22 de enero 2015 DCA-0186

Transcripción

1 División de Contratación Administrativa Al contestar refiérase al oficio Nº de enero 2015 DCA-0186 Señor Fidel Calderón Fuentes Presidente Junta Administrativa Liceo San Rafael de Alajuela Telfax: Estimado señor: Asunto: Se concede autorización para modificar unilateralmente el contrato producto de la contratación directa concursada CDC-JA-LSRA , suscrito entre la Junta Administrativa del Liceo San Rafael de Alajuela y el ingeniero civil Gabriel Valverde Rodríguez, servicios profesionales para la realización del Tracto A: Estudios preliminares, anteproyecto, planos constructivos, especificaciones técnicas, presupuesto, Tracto B: Asesoría en licitación y adjudicación para la contratación de materiales y mano de obra por separado, y Tracto C: Dirección técnica de proyecto de infraestructura educativa para la construcción del Gimnasio del Liceo San Rafael, por un monto adicional de ,76, y un plazo adicional de 70 días naturales. Nos referimos a sus oficios LSRA , LSRA del 20 y 27 de noviembre del año pasado, mediante los cuales solicita autorización para modificar unilateralmente el contrato descrito en el asunto. Mediante oficios LSRA , LSRA del 4 de diciembre del 2014, y JA- LSRA del 8 de enero del presente año, se brindó documentación e información adicional, en atención a los requerimientos solicitados por esta División de Contratación Administrativa, según oficios (DCA-3177), (DCA-3404) de 1 y 18 de diciembre del I.- Justificaciones y antecedentes. Los fundamentos más relevantes que expone el Liceo de San Rafael de Alajuela, para solicitar la autorización son los siguientes: 1. Mediante oficio (DCA-1664) del 23 de junio de 2014, esta División autorizó para que se contratara en forma directa concursada un ingeniero civil para la consultoría y administración de la construcción del Gimnasio del Liceo San Rafael de Alajuela, por un

2 plazo de 190 días naturales, y hasta por un monto máximo de , Se tramitó la Contratación Directa Concursada CDC-JA-LSRA , para la contratación de servicios profesionales de un ingeniero civil, para la realización del Tracto A: Estudios preliminares, anteproyecto, planos constructivos, especificaciones técnicas, presupuesto, Tracto B: Asesoría en licitación y adjudicación para la contratación de materiales y mano de obra por separado, y Tracto C: dirección técnica de proyecto de infraestructura educativa para la construcción del Gimnasio del Liceo San Rafael. Tal contratación fue adjudicada al ingeniero civil Gabriel Valverde Rodríguez, por la suma de ,00, de acuerdo a los aranceles del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica (CFIA). 3. En la oferta original se calcularon como actividades prototipo (construcción del Gimnasio) un total de ,00 y como actividades complementarias ,00 (demoliciones estructuras existentes ; cerramiento HG ,11; Graderías ,50; Baños, vestidores y duchas ,75; escenario ,54; paso cubierto ,00; bebedero ,00; canal pluvial ; sistema de agua potable ,00; sistema de aguas negras ,00; sistema de aguas pluviales ,20; sistema eléctrico ,90). Los honorarios del ingeniero civil adjudicado se calcularon en base al valor total del Gimnasio, el cual asciende a la suma de ,00, desglosados de la siguiente manera: Tracto A: Estudios preliminares sobre todo (0.50%): ,00; Anteproyecto sobre complementario (1%): ,00; Planos y Especificaciones sobre complementario (4%): ,00; Presupuesto detallado sobre complementario (1%): ,00. Tracto B: Asesoría en licitación y contratación sobre todo (0.50%): ; Tracto C: Dirección Técnica sobre todo (5%): ,00). 4. Las obras contempladas en la contratación original son: Obras Tipo DIEE (Gimnasio). Obras Complementarias: Demoliciones de estructuras existentes; estructura metálica de paredes y cerramientos en HG m2; graderías (capacidad 400 estudiantes) 50 ml, baños, vestidores y duchas m2; Escenario 9 m2; Paso cubierto m2; Bebedero; Canal Pluvial ml; sistema de agua potable; sistema de aguas negras; sistema de aguas pluviales; sistema eléctrico. El Gimnasio contempla una cancha deportiva techada de 24 metros de ancho por 36 metros de largo con una estructura metálica principal. Los planos constructivos y las especificaciones técnicas de la cancha deportiva fueron entregados por la DIEE. 5. Se requirió realizar Estudios Geotécnicos y de Mecánica de Suelos, los cuales fueron realizados por la empresa Geotécnicas Fernández S.A. en octubre 2014, quienes determinaron una baja capacidad soportante de los suelos lo que obliga a realizar mejoramientos como sustituciones, aumento de dimensión de placas y otros tales como un corte y bote de m3, un relleno de 167 m3 en funciones, un relleno de terrazas por corte adicional de materia vegetal de 144 m3, actividades que no están contempladas en la oferta original. Esta condición de imprevisibilidad obliga a hacer un nuevo diseño estructural del Gimnasio y la elaboración de nuevos planos constructivos. En la oferta original la única actividad que se considera como prototipo es el Gimnasio, porque se pensaba utilizar el juego de planos ya diseñado y puesto a disposición por la DIEE. Los planos son propiedad

3 3 intelectual del diseñador, por lo que no pueden ser modificados por terceros, y no es posible registrar ante el CFIA dos profesionales responsables por un mismo diseño. Por lo tanto, ahora el Gimnasio no puede ser considerado como una obra prototipo, sino complementaria, como el resto de las obras del proyecto. 6. Algunas de las obras contempladas en la contratación original sufren cambios: con respecto a los cerramientos en mampostería, se reduce en m2 el área de cerramientos perimetrales para una cantidad final de m2, y se sustituye la estructura metálica y la lámina de hierro galvanizado esmaltado por un cerramiento de paredes en mampostería de concreto; se aumenta el área total de los baños, vestidores y duchas de m2 a m2; el escenario pasa de 9 m2 a m2 elevada a 0.45 m sobre el nivel de piso terminado; para los pasos cubiertos se deben reubicar los puntos de acceso principales que comunican con la infraestructura existente; con respecto al Gimnasio debe eliminarse el último marco de la estructura metálica principal, así como los cerramientos en lámina de HG, lo que implica una disminución de -4% en el costo de la construcción del Gimnasio. 7. En virtud de lo anterior, ahora todas las obras del proyecto deben ser consideradas como complementarias; el costo total del proyecto se incrementa de ,00 a ,00 (construcción Gimnasio ,00; demoliciones estructuras existentes ; cerramiento HG ,45; Graderías ,50; Baños, vestidores y duchas ,30; escenario ,59; paso cubierto ,00; bebedero ,00; canal pluvial ; sistema de agua potable ,00; sistema de aguas negras ,00; sistema de aguas pluviales ,20; sistema eléctrico ,90; corte y bote ,40; rellenos por imprevistos estudio de suelos ,00; rellenos en terrazas ,00; cerramiento en mampostería ,00), lo que se traduce en un sobrecosto en el cálculo de los honorarios, por una suma adicional de ,76, que equivale al 81% del monto original, por lo que se excede el 50% a que hace alusión el artículo 200 RLCA. Los honorarios en el Tracto A: de los Estudios preliminares pasan de ,00 a ,62; el anteproyecto de ,00 a ; los planos y especificaciones de ,00 a ,92; el presupuesto detallado de ,00 a ,23. En el Tracto B: la asesoría en licitación y contratación pasa de ,00 a ,62. En el Tracto C: la Dirección Técnica de ,00 a , Se remite informe del ingeniero civil Valverde Rodríguez para el reajuste de los honorarios, y un análisis técnico de la modificación. 9. Se remite oficio DIEE-DGPE del 20 de noviembre de 2014, suscrito por el ingeniero Kenneth Sevilla Arce, del Departamento de Gestión de Proyectos Específicos de la DIEE-MEP, en donde señala que de conformidad con los estudios de suelos realizados para este proyecto por la empresa Geotécnica Fernández S.A., deben realizarse modificaciones muy severas en los cálculos y diseños estructurales, por lo que debe reajustarse el monto de los servicios profesionales a pagar, ya que no es posible utilizar los planos prototipo suministrados, lo cual obedece a una situación fortuita, imprevisible y de fuerza mayor.

