DIVISIÓN CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

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1 DIVISIÓN CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA 16 de julio, 2013 DCA-1669 Al contestar refiérase Al oficio No Sr. Jovel Arias Ortega Alcalde Municipal Municipalidad de Tilarán Fax: Estimado señor: Asunto: Se otorga autorización a Municipalidad de Tilarán para dar inicio sin contenido presupuestario, y promover al efecto el procedimiento de contratación directa concursada para la construcción de una pista de atletismo en el Polideportivo de Tilarán por un monto máximo de Nos referimos a su oficio PV-DAM de fecha 3 de julio del 2013, recibido en fecha 4 de julio del 2013 en esta Contraloría General de la República, mediante el cual solicita la autorización descrita en el asunto. I. Antecedentes y justificación La Municipalidad de Tilarán, solicita que se le autorice tramitar, mediante el proceso de Contratación Directa Concursada, la ejecución del proyecto "Construcción pista de atletismo en Polideportivo Tilarán", además de iniciar el proceso sin contenido presupuestario correspondiente. Al respecto, la Administración señala que es un fin primordial del ICODER promover el desarrollo del deporte y la recreación en nuestro país, aspectos que deben crecer de manera científica, tratando de invertir los recursos de la manera más objetiva, considerando diferentes elementos del entorno deportivo nacional. En relación con lo cual, la Municipalidad manifiesta que para incentivar la práctica del deporte el ICODER tiene programado la realización de los juegos nacionales 2014 en la provincia de Guanacaste y zona Sur -Sur a iniciar en el mes de enero del próximo año. Siendo que al cantón de Tilarán le fue destinado como sede en la disciplina de atletismo, por lo que se ha asignado un monto de (cuatrocientos millones de colones) para la construcción de la pista de atletismo, de la cual se adjunta certificación de recursos emitida por el ICODER. La Municipalidad indica que la pista de atletismo debe estar concluida a más tardar a finales del mes de diciembre del presente año a efecto de dotar de infraestructura adecuada que permita el desarrollo de las actividades deportivas programadas. La ejecución de este proyecto permitirá contar con una instalación deportiva que contribuya al desarrollo a otro nivel del atletismo en el

2 2 cantón y paralelamente a los jóvenes de la zona, mejorar sus condiciones al facilitarles continuar con su vida laboral, estudiantil y social en su propia provincia sin tener que recorrer grandes distancias para disfrutar de este tipo de instalaciones. Ahora bien, la Municipalidad de Tilarán pretende desarrollar el proyecto "Construcción pista de atletismo en polideportivo Tilarán", con la contribución económica del Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación, asignada para su ejecución durante el año La Municipalidad apunta que con el proyecto se estimula la participación y articulación de actores sociales (públicos y privados), para impulsar iniciativas que contribuyan a garantizar el desarrollo integral de los niños, adolescentes y comunidad en general a nivel deportivo. Asimismo, manifiesta que para la operación de la pista, una vez que se cuenta con la infraestructura, la Municipalidad velará del mantenimiento de la misma. Por otra parte, indica que la certificación de recursos fue entregada a la Municipalidad de Tilarán hasta la última semana del mes de junio del Los recursos necesarios para la ejecución de este proyecto están contenidos en el presupuesto extraordinario que se remite vía electrónica a la Contraloría General de la República para su aprobación el día de jueves 4 de julio. Además, señala que el Concejo Municipal mediante acuerdo tomado en Sesión Extraordinaria 86 del lunes 02 de julio del 2013, aprobó la solicitud en estudio. En relación con la utilización de un procedimiento ordinario, la Administración manifiesta que no es conveniente someter a un proceso de licitación pública la "Construcción pista de atletismo en Polideportivo Tilarán" ya que el tiempo se ha convertido en un factor determinante en la consecución del objetivo propuesto, lo que tiene como consecuencia que el cantón de Tilarán se quede sin la participación de este importante evento el cual constituye un componente de impacto deportivo y recreativo. De no poder ejecutar un proceso de contratación directa concursada e inicio del proceso sin contenido presupuestario para la "Construcción pista de atletismo en Polideportivo Tilarán", el tiempo de que se dispone no será suficiente para la ejecución del proyecto antes del inicio de los juegos nacionales. La Municipalidad Tilarán, de previo a efectuar el concurso solicitado se compromete a tener en orden toda la documentación y requisitos para los permisos de construcción: estudio de suelos, pruebas de infiltración, disponibilidad de agua y electricidad, certificado de uso de suelo, etc de manera que esto no generará un eventual conflicto al contratista La Administración se compromete a invitar a los potenciales oferentes para la contratación de la obra; mismos que se tomarán de la lista o registro de proveedores inscritos con que cuenta la Municipalidad, comprometiéndose de igual manera en aceptar y estudiar las ofertas presentadas por personas que no se encuentren dentro de la lista de elegibles o que no hayan sido invitadas al concurso. Aunado a lo anterior, la Municipalidad señala que en certificación de fecha 03 de julio del 2013, expedida por la Leda Zaida Molina Barrantes, Encargada de Planificación y Presupuesto,

3 3 señala que revisados los controles que a efecto lleva la Municipalidad, en el presupuesto extraordinario que será enviado para su aprobación a la Contraloría General de la República a partir del día 04 de julio del 2013) se incluye contenido económico para el proyecto "Construcción de pista de atletismo en el polideportivo Tilarán", por un monto de (cuatrocientos millones de colones netos). La Municipalidad en cuanto al proceso constructivo, manifiesta que prevé la construcción final de la obra en un plazo de tres meses a partir de la orden de inicio. Además, se indica que la pista de atletismo se construirá en el terreno ubicado en la provincia de Guanacaste, cantón Tilarán, distrito Tilarán, terreno destinado a la construcción de infraestructura deportiva del cantón de Tilarán, con una medida de m2, propietario registral Municipalidad de Tilarán. Se adjunta copia del plano y certificación registral de la propiedad destinada para tal construcción. Finalmente, se indica que la supervisión y avance de la obra será responsabilidad exclusiva de la Municipalidad, quien se compromete a destinar la labor de verificación de la construcción al Ingeniero Municipal Andrés Rodríguez Araya, quien brindará informes periódicos a la Municipalidad respecto de la tarea encomendada. II. Criterio de la División La solicitud planteada por parte de la Municipalidad de Tilarán, hace requerir la aprobación de este órgano contralor en dos sentidos, en primera instancia solicita la autorización para realizar una contratación sin contar con el contenido presupuestario, habilitación que se realiza con el fundamento normativo que faculta a esta Contraloría General de la República para otorgar este tipo de autorizaciones según lo establecido en el artículo 8 de la Ley de Contratación Administrativa, el cual indica que en casos excepcionales y para atender una necesidad muy calificada, es posible desaplicar la regla de contar previamente con el contenido presupuestario correspondiente para iniciar cualquier procedimiento de contratación. A su vez, la posibilidad de conceder la habilitación pretendida en este caso, también se encuentra contenida y desarrollada en el artículo 9 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Ahora bien en segunda instancia solicita que ese procedimiento de contratación a realizar sin contenido presupuestario se realice mediante un procedimiento de contratación directa concursada, respecto de lo cual cabe señalar que, como este órgano de control lo ha reiterado, la regla general establecida constitucionalmente, es que todas las compras realizadas con fondos públicos, deben efectuarse mediante el procedimiento ordinario de licitación que corresponda aplicar de conformidad al monto. Sin embargo, el legislador contempló en el artículo 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa desarrollado en el 138 del Reglamento a dicha Ley-, la facultad de la Contraloría General para autorizar de forma excepcional, la contratación directa o el uso de procedimientos sustitutivos a los ordinarios, cuando existan razones suficientes para considerar que es la mejor o la única forma de satisfacer el interés general o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. Es en vista del sustento normativo descrito se aborda la solicitud de autorización presentada por la Municipalidad, quien señala una necesidad que requiere ser atendida a la mayor brevedad, para lograr cumplir con el objetivo propuesto en la fecha requerida.

4 4 Vista la solicitud de autorización planteada por la Municipalidad de Tilaran, este órgano contralor entiende que la Administración requiere contar con una pista de atletismo, por cuanto su cantón fue elegido por el ICODER como cede de dicha disciplina en el marco de los juegos deportivos nacionales, los cuales se llevarán acabo, según manifiesta la propia Administración a inicios del mes de enero del Considerando lo anterior, tal como lo indica la propia Administración, es claro que se cuenta con muy poco tiempo para la realización de las obras. En ese sentido y según estima la Administración el plazo de construcción de la pista de atletismo sería de 3 meses aproximadamente, lo cual implica que se debe dar inicio a la construcción lo antes posible para lograr el objetivo y la debida satisfacción de la necesidad de la Administración en el tiempo programado que permita la realización de los Juegos Deportivos Nacionales 2014 en el cantón. En vista de ello, este órgano contralor coincide con la Administración que la realización de un procedimiento licitatorio con los plazos establecidos legalmente no resulta la forma más adecuada para satisfacer la necesidad, y por el contrario, con el computo del plazo realizado por la Administración en el cronograma aportado, no sería posible tener la obra terminada para el mes de diciembre del año en curso. Así las cosas, estima este órgano contralor que existen razones suficientes para considerar que la contratación directa concursada por contar con plazos más cortos, es la mejor forma de satisfacer el interés general. Ahora bien, tal como lo indica la Municipalidad en su solicitud, el objeto a contratar es la construcción de una pista de atletismo, infraestructura que además ser utilizada para la realización de los Juegos Deportivos Nacionales 2014, será utilizada para promover el desarrollo del deporte y la recreación en la comunidad, lo cual traerá consigo grandes beneficios para los ciudadanos. Frente a lo cual, si la Municipalidad no cuenta con la pista de atletismo en el tiempo programado no podría ser la cede de dicha disciplina para los Juegos Deportivos Nacionales y se limitaría la posibilidad del cantón de contar con dicha infraestructura, y con ella la comunidad perdería la oportunidad de promover el deporte e incentivar a la comunidad en actividades deportivas y de recreación sanas que se traducen en bienestar social. Aunado a lo anterior, la Administración solicita autorización para iniciar el procedimiento de contratación directa concursada sin contar con el contenido presupuestario, lo cual se justifica en la necesidad de dar inicio a las obras constructivas como se indico supra en el menor tiempo posible, considerando que los Juegos Deportivos Nacionales inicial en el mes de enero del Dentro de ese panorama, con la manifestación de la Administración que la contratación se iniciaran y ejecutarán en el año 2013, y entendiendo que el desarrollo deportivo constituye un pilar fundamental en nuestra sociedad, considera este órgano contralor que el atraso en los trámites, para la obtención de previo contenido presupuestario, podría generar un perjuicio a la Administración y con él al interés público. Además, tal como lo indica la propia Municipalidad el ICODER les dará los recursos económicos necesarios para la realización de la obra. Consecuentemente, este órgano contralor con fundamento en los artículos 2 bis inciso c) y 8 de la Ley de Contratación Administrativa, 9 y 138 de su Reglamento, estima procedente otorgar la autorización solicitada, de manera tal que se habilita a la Municipalidad de Tilarán, para que inicie la contratación directa, para la construcción de la pista de atletismo en el polideportivo de Tilarán

5 5 por un monto máximo de , procedimiento que podrá iniciar sin contar con el contenido presupuestario. III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización 1. Se otorga autorización a Municipalidad de Tilarán para dar inicio sin contenido presupuestario el procedimiento de contratación directa concursada para la construcción de una pista de atletismo en el Polideportivo de Tilarán, por un monto máximo de La Administración asume la responsabilidad por las razones que motivaron la autorización en los términos indicados. 3. De conformidad con lo señalado en el artículo 14 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, la Administración podrá adjudicar a ofertas que superen el monto de , hasta en un diez por ciento. Si la propuesta que se debe adjudicar supera ese diez por ciento, deberá requerir autorización previa a esta Contraloría General para continuar con el procedimiento. 4. Queda a entera responsabilidad de la Administración el contar de forma oportuna, con todos los permisos y en general cualquier requisito dispuesto por el ordenamiento jurídico para proceder con la construcción de la pista de atletismo en el Polideportivo de Tilarán. 5. Deberá quedar constancia en un expediente levantado al efecto, de todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior. 6. La Administración deberá confeccionar un pliego de condiciones donde se describan las condiciones técnicas y legales necesarias para la adecuada definición del objeto y condiciones de la negociación, así como también se fije la hora y fecha para la recepción de ofertas, y contenga un sistema de calificación de ofertas que permita seleccionar de manera objetiva la plica ganadora del concurso que será aquélla que obtenga la máxima calificación. Se advierte que este órgano contralor no valoró el contenido del cartel que la Administración planteó en el oficio de solicitud. Asimismo deberá advertirse expresamente en el pliego de condiciones que la contratación no cuenta con la totalidad de los fondos, por lo que la adjudicación queda condicionada a la efectiva existencia de los recursos presupuestados suficientes, para cubrir la totalidad de las obligaciones derivadas de la contratación. 7. La Administración deberá invitar como mínimo a 3 proveedores idóneos, es decir los oferentes deberán dedicarse al giro comercial del objeto que se pretende contratar. 8. Entre el día que se realicen todas las invitaciones y el día fijado para la apertura de ofertas deberá mediar al menos cinco días hábiles.

6 6 9. En razón del poco tiempo con el que cuenta la Administración no cabra recurso de objeción en contra del cartel de la contratación en estudio. Contra el acto de adjudicación, el que declare infructuoso o desierto el concurso se podrá interponer recurso de revocatoria ante la propia Administración, observando los plazos y formalidades señalados en el artículo 136 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Dicho recurso deberá ser presentado y resuelto por esa Administración. Esta posibilidad recursiva deberá ser indicada en el cartel. 10. El contrato que llegue a suscribirse deberá contar con la aprobación interna según lo dispuesto en el artículo 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. 11. La valoración de la razonabilidad de los precios corresponde exclusivamente a la Administración. 12. Es deber de la Administración, tanto al momento de la formalización contractual como durante la fase de ejecución, que las empresas contratistas, se encuentren debidamente al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación. 13. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de parte de los oferentes de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. 14. Las modificaciones contractuales se regirán por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 del respectivo Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...). 15. Al ser un procedimiento excepcional autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 16. Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que las contratistas no cuenten con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentre inhabilitadas para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto por el régimen de prohibiciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

7 7 17. La Administración deberá verificar que la eventual contratista se encuentre al día en el pago del impuesto a las personas jurídicas, de conformidad con la Ley 9024, si corresponde. 18. De conformidad con los términos del artículo 13 de la Ley de Contratación Administrativa, la Administración debe tener presente que es su responsabilidad fiscalizar la contratación, con la finalidad de verificar el adecuado cumplimiento del objeto contractual y contar con el recurso humano calificado para ello. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad de Sr. Jovel Arias Ortega en su condición de Alcalde Municipal de la Municipalidad de Tilarán o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Lic. Oscar Castro Ulloa Gerente Asociada a.i. Licda. Pamela Tenorio Calvo Fiscalizadora PTC//yhg NI: Ci: Archivo central G: