Taller de Administración Efectiva del Tiempo

Transcripción

1 Y BRAIN Co. & Co. Coaching -- Inteligencias múltiples Taller de Administración Efectiva del Tiempo Lic. Mario S. Bravo Orozco

2 La importancia de la Comunicación Quien soy yo? Que hago yo aqui? Que papel esperan que juegue yo aqui?

3 No existe nada mas difícil de planear, mas incierto en lograr el éxito, o mas peligroso de administrar que la creación de un nuevo sistema. Los iniciadores tendrán por enemigos a todos aquellos que se benefician con la preservación de las viejas instituciones y muy poco apoyo en aquellos que resultaran beneficiados por el cambio.

4 Ahora bien Dónde y cómo empezar a potenciar a nuestro favor estas oportunidades? Quizá aquí pueda encontrar algunas pautas.

5 ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA La administración estratégica se define como: "Proceso de administración que entraña que la organización prepare planes estratégicos y, después, actúe conforme a ellos

6 El Tiempo La "Administración del tiempo" como a una aplicación administrativa de producción, Administrar el tiempo realmente significa administrarse uno mismo, de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que se dispone. El tiempo es una simple medida..

7 Calidad del Tiempo En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos, la calidad del tiempo se convierte en la única variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más. Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu tiempo. En última instancia, usas tu tiempo como lo deseas. La forma como usas tu tiempo define quién eres, más aún que lo que dices, lo que vistes, los amigos que eliges, lo que piensas. Mucha gente dice algo y hace lo contrario, por ejemplo:

8 Mucha gente dice darle importancia a ser productivo y sin embargo invierte muy poco tiempo en organizarse y en encontrar maneras de ser más enfocado y eficiente. Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y con lo que es importante. Por ejemplo

9 Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite disfrutar del trabajo y su descanso. La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las que queremos hacer porque nos son más fáciles o agradables. Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dará más tiempo para hacer las cosas.

10 El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeñas y grandes elecciones cada día, cada hora y aún cada minuto. Cada semana, contamos con cientos de horas. Cómo utilizamos dichas horas? Todos podemos beneficiarnos del uso del tiempo. Debemos analizar objetivamente el uso que le damos a nuestro tiempo.

11 DDT S Desperdiciador De Tiempo (DDT): Es cualquier cosa que impida que una persona alcance sus objetivos de la manera más efectiva posible. DDT Externos vs. Internos. Los DDT se dividen en externos, si son provocados por otras personas, o internos si son provocados por nosotros mismos.

12 Hay un elefante en la sala

13 La Personalidad Conjunto de rasgos que persisten a lo largo del tiempo y las situaciones: Físicos Psíquicos Culturales

14 Cuáles son las caracteristicas de un equipo con I.E.?

15 Y Caracteristicas Psiquicas Justo Honrado Protector Tolerante Colaborador Sensible Innovador Perceptible Servicial Humilde Analitico Leal Constructivo Paciente Asertivo Empatia Fiable Disciplinado Intrepido Soñador Emprendedor Intuitivo

16 Y Caracteristicas Psiquicas Comprensivo Persistente Compartido Sociable Comprometido Negociador Autodidacta Equitativo Cariñoso Habil Auditivo y visual Visionario kinestesico?/sensitivo Perseverante Detallista Inteligente Maravillosa Creativo Admirable Apasionarse Seguridad y confianza en si mismo

17 Tipos de Personalidad: Extrovertido Proactivo Team builder Visionario

18 Clasificacion de Inteligencia Rangos 120 a 129 Superior 110 a 119 Normal Superior 90 a 109 Normal 80 a 89 Normal torpe 70 a 79 Limitrofe 60 a 69 Def. Mental

19 Clasificacion de Inteligencia Rangos 140 y mas 130 a a a a a a a a 49 0 a 24 Brillante Muy Superior Superior Normal Superior Normal Normal torpe Limitrofe Def. Mental Imbecil Idiota

20 Identificacion habitos personales Problemas: Identifica tus propios enemigos del tiempo, 5 principales. Jerarquiza Enemigos externos Enemigos internos. Soluciones : Ahora, haz dos listas más, escribiendo soluciones de cada uno de los problemas en la lista anterior.

21 La morosidad Es la enemiga del éxito. El éxito llega cuando se hacen en el momento preciso las cosas realmente importantes que conducen a los resultados deseados. Sin embargo, son esas cosas importantes las que usualmente dejamos para después. Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente, y nuestros días se ven copados de demandas y presiones. Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presión, hasta que alcanzan el estado de crisis. El responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo número de crisis en nuestros trabajos y en nuestras vidas.

22 Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra inercia, nuestra tendencia a resistir el comienzo de acciones. Una vez que la acción ha comenzado, será más fácil continuarla. Lo difícil es comenzar. La morosidad conduce en la mayoría de los casos a carreras de último minuto, resultados por debajo de la calidad esperada, fechas tope no cumplidas, ventas perdidas, clientes insatisfechos, embotellamiento mental y estrés, lo cual se traduce en más tiempo improductivo. Esto disminuye nuestra efectividad. El trabajo mental de la gerencia es tan importante como el hacer las cosas eficiente y efectivamente.

23 Las principales causas de 1.Trabajos no placenteros. 2.Trabajos difíciles. 3.Indecisión. morosidad son :

24 Planeacion de actividades El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a menudo brilla por su ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades más rutinarias. Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la situación. Para esto es indispensable Planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo más posible el tiempo del que disponemos.

25 Tener los objetivos por escrito y revisarlos periódicamente (por ejemplo: diariamente, una vez a la semana, o tan siquiera cada mes), es fundamental para no perder la orientación y no malgastar tiempo y energías en cosas secundarias o en actividades innecesarias.

26 Es planificación eficaz si: Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas. Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea. Anticipo los obstáculos a los que me enfrentaré. Organizo mis tareas por orden de prioridad.

27 Logro de Metas adecuadas es necesario que: Estén en línea con mis valores. Sean de tiempo definido. Estén definidas clara y específicamente. Sean completamente mías. Sean realistas.

28 Eficiencia en la oficina En nuestra oficina regularmente encontramos trabajando a otras personas, las cuales es muy posible que no utilicen su propio tiempo efectivamente. Peor aún, es posible que malgasten el tiempo de uno y le frustren sus esfuerzos de diversas maneras. Es por esto que debemos de transformar nuestra oficina en una plataforma para la acción efectiva.

29 Arreglo de la oficina El tiempo puede desperdiciarse imperceptiblemente si el área de trabajo no está bien organizada. Tu oficina debe estar organizada de acuerdo a las funciones que desempeñas. El equipo y los materiales que utilizas con frecuencia deben estar cerca de ti. La comodidad física y la satisfacción estética son factores importantes. Probablemente hayas caminado por tu oficina y te hayas sentido deprimido por el desorden: grandes pilas de papeles, tazas de café sin lavar, polvo y basura, mala iluminación, etc

30 Interrupciones Las interrupciones no podemos eliminarlas, muchas de ellas son exigencias. No obstante uno debe planear con miras a minimizar la cantidad de interrupciones indeseables. Una hora de trabajo concentrado brinda más resultados que cuatro horas fragmentadas por visitas inesperadas. El ser humano es una criatura de ciclos, y en general es coherente en los períodos que constituyen su tiempo óptimo. Algunas personas son matutinas y pueden pensar mejor de seis a nueve de la mañana. Otras, son aves nocturnas y sus cerebros no funcionan hasta la salida de la luna. No hay ninguna ventaja entre ser una cosa o la otra, lo importante es que cada uno proteja ese tiempo.

31 Como ocupar tiempos muertos En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no está haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o incluso horas de ocio cuando se está esperando o no totalmente ocupado. Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco de planeación y resolución, uno puede realizar varias actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al médico. Podemos planear el trabajo de mañana, escribir una carta o buscar soluciones a algún problema que nos inquiete.

32 Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios: Carpetas de color beige que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar o informes por revisar. Carpetas rosas que contienen proyectos en vía de elaboración, como pueden ser presupuestos, políticas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc. Carpetas azules que contienen los sueños dorados para el futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul.

33 Priorizando Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar cual de todas las ideas se puede convertir en el próximo proyecto y así transferirla a la carpeta rosa. En cambio si la espera es breve se dedica a procesar los aspectos más o menos rutinarios que encuentra en la carpeta beige.

34 Mitos El mito del indispensable: Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, así que yo trabajo 15 hrs. diarias. Se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor. El mito de ahorrar tiempo: Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenando a repetir lo que salió mal.

35 El mito de trabajar contra el tiempo: El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima. El más precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones. El mito de la decisión aplazada: Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide. El mito de la actividad: El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente. Se confunden los resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte. El mito del hombre equipo: Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor. Se regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno mismo para estar en todo : invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.

36 Factores criticos El número limitado de áreas en las cuales los resultados, si son satisfactorios, asegurarán un funcionamiento competitivo y exitoso para la organización La técnica implica, para su aplicación, los siguientes puntos básicos:

37 Definir los objetivos globales de la organización. Definir una unidad de medida para evaluar el funcionamiento de la Organización con respecto a esos objetivos. Identificar los factores claves que contribuyen a ese funcionamiento. Identificar las relaciones causa-efecto entre objetos y factores clave

38 DESCRIPCIÓN DE LA TÉCNICA Se trata en definitiva de identificar áreas y factores cuyo funcionamiento permitirán la implantación de una estrategia determinada. Deben considerarse factores internos y externos de la Organización. Actividades dentro de la organización que se deben realizar con especial atención. Sucesos externos sobre los cuales la organización puede tener o no control Y áreas de la organización cuyo funcionamiento debe situarse a un nivel competitivo.

39 Procedimiento de definiciones de FCE Determinar cuales van a ser los FCE corresponde, por una parte al equipo del proyecto, que recogerá información de los gestores de la misma. El procedimiento a seguir se basa en obtener una lista de Factores inicial e ir refinando y depurando esta lista hasta obtener una selección final de los FCE, y por último se asignarán los recursos necesarios.

40 Pasos a seguir : 1) Elaborar una lista de los objetivos de la Organización. Determinar la misión, metas y objetivos. Es conveniente ser explícitos. 2) Depurar la lista de los objetivos. Revisar la lista de objetivos para asegurar que dichos objetivos constituyen un fin en sí mismos y no son medios para conseguir otros objetivos.

41 3) Identificar los Factores de Éxito. Para cada objetivo se obtendrá una lista de Factores de Éxito, contemplando factores externos e internos. 4) Eliminar Factores de Éxito no relevantes. Si el FE está dentro del control de la organización, se sigue el siguiente criterio:

42 5) Agrupar los FE de acuerdo con los objetivos. Al analizar cada objetivo por separado puede que los FE estén repetidos o sean sinónimos de un objetivo. 6) Identificar los componentes de estos Factores de Éxito.

43 7) Seleccionar los Factores Críticos de Éxito. 8) Asignación de Recursos. Para los FCE internos de la Organización, se asignan los recursos para su realización.

44 Para los FCE externos Que no controla la organización, se deben establecer procedimientos que informen sobre su estado. Para establecer planes alternativos en caso de su no ocurrencia.

45 Descripcion Informe de una sola pagina -Una presentación visual corta de un solo punto. - Detallado en una o dos hojas - Apoyado con diagramas o dibujos. - Puede ser presentada en 10 minutos o menos. Se utiliza como herramienta efectiva por los equipos, lideres de equipo y entrenadores. Dos tipos -Leccion de informacion basica Compartir la información básica que requieren los operadores (concientización, técnicas, asuntos generales) - Boletin de mejoras Comenta como una mejora (en metodos de produccion o en el diseño de la maquina) evita recurrencia o elimina el problema por completo.

46 Medicion de Actividades Numero de actividades Planeacion de actividades Capital humano involucrado Tiempo de realizacion Informe a la supervision Informe a la Gerencia

47 Valor Agregado y la administracion efectiva

48 Valor Agregado Aquellas actividades u operaciones que transforman, convierten o cambian un producto o informacion, las cuales son apreciadas por el cliente y esta dispuesto a pagar por ellas No Valor Agregado Aquellas actividades u operaciones que consumen tiempo y recursos pero que no agregan valor al producto, las cuales el cliente no esta dispuesto a pagar por ellas

49 Actividades Sin Valor Agregado 5% Transportacion y manejo de materiales Otros VA Defectos Materia Prima Proceso Producto Terminado Espera Permisos Retrabajos e Inspección Almuerzo Tiempos muertos

50 Ventana del Valor Agregado Agregan valor?

51 Mision De Clase Mundial Ser competitivo, rentable y orientado al cliente, atravez de la mejora continua en Productividad, Calidad, Servicio al Cliente, con la ayuda creativa de todos los empleados

52 Cuáles Son Las Condiciones del STAFF? Estresado. Fatigado No trabajan en equipo. Desmotivado....

53 Estrategias individuales Que vas a hacer a partir del lunes

54 Conclusiones Agendar las actividades diarias. Priorizar la informacion. Agendar las visitas. Reducir los tiempos muertos. Prepararte para el retiro.