este se llama Balanced Scorecard (Cuadro de Mando Integral). 3. Ingrese el texto en el campo Misión que se encuentra debajo o haga click en el botón "..." para acceder a más detalles. Ahora, si cambia a la pestaña Mapa estratégico y actualiza su "Mapa de Cuadro de Mando Integral", verá la declaración de la misión arriba. 6 / 76

9 KPIs en BSC Designer KPIs Mire el manual en vídeo (subtitulado) para KPIs. Para muchos profesionales de negociosla palabra "tablero" está asociada fuertemente con Indicadores Clave de Desempeño (KPIs). Hablando estrictamente, un tablero empresarial consiste de dos partes: La parte de "gestión" que incluye objetivos de negocio y mapas estratégicos, y La parte de "medidas" que es sustentada por los indicadores. La pestaña "KPI" en BSC Designer corresponde a la parte de "medidas" del tablero, ahí encontrará: Los indicadores con sus cifras de desempeño El panel para editar las características de un indicador, y Un número de gráficos visuales y diagramas La interfaz de "KPI" incorpora munchas funciones, incluyendo aquellas que le permiten entrar en detalle a los datos desde otros proyectos de tablero, calcular desempeño y avance para indicadores y para el tablero completo. Crear un nuevo indicador Un tablero de KPIs comienza con un indicador. Para crear un nuevo indicador haga clic en el botón "Nuevo indicador" en la barra de herramientas. Con BSC Designer es fácil: Mover un indicador en el árbol de KPIs, Cambiar su nombre, Cambiar un ícono asociado con él, Añadir una descripción detallada, Asignar una persona responsable, Especificar un intervalo de actualización requerido o Añadir una iniciativa específica. El panel de abajo permite ajustar las características de un indicador. El valor de un indicador 7 / 76

10 El campo Valor muestra el estado actual de un indicador. KPIs El valor de un indicador esta asociado al tiempo. Elija una fecha en el calendario de la derecha para introducir un nuevo valor o ver uno existente. La mayoría de los indicadores se actualizan mensual o trimestralmente, vaya a la opción "Intervalo de actualización" en "Iniciativas" para elegir un intervalo de actualización apropiado. Al lado del campo valor hay un botón "Fuente de datos KPI". Úselo para elegir la fuente de datos de un indicador. Los datos pueden venir de una base de datos, pueden ser calculados, y pueden ser importados desde MS Excel o desde otro proyecto de tablero. Existe una sección del manual que explica en detalle todas las fuentes de datos soportadas. Min, max y desempeño Los pares de campos de entrada "Min... Max" y "Referencia... Destino" permiten especificar el rango de valores para un indicador, de modo que el programa pueda calcular el desempeño y el avance de un indicador, respectivamente. Los resultados de estos cálculos son desplegados en el árbol de KPIs. Para ilustrar la diferencia entre estos campos tomemos por ejemplo el indicador "Número de clientes potenciales": Cuál podría ser el número mínimo de clientes que una empresa genera semanalmente? Los gerentes podrían tener una mala semana, cuando no se generaron clientes, entonces especificamos "0" en el campo "Min". Cuál podría el número máximo de clientes que una empresa genera semanalmente? Depende del negocio, usemos 30 clientes para este ejemplo. Si el único objetivo del gerente es monitorear el desempeño empresarial actual, tenemos los datos suficientes para el cálculo. Tomando en cuenta "Max," "Min," y "Valor", BSC Designer calcula el desmempeño. Si la empresa genera 12 clientes por semana entonces el desempeño es 40%. A veces usted podría querer introducir solo el valor actual y comparalo a la refenrencia y destino. En este caso use la opción de selección "Modo simple". Señales Un señal pequeño cerca al campo valor indica visualmente el estado del indicador. Haga clic sobre el 8 / 76

11 ícono del señal para personalizar los umbrales para este indicador. Por ejemplo, usted puede indicarle al programa que un desempeño del 40% está en realidad en la zona de peligro para este indicador. KPIs Referencia, destino y desempeño Usar los campos "Max" y "Min" es apropiado para propósitos de monitoreo, pero qué pasa si los ejecutivos del negocio tienen alguna estrategia para incrementar el número de clientes. In este caso, ellos podrían necesitar rastrear no precisamente el desempeño, sino el avance. Para rastrear el avance uno necesita comparar el valor actual con el punto de partida (referencia) y el punto de finalización (destino). El propósito de un ejecutivo podría ser empezar con 12 clientespor semana (referencia) y lograr el nivel de 20 clientes por semana (destino). Cómo BSC Designer ayuda en este caso? Los gerentes generan 12 clientes por semana. BSC Designer calcula que el desempeño es 40%, pero el avance es 0% como el número de clientes que todavía no han logrado. Los gerentes de la empresa hicieron un trabajo excelente y mejoraron el número de clientes de 12 a 18. Cuál es el desempeño y el avance logrado? El desempeño es 60%, medido en una escala de 0 a 30; el avance es 75%, medido en una escala de 12 a 20 y casi se ha logrado el destino de 20 clientes por semana. Planificación con el Asistente de meta En una situación real de negocios un gerente no espera un crecimiento repentino del número de clientes. Por el contrario, se espera un crecimiento lento a lo largo de un periodo de 6 meses. Significa que el prósito definitivo (20 clientes por semana) es en realidad distribuido a lo largo de un periodo de 6 meses. Para reflejar esta idea simple en el tablero, hay un botón "Asistente de objectivo" al lado del campo Destino. Ahora, para cada punto de control un gerente verá si el indicador incrementa su valor de acuerdo al plan definido previamente, y si se necesita alguna corrección. 9 / 76

