INDICADORES DE LA GESTION LOGÍSTICA

Transcripción

1 INDICADORES DE LA GESTION LOGÍSTICA Uno de los factores determinantes para que todo proceso, llámese logístico o de producción, se lleve a cabo con éxito, es implementar un sistema adecuado de indicadores para medir la gestión de los mismos, con el fin de que se puedan implementar indicadores en posiciones estratégicas que reflejen un resultado óptimo en el mediano y largo plazo, mediante un buen sistema de información que permita medir las diferentes etapas del proceso logístico. Actualmente, nuestras empresas tienen grandes vacíos en la medición del desempeño de las actividades logísticas de abastecimiento y distribución a nivel interno (procesos) y externo (satisfacción del cliente final). Sin duda, lo anterior constituye una barrera para la alta gerencia, en la identificación de los principales problemas y cuellos de botella que se presentan en la cadena logística, y que perjudican ostensiblemente la competitividad de las empresas en los mercados y la pérdida paulatina de sus clientes. Todo se puede medir y por tanto todo se puede controlar, allí radica el éxito de cualquier operación, no podemos olvidar: "lo que no se mide, no se puede administrar". El adecuado uso y aplicación de estos indicadores y los programas de productividad y mejoramiento continuo en los procesos logísticos de las empresas, serán una base de generación de ventajas competitivas sostenibles y por ende de su posicionamiento frente a la competencia nacional e internacional. S DE LOS INDICADORES LOGÍSTICOS 1.

2 Identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores nacionales e internacionales Satisfacer las expectativas del cliente mediante la reducción del tiempo de entrega y la optimización del servicio prestado. Mejorar el uso de los recursos y activos asignados, para aumentar la productividad y efectividad en las diferentes actividades hacia el cliente final. Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa. Compararse con las empresas del sector en el ámbito local y mundial (Benchmarking) COSTOS LOGISTICOS EN LOS ESTADOS CONTABLES 2. ESQUEMA DE IMPLANTACIÓN Sólo se deben desarrollar indicadores para aquellas actividades o procesos relevantes al objetivo logístico de la empresa, para lo anterior, se deben tener en cuenta los siguientes pasos: 1. Identificar el proceso logístico a medir 2. Conceptualizar cada paso del proceso 3. Definir el objetivo del indicador y cada variable a medir 4. Recolectar información inherente al proceso 5. Cuantificar y medir las variables 6. Establecer el indicador a controlar 7. Comparar con el indicador global y el de la competencia interna 8. Seguir y retroalimentar las mediciones periodicamente

3 9. Mejorar continuamente el indicador. 3. CLASES DE INDICADORES DE GESTION Indicador de Utilización Cociente entre la capacidad utilizada y la disponible Capacidad utilizada Utilización = Capacidad disponible Indicador de Rendimiento Cociente entre la producción real y la esperada Rendimiento= Nivel de producción real Nivel de producción esperada Clases de Indicadores de Gestión Indicador de Productividad Cociente entre los valores reales de la producción y los esperados Valor real producción Productividad = x 100 Valor esperado de la producción Qué debo esperar de un sistema de indicadores? Que se convierta en un sistema de alertas tempranas "Prealarmas" Que determine las tendencias y la causa raíz del comportamiento productivo. Que facilite la toma de decisiones, que permita construir conocimiento, que oriente a las personas, que alimente las políticas, que permita operar procesos productivos, PRINCIPALES INDICADORES LOGÍSTICOS DE GESTIÓN

4 I. INDICADORES COMPRAS Estos indicadores están diseñados en función de evaluar y mejorar continuamente la gestión de compras y abastecimiento como factor clave en el éxito de la gestión de la cadena de suministro de la compañía, donde se pueden controlar aspectos del proceso de compras como de las negociaciones y alianzas estratégicas hechas con proveedores. a) INDICADOR : CERTIFICACION DE PROVEEDORES DESCRIPCION : Número y porcentaje de proveedores certificados : Conocer y controlar la calidad de proveedores y su nivel de integración. :Saber con qué proveedores estamos trabajando, si cuentan con toda la documentación en orden y si efectivamente son empresas con las cuales podemos trabajar sin problema alguno, evitando riesgos de desabastecimiento y de servicio inadecuado, evitando consecuencias como coste de retornos, coste de volver a realizar pedidos, retrasos en la producción, coste de inspecciones adicionales de calidad, pérdida de ventas, etc. RESPONSABLE: Jefe de Compras FUENTE DE INFORMACIÓN: Maestro de Proveedores suministrado por el Dpto.de Sistemas en la empresa.

