1. OBJETIVO Establecer las actividades a desarrollar en la División de Bienes y del Senado de la República concernientes a la conservación de los bienes muebles e inmuebles a partir del preventivo y correctivo de los mismos. 2. ALCANCE Aplica para el preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles propiedad del Senado de la República. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES Mantenimiento preventivo: es la programación de inspecciones, tanto de funcionamiento como de seguridad, ajustes, reparaciones, análisis, limpieza, lubricación, calibración, que deben llevarse a cabo en forma periódica en base a un plan establecido y no a una demanda del operario o usuario 1. Mantenimiento correctivo: es la corrección de las averías o fallas, cuando éstas se presentan, y no planificadamente, al contrario del caso de preventivo 2. 4. RESPONSABLES Jefe de Bienes y : Hacer seguimiento a los contratos de servicio y. Asistente administrativo: Apoyar en el seguimiento a los contratos de servicio y, de acuerdo con las instrucciones del Jefe de División. Recibir y tramitar las solicitudes relacionadas con arreglos y reparaciones de los bienes muebles e inmuebles propiedad del Senado. Profesional de Apoyo Designado: Apoyar con la supervisión técnica de los contratos de de los bienes muebles e inmuebles propiedad del Senado de la República. Velar por la inmediatez garantías y buen servicio de las actividades realizadas a los bienes muebles e inmuebles del Senado de la República. Apoyo a la División de Bienes y del Senado en la elaboración de conceptos técnicos propios de la División en relación a los s de los bienes muebles e inmuebles del Senado de la Republica. 1 Tomado de: http://www.solo.com/m_preventivo.htm 2 Tomado de: http://www.solo.com/m_correctivo.htm ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: C. Renteria y H. Sandoval Nombre: Claudia Elena Renteria Nombre: GRUPO EVALUADOR SGC Cargo: Jefe D. Bienes y y Cargo: Jefe División de Bienes y No. Acta y Fecha: 032 del 10 de septiembre de 2015 Contratista DPS Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 1 de 6
5. CONDICIONES GENERALES Este procedimiento se aplica cuando sea necesario realizar preventivo o correctivo a los bienes muebles e inmuebles que hacen parte del inventario del Senado de la República. Teniendo en cuenta las frecuencias de ejecución de las actividades del programa de preventivo y correctivo de bienes muebles e inmuebles, se coordinara la ejecución de las mismas de acuerdo a las necesidades presentadas en los bienes muebles e inmuebles propiedad del Senado de la República. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Descripción de la Actividad Responsable o Rol Registros PROGRAMAR ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO 1 A partir del programa de preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles del Senado de la República, se realizara la ejecución de las actividades de correspondientes a la necesidad. En caso que el a realizar sea preventivo se debe continuar con la actividad No. 2 Asignar personal de designado División de Bienes y Programa de preventivo y correctivo de mobiliario e inmuebles. 2 En caso que el a realizar sea correctivo se debe continuar con la actividades No. 4 recepcionar requerimiento ASIGNAR PERSONAL DE MANTENIMIENTO Acorde con la periodicidad de las actividades de establecidas en el programa, asignar el personal técnico para la realización de los s programados. EJECUTAR MANTENIMIENTO PREVENTIVO designado División de Bienes y Jefe de la División de Bienes y 3 El personal técnico asignado debe ejecutar los s programados. En caso que el no pueda ser realizado en el periodo programado, se debe actualizar el programa de indicando las razones y el nuevo periodo para la ejecución de la actividad. Técnico designado y/o profesional de apoyo División de Bienes y Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 2 de 6
No. Descripción de la Actividad Responsable o Rol Registros Continuar con la actividad No. 7 Legalizar el gasto de 4 RECEPCIONAR REQUERIMIENTO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO Recibir la solicitud de por parte de las dependencias y oficinas de la entidad, describiendo el tipo de necesidad (cerrajería, hidráulicos, eléctricos, carpintería, acabados y pinturas). División de Bienes y Formato Solicitud de de bienes muebles e inmuebles. 5 AUTORIZAR SOLICITUD Y ASIGNAR PERSONAL DE MANTENIMIENTO Una vez analizado el requerimiento, se procede a asignar el personal acorde a la necesidad de la solicitud. En caso de no poderse ejecutar el, se informa al interesado la causa de la no autorización o no ejecución. designado División de Bienes y Jefe de la División de Bienes y Correo electrónico o comunicación interna REALIZAR MANTENIMIENTO CORRECTIVO 6 Una vez aprobada la autorización, el técnico designado procede a realizar el respectivo. Finalizado el, el técnico designado diligencia el formato de satisfacción del trabajo requerido (mano de obra y materiales) para que sea firmado por la persona solicitante. Técnico designado y/o profesional de apoyo Formato Registro de satisfacción de LEGALIZAR EL GASTO DE MANTENIMIENTO 7 En los casos en que los s sean ejecutados a través de la caja menor se debe legalizar el gasto a través de la factura y los demás soportes respectivos. En los casos que los s sean realizados a través de la ejecución de contratos de, se debe adjuntar la cuenta de cobro y los demás soportes respectivos para la legalización y facturación del gasto. y Jefe División de Bienes y Factura y soportes ó Cuenta de cobro y soportes. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 3 de 6
No. Descripción de la Actividad Responsable o Rol Registros REALIZAR INFORME DE EJECUCIÓN Y ANALISIS COMPARATIVO 8 Se debe elaborar un informe de ejecución de cumplimiento de las actividades de preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles propiedad del Senado de La República, con el fin de realizar un análisis comparativo, determinando la necesidad de ampliar las actividades de, modificar la frecuencia de realización de las mismas y/o incluir nuevas actividades en el programa de. División de bienes y servicios Informe de ejecución 9 ENTREGAR INFORME DE EJECUCIÓN Una vez se elabore el informe de ejecución, se realizara la entrega del mismo al Jefe de Bienes y para su conocimiento y revisión. División de bienes y servicios Informe de ejecución. 7. PUNTOS DE CONTROL La supervisión de la ejecución del contrato de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los bienes muebles e inmuebles propiedad de Senado de la Republica con el propósito de lograr una ejecución acorde a los requerimientos y especificaciones, realiza el control de manera eficaz y oportuna de los aspectos operativos, administrativos y financieros establecidos para el buen desarrollo de las actividades ejecutadas, incluyendo el suministro de repuestos nuevos, genuinos y originales de acuerdo al Ítem contratado. 8. BASE LEGAL Con base a los pliegos de condiciones amparados a la ley 80. 9. ANEXOS Anexo No.1: Flujograma de bienes muebles e inmuebles. 10. FORMATOS Formato Solicitud de de bienes muebles e inmuebles. Formato Registro de satisfacción de. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 4 de 6
11. DOCUMENTOS RELACIONADOS Programa de preventivo y correctivo de bienes e inmuebles. 12. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN FECHA 01 Esta versión reemplaza el anterior documento BI-Pr04_V01 procedimiento para de bienes muebles e inmuebles y vehículos. Se emite versión para divulgación e implementación. 2015-09-10 Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 5 de 6
ANEXOS Anexo No.1: Flujograma de bienes muebles e inmuebles INICIO MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES Programar actividades de Son actividades de preventivo? Si Asignar personal de No Recepcionar requerimiento de correctivo Autorizar solicitud y asignar personal de Ejecutar preventivo Realizar correctivo Legalizar el gasto de Realizar informe de ejecución y análisis comparativo CONVENCIONES FLUJOGRAMA Actividades Documentos relacionados Entregar informe de ejecución Conector de documentos relacionados Conector de actividades FIN Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 6 de 6