12 KPIs Usted puede aprender los detalles sobre cómo BSC Designer calcula la calificación en el artículo "Scorecard and KPIs 101". Fórmula de Optimización Qué pasa si el valor de un indicador debería decrementar con el tiempo? Por ejemplo, un gerente que mide "Tiempo de respuesta" para asistencia a clientes, el cual debería minimizarse. En BSC Designer necesita elegir "Minimizar valor linealmente" en la lista desplegable "Optimización". Verá entonces, que con un incremento del valor el desempeño reduce, y con el decremento del valor, crece. Con la opción "Optimización" es posible seleccionar más funciones de optimización complejas que fueron discutidas en una sección separada del manual. Medidas Al principio estuvimos hablando sobre dos indicadores: el número de clientes y el tiempo de respuesta. Sería mucho más fácil de entender de qué tratan los indicadores si se podría especificar "Clientes" y "Horas" como unidades de medida. En BSC Designer hay una lista desplegable "Medida" donde puede elegir una de las unidades de medida predefinidas o añadir nuevas. En nuestro caso las unidades de medida serán "Clientes" y "Horas". Es posible también usar alguna unidades de medida genéricas como "%" o "calificación". La importancia relativa Hay un campo "peso" entre las propiedades de un indicador. Algunos ejecutivos empresariales lo consideran especialmente útil puesto que permite especificar la importancia relativa de un indicador comparada con la importancia de otro indicador. Por ejemplo: Definamos un indicador "Calidad de apoyo" y especifiquemos dentro los indicadores "Tiempo de respuesta de apoyo a consultas" y "Tasa de resolución en primer contacto". Son igualmente importantes estos dos para la calificación "Calidad de apoyo"? El sentido común empresarial dice que es mejor dar una buena respuesta que resuelva el problema que solo responder rápidamente con cierta respuesta inútil. Aún así, tenemos que responder con suficiente rapidez, de lo contrario la respuesta correcta vendrá demasiado tarde. El campo "peso" ayuda a explicar esta idea al programa. El peso de "Tiempo de respuesta de 10 / 76

13 apoyo a consultas" podría ser 3, mientras que el peso de "Tasa de resolución en primer contacto" podría ser 7. De esta manera le decimos a BSC Designer que estos dos indicadores tienen impacto distinto en la calificación "Calidad de apoyo". KPIs El peso máximo de todos los indicadores en un solo nivel se define en Archivo - Propiedades del documento - Principal - Peso máx. Puede seleccionar el comando "Equilibrar pesos" en el menú KPIs. BSC Designer actualizará los pesos de modo que la suma del peso sería igual al peso Max. Contenedores para los indicadores Un comentario importante acerca del anterior ejemplo. El indicador "Calidad de apoyo" que definimos, es en realidad un contenedor para otros dos indicadores. Un contenedor es similar a un indicador, tiene valor y desempeño. La diferencia está en que el valor del contenedor puede ser calculado usando los valores de los indicadores hijos. En el ejemplo "Calidad de apoyo" no tenía sentido resumir dos medidas diferentes "horas" y "clientes" para calcular el valor del contenedor. Por esa misma razón calculamos el desempeño de del indicador contenedor como un "promedio ponderado" del desempeño de los hijos y usamos este desempeño para el valor del contenedor. Si el contenedor es algo como "Ventas en la región" y dentro hay indicadores para el ingreso generado por oficinas locales, entonces para el valor del contenedor es posible usar una suma o un promedio de los valores hijo. En este caso, el desempeño del contendor "Ventas en la región" puede ser calculado como un promedio ponderado del desempeño de los hijos, o si usted en mente tiene algún criterio específico de desempeño, puede usar el valor del contenedor y otros parámetros como línea base, meta, min y max para calcular el desempeño total. Desactivar Indicador Todos los indicadores del tablero son tomados en cuenta cuando BSC Designer calcula el desempeño. A veces podríamos necesitar tener un indicador en el tablero, pero no tamarlo en cuenta cuando calculemos el desempeño del proyecto. En este caso hacer clic derecho sobre el indicador y elegir la opción "Ignorado en fórmulas". Conclusión Se supone que muchas de las opciones del indicador son personalizables: Pueden ser personalizados colores de señal y umbrales dinámicos. Pueden ser personalizadas las columns del árbol de KPIs. Incluso puede personalizarse el ícono de un indicador! El tablero de KPIs ayuda a los ejecutivos a focalizarse en cifras importantes de desempeño. Ciertos medios visuales ayudan a comprender el estado de los indicadores aún mejores: Varios gráficos muestran el valor actual, tendencia, y el desempeño de un indicador 11 / 76