5 b) INDICADOR : VOLUMEN DE COMPRA DESCRIPCION : Porcentaje sobre las ventas de los soles ó dólares gastados en compras. : Conocer y controlar el crecimiento de compras y su evolución con relación al volumen de ventas. : Conocer el peso de la actividad de compras en relación con las ventas de la empresa, con el fin de tomar acciones de optimización en el proceso y en la negociación con proveedores. RESPONSABLE: Jefe de Compras FUENTE DE INFORMACIÓN: Valores mensuales de compras realizadas en la compañía y el valor total de Ventas por mes, datos suministrados por el Dpto.de Sistemas en la empresa.

6 c) INDICADOR : ENTREGAS RECIBIDAS CONFORMES DESCRIPCION : Número y porcentaje de productos y pedidos que no cumplan las especificaciones de calidad y servicio definidas, diferenciado por proveedor. : Controlar la calidad de los productos/materiales recibidos, junto con la puntualidad de las entregas de los proveedores de mercancía. : Costes de recibir productos sin cumplir las especificaciones de calidad y servicio, como: coste de retorno, coste de volver a realizar pedidos y/o órdenes de compra, retrasos en la producción, coste de inspecciones adicionales de calidad, etc. RESPONSABLE: Jefe de Almacenes ó Inventarios. FUENTE DE INFORMACIÓN: Solicitar al Dpto. de Sistemas un informe de la cantidad de pedidos que fueron rechazados a los proveedores durante el período y el total de las ordenes de compra realizadas por el período.

7 d) INDICADOR : VOLUMEN DE COMPRAS VS PRESUPUESTO DESCRIPCION : Volúmen de compras que estén acorde al presupuesto dado para el período de tiempo. : Controlar si se está comprando más de lo previsto ó en su defecto si no se está llevando a cabo una buena negociación en cantidades y precio. : Conocer el grado de desempeño de los compradores, constrastando las compras efectuadas vs el presupuesto, determinando si efectivamente están abasteciéndose con las cantidades estimadas al precio presupuestado. RESPONSABLE: Jefe de Compras. FUENTE DE INFORMACIÓN: Solicitar al Dpto. de Sistemas un informe de la cantidad de compras durante el período y trabajar con el presupuesto aprobado por la Gerencia de acuerdo a los planes de producción y ventas.

8 e) INDICADOR : ENTREGAS PERFECTAMENTE RECIBIDAS DESCRIPCION : Número y porcentaje de productos y pedidos (líneas) que no cumplan las especificaciones de calidad y servicio definidas, con desglose de proveedor. : Controlar la calidad de los productos/materiales recibidos, junto con la puntualidad de las entregas de los proveedores de mercancía. : Costos de recibir pedidos sin cumplir las especificaciones de calidad y servicio, como: costo de retorno, coste de volver a realizar pedidos, retrasos en la producción, coste de inspecciones adicionales de calidad, etc. RESPONSABLE: Jefe de Almacén ó Inventarios. FUENTE DE INFORMACIÓN: Solicitar al Dpto. de Sistemas un informe de la cantidad de pedidos que fueron rechazados a los proveedores durante el período y el total de las ordenes de compra realizadas en el período.

9 II. INDICADORES ALMACENES La gestión de almacenamiento debe estar totalmente alineada con la gestión de aprovisionamiento y distribución, por lo tanto el control sobre los procesos generados al interior del Centro de Distribución ó almacén es determinante en cuanto al impacto de los costos de operación sobre la operación logística. a) INDICADOR : COSTO DE UNIDAD ALMACENADA DESCRIPCION : Consiste en relacionar el costo de almacenamiento y el número de unidades almacenadas en un período determinado. : Controlar el valor unitario del costo por almacenamiento propio o contratado. :Sirve para comparar el costo por unidad almacenada y así poder decidir si es mas rentable subcontratar el servicio de almacenamiento o tenerlo propio. RESPONSABLE: Jefe de Almacenes ó Centro de Distribución. FUENTE DE INFORMACIÓN: Solicitar al Departamento de Sistemas informe de costo de almacenamiento y un listado maestro de las existencias en bodega por cantidades.

10 b) INDICADOR : COSTO POR METRO CUADRADO DESCRIPCION : Consiste en conocer el valor de mantener un metro cuadrado de bodega.. : Cuantificar el costo del área de almacenamiento respecto a los costos de operación interna. :Sirve para costear el valor unitario del metro cuadrado, y así poder negociar valores de alquiler y comparar con otras cifras de almacenes similares. RESPONSABLE: Jefe del Centro de Distribución. FUENTE DE INFORMACIÓN: Solicitar al Jefe del Centro de Distribución el informe del costo operativo de la bodega ó almacén y las dimensiones físicas en m2 del centro de distribución.

11 c) INDICADOR : COSTOS DE DESPACHOS POR EMPLEADO DESCRIPCION : Consiste en conocer el costo con el que participa cada empleado dentro del total despachado.. : Controlar los costos en que se incurre en el despacho de mercancías por cada empleado que interviene en dicha labor. :Sirve para costear la participación de cada empleado dentro de los gastos de la empresa, con el fin de reducirlo en forma continua. RESPONSABLE: Jefe del Centro de Distribución. FUENTE DE INFORMACIÓN: Solicitar al Jefe del Centro de Distribución el informe del costo operativo de la bodega ó almacén y el número de empleados con que cuenta el Centro de Distribución..

12 d) INDICADOR : NIVEL DE CUMPLIMIENTO EN DESPACHOS DESCRIPCION : Consiste en conocer el nivel de efectividad de los despachos de mercancías a los clientes en cuanto a los pedidos enviados en un período determinado. : Controlar la eficacia de los despachos efectuados por el Centro de Distribución. : Sirve para medir el nivel de cumplimiento de los pedidos solicitados al Centro de Distribución y conocer el nivel de agotados que maneja la bodega. RESPONSABLE: Jefe del Centro de Distribución. FUENTE DE INFORMACIÓN: Solicitar al Jefe del Centro de Distribución el informe del total de despachos efectuados durante el período.

13 ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SET OCT NOV DIC Valor Indicador e) INDICADOR : NUMERO DE UNIDADES DESPACHADAS POR EMPLEADO DESCRIPCION : Consiste en conocer el número de unidades despachadas o cajas por cada empleado del total despachado. : Controlar la carga laboral dentro del Centro de Distribución y la contribución de las unidades depachadas por persona bodega ó almacén.. : Sirve para comparar la participación en unidades de cada empleado, teniendo en cuenta la carga laboral así poder comparar con otras bodegas afines. RESPONSABLE: Jefe del Centro de Distribución. FUENTE DE INFORMACIÓN: Solicitar al Jefe del Centro de Distribución el informe del total de unidades despachadas por todos los operarios durante los períodos determinados y la totalidad de personas laborando actualmente en el Centro de Distribución Indicador número de unidades despachadas por empleado

14 III. INDICADORES INVENTARIOS Los movimientos de materiales y productos a lo largo de la cadena de suministro son un aspecto clave en las gestión logística, ya que de ello depende el reabastecimiento óptimo de productos en función de los niveles de servicio y costos asociados a la operación comercial y logística de la empresa. a) INDICADOR : ROTACION DE MERCANCÍA DESCRIPCION : Proporción entre las ventas y las existencias promedio e indica el número de veces que el capital invertido se recupera a través de las ventas. : Controlar las salidas por referencias y cantidades del Centro de Distribución. : Las políticas de inventario en general deben mantener un elevado índice de rotación. Para esto se requiere diseñar políticas de entrega muy frecuentes, con tamaños muy pequeños. Para poder trabajar con este principio es fundamental mantener una excelente comunicación entre cliente y proveedor. RESPONSABLE: Jefe de Almacenes ó Inventarios. FUENTE DE INFORMACIÓN: Solicitar al Departamento de Sistemas informe del valor total de las ventas y el inventario por mes.

15 b) INDICADOR : DURACION DEL INVENTARIO DESCRIPCION : Proporción entre el inventario final y las ventas promedio del último período e indica cuantas veces dura el inventario que se tiene. : Controlar la duración del los productos en el Centro de Distribución ó Almacén y los días de inventario disponible de la mercancía almacenada. : Altos niveles en este indicador muestran demasiados recursos empleados en inventarios que pueden no tener una materialización inmediata y que está corriendo con el riesgo de ser perdido ó sufrir obsolescencia. RESPONSABLE: Jefe ó encargado del manejo de Inventarios. FUENTE DE INFORMACIÓN: Solicitar al Departamento de Sistemas el informe del valor total de las ventas y el inventario por mes.

16 c) INDICADOR : ANTIGÜEDAD O VEJEZ DEL INVENTARIO DESCRIPCION : Nivel de mercancías no disponibles para despachos por obsolescencia, deterioro, averías, devueltas en mal estado, vencimientos, etc. : Controlar la cantidad de mercancía con mucho tiempo dentro del inventario con el fin de evitar obsoletos. : En un período de tiempo se observa el nivel de mercancía no apta para despacho, con el fin de tomar acciones correctivas y evacuar la mercancía para que no afecte el costo del inventario de la bodega y el nivel de servicio al consumidor final. RESPONSABLE: Jefe ó encargado del manejo de Inventarios. FUENTE DE INFORMACIÓN: Solicitar al Departamento de Almacenes (Inventarios) el informe de las unidades clasificadas como dañadas, obsoletas, vencidas y un listado actualizado de las existencias en bodega.

17 d) INDICADOR : EXACTITUD EN INVENTARIOS DESCRIPCION : Se determina midiendo el número de referencias que presentan descuadres con respecto al inventario lógico cuando se realiza el inventario físico. : Controlar la confiabilidad de la mercancía que se encuentra almacenada, así como la exactitud de los inventarios con el fin de mejorar la confiabilidad. : Conocer el nivel de confiabilidad de la información de inventarios en Centros de Distribución con el fin de identificar los posibles desfases en los productos almacenados y tomar acciones correctivas con anticipación y que afectan la rentabilidad de las empresas. RESPONSABLE: Jefe ó encargado del manejo de Inventarios. FUENTE DE INFORMACIÓN: Solicitar al Departamento de Sistemas el valor de la diferencia entre el inventario físico realizado y el inventario teórico establecido en el sistema, y el valor total del inventario actual.

18 IV. INDICADORES DE TRANSPORTE Y DISTRIBUCIÓN La distribución es una función logística vital para el desempeño exitoso de la compañía, por lo tanto es fundamental poder controlar los costos y productividad asociados a la gestión de la misma, particularmente de la gestión del transporte la cual es la actividad que más consume recursos y esfuerzos dentro de la gestión logística por su fuerte impacto en inversiones de activos fijos y respuesta al cliente final. a) INDICADOR : COSTO DE TRANSPORTE VS. VENTA DESCRIPCION : Consiste en controlar el rubro respecto a las ventas generadas en unn período determinado. : Controlar el costo del transporte respecto a las venta de la empresa generadas en un periodo determiando. : Sirve para conocer el porcentaje de los gastos por transporte y así poder aplicar medidas que reduzcan este importante costo logístico. RESPONSABLE: Jefe de Logística ó el de Transporte y Distribución. FUENTE DE INFORMACIÓN: Solicitar al Departamento de Costos la información correspondiente a costos de transportes y reportes de ventas.

19 b) INDICADOR : COSTO POR TRANSPORTISTA O COSTO OPERATIVO POR CONDUCTOR DESCRIPCION : Consiste en conocer el costo por cada conductor dentro del total de gastos. : Controlar el costo en que se incurre dentro de la operación de transporte por conductor dentro de la empresa y así controlar la contribución de cada conductor dentro de los gastos totales del transporte. : Utilizado para costear la contribución y relación de cada conductor sobre los gastos generados en transporte, RESPONSABLE: Jefe ó encargado del transporte ó distribución, FUENTE DE INFORMACIÓN: Solicitar al Jefe de Transportes la información relevante de costos de operación y número de conductores.

20 c) INDICADOR : COMPARATIVO COSTO DE TRANSPORTE DESCRIPCION : Medir el costo unitario de transportar una unidad respecto al ofrecido por los transportadores del medio. : Controlar los gastos propios de unidades transportadas con los que ofrece el mercado de terceros. : Sirve para tomar la decisión acerca de contratar el transporte de mercancías ó asumir la distribución directa del mismo, RESPONSABLE: Jefe de Transporte ó Distribución. FUENTE DE INFORMACIÓN: Para este indicador es necesario tener fuentes de información externas, como cotizaciones de operadores de transporte u operadores logísticos, y obtener del departamento de Costos los costos asociados a la operación de transporte.

21 V. INDICADORES DE SERVICIO AL CLIENTE El Servicio al Cliente es la función más importante de la logística ya que se encarga de el objetivo de mantener el buen servicio al cliente y que sea constante., a) INDICADOR : ENTREGAS CONFORMES Ó PERFECTAS DESCRIPCION : Cantidad de órdenes que se atienden perfectamente por una compañía y se considera que una orden es atendida de forma perfecta cuando cumple con las siguientes características: a) La entrega es completa, todos los artículos se entregan en las cantidades solicitadas. b) La fecha de la entrega es la estipulada por el cliente. c) La documentación que acompaña la entrega es completa y exacta. d) Los artículos se encuentran en perfectas condiciones físicas. e) La presentación y equipo de transporte utilizado es el adecuado en la entrega al cliente. : Controlar la cantidad de pedidos que se entregan sin problemas y conocer la eficiencia de los despachos efectuados por la empresa teniendo en cuenta las características de completos, a tiempo, con documentación perfecta y sin daños en la mercancía. : Sirve para medir el nivel de cumplimiento, efectividad y exactitud en cantidades y tiempo de los pedidos despachados por loa empresa. RESPONSABLE: Jefe del Centro de Distribución ó Almacén. FUENTE DE INFORMACIÓN: Solicitar esta información al área de Distribución (Logística).

22 b) INDICADOR : ENTREGAS A TIEMPO DESCRIPCION : Este indicador mide el cumplimiento de la compañía para realizar la entrega de los pedidos en la fecha o periodo de tiempo pactado con el cliente. : Controlar el nivel de cumplimiento de las entregas de los pedidos y la cantidad de pedidos que son entregados a tiempo a los clientes. : El costo de mantenimiento excesivo de stock de seguridad, nivel de servicio al cliente final y pérdida de ventas.: RESPONSABLE: Jefe del Centro de distribución ó Almacenes, FUENTE DE INFORMACIÓN: Solicitar la información al área de Despachos (Logística)

23 c) INDICADOR : ENTREGAS COMPLETAS DESCRIPCION : Consiste en conocer el nivel de efectividad de los despachos de mercancías a los clientes en cuanto a los pedidos enviados en un periodo determinado. : Controlar la cantidad de pedidos que son entregados completos a los clientes y la eficacia de los despachos efectuados por el centro de Distribución. : Sirve para medir el nivel de cumplimiento de los pedidos solicitados al centro de distribución y conocer el nivel de stocks agotados que maneja el almacén. RESPONSABLE: Jefe del Centro de distribución ó Almacenes, FUENTE DE INFORMACIÓN: Solicitar los reportes de despachos al área Logística de Distribución.

24 d) INDICADOR : DOCUMENTACION SIN PROBLEMAS DESCRIPCION : Consiste en conocer el número y porcentaje de facturas con error por clientes y su nivel de satisfacción. : Controlar la exactitud de las facturas enviadas a los clientes y la exactitud de la información contenida en las mismas. : Reproceso de la información, imagen de mal servicio al cliente, disminución de la calidad de inventario. RESPONSABLE: Jefe del Area Comercial. FUENTE DE INFORMACIÓN: Solicitar los reportes al departamento Comercial y al área de Logística de Distribución.