HOJA: 1 / 5 1. OBJETIVO Definir las actividades del proceso de compras locales que aseguren que el producto y servicio comprado cumpla con los requisitos especificados. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todas las compras críticas que influyen directamente con la calidad. Indicadas en el Anexo No. 1. 3. RESPONSABILIDAD Verificación de cumplimiento: Cumplimiento: Jefe de Compras Locales Personal que solicita una compra dentro de la empresa y personal que recibe el bien o servicio adquirido. 4. DEFINICIONES Compras críticas: Aquellas que afectan directamente a la calidad de los productos y servicios entregados por OISA. 5. DESARROLLO Nota: Para el caso de las compras en Distrito Oriente, estas se realizan según el Instructivo de Compras Locales Distrito Oriente (OI-IN-7.4-01). Para el caso de las compras de servicios en Planta, estas se realizan según el Instructivo de Compras de s Planta (OI-IN-7.4-03). ELABORADO POR: Miguel Díaz CARGO: Jefe de Compras Locales FECHA: Noviembre 2014 REVISADO POR: Alexandra Yánez CARGO: Gerente General FECHA: Diciembre 2014 APROBADO POR: Vicente Sánchez CARGO: Presidente OISA FECHA: Enero 2015
HOJA: 2 / 5 5.1. Recepción de documento de compra: El solicitante emite por el sistema QBiz: Tipo de compra Documento Código Comentarios Solicitud de Compras de /wl Solicitud de OI-FR-05 --- OI-FR-87 Orden de Trabajo OI-FR-09 El pedido también puede ser enviado vía correo electrónico sin formato. El documento generado se lo envía al Departamento de Compras. Este documento debe contener una descripción detallada del bien solicitado, caso contrario, será devuelta al emisor. 5.2. Revisión y aprobación de pedido: El Departamento de Compras revisa que en el documento de pedido consten todos los requisitos necesarios para realizar la compra. Una vez revisado el documento, se pasa a Finanzas para la verificación y asignación de presupuesto y luego su aprobación se tramita según: Tipo de compra Documento Aprobado por: Solicitud de Compras de o Gerencia General * Solicitud de o Gerencia General * Orden de Trabajo Gerentes de División o Departamento de Compras * Ante la ausencia de la y de la Gerencia General, el Departamento de compras es el autorizado para la aprobación de la solicitud. 5.3. Cotización y Decisión de Compra Aprobado el pedido compra, se cotiza preferentemente a los proveedores indicados en la Lista de Proveedores Calificados (OI -FR-44), de no encontrar se busca en el mercado local. Para la compra de un producto o servicio se considera lo siguiente: Valor del bien No. de cotizaciones Aprobado por: Hasta 1.500 USD 1 Entre 1.500 a 4.000 Al menos 2 Mayor a 4.000 Al menos 3
HOJA: 3 / 5 Nota: No se requieren cotizaciones para la compra del bien o del servicio en los siguientes casos: Listas de precios actualizadas a la compra: Enviadas por el proveedor o valores registrados en la Lista de Precios Referenciales (OI-FR-150) por el Jefe de Compras Locales. Convenios preestablecidos con proveedores. Proveedores únicos. En lo posible, toda compra se negocia con un plazo de pago de 30 días o más. En caso de no obtener crédito, se procede con un pago anticipado o pago de contado. En función de las cotizaciones o de las condiciones preestablecidas con el proveedor se decide la realización de la compra. 5.4. Documento de Compra: Según el tipo de compra, se procede a: Tipo de compra Trámite Aprobado por: Emisión de Orden de Compra (OI-FR-04) Emisión de Orden de Compra (OI-FR-04) o de Autorización de Gastos (OI-FR-15) Asignación en Orden de Trabajo (OI-FR-09) o Gerencia General * Departamento de Compras Nota: Para la contratación de de Transporte no se genera una Orden de Trabajo sino que las condiciones de negociación se las establece directamente con el proveedor y estas son indicadas por escrito en la factura o documento de pago correspondiente y se continua con el numeral 5.6. * Ante la ausencia de la y de la Gerencia General, el Departamento de Compras es el autorizado para la aprobación de la compra. 5.5. Envío al proveedor del Documento de Compra: Aprobada la Orden de Compra (OI-FR-04), Autorización de Gastos (OI-FR- 15) o la Orden de Trabajo (OI -FR-09), se le comunica al proveedor, personalmente, telefónicamente o por medio electrónico.
HOJA: 4 / 5 Nota: En caso de productos recibidos en Bodega, el Jefe de Compras Locales informa verbalmente o por correo electrónico al Bodeguero lo siguiente: A qué proveedor se le asignó la compra. La cantidad e ítems acordados con el proveedor. La fecha de entrega. 5.6. Seguimiento de entrega: De acuerdo a las condiciones negociadas se realiza un seguimiento a la entrega del bien o servicio. Una vez que ingresa la materia prima o el material a bodega, se realiza la Orden de Compra o Autorización de Gastos con la cantidad y descripción exacta de lo solicitado y se envía una copia del documento de compra al Departamento Financiero. 5.7. Recepción de la compra: La recepción de la compra se realiza según: Tipo de compra Recibido en: Recibido por: Bodega DC Jefe de Bodega Bodega DC Jefe de Bodega Superintendente o Campamento Oriente Supervisor Área solicitante Personal asignado de cada área Personal asignado de Área solicitante o Departamento de cada área o Jefe de Compras Compras Locales Para todo producto o servicio que no cumpla las características indicadas en los documentos aprobados, se sigue el Instructivo de Reclamos a Proveedores (OI-IN-7.4-02). Para el caso de servicios, su recepción se registra en la Orden de Trabajo (OI-FR-09) correspondiente o en la factura en el caso de servicio de transporte. 5.8. Seguimiento de pago: Finalmente, el Jefe de Compras Locales revisa los documentos relacionados a la compra y de no existir observaciones, los entrega al Departamento Financiero para el pago respectivo.
HOJA: 5 / 5 6. REFERENCIAS OI-IN-7.4-01: OI-FR-44: OI-IN-7.4-02: OI-IN-7.4-03: Instructivo de Compras Locales Distrito Oriente Lista de Proveedores Calificados Instructivo de Reclamos a Proveedores Instructivo de Compras de s Planta 7. ANEXOS Anexo No. 1: Listado de Productos y s Críticos para la Calidad 8. REGISTROS OI-FR-05: Solicitud de Compras de OI-FR-150: Lista de Precios Referenciales OI-FR-87: Solicitud de OI-FR-04: Orden de Compra OI-FR-09: Orden de Trabajo OI-FR-15: Autorización de Gastos