Tabla de Contenido 1. OBJETIVO... 2 2. ALCANCE... 2 3. NORMATIVIDAD... 2 3.1. Directrices... 2 3.2. Lineamientos... 2 4. RESPONSABILIDADES... 2 4.1. Responsable del Proceso... 2 4.2. Responsabilidades... 2 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES... 3 5.1. Diagrama de flujo - Ejecución presupuestal de proyectos de investigación -... 3 5.2. Descripción de actividades - Ejecución presupuestal de proyectos de investigación -... 3 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 7 7. RIESGOS... 7 8. CONTROL DE CAMBIOS... 7 9. APROBACIÓN... 8 Dirección de Planeación y Evaluación 1
1. OBJETIVO 2. ALCANCE Gestionar las actividades para tramitar las solicitudes de gastos solicitados por los investigadores para la ejecución de sus proyectos. El proceso inicia con la solicitud de ejecución de un gasto por parte del investigador y finaliza con la ejecución y radicación del mismo. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices 3.2. Lineamientos Política de gastos de viaje Los viajeros deben realizar la legalización de gastos de viaje en un plazo de no más de un mes, una vez retornen del viaje. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso 4.2. Responsabilidades Gestor Administrativo Proyectos: Se debe enviar un informe trimestral al investigador sobre la ejecución financiera del proyecto. Responder oportunamente a las solicitudes de los investigadores para la ejecución de sus proyectos siguiendo el procedimiento establecido por la universidad. Mantener informado al Coordinador Financiero sobre las solicitudes de gastos de viaje. Viajero: Informar en la solicitud de anticipo de gastos de viaje si requiere dólares en efectivo. Dirección de Planeación y Evaluación 2
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo - Ejecución presupuestal de proyectos de investigación - Facultad de Medicina 5.2. Descripción de actividades - Ejecución presupuestal de proyectos de investigación - ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Solicitud de gasto Investigador Radicación del gasto Investigador ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Recibir solicitud y revisar disponibilidad presupuestal Se recibe la solicitud por correo electrónico del Investigador y se valida la disponibilidad de recursos para poder atender dicha solicitud. 2 Gestionar recomposición del rubro En caso de que no haya disponibilidad se gestiona la recomposición del rubro en. 3 Solicitar aprobación por el generador del gasto Por el sistema se solicita la aprobación del cambio de rubro por el generador del gasto. 4 Dar aval para ejecución de gasto Se da aval de disponibilidad de recursos para poder ejecutar el gasto. Dirección de Planeación y Evaluación 3
5 Validar si la solicitud corresponde a un servicio técnico Se valida si la solicitud sí corresponde a un servicio técnico de acuerdo a los términos de referencia de cada propuesta. 6 Validar el tercero Se valida si el tercero está creado en el sistema. 7 Genera y enviar cuenta de cobro Genera y enviar cuenta de cobro previo el visto bueno del investigador principal. PROVEEDOR Cuenta de cobro 8 Crear el pedido Se realiza la solicitud del pedido en el sistema. 9 Tramitar liberaciones Se gestionan las liberaciones del pedido, la primera a cargo del Coordinador Financiero y la segunda a cargo del Secretario General. SECRETARIO GENERAL - DMEDI - 10001959 10 Tramitar aceptación del servicio Se realiza la aceptación del servicio en el sistema. 11 Enviar número de pedido e instrucciones para la radicación Se le envía al investigador y al prestador del servicio el número de pedido y de aceptación del servicio. Así mismo se les da indicaciones para radicar factura o la cuenta de cobro en CxP. 12 Enviar formato de autorización de descuento de nómina al viajero Para tramitar una solicitud de gastos de viaje, se deben enviar al viajero el formato e autorización de descuento de nómina. Formato de autorización de descuento de nómina Dirección de Planeación y Evaluación 4
22 Generar solped de compra de tiquete Se genera la solicitud de pedido para la compra del tiquete en. Tiquete 13 Generar solicitud de anticipo de gastos de viaje Se genera la solicitud de gastos de viaje al sistema. 14 Liberar gastos de viaje Los gastos de viaje (viáticos) tanto internacionales como nacionales los libera el Decano de la Facultad de Medicina. Los gastos correspondientes a tiquetes, los libera primero el Coordinador Financiero y posteriormente el Decano. DECANO - MEDI - 10004356 15 Recoger efectivo en dólares en CxP En caso de que el viajero requiera dólares en efectivo, debe acercarse a la ventanilla del CxP. INVESTIGADOR 16 Enviar correo al viajero con la fecha tentativa de transferencia electrónica Se le envía al viajero un correo con la fecha tentativa de la transferencia electrónica del anticipo a su cuenta bancaria (pesos). 17 Solicitar cotización de tiquetes de viaje Se solicita la cotización de tiquetes. 18 Envía oferta Se envía por correo electrónico la cotización del tiquete. Agencia Viajes Cotización 19 Validar cotización con viajero Se recibe la oferta del tiquete y se revisa junto con el viajero. Dirección de Planeación y Evaluación 5
28 Entregar soportes de gastos y tabla de relación de gastos Posterior al viaje, el viajero debe entregar los soportes de los gastos y la tabla relacionan los gastos. INVESTIGADOR Soportes de gastos de viaje 20 Reservar oferta seleccionada con la agencia Se solicita la reserva de la oferta del tiquete a la agencia de viajes. 21 Reservar tiquete Se reserva el tiquete seleccionado. Agencia Viajes Tiquete 23 Liberar solped Se tramitan las liberaciones de la compra del tiquete en el sistema. DECANO - MEDI - 10004356 24 Enviar aprobación del viaje a la agencia Se envía la aprobación de los gastos de viaje a la agencia. 25 Emitir y enviar tiquete a Medicina Se emite el tiquete y se envía al Gestor Administrativo de Proyectos de la Facultad de Medicina. Agencia Viajes 26 Entregar tiquete al viajero Se remite el tiquete al viajero. 27 Informar requisitos para legalización de gastos de viaje Se le informa al viajero los requisitos para la legalización de gastos y se envía un archivo en Excel para el control de los mismos. 29 Cargar gastos Se deben cargar los gastos indicados por el viajero en el sistema. Dirección de Planeación y Evaluación 6
30 Liberar legalización de anticipo En el sistema se tramita la liberación de la legalización del anticipo. DECANO - MEDI - 10004356 31 Radicar gastos en CxP Se realiza la radicación de gastos enviando un pantallazo de los gastos cargados y los soportes correspondientes a CxP. 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) PRO-27-1-02-01 Compras generales de bienes PRO-03-3-01-02 Contratación consultoría PRO-22-4-01-07 Contratación de profesores clínicos PRO-25-5-01-06 Administración de Datos de Acreedores - Proveedores EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Formato de autorización de descuento de nómina 7. RIESGOS OPERATIVO Disponibilidad de los liberadores. Que el viajero no traiga los soportes de gastos de viaje. Que el viajero no legalice los gastos de viaje en el plazo establecido. Que el viajero cambie el itinerario del viaje. Cambio en el valor del tiquete por fluctuaciones del dólar. 8. CONTROL DE CAMBIOS Dirección de Planeación y Evaluación 7
VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 11/08/2016 Publicación 13/01/2017 9. APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña Infante INGENIERO PROCESOS (T) - PROY - 10006394 11/08/2016 REVISÓ Diana Cobos 30/10/2016 Veronica Akle Alvarez PROFESOR ASISTENTE 30/10/2016 APROBÓ Luis Andrés Sarmiento DECANO - MEDI - 10004356 12/01/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 8