4 4 10. Se remite certificación de contenido presupuestario emitida por la señora Martha Cubillo Jiménez, Tesorera Nacional. 11. Se aclara que los planos prototipo aportados por la DIEE para la contratación original, correspondían únicamente a los pasos techados, y si bien es cierto la DIEE suministró planos del gimnasio, los mismos no se encontraban formalmente inscritos como prototipo, por lo que era necesario que el profesional que se contratara firmase los mismos, asumiendo la responsabilidad del diseño. 12. Mediante oficio DIEE-DGPE del 7 de enero de 2015, suscrito por el Ingeniero Kenneth Sevilla Arce, Departamento de Gestión de Proyectos Específicos, desglosa el monto adicional de honorarios ( ,76) que se deben de pagar por las obras adicionales a realizar (movimientos de tierra (corte, sustitución y rellenos), rediseño estructural del gimnasio, cambios de cerramiento (se elimina cerramiento metálico y se sustituye por bloques), aumento en áreas de baños y vestidores, aumento en áreas de pasos cubiertos, aumento en área de escenario), ello de conformidad con el arancel del CFIA que señala para los estudios preliminares 0.50%, anteproyecto (diseño de sitio) 1%, planos de construcción y especificaciones técnicas 4%, presupuesto detallado 1%, asesoría a la Junta para adquisición de materiales y contratación de mano de obra 0.50%, y dirección técnica 5%. 13. De conformidad con lo dispuesto, en el artículo 200 RLCA, solicitan autorización para modificar el monto original del contrato de la suma de ,00 a la suma de ,75, sea una diferencia mayor de ,76, lo que implica un aumento del 81% con respecto al monto original, y un incremento del plazo original de 190 días a 260 días naturales, ampliación del plazo que se justifica por cuanto se incrementó en el proyecto la elaboración de los planos y diseños, incremento de otros estudios preliminares para el diseño y la sustitución de suelos y rellenos que implica la construcción de muros de retención y preparación óptima de los terrenos para la construcción del gimnasio; y se exima del refrendo contralor la adenda que se confeccione al respecto. II. Criterio de la División a) Sobre la modificación unilateral del contrato: La modificación unilateral del contrato se encuentra regulada en nuestro ordenamiento jurídico en los ordinales 12 de la Ley de Contratación Administrativa (LCA), y en el 200 de su respectivo Reglamento (RLCA). En ese sentido, es oportuno indicar que esa norma reglamentaria, entre otras cosas dispone que: La Administración podrá modificar unilateralmente sus contratos tan pronto éstos se perfeccionen, aún antes de iniciar su ejecución y durante ésta, y para ello enlista una serie de condiciones que tienen que cumplirse a cabalidad para que proceda la modificación sin que se requiera la participación de este órgano contralor.

5 5 Sin embargo, puede darse el caso que no se cumplan todos los supuestos que el precepto normativo enlista, ante lo cual la propia norma señala que: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República, la cual resolverá dentro del décimo día hábil posterior a la gestión, basada, entre otras cosas, en la naturaleza de la modificación, estado de ejecución y el interés público. Así las cosas, cuando no se cumplan las consideraciones descritas y sea necesario realizar una modificación unilateral del contrato, la Administración deberá solicitar la correspondiente autorización ante este órgano contralor. En ese sentido, el referido artículo 200 del RLCA dispone, entre otras cosas, que la Administración puede realizar la modificación unilateral del contrato, siempre y cuando no se exceda el 50% del monto original del contrato, caso contrario deberá contar con la autorización de este órgano contralor. Para el caso en estudio, se observa que debe modificarse el objeto contractual original del contrato, incluyendo nuevas obras a realizar, lo que significa un incremento de la suma adjudicada de ,00, por concepto de honorarios de conformidad con el arancel del CFIA, a la suma de ,75, sea una diferencia mayor de ,76, lo que implica un aumento del 81% con respecto al monto original, en virtud de que el Estudio Geotécnico y Mecánica de Suelos elaborado por la empresa Geotécnicas Fernández S.A. en octubre de 2014, determinó una baja capacidad soportante de los suelos lo que obliga a realizar mejoramientos como sustituciones, aumento de dimensión de placas y otros que no estaban contempladas en la contratación original, debiendo hacerse un nuevo diseño estructural del gimnasio y nuevos planos constructivos, lo que origina en definitiva ese incremento en los honorarios profesionales. Por su parte, la DIEE señala que efectivamente de conformidad con los estudios de suelos realizados, deben hacerse modificaciones muy severas en los cálculos y diseños estructurales, y al no poderse ya utilizar los planos prototipo, deben realizarse nuevos planos, lo que significa que debe reajustarse el monto de los honorarios profesionales del adjudicatario, ya que ello obedece a una situación fortuita, imprevisible y de fuerza mayor, detallando esa diferencia en los honorarios de ,76, de conformidad con los porcentajes que al efecto fija el arancel del CFIA. En este punto es importante, tener presente que el cartel define los planos prototipo como los diseños arquitectónicos y estructurales estandarizados para la construcción de espacios físicos, según el requerimiento de las diferentes instituciones y área del país, entre ellos aulas, comedores, bibliotecas, laboratorios, baterías de servicios sanitarios, pasos techados, cerramientos en malla ciclón, edificios de dos niveles (ver folio 24 del expediente administrativo). En la oferta original la única actividad que se consideraba como prototipo era el gimnasio, ya que se pensaba utilizar un juego de planos ya diseñado y puesto a disposición por la DIEE, los cuales correspondían únicamente a los pasos techados. Ahora, como

6 6 consecuencia del referido Estudio Geotécnico y Mecánica de Suelos ya no se pueden utilizar esos planos prototipo, lo que significa que los planos deben ser modificados, pero al constituir propiedad intelectual del diseñador, no pueden ser modificados por terceros, ni es posible registrar ante el CFIA dos profesionales responsables por un mismo diseño, por lo que necesariamente deben elaborarse nuevos planos al efecto, y ello se traduce en que la construcción del Gimnasio ya no se puede considerar como una obra prototipo, sino como obra complementaria, al igual que todas las demás obras del proyecto. Las nuevas obras que se deben realizar resultado del Estudio Geotécnico, incrementan el valor de la obra de ,00 a ,00, y para el cálculo de los honorarios del Ingeniero Civil contratado, al no poder ya utilizarse los planos prototipo aportados por la DIEE, deben diseñarse nuevos planos al efecto, por lo que ahora el gimnasio no se puede considerar como una obra prototipo, sino complementaria, lo que ocasiona el reajuste de tales honorarios de conformidad con el arancel del CFIA, a la suma de ,75. Para una mejor comprensión, se consignan dos tablas que contemplan los costos de las obras y los honorarios profesionales, tanto de la oferta original, como los de la oferta modificada. En el cálculo de los honorarios profesionales en la oferta original se consideró como obras prototipo la construcción del gimnasio por ,00, y el resto como obras complementarias por ,00, en la oferta modificada todo se considera como obra complementaria por ,00: COSTOS OBRAS Actividades Oferta Original Oferta Modificada Construcción Gimnasio , ,00 Demoliciones estructuras , ,82 existentes Cerramiento HG , ,45 Graderías , ,50 Baños, vestidores, duchas , ,30 Escenario , ,59 Paso Cubierto , ,00 Bebedero , ,00 Canal Pluvial , ,01 Sistema agua potable , ,00 Sistema aguas negras , ,00 Sistema Eléctrico , ,90 Corte y bote ,40 Rellenos por imprevistos ,00 estudio suelos Rellenos en terrazas ,00

7 Cerramiento en mampostería ,00 Total , ,00 7 HONORARIOS Actividades Oferta Original Oferta Modificada Item A Estudios Preliminares , , % Anteproyecto 1% , ,23 Planos y , ,92 especificaciones 4% Presupuesto detallado , ,23 1% Item B Asesoría en licitación y , ,62 contratación 0.50% Item C Dirección Técnica 5% , ,15 Total , ,76 Corolariamente a lo anterior, al tener que elaborarse nuevos planos y diseños, y otros estudios preliminares para ese diseño y la sustitución de suelos y rellenos que implica la construcción de muros de retención y preparación óptima de los terrenos, el plazo del contrato original debe incrementarse en de 190 a 260 días naturales, sean 70 días naturales adicionales. Además, algunas de las obras contempladas en la contratación original sufren cambios, así tenemos que con respecto a los cerramientos en mampostería, se reduce en m2 el área de cerramientos perimetrales para una cantidad final de m2, y se sustituye la estructura metálica y la lámina de hierro galvanizado esmaltado por un cerramiento de paredes en mampostería de concreto; se aumenta el área total de los baños, vestidores y duchas de m2 a m2; el escenario pasa de 9 m2 a m2 elevada a 0.45 m sobre el nivel de piso terminado; para los pasos cubiertos se deben reubicar los puntos de acceso principales que comunican con la infraestructura existente. Con respecto al Gimnasio, debe eliminarse el último marco de la estructura metálica principal, así como los cerramientos en lámina de HG, lo que implica una disminución de -4% en el costo de la construcción del Gimnasio. Todos esos cambios en la realización de las obras, y el nuevo cálculo de los honorarios profesionales a pagar, se encuentran debidamente acreditados en los respectivos informes elaborados por el ingeniero civil Gabriel Valverde Rodríguez, en su calidad de adjudicatario de la Contratación Directa Concursada CDC-JA-LSRA , informes avalados por el ingeniero Kenneth Sevilla Arce de la DIEE, y por la Junta Administrativa. Así, a partir de las manifestaciones de la Administración, esta División concluye que sí

8 8 cuenta con la competencia para conocer la solicitud que nos fue presentada, toda vez que el aumento del objeto contractual implica un aumento del monto que excede el 50% del monto del contrato original, por lo que de conformidad con lo dispuesto por el artículo 200 RLCA se requiere de nuestra autorización para que la modificación se haga efectiva. Valga mencionar, que este órgano contralor no desconoce la importancia que tiene para la comunidad de la zona que el Liceo San Rafael de Alajuela cuente a la mayor brevedad posible con el respectivo gimnasio, razón por la cual mediante el oficio se autorizó contratar en forma directa a un ingeniero civil para la consultoría y administración de la construcción del gimnasio. Conforme con todo lo señalado anteriormente, se considera que la solicitud planteada es razonable, ajustada al principio de legalidad y con base en las consideraciones expuestas en los párrafos precedentes, con fundamento en lo dispuesto en el artículo 200 del RLCA, se procede a conceder la autorización de modificación del contrato en los términos dichos. b) Sobre el trámite del refrendo contralor: Solicita la Junta Administrativa que la adenda que se llegue a confeccionar con respecto a esta modificación, se exima del refrendo. En nuestra autorización anterior del oficio , el condicionamiento 12 señala: 12) Con lo que respecta al trámite de refrendo del contrato que se llegue a formalizar producto de esta contratación, esta División considera conveniente excluirlo del trámite de refrendo contralor y en su lugar disponer que dicho requisito de eficacia sea de conocimiento de la propia Administración, en vista de las razones de interés público expuestas en la presente gestión.. Lo anterior significa que la adenda que se confeccione para modificar en el sentido dicho el contrato, no requiere refrendo contralor, precisamente por la circunstancia de que en tal autorización el contrato principal se excluyó de ese trámite, en consecuencia, la adenda deberá contar con la aprobación interna según lo establecido en el numeral 17 del citado Reglamento. III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización. La autorización se condiciona a lo siguiente: 1. La presente autorización se otorga bajo el entendido que todas las cláusulas del contrato se mantienen incólumes a excepción de las cláusulas que por la adenda que llegue a confeccionarse se modifiquen, específicamente la cláusula primera relacionada con el monto, y la cláusula cuarta relacionada con el plazo. 2. Es responsabilidad de esa Administración contar con el contenido presupuestario suficiente y disponible y apto para atender las erogaciones provenientes de esta contratación. De igual manera, deberá adoptar todas las medidas necesarias para contar con el presupuesto necesario para solventar las obligaciones a cancelar el próximo año.

9 9 3. Al caso particular aplica lo indicado en el artículo 8 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, cuando indica: Es entendido que la solución técnica adoptada por la Administración es de su entera discrecionalidad y responsabilidad siendo, además, responsabilidad de la entidad licitante haber verificado el cumplimiento de todos los aspectos técnicos de la contratación. Asimismo, la autorización se otorga bajo el entendido que las modificaciones y trabajos por realizar se detallan en el documento sin fecha denominado Trámite de Ampliación al contrato del proyecto Gimnasio del Liceo San Rafael de Alajuela, contratación directa concursada CDC-JA-LSRA , y su respectivo Anexo 1 Análisis técnico de la adenda, elaborados por el Ingeniero Civil Gabriel Valverde Rodríguez, en calidad de adjudicatario de la contratación directa concursada CDC-JA-LSRA , avalados por la Junta Administrativa y por la DIEE. 4. Deberá tener presente la Administración el deber de fiscalización del contrato, que debe asumir en los términos del artículo 13 de la Ley de Contratación Administrativa. Se deberán adoptar las medidas de control interno necesarias y suficientes a fin de contar con herramientas idóneas que determinen el ajuste de la ejecución contractual a los términos fijados en el contrato y los estudios técnicos emitidos al efecto. La adecuada y oportuna fiscalización, así como el contar con el recurso humano calificado, es una responsabilidad que debe ser asumida con el rigor que el caso exige. 5. En cuanto al pago, debe observarse lo indicado en la cláusula sexta del contrato que dispone: SEXTA: La JUNTA se compromete a realizar los pagos al contratista de conformidad con el cronograma de desembolsos por honorarios profesionales establecido por la DIEE, los aranceles establecidos por el CFIA, conforme a lo estipulado en la Guía de Contratación de Servicios Profesionales para la Formulación y Control de Proyectos de Infraestructura, entendido que bajo ninguna circunstancia se realizarán pagos anticipados. Para realizar los pagos el PROFESIONAL RESPONSABLE deberá presentar a la JUNTA los documentos de soporte aprobados por el funcionario responsable por parte de la DIEE.. 6. Es deber de la Administración verificar que el adjudicatario se encuentre al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación. 7. De igual forma, se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No en cuanto a encontrarse al día con el pago de las obligaciones con FODESAF. 8. De igual forma, es deber de la Administración verificar que al adjudicatario no le cubran las prohibiciones para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo que establecen al efecto los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa.

10 10 9. La adenda que llegue a confeccionarse producto de la modificación aquí autorizada, deberá contar con la aprobación interna según lo establecido en el numeral 17 del citado Reglamento. La verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad del señor Fidel Calderón Fuentes, Presidente de la Junta Administrativa del Liceo San Rafael de Alajuela o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente Karen Castro Montero Gerente Asociada a.i Oscar Castro Ulloa Fiscalizador OCU/chc Adjunto: Expediente Administrativo respectivo. Ci: Archivo Central NI: G: