Elaboró Revisó Autorizo Reviso Supervisor de Ingresos Responsable de Calidad Gerente General Supervisor de Clave: Pág. 1 de 7
CONTROL DE CAMBIOS Fecha Página Edo. de Revisión Descripción del Cambio Nov/14 Todas 00 Original Clave: Pág. 2 de 7
1. OBJETIVO Establecer el proceso de la Facturación en Logística GES mismo que plantea un proceso administrativo organizado el cual debe de ser controlado y ofrecer alta confiabilidad. 2. ALCANCE Aplica a las áreas administrativas y financieras involucradas en el funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad de Logística GES. 3. RESPONSABILIDADES Auxiliar de Calidad Es el responsable de realizar el procedimiento Área Ingresos Es el responsable de revisar y aprobar el documento Responsable de Calidad Es el responsable de: a) Revisión de los documentos Control de documentos b) Llevar el control documental Supervisor de Es el encargado de aprobar este procedimiento. Gerente General Es el encargado de revisar y aprobar este procedimiento Usuarios (Personal Áreas involucradas) Son los responsables de utilizar solamente información aprobada, vigente y sujeta a control. Los responsables de área, son responsables exclusivos del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoras de los procedimientos y demás documentos controlados de sus respectivas áreas. Los responsables de área deben de asegurar que los procedimientos se cumplan. Todos los cambios deben de ser controlados. Únicamente los responsables de área pueden aprobar cambios en sus respectivas áreas. Todas las altas y bajas o modificaciones de documentos y sus respectivos inicios de vigencia deben de ser comunicadas. Clave: Pág. 3 de 7
4. REFERENCIAS y/o POLÍTICAS 4.1 REFERENCIA Manual del Sistema de Gestión de la Calidad MA-CAL-MC-O1. Norma ISO 9000:2005, Fundamentos y Vocabulario. Norma ISO 9001:2008, Requisitos. 4.2 Políticas: I. Todos los empleados de Logística GES involucrados en el Sistema de Gestión de Calidad son responsables de dar cumplimiento a este procedimiento. II. La Gerencia General es responsable de verificar la correcta aplicación de este procedimiento. III. El Supervisor de y el Supervisor de Ingresos son los responsables de validar la aplicación de este procedimiento. IV. Es responsabilidad del Área de Ingresos establecer y aplicar el procedimiento. V. Es responsabilidad del Área de Ingresos llevar el control y seguimiento de las facturas y la detección de discrepancias. VI. El del Área de Ingresos dará seguimiento a los procesos financieros vinculando la realización de este procedimiento. VII. El del Área de Ingresos es el responsable de comunicar a los procesos administrativos y financieros internos las operaciones realizadas con las evidencias, así de cómo de la facturación de los servicios de los proveedores. Clave: Pág. 4 de 7
5. DEFINICIONES SGC: Sistema de Gestión de Calidad Remisión: Es aquel documento que se utiliza casi excluyentemente a instancias de un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido Factura: Es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. Proveedor: Persona o sociedad que suministra la materia prima utilizada para producir los bienes o servicios necesarios para una actividad. Maniobras: Conjunto de movimientos realizados en una embarcación Admin-Paq: Sistema Contable Sistema SEG: Es el software que administra los viajes Contra-recibo: Documento que se expide a un proveedor cuando tiene que dejar en resguardo de la empresa, su factura original de una compra realizada PO (Purchase Order): Es la orden de compra asignada por el cliente Clave: Pág. 5 de 7
6. DESCRIPCIÓN DEL 6.1 Recuperación de evidencia recibe la documentación enviada por los coordinadores logísticos, la cual se valida la integración correcta y completa de los viajes 6.2 Recuperación de evidencia envía evidencia a Integridad de Datos para su validación correspondiente de evidencia con viajes registrados en bitácora y SEG 6.3 Si la información no concuerda en evidencia y registros Bitácora/Seg, Integridad de Datos se comunica con coordinadores logísticos para corrección de información 6.4 Si la información concuerda en evidencia y registros Bitácora/Seg, Integridad de Datos envía a facturación 6.5 Área Ingresos recibe relación de viajes entregados 6.6 Si la facturación es de cliente MJN se seguirá IT-FIN-FMJN-01 6.7 Si la facturación es de cliente HNKN se seguirá IT-FIN-FHNK-02 6.8 Área de Ingresos confirma fecha de recepción de la factura con el cliente y empiecen a correr los días de crédito estipulados. Clave: Pág. 6 de 7
7. REGISTROS Código REM-OPS-F-01 Remisión Original GES del Formato Clave: Pág. 7 de 7