14 Los indicadores pueden estar alineados con objetivos de negocio y ser visualizados en un mapa estratégico o un panel de control Una amplia gama de iniciativas puede ser alineada con un indicador Es posible asignar a una persona responsable y un intervalo de actualización requerido Varios informes ayudan a presentar indicadores de una forma sugestiva y compartirlos con otros Con una cuenta en BSC Designer Online usted siempre puede tener una copia de su tablero de KPIs disponible en línea. De la sección "Testimonials" del sitio web de BSC Designer usted puede aprender que este producto está reconocido por muchos profesionales de empresa como una herramienta que se debe tener para tableros de KPIs. Mucha gente empieza un proyecto de tablero en programa de hojas electrónicas. Estos es aceptable para una etapa de prototipación, pero cuando el proyecto crece y cambia, las hojas electrónicas realmente se tornan difíciles de actualizar y mantener. BSC Designer es un software professional para tableros empresariales, usted puede usarlo para un etapa de prototipación, para proyectos de un solo tablero, como también para tableros empresariales complejos con muchos KPIs y jerarquía en cascada. KPIs 12 / 76

15 Puntos Temporales Administrar Información para Ciertos Puntos Temporales El BSC Designer puede trabajar con indicadores temporales específicos, en vez de tener valores de desempeńo prefijados por un período entero; los usuarios pueden definir los valores de desempeńo específicos a ciertas fechas. Mientras que el nombre de un indicador es el mismo en cualquier punto temporal, valores como el peso relativo, los valores min/max y el puntaje dependen del momento. Por lo tanto, los usuarios tienen un control más flexible sobre el desempeńo. Barra de herramientas de fecha La interface del panel de barra de herramientas de fechas en el BSC Designer ayuda a administrar los puntos temporales. Hay dos botones de navegación que permiten moverse hacia adelante y atrás entre los puntos temporales El botón similar a un calendario entre los botones de navegación es para acceder al calendario Dos comandos más en la barra de herramientas de fecha permiten borrar la información específica para la fecha y navegar a la fecha actual Calendario Si el botón Calendario en la barra de herramientas es clickeado, el programa abrirá un calendario especial que representa los puntos temporales disponibles. Si la fecha específica es resaltada en negrita, hay nueva información para el indicador Entonces los usuarios pueden clickear en cualquier fecha en el calendario y asignar información específica a la fecha Herencia Los valores de los indicadores de desempeńos son heredados de valores de desempeńo previamente especificados. Por ejemplo, si el 1ş de diciembre el usuario ha especificado un valor de peso para el indicador KPI 1 igual a 3, entonces el programa automáticamente sugerirá este valor para todas las fechas después del 1/12. Si se hace click en el 5/12, el valor de peso relativo para el indicador KPI 1 será 3. De ser necesario, este valor puede ser cambiado a uno nuevo, por ejemplo, 6. Ahora en todas las fechas entre el 1/12 y el 4/12, el peso del valor del KPI 1 será 3, y para todas las fechas después del 5/12 será 6. Así es como funciona el principio de herencia. Para facilitar el trabajo con herencias, los desarrolladores han implementado un esquema de color especial. Si el indicador está resaltado con azul, esto significa que algunos de sus detalles fueron cambiados hoy. Si el indicador es resaltado con gris, esto significa que algunos de los valores del indicador han sido heredados de fechas anteriores. 13 / 76

16 Valores Específicos a un momento y Estáticos Puntos Temporales Algunos valores de un indicador son específicos a un momento, mientras que otros no son específicos a un momento y son estáticos. Los valores estáticos son el nombre del indicador y su descripción. Por ejemplo, si cambia el nombre del indicador, entonces el nuevo nombre se utilizará para todos los puntos temporales. Los valores específicos a un momento pueden ser configurados de cualquier forma en cualquier momento. Los valores específicos a un momento son el Peso, Valor, Min, Max, Línea Base, Objetivo y Método de Optimización. Sincronización con intervalos de actualización Puede definir un intervalo de actualización para cualquier KPI a través de Iniciativas En este caso el BSC Designer sincronizará el control del calendario que se muestra para este indicador con un intervalo de actualización. Agrupar información por punto temporal Datos de KPI en los gráficos y en los informes pueden ser presentados en forma agregada. En este caso se usa función de agrupamiento de datos. 14 / 76

17 Agrupando Información por Períodos Agrupar Información por Períodos de Tiempo en el BSC Designer El BSC Designer incluye gráficos e informes fáciles de utilizar, así puede ver cómo los valores de sus indicadores cambian a lo largo del tiempo. Pero si define un nuevo valor para cada indicador cada día, sus tablas de información pueden crecer muy rápidamente. Después de un mes, estas tablas pueden ser enormes? y eso significa que sus gráficos y sus informes pueden volverse confusos. La solución es agrupar su información y mostrar resúmenes significativos. Puede agrupar los valores diarios de un indicador en valores semanales y mensuales, para rastrear con facilidad el progreso del indicador. Agrupar Información por Período de Tiempo El BSC Designer le permite agrupar los valores de un indicador de acuerdo al período temporal de su elección. Para agrupar la información en un informe, utilice la lista descendiente "Agrupar por" del diálogo de generación de informes. Cuando vea su informe, este identificará el "tipo de agrupación" que haya utilizado. Una vez que abra la lista descendiente "Agrupar por" para su gráfico o informe, puede elegir si quiere agrupar su información por día, por semana, etc., o puede elegir "Personalizar" y definir su período de agrupación. También puede personalizar sus períodos de agrupación desde el menú "Archivo." Seleccione los tipos necesarios allí. Solo haga click en el indicador, haga click derecho en "Valor", abra el submenú "Tipo de agrupación" y seleccione "Resumir los Valores Cambiados" o "Calcular el Valor Promedio". Tipos de agrupación por Defecto En vez de elegir los tipos de agrupación resumen o promedio para cada indicador, de a uno por vez, puede asignar un tipo de agrupación por defecto a unidad de medida. En el menú Archivo, seleccione "Propiedades del Documento", haga click en la pestańa "Unidades de Medida" y seleccione una unidad de medida. 15 / 76

18 Agrupando Información por Períodos El tipo de agrupación se mostrará en el menú descendiente de "Tipo de agrupación". Ahora, en cualquier momento que agrupe los valores de cualquier indicador que utilice ese tipo de unidad de medida, esos valores serán resumidos (o promediados) por defecto. Claro está, todavía puede darle a un indicador su tipo de agrupación individual, lo cual anulará el valor por defecto. Por favor, note que: No puede cambiar el tipo de agrupación por defecto para una unidad de medida por defecto. Puede cambiar el tipo de agrupación para un indicador individual que utilice una unidad de medida por defecto. Pero deberá utilizar su propia unidad de medida personalizada para establecer un tipo de agrupación por defecto. 16 / 76

19 Unidades de Medida Personalizadas Agregar Unidades de Medida Personalizadas Para seleccionar una de las Medidas Personalizadas, seleccione cualquier indicador y luego haga click en el menú desplegable "Medida": Para agregar nuevas unidades de medida, seleccione opción "Nuevo" en el menú desplegable. Diálogo de Unidades Personalizadas Utilice la pestańa "Unidades de Medida" (Menú "Archivo" - "Propiedades del documento" - "Unidades de Medida") para administrar unidades de medida personalizadas: Cree y nombre nuevas unidades de medida como quiera, por ejemplo $/m2; Importar y exportar la lista de unidades de medida desde otros proyectos del BSC Designer. Crear nuevas unidades de medida 1. Especificar el nombre de las nuevas unidades de medida. Por ejemplo: m2 significa metros cuadrados. 2.Seleccione el tipo de agrupamiento. Seleccione el tipo de agrupamiento predeterminado para los elementos con esta unidad de medida. 3. Valores de texto personalizados. Esta opción permite utilizar algunos valores de texto en vez de valores enteros. Por ejemplo: si su meta es tasar una propiedad, puede utilizar números enteros como 30 m2, 35 m2, 100 m2, pero para su tarea particular puede ser más importante clasificar todas las propiedades en tres grupos, como puede ser: 30 m2 - puntaje mínimo 17 / 76

20 30 m m2 - puntaje normal 50 m puntaje excelente Unidades de Medida Personalizadas Utilice el botón "+" debajo de la sección "Valores de texto personalizados" para agregar estas unidades de medida personalizadas: 4. Termine de editar. Haga click en OK y utilice nuevas unidades de medida en su proyecto de cuadro de mando integral: Una vez que una unidad de medida ha sido creada, será accesible en la lista de Medidas para todos los indicadores. 18 / 76