Agosto Si no puedes medir, no puedes administrar --Peter Drucker

Transcripción

1 Manual de Seguimiento, Control y Evaluación a la Gestión Institucional Sistema Gobierno por Resultados, para el Servicio de Contratación de Obras - SECOB Agosto 2014 Si no puedes medir, no puedes administrar --Peter Drucker

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3 CONTENIDO DE ILUSTRACIONES Ilustración 1: Pantalla Menú Principal GPR... 8 Ilustración 2: Pantalla opciones Mi Cuenta - GPR... 8 Ilustración 3: Pantalla de Inicio a la herramienta GPR Ilustración 4: Pantalla de Factores Críticos de Éxito - GPR Ilustración 5: Pantalla Opciones FCE4 - GPR Ilustración 6: Pantalla Proyectos FCE4 - GPR Ilustración 7: Pantalla de información FCE-4 - GPR Ilustración 8: Pantallas de Factores Críticos de Éxito - GPR Ilustración 9: Pantalla de Opciones FCE-5 - GPR Ilustración 10: Pantalla FCE -5 -GPR Ilustración 11: Pantalla de información FCE-5 - GPR Ilustración 12: Pantalla de Factor Crítico de Éxito - GPR Ilustración 13: Pantalla de opciones FCE 8 - GPR Ilustración 14: Pantalla con la Información del Proyecto - GPR Ilustración 15: Etapas de un proyecto Ilustración 16: Pantalla Control de Proyectos - GPR Ilustración 17: Pantalla de Control de Proyectos - GPR Ilustración 18: Pantalla Fases del Control del Proyecto - GPR Ilustración 19: Pantalla Visualizaciones Gráficas - GPR Ilustración 20: Pantalla de Resumen Ejecutivo - GPR Ilustración 21: Pantalla Crear Resumen Ejecutivo - GPR Ilustración 22: Pantalla para crear Resumen Ejecutivo - GPR Ilustración 23: Pantalla para Agregar Problema - GPR Ilustración 24: Pantalla para crear un problema - GPR Ilustración 25: Pantalla agregar acción en un problema Ilustración 26: Proceso para evaluar y monitorear un riesgo Ilustración 27: Pantalla Agregar Riesgo - GPR Ilustración 28: Pantalla para Agregar un riesgo - GPR Ilustración 29: Pantalla Agregar Acción - GPR Ilustración 30: Pantalla Editar Localidades - GPR Ilustración 31: Panta para Agregar Localidades - GPR Ilustración 32: Pantalla selección de Localidad de impacto - GPR Ilustración 33: Pantalla detalle de Hitos - GPR Ilustración 34: Pantalla de Edición de Hitos GPR Ilustración 35: Grafico de la relación de Hitos y Tiempo Ilustración 36: Pantalla Supervisiones Ejecutivas - GPR Ilustración 37: Pantalla de Presupuesto y Perfil Económico - GPR Ilustración 38: Pantalla presupuesto y perfil económico - GPR Ilustración 39: Pantalla para Agregar Archivo Anexo -GPR Ilustración 40: Pantalla anexar documento - GPR Ilustración 41: Pantalla de documentos anexos - GPR II

4 Ilustración 42: pantalla agregar Liga - GPR Ilustración 43: Pantalla datos para agregar liga - GPR Ilustración 44: Pantalla Información de Referencia - GPR Ilustración 45: Pantalla equipo del Proyecto - GPR Ilustración 46: Pantalla Factores Críticos de Éxito - GPR Ilustración 47: Pantalla opciones en el FCE9 - GPR Ilustración 48: Pantalla Visualización de Indicadores - GPR Ilustración 49: Pantalla información del Indicador - GPR Ilustración 50: Indicadores de desempeño Ilustración 51: Pantalla Detalle indicadores - GPR Ilustración 52: Grafico indicador creciente - GPR Ilustración 53: Gráfico indicador descendente - GPR Ilustración 54: Pantalla de Simulador - GPR Ilustración 55: Pantalla resultados indicadores - GPR Ilustración 56: Pantalla de cierre de metas de indicadores - GPR Ilustración 57: Pantalla Archivo anexo Indicadores - GPR Ilustración 58: Pantalla Anexar Archivo Indicador - GPR Ilustración 59: Formato archivo anexo - GPR III

5 CONTENIDO DE TABLAS Tabla 1: Simbología GPR... 4 Tabla 2: Simbología - GPR... 5 Tabla 3: Simbología - GPR... 6 Tabla 4: Simbología de Umbrales - GPR... 7 Tabla 5: Campos para cambios de Clave - GPR... 9 Tabla 6: Porcentajes de probabilidad Tabla 7: Valores del impacto Tabla 8: Mapa de Riesgos Tabla 9: Tipos de Acción - GPR Tabla 10: Descripción de las etapas de los Hitos GC GPR Tabla 11: Descripción de las etapas de los Hitos PI - GPR Tabla 12: Cronograma de actividades - GPR IV

6 INTRODUCCIÓN El presente Manual es una guía para los funcionarios del SERVICIO DE CONTRATACIÓN DE OBRAS - SECOB, en el cual se detalla las directrices metodológicas para el seguimiento, control y evaluación de la gestión institucional mediante la Herramienta Gobierno Por Resultados GPR. Cabe recalcar que el presente manual está elaborado de forma didáctica detallando paso a paso las actividades a realizar con recordatorios que serán de gran utilidad para no olvidar los pequeños detalles que hacen la diferencia en el ingreso de información de calidad. NORMAS GENERALES Finalidad El presente manual tiene como objetivo ser una guía para el seguimiento, control y evaluación en la herramienta Gobierno por Resultados GPR y verificar el cumplimiento a la gestión de cada una de las Coordinaciones y Direcciones que conforman el Servicio de Contratación de Obras - SECOB. Está dirigido a Coordinadores, Directores y operativos para el manejo, monitoreo y evaluación de la información ingresada en la Herramienta GPR, así como la Dirección de Planificación e Inversión, designado como Equipo Metodológico GPR de la Institución frente a la Secretaria Nacional de Administración Publica SNAP. Aprobación El Presente Manual se encuentra Aprobado por la Máxima Autoridad del SECOB y revisado por Directora de Planificación e Inversión, Líder Metodológica GPR y Jefe de Seguimiento GPR. Base Legal Instrucciones de ingreso de información para Proyectos de Inversión - SENPLADES. Guía de Uso para indicadores e-strategia Conslulting Group Guía de uso de la herramienta operativa - e-strategia Conslulting Group. Guía de uso del observatorio ejecutivo - e-strategia Conslulting Group. Procedimiento para el Seguimiento a la Supervisión Ejecutiva de Proyectos - estrategia Conslulting Group. 1

