Tabla de Contenido 1. OBJETIVO... 2 2. ALCANCE... 2 3. NORMATIVIDAD... 2 3.1. Directrices... 2 3.2. Lineamientos... 2 4. RESPONSABILIDADES... 2 4.1. Responsable del Proceso... 2 4.2. Responsabilidades... 3 5. DEFINICIONES... 4 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES... 4 6.1. Diagrama de flujo - Cargue masivo de libros electrónicos... 4 6.2. Descripción de actividades - Cargue masivo de libros electrónicos... 4 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 6 8. RIESGOS... 6 9. CONTROL DE CAMBIOS... 7 10. APROBACIÓN... 7 Dirección de Planeación y Evaluación 1
1. OBJETIVO 2. ALCANCE Realizar las actividades necesarias para poder llevar a cabo el cargue masivo de los libros electrónicos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en. El proceso inicia con la solicitud de los registros Marc, y finaliza con el cargue respectivo en el sistema. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices Lineamientos Gestión de Colecciones PDI 2016-2020 Acción objetivo 5.4.3: Integrar el uso de las TIC como herramientas facilitadoras para la prestación de los servicios, la gestión de la información, el aprendizaje, generación de conocimiento, y los procesos de investigación. 3.2. Lineamientos 4. RESPONSABILIDADES Las colecciones o recursos que se adquieren a perpetuidad en electrónico, se carguen de manera masiva a la base de datos del Sistema de Información, con el fin de minimizar el tiempo que toma el análisis de dichos registros y tenerlos disponibles para la consulta de los usuarios. Los títulos son ingresados a mediante el cargue masivo en el idioma en el que son suministrados por el proveedor /generalmente en inglés), sin efectuar ningún tipo de traducción. No existirán registros con tipo de material LIBRO y ubicación WWW. Todos los libros electrónicos que se ingresen al sistema ya sea por cargue masivo o porque Análisis de Información los registra; adquiridos en modalidad de compra o donación, se crearán como tipo de material EBOOK y ubicación WWW. A partir del lineamiento anterior, estos libros electrónicos estarán asociados a un único catálogo especializado denominado Libros Electrónicos disponible en el OPAC. La adecuación de los registros debe realizarse de acuerdo a los lineamientos expuestos en el Anexo 1. 4.1. Responsable del Proceso JEFE ADMINISTRATIVO - 10001992 Dirección de Planeación y Evaluación 2
4.2. Responsabilidades Coordinador de Análisis de información: Verificar que el cargue masivo en el sistema responda a la política de análisis de información. Técnico soporte: Obtener/recibir, revisar y adecuar los registros Marc garantizando el cumplimiento de la política. Garantizar que el cargue masivo se haga efectivo en el sistema. Garantizar la activación o cargue de la colección en la Base de Conocimiento de OCLC Registrar en el FOR-23-1-03-23 Control de Cargue Masivo de Libros Electrónicos la información del proceso a medida que se va ejecutando. Gestión de Colecciones: Solicitar al proveedor suministrar los registros MARC de las colecciones que se adquieren, con el fin de que el Área Administrativa adecúe dichos registros de acuerdo a los lineamientos de Análisis de y procese su cargue masivo a la base de datos de. Los registros MARC de las colecciones que se adquieren a perpetuidad y que se han determinado cargar de manera masiva a, deberán ser solicitados por Gestión de Colecciones al proveedor, al momento de hacer la negociación de la adquisición correspondiente. Análisis de Información: De requerirse este tipo de cambios, deben realizarse de manera manual una vez el cargue masivo haya sido gestionado en el sistema y el proceso estará a cargo de Análisis de Información. Proveedor: El proveedor deberá hacer entrega de los registros en formato MARC para el cargue masivo correspondiente y/o habilitar los medios de descarga de los registros para que el Sistema de Bibliotecas pueda obtener esta información. Dirección de Planeación y Evaluación 3
5. DEFINICIONES Registros MARC: Registro que describe e identifica los datos básicos del material bibliográfico. La información bibliográfica comúnmente incluye: títulos, nombre del autor, temáticas, notas, datos de publicación e información sobre la descripción de un ítem. : Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrónico. Worldshare collection manager: Ese la plataforma de administración de colecciones, conformada por la base de conocimiento de WorldCat, que permite gestionar el mantenimiento de existencias de WorldCat y proporciona registros MARC con actualizaciones constantes para garantizar que las colecciones electrónicas sean precisas y estén actualizadas, lo que permite a los usuarios encontrar sus materiales y tener acceso a su contenido. 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Diagrama de flujo - Cargue masivo de libros electrónicos 6.2. Descripción de actividades - Cargue masivo de libros electrónicos ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Solicitud de registros Marc Gestión de Colecciones/Proveedores de ebooks Registros Marc de ebooks cargados en el sistema. Usuarios Sistema Bibliotecas ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Solicitar registros Marc Se solicita por correo electrónico al proveedor los registros Marc de la colección que ha sido adquirida. GESTIÓN COLECCIONES - SBI - 10002007 2 Consultar y descargar Registros Marc en Worldshare collection manager Si el proveedor indica que la fuente de obtención de registros MARC es a través de OCLC, se procede a consultar y descargar los Registros Marc descargados Dirección de Planeación y Evaluación 4
registros MARC de la plataforma Worldshare Collection Manager. 3 Revisar formatos de registros Marc Se realiza una verificación inicial de los registros, para validar si el formato cumple con los requerimientos para poder ser subidos al sistema. Archivos de registros Marc 4 Notificar al Coordinador de Gestión de Colecciones En caso de que los registros o el formato no estén correctos se le debe notificar a Gestión de Colecciones. JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992 5 Solicitar nuevos registros Marc Se le solicita nuevamente al proveedor los registros Marc. GESTIÓN COLECCIONES - SBI - 10002007 6 Hacer adecuación de los registros Marc Si los registros MARC cumplen con los requerimientos, se realiza el proceso de adecuación de registros para incluir las etiquetas normalizadas, eliminar las que no son necesarias de acuerdo a las políticas de Análisis de Información. 7 Hacer cargue masivo en el ambiente de pruebas de Se realiza un cargue masivo de los registros MARC en el ambiente de pruebas de (Servidor Abejorral). 8 Validar registros Marc cargados El Área de Análisis de Información, realiza la validación de los formatos Marc cargados y emite concepto aprobando el paso a producción. ANÁLISIS INFORMACIÓN - TAINF - 10002002 9 Remitir registros Marc a la DSIT Con la aprobación de Análisis se remiten los formatos MARC a la DSIT para que el archivo sea ubicado en la ruta de cargue del servidor de producción. 10 Cargar registros Marc en servidor de y notificar La DSIT transfiere el archivo a la ruta de cargue especificada en la solicitud y notifica en cuanto ubica el archivo allí. DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA Dirección de Planeación y Evaluación 5
11 Hacer cargue masivo en Se programa el reporte de cargue masivo (bibload), para realizar el cargue de los títulos de libros electrónicos al ambiente de producción. Reporte Bibload 12 Validar reporte Finalizado el proceso de cargue, se valida el estado y resultado que arroja el reporte de cargue masivo (bibload) en. Reporte Bibload 13 Remitir reporte de cargue masivo Se emite el reporte de cargue masivo a, identificando los registros rechazados en el proceso de cargue para que se haga su análisis e ingreso manual a la colección. Con este reporte se informa la finalización del proceso y los resultados del cargue masivo a Dirección, Gestión de Colecciones, Análisis de información y Jefatura de Servicios. Confirmación de cargue masivo y reporte de registros cargados y rechazados 14 Validar registros no cargados y hacer modificaciones y notificar Se validan los registros rechazados en de acuerdo al reporte de cargue masivo y se realizan las modificaciones que requiera para agregarlos manualmente a la colección, agregando de manera manual la etiqueta 856 con la URL de acceso, y creando sobre el título ya existente una nueva copia con Tipo de material EBOOK y ubicación WWW, a los registros de los libros impresos, siempre y cuando sean iguales. ANÁLISIS INFORMACIÓN - TAINF - 10002002 Se notifica a las áreas interesadas los ajustes, respondiendo a la comunicación anterior. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) FOR-23-1-03-23 Control de Cargue Masivo de Libros Electrónicos LIN-23-1-02-01 Lineamientos de Gestión de Colecciones PDI: Sistema de Bibliotecas 2016-2020 EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) No aplica. 8. RIESGOS Dirección de Planeación y Evaluación 6
OPERATIVO Que los registros Marc no cumplan con los requerimientos estipulados en la política de Análisis de recursos bibliográficos. Duplicidad de registros Marc en el sistema por fallas en el cargue masivo. No disponibilidad de registros Marc en la plataforma Worldshare collection manager. Imposibilidad de cargue masivo de registros por existir copias en formato impreso ya creadas en, lo que implica un procesamiento manual. 9. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 20/01/2017 Publicación 02/06/2017 10. APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA Leonardo Calderón ELABORÓ Eliana Arciniegas AUXILIAR BIBLIOTECA - SERVICIOS SISTEMA BIBLIOTECAS 20/01/2017 Manuela Peña Infante INGENIERO PROCESOS (T) - PROY - 10006394 REVISÓ Liliana Caballero JEFE ADMINISTRATIVO - 10001992 31/03/2017 APROBÓ Angela Maria Mejia DIRECTOR SISTEMA BIBLIOTECAS - SBI - 10001991 31/03/2017 11. ANEXOS 11.1. Anexo 1. Tabla de adecuación de registros Dirección de Planeación y Evaluación 7