PRO-25-3-0-03 Nivel 04/09/205 Tabla de contenido. OBJETIVO... 2 2. ALCANCE... 2 3. NORMATIVA... 2 4. RESPONSABILIDADES... 2 4. Responsable del proceso... 2 4.2 Responsabilidades específicas... 2 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES... 3 5. Diagrama de flujo Anticipos a proveedores y contratistas... 3 5.2 Descripción de actividades Anticipos a proveedores y contratistas... 3 6. DEFINICIONES... 7 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 8 8. INDICADORES... 8 9. RIESGOS... 9 0. CONTROL DE CAMBIOS... 9. APROBACIÓN... 9
PRO-25-3-0-03. OBJETIVO Nivel 04/09/205 Registrar una solicitud de anticipo a proveedor o contratista en el sistema de información y enviar documentos para ejecutar el pago. 2. ALCANCE Desde la recopilación de la documentación para solicitar el anticipo, hasta el envío a Tesorería de los documentos para ejecutar el pago. 3. NORMATIVA Directrices N.A Lineamientos Proveedores y Contratistas nacionales Para los proveedores nacionales el anticipo debe ser menor o igual al 50% del valor total del contrato, orden de compra o servicio, a excepción de los pagos a entidades del estado en los cuales se gira el 00%. Proveedores y Contratistas extranjeros Para las importaciones de bienes realizadas por la Universidad se establece que previo al envío de la mercancía se debe desembolsar el 00% de la factura como anticipo. 4. RESPONSABILIDADES 4. Responsable del proceso Jefe de Contabilidad 4.2 Responsabilidades específicas Unidad académica o administrativa Asegurar la veracidad de los datos contenidos en los documentos entregados a Contabilidad.
PRO-25-3-0-03 Nivel 04/09/205 Coordinador Cuentas por pagar Garantizar el cumplimiento de los tiempos de respuesta. Velar por el cumplimiento de resoluciones, decretos y leyes que regulan las actividades contables y financieras en la ejecución del proceso. Gestor /Analista Cuentas por pagar Garantizar que la documentación recibida por parte de la Unidad este completa. Asegurar que la información sea ingresada en el sistema correctamente y de forma oportuna. Entregar a Tesorería los documentos e información necesaria para realizar los respectivos pagos. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5. Diagrama de flujo Anticipos a proveedores y contratistas 5.2 Descripción de actividades Anticipos a proveedores y contratistas
PRO-25-3-0-03 Nivel 04/09/205 Entrada Proveedor Salida Cliente -Memorando - Cuenta de cobro -Contrato u oferta -Póliza de anticipo Unidad Académica o Administrativa Documentos de soporte para pago Tesorería No. Activ idad 2 Actividad Descripción Responsable Sistema Documentos Enviar orden de compra o memorando a cuentas por pagar. Revisar la documentación Enviar a la documentación requerida para el registro del anticipo (memorando, cuenta de cobro, contrato u oferta y póliza de anticipo). Para esto en necesario que se realicen los procesos de compras de bienes y servicios en la unidad respectiva Cuentas por pagar recibe la documentación y valida que cumpla con la política de anticipos a proveedores y contratistas Unidad Académica / Unidad Administrativa -Cuenta de Cobro -Memorando -Póliza de anticipo -Contrato -Oferta mercantil -Orden de Compra
PRO-25-3-0-03 Nivel 04/09/205 3 Devolver documentos e informar el motivo Si los documentos no están completos deben se ser devueltos con la respectiva justificación -Cuenta de Cobro -Memorando -Póliza de anticipo -Contrato, -Oferta mercantil -Orden de Compra 4 Registrar anticipo Diligencia en el sistema la solicitud de anticipo, primero ingresando la clase de documento (KA para anticipos hasta el 50% o KI hasta el 00% del total de la orden de compra) y luego se debe asegurar de cargar el anticipo al pedido o a un centro de costo en la transacción F-47. SAP AP F-47 5 Simular y revisar el documento En la transacción F-47, (esta solicitud es un documento estadístico, sólo en el momento del pago se contabiliza y afecta el presupuesto), se realiza simulación del documento para validar si está correcto SAP AP F-47 6 Corregir Documento Si el documento no está correcto se deben aplicar las correcciones pertinentes y simular nuevamente SAP AP F-47 7 Grabar solicitud de anticipo Grabar la solicitud de anticipo para el posterior desembolso SAP AP F-47 -Documento estadístico
