DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA. 28 de noviembre, 2012 DCA-2863

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1 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase Al oficio No Señora Iris Arias Presidenta Ejecutiva Patronato Nacional de la Infancia 28 de noviembre, 2012 DCA-2863 Estimada señora: Asunto: Se autoriza contratación directa concursada para adquirir 2 servidores para central telefónica VoIP Cisco UCS C220 M3 de alta densidad para montar en Rack, 4 switches capa 2 de 48 puertos 10/100/1000 PoE y 4 slots para SFPs con 2 SFP 1000BaseT incluidos Cisco Catalyst 2960S, 12 switches capa 2 de 24 puertos 10/100 y 2 10/100/1000 o SFP Cisco Catalyst 2960, 6 routers Cisco 2901 VSEC/k9, y un bastidor de al menos 42U compatible con los servidores de Central telefónica VoIP Cisco, por un monto de Nos referimos a su oficio PE del presente año, mediante el cual solicita autorización para modificar los términos de la contratación directa autorizada por este órgano contralor, según oficio No (DCA-2377) del 8 de octubre de Mediante nota DCA-2727 del 14 de noviembre pasado este órgano contralor requirió información adicional, la cual fue atendida por oficio No. PE Antecedentes y justificación de la solicitud Según lo indicado en su solicitud, esa entidad solicitó ante órgano contralor autorización para degradar un procedimiento, en vista que la Licitación Abreviada 2012LA resultó infructuosa. Una vez hecho el análisis respectivo, se autorizó una contratación directa concursada para la adquisición de equipo de comunicación y contrato de servicio Smart Care. Indica que producto de un incidente eléctrico acaecido el 17 de octubre de 2012, colapsaron los 2 servidores principales que soportan la central telefónica de voz sobre IP. Manifiesta que lo anterior ocasiona cambios sustanciales a las especificaciones técnicas de la Licitación Abreviada 2012LA Menciona, que para no perder las comunicaciones, se tuvo que trasladar los servicios de voz en una modalidad llamada SRST al enrutador principal del PANI, el cual maneja todo el tráfico de datos de la institución.

2 2 Agrega que dicho manejo y la sobrecarga de funcionar con SRST temporal, superaron la capacidad del procesamiento. Ante ese panorama, se tuvo que tomar la decisión de dar prioridad a los servicios de telefonía o a los servicios de Internet, correo y sistemas en oficinas locales y regionales, y se escogió la primera de las opciones. Señala que a partir del 25 de octubre se logró consolidar una solución más consistente, refaccionando un equipo ensamblado de varios servidores dados de baja, sin que pueda considerarse la solución definitiva, por lo que actualmente se está operando sobre un único equipo de comunicaciones. Indica, que ante ese panorama se hace necesario modificar varias líneas del objeto de la Licitación Abreviada 2012LA , por lo que se pretende adquirir: a) 2 servidores para central telefónica VoIP Cisco UCS C220 M3 de alta densidad para montar en un contrato Smartnet 8x5xNBD por 3 años. b) 4 switches capa 2 de 48 puertos 10/100/1000 PoE y 4 slots para SFPs con 2 SFP 1000BaseT incluidos Cisco Catalyst 2960S (incluye instalación y configuración de un equipo y contrato c) 12 switches capa 2 de 24 puertos 10/100 y 2 10/100/1000 o SFP Cisco Catalyst 2960 (incluye instalación y configuración de un equipo y contrato d) 6 routers Cisco VSEC/k9 (incluye instalación y configuración de un equipo y contrato e) Un bastidor de al menos 42U compatible con los servidores de Central Telefónica VoIP Cisco. Agrega, que esa entidad tiene toda su infraestructura sobre plataformas Cisco, por lo que si se reemplazan los servidores de la central telefónica por otras marcas, se estaría en riesgo de tener que reemplazar los equipos terminales por incompatibilidad. Además señala que esa entidad adquirió desde el 2005 las licencias para la operación de esos equipos, por lo que, de cambiar la marca, no se podría migrar esas licencias y se tendría que volver a adquirir todo el licenciamiento para los terminales de voz sobre IP. Por otro lado indica que los plazos de los contratos de Smartnet para switches y routers, difieren de los exigidos en la Licitación Abreviada 2012LA , debido a una adecuación financiera del proyecto, pero que no afecta los procesos vitales de la entidad. Aclara que se retira de la solicitud original los contratos de SmartNet para los 76 equipos de comunicación en operación, ya que hubo un cambio en la política de precios de Cisco System que duplica el valor de los contratos tipo SmartCare; además por una necesaria adecuación financiera del proyecto. 2. Criterio del Despacho

3 3 El Patronato Nacional de la Infancia (PANI) efectuó la Licitación Abreviada 2012LA , para la adquisición de equipo de comunicación, sin embargo, la misma se declaró infructuosa, por lo que se requirió degradar el procedimiento, conforme con lo regulado en el artículo 30 de la Ley de Contratación Administrativa. Ante ello, esta Contraloría General otorgó la autorización para variar el procedimiento, según los términos del oficio (DCA-2377) del 8 de octubre de 2012, para que dicha entidad efectuara una contratación directa concursada para la adquisición de contrato con el fabricante (SmartCare) de 8x5xNBD para el listado específico de equipos (76) del PANI por 3 años, switch capa 2 de 48 puertos 10/100/1000 PoE y 4 slots para SFPs con 2 SFP 1000 BaseT incluidos Cisco Catalyst 2960S (incluye instalación y configuración de un equipo y contrato SmartCare 8x5xNBD por 3 años), switch capa 2 de 24 puertos 10/100 y 2 10/100/1000 o SFP Cisco Catalyst 2960 (incluye instalación y configuración de un equipo y contrato SmartCare 8X5XNBD por 3 años, y router Cisco 2901-VSEC-/k9 (incluye instalación y configuración de un equipo y contrato SmartCare 8x5xNBD por 3 años) No obstante, ahora la Administración señala que debido a un incidente eléctrico producido por una rayería, colapsaron los 2 servidores principales que soportan la central telefónica de voz sobre IP, lo que implicó modificar sustancialmente la autorización otorgada. De esta forma no se contratará el SmartCare de 8x5xNBD para el listado específico de equipos (76) del PANI y para el caso de los switch y router se disminuirá a un año el contrato Smartnet de 8x5xNBD. Además se pretende la adquisición de 2 servidores para central telefónica VoIP Cisco UCS C220 M3 de alta densidad para montar en Rack (modelo de unidades de disco SFF). Incluye migración de base de datos y licencias de dispositivos, instalación y configuración de los equipos y su integración completa con la un contrato Smartnet 8x5xNBD por 3 años, así como un bastidor de al menos 42U compatible con los servidores de Central Telefónica VoIP Cisco. A pesar que el objeto que pretende adquirir la Administración difiere del originalmente licitado, lo cierto es que el PANI requiere los servidores para establecer canales y mecanismos de comunicación, tanto a lo interno de la entidad como de organismos afines. Debido al incidente eléctrico esa entidad está operando sobre un único equipo de comunicaciones que podría fallar en cualquier momento. Teniendo claro que dichas labores no pueden verse interrumpidas y que la infraestructura tecnológica del PANI opera sobre plataformas Cisco, según fue manifestado, esta Contraloría General, con base en lo dispuesto en el artículo 2 bis inciso c), autoriza a esa entidad a efectuar una contratación directa concursada para adquirir lo siguiente: 2 servidores para central telefónica VoIP Cisco UCS C220 M3 de alta densidad para montar en un contrato Smartnet 8x5xNBD por 3 años. 4 switches capa 2 de 48 puertos 10/100/1000 PoE y 4 slots para SFPs con 2 SFP 1000BaseT incluidos Cisco Catalyst 2960S (incluye instalación y configuración de un equipo y contrato Smartnet 8X5XnBD por un año.

4 4 12 switches capa 2 de 24 puertos 10/100 y 2 10/100/1000 o SFP Cisco Catalyst 2960 (incluye instalación y configuración de un equipo y contrato 6 routers Cisco 2901 VSEC/k9 (incluye instalación y configuración de un equipo y contrato Un bastidor de al menos 42U compatible con los servidores de Central Telefónica VoIP Cisco. 3. Condiciones bajo las cuales se otorga la autorización Se autoriza a la Administración a efectuar una contratación directa concursada para adquisición de 2 servidores para central telefónica VoIP Cisco UCS C220 M3 de alta densidad para montar en un contrato Smartnet 8x5xNBD por 3 años, 4 switches capa 2 de 48 puertos 10/100/1000 PoE y 4 slots para SFPs con 2 SFP 1000BaseT incluidos Cisco Catalyst 2960S (incluye instalación y configuración de un equipo y contrato Smartnet 8X5XnBD por un año, 12 switches capa 2 de 24 puertos 10/100 y 2 10/100/1000 o SFP Cisco Catalyst 2960 (incluye instalación y configuración de un equipo y contrato Smartnet 8x5xNBD por un año, 6 routers Cisco 2901 VSEC/k9 (incluye instalación y configuración de un equipo y contrato Smartnet 8x5xNBD por un año, un bastidor de al menos 42U compatible con los servidores de Central Telefónica VoIP Cisco. El monto máximo de la contratación será de De conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, en caso de que las cotizaciones sometidas a concurso presenten un exceso que no supere el 10% de ese monto, la Administración podrá continuar con el procedimiento. Por el contrario, si tales propuestas son mayores en más de ese 10%, será necesario requerir autorización a esta Contraloría General. La razonabilidad de dichos montos, es de exclusiva responsabilidad de esa Administración. Quedan bajo la exclusiva responsabilidad de la Administración, las razones técnicas y financieras que motivaron el cambio de objeto al licitado en la Licitación Abreviada 2012LA Se deberá cursarse invitación a por lo menos 3 proveedores idóneos. Entre el día de la comunicación de la invitación a concursar y el día de la apertura de ofertas deberá mediar un mínimo de cinco días hábiles. Deberá elaborarse el correspondiente pliego de condiciones, el cual deberá contener las especificaciones legales, financieras y técnicas necesarias a fin de lograr claridad sobre el objeto de la contratación. De igual forma, el pliego cartelario deberá contar con un sistema de evaluación que permita escoger como ganadora del concurso aquella oferta que obtenga el máximo puntaje. En relación con el régimen recursivo aplicable, tomando en consideración que se procurara contar con el equipo en el menor tiempo posible, y que de aplicarse el régimen recursivo ordinario dilataría la satisfacción del interés público se estima conveniente que para a la contratación que se autoriza le aplique un esquema recursivo distinto. Así, en lo que respecta al cartel del procedimiento, este tendrá recurso de objeción ante la propia Administración, con las condiciones y plazos que aplican para el recurso de objeción en el caso de las licitaciones abreviadas. Por otra parte, en cuanto al acto final del procedimiento cabrá recurso ante la propia administración, el cual se regirá por los plazos, condiciones y formalidades que rigen para el recurso de revocatoria ante la Administración, según lo dispuesto en el artículo 136 del Reglamento a la Ley de Contratación

5 5 Administrativa. Esta posibilidad recursiva deberá quedar claramente establecida en el pliego de condiciones. Se deberá contar con el respectivo contenido presupuestario suficiente y disponible para respaldar las erogaciones derivadas de esta autorización. De igual forma deberá contarse previamente con los permisos, licencias, estudios y cualquier otro requisito previsto en el ordenamiento jurídico. La Administración deberá verificar que los oferentes puedan contratar con el Estado, de forma tal que no les cubra ningún tipo de prohibición ni cuenten con algún tipo de sanción que les impida contratar con el Estado. De igual modo, deberá velar para que los oferentes cumplan con las obligaciones obrero-patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social y FODESAF. Se deberá levantar un expediente en el cual se dejará constancia de todo lo actuado. El contrato que llegue a suscribirse deberá contar con la aprobación interna, según lo dispuesto en el artículo 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. Las modificaciones en fase de ejecución contractual, incluyendo aumentos y disminuciones se regirán únicamente por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...). Al ser un procedimiento excepcional autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones indicadas en el presente oficio será responsabilidad de la señora Iris Arias, en su condición de Presidenta Ejecutiva. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Marlene Chinchilla Carmiol Gerente Asociada Lucía Gólcher Beirute Fiscalizadora LGB/ymu Ci: Archivo Central NI: 22642, G: