REGLAMENTO ORGANICO DE GESTION ORGANIZACIONAL POR PROCESOS. RESOLUCIÓN DE DIRECTORIO No. EMPRESA DE CEMENTO CHIMBORAZO (propuesta Agosto-2012)

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1 REGLAMENTO ORGANICO DE GESTION ORGANIZACIONAL POR PROCESOS RESOLUCIÓN DE DIRECTORIO No. EMPRESA DE CEMENTO CHIMBORAZO (propuesta Agosto-2012) CONSIDERANDO: Que, el artículo 3 de los Estatutos Sociales de Cemento Chimborazo señala que la Compañía tiene por objeto la explotación de las industrias de cemento, cales y calizas, así como de todas las sustancias necesarias para su producción, la fabricación de derivados de los mismos y de otros materiales de construcción, la producción de energía eléctrica y la comercialización de su producción industrial; Que, el artículo 12 de los Estatutos Sociales de Cemento Chimborazo señala que son órganos de dirección y administración de la Compañía en su orden: La Junta General de Accionistas, el Directorio, el Presidente del Directorio, el Gerente General y el Subgerente General, con las facultades, atribuciones y responsabilidades que señalan la Ley, estos estatutos y los reglamentos de la Compañía; Que, el artículo 29 literal d) de los Estatutos Sociales de Cemento Chimborazo señala que son deberes y atribuciones del Directorio expedir y reformar los reglamentos que estimare convenientes para la buena marcha de la Compañía; Que, se torna indispensable alinear el diseño de la estructura organizacional de la Empresa Cemento Chimborazo a los requerimientos y objetivos estratégicos que expresen de manera clara y concisa las expectativas de los clientes de sus productos, de los accionistas y de los empleados y trabajadores Que, es necesario se traduzca los lineamientos técnicos determinados por el Ministerio de Relaciones Laborales en la Norma Técnica de Diseño de Reglamentos o Estatutos Orgánicos de Gestión Organizacional por Procesos. En uso de las facultades y atribuciones; 1

2 RESUELVE: Artículo 1.- Expedir el siguiente Reglamento Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Empresa Cemento Chimborazo. Artículo 2.- Estructura organizacional por productos y procesos.- La estructura organizacional de la Empresa se sustenta en la metodología de productos y procesos, con el propósito de asegurar su ordenamiento orgánico, consistencia, integración y complementariedad. La estructura por productos traduce el principio de que cada unidad organizacional administra un portafolio de productos que justifica su existencia. El portafolio de productos consiste en los bienes y/o servicios que genera cada unidad organizacional para atender la demanda de los clientes de la empresa. Los procesos internos son el conjunto de actividades relacionadas entre sí destinadas a transformar insumos en productos de mayor valor agregado para sus clientes. Artículo 3.- Definiciones que se utilizarán en el presente documento Proceso.- Es el conjunto de actividades que transforman insumos en productos o servicios con valor para el cliente, sea interno o externo. Insumo.- Es el conjunto de materiales, datos o información que sirven como entrada a un proceso. Producto.- Bienes o servicios que genera la empresa y satisfacen las necesidades de clientes internos y externos. Proveedor: Persona natural o jurídica pública y privada, que entrega insumos (bienes, materiales o servicios) a la empresa Cliente: Personas naturales o jurídicas, que reciben los productos que genera la empresa. Procesos Gobernantes: Se considerarán a aquellos que proporcionan políticas y directrices a todos los procesos internos de la empresa para poder cumplir con los objetivos institucionales. Procesos Agregadores de Valor: Son los procesos esenciales de la entidad destinados a llevar a cabo las actividades que permitan ejecutar efectivamente las políticas y estrategias relacionadas con la calidad de los productos o servicios que ofrecen a sus clientes. Procesos Habilitantes: Son aquellos que apoyan a los procesos gobernantes y agregadores de valor, se encargan de proporcionar personal competente, reducir los riesgos del trabajo, proveer de materia prima, materiales, equipos y herramientas, mantener las condiciones de 2

3 operatividad y funcionamiento de la empresa, coordinar y controlar la eficacia del desempeño administrativo y optimizar los recursos disponibles. Artículo 4.- DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL Misión Institucional.- Producir y comercializar con altos niveles de productividad y calidad, para satisfacer las necesidades de nuestros clientes, contribuyendo al desarrollo del país con responsabilidad Socio-Ambiental. Visión Institucional.- La Empresa Cemento Chimborazo C.A., sustentará su gestión con la inclusión de una estructura orgánica por procesos en la efectividad de sus recursos humanos calificados y comprometidos con la misión institucional. La Empresa Cemento Chimborazo C.A., es una Entidad técnica, eficiente, efectiva y confiable, por la calidad del producto y servicios que ofrece, preocupada por la protección del medio ambiente. Objetivo General.- Crear valor para sus clientes, accionistas y trabajadores, entregando productos y servicios de calidad reconocida en los mercados nacionales, y desarrollando sus actividades en armonía con la comunidad y el medioambiente. Valores.- Lealtad y Respeto para con la Empresa. Honestidad y Responsabilidad en el diario trabajo. Compromiso de trabajar con eficiencia y diligencia. Comunicación y trabajo efectivo con sus Autoridades y compañeros. Reconocimiento al talento humano en el desempeño de sus actividades. Artículo 5.- Procesos de la Empresa.- Los procesos internos que elaboran los productos de la Empresa Cemento Chimborazo, se ordenan y clasifican en función a su grado de contribución o valor agregado al cumplimiento de la misión empresarial, estableciendo la siguiente tipología de procesos: Los procesos gobernantes son desarrollados por unidades organizacionales encargadas de expedir políticas, normas e instrumentos para poner en funcionamiento y administrar a la organización. Los procesos gobernantes de la Empresa constituyen el Directorio y la Gerencia General. 3