7 Decreto Ejecutivo Nro Art. 2: Cumplimiento obligatorio del proyecto Gobierno por Resultados (GPR) Norma de implementación y operación Gobierno por Resultados (GPR) Capítulo II - De las Definiciones de Gobierno Por Resultados 2 Art. 6.- Conceptos y definiciones Art. 7- Calidad de información. Art. 8.- Seguimiento y control. Capítulo IV - De los Planes Estratégicos Art Directrices de la actualización de los planes estratégicos. Art Directrices de gestión de resultados de los planes estratégicos. Art Directrices de control de cambios de los planes estratégicos. Capítulo V - De los Planes Operativos Art Directrices para la construcción de los planes operativos. Art Directrices de aprobación y cierre de los planes operativos. Art Directrices de actualización de los planes operativos. Art Directrices de gestión de resultados de los planes operativos. Art Directrices de control de cambios de los planes operativos. Capítulo VI - De la Gestión y Control de Proyectos Art Directrices generales de gestión y control de proyectos en GPR. Art Responsabilidades del líder de proyecto. Art Responsabilidades del patrocinador ejecutivo de proyecto. Art. 27.-Responsabilidades del Ministerio Coordinador del sector para proyectos de inversión en GPR. Art Directrices de gestión complementarias para proyectos de inversión en GPR. Capítulo VII - De la gestión y mejora de Procesos Art Directrices para la gestión y mejora de procesos en GPR. Capítulo VIII - De los Actores de Gobierno Por Resultados Art Equipo institucional GPR. Capítulo IX - Administración de Consecuencias Art Responsabilidades respecto a Gobierno Por Resultados. Art Procedimiento en caso de incumplimiento de las responsabilidades. Vigencia El presente manual entrará en vigencia a partir de la fecha de su aprobación y difusión, en caso de existir alguna modificación de índole legal, el presente Manual deberá ser actualizado. 1 Decreto Ejecutivo Nro Norma de Implementación y Operación de Gobiernos por Resultados 2

8 Definición de Términos 3 Objetivo: son enunciados breves que definen los resultados esperados de la organización/unidad y establecen las bases para la medición de los logros obtenidos. Estrategia: son lineamientos generales de acción que establecen una dirección e indican la forma de cómo lograr un objetivo. Indicador: es un instrumento para monitorear, predecir y administrar el desempeño necesario para alcanzar una meta determinada. Indicador agrupado: es un conjunto de indicadores del nivel inferior que están subordinados a uno de nivel superior; a estos indicadores subordinados también se les llama indicadores componentes. Meta: es un valor numérico que se desea alcanzar en un tiempo determinado, aplicado a un indicador. Pliego: son aquellos documentos que contienen las condiciones de una licitación, un contrato o un permiso administrativo. Umbral: es un rango de desempeño, pre-establecido y expresado en porcentaje, que define el comportamiento de los semáforos del indicador. Riesgo: es un evento o una condición con incertidumbre que, si ocurre compromete los objetivos planteados. Proceso: es una serie de tareas definibles, repetibles, predecibles y medibles que llevan a un resultado útil para un cliente interno o externo. Proyecto: es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto o servicio único. Los proyectos pueden ser de gasto corriente o inversión: Proyecto de Inversión: es aquel cuyos recursos provienen del presupuesto de inversión y que han seguido el ciclo determinado por la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, de aprobación, prioridad y presupuesto. Proyecto de Gasto Corriente: es aquel cuyos recursos no provienen del presupuesto de inversión y se orientan a obtener una mejora en la institución. Hitos: es un logro o entregable verificable en el transcurso del proyecto. El avance físico de los proyectos se mide a través del cumplimiento de hitos. 3 Norma de Implementación y Operación de Gobiernos por Resultados 3

9 Definición de Simbologías 4 SÍMBOLO NOMBRE DEL SÍMBOLO ICONOS GPR DEFINICIÓN Icono Menú Se utiliza para regresar a la pantalla principal. Icono Aceptar Icono Regresar Icono Cancelar Detalle del elemento Guarda la información que ha sido capturada en alguna de las aplicaciones. Regresa la pantalla anterior sin registrar los cambios hechos. Carga la información original en los campos del editor. Es una liga a la pantalla de detalle donde puede consultar y editar la información. Borrar Permite borrar un registro Clave Campos de fecha con calendario Señal de atención para Avance Físico del Proyecto Indica que el elemento correspondiente fue seleccionado como clave. Al dar clic en el mismo, se presenta un calendario en donde el usuario puede seleccionar la fecha. Se presenta en la columna de avance físico en los listados de proyectos que cuentan con vista de seguimiento físico cuando: El proyecto esta completado, pero NO tiene 100% de avance físico. El proyecto está en fase de Definición, Planeación, Ejecución o Cierre y no se han definido Hitos. El avance físico de un proyecto ACTIVO no está actualizado, al menos hasta el mes inmediato anterior actual. El proyecto tiene 100% de avance físico, pero no está en avance "COMPLETADO". Tabla 1: Simbología GPR 4 Guía de uso de la herramienta operativa - e-strategia Conslulting Group 4

10 SÍMBOLO NOMBRE DEL SÍMBOLO ICONOS DE RIESGOS DEFINICIÓN Riesgo Abierto indica que el riesgo actualmente se encuentra abierto Riesgo Cerrado Indica que el riesgo se encuentra cerrado. ICONOS DE ESTADO DE INDICADORES Semáforo Verde Semáforo Amarillo Semáforo Rojo Semáforos con caja blanca Semáforos con caja e icono de candado El avance del indicador ya ha alcanzado la meta o la ha superado. El avance del indicador tiene una desviación significativa a la meta fijada y hay que considerar la implantación de acciones preventivas para mitigar el riesgo. El avance del indicador esta lejano a la meta fijada y es imperativo implementar acciones correctivas El indicador tiene metas asignadas pero no ha sido capturado ningún dato en el año que permita establecer el avance del indicador. El indicador tiene metas cerradas pero aún no se han registrado resultados. Semáforos con guión Solicitar Apertura Apertura Pendiente El indicador ha sido creado pero aún no tiene metas asignadas. Indica que se requiere realizar una solicitud para hacer alguna modificación en el resultado o meta cerrada, o borrado de algún indicador. Indica que la solicitud de apertura está pendiente de aprobar o rechazar Apertura Aprobada Indica que la solicitud de apertura fue aprobada Tabla 2: Simbología - GPR 5

11 SÍMBOLO NOMBRE DEL DEFINICIÓN SÍMBOLO ICONOS DE ESTADO DE HITOS Semáforo Verde Semáforo Amarillo Hito cumplido a tiempo o hito abierto antes de la fecha comprometida. Hito en riesgo, no se ha cumplido y paso la fecha comprometida o la fecha estimada es posterior a la fecha comprometida. Semáforo Rojo Hito cumplido después de la fecha comprometida. ICONOS DE ESTADO DE AVANCE FISICO Semáforo Verde 100% Avance físico real acumulado vs. Programado acumulado. Semáforo Amarillo Entre 85% y 100% avance físico real acumulado vs. Programado acumulado. Semáforo Rojo 85% avance físico real acumulado vs. Programado acumulado. Tabla 3: Simbología - GPR 6

12 Tipos de Umbrales TIPO DE INDICADOR RESULTADOS VS. LA META SEMÁFORO Ascendente 100% Meta entre 85% y 100% 85% Descendente 115% entre 100% y 115% Meta Banda de Tolerancia 100% 15% (+) 10% (+) Meta Desviación 10% (+/-) 10% (-) 15% (-) Tabla 4: Simbología de Umbrales - GPR 7

13 BARRA DE NAVEGACIÓN En las opciones de está barra se pueden observar o modificar lo siguiente: Ilustración 1: Pantalla Menú Principal GPR Mi Cuenta Para acceder a las opciones de MI CUENTA se debe hacer clic en Ilustración 2: Pantalla opciones Mi Cuenta - GPR 8

14 Mis Acciones Claves: muestra el listado de acciones clave que tiene asignado el usuario actual. Mis Proyectos: muestra el listado de los proyectos que tiene el usuario. Mis Indicadores: muestra el listado de los indicadores que tiene responsabilidad el usuario. Mi Perfil: detalla los datos del usuario, estos son: nombre, apellido, puesto, correo electrónico. Cambiar mi Clave: Esta pantalla permite cambiar la clave del usuario actual Nota 1: todos los usuarios tienen la capacidad de cambiar su clave cuando sea necesaria. Nota 2: se recomienda cambio de clave cada trimestre para mantener la seguridad de la información contenida en GPR. Nota 3: la clave puede ser de hasta una longitud de 240 caracteres. Para cambiar la clave se debe llenar los siguientes campos: CAMPO Clave Actual: Clave Nueva: Confirmación de Clave: CRITERIO DE CAPTURA Ingrese la clave actual del usuario. Ingrese la nueva clave deseada. Re-ingrese la nueva clave deseada para confirmar los datos. Tabla 5: Campos para cambios de Clave - GPR HERRAMIENTA PARA EL SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN A LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Actualizaciones Y Reportes GPR El Servicio de Contratación de Obras SECOB, debe actualizar y reportar, de acuerdo a las responsabilidades de cada Dirección en el Nivel 4 la siguiente información: Nivel 4 Se ingresa a la página web Categoría: INSTITUTO Y ORGANISMOS Entidad: SECOB Servicio de Contratación de Obras Unidad: Ingresar a la dirección correspondiente Usuario: Cédula de Identidad Clave: la establecida por el usuario. 9

15 Clic en Iniciar Sesión Ilustración 3: Pantalla de Inicio a la herramienta GPR *Observación: El usuario y clave son intransferibles y es de uso y responsabilidad exclusiva de cada funcionario asignado. FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO 4 (FCE4) FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO 4 (FCE4) PROYECTOS DE GASTO CORRIENTE Son proyectos que representan una serie de acciones puntuales, particulares y temporales para mejorar las condiciones mediante las que se crea un proceso. En la mayoría de los casos, se requerirá hacer una inversión de recursos, sin embargo, este tipo de proyectos buscan mejorar o innovar la forma en que un proceso se ejecuta actualmente. Para ingresar los datos generales de los Proyectos de Gasto Corriente se siguen los siguientes pasos. 10

16 1. Hacer clic en FCE4 Proyecto de Gasto Corriente. Ilustración 4: Pantalla de Factores Críticos de Éxito - GPR Se despliega varias opciones, hacemos clic en Proyecto de Gasto Corriente Ilustración 5: Pantalla Opciones FCE4 - GPR 2. Hacer clic en EDITAR, para realizar cambios en los Datos. 3. Si desea Crear un nuevo proyecto, hacer clic en Ilustración 6: Pantalla Proyectos FCE4 - GPR 11

17 4. Para agregar un proyecto de Gasto Corriente se requiere completar la siguiente información: Ilustración 7: Pantalla de información FCE-4 - GPR 1. No.: Se inicia con la letra I (Categorización de proyectos de Gasto Corriente) seguido del Número de Proyecto. Nota: el número del proyecto es automático por el sistema. 2. Proyecto de Gasto Corriente: El nombre oficial del proyecto. 3. Descripción: se detalla el PROPÓSITO y PRODUCTO del Proyecto. Nota: debe estar separado con un espacio entre ellos. 4. Tipo de Proyecto: Puede ser, Activos Fijos, Procesos, Brainware Talento Humano, Comercial, Infraestructura, Organización/Cultura y Tecnología. 5. Áreas de la unidad: Son las áreas de la unidad operativa donde el proyecto es gestionado, o las áreas con las que se vincula. 6. Fecha de Inicio: fecha en la que determina la necesidad de realizar el proyecto para lograr uno o más objetivos. 12

18 7. Fecha Fin: Fecha en la que se espera que se completen todas las actividades y se realice la entrega formal definitiva. 8. Líder del Proyecto: Es el responsable de administrar todo el ciclo de vida del proyecto con el propósito de que el mismo termine en el tiempo, costo y con la calidad establecida. 9. Patrocinador Ejecutivo: Es la autoridad responsable de asegurar los recursos necesarios para la implementación y ejecución del proyecto. 10. Beneficios Cualitativos: Se redacta de manera concisa en función de los objetivos establecidos para el proyecto. Debe responder a qué busca el proyecto y en qué medida ayudará a resolver la problemática para lo que fue creado. 11. Tipo de Beneficiario: Se refiere al grupo focal tanto interno o externo al que impactará el proyecto, además se puede incluir grupos afectados indirectamente. 12. CUP: Código Único del Proyecto. Es el código que SENPLADES asigna a un proyecto cuando emite el dictamen de prioridad. En el Proyecto de Gasto Corriente, no se debe ingresar este campo. 13. Viabilidad Técnica: Son las capacidades y competencias del líder y equipo del proyecto para llevar a cabo el mismo. Estos pueden ser Muy Baja, Baja, Media, Alta y Muy Alta. 14. Restricciones: Se debe especificar el TIEMPO, COSTO, ALCANCE o RECURSOS los mismos que limiten las acciones para la ejecución del proyecto. 15. No. de contrato principal: Para Proyectos de Gastos Corrientes no aplica este campo. 16. Fecha de firma de contrato: Para Proyectos de Gastos Corrientes no aplica este campo. 5. Para Grabar al proyecto o cambios realizados hacer clic en FACTOR CRITICO DE ÉXITO 5 (FCE5) FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO 5 (FCE5) PROYECTOS DE INVERSIÓN Son proyectos que implican una inversión para la creación, ampliación o mejora de cualquier tipo de activo fijo. Su propósito es incrementar la cantidad de activos aún y cuando indirectamente mejoren un proceso. Para ingresar los datos generales de los Proyectos de Inversión se siguen los siguientes pasos. 13

19 1. Hacer clic en FCE5 Proyecto de Inversión Ilustración 8: Pantallas de Factores Críticos de Éxito - GPR 2. Se despliega varias opciones, hacemos clic en Proyectos de Inversión Ilustración 9: Pantalla de Opciones FCE-5 - GPR 3. Hacer clic en EDITAR, para realizar cambios en los Datos. 4. Si desea Crear un nuevo proyecto de Inversión, hacer clic en Ilustración 10: Pantalla FCE -5 -GPR 14

20 5. Para agregar un proyecto de Inversión se requiere completar la siguiente información: Ilustración 11: Pantalla de información FCE-5 - GPR 1. Proyectos de Inversión: Incluir al inicio las siglas de la Institución, para proyectos de inversión debe constar el mismo nombre del esigef o contrato. 2. Descripción: debe incluir: PROPÓSITO: meta que se desea alcanzar en el proyecto ALCANCE: que se va a lograr con el proyecto 3. Tipo de Proyecto: Seleccionar a qué tipo de proyecto al que más se apega. 4. Áreas de la Unidad: Son las áreas de la unidad operativa donde el proyecto es gestionado, o las áreas con las que se vincula. 15

21 5. Fecha de Inicio: Es la fecha de inicio que consta en el Acta de Constitución del Proyecto. 6. Fecha Fin: Es la fecha de fin que consta en el Dictamen de Prioridad emitido por SENPLADES. Es la fecha estimada en cual se terminan todas las actividades del proyecto y se han cerrado todos los hitos. 7. Líder del Proyecto: Funcionario responsable de que el proyecto termine a tiempo, dentro del costo presupuestado y con la calidad establecida. Recomendable que sea una persona de la unidad operativa diferente al titular de la unidad. 8. Patrocinador Ejecutivo: Ejecutivo responsable de proveer el apoyo apropiado para el proyecto y asegurar la inversión requerida. Generalmente recae en Subsecretarios o Coordinadores. 9. Beneficios Cualitativos: Deben redactarse de manera concisa en función de los objetivos establecidos para el proyecto. Debe responder a qué busca el proyecto y en qué medida ayudará a resolver la problemática para lo que fue creado. 10. Tipo de Beneficiario: Se refiere al grupo focal tanto interno o externo al que impactará el proyecto, además se puede incluir grupos afectados indirectamente. 11. CUP: Código Único del proyecto. Es el código que SENPLADES asigna a un proyecto cuando emite el dictamen de prioridad. 12. Viabilidad Técnica: Las capacidades y competencias del líder del proyecto y el equipo para llevar a cabo el mismo, así como la factibilidad de realización del proyecto por su ubicación geográfica, vías de acceso, disponibilidad de materiales y equipos. Estos pueden ser Muy Baja, Baja, Media, Alta y Muy Alta. 13. Restricciones: Se debe especificar el TIEMPO, COSTO, ALCANCE o RECURSOS (humanos, materiales, equipos, etc.), los cuales limiten las acciones para la ejecución del proyecto. 14. No. de contrato principal: Se detalla el número del contrato principal. 15. Fecha de firma de contrato: Indicar fecha de firma del contrato. 6. Para grabar al proyecto o cambios realizados hacer clic en 16

22 FACTOR CRITICO DE ÉXITO 8 (FCE8) FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO 8 (FCE8) GESTIÓN DE PROYECTOS Y PROCESOS Dentro de este factor existe dos tipos de proyectos, los de Gasto Corriente y de Inversión. Para ingresar los datos generales de los Proyectos de Gasto Corriente o Proyectos de Inversión se realizan los siguientes pasos: Nota: Tomar en cuenta que existen datos que no serán llenados en los Proyectos de Inversión o Viceversa. 1. Hacer clic en FCE8 en Gestión de Proyecto y Procesos Ilustración 12: Pantalla de Factor Crítico de Éxito - GPR 17

23 2. Se despliega varias opciones, hacemos clic en el proyecto que se requiera. (Proyecto de Inversión o Proyecto de Gasto Corriente). Ilustración 13: Pantalla de opciones FCE 8 - GPR 3. Se abre una pantalla con el listado de los proyectos, se escoge el proyecto deseado haciendo clic en Editar. 4. Se abre una pantalla con la información del Proyecto, la misma que fue llenada en el FCE 4 o FCE 5 respectivamente. Ilustración 14: Pantalla con la Información del Proyecto - GPR. 18

24 5. Se debe llenar los siguientes campos Control de Proyectos Objetivo Definición Ejecución Concepto de Solución Anteproyecto Definición del Proyecto Definición del Plan de Trabajo Planeación Revisiones Periódicas Aprobación de Cambios Certificación de Termino. Cierre Ilustración 15: Etapas de un proyecto Ilustración 16: Pantalla Control de Proyectos - GPR Anteproyecto: Se desarrolla el entendimiento de la necesidad que da origen a un proyecto. Un anteproyecto representa un proyecto potencial que aún no está completamente definido. Definición: Se encuentra en este estado una vez que se autoriza el inicio de la definición del proyecto y hasta que se recibe la asignación de recursos y presupuesto para su ejecución. Planeación: Se encuentra en esta fase una vez que el documento del proyecto ha sido elaborado por la entidad ejecutora y autorizado por SENPLADES mediante el Dictamen de Prioridad. Ejecución: Se encuentra en este estado una vez que los planes detallados han sido aprobados y hasta que se realizan todas las actividades programadas y se aceptan todos los productos del proyecto. Cierre: Se encuentra en este estado una vez realizadas todas las actividades de elaboración de entregables y hasta que se emiten las actas de entrega-recepción final o definitiva y el reporte final del proyecto es aceptado. Completado: Se encuentra en este estado una vez que se haya cerrado satisfactoriamente el proyecto y se haya completado toda la información de la ficha del proyecto. 19

25 Congelado: Estado de los proyectos que han sido formalmente aplazados por cualquier motivo y se espera que se reanuden en un futuro. Debe obligatoriamente anexar el documento formal firmado por el Patrocinador Ejecutivo justificando el cambio de fase. Cancelado: Estado de los proyectos que han sido cancelados permanentemente sin haber sido completados. Debe obligatoriamente anexar el documento formal firmado por el Patrocinador Ejecutivo justificando el cambio de fase. Para modificar un control de proyectos se sigue los siguientes pasos: 1. Clic en Control de Proyectos Ilustración 17: Pantalla de Control de Proyectos - GPR 2. Se escoge la fase actual del Proyecto. Ilustración 18: Pantalla Fases del Control del Proyecto - GPR 3. Finalmente Clic en para grabar la Fase del Proyecto. 20

26 Visualizaciones Gráficas Ilustración 19: Pantalla Visualizaciones Gráficas - GPR Avance Total del proyecto: El sistema calcula automáticamente de acuerdo a los hitos cumplidos sumando los pesos de cada uno de ellos. Tiempo Programado: El sistema calcula automáticamente en base al tiempo transcurrido real, arranca en la fecha de inicio y completará el 100% en la fecha de fin. Presupuesto Devengado: El sistema calcula automáticamente en base al presupuesto que se ha devengado hasta la fecha (reconocimiento real de la obligación) con respecto al presupuesto programado total del año en cuestión. Porcentaje Costo Total Devengado: El sistema calcula automáticamente en base al dinero que se ha utilizado (devengado) hasta la fecha con respecto al costo total del proyecto multianual. Resumen Ejecutivo Cada mes se debe crear un resumen ejecutivo para reportar lo más relevante del mes anterior, el mismo debe ser claro y conciso. Para los proyectos de Gasto Corriente o de Inversión debe tener la siguiente metodología: Proyectos de Gasto Corriente MES AÑO: Descripción de la actividad más relevante del mes. Proyectos de Inversión MES AÑO: 1. Actividades relevantes del mes. 2. Actividades relevantes del mes. *Observación: en el resumen ejecutivo se debe hacer referencia a un hito o anexo. 21

27 Para crear un Resumen Ejecutivo se sigue los siguientes pasos: 1. Clic en Crear Resumen Ejecutivo Ilustración 20: Pantalla de Resumen Ejecutivo - GPR Ilustración 21: Pantalla Crear Resumen Ejecutivo - GPR 2. Escribir el Resumen Ejecutivo. 3. Clic en Cerrar Resumen. 4. Clic en para Guardar el Resumen Ejecutivo Ilustración 22: Pantalla para crear Resumen Ejecutivo - GPR Nota: una vez Cerrado el Resumen no se puede realizar correcciones. 22

28 Problema En este campo se ingresan los problemas que han surgido en el proyecto con su respectiva acción(es) para resolverlos. Son acciones que el Líder del Proyecto no las puede gestionar y necesita escalar al Patrocinador Ejecutivo. De este modo se crea una constancia de los sucesos ocurridos que hayan podido afectar de cualquier manera el proyecto y la gestión para seguir el plan del mismo. Para crear un Problema se realizan los siguientes pasos: 1. Clic en agregar problema Ilustración 23: Pantalla para Agregar Problema - GPR 2. Se abre una pantalla en la cual se debe llenar de la siguiente información Ilustración 24: Pantalla para crear un problema - GPR 1. Problema: Indicar el problema encontrado. 2. Descripción: Detallar el problema. 3. Fecha de identificación: Fecha que se identifica el Problema. 4. Responsable: Funcionario responsable de que el proyecto termine a tiempo, dentro del tiempo y con la calidad establecida. Recomendable que 23

29 sea una persona de la unidad operativa diferente al titular. En algunas instituciones se lo conoce como Líder del Proyecto. 5. Urgencia: Se coloca en escala del 10 al 100 según la urgencia del caso. 6. Impacto: Se coloca en escala del 10 al 100 el impacto que ha tenido el problema. 7. Calificación: el sistema realiza una fórmula la cual califica al Problema. Urgencia x impacto / 100: más bajo = 1, más alto = Costo del Impacto: En caso de tener dicha información (incluir anexo con el cálculo). 9. Retraso: Días de retraso para dar una solución. 10. Fecha de impacto: Fecha en la que se presentó el problema. 11. Hito asociado: Asociar al hito al cual se genere mayor impacto el problema. 12. Estado: Puede ser abierto o cerrado. Permanece abierto mientras no haya solución y se cierra una vez solventado Fecha de cierre: Se ingresa esta fecha cuando el problema haya sido resuelto. 13. Fecha de Cierre: Fecha en la que el problema ha sido resuelto. 3. Para agregar una acción, Clic en Ilustración 25: Pantalla agregar acción en un problema 1. Acción: Indicar la acción que se va a realizar para dar solución al problema. 2. Fecha Comprometida: fecha que se realizara la acción. 3. Fecha Completada: fecha que se ha concluido la acción. 4. Finalmente Clic en para grabar el problema. Riesgo Es un evento o una condición de incertidumbre que si ocurre tiene un efecto negativo en al menos uno de los hitos o productos del proyecto. La Sintaxis correcta es: Evento CAUSARÍA Impacto 24

30 Atributos del Riesgo Es una amenaza Siempre está en futuro Puede tener una o más causas Si ocurre, puede tener uno o más impactos negativos. Evaluación y Tratamiento de Riesgos Identificar los riesgos. Calificar la probabilidad de ocurrencia. Calificar el impacto potencial. Definir un plan de acción. Monitoreo y Control de Riesgos Detectar cambios en el etorno. Gestionar el Plan de Acción. Identificar nuevos Riesgos. Cerrar los riesgos. Ilustración 26: Proceso para evaluar y monitorear un riesgo. Para crear un riego se realizan los siguientes pasos: 1. Clic en agregar riesgo Ilustración 27: Pantalla Agregar Riesgo - GPR. Recuerda: Que todos los proyectos deben tener mínimo un riesgo, el cual se debe escoger únicamente entre las categorías a nivel de proyecto. 25

31 2. Ingresar los siguientes campos Clasificación (RBS: Risk Breakdown Structure): La clasificación del riesgo es de acuerdo a Estructura desglosada de Riesgos, para proyectos utilizar la clasificación Riesgo: Se debe detallar el riesgo y la manera que afectaría a la continuidad del proyecto y debe estar redactado de acuerdo a la siguiente sintaxis. *Recuerda: Siempre debe ir la palabra CAUSARÍA con mayúsculas. 3. Descripción: Breve resumen de lo que trata el riesgo. 4. Fecha de Identificación: Fecha que se ha identificado el Riesgo. 5. Responsable: (Líder del proyecto). Es la persona que debe gestionar y buscar la manera de mitigar el riesgo. 6. Probabilidad: es el porcentaje que mide la probabilidad de que el riesgo pueda ocurrir durante la ejecución de proyecto. PORCENTAJE PROBABILIDAD DETALLE 90% Muy Alta Es casi un hecho que va a ocurrir. 70% Alta 50% Media Ilustración 28: Pantalla para Agregar un riesgo - GPR. Estamos en plena duda, las señales detectadas al respecto nos indican que puede o no ocurrir. 30% Baja Se identificó como riesgo, pero no creemos que ocurra, no hay 10% Muy Baja argumentos para alarmarnos. Tabla 6: Porcentajes de probabilidad 26

32 Grado de Impacto 7. Impacto: es el valor que mide el grado de impacto que tendrá el riesgo si llegara a ocurrir. IMPACTO PROBABILIDAD DETALLE 90 Muy Alta Habrá un perjuicio severo si llega a 70 Alta ocurrir 50 Media Perturbador pero administrable. 30 Baja 10 Muy Baja Tabla 7: Valores del impacto Mínimo y localizado. 8. Calificación: el sistema califica automáticamente, multiplicando la probabilidad por el grado de impacto. La calificación más baja es 1 y la más alta es 100. Cuando el riesgo tiene una probabilidad de ocurrencia y grado de impacto, entre (es decir con una calificación superior a 4), se la considera de prioridad 1, por lo cual se debe definir y gestionar un plan de acción. Mapa de Riesgo Probabilidad de Ocurrencia 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Tabla 8: Mapa de Riesgos Prioridad 1 *Fórmula: Probabilidad x impacto / Costo Potencial del impacto: Es el valor que se requerirá en caso de ocurrir el evento considerado como riesgo. 10. Retraso potencial: Días de retraso para dar una solución. 11. Fecha estimada de ocurrencia: Es la fecha en que se estima ocurra el riesgo, debe aproximarse con la fecha del Hito Asociado. 12. Hito asociado: se debe seleccionar el hito que será afectado en caso de ocurrencia del riesgo. Asociar al hito al cual se genere mayor impacto el riesgo. 13. Estado: Puede ser abierto o cerrado. Permanece abierto mientras no haya solución y se cierra una vez solventado. 27

33 14. Fecha de cierre: cuando el riesgo haya sido resuelto se debe incluir la fecha. Para agregar una Acción se debe realizar los siguientes pasos: 3. Clic en Agregar Ilustración 29: Pantalla Agregar Acción - GPR 1. Acción: Plan de acción para mantener bajo control el riesgo. Las acciones van encaminadas a evitar, prevenir, transferir la amenaza y/o a tener un plan de contingencia para el riesgo. 2. Tipo de Acción: Existen los siguientes tipos de acciones. TIPO DE ACCIÓN Evitar Prevenir Transferir Contingencia DESCRIPCIÓN Acción que evita el riesgo eliminando su causa, o seleccionando acciones alternativas. Acción que disminuye la probabilidad de ocurrencia del riesgo. Acción que transfiere y/o comparte el riesgo con un tercero. Acción que reduce el impacto en caso de que ocurra el riesgo. Tabla 9: Tipos de Acción - GPR 3. Fecha Comprometida: Es la fecha de compromiso de ejecución de la(s) acción(es). 4. Fecha Completada: Es la fecha que la acción ha sido ejecutada. Recuerda: En caso de que el riesgo ocurra, afecte negativamente al cumplimiento del hito y a pesar de haber llevado a cabo todas las acciones previstas y el plan de contingencia, este deberá cerrarse y gestionarse como problema 4. Clic en para grabar el Riesgo. 28

34 Localidad En este campo se selecciona el área o áreas focales a las cuales se espera impactar con el proyecto. Pasos para editar una localidad 1. Clic en Editar localidades Ilustración 30: Pantalla Editar Localidades - GPR 2. Se abre una pantalla, hacer clic en Agregar Ilustración 31: Panta para Agregar Localidades - GPR 3. Seleccionar la localidad de impacto del proyecto. Ilustración 32: Pantalla selección de Localidad de impacto - GPR 4. Clic en Aceptar para guardar los cambios. 29

35 Hitos Los Hitos son logros o entregables verificables en el transcurso del proyecto. Para crear o modificar hitos se realizan los siguientes pasos: 1. Clic en Editar Hitos Ilustración 33: Pantalla detalle de Hitos - GPR 2. Se debe detallar la siguiente información: Ilustración 34: Pantalla de Edición de Hitos GPR 30

36 1. Clic en Agregar para añadir las filas. 2. Escribir los hitos en base a la metodología Para los proyectos de Gasto Corriente se debe tomar en cuenta todas las etapas de un proyecto. ANTEPROYECTO: Define el proyecto a realizarse. DEFINICIÓN: Justificación de la necesidad del proyecto. PLANEACIÓN: Aquí se puede detallar las actividades que se va a realizar en el proyecto como por ejemplo un cronograma. EJECUCIÓN: Se detalla las actividades que se van a realizar en el proyecto con sus respectivas fechas de realización. CIERRE: Informe de las actividades realizadas. COMPLETADO: Documento final que evidencie el cumplimiento del proyecto. Tabla 10: Descripción de las etapas de los Hitos GC GPR Para los Proyectos de Inversión, solo se detallan Hitos de ejecución, cierre y completado debido a que la institución es coejecutor de las obras. EJECUCIÓN: Se detalla las actividades que se ejecutaran en la obra (Cronograma Valorado). CIERRE: Documento del Acta de Entrega Recepción Provisional. COMPLETADO: Documento del Acta de Entrega Recepción Definitiva. Tabla 11: Descripción de las etapas de los Hitos PI - GPR *Observación: Los hitos deben estar directamente relacionados a las actividades del cronograma valorado del proyecto aprobado por SENPLADES en la fase de ejecución. 3. Seleccionar la Categoría tenga relación con el Hito, entre ellos tenemos: Solicitud de Información Publicación de pliegos Adjudicación Inicio de Trabajo Entregables intermedios Acta de Entrega - Recepción Definitiva Entregables formales V- Verificación ejecutiva C Compromiso Ministerial 4. Fecha comprometida y Fecha Estimada: En un principio la fecha comprometida y estimada deben ser las mismas. La fecha comprometida nunca cambia, sin embargo la fecha estimada debe ser modificada según la 31

37 realidad y una vez que se cumpla el hito la fecha estimada se convertirá en fecha real de manera automática. 5. Fecha Real: Una vez que el hito se cumpla, la fecha estimada se convertirá en la Fecha Real de manera automática. La edición de las mismas dependerá de los niveles de ceremonia establecidos. Una vez que el proyecto cambie a su fase de Ejecución, se debe definir el nivel de ceremonia previo aprobación del Ministerio Coordinador o Rector según corresponda. *Observación: El comportamiento de los semáforos está sujeto al cumplimiento o no de los hitos y si están o no a tiempo. Entonces, se prenderá el color: 6. Hito Cumplido: Si el hito se ha cumplido se debe seleccionar SI. 7. Avance Físico: Se debe asignar un peso a cada hito según su importancia y la fase a la que pertenezca, de tal manera que sumados todos los pesos lleguen a 100. Este peso se verá reflejado como porcentaje de avance físico del proyecto a medida que se van cumpliendo los hitos. El tiempo requerido para terminar el proyecto. Definición Planeación Ejecución Cierre HITOS Avance Físico % 20% 25 50% 70% 90% 100% % Ilustración 35: Grafico de la relación de Hitos y Tiempo. 3. Clic en para grabar los cambios. 32

38 Supervisiones Ejecutivas Una Supervisión Ejecutiva es la observación pertinente a las actividades que se llevan en un proyecto, para: identificar problemas, retrasos o incumplimientos de la ejecución de los programas y proyectos de inversión que se ejecutan, y tomar medidas correctivas de forma oportuna y eficiente por parte de la institución pública ejecutora. Ilustración 36: Pantalla Supervisiones Ejecutivas - GPR Presupuesto y Perfil Económico En este campo se registra el resumen del presupuesto del proyecto cargado en GPR. Ilustración 37: Pantalla de Presupuesto y Perfil Económico - GPR Para ingresar el presupuesto del proyecto se realizan los siguientes pasos: 1. Se debe ingresar los campos requeridos: 33

39 Ilustración 38: Pantalla presupuesto y perfil económico - GPR 34

40 1. Ppto. Programado a Devengar (Mensual): Monto del presupuesto programado a devengar para pagos en cada mes. La suma del presupuesto programado a devengar mensual debe cuadrar con el presupuesto codificado en el esigef, es decir el monto de presupuesto disponible y autorizado para el proyecto en el año corriente. 2. Presupuesto Devengado (Mensual): Monto del presupuesto devengado estipulado en la cédula presupuestaria del proyecto cada mes. 3. Programado a Devengar Acumulado: Es la sumatoria acumulada del Ppto Programado durante el periodo definido. 4. Devengado Acumulado: Es la sumatoria acumulada del Ppto Devengado hasta el último mes actualizado. 5. Avance Acumulado: Refleja el porcentaje del Devengado Acumulado en relación al Programado Acumulado. 6. Estado: Los semáforos son un resultado del Avance Acumulado, si éste tiene una desviación igual o menor al +/- 10% será verde, si es menor al +/- 15% será amarillo y finalmente si es igual o mayor al +/- 15% será rojo. 7. Avance Anual: Refleja el porcentaje del Devengado Acumulado en relación al Total. 8. Ppto. Planeado: Es el valor que se establece como necesario para llevar a cabo el proyecto en el AÑO FISCAL. Es decir, es el valor planeado y solicitado en el año correspondiente y que consta en el proyecto SENPLADES y fue aprobado. 9. Razón del Cambio: Cada cambio al presupuesto programado requiere una breve explicación de la razón por la que se realizó el cambio. 10. Ppto. Externo Planeado: Si existe presupuesto externo se ingresa el valor y se especifica de dónde proviene dicho presupuesto. 11. Tipo de Ppto. Externo: Pueden ser Donaciones, Economía mixta, Fideicomiso Inversionista Internacional, Inversionista Nacional, Obligaciones, Organismo multilateral, Proveedor. 12. Ppto. Aprobado Inicial: Monto aprobado oficial al inicio de cada año por la Asamblea Nacional y se publica en el Plan Anual de Inversiones PAI. 13. Ppto. Codificado: Monto autorizado y codificado en el sistema e-sigef, significando el presupuesto actual vigente del proyecto. 14. Ppto. Comprometido: Estimación de las obligaciones contraídas pendientes de ejercer con cargo al presupuesto aprobado inicial. 15. Ppto. Codificado 998: Monto autorizado y codificado en el sistema e-sigef, significando el presupuesto actual vigente del proyecto para fuente Ppto. Devengado 998: Monto del presupuesto devengado para fuente Estimado a fin de año: Pronóstico del Líder del Proyecto de cuál sería el monto final devengado a fines de diciembre del presente año. 35

41 18. Anticipo Desembolsado: Monto acumulativo del anticipo entregado en la vida del proyecto. 19. Costo Total: El costo total del proyecto incluyendo todos los años desde la fecha de inicio hasta la fecha de fin. 20. Retorno Económico: Beneficio cuantitativo del proyecto expresado en dinero por medio de alguna metodología determinada. 21. TIR: Tasa interna de retorno. Tipo de descuento que iguala, en valor actual, los flujos de caja positivos y negativos generados por un activo financiero o proyecto de inversión. 22. VAN: Valor Actual Neto. Es el valor puesto al día de todos los flujos de caja esperados de un proyecto de inversión. 2. Clic en para guardar los datos en el Presupuesto y Perfil Económico. Indicadores Un indicador es un instrumento para monitorear predecir y administrar el desempeño necesario para alcanzar una meta determinada. Para Agregar Indicadores Véase desde la página 42 a la 48 Ingreso de Indicadores FCE9 Archivo Anexos Para agregar un archivo se realizan los siguientes pasos. 1. Clic en Agregar Archivo Anexo Ilustración 39: Pantalla para Agregar Archivo Anexo -GPR. 2. Examinar el Archivo y escribir la descripción del mismo. Ilustración 40: Pantalla anexar documento - GPR 36

42 Formato y descripción para el documento: La descripción del archivo debe iniciar con la primera letra del abecedario (A), seguido del número correspondiente. Adicionalmente se añade la palabra Hito o Anexo según corresponda. El archivo debe ser en formato pdf o jpg. El nombre del archivo debe iniciar con la primera letra del abecedario (A), seguido del número correspondiente. Ejemplo: Ilustración 41: Pantalla de documentos anexos - GPR 3. Clic en para guardar el archivo. Agregar Liga En esta opción permite que el sistema abra una ventana adicional para acceder a la dirección indicada. Ilustración 42: pantalla agregar Liga - GPR 37

43 Pasos para agregar Liga se debe realizar los siguientes pasos: Ilustración 43: Pantalla datos para agregar liga - GPR 1. Nombre: Nombre corto de la URL (hipervínculo o enlace externo) 2. Dirección de la URL: Una Dirección de Internet (URL) valida. Información de Referencia La información de referencia fue ingresada en los FCE 4 / FCE 5. Ilustración 44: Pantalla Información de Referencia - GPR Equipo del Proyecto Aquí se detalla los funcionarios que aportan con el proyecto Ejemplo equipo del Proyecto de inversión: Ilustración 45: Pantalla equipo del Proyecto - GPR. 38

44 FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO 9 (FCE9) FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO 9 (FCE9) GESTIÓN DE LA UNIDAD Dentro de este factor se realiza la actualización y revisión de la información. Para dar seguimiento o ingresar información en los indicadores se realizan los siguientes pasos: 1. Hacer Clic en el Factor Crítico de Éxito 9 Ilustración 46: Pantalla Factores Críticos de Éxito - GPR 2. Se despliega varias opciones, se hace clic en objetivos operativos. Ilustración 47: Pantalla opciones en el FCE9 - GPR 39

45 3. Se abre una ventana con la descripción de cada indicador, hacer clic en DETALLE, para visualizar. Ilustración 48: Pantalla Visualización de Indicadores - GPR 4. Se abre una pantalla con la información del indicador, para actualizar hacer clic en Editar. Ilustración 49: Pantalla información del Indicador - GPR 40

46 5. Se abre una venta con cuatro pestañas que conforman a los indicadores de desempeño las cuales son: Ilustración 50: Indicadores de desempeño 41

47 Definición Ilustración 51: Pantalla Detalle indicadores - GPR 1. Tipo de Configuración: puede ser Modo Manual o Asistido: Manual: permite al usuario elegir el valor de cada parámetro para obtener el comportamiento deseado. Asistido: permite seleccionar configuraciones predefinidas que corresponden a indicadores típicos en la mayoría de las organizaciones. 2. Indicador: nombre corto del indicador. Este campo es requerido. 3. Descripción del Indicador: Una breve descripción del mismo. 4. Line Base: Valor de referencia tomado en un período de tiempo anterior al inicio de medición del indicador, que se puede usar como base para definir sus metas. 5. Unidad de Medida: Unidades de medida derivadas del método de cálculo.(ejemplo: porcentaje, días, montos, volúmenes, etcétera) 6. Fuente: Organismo o sistema de información oficial la cual provee información. 7. Método de cálculo: La fórmula o mecanismo para la obtención de la medición del resultado. 8. Responsable: es la persona encargada de actualizar el Indicador. 9. Jerarquía del indicador: de impacto, resultados, procesamiento o insumo. 42

48 1. Comportamiento: Discreto o Continuo. Continuo En un indicador Continuo, el color del semáforo y el porcentaje de cumplimiento con respecto a la meta en un período dado se ven influidos por el comportamiento de los períodos anteriores. Discreto En un indicador Discreto, el color del semáforo de un período se determina única y exclusivamente por el valor del indicador en ese período. La gráfica de desempeño de un indicador Continuo es un gráfica de línea continua. La gráfica de desempeño de un indicador Discreto es de barras. Resultado acumulado / Meta acumulada = % de Avance Resultado del período / Meta período = % de Avance 2. Captura de metas y avances: Indique si el resultado a captura periódicamente será el valor acumulado al momento del registro o el valor que se obtuvo en el periodo de registro. En un indicador Discreto siempre se captura por período, pero en un indicador acumulado se puede decidir capturar las metas y resultado por período o acumuladas. 3. Fecha de Inicio: esta fecha determinará qué meses aparecen en pantalla durante el primer año de vida del indicador. En los años subsiguientes este campo no tiene efecto alguno. 43

49 No se puede seleccionar una fecha de inicio fuera de la vigencia del objetivo. 4. Frecuencia de actualización: Elija entre las opciones disponibles: Mensual, Bimestral, Trimestral, Cuatrimestral, Semestral o Anual. 5. Umbrales: Los umbrales definen la forma en que se comportarán los semáforos del indicador. Los semáforos se basan en porcentaje de cumplimiento con respecto a la meta. En los indicadores crecientes el umbral verde es mayor al umbral rojo. Se dice que en estos indicadores, si sobrepasamos la meta, es mejor. Ilustración 52: Grafico indicador creciente - GPR En los indicadores descendentes el umbral rojo es mayor al verde. Se dice que en estos indicadores no es bueno acercarse a la meta. Ilustración 53: Gráfico indicador descendente - GPR 6. Responsable: el responsable es del Director de cada área. 7. Banda de Tolerancia: Seleccione Si, cuando el resultado del indicador pueda fluctuar hacia arriba o hacia abajo con respecto a la meta, es decir, no se considera un buen desempeño del indicador si: Se sobrepasa la meta más allá del umbral establecido. No se alcanza la meta esperada por un margen mayor al umbral establecido. 44

50 Al seleccionar banda de tolerancia en un indicador, no se permite definir el umbral verde mayor que el umbral rojo. 8. Indicador Fraccional: Seleccionar Sí para ingresar los resultados del indicador a manera de fracción: numerador y denominador. Recomendable para indicadores cuya forma de cálculo es mediante división, porcentajes, promedios, ratios, etc. 9. Agrupamiento: Indicador Agrupado Simple: Las metas y resultados del Indicador Agrupado se obtienen de la suma o del promedio de las metas o resultados de sus indicadores componentes. INDICADOR AGRUPADO Meta Resultado (Avance) COMPONENTES Suma o promedio de metas de Indicadores Componentes. Suma o promedio de Resultados de Indicadores Componentes. Indicador Agrupado Ponderado: Se asigna un peso específico a cada uno de los Indicadores Componentes. Se pueden generar ponderaciones clásicas basadas en 100%, en cuyo caso el peso específico para cada Indicador Componente se captura en forma decimal (i.e. 25% se captura como 0.25). Por otro lado, se tiene la flexibilidad para crear ponderaciones cuya suma sea mayor al 100%. Tasas en los Indicadores Agrupados: Cuando los Indicadores Componentes sean tasas (y por lo tanto el Indicador resultante Agrupado también), el Indicador Agrupado será el resultado de la división de las sumas de sus numeradores y la suma de sus denominadores, no de las sumas de sus tasas cuando se defina como Suma. Indicadores Agrupados Fraccionales: Cuando se crea un Indicador Agrupado Fraccional, cuyo s Indicadores Componentes son fraccionales a su vez- siempre utilizará el promedio como método de cálculo de sus metas y avances. El único efecto de seleccionar acumulamiento tipo suma es para propósitos de sumar los denominadores y numeradores de sus Indicadores Componentes. 45

51 Metas/simulador Con la finalidad de que el usuario pruebe el comportamiento del indicador, antes de que sus metas queden grabadas, el sistema permite que se capturen valores de metas y resultados para que se despliegue la gráfica y semáforos correspondientes a cada periodo. Ingrese las metas y resultados de prueba y de clic en Simular Ilustración 54: Pantalla de Simulador - GPR 46

52 Resultados Ilustración 55: Pantalla resultados indicadores - GPR En esta pestaña se ingresara la información requerida en base a la configuración del indicador. Actualización y Cierre de Metas 1. Capture o edite información en las columnas correspondientes. 2. Haga clic en Aceptar para registrar la información. 3. Escribir el comentario mensualmente con los valores del numerador y denominar. Se debe escribir de forma descendente los meses y con el siguiente formato: FEBRERO 2014: En el área se atendieron 17 memos de 20 memos requeridos. ENERO 2014: En el área se atendieron 20 memos de 20 memos requeridos. 47

53 4. Seleccione la casilla Cerrar Metas y haga clic en Aceptar para registrar la información definitivamente. Ilustración 56: Pantalla de cierre de metas de indicadores - GPR Nota: para verificar si un indicador se encuentra cerrado se debe visualizar que el candado se encuentre cerrado junto al mes. Archivos Anexos Pasos para ingresar un archivo 1. Clic en Agregar Ilustración 57: Pantalla Archivo anexo Indicadores - GPR Ilustración 58: Pantalla Anexar Archivo Indicador - GPR Se debe guardar los archivos con la siguiente metodología Ilustración 59: Formato archivo anexo - GPR 48