PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO

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3 1 de 5 EJECUCIÓN DE La ESAP tiene aprobadas por el AGN TRD desde el año 2001 se realizó una actualización de las mismas en el año 2010 atendiendo lo dispuesto en la normatividad del AGN, dichas TRD fueron aprobadas por el Comité de Archivo de la ESAP, razón por la cual los archivos son organizados con base a esta ultima versión atendiendo todos los parámetros establecidos para adelantar los diferentes procesos como son: clasificación, ordenación, foliación, identificación, hojas de control (series que aplica) e inventario. (Ver carpeta Soportes de avance: 1.1. Organización de archivos TRD actual.) Realizar la Actualización de las TRD de las Dependencias de la Sede Central las Direcciones Territoriales. 01/09/ /05/ ,00% TRD de la ESAP actualizadas. Se observó que a la fecha se cuentran los borradores de nueve (9) Para el periodo que comprende el segundo informe de seguimiento, las TRD (Subdirección Académica; Facultades de Investigaciones, actividades adelantadas para la actualización de las 38 TRD de la ESAP fueron: Postgrado Pregrados; APT; Grupos de Mejoramiento 1. Reuniones con las dependencias: Subdirección académica, Facultad de TRD actualizadas con Académico, Curricular, Mejoramiento Docente Investigaciones, Facultad de Pregrado, APT, Grupo de Bienestar Universitario, visto bueno de los jefes Grupo de Registro Contro Bienestar Universitario), el avance con el fin de revisar nuevamente los procesos dado que algunos de ellos fueron de áreas. Coordinadora. corresponde a los soportes presentados. actualizados en el mes de diciembre de 2017 lo que incide directamente en la elaboración de las TRD. 2. Verificación elaboración de los borradores de 9 TRD de las dependencias: Subdirección Académica, APT, Biblioteca, Facultad de Posgrado, Facultad de Pregrado, Facultad de Investigaciones, Grupo Mejoramiento Académico Curricular, Grupo de Mejoramiento Docente Grupo de Registro La Entidad no cuenta con Tablas de Retención Documental - TRD Realizar el proceso de actualización de Control actualizada debidamente ajustada, aprobada convalidada, de conformidad con la estructura orgánica funciones de las dependencias. Así mismo en las TRD se debe identificar las series, subseries que contienen información en medio electrónico, ACCION 1 la TRD de ESAP para el Periodo 11, de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 004 de 2013 solicitar la convalidación de las mismas al Archivo 8,00% Se adjunta cronograma de actualización de TRD (Ver carpeta Soportes de avance: 1.1. Actualización de TRD.) los plazos de conservación. General de La Nación - AGN. Presentar para aprobación al Comité Administrativo de la 07/05/ /06/ ,00% Acto administrativo de aprobación de las TRD expedido por el Comité Administrativo de la Acta de reunión del Comité Institucional de No se evidencian avances, la tarea inicia en el mes de mao de Administrativo de la ESAP en donde se Coordinadora. aprueban las TRD. Comunicación oficial de Solicitar al Archivo General de la Nación - AGN la convalidación de las TRD de la 02/07/ /07/ ,00% Certificado de convalidación de las TRD de la ESAP expedido por el AGN. la ESAP mediante la cual se envían al AGN para No se evidencian avances, la tarea inicia en el mes de julio de convalidación las TRD Coordinadora. con sus respectivos anexos. Elaborar presentar ante el Comité Administrativo el Plan Institucional de Archivos PINAR para su aprobación. 01/09/ /12/ ,00% Documento PINAR aprobado publicado en la pagina WEB de la El PINAR fue adoptado por la ESAP se encuentra publicado en la pagina Se observó que el documento PINAR fue aprobado se encuentra WEB de la entidad puede accederse a través de la ruta: ESAP - Servicio al Secretaria General. URLdelapaginaWEB publicado en la pagina web de la ESAP (Ver carpeta Soportes de Ciudadano - Transparencia - Gestión Documental - Plan Institucional De de la ESAP por el cual avance: 1.2. PINAR). Archivos Pinar se accede al documento URL: PINAR en formato PDF. La tarea programada fue ejecutada dentro del termino establecido. Institucional-De-Archivos-Pinar pdf Ajustar el PGD de la ESAP atendiendo la metodología establecida por el Archivo General de la Nación - AGN incluendo el componente de gestión de documento electrónico. 01/09/ /12/ ,00% Documento del PGD debidamente actualizado que inclua políticas de custodia preservación digital. 1. En el mes de noviembre diciembre de 2017 la firma Compres S.A.S elaboro un modelo de gestión de documentos cuo establecimiento requirió de la Se evidencio el modelo de gestión de documentos entregado por la Documento PGD elaboración de un diagnóstico del Sistema de Gestión Documental. firma Compres S.A. los contratos de personal en archivistica. El actualizado que inclua 2. Para la vigencia 2018 se contrato una profesional en Archivística en las avance corresponde a los soportes presentados. el componente obligaciones especificas del contrato se incluo la actualización de este Oficina de Sistemas e tecnológico. documento. Informática / Jefe de la (Ver carpeta Soportes de avance: 1.2. Actualización PGD) oficina. 1.2 Articular con el Programa de Gestión Documental - PGD el componente tecnológico. ACCION 2 Actualizar el PGD incluendo el componente tecnológico contemplado en el Decreto 1080 de Presentar el documento del Programa de Gestión Documental para revisión aprobación por parte del Comité 02/04/ /06/ ,00% Acto administrativo de aprobación del PGD expedido por el Comité Institucional de Administrativo de la 24,00% Acta de reunión del Comité Institucional de No se evidencian avances, la tarea inicia en el mes de abril de Administrativo de la ESAP en donde se Oficina de Sistemas e aprueba el PGD. Informática / Jefe de la oficina. Publicar en la pagina WEB de la entidad el documento del Programa de Gestión Documental actualizado. 02/07/ /08/ ,00% PGD publicado en la pagina WEB de la entidad. Secretaria General. URLdelapaginaWEB de la ESAP por el cual No se evidencian avances, la tarea inicia en el mes de julio de Oficina de Sistemas e se accede al documento Informática / Jefe de la PGD en formato PDF. oficina. Secretaria General. T5 Implementación del PGD. 01/09/ /12/ ,00% Implementación de los programas contemplados en el PGD. Informes de seguimiento No se evidencian avances, la tarea inicia en el mes de septiembre a la implementación del de PGD. Dependencias de la ESAP / Jefes.

4 2 de 5 EJECUCIÓN DE En el primer informe se reportó la realización de las visitas pendientes en la Lograr que todas las dependencias de Programar realizar visitas de seguimiento las Direcciones a Territoriales dependencias de la Sede Central de la ESAP que aun no han sido visitadas brindar asesoría técnica sobre organización de archivos. 01/07/ /12/ ,00% Visitas de seguimiento a las dependencias de la Sede Central de la ESAP que evidencien estado de los inventarios documentales. Sede Central las realizadas en 12, de modo que se Cronograma de dio por finalizada la actividad en la Sede Central quedaban pendientes tres (3) Programación de Visitas de seguimiento. Se evidencio en los soportes presentados que se realizaron las visitas de seguimiento asesoria tecnica sobre la organización de Para el presente informe se entrega evidencia de las visitas de seguimiento Informes de visita de archivos en las Dependencias de la llevadas a cabo en las : 1. Huila. 2. Quindío / Risaralda. seguimiento a sede Central de la 3. Valle del Cauca. dependencias de la Sede (Ver carpeta Soportes de avance: 1.3. Inventarios Archivos de Gestión_Visitas Central Direcciones La tarea programada fue jecutada dentro del termino establecido. de seguimiento.) Territoriales. la Sede Central las Direcciones Territoriales tengan inventariados sus 55,00% Por lo anterior se da por finalizada la actividad. archivos de gestión. La entidad cuenta con el formato único de inventario documental, no obstante no todas las áreas implementan dicho formato para el control acceso de las unidades documentales. Verificar que las 33 dependencias de la Sede Central las 15 Direcciones Territoriales cuenten con los archivos de gestión inventariados. 20/02/ /06/ ,00% Inventarios documentales de los archivos de las oficinas productoras tanto de la Sede Central como de las Se elaboro Circular 003 Radicado No. I dirigida a todas las Inventarios de los Se evidención que el día 27 de febrero de 2018, fue enviada la oficinas productoras de la ESAP, tanto de la Sede Central como de las archivos de gestión. circurlar No. 003 a las Dependencias Direcciones territoriales, solicitando el envió de los inventarios de sus archivos de la sede Central de la ESAP, solicitando el inventario de los de gestión con fecha limite 20 de marzo de En la medida en que se Informes de verificación archivos de gestión. El avance corresponde al soportes Dependencias reciban los inventarios se procederá a realizar verificación de que los inventarios de inventarios contra presentado. correspondan a los archivos físicos que reposan en cada una de las oficinas. archivo físico de las de la ESAP / Jefes de (Ver carpeta Soportes de avance: 1.3. Inventarios Archivos de Gestión.) oficinas. dependencias. 