PROCEDIMIENTO FORMULACIÓN DE PROYECTOS Proceso: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción del cambio Responsable 1.0 10/MAY/2011 Versión Inicial Inclusión de definición de Tema. 1.1 02/AGO/2012 Ajustes en tareas relacionadas con la formulación de los perfiles de proyectos de plan de desarrollo y aprobación metodológica de los mismos
1. OBJETIVO Establecer los criterios para la formulación de los proyectos del Plan de Desarrollo de la Universidad de San Buenaventura seccional Cali. 2. ALCANCE Aplica para la identificación, preparación y formulación de todos los proyectos que hacen parte del Plan de Desarrollo. 3. DEFINICIONES COMITÉ DE PLAN DE DESARROLLO. Equipo conformado por directivos académicos y administrativos de la seccional, nombrados por el Rector, el cual tiene como propósitos principales definir los objetivos, las estrategias y las metas del Plan de Desarrollo. ESTRATEGIA. Conjunto de acciones que se llevan a cabo para alcanzar los objetivos estratégicos de la institución. GERENTE DE PROYECTO. Funcionario de la Universidad encargado de liderar la ejecución de un proyecto. ICEBERG. Herramienta informática tipo software mediante el cual se gestiona la información financiera, contable, administrativa y de talento Humano de la Universidad de San Buenaventura Cali. LÍDER DE OBJETIVO ESTRATÉGICO. Funcionario del nivel directo de la Universidad responsable de gestionar el logro de los resultados y metas propuestas para uno o más objetivos estratégicos definidos en el Plan de Desarrollo. Página 1 de 5
PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL. Documento formal que describe los objetivos estratégicos que la institución se propone alcanzar en un período de tiempo y las estrategias para lograrlos. PERFIL DE PROYECTO. Forma de presentación de un proyecto en la cual se describe los aspectos generales y específicos relacionados con el proyecto y su ejecución. Contiene información relacionada con las actividades a ejecutar, metas e indicadores, cronograma de ejecución, recursos demandados y presupuesto de un proyecto. PROYECTO. Conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas que se desarrollan en el marco de un cronograma establecido, gestionando una serie de recursos físicos, técnicos, financieros y humanos, dirigidas a alcanzar unas metas específicas dentro de un horizonte de tiempo definido. PROYECTO EDUCATIVO BONAVENTURIANO - PEB. Documento que establece la propuesta de formación integral de los estudiantes, la cual incluye entre otros aspectos los principios y fines de la Universidad, la estrategia pedagógica y disposiciones para docentes y estudiantes. TEMA ESTRATÉGICO. Constituyen áreas clave de desarrollo de una organización y son identificados a partir de su diagnóstico estratégico que para el caso particular de la universidad se realizó mediante el análisis DOFA, los cuales, al integrar objetivos estratégicos relacionados, permiten focalizar esfuerzos para impulsar el desarrollo de la organización. VIABILIDAD. Análisis de las condiciones técnicas y financieras para evaluar la conveniencia de un proyecto. 4. LÍDER DE PROCEDIMIENTO. Página 2 de 5
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO TAREAS DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE Inicio 1. Identificar los proyectos del Plan de Desarrollo a formular 1.1 Definir cronograma y metodología para la formulación, presentación y aprobación de proyectos del Plan de Desarrollo 1.2 Socializar con los líderes de objetivos estratégicos y directivos de unidades académicas y administrativas la metodología y cronograma definidos para la formulación de los proyectos del Plan de Desarrollo 1.3 Recepcionar las ideas de proyectos de los funcionarios de la Universidad 1.4 Clasificar las ideas de proyectos recibidas con base en los objetivos estratégicos del Plan de Desarrollo 1.5 Distribuir las ideas de proyectos presentadas a los líderes de los objetivos estratégicos 1.6 Definir los proyectos a formular con base en las ideas presentadas Asistente de 2. Formular los perfiles de los proyectos del Plan de Desarrollo 2.1 Definir los gerentes de cada proyecto 2.2 Elaborar el perfil del proyecto 2.3 Revisar y presentar los perfiles de proyecto para aprobación metodológica ante la Dirección de. Gerentes del Proyecto Página 3 de 5 1
TAREAS DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE 1 3. Aprobar metodológicamente la propuesta de proyecto 3.1 Revisar metodológicamente los perfiles de proyectos presentados por los gerentes o líderes de objetivos estratégicos 3.2 Aprobar la formulación de los proyectos propuestos (Cumplimiento de la metodología) (PCC) 3.3 Realizar ajustes al proyecto presentado 3.4 Presentar para su análisis los perfiles de los proyectos aprobados metodológicamente a los integrantes del Comité de Plan de Desarrollo 4. Aprobar la ejecución del proyecto 4.1 Determinar si el proyecto presentado es viable técnica y financieramente, como requisito de aprobación final (PCC) 4.2 Determinar si la aprobación está condicionada a la realización de ajustes en el proyecto Fin Comité de Plan de Desarrollo 4.3 Realizar ajustes al proyecto de acuerdo a los condicionamientos dados por el Comité de Plan de Desarrollo 5. Realizar seguimiento al procedimiento de formulación del Plan de Desarrollo 5.1 Realizar seguimiento al desarrollo de las actividades propuestas para el procedimiento 5.2 Verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos para el procedimiento de formulación Página 4 de 5 2
TAREAS DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE 2 6. Realizar ajustes al procedimiento 6.1 Determinar la necesidad de realizar ajustes al procedimiento 6.2 Realizar ajustes al procedimiento Fin Elaboró: Rocio Ballesteros Flórez Cargo: Asistente de Fecha: 31/JUL/2012 Firma: Revisó: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: Coordinador de Calidad Fecha: 02/AGO/2012 Firma: Aprobó: Juan Javier Vesga Rodríguez Cargo: Fecha: 02/AGO/2012 Firma: Página 5 de 5