PROCEDIMIENTO: Elaboración de Informes Técnicos para dar respuestas a las solicitudes.

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1 ORGANIZATIVA DE LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA respuestas a las solicitudes PÁGINA: 1 de 6 PROCEDIMIENTO: Elaboración de s s para dar respuestas a las solicitudes. DGPLANILUZ-Departamento de Consejo Universitario

2 PÁGINA: 2 de 6 REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO Revisión Fecha Descripción Elaborado Revisado Aprobado 0 Julio 2014 Emisión Original Departamento de Organización y Evaluación Institucional Director (a) de DGPLANILUZ Consejo Universitario Fecha de aprobación

3 PÁGINA: 3 de 6 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Proporcionar una guía sistemática que permita establecer los lineamientos requeridos para la elaboración de s s para dar respuestas a las solicitudes de cambios de estructuras organizativas de las facultades, núcleos y dependencias de LUZ. ALCANCE: Este procedimiento aplica al Departamento de adscrito a la Dirección General de Planificación de la Universidad del Zulia DEFINICIONES: : Documento que describe claramente el progreso o resultado del análisis realizado a una Facultad, Núcleo o Dependencias respectiva. Taller: Programa educativo diseñado para enseñar o presentarles a los participantes habilidades, técnicas, resultados o ideas que después se podrán en prácticas en su trabajo. Revisión Documental: búsqueda de información referida al caso de análisis desde diferentes fuentes bibliográficas: páginas web, antecedentes históricos, base legal, entre otros. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Procedimiento: Emisión de respuestas a las solicitudes DGP DORG-P03, Procedimiento: Planificación y Dictado de Talleres DGP DORG-P04 NORMAS: 1. Los informes s deben ser: Comprensibles, claros, concisos y completos. Escritos en forma simple y gramaticalmente correcta. Sin puntos dudosos o ambiguos. Las abreviaturas deben estar definidas. El cuerpo del informe debe ser de lectura fácil. 2. El cuerpo del informe debe estar compuesto por los aspectos que aplique según el caso: Introducción: Antecedentes históricos, definición de alcances y objetivos del informe. Desarrollo: Exposición del estudio o investigación realizada. Resultados: figuras, tablas, gráficos, entre otros. Conclusiones: Deducciones obtenidas a partir de los resultados producidos Recomendaciones: Propuestas para resolver el tema expuesto. REGISTROS GENERADOS EN EL PROCEDIMIENTO:

4 PÁGINA: 4 de 6 ANEXOS: Formato de 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Jefe(a) del Departamento de -DGPLANILUZ: 1. Entrega la solicitud al Analista Coordinador(a) asignado. Analista Coordinador(a)DGPLANILUZ de Facultad, Núcleo o Dependencia : 2. Recibe solicitud y elabora programación de las actividades a realizar necesarias para estructurar el. 3. Selecciona la metodología de trabajo correspondiente. 4. Recopila la información necesaria (visitas, entrevistas, talleres, revisión documental, entre otros) de la Facultad, Núcleo o Dependencia según sea el caso. 5. Revisa y analiza la información determinando si se requiere dictar un Taller (es) a los actores involucrados 5.1. Si requiere dictar un taller (es), informa al Jefe (a) del Departamento e inicia la planificación para el dictado del taller (ver procedimiento: Planificación y Dictado de Talleres DGP DORG-P04) 5.2. Si no requiere dictar un taller (continua en el paso 6) 6. Elabora el y entrega al Jefe(a) del Departamento. Jefe(a) del Departamento: 7. Recibe y analiza el verificando que contenga los elementos de análisis requeridos para el caso Si no está conforme, solicita al Analista Coordinador encargado de la Facultad, Núcleo, o Dependencia, las correcciones y ajustes del que correspondan según sea el caso. (continúa en el punto 9) Si esta conforme, entrega al Analista de Registro y Control Estadístico el proporcionando las instrucciones necesarias para preparar la comunicación y documento de emisión a la Dirección.

5 PÁGINA: 5 de 6 Analista de Registro y Control Estadístico: 8. Recibe el y procede a preparar la comunicación y documento de emisión a la Dirección. (ver Procedimiento: Emisión de Respuestas a Solicitudes DGP DORG-P03). Analista Coordinador(a) DGPLANILUZ de Facultad, Núcleo, Dependencia o Fundación: 9. Recibe y realiza las correcciones al. 10. Entrega el corregido al Jefe (a) de Departamento para su revisión. (Regresa al punto 7).

6 PÁGINA: 6 de 6 3. FLUJOGRAMA JEFE (A) DEL DEPARTAMENTO ANALISTA COORDINADOR (A) DE FACULTAD, NÚCLEO, DEPENDENCIA O FUNDACIÓN ANALISTA DE REGISTRO Y CONTROL ESTADÍSTICO INICIO 3 1.Entrega la solicitud al Analista Coordinador encargado Solicitud 1 2. Recibe solicitud y elabora programación de las actividades 3. Selecciona la metodología de trabajo correspondiente. 4. Recopila la información necesaria según sea el caso. 5. Revisa y analiza la información determinando si se requiere dictar un Taller (es) 8. Recibe el y procede a preparar la comunicación (Va al Procedimiento: Emisión de Respuestas a las Solicitudes DGP DORG-P03). FIN 7. Recibe y analiza el No 4 Solicita correcciones y ajustes Conforme? Si Entrega al Analista de Registro y Control Estadístico Si Requiere dictar Taller? Informa al Jefe (a) del Departamento e inicia la planificación para el dictado del taller (Va al procedimiento: DGP DORG- P04) No Elabora el y entrega al Jefe (a) del Departamento Recibe y realiza las correcciones al 10. Envía corregido al Jefe del Departamento 4