1.3 ACCION 3 Realizar la transferencia al Archivo Central de las historias laborales de funcionarios catedráticos retirados de la ESAP que haan cumplido su tiempo de retención en el archivo de gestión. Realizar la intervención archivística de las Historias Laborales de funcionarios catedráticos retirados que han cumplido el tiempo de retención. 01/07/ /12/ ,00% Inventario documental de historias laborales intervenidas cuo tiempo de retención esta cumplido. 100,00% Se tienen inventarios documentales de Historias Laborales de funcionarios Formato Único de Se evidención que se realizó la transferencia al archivo central de catedráticos retirados de la ESAP anteriores al año 2013 que fueron Grupo de Gestión de Inventario Documental de las historias laborales de funcionarios catedráticos retirados de la intervenidas en su totalidad. Talento Humano / historias laborales que ESAP anteriores al (Ver carpeta Soportes de avance: 1.3. Inventarios Archivos de cumplieron tiempo de Gestión_Historias Laborales retirados) retención. La tarea se cumplio dentro del termino establecido. Se evidención que en el segundo periodo de 2017, la ESAP realizó Desarrollar las capacitaciones en temas de Gestión Documental contempladas en el PIC del año /07/ /08/ ,00% capacitaciones al personal en temas de Gestión Documental a los No se describe avance toda vez que de acuerdo con la observación por parte Grupo de Gestión de Listado de asistencia de funcionarios de la De esta forma, la acción fue cumplida del AGN con las evidencias aportadas en el primer informe de seguimiento Talento Humano / capacitaciones del PIC en su totalidad la actividad se encuentra finalizada. (los queda finalizada la acción para la vigencia soportes fueron presentados en el 1er informe de avance: 4.1) La entidad se encuentra en proceso de tabulación de necesidades del año 2017 del PIC, de igual forma se debe incluir en su Plan Anual de Capacitación los recursos necesarios para capacitar en el alcance desarrollo del PGD a los funcionarios de los diferentes niveles de la entidad. Capacitación al personal de la ESAP de los diferentes niveles en temas alusivos a la gestión documental. Incluir en el PIC del año 2018 capacitaciones de temas alusivos a la Gestión Documental. 02/01/ /02/ ,00% Personal capacitado en temas de Gestión Documental. 75,00% Se evidenció que el documento PIC de la vigencia 2018 contempla el eje denominado: Gestión del Conocimiento en el cual se desarrollaran contenidos temáticos alusivos a la Gestión de Se verifica que el PIC de a vigencia 2018 contempla el eje denominado: Información por endese evidenció que el documento PIC de la Gestión del Conocimiento en el cual se desarrollaran contenidos temáticos vigencia 2018 contempla el eje denominado: Gestión del alusivos a la Gestión de Información por ende de la Gestión Documental. PlC vigencia Grupo de Gestión de Conocimiento en el cual se desarrollaran contenidos temáticos Dado que para la vigencia 2017 el desarrollo de capacitación en temas alusivos Talento Humano / alusivos a la Gestión de Información por ende de la Gestión a la Gestión Documental se llevo a cabo en el segundo semestre del año, para Cronograma de Documental. El avance corresponde a los soportes presentados. la vigencia 2018 se realizará del mismo modo el cronograma se establecerá en capacitaciones el segundo semestre. (Ver carpeta Soportes de avance: 1.3. Plan Anual de Capacitación.) de la Gestión Documental. El avance corresponde a los soportes presentados. Atendiendo lo acordado en la mesa de trabajo realizada entre el AGN la ESAP Solicitar a cada una de las informe sobre la conformación del consecutivo de las comunicaciones oficiales. 01/07/ /07/ ,00% el pasado 07 de febrero 2018, se leó el informe de visita la respuesta a la observaciones se determina que el hallazgo ratificado es el que aquí se consigna; en consecuencia se adjuntan nuevamente los soportes enviados en el Informes con sus / Líder de Gestión primer informe de seguimiento evidencia fotográfica, a fin de dar por superado respectivos soportes. Documental. el hallazgo. A continuación se listan las acciones adelantadas: Se evidención en los soportes presentados que la ESAP envió al Enviar al Archivo General de la Nación Archivo General de la Nación el informe de conformación del 2 Presunto incumplimiento del artículo 6 del Acuerdo 060 de 2001, en lo referente a la conformación del consecutivo de las comunicaciones oficiales. ACCION 4 las evidencias que permitan demostrar que la ESAP ha conformado el archivo de Consecutivo de Comunicaciones Oficiales Evidencia de la existencia del consecutivo de comunicaciones oficiales. 100,00% - En el segundo encuentro de lideres de Gestión Documental se solicito enviar informe sobre la conformación del consecutivo de correspondencia. - Se recuperaron los inventarios de transferencias primarias que evidencian la consecutivo de comunicaciones oficiales al cual hace referencia el Acuerdo 060 de La acción programada fue jecutada dentro del termino

5 3 de 5 EJECUCIÓN DE Oficiales. - Se recuperaron los inventarios de transferencias primarias que evidencian la La acción programada fue jecutada dentro del termino conformación del consecutivo de correspondencia. establecido. - Se elaboró Informe respecto a la conformación del consecutivo de Elaborar enviar informe al AGN, correspondencia en la indicando como se ha consolidado el archivo consecutivo de comunicaciones oficiales en la sede Central las sedes territoriales de la 17/08/ /08/ ,00% - Se tomaron fotografías del consecutivo de correspondencia 2016, Informes. (Ver carpeta Soportes de avance: 2. Consecutivo de Correspondencia.) Se evidención que la ESAP envio nuevamente al ArchivoGeneral Desde el año 2013 se ha adelantado el tramite para la convalidación de las de la Nación el dí 29 de diciembre de 2017 las TVD con los TVD, sin embargo los variados conceptos técnicos emitidos por el AGN han ajustes solicitados, a la fecha esta pendiente de la emisión del hecho que la ESAP tenga que realizar multiples ajustes a las mismas. concepto tecnico por parte de esta Entidad. El avance corresponde a los soportes presentados. 3. La entidad no ha culmindo el proceso de convalidación de las Tablas de Valoración Documental (TVD) ante el AGN, para la organización del fondo documental acumulado. ACCION 5 Convalidar las TVD ante el AGN. Realizar el tramite ante el AGN para la convalidación de TVD. 01/08/ /12/ ,00% TVD convalidadas por AGN. 90,00% El 29 de diciembre de 2017 se remiten nuevamente al AGN las TVD con los Comunicaciones ajustes solicitados mediante concepto técnico emitido por el AGN en la ultima oficiales. devolución. El 30 de enero de 2018 la ESAP recibe comunicación oficial emitida por el AGN, Radicado ESAP No. E , en la cual informan que las TVD estan en revisión técnica que disponen de 90 días para remitir concepto técnico. (Ver carpeta Soportes de avance: 3. TVD) Elaborar circular normativa que reglamente la elaboración de la hoja de control dentro de las actividades 01/07/ /07/ ,00% Se envía Circular No. 12 Radicado No. I el día 01/11/2017 dando instrucciones acerca de la elaboración de hojas de control. Circular. Se evidencio en los soportes presentados que se envió la Circular No. 12 el día 01/11/2017, dando instrucciones acerca de la elaboración de hojas de control.. de organización de los archivos de gestión. Expedientes complejos de la (Ver carpeta Soportes de avance: 3.1. Actividades de Organización de Archivo.) La tarea programada fue jecutada dentro de las fechas vigencia 2017 con hoja de Garantizar que los archivos de gestión Brindar retroalimentación a los funcionarios en la elaboración de las hojas de control. 01/07/ /07/ ,00% control. En las visitas de seguimiento realizadas a las dependencias direcciones territoriales se brindo retroalimentación en cuanto a como elaborar las hojas de Actas. control. (Ver carpeta Soportes de avance: 1.3. Inventarios Archivos de Gestión_Visitas Planillas de asistencia. Se evidencio en los soportes presentados que se brindo retroalimentación en la elaboración de las hojas de control en las visita de seguimiento a las Direcciones Territoiales Dependecias de la sede central de la 3.1 La Entidad no esta aplicando en su totalidad los criterios de organización de los archivos de gestión, según la normatividad relaciona: falta identificación de expedientes, ordenación, foliación, diligenciamiento de la hoja de control, agrupaciones documentales, debilidades en el control de los documentos, no todas utilizan el formato de préstamo. ACCION 6 de la ESAP estén organizados, de forma que se haan aplicado todos los procesos archivísticos tales como: clasificación, ordenación, foliación, identificación, inventario, elaboración de hojas de control (para expedientes complejos), elaboración de inventarios control de préstamo de documentos. Realizar visitas a las dependencias de la Sede Central a fin de verificar el nivel de intervención de los archivos en cada uno de los procesos: clasificación, ordenación, foliación, 20/02/ /07/ ,00% Diagnostico de la intervención de los archivos de gestión de la 42,00% de seguimiento.) Basados en las observaciones del AGN al primer informe, se inclue esta actividad. Se estableció cronograma de visitas de seguimiento a fin de realizar la labor Informe diagnostico. se envió mediante comunicación oficial Radicado No. I a La tarea programada fue jecutada dentro de las fechas Se evidención que se establecio un cronograma para realizar visitas a las dependencias de la Sede Central a fin de verificar el nivel de intervención de los archivos en cada uno de los procesos: clasificación, ordenación, foliación, identificación, hoja de control e inventario. El avance corresponde a los soportes presentados. identificación, hoja de control e funcionarios de la inventario. (Ver carpeta Soportes de avance: 3.1. Actividades de Organización de Archivo.) Solicitar plan de mejoramiento a cada una de las dependencias. 20/02/ /07/ ,00% Plan de mejoramiento intervención archivos de gestión. Plan de mejoramiento No se evidencian avances, la tarea depende de la actividad por dependencia. anterior Informe de verificación T5 Realizar seguimiento a los planes de mejoramiento para verificar el avance de los mismos. 20/02/ /07/ ,00% Archivos de gestión intervenidos. intervención de archivos No se evidencian avances, la tarea depende de la actividad de gestión. anterior Registro Fotográfico. Se identifico que a corte enero de 2018 existen 373 Historias Laborales de funcionarios activos de la ESAP, las cuales han sido intervenidas por proceso La Entidad no está aplicando en su totalidad los criterios de organización en las historias laborales, según la normatividad relaciona: falta identificación de expedientes, ordenación, foliación, diligenciamiento de la hoja de control, agrupaciones documentales. ACCION 7 Dar continuidad al proceso de organización de las historias laborales de funcionarios de la Organizar las historias laborales por fecha de ingreso de los servidores públicos iniciando de la más nueva a la más antigua, aplicando los procesos archivísticos de: clasificación, ordenación, foliación, identificación, hoja de control e inventario. 01/07/ /12/ ,34% Historias Laborales con un adecuado intervención archivística. 46,17% de la siguiente forma: Grupo de Gestión de Historias debidamente - Clasificación: 373 Talento Humano / Se evidencio en los soportes presentados que el grupo de Talento organizadas. - Ordenación: 140 Auxiliar de Archivo. Humano, se encuentra realizando el proceso de organización de - Foliación: 140 las historias laborales de acuerdo a los parámetros establecidos. Hojas de Control - Identificación: 140 El avance corresponde a los soportes presentados. Diligenciadas. - Hoja de Control: Inventario documental: 140 Coordinador Auxiliares Inventario Documental. de Archivo. Con la información recolectada se determina el porcentaje de avance reportado. (Ver carpeta Soportes de avance: 3.2. Organización de Historias Laborales.) Realizar seguimiento mensual verificando mediante muestra aleatoria del 10% la organización de las historias laborales incluendo el diligenciamiento de la hoja de control. 01/07/ /12/ ,00% Se realizo seguimiento al proceso de intervención archivística de las Historias Laborales durante los meses de diciembre 2017, enero 2018 febrero 2018 se realiza revisión aleatoria del 10% de las historias a intervenidas a fin de Actas de seguimiento. verificar los diferentes procesos brindar asesoría técnica respectiva. (Ver carpeta Soportes de avance: 3.2. Organización de Historias Laborales_Actas.) Se evidencio en los soportes presentados que el Grupo de Archivo Correpondeias ha realizado seguimiento mensual a las historias laborales organizadas para verificar que estas cuenten con la hoja de control en el expediente. El avance corresponde a los soportes presentados. Levantar el Diagnóstico Integral de Archivos con enfoque a determinar los procesos de conservación preservación de los documentos en soporte físico electrónico de la 01/09/ /12/ ,00% De acuerdo a las evidencias reportadas, se observó que en el año 2017 se elaboro el modelo de gestión de los documentos para 1. En el mes de noviembre diciembre de 2017 la firma Compres S.A.S elaboro Jefe profesionales. el año 2018 se contrato un profesional á de realizar el Diiagnóstico un modelo de gestión de documentos cuo establecimiento requirió de la Cronograma de Trabajo. Integral de Archivos con enfoque a determinar los procesos de elaboración de un diagnóstico del Sistema de Gestión Documental. conservación preservación de los documentos en soporte físico 2. El Correspondencia contrato los servicios de una Secretaria Actas de reuniones. electrónico de la car que estas cuenten con la hoja de profesional una tecnóloga en Archivística quienes elaboraran el Diagnostico control en el expediente. El avance corresponde a los soportes Integral de Archivos. Informes de avance. presentados. (Ver carpeta Soportes de avance: 1.2. Actualización PGD)

6 4 de 5 EJECUCIÓN DE Elaboración del Plan de Conservación Documental, el cual debe incluir los siguientes programas: - Programa de Conservación preventiva. - Programas de capacitación sensibilización. - Programa de inspección mantenimiento de instalaciones. - Programa control de condiciones ambientales. - Programa de saneamiento ambiental, desinfección, 01/04/ /12/ ,00% Documento de Plan de Jefe profesionales. Conservación Documental. No se evidencian avances, la tarea inicia en el mes de abril de Secretario Acta de aprobación de Comité Institucional de desratización desinsectación. - Programa de almacenamiento re almacenamiento. - Programa de prevención atención de desastres. Jefe profesionales. 4. La entidad debe articular las actividades que actualmente desarrolla para conservación de los archivos, con los planes programas establecidos para la implementación del SIC con el objetivo de garantizar la conservación preservación de los documentos de archivo en sus diferentes soportes. Desde su producción hasta su disposición final, de conformidad con un documento debidamente planeado aprobado por la instancia correspondiente. ACCION 8 Diseñar e Implementar en la ESAP el Sistema Integrado de Conservación - SIC. Elaboración del Plan de preservación digital a largo plazo. 01/06/ /12/ ,00% Sistema Integrado de Conservación - SIC. 10,00% Documento de Plan de Preservación digital a No se evidencian avances, la tarea inicia en el mes de junio de Secretario largo plazo Se evidenció que la fecha de ejecución de la tarea se ajusto será Aprobación del Sistema Integrado de Conservación. 15/01/ /03/ ,00% Acta de aprobación de presentada para aprobación al comité Comité Institucional de Se amplió el plazo para ejecución de este componente incluendo la fase de Comité Institucional de Comité Institucional de Gestión Desempeño. implementación. Para el 2019 se realizará el diseño la aprobación e implementación del Sistema. No se evidencian avances, la tarea inicia en el mes de enero de Este ajuste será presentado para aprobación en reunión de Comité Institucional de Gestión Desempeño Secretario Se evidenció que la fecha de ejecución de la tarea se ajusto será T5 Actualización, aprobación publicación del Plan Institucional de Archivos. 20/03/ /04/ ,00% Se amplió el plazo para ejecución de este componente incluendo la fase de implementación. Para el 2019 se realizará el diseño la aprobación e implementación del Sistema. PINAR actualizado, aprobado publicado. presentada para aprobación al comité Comité Institucional de Gestión Desempeño. No se evidencian avances, la tarea inicia en el mes de marzo de Este ajuste será presentado para aprobación en reunión de Comité Institucional Comité Institucional de de Gestión Desempeño Jefe profesionales. Se evidenció que la fecha de ejecución de la tarea se ajusto será T6 Implementación del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo. 20/03/ /12/ ,00% Se amplió el plazo para ejecución de este componente incluendo la fase de Actas de Seguimiento. implementación. Para el 2019 se realizará el diseño la aprobación e Secretario implementación del Sistema. Comunicaciones. presentada para aprobación al comité Comité Institucional de Gestión Desempeño. No se evidencian avances, la tarea inicia en el mes de marzo de Este ajuste será presentado para aprobación en reunión de Comité Institucional de Gestión Desempeño Solicitar al Grupo de Contratación enviar al AGN el reporte de los contratos suscritos para gestión documental. 01/07/ /02/ ,00% Se elabora comunicación oficial interna solicitando al Grupo de Contratación Secretaria. reportar al AGN los contratos suscritos en materia de Gestión Documental, dicha comunicación se radica el 28 de diciembre de 2017 con el Radicado No. I- Comunicación interna (Ver carpeta Soportes de avance: 5. Contratos de Archivo) En los soportes presentados, se evidenció el envió de la comunicación interna solicitando al Grupo de Contratación reportar al AGN los contratos en materia de Gestión Documental. La tarea programada fue jecutada dentro de las fechas Reportar al AGN la suscripción de contratos suscritos en materia de gestión documental. En los soportes presentados, se observó que el Grupo de Archivo Correspondencia, solicitóa a la Oficina Asesora Jurídica (OAJ) la Enviar comunicación oficial al AGN con el reporte de los contratos suscritos para gestión documental. 01/07/ /03/ ,00% Se solicito a la Oficina Asesora Jurídica remitir evidencia del reporte al AGN de los contratos suscritos, mediante comunicación oficial interna Radicado No. I- Grupo de Contratación / Comunicación oficial Jefe. (Ver carpeta Soportes de avance: 5. Contratos de Archivo) remisión de los contrratos suscritos en materia de Gestión Documental. A la la fecha de emisión del informe no se tiene la evidencia de la entrega de esta información al AGN. El avance corresponde a los soportes presentados. La entidad no evidencio reporte al AGN de la suscripción de los contratos ejecutados en materia archivística.

7 5 de 5 EJECUCIÓN DE 5. No se evidenció la cláusula de calidad, cua cobertura garantice que el contratista responderá por la calidad de los servicios o productos contratados, hasta 3 años después de la liquidación del contrato. No se evidenció la exigencia del cumplimiento de las normas archivísticas dentro de las obligaciones del Contratista. Teniendo en cuenta que el contrato No. 187 de 2017 está en proceso de ejecución se evidenció que se iniciaron actividades de digitalización, previas al proceso de aprobación del Plan de trabajo es necesario que el supervisor certifique la entrega de los productos a satisfacción, los cuales deben cumplir con las normas archivísticas. ACCION 9 Incluir en los contratos de archivo que se suscriban la cláusula de calidad de los Contratos. Incluir en los contratos de archivo dentro de la cláusula de obligaciones, las normas expedidas por el AGN aplicables al objeto contractual. Solicitar al Grupo de Contratación de la ESAP incluir en todos los contratos que se suscriban para labores de archivo la cláusula de Calidad establecida en el Acuerdo 008 de 2014 artículo 11. En los Estudios previos de los contratos relacionar en la cláusula de obligaciones las normas legales expedidas por el AGN que tenga directa relación con el cumplimiento del contrato. 01/07/ /01/ ,00% 01/07/ /01/ ,00% Contratos de prestación de servicios archivísticos con el pleno de los requisitos exigidos por el AGN. 66,00% En los soportes presentados, se evidenció: que para los contratos interadaministrativos se incluo la clausula de Calidad, pero para los contratos de Prestación de Servicios Profesionales, se observó Secretaria Contratos cuo objeto Se solicito a la Oficina Asesora Jurídica incluir la cláusula de Calidad que se incluo en la cláusula de "Obligaciones Específicas del tiene relación al establecida en el Acuerdo 008 de 2014 artículo 11, dicha solicitud se realizo Contratista", la obligación a cumplir con lo estipulado en el articulo desarrollo de actividades mediante comunicación oficial interna Radicado No. I del acuerdo 008 de propias de Gestión (Ver carpeta Soportes de avance: 5. Contratos de Archivo) Documental. La Oficina de Control Interno emitira un comunicado informado Los estudios previos de los contratos a suscribir durante la vigencia 2018 que se debe incluir una clausula independiente que la exigencia contemplan en la cláusula de obligaciones las normas legales expedidas por el del articulo requiere de una garantia. AGN que tenga directa relación con el cumplimiento del contrato, de este modo se garantiza que los contratos incluen en las obligaciones la relación de normas. Estudios En los soportes presentados, se evidenció que en los contratos de (Ver carpeta Soportes de avance: 5. Contratos de Archivo - Estudios Secretaria archivo en la cláusula de "Obligaciones Específicas del Contratos 2018) Contratos cuo objeto Contratista", se incluo el cumplimiento a las normas expedidas tiene relación al por AGN. desarrollo de actividades propias de Gestión La tarea programada fue jecutada dentro de las fechas Documental. El supervisor del Contrato Interadministrativo 187 de 2017, debe expedir certificación de recibido a satisfacción de los productos, de acuerdo con la normatividad archivística. T5 Verificar contra la normatividad archivística vigente en el país el cumplimiento de las obligaciones del contratista. 01/07/ /01/ ,00% Este contrato se encuentra en proceso de liquidación, razón por la cual aún no Jefe profesionales. No se evidencian avances, el contrato se encuentra en liquidación. se expide el certificado de recibo a satisfacción. Una vez el supervisor del Certificación de recibido contrato expida la certificación se allegará como evidencia del informe de a satisfacción. La fecha de cumplimiento se encuentra vencida. seguimiento respectivo. Secretaria General. Elaborar enviar informe al AGN, 5.1 La entidad se encuentra en proceso de implementación de Archivo de Gestión Centralizado, del cual no se observó propuesta de implementación, ni la aprobación por parte del Comité Institucional, así mismo, la entidad debe garantizar que en el proceso actualmente establecido, no se presente la desintegración de los expedientes posible pérdida de información en soporte papel de conformidad con el artículo 2 acuerdo 042 de De igual forma, la entidad debe elaborar procedimientos metodológicos aprobados por el comité institucional de desarrollo administrativo establecido en el SIG. ACCION 10 Enviar evidencias al Archivo General de la Nación de la aprobación de la propuesta de Archivo de gestión Centralizado por parte del Comité Administrativo de las actividades que se vienen desarrollando para su implementación anexando las evidencias de aprobación por parte del Comité Administrativo de la estrategia de Archivo de Gestión Centralizado. Presentar nuevamente avance de la Implementación del Archivo de Gestión Centralizado al Comité pedir su aval con las nuevas actividades a desarrollar. 01/07/ /08/ ,00% 17/08/ /12/ ,00% Archivos de Gestión Centralizados. 75,00% Dado que no se recibió observación por parte del AGN sobre esta actividad, se Se observó que la Entidad elaboro envio los informes de solicita dar por finalizada con las evidencias aportadas en el primer informe de Informe con soportes Centralización de los archivos de Gestión al AGN. seguimiento. Comunicaciones. (Ver carpeta Soportes de avance: 5.1. Archivo de Gestión Centralizado) Tarea cumplida en las fechas / Líderes de las En los soportes presentados, se evidenció la suscripción de un contrato Se suscribió contrato con la Imprenta Nacional para la Secretaria General. Se suscribió contrato con la Imprenta Nacional en los anexos técnicos se continuidad a la conformación del Archivo de Gestión Centralizado describen las actividades a realizar para dar continuidad a la conformación del del Grupo de Registro Control. El avance corresponde a los Acta de aprobación de Archivo de Gestión Centralizado del Grupo de Registro Control. soportes presentados. (los soportes fueron presentados en el 1er Comité Institucional de informe de avance: 7.1) A la fecha no se han establecido nuevas actividades por lo que no se ha tramitado requerimiento alguno ante el Comité. La tarea está en proceso de ejecución, pero la fecha de (Ver carpeta Soportes de avance: 5.1. Archivo de Gestión Centralizado) cumplimiento se encuentra vencida. / Líderes de las L PLAN DE (ACCIONES) Acción 1 8% Acción 2 24% Acción 3 55% Acción 4 100% Acción 5 42% Acción 6 46% Acción 7 10% Acción 8 66% Acción 9 75% Acción 10 75% DEL PLAN DE MEJORAMIENTO 43,90% sobre 100%