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1 w {. /"t, A. r?" -d PAGO A PROVEEDORES DE B NES, Código GAF.TE-OO1 SERVICIOS Y OBRAS Requisito 7.4. Página ldos 1, OBJETIVO: Establecer los lineamientos para el pago a proveedores de brenes, servicios para todos los montos de las modalidades de contratación establecidos por la del estado. 2. ALCANCE y ejecución de obras, Ley de cont ataciones El presente procedimiento es administrado por la Gerencia Administrativa Financrera aplicación a todas las Gerencias, Departamentos y programas de Emape s.a. yesde 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. D.L PCM - Ley de Contrataciones del Estado. D.s EF - Reglamento de la Ley de contrataciones del Estado Directivas y Resoluciones del OSCE. Res iSUNAT Reglamento de comprobantes de pago. Memorando No S-EMApE/GAL Pagos Adelantados (ACTUALTZA) 4. DEFINICIONES r Bienes simples: Son los bienes de características simples de los cuales el responsable de Almacén puede dar conformidad. ' Bienes complejos: Son os bienes de características técnicas especiales cuya ingreso al almacén se realiza previa conformidad del área competente. Comprobante de pago: D cumento que acredita la transferencia de bienes, la entrega en uso, o la prestacíón de servicios (facturas, recibos por honorarios, boletas de venta, entre otros). Consorcio: El contrato asociativo por el cual 2 o más empresas se asocian, con el criterio de complementariedad de recursos, capacidades y aptitudes, para participar en un proceso de selección y eventualmente contratar con el estado. 5. LINEAMIENTOS GENERALES 5.'1 5.2 La ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, así como las directivas y Resoluciones de OSCE, constituyen normas de obligatorio cumplimiento para este procedimiento. Los comprobantes de pago entregados por el proveedor, deben ser emitidos con fecha igual o posterior a la fecha de emisión del pedido. Lo indicado no aplica para compras de bienés y/o servicios por menos de 3 UlT. Los pagos a los proveedores son efectuados únicamente en moneda nacional de acuerdo a lev. por lo que los comprobantes de pago deben ser expresados en nuevos soles. 5.4 Todos los pagos a proveedores son efectuados via electrónica, salvo en casos específicos se emitirán cheques. No utilizar la copia impresa sin verificar que la Vf RSIÓN es la misma del documento disponible en la intranet. No se consideran cop as controladas los documentos impresos salvo indicación expresa.

2 M rt l'.*, l:', f *. -# PAGO A PROVEEDORES DE B NES, Código GAF-TE-OO1 SFRVICIOS Requisito 7.4. Página 2de5 6. RESPONSABILIDADES: 6'1 La Sub Gerencia de Presupuesto es responsable de emitir y aprobar la certificación de todos los procesos de compra que realice EMAPF SA; la certificción presupuestal se adlunta al expediente de compras que administra y custodia la Sub Gerencia de Logística, el expediente de pago no incluye la certificación presupuestal. 6 2 La SG de LogÍstica es responsable de emitir los informes de penalidad en tos casos eue corrresponda. 6.3 El Departamento de Contabilidad es responsable de identificar los bienes y/o servicios sujetos a detracción; así como, el porcentaje corespondiente. 6.4 El Área de Catalogación de la Sub Gerencia de Logística, es responsable de mantener actualizado el registro de bienes y servicios afectos a detracciones en los maestros de materiales y servicios. 6 5 El Área de Atención al Proveedor es responsable de recabar y revisar la documentación pertinente, conformar el expediente de pago y de recibir y verificar los comprobantes de pago. 6.6 La Sub Ge encia de Contabilidad es responsable de revisar la correcta contabilización de los pagos de bienes, servicios y obras. 6.7 La Sub Gerencia de Finanzas es responsable de emitir el Voucher de Egreso y las Notas de Débito cuando corresponda, y de archivar el expediente de Bienes, -Seruiclos y/u Obras debidamente foliado con los registros que forman parte del expedrente físico indicados én el punto La Gerencia usuaria es responsable de la conformidad de los servicios y obras, mediante la emisión de la Hoja de Entrada de Se vicios (HFS) vía el ERP instituciónal. La l-tes es un documento oficial mediante el cual el área usuaria acredita, bajo responsabilidad del funcionario quxe suscribe, el cumplimiento de los términos de referencia y/o de las especificaciones técnicas de los servicios u obras a los cuales se les otorga conformidad. En el caso de servicios, la HES no requiere ser acompañada de ningún informe o documentos adicional; en el caso de obras se debe adjuntar las valorizaciones correspondientes. 6.9 [l área usuaria es responsable de custodiar la documentación que sustenta la conformidad otorgada a través de las HES. Dicha documentación debe de estar adecuadamente ordenada y archivada por porceso de selección y contrato de tal forma que cuando sea requerida (por GAÉ, la OCI y/o la CGR) pueda ser entregada 6.10 La Sub Gerencia de Logística, a través de Almacén, es responsable de la conformidad de los bienes, mediante la emisión de la guía de ingreso. En el caso de bienes complejos e imputados (se entregan directamente al usuario), el Almacén emitirá la guía de ingreso previa conformidad del área usuaria / técnica responsable y, en los casos que corresponda, previa emisión del Acta de lnstalación. Para el tramite de pago de bienes solo se requiere la guía de ingreso como documento de conformidad. El Almacén es fesponsable de custodiar y presentar cuando sea requerida la documentación que acredite la conformidad de las áreas responsables (ver GAF-AL- 00'1 Recepción, almacenamiento y salida de bienes, mate iales e insumos). No utilizar la copia impresa sin verificar que la VERSIÓN es la misma de documento disponible en la inlranet. No se consideran copias controladas los documentos impresos salvo indicación expresa.

3 M *f,ap,'lf" w.ñ Código GAF-TE-00,1 PAGO A PROVEEDORES DE BI-NES, SERVICIOS U4 Requisito 7.4. Página 3de5 7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: Bienes DESCRIPC ÓN : tt.l É (ú: o: C} 1 Revisa, con los controles de Calidad requeridos, el cumplimien o de las espec ficaciones técnicas de los productos entregados, da conformidad y emite (solo para bienes complelos e imputados). t/erifica y da conformidad al cumplimiento de los controles de lalidad descritos en las especificaciones técnicas (ingreso oe nercancras). 3 Emite informe de penalidades (-) Recibe comprobante de pago y recaba documentación física para el expediente de pago 5 Verificar la conformidad de los documentos indicaoos en e punto B (del 1 al 11). {djunta consulta de Ruc del proveedor y verifica la factura romprobante de pago (registro y contabilización) 7 Revisa contabiijzación, imprime y firma el voucher contable. B Revisa el expediente y da conformidad a los pagos. Si e proveedor tiene pena idades elabora Nota de Débito. Genera e voucher de egreso y los documentos ndicados en el punto g (de 12 al 15) I :irman el voucher de egreso 10 Firman ei cheque de acuerdo a lo indicado en el punto 5.4 Verifica conformidad de los documentos indicados 1a en et punto B realiza foliación y archiva expediente (.) -n los casos que corresponda Servicios No uiilizar la copia impresa sin verificar que la VERSIÓN es la misma del documento disponib e en la intranet. No se consideran cop as controladas los documentos imp esos salvo indicación exoresa.

4 Código GAF-TE-OO1 PAGO A PROVEEDORES DE SIENTS, SERVICIOS Requisito 7.4. Página 4de5 :ffi!!,: E. fdl <): ()i tq::::: i 6,=, 5 Verifica conformidad de los documentos indicados en el punto t (del 1 al '1 1) o {djunta consulta de Ruc del proveedor y verifica la factura / :omprobante de pago (registro y contabilización) 7 Revisa contabilización, imprime y firma el voucher contable. Revisa el expediente y da conformidad a los pagos. Si e proveedor tiene penalidades elabora Nota de Débito. Genera e voucher de egreso y los documentos indicados en el punto g (de 12 al 15) I Firman el voucher de egreso 10 :irman el cheque de acuerdo a lo indicado en el punto y'erifica conformidad de los documentos indicados en el ounto B, 'ealiza foliación y archiva expediente (.) En los casos que corresponda 8. REGISTROS ::,,::::,::r,:l:::l]].; irirr'iri rntrl: iii.:= i:=,,.,:,,.iltlriri r,lil!i: D STRIBUC ÓN DE LOS REG STROS rll i ;l 6: s(} ri ::::::... lilii:::::: :::g l ::::o üi l d 5U:ti <r firi!= ñ1 i! r:i:::crif aliw:i:i!)r,l iiilti: 1 Solicitud de pedido 2 Orden de compra Orden de servicio Guía de ingreso 5 HES (Acta de Conformidad) 6 Informe de penalidades (") 7 Valorización Informe de liquidación Y Factura 10 Contrato (") 11 Notas de crédito, Notas de débito (.) 13 Voucher de egfeso, pagos electrónico, emite cheque y confirma la operación. Emite recibo de retenciones (para efectos de.etenc ones SUNAT) No utilizar la copia impresa sin verificar que la VERSIÓN es la misma del documento disponible en la iniranet. No se consideran copias controladas los documentos impresos salvo indicación exoresa.

5 Código GAF-TE-OO1 PAGO A PROVEEDORES DE BIENES, SERVICIOS Requisito 7.4. Página 5de5 i ::N"0, iii,lt i:iirlri::'iij liir,:ii D STRIBUC ÓN DE LoS REGISTROS.U., :i't]*.il!üi:i E: ()i. K::: IU; ;, r:ü)ll d Si ::tll llr 14 Voucher de egreso y Cheque al Banco de la Nación (para efectos de detracciones SUNAT) 15 Constancia de depósito Banco de la Nación (para efectos de detracciones SUNAT) (") Sólo si el proceso lo requlere ELABORADO POR: Gerencia de Planeamiento y Presupuesto - Oficina de Gestión de la Calidao REVISADO POR Nombre Carqo Firma Fecha Miriam Marlene Barboza Albites Sub Gerente de Finanzas,i'.9 d- biid*{ L,t- APROBADO POR Juan José García Florez Gerente de Administración y Finanzas gf i rc iaip No utilizar la copia impresa sin verificar que la VERSIÓN es la misma del documento disponible en la ntranet. No se considefan copias controladas los documentos impresos salvo indicación expresa.