4 Los procesos agregadores de valor son implementados por unidades organizacionales orientadas a producir los productos destinados a los clientes de la Empresa; traslucen la especialización de la misión consagrada en su Estatuto Social y constituyen la razón de ser de la Empresa. Los procesos agregadores de valor de la organización son: Gerencia Técnica, Gerencia de Comercialización, Gerencia de Proyectos, Gerencia de Prefabricados. Los procesos habilitantes son ejecutados por unidades organizacionales de control interno, asesoría y de apoyo encaminados a proveer de los bienes y servicios para los procesos gobernantes, agregadores de valor y para sí mismos. Los procesos de control y asesoría están integrados por Auditoría Interna y Asesoría Jurídica. Los procesos de asesoría y apoyo están integrados por Planificación y Comunicación. Los procesos de apoyo están compuestos por la Gerencia Administrativa, Gerencia Financiera, Gerencia de Talento Humano y Desarrollo Organizacional, Gerencia de Tecnologías de Información y Gerencia de Seguridad, Salud, Ambiente y Relaciones con la Comunidad. Artículo 6.- Puestos Directivos.- Los puestos directivos establecidos en este Reglamento Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Empresa Cemento Chimborazo son: Gerente General, Subgerente General, Gerentes de Área, Asesor Legal y Auditor Interno. Artículo 7.- Comité de Desarrollo Organizacional.- La Empresa Cemento Chimborazo dispondrá de un Comité de Desarrollo Organizacional que será responsable de conocer, analizar y asesorar sobre temas de gestión interna de la Empresa, estará conformado por: Gerente General o su delegado quien lo presidirá, Subgerente General, Gerente Técnico, Gerente de Comercialización, Gerente Administrativo, Gerente Financiero, Gerente de Talento Humano, Gerente de Tecnologías de Información, Gerente Seguridad, Salud, Ambiente y Relaciones Comunitarias, Asesor Legal y Auditor Interno; se reunirá previa convocatoria del Gerente General, al menos una vez al mes y podrá invitar a otros funcionarios de la empresa a estas reuniones. Artículo 8.- Responsabilidades del Comité de Desarrollo Organizacional: a) Conocer, asesorar y evaluar los aspectos relativos a la elaboración y ejecución de la planificación estratégica, del plan operativo anual y de los presupuestos de la empresa para ser aprobados por la Gerencia General y el Directorio; b) Conocer, asesorar y evaluar la elaboración y ejecución de programas de mejoramiento, rediseño y reingeniería de procesos; así como las propuestas de estructura organizacional que se presenten con el propósito de atender de mejor manera los requerimientos de los clientes de los productos que genera la empresa; 4

5 c) Conocer, asesorar y evaluar los aspectos relativos a la planificación de talento humano; la estructura de puestos; remuneraciones, el programa anual de capacitación; el sistema de gestión y evaluación del desempeño; y los programas de mejoras de incentivos, de acuerdo a los resultados de la gestión empresarial; d) Conocer, asesorar y evaluar la elaboración y ejecución del plan estratégico de tecnologías de información que permita cumplir con la estrategia y objetivos institucionales, del corto mediano y largo plazo e) Conocer, asesorar y evaluar los resultados de los estados financieros e indicadores de la gestión institucional y sobre las proyecciones financieras del corto, mediano y largo plazo; f) Conocer, asesorar y evaluar la elaboración y ejecución de los planes de adquisición de bienes muebles e inmuebles, equipos, repuestos y maquinaria de soporte para la gestión de la empresa; g) Conocer, asesorar y evaluar la elaboración y ejecución del Plan de Continuidad del Negocio que incluya un plan de de contingencia, un plan de reanudación y un plan de recuperación que garanticen la operación de la entidad en caso de eventos inesperados; y, h) Las demás que establezca la Gerencia General relacionadas con la administración interna de la Empresa. Artículo 9.- ESTRUCTURA BÁSICA ALINEADA A LA MISIÓN: La Empresa Cemento Chimborazo para el cumplimiento de su misión y responsabilidades, tiene la siguiente estructura de gestión por procesos internos que desarrollan las siguientes unidades organizacionales: PROCESOS GOBERNANTES: DIRECTORIO GERENCIA GENERAL PROCESOS AGREGADORES DE VALOR: GERENCIA TECNICA GERENCIA DE COMERCIALIZACION GERENCIA DE PROYECTOS GERENCIA FABRICA DE HORMIGÓN 5

6 PROCESOS HABILITANTES: PROCESOS HABILITANTES DE ASESORIA: AUDITORIA INTERNA ASESORÍA JURÍDICA PLANIFICACION COMUNICACIÓN SOCIAL PROCESOS HABILITANTES DE APOYO: GERENCIA ADMINISTRATIVA GERENCIA FINANCIERA GERENCIA DE TALENTO HUMANO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL GERENCIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION GERENCIA DE SEGURIDAD, SALUD, AMBIENTE Y RELACIONES COMUNITARIAS 1. ORGANIGRAMAS Se aprueban los siguientes organigramas: 1.1. CADENA DE VALOR Direccionamiento Estratégico Gerenciamiento Estratégico Materias Primas Producción Comercialización Cemento Hormigón, Prefabricados Habilitantes de Asesoría Habilitantes de Apoyo 6

7 1.2. MAPA DE PROCESOS 1.3. ORGANIGRAMA POR PROCESOS PROCESOS GOBERNANTES DIRECTORIO GERENCIA GENERAL CLIENTES PROCESOS AGREGADORES DE VALOR GERENCIA TECNICA GERENCIA DE COMERCIALIZACION GERENCIA DE PROYECTOS GERENCIA FABRICA DE HORMIGÓN PROCESOS HABILITANTES HABILITANTES DE ASESORIA AUDITORÍA INTERNA ASESORÍA JURÍDICA PLANIFICACION COMUNICACIÓN SOCIAL HABILITANTES DE APOYO GERENCIA ADMINISTRATIVA GERENCIA FINANCIERA GERENCIA DEL TALENTO HUMANO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL GERENCIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION GERENCIA DE SEGURIDAD, SALUD, AMBIENTE Y RELACIONES COMUNITARIAS 7

8 PROVEEDORES 1.4. ESTRUCTURA ORGANICA EMPRESARIAL Ver ANEXO 2. PROCESOS GOBERNANTES 2.1. DIRECTORIO Determinar las políticas de organización, administración y mejoramiento continuo de los servicios que ofrece la empresa, para su ejecución por parte de la Gerencia General. Atribuciones y Responsabilidades: a) Cumplir y hacer cumplir las resoluciones y más disposiciones de la Junta General; b) Dictar normas de carácter general y especial relativas al régimen interno de la Compañía, así como las que correspondan al manejo del capital, haberes, propiedades y negocios de la misma; c) Dirigir las operaciones de la Compañía, su política y, en general, el giro de los negocios; d) Expedir y reformar los reglamentos que estimare convenientes para la buena marcha de la Compañía. e) Analizar periódicamente el movimiento económico de la Compañía y adoptar las decisiones 8

9 que correspondan para su mejor desenvolvimiento; f) Presentar a consideración de la Junta General un informe anual sobre la marcha de los negocios de la Compañía; g) Presentar proyectos de reforma a estos estatutos; h) Conformar las comisiones permanente y especiales que estimare necesarias; i) Elegir de entre sus miembros Presidente y Vicepresidente; j) Autorizar al Gerente General el otorgamiento de poderes especiales; k) Acordar el establecimiento o supresión de sucursales, agencias y oficinas; l) Nombrar, contratar y remover al Subgerente General, Asesor Jurídico, Secretario del Directorio, Gerentes de Área, Jefes Departamentales, así como asesores y personal de igual o mayor jerarquía. m) Autorizar al Gerente General para que realice negociaciones que comprometan a la Compañía, en cada operación, en más de ochocientos salarios mínimos vitales del sector cementero. Se exceptúan los gastos corrientes presupuestados, que consten en el presupuesto aprobado por el Directorio para cada ejercicio financiero. n) Estudiar y aprobar nuevos proyectos de interés para la Compañía; o) Aprobar el presupuesto de sueldos, gastos e inversiones anuales y, modificarlo si fuere necesario, y; p) Las demás señalados en la Ley, en los estatutos, en este reglamento y aquellos que no estuvieren expresamente asignados a otro órgano. Estructura básica: El Directorio constituye un cuerpo colegiado integrado por cinco miembros principales y cinco alternos elegidos por la Junta General, cada dos años, pudiendo ser reelegidos indefinidamente, conforme se establece en el Estatuto Social GERENCIA GENERAL Conducir, coordinar y aplicar las políticas emitidas por el Directorio de la Empresa; liderar, dirigir 9

10 y administrar la organización; y, representar legal, judicial y extrajudicialmente a la Empresa ante organismos nacionales e internacionales. Atribuciones y Responsabilidades: a) Administrar los negocios de la Compañía, cumplir y hacer cumplir los estatutos sociales, reglamentos y resoluciones de la Junta General y del Directorio; b) Dirigir, supervisar, coordinar y aprobar las acciones y labores de las áreas técnicas, administrativas y financieras de la Compañía; c) Velar por la buena marcha administrativa de la Compañía; d) Representar legal, judicial y extrajudicialmente a la Empresa; e) Nombrar y remover a los funcionarios, empleados y trabajadores no determinados en los estatutos sociales, de conformidad con la Ley y la normatividad vigente; f) Presentar proyectos de reglamentos o modificaciones a los existentes, para aprobación del Directorio; g) Presentar al Directorio cuando lo requiera, un informe de labores, estados financieros y más documentos relativos a la marcha de la Compañía. h) Elaborar un informe anual de actividades de la Empresa, y presentarlo a la Junta General de Accionistas; i) Las demás señaladas en la Ley, los estatutos sociales, reglamentos y resoluciones de la Junta General y del Directorio. 3. PROCESOS AGREGADORES DE VALOR 3.1. GERENCIA DE COMERCIALIZACION Planificar y administrar la gestión comercial de la empresa en función del mercado, ventas y distribución de los productos y servicios. Atribuciones y Responsabilidades: a) Proponer y dirigir la aplicación de normas, políticas y planes de comercialización Integral de los productos y servicios de la Empresa 10

11 b) Investigar y evaluar la situación de los mercados en lo referente a los productos que produce la empresa a nivel nacional y la competencia c) Elaborar estrategias de comercialización y controlar su cumplimiento a nivel nacional d) Establecer estrategias de distribución y promoción de los productos que genera la empresa y de atención a los clientes e) Diseñar estrategias de precios y disponer su aplicación y evaluar su cumplimiento a nivel nacional f) Las demás dispuestas por el Directorio y la Gerencia General relacionadas con el ámbito de su competencia. Estructura básica: La Gerencia de Comercialización tiene a su cargo los Departamentos de Ventas y Servicio al Cliente; Logística y Despacho; y Mercadeo, estará a cargo de un Gerente de Área DEPARTAMENTO DE VENTAS Y SERVICIO AL CLIENTE Realizar la venta de los productos que se producen en la empresa conforme los planes y metas establecidas y salvaguardar los derechos de los clientes atendiendo sus quejas y reclamos Portafolio de Productos y Servicios: a) Productos de cemento, hormigón, y otros dependiendo de la producción de la planta b) Plan de Ventas anual c) Programa mensual de Ventas d) Oferta de productos demandados en base a prioridades de clientes y stocks e) Cierre de pedidos f) Cuadro de análisis de cantidad de productos disponibles para la venta g) Reporte sobre ventas diarias para contabilidad 11

12 h) Informe de novedades presentadas en el proceso de ventas a nivel de las distintas oficinas i) Informes periódicos de cumplimiento de planes y metas de comercialización global y por oficinas de ventas. j) Recibir y dar solución a las quejas y reclamos del cliente. k) Los demás dispuestos por la Gerencia de Comercialización relacionados con el ámbito de su competencia. Estructura básica: El Departamento de Ventas y Servicio al Cliente tiene una estructura organizacional abierta en función de equipos de trabajo para atender los requerimientos empresariales y estará a cargo de un Jefe de Ventas y Servicio al Cliente DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA Y DESPACHO Coordinar el despacho, distribución y entrega de los productos vendidos por la empresa Portafolio de Productos y Servicios: a) Programa el despacho de pedidos de productos b) Cuadro de priorización de entrega a distribuidores de acuerdo a logística de la empresa c) Reporte sobre despacho de ventas diarias para contabilidad d) Informe de novedades sobre el servicio de transporte y estado de vehículos y toma acciones necesarias de recomendación y corrección. e) Informes periódicos de cumplimiento de planes y metas de distribución f) Informe de novedades que se presenten en el cumplimiento de la gestión del negocio; y, g) Los demás dispuestos por la Gerencia de Comercialización relacionados con el ámbito de su competencia. 12

13 Estructura básica: El Departamento de Logística y Despacho tiene una estructura organizacional abierta en función de equipos de trabajo para atender los requerimientos empresariales y estará a cargo de un Jefe de Logística y Despacho DEPARTAMENTO DE MERCADEO Implementar las estrategias de marketing que permitan a la Empresa adaptarse al entorno y adquirir ventajas frente a la competencia. Portafolio de Productos y Servicios: a) Reporte sobre el mercado, la competencia y desempeño de los productos y servicios ofertados. b) Informes periódicos de cumplimiento de planes y metas de mercadeo según el canal de distribución. c) Informe de efectividad del plan de promoción y publicidad d) Informe de factibilidad comercial de nuevos productos y servicios. e) Realizar mediciones para conocer el grado de satisfacción de los clientes. f) Generar y analizar resultados sobre mediciones de satisfacción del cliente. g) Informe de novedades que se presenten en el cumplimiento de la gestión de mercadeo; y, h) Los demás dispuestos por la Gerencia de Comercialización relacionados con el ámbito de su competencia. Estructura básica: El Departamento de Mercadeo tiene una estructura organizacional abierta en función de equipos de trabajo para atender los requerimientos empresariales y estará a cargo de un Jefe de Mercadeo. 13

14 3.2. GERENCIA TÉCNICA Planificar y gestionar la producción de la planta de la empresa a efectos de producir con estándares de calidad, cemento acorde a las necesidades y requerimientos del mercado. Atribuciones y Responsabilidades: a) Planificar, dirigir y controlar los sistemas de fabricación de los distintos tipos de cemento que se generan en la empresa b) Preparar y presentar a la Gerencia General el Plan de Negocios de la Planta, Plan Anual de Inversiones, Plan Operativo Anual y Proforma Presupuestaria del Negocio Integral, evaluando su cumplimiento. c) Proponer y dirigir la aplicación de normas, políticas y planes de producción en la Empresa d) Administrar los recursos de producción para el cumplimiento de los estándares preestablecidos en calidad, cantidad y oportunidad de los productos e) Establecer estrategias, normas y estándares de mantenimiento preventivo, mecánico y electrónico que deben ser aplicados por los distintos departamentos de mantenimiento de la planta de cemento de la empresa f) Diseñar estrategias, normas, estándares y metodologías de control de calidad que deben aplicar los distintos departamentos de control de calidad de la empresa g) Mantener informada a la Gerencia General sobre las novedades que se presenten en el cumplimiento de la gestión de la planta de cemento; h) Las demás dispuestas por el Directorio y la Gerencia General relacionadas con el ámbito de su competencia. Estructura básica: La Gerencia Técnica tiene a su cargo los Departamentos de Producción, Mantenimiento Programado, Mantenimiento Mecánico, Mantenimiento Eléctrico, Control de Calidad y Geología y Minas; y, estará a cargo de un Gerente de Área. 14

15 DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN Ejecuta los procesos y subprocesos de producción, ensacado Cemento y despacho al granel de Productos y Servicios: a) Cemento en varias categorías y modalidades de despacho b) Programa de descarga de caliza en la tolva para su trituración primaria y apilamiento de la misma c) Programa de dosificación de caliza y trituración secundaria para prehomogenizar y el almacenar en las naves d) Programa de molienda de crudo y alimentación a los silos, mediante la dosificación de Caliza y Arcilla, las mismas que están almacenadas en las respectivas tolvas, así como algún tipo de aditivo e) Programa de homogenización del producto, coordinando la inyección de aire para que el material esté siempre fluidizado. f) Programa de clinkerización mediante los procesos de dosificación y alimentación de crudo a la torre, así como las operaciones de funcionamiento del horno para la obtención del clinker y su respectivo enfriamiento, trituración y almacenamiento. g) Programa de Molienda de Cemento, mediante el transporte de clinker, pre molienda y alimentación a las tolvas respectivas. h) Programa de alimentación de las materias primas a sus respectivas tolvas, para luego dosificar cada una de ellas a los molinos de cemento y transporte a los silos de almacenamiento y despacho. i) Programa de realización de los procesos de ensacado, despacho al granel, registros de despachos y su respectiva validación. j) Requisiciones de materias primas, insumos, etc. k) Plan Operativo Anual POA, planes, programas y presupuesto de gastos e inversiones l) Informes periódicos de cumplimiento de planes y metas de producción 15

16 m) Informe de novedades que se presenten en el cumplimiento de la gestión del proceso de producción; y, n) Los demás que le asigne su inmediato superior relacionados con el ámbito de su competencia. Estructura básica: El Departamento de Producción tiene una estructura organizacional abierta en función de equipos de trabajo para atender los requerimientos de producción y estará a cargo de un Jefe de Producción DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO PROGRAMADO Diseñar, programar y evaluar el mantenimiento mecánico, eléctrico-electrónico de la planta, así como mantener un stock mínimo de repuestos Productos y Servicios: a) Requisición de repuestos para los mantenimientos programados b) Programa semanal para mantenimiento programado de la Planta c) Informe de evaluación, seguimiento y verificación de cumplimiento del programa d) Plan anual de paradas para Mantenimiento Programado e) Informe de evaluación, seguimiento y verificación de cumplimiento del programa f) Programa de validación integral con el equipo g) Plan Operativo Anual de Mantenimiento Programada, Plan Anual de Inversiones y Gastos h) Informe de seguimiento a las actividades ejecutadas por los procesos de mantenimiento programado, predictivo y lubricación i) Informes periódicos de cumplimiento de planes y metas de mantenimiento programado j) Informe de novedades que se presenten en el cumplimiento de la gestión del proceso de mantenimiento; y, 16

17 k) Los demás que le asigne su inmediato superior relacionados con el ámbito de su competencia. Estructura básica: El Departamento de Mantenimiento Programado tiene una estructura organizacional abierta en función de equipos de trabajo para atender los requerimientos de Mantenimiento y estará a cargo de un Jefe de Mantenimiento Programado DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO MECANICO Dirigir, planificar, controlar y supervisar el estado mecánico de los equipos de producción, maquinaria y vehículos, con el objetivo de mantener una producción eficiente, fiable y segura. Productos y Servicios: a) Requisición de repuestos para mantenimientos mecánico b) Programa semanal para mantenimiento mecánico de la planta c) Informe de evaluación, seguimiento y verificación de cumplimiento del programa de mantenimiento mecánico d) Programa de validación integral con el equipo e) Plan Operativo Anual de Mantenimiento, Plan Anual de Inversiones y Gastos f) Plan anual de paradas para Mantenimiento Mecánico g) Informe de seguimiento a las actividades ejecutadas h) Informes periódicos de cumplimiento de planes y metas de mantenimiento, mecánico i) Informe de novedades que se presenten en el cumplimiento de la gestión del proceso de mantenimiento; y, j) Los demás que le asigne su inmediato superior relacionados con el ámbito de su competencia. 17

18 Estructura básica: El Departamento de Mantenimiento Mecánico tiene una estructura organizacional abierta en función de equipos de trabajo para atender los requerimientos de Mantenimiento y estará a cargo de un Jefe de Mantenimiento Mecánico DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO ELÉCTRICO Planificar, diseñar, ejecutar y evaluar el mantenimiento mecánico, eléctrico-electrónico programado de la planta, así como mantener un stock mínimo de repuestos y Productos y Servicios: a) Plan Operativo Anual de Mantenimiento Eléctrico, Plan Anual de Inversiones y Gastos Informe de ejecución, seguimiento y verificación del mantenimiento correctivo eléctrico de la planta b) Reporte de provisión eficiente de energía eléctrica en la planta c) Programa semanal para mantenimiento eléctrico de la planta d) Informe de evaluación, seguimiento y verificación de cumplimiento del programa e) Informes técnicos del mantenimiento eléctrico realizado en la planta f) Plan anual de mantenimiento eléctrico de la planta g) Informes de asesoramiento en la selección y adquisición de equipos eléctricos h) Informe de novedades que se presenten en el cumplimiento de la gestión del proceso de mantenimiento; y, i) Los demás que le asigne su inmediato superior relacionados con el ámbito de su competencia. Estructura básica: El Departamento de Mantenimiento Eléctrico tiene una estructura organizacional abierta en función de equipos de trabajo para atender los requerimientos de mantenimiento y estará a cargo de un Jefe de Mantenimiento Eléctrico 18

19 DEPARTAMENTO DE GEOLOGÍA Y MINAS Realizar estudios de exploración y explotar minas de materiales necesarios en el proceso de producción de cemento Productos y Servicios: a) Caliza y materiales necesarios para la producción de cemento b) Plan de explotación de minas de caliza c) Diseño de mecanismos y métodos técnicos de explotación d) Informe sobre la ejecución del POA, presupuesto de inversión y gastos de la unidad e) Informes técnicos f) Informes de explotación de todas las minas cada seis meses g) Informes periódicos de cumplimiento de planes y metas de exploración y explotación de minas h) Informe de novedades que se presenten en el cumplimiento de la gestión del negocio; y, i) Los demás que le asigne su inmediato superior relacionados con el ámbito de su competencia. Estructura básica: El Departamento de Geología y Minas tiene una estructura organizacional abierta en función de equipos de trabajo para atender los requerimientos de producción y estará a cargo de un Jefe de Geología y Minas DEPARTAMENTO DE CONTROL DE CALIDAD Planificar, diseñar y realizar el control de calidad en la adquisición de materia prima y en los procesos de fabricación y producción de los productos que se generan en la planta. Productos y Servicios: a) Reporte de control de calidad en la trituración primaria de caliza 19

20 b) Reporte de control de calidad del proceso de Molienda de Cemento c) Reporte de control de calidad en el proceso de Ensacado del producto d) Reporte de control de calidad en los despachos a granel de cemento e) Reporte de control de calidad relacionado con la adquisición de materia prima necesaria para la elaboración de los productos que produce la empresa f) Reporte de control de calidad de las materias primas que intervienen en la elaboración del producto g) Plan Operativo Anual de control de calidad, Plan Anual de Inversiones y Gastos h) Informe de seguimiento a las actividades ejecutadas por el proceso de control de calidad i) Informes periódicos de cumplimiento de planes y metas de control de calidad j) Informe de novedades que se presenten en el cumplimiento de la gestión del proceso de control de calidad; y, k) Los demás que le asigne su inmediato superior relacionados con el ámbito de su competencia. Estructura básica: El Departamento de Control de Calidad tiene una estructura organizacional abierta en función de equipos de trabajo para atender los requerimientos de Control de Calidad y estará a cargo de un Jefe de Control de Calidad GERENCIA DE PREFABRICADOS Dirigir las actividades de producción de la planta de productos de hormigón a su cargo a efectos de satisfacer la demanda de los clientes y cumplir con los objetivos y metas empresariales Atribuciones y Responsabilidades: a) Dirigir las operaciones de producción conforme a las políticas y estándares establecidos a fin de alcanzar las metas comprometidas 20

21 b) Preparar y presentar a la Gerencia General el Plan de Producción de la Planta, Plan Anual de Inversiones, Plan Operativo Anual y Proforma Presupuestaria de la Fábrica, evaluando su cumplimiento. c) Presentar informes de cumplimiento de planes, objetivos y metas de la producción de hormigón d) Proponer mecanismos de mejora permanente de los procesos productivos e) Establecer y aplicar políticas, métodos y estándares de producción de productos de hormigón f) Mantener informada a la alta gerencia sobre las novedades que se presenten en el cumplimiento de la gestión del proceso; y, g) Las demás dispuestas por la Gerencia General relacionadas con el ámbito de su competencia. Estructura básica: La Gerencia de Prefabricados tiene a su cargo los Departamentos de Operación, Control de Calidad y Logística; estará a cargo de un Gerente de Área DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN Ejecuta los procesos y subprocesos de producción de hormigón Productos y Servicios: a) Hormigón b) Programa de abastecimiento de materiales pétreos c) Programa de abastecimiento de cemento d) Programa de abastecimiento de agua e) Programa de abastecimiento de aditivos f) Programa de carga en tolva de distribución 21

22 g) Programa carga silos de cemento h) Programa de carga a sistema de agua i) Programa de carga a tanques de aditivos j) Programa de mescla de elementos en el Mixer k) Programa de descarga de Hormigón en tolva de distribución l) Reporte diario de novedades m) Plan Operativo Anual POA, planes, programas y presupuesto de gastos e inversiones n) Informes periódicos de cumplimiento de planes y metas de producción o) Informe mensual de novedades que se presenten en el cumplimiento de la gestión del proceso de producción; y, p) Los demás que le asigne su inmediato superior relacionados con el ámbito de su competencia. Estructura básica: El Departamento de Operación tiene una estructura organizacional abierta en función de equipos de trabajo para atender los requerimientos de producción y estará a cargo de un Jefe de Operación DEPARTAMENTO DE CONTROL DE CALIDAD Planificar, diseñar y realizar el control de calidad de materiales y en los procesos de fabricación y producción de los productos que se generan en la planta. Productos y Servicios: a) Reporte de control de calidad de materiales pétreos b) Reporte de control de calidad de abastecimiento de Cemento c) Reporte de control de calidad de aditivos 22

23 d) Reporte de control de calidad de hormigón e) Plan Operativo Anual de control de calidad, Plan Anual de Inversiones y Gastos f) Informe de seguimiento a las actividades ejecutadas por el proceso de control de calidad g) Informes periódicos de cumplimiento de planes y metas de control de calidad h) Informe de novedades que se presenten en el cumplimiento de la gestión del proceso de control de calidad; y, i) Los demás que le asigne su inmediato superior relacionados con el ámbito de su competencia. Estructura básica: El Departamento de Control de Calidad tiene una estructura organizacional abierta en función de equipos de trabajo para atender los requerimientos de control de calidad y estará a cargo de un Jefe de Control de Calidad DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA Planificar, diseñar, ejecutar y evaluar el mantenimiento mecánico y eléctrico-electrónico de la planta, así como mantener un stock mínimo de repuestos Productos y Servicios: a) Requisición de repuestos para los mantenimientos mecánico y eléctrico b) Programa semanal para mantenimiento mecánico y eléctrico de la planta c) Informe de evaluación, seguimiento y verificación de cumplimiento del programa d) Programa de validación integral con el equipo e) Plan Operativo Anual de Mantenimiento, Plan Anual de Inversiones y Gastos f) Plan anual de paradas para Mantenimiento g) Informe de seguimiento a las actividades ejecutadas 23

24 h) Informe de novedades que se presenten en el cumplimiento de la gestión del proceso de mantenimiento; y, i) Los demás que le asigne su inmediato superior relacionados con el ámbito de su competencia. Estructura básica: El Departamento de Logística tiene una estructura organizacional abierta en función de equipos de trabajo para atender los requerimientos de Mantenimiento y estará a cargo de un Jefe de Logística GERENCIA DE PROYECTOS Dirigir, ejecutar, supervisar y fiscalizar proyectos de ingeniería y montaje conforme a los planes y programas establecidos y a las necesidades institucionales manteniendo la seguridad y medio ambiente Atribuciones y Responsabilidades: a) Realizar mejoras a la Ingeniería de detalle, desarrollada por los contratistas a través de la aplicación de las normas técnicas nacionales e internacionales vigentes e implementar las soluciones más efectivas y eficientes b) Dirigir los trabajos con fiscalizadores y contratistas en base y de acuerdo y cronograma establecido c) Aceptar los trabajos concluidos por los contratistas verificando el cumplimiento de los contratos, documentos complementarios y normas técnicas vigentes d) Informes de avance de diseños de ingeniería y ejecución de obras e) Las demás dispuestos por la Gerencia General relacionadas con el ámbito de su competencia. Estructura básica: La Gerencia de Proyectos tiene a su cargo los Departamentos de Ingeniería y de Montaje y estará a cargo de un Gerente de Área 24

25 DEPARTAMENTO DE INGENIERIA Ejecutar, supervisar y fiscalizar proyectos de ingeniería conforme a los planes y programas establecidos y a las necesidades institucionales manteniendo la seguridad y medio ambiente Portafolio de Productos y Servicios: f) Informe de mejoras a la Ingeniería de detalle, desarrollada por los contratistas a través de la aplicación de las normas técnicas nacionales e internacionales vigentes e implementar las soluciones más efectivas y eficientes g) Coordinación de trabajos con fiscalizadores y contratistas en base y de acuerdo y cronograma establecido h) Informe técnico en la aceptación de trabajos concluidos por el contratista verificando el cumplimiento de los contratos, documentos complementarios y normas técnicas vigentes i) Informe de supervisión de la ejecución de los trabajos en construcción, instalación e interconexiones, de acuerdo a la programación diaria j) Revisiones y validaciones a las facturas emitidas por los contratistas, verificando que se ajusten al presupuesto y controlando el flujo de efectivo respectivo k) Informes de avance de obra, registrando el estado de los trabajos en ejecución l) Los demás dispuestos por la Gerencia de Proyectos relacionados con el ámbito de su competencia. Estructura básica: El Departamento de Ingeniería tiene una estructura organizacional abierta en función de equipos de trabajo para atender los requerimientos empresariales y estará a cargo de un Jefe de Ingeniería DEPARTAMENTO DE MONTAJE Supervisar y ejecutar el montaje de construcciones, instalaciones e interconexiones de soluciones efectivas de producción garantizando seguridad y medio ambiente de acuerdo a las normas vigentes. 25

26 Productos y Servicios: a) Informe de análisis, validación y sugerencia de mejoras a la Ingeniería de detalle desarrollada por los contratistas, con la aplicación de normas técnicas nacionales e internacionales vigentes, con el fin de encontrar e implementar soluciones efectivas en producción, mantenimiento seguridad y medio ambiente b) Informes de cumplimiento de los proyectos en el tiempo establecido y con los resultados esperados, coordinando con fiscalizadores y contratistas, en base a cronogramas establecidos. c) Informes de aceptación de los trabajos de contratistas, verificando el cumplimiento de los contratos, documentos, normas técnicas, reglamentos internos, para lograr resultados positivos en contrato global d) Informes de supervisión de la ejecución de los trabajos de construcción, instalación e interconexiones, utilizando la programación diaria, con el fin de verificar el buen uso de recursos y cumplimiento de normas de seguridad de la empresa e) Revisión y validación de las facturas emitidas por los contratistas, validando con el presupuesto establecido, con el fin de controlar el flujo de efectivo y evitar sobreprecios f) Informes de avances de obra, con el fin de registrar por escrito el estado de los trabajos en ejecución g) Los demás que le asigne su inmediato superior relacionados con el ámbito de su competencia. Estructura básica: El Departamento de Montaje tiene una estructura organizacional abierta en función de equipos de trabajo para atender los requerimientos de producción y estará a cargo de un Jefe de Montaje 4. PROCESOS HABILITANTES DE ASESORIA 4.1. AUDITORIA INTERNA Asesorar a la Junta General de Accionistas y al Directorio de la Empresa Cemento Chimborazo, con sujeción a las leyes y normas de auditoría de general aceptación, en el análisis, desarrollo, implantación y mantenimiento de los sistemas y procesos de la empresa, mediante la evaluación del control interno y verificación de que las actividades y operaciones se ajusten a la 26

27 normatividad técnica y legal vigente, a través de una participación activa y preventiva en su campo de competencia e informando, oportunamente, para fortalecer la transparencia y coadyuvar al cumplimiento de los objetivos institucionales. Portafolio de Productos: a) Evaluación del riesgo general y específico; b) Elaboración del plan anual de auditoría; c) Evaluación del control interno; d) Preparación y ejecución de programas de auditoría; e) Aplicación de procedimientos de auditoría; f) Promulgación de informes de sus exámenes; y, g) Los demás productos orientados al control interno de la gestión, procesos y estados financieros de la Empresa de Cemento Chimborazo, establecidos en las atribuciones conferidas por la ley, reglamentos, manuales y contratos. Estructura básica: La Auditoría Interna, depende administrativamente de la Junta General de Accionistas y técnicamente de la Contraloría General del Estado, tiene una estructura organizacional abierta en función de equipos de trabajo para atender los requerimientos institucionales y estará a cargo del Auditor Interno 4.2. ASESORÍA JURÍDICA Proporcionar servicios de asesoría jurídica y de soporte legal a los procesos gobernadores y agregadores de valor y, de manera complementaria, a los procesos habilitantes respecto de los requerimientos internos institucionales. Portafolio de Productos: a) Asesoramiento en materias de legislación institucional y dar fundamento jurídico a los requerimientos de los procesos gobernadores y agregadores de valor; 27

28 b) Asesoramiento en materias de derecho administrativo, laboral y contractual para atender los requerimientos internos de la Empresa; c) Patrocinio a la Empresa en peticiones, litigios, acciones y otras actuaciones en calidad de demandante o demandado; d) Informes jurídicos sobre consultas realizadas e) Archivo y base de datos actualizada de normatividad jurídica relacionada al quehacer de la empresa f) Informes de cumplimiento de la gestión de la unidad a la Gerencia General; y, g) Los demás productos orientados a brindar asesoría y soporte legal a las autoridades de la Empresa, establecidos en las atribuciones conferidas por la ley, reglamentos, manuales y contratos. Estructura básica: La Asesoría Jurídica tiene una estructura organizacional abierta en función de equipos de trabajo para atender los requerimientos institucionales y estará a cargo del Asesor Jurídico PLANIFICACIÓN Formular el Plan Estratégico de Negocios, Plan Operativo Anual y Plan de Inversiones de la empresa, en función de las directrices y políticas establecidas por el Directorio y la Gerencia General para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la entidad, realizar el seguimiento periódico y permanente a la ejecución e informar del avance y los resultados a la Gerencia General y al Comité de Desarrollo Organizacional. Portafolio de Productos: a) Plan Estratégico de Negocios b) Plan Operativo Anual c) Plan de Inversiones d) Programas y Proyectos de Negocios e) Coordinación en la elaboración del Presupuesto 28

29 f) Informes técnicos sobre adopción de estrategias de negocios g) Metodología de Planificación y presupuestarían empresarial así como de evaluación de resultados h) Informes de cumplimiento de planes, programas y presupuestos i) Los demás productos orientados a brindar asesoría y soporte en planificación de la empresa Estructura Básica: La Unidad de Planificación tiene una estructura organizacional abierta en función de equipos de trabajo para atender los requerimientos institucionales COMUNICACIÓN Dotar a la empresa de servicios de comunicación externa e interna que permita dar a conocer a la opinión pública y al mercado un conocimiento claro, preciso y positivo de la misión, visión, objetivos estratégicos y resultados de la gestión de la empresa, así como interiorizar en la organización este conocimiento, adicionalmente efectuar labores de protocolo institucional y de relaciones públicas. Portafolio de Productos: a) Asesoría a las autoridades de la empresa en el manejo de su relación con los medios de comunicación b) Diseño y ejecución de un plan estratégico de comunicación externa (página web, monitoreo de medios, publicaciones, etc.) que permita difundir la gestión de la empresa c) Diseño y supervisión de uso de la imagen Institucional d) Diseño y ejecución de un plan estratégico de comunicación interna (intranet, correo interno, publicaciones, carteleras, etc.) para difundir entre el personal información sobre la gestión y los procesos institucionales que contribuya a crear un clima laboral favorable e) Manejo del protocolo y relaciones públicas institucional. f) Informes a la Gerencia General sobre gestión de la unidad 29

30 g) Los demás productos orientados a brindar asesoría y soporte en comunicación organizacional Estructura Básica: La Unidad de Comunicación Social tiene una estructura organizacional abierta en función de equipos de trabajo para atender los requerimientos institucionales. 5. PROCESOS HABILITANTES DE APOYO 5.1. GERENCIA ADMINISTRATIVA Administrar los bienes, servicios y documentos, dotando la infraestructura necesaria para el cumplimiento de los objetivos y metas de la empresa. Atribuciones y Responsabilidades: a) Coordinar con las diferentes áreas de la empresa sus requerimientos a efectos de elaborar el plan anual de contrataciones y adquisiciones b) Coordinar con la Gerencia Financiera y el responsable de Planificación, la formulación del presupuesto anual de bienes, servicios y contrataciones de la empresa c) Autorizar y ejecutar el cumplimiento de los términos contractuales, de acuerdo a niveles de aprobación. d) Coordinar y evaluar los procedimientos de contratación pública e) Adquirir a nivel local o internacional bienes, equipos, repuestos, materiales, materias primas y suministros necesarios para un adecuado desarrollo de las labores de producción y empresariales f) Supervisar los servicios de mantenimiento y reparación de las instalaciones, equipos y vehículos; y, administrar los servicios de seguridad, limpieza y transportes g) Autorizar y proporcionar servicios de transporte terrestre y aéreo a funcionarios de la Empresa h) Disponer la recepción, certificación, registro, clasificación y distribución de la documentación que ingresa y sale de la empresa así como su custodia y archivo i) Elaborar formatos y formularios para la tramitación de procedimientos administrativos y 30

31 procesos de las fábricas j) Ejecutar el saneamiento técnico y legal de los bienes muebles e inmuebles de la Empresa k) Elaborar y ejecutar el plan de mantenimiento y adecuaciones anual (espacios físicos, bienes muebles e inmuebles, parque automotor, servicios básicos); l) Conservar inventarios de bienes, mantener registros actualizados y llevar su control; m) Coordinar la provisión de servicios de vigilancia y protección de personas y bienes n) Informar a la Gerencia General sobre la gestión de la unidad. Estructura Básica: La Gerencia Administrativa tiene a su cargo los Departamentos de Adquisiciones, Servicios Generales y; Documentación y Archivo DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Proporcionar servicios de mantenimiento y reparación de las instalaciones, equipos y vehículos; y, administrar los servicios de seguridad, limpieza y transportes Portafolio de Productos: Transporte a) Logística vehículos y conductores b) Despacho de combustibles c) Servicio transporte de personal d) Tercerización vehículos personal de acuerdo a necesidad Administración de servicios básicos e) Control y reparación de servicios básicos 31

32 Mantenimiento de vehículos y bienes inmuebles y muebles f) Mantenimiento de vehículos de la empresa g) Control de Plagas h) Mantenimiento y limpieza edificios plantas 1 2 3, cabañas, complejo Licán, Central hidroeléctrica Administración de útiles de oficina y aseo i) Inventario j) Despacho k) Requisiciones de necesidades l) Atención a necesidades Control de seguridad privada m) Administración, seguimiento, control y evaluación del servicio de seguridad privada tanto del personal como de las instalaciones de la empresa Alimentación de funcionarios, servidores y trabajadores n) Administración, control y evaluación del servicio de alimentación en las distintas ubicaciones requeridas Adecuaciones y obras civiles o) Construcciones y reparaciones de edificios p) Adecuaciones q) Limpieza Administración instalaciones r) Administración de cabañas Atacames s) Administración de complejo de Licán 32

33 General t) Informes de cumplimiento de gestión del Departamento a la Gerencia Administrativa; y, u) Los demás productos requeridos por la empresa en el ámbito de competencia de la unidad. Estructura básica: El Departamento de Servicios Generales tiene una estructura organizacional abierta en función de equipos de trabajo para atender los requerimientos institucionales y estará a cargo del Jefe de Servicios Generales DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Proporcionar servicios de compras de bienes muebles, inmuebles, equipos, repuestos, materiales, materias primas, insumos y útiles de oficina requeridos por la empresa para el cumplimiento de sus objetivos; y, almacenar y administrar las bodegas de los productos adquiridos Portafolio de Productos: Adquisiciones Locales a) Recepción y análisis de documentación, memo necesidad, datos técnicos y asignación presupuestaria para inicio de proceso de adquisición b) Solicitud de cotización de pedido c) Cuadro comparativo de ofertas d) Documentación para decisión y aprobación e) Notificación de adjudicación de compras f) Documentos de instrumentación de compras g) Órdenes de compra h) Tramitología y gestión de adquisiciones a través del portal de compras públicas 33

34 Importaciones i) Ordenes de importación j) Cotización de costos que involucran la importación de adquisiciones k) Tramitología y gestión con fabricantes, embarcadores, transportistas, agentes, aseguradoras, verificadoras, CAE, Bancos para el caso de importaciones l) Liquidaciones de importación m) Tramitología de reexportación en los casos que amerite n) Informes de avance de trámites de adquisiciones o) Documentos del procesos de adquisiciones digitalizados Bodega p) Administración de bodegas de bienes adquiridos q) Informe de inventarios realizados a bodegas r) Reporte de control de stocks mínimos de materias primas, materiales, repuestos, útiles de oficina, etc. s) Pesaje de báscula de materias primas, materiales y combustibles t) Reporte de medición de silos antes y después de ingreso u) Informes de cumplimiento de gestión del Departamento a la Gerencia Administrativa; y, v) Los demás productos requeridos por la empresa en el ámbito de competencia de la unidad. Estructura básica: El Departamento de Adquisiciones tiene una estructura organizacional abierta en función de equipos de trabajo para atender los requerimientos institucionales y estará a cargo del Jefe de Adquisiciones. 34