Administración de Compras e Inventarios
1 Sesión No. 1 Nombre: La función de compras Contextualización Pareciera una actividad hasta cotidiana y sin mucha complicación, ya que el comprar se ha convertido en una tarea y acción tan humana como el respirar; sin embargo a nivel profesional e institucional es sumamente indispensable contar con conocimientos específicos, herramientas, estrategias y experiencia en el ramo para que las empresas obtengan el mejor beneficio al mejor precio. En estas primeras semanas nos centraremos en lo esencial de la función de compras, revisando la importancia, los tipos de compras, su proceso las estrategias de las mismas.
2 Introducción al Tema Uno de los aspectos más importantes de las compras es su repercusión económica, ya que este departamento tiene un impacto significativo en el manejo financiero y operativo de toda empresa u organización. Por tal motivo, se requiere saber operar bien la adquisición de bienes o servicios en el momento idóneo para verificar existencias sobre inventarios, pero al mismo tiempo manejar mínimos de productos para no tener dinero estancado o llegar a detener los procesos productivos por falta de un abastecimiento oportuno y en los volúmenes adecuados. Por lo que se recomienda pertinente manejar toda una serie de conocimientos generales que norman el criterio de un buen departamento de compras.
3 Explicación 1.1 La importancia de la función de compras Cómo te imaginas un departamento o área de compras? De acuerdo a lo que nos dice Cruz (1999), comprar es adquirir materias primas o cualquier otro artículo, con las características mínimas necesarias requeridas por una empresa, es decir: precio, calidad, condiciones de entrega y condiciones de pago Otra definición de acuerdo a Calimeri (1979) es: la operación que se propone suministrar, en las mejores condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administración de la misma ha definido. De acuerdo con los términos antes mencionados, la definición de compras quedaría de la siguiente forma: Compras son las actividades por las cuales se abastece de materiales, bienes, productos o servicios una empresa, con la finalidad de mantener un cierto equilibrio entre la obtención de insumos, su procesamiento y la satisfacción del consumidor al recibir un bien o servicio, operando sistemas de logística empresarial que permitan optimizar los recursos y brindar productos de calidad total al consumidor final. Qué implicaría hacer una compra inteligente? Hoy en día, la actividad industrial y los servicios exigen materiales y suministros para su funcionamiento. La calidad de los suministros para la producción de un bien o servicio debe ser adecuada y el hecho de que no cumplan con algún requisito implica una producción deficiente, mala calidad en el producto o servicio, elevación de costos y, sobre todo, descontento de los clientes. Toda empresa debe tener un departamento de compras cuyo objetivo es el de adquirir las materias primas y artículos indispensables para la fabricación de los bienes a que se dedica, poniendo en juego todos los elementos necesarios para obtenerlo. Objetivos de las compras Los dos objetivos fundamentales de las compras son:
4 1. Debido a que las compras implican una inversión, hay que controlar el flujo de dinero. 2. Realizar eficazmente la consecución de materias primas y artículos indispensables para la fabricación de productos, a fin de mantener la empresa en operación en forma competitiva. Otros expertos definen los siguientes objetivos de las compras: Sostener una continuidad en el abastecimiento de materias primas para el departamento de producción. Efectuar compras, con una mínima inversión, que asegure la existencia de materiales sin poner en riesgo la producción en serie o en línea, compatible con la seguridad y el provecho económico. Reducir y evitar, al máximo, desperdicios de las materias primas. Contemplar los precios más bajos posibles y la calidad requerida de las materias primas que sean adquiridas. Clasificación de las compras Las compras, generalmente, se clasifican en dos grandes grupos: bienes y servicios. Bienes Materias primas o materiales: de procedencia agrícola, minera o de otras industrias que tendrán su primer grado de transformación. Mercancías: productos terminados que se destinan a la venta de quienes los necesitan. Suministros: artículos de oficina que utiliza una empresa para sus labores como por ejemplo: papelería, tintas, jabón u otros. Estos suministros pueden ser también materias primas y materiales que abastecen el departamento de producción. Servicios Personales o profesionales Financieros: bancos, seguros, etcétera. Transportes: terrestres, aéreos y marítimos
5 1.2 Consideraciones y tipos de compra Cuáles son los principios básicos de cualquier tipo de compra? Definir claramente lo que se necesita o se requiere. Localizar y contactar proveedores que vendan las mercancías que se requieren. Negociar y pactar con proveedores los precios, la calidad requerida, condiciones de entrega y condiciones de pago. Cuáles son los principales tipos de compra? Compras al acervo: cosas menudas como granos, legumbres u otros. Compras sobre muestra: artículos perfectamente conocidos y bien determinados. Compras de esperanza: adquisición de frutos producidos en tiempo determinado, considerando el riesgo de que no llegue a existir. Otra clasificación de las compras es: Compras ajustadas a necesidades inmediatas: materias primas. Compras para fines específicos: maquinaria y equipo. Compras especulativas: para almacenarse con propósito de lucro. Compras según necesidades de mercado: oferta y demanda. Compras sobre contrato: compras fijas. Cuáles son las funciones del departamento de compras? De acuerdo a Cruz (1999), un sistema de compras se compone, entre otras cosas, de las siguientes funciones: 1. Adquisiciones, en las que se deben considerar: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega, condiciones de pago, control y aceptación. 2. Manejo de guarda y almacenaje, en las que hay que considerar: recepción de material, dimensiones (peso-volumen), clasificación, manejo de inventarios. 3. Proveer a la producción, se considera: clase, cantidad, dimensión (peso-volumen).
6 Conclusión A lo largo de esta sesión comprendimos un poco sobre la definición de compras, resaltando su importancia como parte importante en el manejo financiero y operativo de toda empresa. Para ello también analizamos lo que es una compra inteligente y lo importante que en toda empresa u organización cuente con un departamento de compras para administrar la materia prima para la fabricación de bienes. Revisamos algunos objetivos de las compras, así como su clasificación resaltando los grupos de bienes y servicios. Finalmente reflexionamos sobre los tipos de compra y su clasificación, sabiendo que antes de cualquier compra es necesario seguir unos principios para considerar y que nos ayudará a tomar mejores decisiones.
7 Para aprender más Cuáles son las funciones del departamento de compras en una empresa? Cabrera, H. (2012) Funciones del departamento de compras. Video de youtube consultado el 26 de marzo de 2013 de http://www.youtube.com/watch?v=pcanuyxdb1s Con qué se relaciona un departamento de compras? S.a. (2012) Relaciones internas y externas dentro del departamento de compras. Video de youtube consultado el 26 de marzo de 2013 de http://www.youtube.com/watch?v=yymbcshfvaa
8 Actividad de Aprendizaje El alumno debe elaborar un resumen en Word, con una extensión de 1 cuartilla sobre los temas tratados en esta sesión, evita copiar lo expuesto en el material presentado, trata de redactarlo con tus propias palabras, tomando en cuenta que se evaluarán los siguientes puntos: Bibliografía. Ortografía y redacción. Introducción (presentar de manera clara y precisa las ideas principales del texto). Contenido (presentar de manera breve y objetiva el texto). Al finalizar el desarrollo de éste tendrás que subirlo a la plataforma.
9 Referencias Calimeri, M. (1979). Las Compras: cómo programarlas, organizarlas y controlarlas. Barcelona: Editorial Hispano Europe. Cruz, L. (1999). Compras, principios generales. México: Compañía Editorial Continental. Martínez, E. (1999). Gestión de compras. Madrid: Fundación Confemetal