PRO-25-3-0-03 Nivel 04/09/205 8 Entregar radicaciones y soportes a Tesorería La entrega de radicaciones y soportes de pago a Tesorería se hace para el caso de proveedores y contratistas extranjeros los documentos se radican por el módulo VIM. Se envían los soportes a Tesorería ya que estos están el formato de transferencia en moneda extranjera. VIM -Reporte de radicaciones Cuenta de Cobro -Memorando -Póliza de anticipo -Contrato, -Oferta mercantil -Orden de Compra
PRO-25-3-0-03 6. DEFINICIONES Nivel 04/09/205 Anticipo: Cantidad correspondiente a una transacción económica o al pago de una deuda o salario que es abonada con anterioridad a la fecha acordada de antemano. Radicación: Asignación de un número consecutivo a los documentos recibidos para iniciar el trámite. Documento estadistico: Documento que contiene toda la información del anticipo sin hacer imputación contable. Póliza de anticipo: Si se entrega anticipo que supera 20 salarios mínimos se requiere que el proveedor o contratista establezca póliza de buen manejo. Oferta mercantil: Declaración unilateral de voluntad, dirigida por una persona a otra, por la cual la primera manifiesta su intención de considerarse ligada, si la otra parte acepta 2. Orden de Compra: Solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. 3. Objeto de costo: Objeto colector de costos, que puede ser de alguno de los siguientes tipos: - Centro de costo: Son un que se utiliza para agrupar costos y/o gastos con el fin de analizar, de acuerdo a las necesidades de cada unidad, la información registrada. - Elemento PEP: Estructura utilizada en proyectos como objeto colector de costos, ingresos y otros. - Ordenes internas: Son un objeto colector de menor nivel, que se utiliza para agrupar ingresos, costos y/o gastos con el fin de analizar, de acuerdo a las necesidades de cada unidad, la información registrada. Definición de anticipo. Recuperado el 08 de Octubre de 204 del sitio web: http://www.tengodeudas.com/definiciones/anticipo 2 de comercio, artículo 846. Recuperado el 08 de Octubre de 204 del sitio web: http://www.gerencie.com/oferta-mercantil.html 3 Definición de orden de compra. Recuperado el 08 de Octubre de 204 del sitio web: http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/fin/46/ordencompra.htm
PRO-25-3-0-03 Nivel 04/09/205 Proveedor: Persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a una comunidad. 4 Contratista: Persona a la que se encarga la realización de una obra o servicio contratado. 5 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Internos (Cadena de Valor) PRO-25-3-0- Digitalización y validación de documentos en VIM Externos (Unidades académicas / administrativas/entidades externas ) 8. INDICADORES Nombre del Indicador: del indicador: Responsable del indicador: Objetivo: Método de Medición: Unidad de Medida: Fórmula: Proporción de anticipos a proveedores y contratistas en relación al total de radicaciones de anticipos IND-25-3-0-03 Jefe de Contabilidad Medir la proporción de anticipos de proveedores y contratistas en relación al total de radicaciones de anticipos Cuantitativo Porcentaje Anticipos de proveedores y contratistas tramitados en el periodo contable / Total de radicaciones de anticipos tramitadas en el periodo contable. 4 Definición de proveedor. Recuperado el 08 de Octubre de 204 del sitio web: http://definicion.de/proveedor/ 5 Definición de contratista. Recuperado el 08 de Octubre de 204 del sitio web: http://www.wordreference.com/definicion/contratista
PRO-25-3-0-03 Nivel 04/09/205 Variables: Limitaciones: Fuente de los datos: Granularidad: Periodicidad: Meta: Observaciones: Anticipos de proveedores y contratistas: Anticipos que son tramitadas en Cuentas por pagar correspondientes a pagos a proveedores y contratistas. Total de radicaciones de anticipos tramitadas en el periodo contable: total de radicaciones de anticipos tramitadas en el periodo contable (Radicaciones tramitadas dentro del periodo establecido + Radicaciones extemporáneas) N.A Reporte de VIM Analytics Universidad Mensual N.A N.A 9. RIESGOS N.A 0. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 0/03/203 Incorporación del proceso PRO-25 Digitalización y validación de documentos en VIM 08/09/204 Construcción de Publicación 04/09/205. APROBACIÓN
PRO-25-3-0-03 Nivel 04/09/205 Elaboró Revisó Aprobó Cargo Nombre Fecha Ingeniero de Laura Catalina Cano procesos Pardo 2/08/204 Ingeniero de María Paula procesos Sánchez 3/05/205 Coordinador Alvaro Leon Osorio 9/06/205 Cuentas por pagar Jefe de Johana Reyes /08/205 Contabilidad